ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 57 ARCHIEF VAN DE KANSSPELCOMMISSIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010 door Kathleen DEVOLDER Brussel 2010
ARCHIEF VAN DE KANSSPELCOMMISSIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010 door Kathleen DEVOLDER Brussel 2010
DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.
LIJST VAN AFKORTINGEN CJH FOD Commission des Jeux de Hasard Federale Overheidsdienst GREF Gaming Regulators European Forum KB KSC Koninklijk besluit Kansspelcommissie 7
ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefen, hun bewaartermijn en hun definitieve. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De archiefvormende diensten De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. s archiefen De en worden met het oog op het gebruiksgemak voorzien van een code, waarmee elke moeiteloos, snel en ondubbelzinnig geïdentificeerd kan worden. Archiefen Het archief wordt per archief omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden. Datering (uiterste data) De archiefen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudste en het jongste aanwezige document of dossier. Bewaartermijn Gebaseerd op de administratieve bewaartermijn, is de bewaartermijn gelijk- of langduriger. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een normatieve tekst, een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de archivaris-inspecteur en de archiefvormer. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige en vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de geen nut meer bezit. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de instelling, op basis cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de selectie. Voor bepaalde archiefen wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie opgenomen met betrekking hun inhoud, functie en/of nadere selectie. 9
A. VOORZITTER VAN DE KANSSPELCOMMISSIE A.1.01. Briefwisseling 2000-heden 10 jaar bewaren A.1.02. Dossiers inzake de organisatie en de interne werking 2000-heden 10 jaar bewaren Stukken betreffende de organisatie Staten-Generaal Kansspelen. A.1.03. Dit is een ontmoeting die om de 18 maanden georganiseerd wordt met de kansspelsector en de hulpverleningsorganisaties om van gedachten te wisselen en om pijnpunten te bespreken. 1 Iedereen kan zijn verzuchtingen formuleren en de Commissie of het Secretariaat kunnen hierop onmiddellijk reageren. Om het woord te krijgen moet men vooraf een schriftelijke nota indienen met de belangrijkste punten die de persoon in kwestie wil aanhalen. 2000-heden 5 jaar bewaren A.1.04. Stukken betreffende het GREF (Gaming Regulators European Forum), de bijeenkomsten regelgevende instanties inzake kansspelen uit 27 Europese landen 2000-heden 10 jaar selecteren Bewaren: eigen verslagen en nota s die het Belgische standpunt vertolken 1 De wet voorzag in de oprichting van een Overlegcomité, maar de leden werden nooit benoemd. 10
A.1.05. Stukken betreffende deelname aan internationale colloquia of meewerking aan evenementen in binnen- en buitenland 2000-heden 10 jaar selecteren Eigen verslagen en nota s waaruit het Belgische standpunt blijkt bewaren B. CONTROLECEL B.1.01. Controledossiers 2000-heden 10 jaar selecteren Elk tiende dossier bewaren B.1.02. Rapporten 2000-heden 10 jaar B.1.03. Processen-verbaal 2000-heden 10 jaar Een kopie van het rapport bevindt zich in het controledossier Een kopie van het PV bevindt zich in het controledossier B.1.04. Informatieve nota s gericht aan de sector ter verduidelijking van de toepassing kansspelwet en de uitvoeringsbesluiten 2000-heden 10 jaar bewaren Deze nota s worden gepubliceerd op de website Kansspelcommissie B.1.05. Protocols inzake de regels van toezicht en controle op de kansspelen in de kansspelinrichtingen 2000-heden bewaren Deze worden gepubliceerd op de website Kansspelcommissie 11
B.1.06. Keuringsprotocollen van kansspelautomaten dienst Metrologie 2001-heden Het betreft keuringprotocollen opgesteld door de dienst Metrologie (FOD Economie) onder toezicht Kansspelcommissie. Ze worden gepubliceerd op de website FOD Economie B.1.07. Stukken betreffende vormingen verstrekt aan ambtenaren en aan politiemensen 2000-heden 5 jaar B.1.08. Stukken betreffende het beantwoorden van vragen, zowel in verband met de wet en haar uitvoeringsbesluiten, als vragen over weddenschappen, loterijen, tombola s en andere aan kansspelen gerelateerde items 2000-heden 5 jaar C. RELATIES EU C.1.01. Dossiers inzake de betrekkingen met Europese en internationale organisaties 2000-heden 5 jaar selecteren De stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren, de overige. De ze organisaties ontvangen notulen, verslagen, documenten 12
D. EXTERNE COMMUNICATIE D.1.01. Internetsite 2004-heden selecteren Bewaren: documentatie over de structuur, de presentatie en de functionaliteiten, met enkele printscreens of snapshots van schermen D.1.02. Jaarverslagen 2001-heden 10 jaar D.1.03. Publicaties, brochures, folders en affiches 2000-heden 5 jaar 1 exemplaar bewaren in beide landstalen 1 exemplaar in elke taal bewaren De jaarverslagen worden opgesteld in toepassing van artikel 16 wet van 7 mei 1999. Ze worden gepubliceerd op de website Kansspelcommissie D.1.04. Dossiers inzake de redactie en uitgave van publicaties, brochures, folders en affiches 2000-heden 3 jaar D.1.05. Dossiers inzake de organisatie van persconferenties 2000-heden 5 jaar selecteren De persteksten of het persdossier bewaren, de uitnodigingen en aanwezigheidslijsten 13
D.1.06. Stukken betreffende de organisatie van evenementen of seminaries 2000-heden 5 jaar selecteren Verslagen en teksten van lezingen bewaren D.1.07. Persberichten 2000-heden 5 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren D.1.08. Persoverzichten en persknipsels 2000-heden 5 jaar selecteren Persknipsels met betrekking de instelling bewaren, de overige D.1.09. Stukken betreffende de behandeling van vragen 2000-heden 5 jaar E. VERGADERINGEN KANSSPELCOMMISSIE E.1.01. Uitnodigingen met dagorde voor de vergaderingen Kansspelcommissie 2000-heden 10 jaar bewaren E.1.02. Verslagen vergaderingen en bijhorende stukken 2000-heden 10 jaar bewaren E.1.03. Verslagen vergaderingen en bijhorende stukken technische commissie en ev. werkgroepen 2000-heden 10 jaar bewaren 14
F. P&O F.1.01. Dienstnota s 2000-heden 10 jaar F.1.02. Personeelsdossiers 2000-heden uitdiensttreding Bewaren op het niveau FOD Justitie De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door de dienst P&O FOD Justitie F.1.03. Stukken betreffende spontane sollicitaties 2000-heden 3 jaar G. B&CG G.1.01. Databank CGAB?-heden - Deze applicatie voor de opvolging kredieten, de vastleggingen en de betaling wordt beheerd door de Stafdienst Budget, Beheerscontrole en Logistiek FOD Justitie. In 2011 wordt overgeschakeld op Fedcom 15
G.1.02. Kopieën van bestelbons 2000-heden 5 jaar G.1.03. Kopieën van facturen 2000-heden 3 jaar De originele bestelbons worden naar de FOD Justitie gestuurd De originelen worden naar de FOD Justitie gestuurd H. ICT H.1.01. Databank KSC-CJH 2003-heden bewaren H.1.02. Databank EPIS (Excluded Persons Information System) 2005-heden I. JURIDISCHE DIENST I.1.01. Dossiers inzake de opmaak van wetten, besluiten en adviezen 2000-heden 10 jaar bewaren I.1.02. Adviezen uitgebracht door de Kansspelcommissie 2000-heden 10 jaar bewaren 16
I.1.03. Stukken betreffende de behandeling van kabinetsnota s 2000-heden 5 jaar bewaren I.1.04. Stukken betreffende de behandeling van parlementaire vragen 2000-heden 5 jaar Parlementaire vragen worden gepubliceerd I.1.05. Dossiers inzake de opvolging van procedures voor de hoven en rechtbanken, de Raad van State en het Grondwettelijk Hof 2000-heden 10 jaar na uitspraak I.1.06. Dossiers inzake de deelname aan zendingen en studiereizen 2000-heden 5 jaar J. BEHEER DOSSIERS VERGUNNINGEN J.1. VERGUNNINGEN A J.1.01. Lijsten van licentiehouders 2001-heden bewaren Officiële lijst, gepubliceerd op de website J.1.02. Vergunningsdossiers klasse A voor de casino s 2001-heden 5 jaar na stopzetting vergunning bewaren 17
J.2. VERGUNNINGEN B J.2.01. Lijsten van licentiehouders 2001-heden bewaren Officiële lijst, gepubliceerd op de website J.2.02. Wachtlijsten van inrichtingen die kandidaat zijn voor een vergunning 2004-heden De wachtlijst bepaalt de volgorde waarin de dossiers worden behandeld. Met het oog op transparantie wordt deze lijst via de internetsite verspreid J.2.03. Vergunningsdossiers klasse B voor de speelzalen 2001-heden 5 jaar na stopzetting vergunning selecteren Bewaren: 3 dossiers per provincie J.3. VERGUNNINGEN C J.3.01. Lijsten van licentiehouders 2001-heden bewaren Officiële lijst, gepubliceerd op de website 18
J.3.02. Vergunningsdossiers klasse C voor cafés die maximaal 2 bingo s of one-balls uitbaten 2001-heden 5 jaar na stopzetting vergunning J.4. VERGUNNINGEN D J.4.01. Vergunningsdossiers klasse D voor personen tewerkgesteld in casino s, speelzalen (en vanaf 2011 ook in wedkantoren) 2002-heden 5 jaar na stopzetting vergunning J.4.02. Stukken betreffende de organisatie van opleidingsdagen voor personen tewerkgesteld in casino s, speelzaken en wedkantoren 2002-heden 5 jaar J.5. VERGUNNINGEN E J.5.01. Lijsten van licentiehouders 2001-heden bewaren Officiële lijst, gepubliceerd op de website J.5.02. Lijsten van speelautomaten 2001-heden bewaren Officiële lijst, gepubliceerd op de website 19
J.5.03. Vergunningsdossiers klasse E voor leveranciers, fabrikanten en reparateurs van kansspeltoestellen 2001-heden 5 jaar na stopzetting vergunning J.6. DOSSIERS X EN UITGESLOTEN SPELERS J.6.01. Dossiers van personen die toegangsverbod aanvragen de speelzalen van alle kansspelinrichtingen klasse I en II 2001-heden opheffing van het toegangsverbod J.7. INBELSPELLETJES J.7.01. Dossiers inbelspelletjes 2007-heden 5 jaar na stopzetting van televisiespelletjes 20