JAARVERSLAG COMMUNICATIE COMMISSIE SEIZOEN 2014-2015 Sponsoren In het seizoen 2014-2015 telde Volleybalvereniging Waterlanders achttien sponsoren, te weten: 1. Jumbo Nieuwkoop (hoofdsponsor) 10. Van der Laan 2. Intersport Twinsport 11. Ecodrukkers 3. Refresh Media 12. Grand Café de Steupel 4. Vink + Veenman 13. Limes Netwerk Notarissen 5. World of Minds 14. De Hypotheekshop 6. Drieman Garantiemakelaars 15. Regioadviseurs 7. Tuijn Optiek 16. Installatietechniek Gresnigt 8. Autobedrijf Van der Geest 17. Bliss Prints 9. Smart development 18. Robey s Gym In dit seizoen wist Waterlanders negen nieuwe sponsoren aan zich te committeren. Dit aandeel is grotendeels te wijden aan de bidonkratsponsoring. Voor een relatief klein bedrag is het mogelijk om de vereniging jaarlijks te sponsoren, hier wisten we vijf nieuwe sponsoren voor aan te trekken. De bidonkratten zijn gefinancierd uit het potje Sponsoractiviteiten, vandaar de eenmalige flinke stijging. Gedurende het seizoen hebben er voor iedere sponsor, PR activiteiten (intern en/of extern) plaatsgevonden. De Communicatie Commissie zocht regelmatig contact aangaande nieuwe sponsorideeën en evalueerde iedere actie met de sponsor. Aan het einde van het seizoen zijn de betalende sponsoren benadert voor een (seizoens)evaluatie. Nieuwe ideeën en acties voor het seizoen 2015-2016 zijn tijdens de gesprekken ook besproken. PR Gedurende het seizoen zijn er ruim negentig persberichten geschreven door de Communicatie Commissie. De regionale media heeft berichten bijna altijd volledig overgenomen of soms iets herschreven. Een resultaat om #trots op te zijn. We vinden het sowieso ontzettend fijn hoe de samenwerking op dit moment verloopt met de regionale media. Onderstaande tabel laat zien dat Waterlanders bijna wekelijks wel ergens in het nieuws was. Advertenties Het afgelopen seizoen is er twee keer een wedstrijdadvertentie geplaatst van Dames 1 en Heren 1 in de Omroeper. Adverteren is vrij kostbaar, we proberen daarom voornamelijk te werken met persberichten en de inzet van social media.
Inzet social media Naast Facebook gebruikt Waterlanders sinds het seizoen 2014-2015 ook Twitter. Voor beide kanalen is een social media contentkalender opgesteld. Gedurende het seizoen werden er wekelijks minimaal twee berichten geplaatst via social media. In de contentkalender wordt rekening gehouden met het moment van plaatsen, het type bericht, passende afbeelding en link. De Waterlanders App is dit seizoen ook toegevoegd aan het rijtje van communicatiemiddelen. Online nieuwsbrief De online Spraakw@ter nieuwsbrief werd ook het afgelopen seizoen weer maandelijks verstuurd naar ruim 180 e-mailadressen. Ook ontvangen de sponsoren en ondersteunende leden de nieuwsbrief in hun mailbox. Input voor de nieuwsbrief wordt doorgaans verkregen via het bestuur, echter mag een ieder input leveren. Daarnaast werd daags voor het oud papier ophalen een korte nieuwsbrief naar de leden verstuurd en werden de sponsoren tweewekelijks per nieuwsbrief uitgenodigd voor de thuiswedstrijden van Dames en Heren 1. Campione shirts Het seizoen 2014-2015 telde drie kampioensteams. Deze teams kregen een appeltjesgroen Campione shirt met oranje opdruk. Aankondigingsposters Voorafgaand aan (bijna) iedere thuiswedstrijd van Dames 1 en Heren 1 werden er in het dorp Nieuwkoop wedstrijdposters verspreid (veelal opgehangen in de etalage bij de sponsoren). De posters worden gedrukt door Ecodrukkers in Nieuwkoop. Naast wedstrijdposters print Ecodrukkers ook de posters voor alle evenementen gedurende het seizoen. Oud papier ophaalkalender huis aan huis verspreid In het begin van het seizoen hebben we huis aan huis oud papier ophaalkalenders verspreid, voornamelijk bij de vaste ophaalpunten. De kalender is gedrukt door Ecodrukkers. Op de kalender werd tevens verwezen naar de website van Waterlanders. Deze kalender willen we ook in het seizoen 2015-2016 gaan inzetten. Focus in het nieuwe seizoen Nieuwswaarde blijven creëren; Nieuwe sponsoren (blijven) aantrekken; Per seizoen één tot twee sponsorideeën per sponsor bedenken in het kader van samenwerking en PR; Waterlander Gespot en Team Gespot verder uitbouwen; Inzet Waterlanders Stadionspeaker verder uitbouwen. Marieke van der Hulst Communicatie Commissie Sponsoring, communicatie & PR T: 06 53 17 2218 E: communicatiecommissie@waterlanders.nl
De taken en verantwoordelijkheden van de Communicatie Commissie zijn: Interne communicatie Informatie verzamelen, bundelen en verstrekken Externe communicatie Communicatie met bijvoorbeeld Gemeente Nieuwkoop, scholen, andere verenigingen e.d. Public relations en media Hoe gaan we de vereniging presenteren, promoten en op een positieve manier onder de aandacht brengen? Digitale informatie en social media Beheer van de website, versturen van digitale nieuwsbrief en beheer van Facebook- en Twitterpagina. Sponsoring 1 Communicatie 1.1 Interne communicatie Om de interne communicatie te verbeteren zal de Communicatie Commissie zoveel als mogelijk en noodzakelijk is: Informatie verzamelen bij het bestuur, de commissies en de leden; Informatie bundelen in de digitale nieuwsbrief, publiceren op de Waterlanders website, Waterlanders App, Waterlanders Facebook- en Twitter pagina; Informatie verstrekken en verspreiden onder de doelgroep. Voor alle interne communicatie geldt: Alle berichtgeving loopt via de Communicatie Commissie. De Communicatie Commissie kan teksten redigeren voor plaatsing en of publicatie. De inhoud wordt gecontroleerd of deze passend is binnen de huisstijl, de visie en het beleid van Volleybalvereniging Waterlanders. Dit geldt dus ook voor strookjes richting (jeugd)leden, uitnodigingen voor evenementen en/of bijeenkomsten, etc. Berichtgeving voor op de Waterlanders website en/of nieuwsbrief loopt via de Communicatie Commissie. De aanvrager levert de copy kant-en-klaar aan, met eventueel daarbij de vermelding wanneer (datum/tijd) het bericht op de website gepubliceerd mag worden. Gedurende een evenement, wedstrijd of training kunnen er foto s gemaakt worden voor interne- of externe verslaggeving. Mocht een persoon nu liever niet op foto afgebeeld willen worden, dan dient dit bij aanvang van het seizoen kenbaar te worden gemaakt aan de Communicatie Commissie via communicatiecommissie@waterlanders.nl.
1.2 Externe communicatie Om de externe communicatie te verbeteren zal de Communicatie Commissie zoveel als mogelijk en noodzakelijk is: Contacten onderhouden met andere verenigingen, bijvoorbeeld uitnodigingen voor toernooien en evenementen; Contacten onderhouden met Gemeente Nieuwkoop, bijvoorbeeld aangaande de zaalhuur, subsidies e.d.; Contacten onderhouden met de sponsoren middels de digitale nieuwsbrief, persoonlijk e- mailcontact, tussentijdse sponsorupdate nieuwsbrieven en tweewekelijkse uitnodiging voor thuiswedstrijden van Dames 1 en Heren 1. Voor alle externe communicatie geldt: Alle berichtgeving loopt via de Communicatie Commissie. De Communicatie Commissie kan teksten redigeren voor plaatsing en of publicatie. De inhoud wordt gecontroleerd of deze passend is binnen de huisstijl, de visie en het beleid van Volleybalvereniging Waterlanders. Gedurende een evenement, wedstrijd of training kunnen er foto s gemaakt worden voor interne- of externe verslaggeving. Mocht een persoon nu liever niet op foto afgebeeld willen worden, dan dient dit bij aanvang van het seizoen kenbaar te worden gemaakt aan de Communicatie Commissie via communicatiecommissie@waterlanders.nl.
1.3 Public relations 1.3.1 Media Het streven van de Communicatie Commissie is om Volleybalvereniging Waterlanders (twee)wekelijks in de lokale media te krijgen. Dit kan met wedstrijdverslagen, foto s, sponsoracties en evenementen. Het doel is een zo groot mogelijk publiek te bereiken. Het moet de interesse wekken voor het volleybalspel bij het publiek en bedrijven, mede met het oog op leden- en sponsorwerving. 1.3.2 Actiepunten a) Media wekelijks benaderen met persberichten (met foto s). Dit kunnen wedstrijdverslagen zijn alsmede redactionele artikelen die aandacht vestigen op toernooien, evenementen, sponsoren e.d. b) De Communicatie Commissie zal bij aanvang van het seizoen specifiek contact opnemen met Dames 1 en Heren 1 aangaande het proactief aanleveren van wedstrijdverslagen. De overige teams worden via de digitale nieuwsbrief aangespoord om wedstrijdverslagen of verslagen van teamuitjes aan te leveren. De wedstrijdverslagen van Dames 1 en Heren 1 worden gebruikt in de regionale media. 1.4 Digitale informatie en social media Volleybalvereniging Waterlanders heeft diverse online middelen om te communiceren met haar leden en belangstellenden/volgers: Website www.waterlanders.nl Waterlanders App Waterlanders Facebookpagina Waterlanders Twitterpagina Digitale Waterlanders nieuwsbrief (wordt altijd op de eerste dag van de maand verstuurd) Alle communicatiemiddelen worden door de Communicatie Commissie beheerd. Leden van Volleybalvereniging Waterlanders kunnen kopij aanleveren via communicatiecommissie@waterlanders.nl. De Communicatie Commissie stelt voor de social media een contentkalender op. Gedurende het seizoen worden er wekelijks minimaal twee berichten geplaatst via social media. In de contentkalender wordt rekening gehouden met het moment van plaatsen, het type bericht, passende afbeelding en link. De nieuwsberichten die geplaatst worden op de Waterlanders website worden automatisch doorgeplaatst op de Waterlanders App. Marieke van der Hulst Communicatie Commissie Sponsoring, communicatie & PR T: 06 53 17 2218 E: communicatiecommissie@waterlanders.nl