Verslag van de ledenvergadering van 5 april 2014, Aanvang 10.00 uur te Spaarnwoude Aanwezig: Lex Leenaars (voorzitter), Robertino Mens (penningmeester), Mario Os (bestuurslid), Jan Koomen (bestuurslid), Luuk Assema, Robin Paul Bakker, Peter Botman, Ruud de Bruin, Arnold van Dongen, Cor Donker, Kees van Egmond, Annemarie Vis, Anneke Gravemaker, Jan Gravemaker, Danny van Hoff, Bert Kluitenberg, John Ligthart, NOTULIST: Aad Naves, Tom Odijk, Fred Seffens, Joop Stok, Erik Stok, Jan Verhagen, Jan Baas, Kees Pijst. Afwezig met kennisgeving: Cor Camminga, Willem Tichelaar, Anouk en Bart Konings, Joop de Graaf, Henk Kaan. Agenda: 1. Opening en vaststelling van de definitieve agenda * (zie agendapunt 12) 2. Mededelingen, ingekomen stukken en presentielijst 3. Goedkeuring van de notulen vorige vergadering 4. Financieel overzicht 2013 5. Verslag kascommissie 6. Verkiezing nieuwe kascommissie 7. De nieuwe huurovereenkomst 8. Voorstel tot herziening begroting 2014 9. Aannemen van het huishoudelijk reglement en het herziene spoorwegreglement, (zie ledenpagina website) 10. Voorstellen van voorlopige evenementencommissie en haar taken 11. Aangekochte maaigereedschappen en gebruik ervan 12. Kaartverkoop hoge spoorbaan en **Gebruik toiletgebouw * ingezonden brieven voorzitter en secretaris 13. Rondvraag 14. Sluiting van de vergadering. 1. Opening. De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom en in het bijzonder onze nieuwe drie nieuwe leden: Jan Baas, Kees Pijst en Fred Steffens. Er is vanuit de vergadering geen aanvulling op de agenda. De voorzitter voegt een punt toe, namelijk de ingezonden brieven van de voorzitter en de secretaris eerder aan de leden. Hij stelt voor dit voor de rondvraag (punt 13) te behandelen. 2. Mededelingen en ingekomen stukken. Er zijn, naast de twee brieven van voorzitter en secretaris, geen ingekomen stukken. Afwezig met kennisgeving zie boven. Het gebruik van het nieuwe toiletgebouw moet in deze vergadering op enig moment aan de orde komen. ** 3. Notulen vergadering 26 oktober 2013. Vanuit de leden zijn er geen opmerkingen. De voorzitter merkt bij punt 9 (spoorweg reglement) op dat de leeftijdsgrens van leerling machinisten in het herziene reglement goed is vastgelegd. Komt bij agendapunt 9 nog aan de orde. De notulen worden goedgekeurd. 4. Financieel overzicht 2013. De penningmeester licht het overzicht toe. Hij heeft een tweetal punten van zorg. Om het budget beter en overzichtelijk te houden moet er maandelijks van de diverse uitgavenposten de afrekeningen worden ingestuurd. Het tweede punt vormt de contributie betalingen. Er zijn een aantal leden die, ondanks aanmaningsbrieven, nog steeds hun contributie niet hebben betaald. In de vergadering wordt besloten hen opnieuw een brief te
schrijven waarin wordt aangegeven dat zij als lid worden geroyeerd indien niet binnen veertien dagen de achterstallige contributie wordt overgemaakt. Verder licht hij enkele posten toe. O.a. de kosten van de Zaagtand waar de drukkosten van de spoorkaartjes bij zijn ondergebracht. De verzendkosten van de Zaagtand vormen in de vergadering weer even een moment van discussie. In het verleden is gebleken dat ongeveer 10 leden de Zaagtand digitaal per e-mail willen ontvangen. In verband met de omvang van de Zaagtand (veel foto s) lukt dit niet op de gewone wijze. Ook niet als je er een PDF-bestand van maakt. Ruud de Bruin en Bert Kluitenberg gaan uitzoeken hoe de Zaagtand, zonder toename van kosten voor de vereniging, per e-mail toch naar deze leden kan worden verzonden. De gasrekening. Het maandelijks vaste bedrag wat wordt betaald kan, door het wisselend gebruik, als eindrekening gunstiger uitvallen. De kosten van de vervanging schakelaar electrische verenigingsloc moet nog door de verzekering worden uitgekeerd. De kantine heeft en zeer hoog uitgave patroon. Dit wordt veroorzaakt door het fris gebruik. Voorgaande jaren lag de exploitatie rond de 300 euro. Dit jaar is dit 591 euro. Jan Gravemaker stelt voor om per direct geen voorraden meer aan te schaffen en alleen koffie en thee in de kantine te schenken. Dit wordt door de vergadering met instemming aangenomen. Door de aanschaf van de toiletcontainer stelt de penningmeester voor de afschrijving van de gebouwen in volgende begrotingen over meer jaren te spreiden. De penningmeester vraagt de leden toestemming om de bankrekeningen bij de Rabobank op te heffen. We betalen daar jaarlijks een bedrag voor terwijl er geen gebruik van wordt gemaakt. Hierdoor ontstaat de vraag hoelang wij de sponser borden bij de spoor 1 tafel moeten handhaven. De leden vragen het bestuur de Rabobank nog eens te benaderen en te informeren in hoever er in de toekomst nog op donaties kan worden gerekend. Door veel werkzaamheden buiten, met de hieraan verbonden kosten, hebben we toch, door de ruime inkomsten van de 7 ¼ baan, een positief saldo op de eindrekening. 5. Verslag kascommissie. De kascommissie heeft de eindrekening 2013 en de daarbij behorende bescheiden gecontroleerd en heeft geen afwijkingen en fouten kunnen vaststellen. Zij stelt voor de penningmeester te bedanken voor het (vele)werk wat hij hieraan heeft besteed. De leden nemen dit over. Zij ontheffen tevens de leden van deze kascommissie en bedanken hen voor hun aandeel. 6. De nieuwe kascommissie Bert Kluitenberg, Peter Botman en Tom Odijk worden als nieuwe kascommissie gekozen voor de jaarrekening 2014. 7. De nieuwe huurovereenkomst De huur voor onze vereniging gaat iets omhoog. Wij betalen al jaren een te laag bedrag. Dit komt omdat er nooit een officiële huurovereenkomst was vast gelegd. Wij gaan uiteindelijk naar een huurprijs van 1000 euro per jaar en dat gebeurd in kleine stapjes. Bij de huurovereenkomst behoort ook een platte grond waar de containers en de spoorbanen op staan aangegeven. Van deze huurovereenkomst is een copy in het clubhuis aanwezig. 8. Voorstel tot herziening van de begroting 2014. De penningmeester stelt voor de begroting van 20124 op enkele punten te herzien. Dit naar aanleiding van een schenking van kolen voor de locomotieven; inkomsten van advertenties op spoorwagens enerzijds; de aankoop van een bos en grasmaaier; het repareren van deuren van de containers (wordt over twee jaar gespreid); het op pijl brengen van degelijk hang en sluitwerk als uitgave; het verbruik aan benzine van de
grasmaaier anderzijds. De bedragen die hiermee gemoeid zijn geven een behoorlijke verschuiving. Jan Gravemaker stelt voor ons toch zoveel aan de begroting te houden omdat het anders tot een zeer onoverzichtelijke situatie kan leiden ook in de toekomst. Lex stelt dat de begroting in grote lijnen overeind blijft al komen deze uitgaven wel op ons af. De leden gaan akkoord met de voorgestelde wijzigingen. 9. Aannemen huishoudelijk reglement en het herziene spoorwegreglement. In het huishoudelijk reglement moet worden opgenomen dat de modellen van de leden die op Spaarnwoude gestationeerd staan niet verzekerd zijn tegen diefstal. De leden moeten hierover goed worden geinformeerd. Naar aanleiding van een vraag van Fred over WA-verzekering tijdens het rijden zegt de voorzitter dat de machinist bij de vereniging tijdens het rijden verzekerd is tegen wettelijke aansprakelijkheid. Het is wenselijk om de leden daarop nog eens te wijzen. Bijvoorbeeld in de Zaagtand en op de web-site. In dit verband wordt door enkele leden opgemerkt dat vrijwel iedereen een eigen wettelijke aansprakelijkverzekering heeft. In het herziene spoorwegreglement staan nu precies de minimum leeftijden vermeld van stoommachinisten (16 jaar); machinisten electrisch materieel (14 jaar). Voor leerling-machinisten geldt op electrisch materieel(minimaal 10 jaar) onder toezicht van een senior machinist en 12 jaar op stoommaterieel, ook hier alleen rijden onder toezicht van een senior machinist. Deze twee reglementen zijn aanwezig in het clubgebouw. Beide reglementen worden aangenomen. 10. Voorstellen van een voorlopige evennementencommissie en haar taken. Luuk, Mario en Lex zitten nu als voorbereidende leden in deze commissie. De voorzitter vraagt leden om deze commissie uit te breiden tot minimaal 5 personen. Denk er over na en meldt u aan. Een van de eerste activiteiten moet zijn het vaststellen van de datum zegt Jan Gravemaker samen met Anneke. Daarnaast moet nu al reclame worden gemaakt en dit ook laten opnemen in Onder Stoom en de Modelbouwer. Er wordt gevraagd naar de exploitatie kosten. De voorzitter meldt dat daar rond de 5000 euro voor wordt uitgetrokken en dat dit in het verleden altijd met winst werd afgesloten. Aad stelt voor dat de evenementencommissie eigenlijk eerst maar eens moet inventariseren hoeveel leden bereid zijn, en garant staan, enkele dagen voor en na het evenement zich beschikbaar te stellen. Ons ledental is niet zo groot en daarbij komt dat een aantal het wel willen maar het fysiek niet meer opbrengen om een paar dagen te buffelen. Op de grootte van deze groep zou dan de omvang van het evenement kunnen worden afgestemd. Het bestuur zegt toe dat in de Zaagtand met regelmaat mededelingen zal worden gedaan over de voortgang van dit komende 30-jarige jubileum. 11. Aangekochte maaigereedschappen en gebruik hiervan De aanschaf van de grasmaaier en de bosmaaier vraagt tegelijk wat geschoold personeel. Jan Koomen, betrokken bij advies en aankoop, wil graag minimaal 2 leden bij die als vaste ploeg deze machines goed kunnen bedienen en gebruiken. Zo mag je er niet mee op de openbare weg, er zit een dodemansknop op, de rem vraagt speciale aandacht. Kortom specialistenwerk! Jan Baas, Kees van Egmond en Danny van Hoff stellen zich beschikbaar. 12. Kaartverkoop hoge spoorbaan en Gebruik toiletgebouw. Er wordt besloten dit seizoen geen kaartjes voor de hoge baan te verkopen. De machinisten bepalen zelf of zij iemand willen meenemen. Daarnaast worden leden van Rading spoor
uitgenodigd alvast kennis te maken met onze banen omdat zij hun baan aan het eind van dit seizoen moeten afbreken. ** Gebruik toiletgebouw. Lex geeft een toelichting op de aankoop van het toiletgebouw. Vervolgens de regels hoe deze dit seizoen gaat worden gebruikt. Het toiletgebouw is normaal afgesloten. Ieder lid krijgt een sleutel. Op verzoek van een bezoeker wordt door een lid het toiletgebouw geopend. Hij int het geld. (0,50 euro) Hij sluit het toilet weer af. In het toilet komt een bordje met vermelding van gebruikersprijs. Afdracht van de opbrengst kan in een aanwezig potje in het clubgebouw. Fred heeft misschien nog een bakje voor het direct betalen in het toiletgebouw. 12* Ingezonden brieven van de voorzitter en de secretaris De voorzitter vraagt aan de leden van de vergadering wie deze brieven niet heeft gekregen en deelt enkele uit om kennis te kunnen nemen van de inhoud. De voorzitter licht zijn brief toe. Door afwezigheid van de secretaris wordt zijn brief niet met toelichting ondersteund. De leden concluderen dat door deze brieven er nu een tweetal vacatures binnen het bestuur zijn ontstaan en dat daarvoor actie moet worden ondernomen. Er ontstaat een discussie over de geldigheid van de brieven, of wij als leden ze als kennisgeving moeten aannemen, we nu al bestuursleden mogen kiezen, enz. Volgens het huishoudelijk reglement moet voor het kiezen van bestuursleden een verkiezing worden uitgeschreven. Wij kunnen dus op dit moment geen nieuwe bestuursleden kiezen en benoemen. Ruud de Bruin stelt voor de brieven in stemming te brengen. De vraag aan de leden bij deze stemming is: accepteren we het ontslag in deze brief van de voorzitter met een ja of nee ; accepteren we het ontslag in deze brief van de secretaris met een ja of nee. Er wordt schriftelijk gestemd. De stemcommissie bestaat uit: Peter Botman; Ruud de Bruin en Bert kluitenberg. Er is een pauze van 5 minuten. Uitslag van de stemming na de pauze is: Brief voorzitter: 0 ja; 22 nee; 1 blanco Brief secretaris: 21 ja; 1 nee; 1 blanco Lex zegt, na deze uitslag, toe dat hij zijn voorzitterschap zal prolongeren. Het bestuur vraagt nu aan de leden of iemand zich beschikbaar wil stellen als interim secretaris. Jan Verhagen wil dat doen, dit wordt met applaus aanvaard. In de komende najaarsvergadering zal de verkiezing van de secretaris op de agenda worden gezet. 13. Rondvraag Joop Stok; Kees van Egmond; Fred Steffens; Peter Botman; Jan Koomen; Mario van Os; Erik Stok; Jan Gravemaker. Lex Leenaars Joop Stok vraagt of de verhouding in de mix van spraak en muziek bij de filmpjes op de website niet wat beter kan. De spraak valt vrijwel geheel weg. Ruud zegt toe hier aandacht aan te besteden. Door deze vraag ontstaan nog enkele opmerkingen in de vergadering. Als resultaat hiervan gaan Mario; Lex en Ruud de positieve en negatieve reacties over ons web inventariseren en waar wenselijk de nodige correcties aanbrengen. Ook vraagt hij op welk moment er verlichting komt in de voorraadcontainer. Het is nu nauwelijks mogelijk er iets op te zoeken.
Kees van Egmond laat een raamflyer over onze zondagse treinritten zien met vooral opvallende kleuren. Deze zal worden verspreid in de regio. Hij vraagt de leden er ook een mee te nemen. Fred Steffens informeert naar het huurcontract. Voorzitter: Wij hebben eigenlijk tot voor kort geen huurcontract gehad. Daardoor kregen we ook geen huurverhogingen. Onze huur is jaren te laag geweest. Nu de omvang van het terrein is vast gesteld, de gebouwen en baan in kaart zijn gebracht, is een inhaalslag van 60 euro afgesproken tot een totaal bedrag van 1000 euro per jaar. Wij hebben nu een huurcontract die automatisch elk jaar wordt verlengt. Veranderingen op het terrein, bijvoorbeeld een seinhuis, dienen te worden aangevraagd. (zie ook agenda punt 7) Peter Botman meldt dat de aankoop van de fluitjes op zondag bij de kassa 144 euro per 144 stuks kosten. De verkoopprijs zou dan 1,50 euro per stuk zijn. De voorzitter vindt dat we dit maar niet moeten doen. Anneke is ook op zoek naar fluitjes geweest. Ze had mooie gevonden tegen een lage prijs maar ze bleken gevaarlijk vanwege de erwt die er in zat. Fred gaat kijken naar een veilige koperen (messing) fluit. Jan Koomen dankt de medewerkers die zich hebben ingespannen de verhoogde baan weer in een nieuw verfjasje te zetten. Vooral het voorbereidende werk van kaalhalen was een klus. Het zaagwerk, het boren van de montage gaten van ondersteunende balken is klaar. Nu het uitzetten van de baan. Hij vraagt een 5- tal mensen. Aad, en Ruud melden zich aan. Met hen zullen wat data worden geprikt. Mario Os meldt dat er nieuwe wissels voor de spoor 1 baan zijn aangeschaft en dat de afscherming van de baan wat verder zal worden uitgebreid. Erik Stok vraagt naar de bereikbaarheid van de toiletten in de nieuwe toiletcontainer voor rolstoelgebruikers. Dit zal worden bekeken. In ieder geval zal er voor hem of in het hoofdgebouw of in de container een mogelijkheid komen. Jan Gravemaker vraagt, in verband met de onzekere situatie van het recreatieschap Spaarnwoude, of het niet beter is de bouw van het seinhuis voorlopig uit te stellen. Hij vindt daarnaast dat de 7 ¼ -baan onze belangrijkste bron van inkomsten is en dat we het hydraulisch bedienbaar maken van de wissels zo spoedig ter hand moeten nemen. Hij vraagt het bestuur uit te zoeken wat de kosten zijn van de nog benodigde materialen voor het hydraulisch bedienen van de wissels. Lex licht toe dat er al heel wat in de grond ligt, zoals kabels en slangen en er veel spullen in huis zijn. Wel moeten we metalen kappen laten maken. Ook het verhogen van de baan vraagt aandacht. Hiervoor is bergsplit nodig die per 10 ton (los gestort) 1000 euro en per 25 ton 1500 euro kost. Dat laatste roept de vraag op en waar laat je dat dan storten. Jan Gravemaker maakt zich regelmatig boos over de mentaliteit van leden die na gebruik van de gereedschappen in de werkplaats, de rotzooi die ze maken, achter hun kont op de werkbank laten liggen. Joop Stok beaamt dit. Kortom leden verander deze mentaliteit! Jan meldt vervolgens dat er nieuwe verlichting in de werkplaats ( o.a. boven de werkbank) wordt aangebracht. Lex Leenaars vraagt aan de leden of zij na het openen van de rijtuigencontainer; voorraad container; rijtuigenloods; tuingereedschaphok; kortom alle afsluitbare
ruimten deze ook weer willen sluiten! Anders moet diegene die aan het eind van de dag als laatste naar huis gaat alles alleen doen! Er heeft iemand zich bij Lex aangemeld die een zware lastrafo en een zaagmachientje aanbiedt voor een belangstellenden. Info bij Lex. 14. Sluiting: De voorzitter sluit de vergadering, dankt een ieder voor zijn aanwezigheid en inbreng en wenst hen wel thuis. BIJLAGE: Tijdens de telling van de stemmingen (agendapunt 12*) heeft de voorzitter een schets gegeven over de ontwikkelingen van het recreatieschap Spaarnwoude. Hij vertelde dat het beheer ooit 25 miljoen euro van provincie en rijk heeft gekregen maar dat daar nu nog maar 7 miljoen van over is. Ze stoten allerlei activiteiten af, doen minder onderhoud en proberen medewerking van bedrijven en bewoners te vinden. Daarnaast hopen zij door het organiseren van meer evenementen, misschien het plaatsen van windmolens en eventueel uitbreiding van de havens Amsterdam het financiële plaatje positief bij te stellen. Als er op enig moment projectontwikkelaars in de exploitatie van Spaarnwoude worden betrokken zal het recreatiegebied totaal gaan veranderen. Door deze huidige ontwikkeling is het hebben (en houden) van onze plek niet meer zo van zelfsprekend. Dit leidt tot een opmerking uit de vergadering : We zullen met dure investeringen op ons terrein dan ook voorzichtig moeten zijn.