Verslag Jaarconferentie WiB 22 september 2010 Saxion, Kenniscentrum Leefomgeving Datum: 7 april 2011 Auteur: Evelien Klasens
Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Jaarconferentie WiB... 3 2.1. Omschrijving... 3 2.2. Doelstelling... 3 2.3. Resultaat... 3 3. Aanpak... 4 3.1. Aandachtspunten... 5 4. Kosten... 5 Bijlage 1 Programma en aanmeldingsformulier... 6 Bijlage 2 Vooraankondiging... 8 2
1. Inleiding Voor het project Wonen in Beweging wordt elk jaar een jaarconferentie georganiseerd waarbij een aantal thema s gerelateerd aan het project worden uitgelicht. In 2010 is de jaarconferentie door Saxion en de gemeente Hengelo georganiseerd. Het heeft plaatsgevonden op 22 september in het Epy Drost gebouw aan de Van Galenstraat in Enschede. In dit verslag worden o.a. beschreven: de onderwerpen van de dag de doelgroepen de organisatorische activiteiten 2. Jaarconferentie WiB 2.1. Omschrijving Hoofdonderwerpen deze middag waren vergrijzing, overheidsbeleid, woonservicezones en woningaanpassingen. Verschillende deskundigen gaven informatie en droegen concrete voorbeelden aan over deze thema s. De volgende sprekers hebben een bijdrage geleverd: Spreker Organisatie Onderwerp Dhr. H.P. Benschop Trendbureau Overijssel Demografie en wonen Mevr. L. Engelsman Provincie Overijssel Provinciaal beleid mbt zelfstandig wonen Mevr. A. Meijer Ann Meijer Procesmanagement Woonservicegebieden Mevr. S. ter Schegget Dhr. K. Pagekopf ITM Neumann Consult Integrale toegankelijkheid Dhr. H. Willenbrink Dhr. V. Hollenberg Kreis Steinfurt Planungsbüro Hollenberg Combineren van energetisch en levensloopgeschikt renoveren 2.2. Doelstelling De jaarconferentie heeft als doel om betrokken bedrijven en partijen uit verschillende werkvelden te informeren over thema s rondom het zelfstandig wonen van ouderen. Tevens is het doel de partijen bewust te maken van de gevolgen van de demografische en sociale ontwikkelingen en welke (markt)kansen dit met zich meebrengt. Tot slot is het netwerken tussen de partijen uit het brede scala van Nederlandse en Duitse partijen ook belangrijk. 2.3. Resultaat Met bijna 80 bezoekers, bestaand uit zowel Nederlandse als Duitse experts, was de jaarconferentie een succesvolle bijeenkomst. De deelnemers kwamen uit verschillende werkvelden, zoals gemeenten, woningcorporaties en bedrijven uit de bouwkolom. 3
Tijdens de conferentie is het belang van barrièrevrije woningen en een toegankelijke woonomgeving nog eens goed duidelijk geworden. Een aantal sprekende praktijkvoorbeelden deden dienst als eyeopener en ook de mogelijkheden die er liggen om barrièrevrijheid en energiemaatregelen in de bestaande bouw te combineren werden benadrukt. 3. Aanpak Om een jaarconferentie succesvol te laten zijn moeten er een aantal activiteiten tijdig worden opgepakt. Hieronder volgt een overzicht van een aantal belangrijke organisatorische en praktische zaken die daarbij geregeld moeten worden. Taken van tevoren: Het vaststellen van de datum waarop de workshop zal plaatsvinden. Doelgroep en onderwerp van de conferentie bepalen Concept programma opstellen Sprekers benaderen en vastleggen Opstellen en versturen vooraankondiging Geschikte locatie zoeken en vastleggen om de bijeenkomst te houden (afhankelijk van het te verwachten aantal deelnemers en rekening houden met toegankelijkheid indien er minder mobiele deelnemers zijn). Definitief programma vaststellen met tijdsplanning Mailing rondsturen met uitnodiging, programma en aanmeldingsformulier Bevestigingsmail opstellen Deelnemerslijst maken en up to date houden aanmeldingen/afzeggingen. Bestuurder/directeur benaderen voor openingswoord Openingswoord+powerpoint opstellen Routebeschrijving maken m.b.t. de locatie + beschrijving van parkeermogelijkheden. Definitief programma en routebeschrijving versturen naar deelnemers. Eventueel persbericht schrijven en versturen Catering regelen (koffie/borrel/hapjes rekening houdend met het aantal deelnemers). AV-middelen regelen; beamer, laptop, presenter/laserpointer, verlengkabels, stekkerdoos Presentie sprekers regelen Powerpoint verzamelen van verschillende sprekers Naambadgets maken + afdrukken Parkeerplaatsen reserveren voor sprekers Eventueel foldermateriaal/reclamemateriaal verzorgen. Fotograaf/fotocamera regelen Handouts maken van de presentaties Programma uitprinten Verslag maken van de conferentie en presentaties en foto s op de website publiceren 4
Taken tijdens de dag zelf: Ruimte checken AV-middelen checken Programma + uitdelen Handouts presentaties uitdelen Presentielijst laten tekenen door deelnemers Foto s maken Pennen meenemen Presenties meenemen en uitdelen Uitrijkaarten regelen voor parkeerplaatsen van de sprekers 3.1. Aandachtspunten Belangrijk bij het organiseren van een dergelijk evenement is dat je vroegtijdig gaat nadenken over de invulling van het programma en welke sprekers je daarvoor wilt benaderen (ongeveer drie maanden vantevoren). Om een hoog aantal deelnemers te krijgen moeten ook de deelnemers de datum vroegtijdig in hun agenda zetten, zodat ze nog geen andere afspraken hebben staan. Ongeveer twee maanden van tevoren kun je een aankondiging versturen met het globale programma en uiteindelijk kun je de definitieve uitnodiging (inclusief aanmeldingsformulier) een maand van tevoren versturen. 4. Kosten Bij het organiseren van een dergelijk evenement moet rekening gehouden worden met de volgende kostenposten: Catering Ruimtehuur Vergoeding sprekers Presentie sprekers Coördinatie uren Unterstüzt durch: Mede mogelijk gemaakt door: www.deutschland-nederland.eu 5
Bijlage 1 Programma en aanmeldingsformulier 6
7
Bijlage 2 Vooraankondiging 8