Concept verslag algemene ledenvergadering AV Unitas 24 mei 2011 1. Opening door de voorzitter, mededelingen en vaststellen agenda: De voorzitter opent de vergadering en staat stil bij de ernstige ziekte van dhr. Pierre Henssen. 2010 was voor Unitas een jaar met goede prestaties en Unitas stond bij de Top 5 van beste atletiekverenigingen van Nederland. De agenda wordt aangepast: na agendapunt 5 komt agendapunt 7 en dan pas punt 6. Er wordt een agendapunt 13 toegevoegd: Aanstellen kascommissie. 2. Ingekomen stukken: Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Concept notulen jaarvergadering 17 mei 2010. De stand van zaken van de clubtenues komt weer aan de orde. Door de wisseling in kleuren is er vertraging. Afgesproken is dat dit jaar het nieuwe tenue ingevoerd wordt en te koop zal zijn bij Wilma Rusman. Voor de pupillen competitie dit jaar zijn met omliggende clubs afspraken gemaakt. De informatie hierover is verstrekt door de trainers. De notulen worden vastgesteld. 4. Jaarverslag 2010 van het bestuur Opmerking Naar aanleiding van het jaarverslag: er zal gewerkt moeten worden aan een beleidsmatige doorstroom van junioren competitie naar senioren competitie. Daar waar nodig wordt verder een toelichting gegeven. Het verslag wordt vervolgens vastgesteld.
5. Realisatie 2010 en bevindingen accountant. Het bestuur wordt na een toelichting op de realisatie decharge verleend voor het bestuursjaar 2010. 6 Begroting 2012 De begroting 2011 dient in samenhang te worden bezien met agendapunt 7. De reden is dat we door die afspraken met de Sportstichting in het kader van een tegemoetkoming in de kosten over 2010 in 2011 incidenteel inkomsten zullen hebben. Er is een mogelijkheid dat eea verdisconteerd gaat worden door middel van een huurkorting. Als dat het geval is verschuiven de uitgaven voor de huur, maar daar kan ten tijde van het opstellen van de stukken en van de jaarvergadering nog geen duidelijkheid over worden gegeven. In de opzet van de begroting is dus geprobeerd zo zuiver mogelijke bedragen weer te geven op basis van de nieuwe structurele situatie met ingang van 2011. Daaruit blijkt bijvoorbeeld dat de kantine-inkomsten nodig zijn bij de huidige uitgavenposten teneinde de begroting sluitend te maken. De begroting wordt vervolgens aangepast met een reservering van 500 euro voor een te organiseren vrijwilligersavond. Voor de rest wordt de begroting akkoord bevonden. 7. Afspraken Unitas /Sportstichting (besluitvormend) Afrekening 2010 Met de Sportstichting en de Atletiekunie zijn afspraken gemaakt over een substantiële bijdrage in de kosten over 2010. Door de Atletiekunie, de belangrijkste gebruiker van de accommodatie naast AV Unitas, was al een (voorlopige) bijdrage betaald over 2010. Met andere partijen als scholen en het RTC wielrennen waren er nog geen afspraken en met anderen zoals het NTB slechts gedeeltelijk. Een complexe situatie die over en weer voor onnodige discussies zorgde. De Sportstichting heeft aangegeven dat we voor de afrekening over 2010 om die reden alleen met hun afspraken zouden hoeven te maken. Afgesproken is dat de kosten die zuivere accommodatiekosten zijn (zoals bijvoorbeeld energie, water, kosten alarm, afvalkosten, buma/sena rechten, telefoon, internet) na aftrek van de reeds ontvangen vergoeding voor 50% vergoed zullen worden. Over die verdeling is discussie mogelijk maar als bestuur zijn we van mening dat met deze afspraak als onderdeel van een totaalpakket aan afspraken, de belangen van onze vereniging goed zijn gediend. Vanuit AV Unitas is aangegeven dat dit bedrag eventueel verdisconteerd zou kunnen worden door middel van een huurkorting.
Kosten en beheer per 2011 Met ingang van 2011 zijn alle accommodatie gerelateerde kosten geheel voor rekening van de Sportstichting. Met ingang van 1 mei 2011 is ook een beheerder (in dienst van de Sportstichting) actief die verantwoordelijk is voor het openen en sluiten van de accommodatie. Discussies over wie wanneer moet openen en sluiten (of erger had moeten sluiten) behoren daarmee tot het verleden. Deze beheerder is daarmee ook eerste aanspreekpunt voor zaken die het beheer van de accommodatie betreffen. Huur per 2011 AV Unitas gaat, in het verlengde van de vorige afspraak, met ingang van 2011 een huurbedrag per uur betalen conform het door de Sportstichting voor verenigingen gehanteerde bedrag per uur (thans circa 40 euro) voor de binnenaccommodatie. De buitenaccommodatie wordt daarnaast separaat gehuurd tegen een vast bedrag per jaar. Bij het invullen van de uren heeft AV Unitas in beginsel voorrang. Er zal zo veel mogelijk gestreefd worden naar het voorkomen van meerdere gebruikers op dezelfde uren. Subsidie 2011 Voor binnensportverenigingen is een subsidie mogelijk van 36% van de huur. Bij de gemaakte afspraken is er vanuit gegaan dat AV Unitas ook voor deze subsidie in aanmerking komt. Het geheel van afspraken dat thans voorligt, is daarvan afhankelijk gesteld. Mogelijk is wel dat de topsportsubsidie voor 2010 en 2011 lager gaat uitvallen vanwege de trainingen van talenten via het NTC/RTC. Bij het niet ontvangen van een subsidie conform de regeling voor binnensportverenigingen heeft het bestuur overigens expliciet uitgehouden dat de gemaakte afspraken dan niet gelden. Overdracht materialen/voorzieningen AV Unitas draagt de materialen/voorzieningen die thans eigendom zijn van AV Unitas en die behoren bij een atletiekaccommodatie als deze of waarvan gezamenlijk gebruik voor de hand liggend is tegen betaling van een vergoeding voor de waarde daarvan over aan de Sportstichting. In het verleden heeft AV Unitas vanwege de andere structuur fors zelf geïnvesteerd in dergelijke materialen/voorzieningen. Die investeringen zijn inzichtelijk gemaakt, evenals de resterende boekwaarde. AV Unitas heeft aangegeven dat wat haar betreft die boekwaarde ondergrens is voor een te betalen bedrag. De onderhandelingen hierover zijn nog niet afgerond, maar als bestuur vragen we in feite
mandaat om die onderhandelingen conform de ingezette lijn voort te zetten. Ook hier is aangegeven dat dit bedrag eventueel verrekend kan worden door middel van een huurkorting.kantine Door de Sportstichting is tevens in eerste instantie verzocht om de kantine over te dragen aan de Sportstichting. Als bestuur hebben we aangegeven aan de ledenvergadering te zullen voorstellen niet akkoord te gaan met die overdracht. De belangrijkste reden hiervoor is dat de kantine jaarlijks voor een belangrijk bedrag aan inkomsten zorgt. Om die reden zullen de keuken en onze spullen (koelingen, koffie-apparaat e.d.) afsluitbaar worden gemaakt. De kantine sec zal wel voor derden steeds als verblijfsruimte beschikbaar zijn. Er zullen drank- en versnaperingautomaten worden geplaatst zodat die voorzieningen wel voorhanden zijn als er geen Unitas bezetting is. Uitgangspunt is dat we bijvoorbeeld lunches, sportdagen etc. zelf de kantine activiteiten verzorgen, maar als we dat niet kunnen/willen dat derden dan eea zelf mogen regelen, echter dan wel zonder gebruikmaking van onze spullen. De vergadering is akkoord met de afspraken zoals we die gemaakt hebben ten aanzien van de afrekening 2010, overdracht beheer, huur accommodatie. De vergadering was unaniem ten aanzien van het niet afstaan van de kantine. Gebruik door derden, zoals besproken, is ook akkoord. Wel heeft de vergadering gevraagd in overleg te treden met de Sportstichting of we de gewenste automaten (voor de momenten dat er geen Unitas bezetting is) niet zelf als vereniging (al dan niet) in de kantine moeten plaatsen. Wat betreft de overdracht materialen is men het eveneens eens met het ingenomen standpunt van het bestuur.
8. Professionalisering en samenwerking. Een eerste stap met de professionalisering van de vereniging is gemaakt met de inzet van een combinatiefunctionaris. Een volgende mogelijke stap is de inzet van een professionele kracht die zich bezig zal houden met niet alleen het geven van trainingen, maar ook het (verder) opleiden van onze trainers. Een dergelijke inzet maakt een gerichte op de persoon/vereniging toegesneden opleiding mogelijk. Bovendien kan die alsdan intern worden gegeven, waardoor een bezwaar (moeten reizen/tijdsbesteding) minder zwaar gaat wegen. Daarnaast is een wens van het bestuur/trainers om te komen tot een zodanige trainingsaanpak dat de trainingen van verschillende leeftijdsgroepen goed op elkaar zijn afgestemd en er een goede overdracht van de ene groep naar de andere mogelijk is. Tevens kan gestreefd worden naar meer specialisatie van trainers. Juist bij specialisaties ontbreekt het vaak aan voldoende (kwaliteit en aantal) gekwalificeerde trainers. Aan de inzet van een dergelijke professionele kracht is, uiteraard afhankelijk van het aantal uren, een aanzienlijk kostenplaatje verbonden. Een dergelijke kracht moet in staat worden geacht een deel van die uitgaven te compenseren (door ledengroei/contributiegroei, besparing op opleidingen, aanvullende activiteiten), maar dat zal bij lange na niet alle kosten dekken. De extra inkomsten door de vergoeding van de Sportstichting over 2010 en het overnamebedrag van de materialen geven de mogelijkheid om de inzet van een dergelijke kracht voor een bepaalde tijd in combinatie met resultaatgerichte afspraken serieus in overweging te nemen. Die periode zou dan gebruikt kunnen worden om in goed overleg te bezien of die inzet daadwerkelijk een meerwaarde heeft voor onze vereniging. Het bestuur is voornemens een dergelijke kracht in te zetten in 2011. De vergadering gaat akkoord met dit voorstel.
9. Kantine In eigen beheer houden van de kantine brengt ook met zich dat we zelf voor de bezetting moeten zorgen. Die bezetting is niet altijd gemakkelijk te regelen. Het is een voortdurend punt van zorg en met name dat niemand concreet dit tot zijn takenpakket rekent. In het kader van het opzetten van ons vrijwilligersbeleid zal dit een van de prioriteiten zijn om geregeld te krijgen. Thans beschikken we over een drank- en horecavergunning. Die is vereist als er alcohol geschonken wordt. De omzet van alcoholhoudende dranken is echter volstrekt verwaarloosbaar in onze kantine. Het beschikken over die vergunning brengt echter wel allerlei verplichtingen met zich. Zo moeten er onder meer steeds personen aanwezig zijn tijdens openingsuren die beschikken over de vereiste papieren. Ook qua beheer van de keuken brengt dit allerlei verplichtingen met zich. Een mogelijkheid om eea qua beheer te vereenvoudigen, is het inleveren van die drank- en horecavergunning. De consequentie daarvan zou zijn dat er geen alcohol meer geschonken mag worden in de kantine. Indien we dat bij bepaalde gelegenheden wel zouden willen zal daarvoor separaat een vergunning gevraagd moeten worden. De algemene vergadering voorziet geen problemen maar men denkt dat dit beter na het 75 jarig bestaan opgepakt kan worden. 10. Contributie voorstel 2012. Voorgesteld wordt de contributie miv 1 januari 2012, behoudens de eventuele verhoging van de aan de Atletiekunie te betalen bijdrage, te verhogen met een bedrag van 2 euro per lid met het oog op stijgende algemene kosten De vergadering gaat akkoord met dit voorstel..
11. Bestuursverkiezing. Volgend jaar loopt verder de benoemingstermijn van het gehele huidige bestuur af en de huidige bestuursleden hebben te kennen gegeven niet meer herbenoemd te willen worden. Aanwas van nieuwe bestuursleden is dringend gewenst teneinde een overdracht soepel te laten lopen. Begin september zal er een functieprofiel van de bestuursleden liggen. Zowel het huidige bestuur als leden zullen proberen nieuwe bestuursleden te werven. 12. Rondvraag: Wedstrijdorganisatie is een thema dat op korte termijn opgepakt moet worden, Het organiseren van bijv. avondwedstrijden is ook een hot item. Ook hier speelt het hebben van voldoende vrijwilligers een belangrijke rol. Is het mogelijk om rond de introductie van het nieuwe clubtenue te kijken of er een aktie is te regelen waardoor de aanschaf voor de leden goedkoper wordt? 13. Instellen kascontrole commissie. Door de overname van de accommodatie / materialen door de sportstichting zullen er steeds minder boekingen plaatsvinden en wordt de jaarrekening eenvoudiger en is het laten controleren door een kascommissie een mogelijkheid. Het bestuur zal tegen het einde van het jaar kijken wat verstandig is. Er hebben zich 3 leden aangemeld voor de kascontrole: Dhr. Heinz Smits, Dhr. Henk Weerts en Dhr. Rob-Jan Venhuizen.