AANVRAAGSTRAMIEN SUBSIDIES 2016-2019 Subsidietender: Vrouwen, vrede en veiligheid 2016-2019 (minbuza 2016.242245) Publicatie Staatscourant: Stcrt 12 mei 2016, nr. 24150 Inleiding Voor u ligt het aanvraagstramien voor bovenstaande subsidietender, dat dient als leidraad bij het opstellen van aanvragen van subsidies voor deze tender. Ten grondslag aan dit aanvraagstramien liggen de beleidsregels zoals die gepubliceerd zijn onder de bovengenoemde referentie. De gepubliceerde beleidsregels, en in het bijzonder de criteria genoemd in hoofdstuk 4 van de beleidsregels, zijn leidend bij de beoordeling van de aanvragen. Daar waar wellicht toch inhoudelijke dan wel interpretatieverschillen mogelijk zouden kunnen zijn, geldt dat de beleidsregels prevaleren. Dit aanvraagstramien is een praktische doorvertaling van de beleidsregels. Aanvragers zijn verplicht dit aanvraagstramien te gebruiken bij hun aanvraag. Per aanvraag dient één aanvraagstramien te worden ingevuld en ingediend, voorzien van de in dit stramien genoemde bijlagen. 1
Opbouw van het aanvraagstramien Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie dienen, samengevat, de volgende onderdelen van het aanvraagstramien te worden ingevuld. I. Algemene informatie aanvrager II. Drempelcriteria III. Kwaliteitscriteria m.b.t. de beleidstheorie en het voorgestelde programma IV. Afsluiting: ondertekening V. Verplichte bijlagen die de aanvrager bij zijn aanvraag dient te voegen, eventueel aan te vullen met overige bijlagen. Beoordeling en planning Voor de wijze van beoordeling van de ingediende aanvragen en de bijbehorende planning van de uitvoering van de beoordeling wordt verwezen naar de gepubliceerde beleidsregels. Meer informatie De beleidsregels voor deze tender en alle bijlagen zijn gepubliceerd op de website van de Rijksoverheid (www.officielebekendmakingen.nl) op 12 mei 2016. Indiening van de aanvragen Aanvragen, inclusief de bijbehorende bijlagen, dienen uiterlijk 15 augustus 2016 (15.00 uur) te zijn ontvangen door het ministerie van Buitenlandse Zaken. U dient uw voorstel bij voorkeur in een digitale versie in. Gezien de omvang van de aanvraag met bijlagen en de moeilijkheid om Zip-bestanden te openen, heeft het de voorkeur als u geen losse bestanden stuurt per e-mail, maar gebruik maakt van modaliteiten als WeTransfer, DVD of een USB-stick. 2
De mogelijkheden onder elkaar: Digitale versies stuurt u aan: DSO-NAP-tender@minbuza.nl. Indien u de aanvraag indient via WeTransfer, dienen de aanvraag en alle bijlagen uiterlijk op 15 augustus 2016 om 15.00 ontvangen te zijn in de e-mailbox DSO-NAP-tender@minbuza.nl. NB: een aanvraag met bijbehorende bijlagen die op dat tijdstip wel is ge-upload bij We- Transfer, maar waarvan op dat tijdstip nog geen uploadbevestigingsmail van WeTransfer in genoemde mailbox is ontvangen wordt niet beschouwd als tijdig ingediend. WeTransfer geldt niet als systeem voor gegevensverwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken in de zin van artikel 2:17, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht. Indien u de aanvraag schriftelijk indient, dienen de aanvraag en alle bijlagen uiterlijk op 15 augustus 2016 om 15.00 uur te zijn ontvangen op dit adres: Ministerie van Buitenlandse Zaken t.a.v. TFVG o.v.v. NAP tender Postbus 20061 2500 EB s Gravenhage Als u de aanvraag persoonlijk of per koerier wilt aanleveren, dan kunt u de aanvraag (laten)afgeven bij het afgifteloket voor poststukken (expeditie) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Prinses Irenestraat 6, te 's-gravenhage. Dit kunt u niet later doen dan 15 augustus 2016 15.00 uur Nederlandse tijd. 3
Vereisten aan de aanvragen Aanvragen dienen compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend door de daartoe namens de organisatie bevoegde persoon met vermelding van naam en functie, bij voorkeur digitaal aan de hand van bovengenoemde adresgegevens. Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen. De aanvraag en alle bijbehorende bijlagen dient te worden opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal, met uitzondering van de statuten van zuidelijke mede-indieners, welke ook in het Frans mogen worden ingediend. Niet vereiste bijlagen worden niet bij de beoordeling betrokken. U wordt dringend verzocht geen informatieve / illustratieve boekwerken, USB-sticks of films van uw organisatie mee te sturen. Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding port betaald ) wordt de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, als de aanvraag voor het einde van de termijn ter post is bezorgd, waarbij het datumstempel van de post doorslaggevend is, en niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen. Bij gebruikmaking van een enveloppe met de aanduiding "port betaald" is de datum van ontvangst bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk 15 augustus 2016 15.00 uur Nederlandse tijd, is ingediend. Houdt hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de hand van het tijdstip van inschrijving en dat s avonds en op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven. Indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden, berust het risico dat de aanvraag nimmer of te laat wordt ontvangen bij de verzender. Aanvragen die later dan genoemde datum en tijdstip worden ingediend, worden niet in behandeling genomen. De 4
aanvragende organisatie is de enige verantwoordelijke voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag. In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de minister vragen om een aanvulling. Als datum van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum waarop de aanvraag is aangevuld. Hieruit vloeit voort dat er alleen aanvullingen gegeven kunnen worden tot het verstrijken van de indientermijn. Het niet compleet indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van antwoorden leidt mogelijk tot afwijzing van de aanvraag op basis van drempel- of kwaliteitscriteria. Indien een aanvraag pas in de laatste twee weken voor het verstrijken van de deadline van 15 augustus 2016, 15.00 uur wordt ingediend, loopt de indiener het risico dat de minister geen toepassing zal geven aan haar bevoegdheid om de indiener om een aanvulling te vragen aangezien een dergelijke aanvulling niet meer mogelijk is zonder de deadline te overschrijden. In dat geval zal de aanvraag derhalve niet meer kunnen worden aangevuld, maar zal deze worden beoordeeld zoals hij primair was ingediend. Aanvullende vragen Vragen n.a.v. van dit aanvraagstramien en de gepubliceerde beleidsregels kunt u per e-mail indienen via DSO-NAP-tender@minbuza.nl tot en met uiterlijk 9 juni 2016 15.00 uur Nederlandse tijd. Deze vragen zullen geanonimiseerd en geaggregeerd beantwoord worden door middel van publicatie via de website van de Rijksoverheid, uiterlijk op 23 juni 2016. 5
Praktische aanwijzingen ten aanzien van de aanvragen Algemene instructies voor het opstellen van de subsidieaanvraag Bij dit formulier dient een aantal bijlagen te worden meegezonden. Bij de betreffende onderdelen in het stramien wordt dit vermeld; tevens staat aan het eind van dit stramien een overzicht van deze verplicht bij uw aanvraag mee te sturen bijlagen. Indien aangegeven kan er bij de beantwoording worden verwezen naar externe documenten die als bijlage moeten of kunnen worden toegevoegd. U dient steeds aan te geven of en zo ja naar welke passage / bladzijde in de tekst wordt verwezen en u dient alle bijlagen te nummeren. Wees bij het invullen van het stramien zo volledig mogelijk. Het is zeer aan te raden uw antwoorden zo veel mogelijk van inhoudelijke argumentatie te voorzien en niet te volstaan met een feitelijke beschrijving. Ook hier indien relevant bij de argumentatie verwijzen naar passage/bladzijde in de bijlage. 6
Inhoudsopgave Onderstaande volgorde houdt u aan met vermelding van eventuele subparagrafen en bijbehorende paginanummers. I. Algemene informatie aanvrager II. Drempelcriteria III. Criteria m.b.t. kwaliteit van de beleidstheorie en het voorgestelde programma a. Criteria met betrekking tot de kwaliteit van de beleidstheorie b. Criteria met betrekking tot de kwaliteit van het voorgestelde programma IV. Afsluiting: ondertekening V. Verplichte bijlagen die de aanvrager bij zijn aanvraag dient te voegen, eventueel aan te vullen met overige bijlagen. 7
I. Algemene informatie Algemene gegevens van de aanvrager en aanvraag a. Naam aanvragende organisatie b. Adres c. Telefoon/ fax d. E-mail e. Naam directeur(en) (met vermelding de heer/mevrouw) f. Naam contactpersoon aanvraag(met vermelding de heer/mevrouw), email adres contactpersoon en telefoonnummer waarop contactpersoon bereikbaar is g. Wilt u dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken via de e-mail met u correspondeert, inclusief formele documenten zoals beschikkingen? Zo ja, welk e- mailadres moet hiervoor worden gebruikt? h. Geef aan welke overige organisaties participeren in deze aanvraag als mede-indieners. Gaarne volledige adresgegevens, naam directeur en naam contactpersoon toevoegen. Deze gegevens kunt u eventueel in een bijlage duidelijk vermelden. 8
i. Naam bank + rekeningnummer (IBAN) van de aanvrager j. Inkomsten aanvrager (totaalbedrag jaarlijkse organisatiebegroting) en tevens inkomsten van de mede-indieners (per organisatie totaalbedrag jaarlijkse organisatiebegroting). k. Hoogte gevraagde subsidie (bedragen per jaar en totaalbedrag) l. In welke van de acht focuslanden, Afghanistan, Colombia, DRC, Iraq, Libië, Syrië, Jemen en Zuid-Soedan zullen de activiteiten worden uitgevoerd? (Max. 1 land) m. Geef aan of en zo ja welke subsidies u en/of uw mede-indieners reeds ontvangt van het ministerie van Buitenlandse Zaken, welk bedrag, welke looptijd en welke activiteit het betreft (activiteitennummer). U kunt deze gegevens in een bijlage opnemen; dit dan duidelijk vermelden. 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Totaal: 9
II. Drempelcriteria Indien een aanvraag niet aan één of meerdere drempelcriteria voldoet wordt deze afgewezen en niet verder beoordeeld. Deze criteria worden hieronder vermeld en indien nodig toegelicht. De organisatie voldoet aan de onderstaande criteria: D.1: De penvoerder is een Nederlandse non-gouvernementele organisatie zonder winstoogmerk en bezit rechtspersoonlijkheid. Onder Nederlandse organisatie wordt verstaan een organisatie die in Nederland is opgericht, volgens Nederlands recht en die statutair in Nederland is gevestigd. Onder ngo wordt verstaan: een niet op winst gerichte en niet door een overheidsinstantie opgerichte of aan een overheidsinstantie statutair of feitelijk verbonden organisatie die beschikt over rechtspersoonlijkheid naar burgerlijk recht in het land waar de ngo statutair gevestigd is. Toelichting: U toont dit aan door een kopie van de oprichtingsstatuten als bijlage bij uw aanvraag te voegen. Verwijs daarbij duidelijk naar bedoelde artikelen. D.2: De penvoerder en Nederlandse mede-indieners zijn op 15 mei 2016 ondertekenaar van het Nationaal Actieplan Vrouwen, vrede en veiligheid 2016-2019. D.3: Een mede-indiener is een Nederlandse of zuidelijke nongouvernementele organisatie (ngo) zonder winstoogmerk en bezit rechtspersoonlijkheid. 10
Onder zuidelijke ngo wordt verstaan: een ngo die statutair is gevestigd in het land of regio waarin de beoogde activiteiten worden uitgevoerd (doelland). Vanwege conflicten in verschillende doellanden is het de afgelopen jaren lastig gebleken voor lokale ngo s om zich statutair te vestigen in de doellanden. Daarom geldt voor lokale ngo s werkzaam t.b.v. deze landen de volgende definitie: een organisatie die statutair is gevestigd in de regio en aantoonbaar activiteiten uitvoert t.b.v. de doellanden. Toelichting: U toont dit aan door een kopie van de oprichtingsstatuten in de Nederlandse, Engelse of Franse taal als bijlage bij uw aanvraag te voegen en eventueel een jaarverslag waaruit concrete activiteiten in het doelland blijken. Verwijs daarbij duidelijk naar bedoelde artikelen. D.4: De penvoerder dient de aanvraag in namens een alliantie die naast de penvoerder bestaat uit ten minste twee mede-indieners zoals bedoeld in criterium D.3. D.5: De penvoerder maakt aannemelijk dat vanaf 1 januari 2016 ten minste 25% van de jaarlijkse inkomsten van de alliantie afkomstig is uit bronnen anders dan BZ-bijdragen. Subsidies in het kader van Vrouwen, vrede en veiligheid 2016-2020 zullen nooit meer bedragen dan 75% van de jaarlijkse inkomsten van de alliantie. Omdat dit criterium voor de alliantie als geheel geldt, geldt dat indien één van de deelnemende organisaties minder dan 25% van de jaarlijkse inkomsten uit andere dan BZ bijdragen verwerft, dit kan worden gecompenseerd door de mede-indieners in de alliantie. Gelden die direct of indirect worden verkregen ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (bijvoorbeeld een subsidie of bijdrage van een 11
Nederlandse ambassade) tellen niet mee bij het bepalen van de eigen inkomsten (maar wel bij het bepalen van de jaarlijkse inkomsten). Toelichting: De aanvragers moeten dit aannemelijk maken. De aanvrager/penvoerder onderbouwt dit aan de hand van de inkomsten over de periode 2013-2015 zoals vastgelegd in de bij te voegen jaarrekeningen van die jaren. Verwachte inkomsten per 1 januari 2016 exclusief BZ-bijdragen: EUR Jaarlijkse totale inkomsten in 2015: EUR Waarvan niet BZ: Jaarlijkse totale inkomsten in 2014: EUR Waarvan niet BZ: Jaarlijkse totale inkomsten in 2013: EUR Waarvan niet BZ:... Indien het gevraagde bedrag (op jaarbasis) hoger is dan twee keer de gemiddelde eigen inkomsten, dient u aannemelijk te maken dat de eigen inkomsten gedurende de subsidieperiode hoger zullen zijn; bijvoorbeeld door reeds toegezegde bedragen. U voegt als bijlage bij de aanvraag de jaarrekeningen (verwijzing naar relevante pagina s) van uw organisatie, c.q. de mede-indieners en, indien van toepassing, harde toezeggingen van donoren voor de subsidieperiode. D.6: A. De maximale bezoldiging van de individuele leden van management en bestuur van de penvoerder en Nederlandse mede-indieners bedraagt met ingang van het tijdvak waarvoor subsidie wordt gevraagd per kalenderjaar ten hoogste EUR 168.000 bij een voltijds dienstverband. Genoemd bedrag bestaat naast de beloning (de som van de periodiek betaalde beloningen en winstdelingen en bonusbetalingen) ook uit de belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen en beloningen betaalbaar op termijn, zoals vakantiegeld, 13 e maand, werkgeversdeel 12
pensioenbijdrage e.a. Het bezoldigingsmaximum is afgeleid van het salaris van de Directeur- Generaal Internationale Samenwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. DGIS valt onder de CAO voor Rijksambtenaren waarin een 36-urige werkweek als voltijds dienstverband wordt aangemerkt. Indien het dienstverband van een management-lid of bestuurder bij de betrokken organisatie minder dan 36 uur per week betreft, wordt het bezoldigingsmaximum van EUR 168.000 pro-rato verlaagd en gerelateerd aan de deeltijdfactor van het dienstverband (omvang aanstelling / 36 * EUR 168.000). Wanneer de organisatie de deeltijdfactor verstrekt in de subsidieaanvraag, is dit het uitgangspunt voor de berekening van het verlaagde bezoldigingsmaximum. Wanneer de deeltijdfactor niet wordt verstrekt, wordt uitgegaan van een omvang van een voltijds dienstverband van 36 uur. Toelichting: U specificeert de hoogte van de bezoldiging (beloning, belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen en beloningen betaalbaar op termijn) van de individuele leden van het management en bestuur van de eigen organisatie en eventuele Nederlandse mede-indieners en geeft daarbij ook de omvang van de aanstelling aan waaraan de bezoldiging is verbonden. Organisaties die vallen onder de reikwijdte van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) kunnen volstaan met een verwijzing naar de elektronische melding van de WNT-gegevens bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. B. De maximale bezoldiging van de individuele leden van management en bestuur van mede-indieners gevestigd in één van de doellanden staat met 13
ingang van het tijdvak waarvoor subsidie wordt gevraagd in redelijke verhouding tot het niveau van de functie, de geografische ligging en de omvang en complexiteit van de organisatie. Toelichting: U specificeert de hoogte van de bezoldiging (beloning, belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen en beloningen betaalbaar op termijn) van de individuele leden van het management en bestuur van eventuele zuidelijke mede-indieners. U licht de verhouding tussen deze hoogte en het niveau van de functie, de geografische ligging en de omvang en complexiteit van de organisatie toe. D.7: De penvoerder is in staat tot een adequaat financieel beheer. De penvoerder kan door ervaringsdeskundigheid met betrekking tot de activiteiten als waarvoor subsidie wordt gevraagd een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten waarborgen. Toelichting: a) In het geval dat de aanvrager PARTOS ISO-9001 gecertificeerd is, wordt de aanvrager geacht te voldoen aan drempelcriterium D.7; indien een dergelijke certificering niet verkregen is, geldt het volgende: b) Het voldoen aan D.7 blijkt uit een geldige (minder dan vier jaar oude) en positief beoordeelde organisatietoets dan wel COCA (Checklist Organisational Capacity Assessment) die namens de minister is uitgevoerd in het kader van een subsidieaanvraag. De aanvrager toont dit aan door te verwijzen naar het activiteitennummer van de subsidie die is verkregen, dan wel naar het subsidiebeleidskader en de door hem ingediende aanvraag, indien de aanvraag uiteindelijk is afgewezen op andere gronden dan de organisatorische capaciteit. c) Indien feiten en omstandigheden sinds de toets zoals vermeld onder b) 14
zodanig zijn gewijzigd dat de resultaten van de toets geheel of gedeeltelijk achterhaald zijn, dan dient de aanvrager hieronder aan te geven op welke aspecten verandering heeft plaatsgevonden en zo nodig additionele documenten toe te sturen. d) Indien de aanvrager al een subsidierelatie heeft met het Ministerie van Buitenlandse zaken, maar de positief beoordeelde organisatietoets dan wel COCA die namens de minister is uitgevoerd in het kader van een subsidieaanvraag, ouder is dan 4 jaar, kan gebruik worden gemaakt van het verkorte organisatietoetsformulier Annex 3. De aanvrager toont de subsidierelatie aan door te verwijzen naar het activiteitnummer van de subsidie die is verkregen. e) Indien de aanvrager geen geldige, positief beoordeelde organisatietoets dan wel COCA heeft, noch PARTOS ISO-9001 gecertificeerd is, vult de aanvrager de organisatietoets in aan de hand van het bijgevoegde COCA format Annex 2. D.8: Het programma betreft activiteiten gericht op één doelland: Afghanistan, Colombia, DRC, Irak, Jemen, Libië, Syrië of Zuid-Sudan. Toelichting: Dit blijkt uit het programma. D.9: De subsidieaanvraag heeft een looptijd van 1 november 2016 tot 31 december 2019. De subsidieaanvraag gericht op Afghanistan, Colombia, DRC, Irak, Libië of Syrië bedraagt 2 miljoen voor de gehele looptijd. De subsidieaanvraag gericht op Jemen of Zuid-Sudan bedraagt 1,5 miljoen voor de gehele looptijd. Een begroting voor de gehele looptijd van het programma, inclusief kostenraming voor de benodigde technische assistentie voor ontwikkeling 15
en versterking van een M&E-kader. De begroting is opgesteld conform het sjabloon in annex 4. In de begroting wordt een bedrag gereserveerd voor de reiskosten t.b.v. deelname van lokale partners aan het jaarlijkse beleidsoverleg met het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De begroting is voorzien van een Memorie van Toelichting. Toelichting: Dit blijkt uit het programma en de bijbehorende begroting, inclusief Memorie van Toelichting. In deze toelichting worden de kostensoorten in de begroting nader omschreven. D.10: De penvoerder en mede-indieners werken samen op grond van een samenwerkingsovereenkomst tussen penvoerder en de mede-indieners met daarin een beschrijving van de diverse rollen en meerwaarde van penvoerder, mede-indieners en lokale organisaties binnen het programma, en een toelichting op de overeenkomst waarin duidelijk een gelijkwaardige relatie blijkt tussen de verschillende alliantieleden. Uit de overeenkomst blijkt (in ieder geval) (i) (ii) (iii) (iv) (v) De wijze waarop elk van de partijen bijdraagt aan de werkzaamheden van de alliantie De wijze waarop de besluitvorming in de alliantie plaatsvindt, De wijze waarop de kosten en de risico s worden gedeeld over de alliantieleden De wijze waarop de naleving van de aan een subsidie verbonden verplichtingen jegens de minister is gewaarborgd de manier waarop de alliantie samenwerkt met de Nederlandse ambassade in het doelland en het de landengroep van het NAP. Toelichting: U toont dit aan door een samenwerkingsovereenkomst als 16
bijlage bij uw aanvraag te voegen. D.11: Het programma betreft geen commerciële dienstverlening, investeringen of commerciële activiteiten. Toelichting: Dit blijkt uit het programma. 17
III. Criteria m.b.t. de kwaliteit van de beleidstheorie en het voorgestelde programma De kwaliteit van de beleidstheorie en van het programma worden beoordeeld aan de hand van onderstaande criteria: a. Criteria met betrekking tot de kwaliteit van de beleidstheorie De kwaliteit van de beleidstheorie wordt bepaald aan de hand van de volgende maatstaven die betrekking hebben op de elementen die elke beleidstheorie in ieder geval dient te bevatten: P.1: De mate waarin de beleidstheorie een adequate, gendersensitieve context-, actor- en conflictanalyse van het doelland bevat. Aan de hand van de onderstaande vragen wordt de gendersensitieve context-, actor en conflictanalyse van het doelland opgesteld: 1. Wat zijn de sociale, economische en politieke factoren die de gendergelijkheid op de gekozen thema (s) in het doelland kunnen belemmeren of faciliteren, en wat zijn de belangrijkste problemen en onderliggende oorzaken die de aanleiding hiervoor vormen? 2. Op wat voor manier engageren lokale, regionale, nationale en internationale actoren zich met mannen, vrouwen en gender minderheden? - Proberen deze actoren positieve verandering in de probleemgebieden en de geselecteerde thema(s) te bewerkstelligen of blokkeren zij juist positieve verandering? Op welke wijze? - Beschrijf de invloed die actoren hebben om verandering te bewerkstelligen - Beoordeel de legitimiteit van de verschillende actoren - Geef een oordeel over de specifieke rol (positief en negatief) die de verschillende actoren spelen. 18
3. Wat zijn de belangrijkste kwesties, diepere oorzaken en factoren die leiden tot het conflict? En in welke mate beïnvloeden deze hoofdoorzaken vrouwen, mannen, en genderminderheden verschillend? 4. Welke rol worden mannen, vrouwen en genderminderheden verwacht te spelen/ zijn in staat om te spelen in het ontwerpen, implementeren, monitoren en evalueren van interventies? P.2: De mate waarin de beleidstheorie een logische uitwerking is van de beleidstheorie van het Nationaal Actieplan en gebaseerd is op de gendersensitieve context-, actor- en conflictanalyse. Dat blijkt uit: 1. De beleidstheorie verschaft een samenhangende en overtuigende visie in relatie tot de beleidstheorie van het Nationaal Actie Plan. 2. Een nauwkeurige beschrijving van de gekozen strategische interventies om het gewenste doel te bereiken (input, output en outcome), gerelateerd aan de beleidstheorie van het Nationaal Actieplan. 3. De beleidstheorie streeft naar duurzame veranderingen in de enabling environment (veranderingen in beleid, structuren en processen) die uiteindelijk zal leiden tot gelijke kansen, rechten en veiligheid van vrouwen en meisjes in het doelland. 4. De visie van de beleidstheorie is een logisch gevolg van de gendersensitieve context-, actor- en conflict analyse en kijkt daarbij naar de kansen voor verandering en het aanpakken van problemen. 5. Korte- en middellange-termijn doelstelling(en) en een visie daarop en interventies voor de korte en middellange termijn. 19
P.3: De mate waarin de beleidstheorie een adequaat systeem voor monitoring van inputs, outputs en outcomes bevat, inclusief indicatoren, dat aansluit bij de visie en doelen van de beleidstheorie. Dat blijkt uit: - Een M&E-raamwerk dat duidelijk verwijst naar de beleidstheorie en de daarin gepresenteerde indicatoren, inclusief een beschrijving van de geraamde benodigde technische assistentie voor ontwikkeling en versterking van een M&E kader op landenniveau. De penvoerder geeft aan welke monitoring- en evaluatiemethodes worden gebruikt om voortgang op het behalen van de doelstellingen te monitoren en lessen te leren. - Een monitoringsraamwerk dat de outputs, resultaten en de outcomes definieert en logisch koppelt aan de korte, middellange en lange termijn doelen. - Een monitoringssysteem dat het mogelijk maakt om complexe veranderingsprocessen vast te leggen die slechts gedeeltelijk binnen de invloedssfeer van de aanvrager liggen. P.4: De mate waarin a) de beleidstheorie expliciet de daaraan ten grondslag liggende vooronderstellingen benoemt en b) de alliantie in staat is tot aanpassing indien blijkt dat deze vooronderstellingen dienen te worden gewijzigd. Toelichting: Dit blijkt uit het programma. 20
b. Criteria met betrekking tot de kwaliteit van het voorgestelde programma De kwaliteit van het programma wordt beoordeeld aan de hand van de volgende criteria: P.5: De mate waarin het programma beleidsmatig relevant is. Dit wordt beoordeeld op grond van de volgende factoren: (1) de mate waarin de activiteiten logisch voortvloeien uit de gendersensitieve context-, actor- en conflictanalyse van het doelland. (2) de mate waarin de activiteiten een logische uitwerking zijn van de beleidstheorie. (3) de mate waarin a) de inhoudelijke focus van de activiteiten gerelateerd is aan de beleidstheorie in het Nationaal Actieplan Vrouwen, vrede en veiligheid en b) de activiteiten bijdragen aan de doelstelling of de subdoelstellingen van dit beleidskader. De doelstelling is: het stimuleren van structurele verandering van normen, wetten en instituties, zodat vrouwen en mannen gelijke kansen en rechten hebben en volwaardig kunnen deelnemen aan vredesopbouw en wederopbouw. Subdoelen zijn: de mate waarin de activiteiten zich richten op alle drie de onderling samenhangende subdoelen: (1) bescherming van vrouwen en meisjes in conflict- en postconflictsituaties (2) het bestrijden van gender normen, die obstakels voor duurzame vrede zijn (3) het creëren van gelijke deelname van vrouwen aan conflictpreventie en -oplossing, vredesopbouw, hulpverlening en wederopbouw. 21
Toelichting: Dit blijkt uit het programma P.6: De mate waarin het programma complementair is aan andere activiteiten die in het doelland worden ondernomen door de alliantie, andere ngo s en multilaterale instellingen. Toelichting: Dit blijkt uit het programma. P.7: De mate waarin het programma bijdraagt aan capaciteitsopbouw van de partners in het doelland. Capaciteitsontwikkeling richt zich op het versterken van partnerorganisaties in termen van expertise, management en financieel beheer en op het ontwikkelen van kernbekwaamheden en -vaardigheden die nodig zijn om ook op termijn in een veranderende context relevant te blijven en resultaten te blijven behalen. Toelichting: Dit blijkt uit het programma en de samenwerkingsovereenkomst. P.8: De mate waarin lokale partners effectieve invloed hebben op het programma. Dat blijkt uit: (1) deelname en rol van de partners bij de ontwikkeling van het programma, bijvoorbeeld als mede-indiener van het programma (2) deelname aan en rol bij de implementatie van het programma (3) deelname aan evaluatie en bijsturing van het programma Toelichting: Dit blijkt uit het programma en de samenwerkingsovereenkomst. 22
P.9: De mate waarin sprake is van een adequaat risicomanagement. Het risicomanagement bestaat uit een: (1) risicoanalyse (2) mitigerende maatregelen (3) een systeem van monitoring van risico s. Toelichting: Dit blijkt uit het programma. P.10: De mate waarin het programma is uitgewerkt in SMART geformuleerde outcomes, beoogde outputs en voorgenomen activiteiten. Algemene toelichting dit onderdeel Bij de formulering voor doelen en resultaten dient u zich te baseren op de begrippen outcomes en outputs, zoals gedefinieerd door DAC/OECD. Outcomes en outputs dienen zoveel mogelijk conform SMART te worden geformuleerd. De bijbehorende begrippen worden hieronder verder uitgewerkt. Specificiteit: De outcomes en outputs moeten voldoende specifiek zijn. Dat wil zeggen duidelijk gericht op de prioriteitsgebieden. Meetbaarheid: Aan de outcomes en outputs moeten heldere succes criteria gekoppeld worden, zodat het bereiken van de voorgenomen resultaten op een zo objectief mogelijke wijze verantwoord kunnen worden. Acceptatie: Acceptatie van de outputs en outcomes bij de doelgroep (of stakeholders), blijkt o.a. uit de erkenning dat deze voor hen een toegevoegde waarde hebben, waardoor er bereidheid onder hen bestaat om effectief bij te dragen aan de totstandkoming van de resultaten (zie 23
onderdeel 5.5. d). Realistisch gehalte: Er dient sprake te zijn van een redelijk volume van outputs: niet te veel en niet te weinig. De realiteitszin van de outputs hangt tevens af van de veronderstellingen waarop deze gebaseerd zijn. Een onrealistisch hoog gehalte aan bijdragen van derden(doelgroep, andere donoren) vormt bijvoorbeeld een bedreiging voor het realistische gehalte. Tijdsplanning: Het programma moet voorzien zijn van een reële tijdsfrasering en een realistische indicatie van de mijlpalen. De mate waarin de beleidstheorie een adequaat systeem voor monitoring van inputs, outputs en outcomes bevat, inclusief indicatoren, dat aansluit bij de visie en doelen van de beleidstheorie. Dat blijkt uit: - Een M&E-raamwerk op landenniveau dat duidelijk verwijst naar het programma en gebruik maakt van SMART geformuleerde indicatoren. De penvoerder geeft aan welke monitoring- en evaluatiemethodes worden gebruikt om voortgang op het behalen van de doelstellingen te monitoren en lessen te leren. - Een monitoringsraamwerk dat de outputs, resultaten en de outcomes definieert en logisch koppelt aan de korte, middellange en lange termijn doelen. P.11: De mate waarin het programma is voorzien van een helder en realistisch verband tussen de te bereiken outputs en de daarvoor benodigde middelen. 24
Toelichting: dit blijkt uit het programma en uit de bijbehorende begroting, inclusief de Memorie van Toelichting. 25
IV. Afsluiting: ondertekening Aanvrager verklaart hierbij dat alle gegevens in het aanvraagformulier en bijhorende bijlagen naar waarheid zijn ingevuld en bijgevoegd. Naam aanvrager Naam tekeningsbevoegde Datum Plaats Handtekening 26
V. Bijlagen Bij uw aanvraag voegt u de volgende bijlagen toe, die u nummert ten behoeve van een juiste verwijzing waar daar om gevraagd wordt in de betreffende onderdelen van dit aanvraagstramien. 1.1 Kopie van de statuten en oprichtingsakten van de aanvragende organisaties en organisaties die deel uitmaken van een alliantie. Dit mag enkel in de Engelse, Franse of Nederlandse taal. Een formele, officiële vertaling is niet vereist. 1.2 Overzicht van de contactgegevens van de aanvragende organisatie en mede-indieners (gegevens directeur(en) en contactpersonen, adres, email adres, telefoon en faxnummer). 1.3 Jaarverslagen 2013-2015 van de penvoerder en organisaties die deel uitmaken van een alliantie. Hierbij volstaat een link. Indien de documenten niet online beschikbaar zijn, dienen de originele documenten te worden meegestuurd. 1.4 Jaarrekeningen 2013-2015 van de aanvrager/penvoerder en organisaties die deel uitmaken van een alliantie. 1.5 Geef aan of en zo ja welke subsidies u en/of uw mede-indieners reeds ontvangt van het ministerie van Buitenlandse Zaken, welk bedrag, welke looptijd en welke activiteit het betreft (activiteitennummer). 1.6 Een door alle alliantieleden ondertekende samenwerkingsovereenkomst tussen penvoerder en de mede-indieners met daarin een beschrijving van de diverse rollen en meerwaarde van penvoerder, mede-indieners en lokale organisaties binnen het 27
programma, en een toelichting op de overeenkomst waarin duidelijk een gelijkwaardige relatie blijkt tussen de verschillende alliantieleden. Uit de overeenkomst blijkt (in ieder geval) (i) de wijze waarop elk van de partijen bijdraagt aan de werkzaamheden van de alliantie, (ii) de wijze waarop de besluitvorming in de alliantie plaatsvindt, (iii) de wijze waarop de kosten en de risico s worden gedeeld over de alliantieleden en (iv) de wijze waarop de naleving van de aan een subsidie verbonden verplichtingen jegens de minister is gewaarborgd, en (v) de manier waarop de alliantie samenwerkt met de Nederlandse ambassade in het doelland en met de landengroep van het NAP. 1.7 Het bewijs van PARTOS ISO-9001 certificering ofwel een verwijzing naar een geldige en positief beoordeelde COCA of organisatietoets. 1.8 Alleen voor aanvragers/penvoerders waarvan de omstandigheden sinds de laatste organisatietoets/coca zodanig zijn gewijzigd dat de resultaten van de toets geheel of gedeeltelijk achterhaald zijn: een toelichting op de aspecten die zijn gewijzigd, zo nodig voorzien van additionele documenten. 1.9 Alleen voor aanvragers/penvoerders met een positief beoordeelde COCA die ouder is dan vier jaar: een volledig ingevuld verkort organisatietoets-formulier 1.10 Alleen voor aanvragers/penvoerders die niet over een positief beoordeelde organisatietoets dan wel COCA beschikken, noch PARTOS ISO-9001 gecertificeerd zijn, een volledig ingevulde organisatietoets aan de hand van het COCA-format 1.11 Beleidstheorie die ingaat op de onderdelen en criteria genoemd in par. 3.2 en par. 4.2 van het beleidskader, voor zover dit niet reeds in dit aanvraagformulier is gedaan. 28
1.12 Uitgewerkt programmavoorstel dat ingaat op de onderdelen en criteria genoemd in par. 3.2 en par. 4.3 van het beleidskader, voor zover dit niet reeds in dit aanvraagformulier is gedaan. 1.13 Een begroting inclusief Memorie van Toelichting en een liquiditeitsprognose voor het eerste programmajaar. 29