Aanvraagstramien Subsidiebeleidskader Kindhuwelijken Fonds

Transcriptie

1 Aanvraagstramien Subsidiebeleidskader Kindhuwelijken Fonds Subsidietender: Kindhuwelijken Fonds Publicatie Staatscourant: 7 april 2014, Stcrt. 2014, nr Inleiding Voor u ligt het aanvraagstramien voor bovenstaande subsidietender, die als leidraad dient bij het opstellen van aanvragen van subsidies binnen deze tender. Ten grondslag aan dit aanvraagstramien liggen de beleidsregels Kindhuwelijken Fonds 1 zoals die gepubliceerd zijn onder bovengenoemde Subsidietender Kindhuwelijken Fonds. De gepubliceerde beleidsregels zijn leidend bij de beoordeling van de aanvragen. Daar waar wellicht toch inhoudelijke dan wel interpretatieverschillen mogelijk zijn, geldt dat de beleidsregels prevaleren. Dit aanvraagstramien is een praktische doorvertaling van de beleidsregels. Aanvragers zijn verplicht dit aanvraagstramien te gebruiken bij hun aanvraag. Per aanvraag dient één aanvraagstramien te worden ingevuld en ingediend, voorzien van de in dit stramien genoemde bijlagen. Opbouw van het aanvraagstramien Om in aanmerking te komen voor een subsidie dienen de aanvragen ten eerste rechtsgeldig ondertekend te zijn door de daartoe namens de aanvragende organisatie bevoegde persoon, met vermelding van naam en functie. Ten tweede dienen de aanvragen compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend. De volgende onderdelen van het aanvraagstramien dienen te zijn ingevuld: Algemene informatie: gegevens aanvrager Informatie betreffende de organisatietoets 1 Besluit van de Minister van Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking van 31 maart 2014, nr. DSO/GA-107/14, tot vaststelling van beleidsregels en een subsidieplafond voor subsidiëring op grond van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Kindhuwelijken Fonds), Stcrt. 2014, nr

2 De drempelcriteria Het voorgestelde programma (P-toets) Afsluiting: ondertekening van de aanvraag door de daartoe bevoegde medewerker van de aanvragende organisatie. Bijlagen: verplichte bijlagen die de aanvrager bij zijn aanvraag dient te voegen, eventueel aan te vullen met overige bijlagen. Beoordeling en planning Voor de wijze van beoordeling van de ingediende aanvragen en de bijbehorende planning van de uitvoering van de beoordeling wordt verwezen naar de gepubliceerde beleidsregels. Meer informatie Voor meer informatie over deze subsidietender kun u zich uitsluitend per richten tot de onderstaande postbus: dso-tender@minbuza.nl Indiening van de aanvragen Aanvragen dienen uiterlijk op Maandag 2 juni 2014 om 12:00 uur (in Nederland) te zijn ontvangen. U dient uw aanvraag te zenden naar: Ministerie van Buitenlandse Zaken t.a.v. DSO/GA Bezuidenhoutseweg 67, 2594 AC Den Haag Op de envelop/verpakking dient u het volgende te vermelden: - VERTROUWELIJK: NIET OPENEN - DSO/GA: Kindhuwelijken Fonds Als u de aanvraag persoonlijk of per koerier wilt aanleveren, dan kunt u de aanvraag (laten) afgeven bij het afgifteloket van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Dit kunt u niet later doen dan maandag 2 juni 2014 om 12:00 uur. Tevens dient een elektronische kopie van de aanvraag te worden gestuurd naar dsotender@minbuza.nl. Vereisten aan de aanvragen Aanvragen dienen compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend door de daartoe namens de aanvragende organisatie bevoegde persoon met 2

3 vermelding van naam en functie, één versie op papier en één via bovenvermeld e- mailadres. De bij de aanvraag in te dienen stukken (zie par. 3.5 van het subsidiebeleidskader en onderdeel VI van dit aanvraagstramien) dienen in digitale vorm te worden ingediend (op USB-stick, CD-Rom of per ) Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen. In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Hierin is bepaald dat er alleen aanvullingen gegeven kunnen worden tot het verstrijken van de indientermijn. Het niet compleet indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van antwoorden leidt mogelijk tot afwijzing van de subsidieaanvraag op basis van drempel- of kwaliteitscriteria. Aanvragen die alleen per fax of zijn verzonden komen niet voor beoordeling in aanmerking. Aanvragen die per fax of worden verzonden, dienen tevens in origineel op papier voor maandag 2 juni 2014 om 12:00 uur te zijn ontvangen door het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De aanvraag dient te worden opgesteld in de Nederlandse taal. Bijlagen in een andere taal dan het Nederlands dienen voorzien te zijn van een vertaling in het Nederlands. U wordt vriendelijk verzocht geen informatieve / illustratieve boekwerken, CD-roms, USB-sticks of videobanden van uw organisatie mee te sturen. Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding port betaald ) wordt de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, als de aanvraag voor het einde van de termijn ter post is bezorgd, waarbij de datumstempel van de post doorslaggevend is, en niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen. Bij gebruikmaking van een enveloppe met de aanduiding "port betaald" is de datum van ontvangst bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk maandag 2 juni 2014, 12:00 uur, is ingediend. Houd hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de hand van het tijdstip van inschrijving en dat op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven. Indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden berust het risico dat de aanvraag nimmer of te laat wordt ontvangen bij de verzender. Aanvragen die later dan genoemde datum en tijdstip worden ingediend, worden niet in behandeling genomen. De aanvragende organisatie is de enige verantwoordelijke voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag. In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de minister vragen om een aanvulling. Als datum van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum waarop de aanvraag is aangevuld. Indien een aanvraag pas in de laatste twee weken voor het verstrijken van de deadline van maandag 2 juni 2014, 12:00 uur wordt ingediend, loopt de indiener het risico dat de Minister geen toepassing zal geven aan haar bevoegdheid om de indiener om een aanvulling te vragen aangezien een dergelijke aanvulling niet meer mogelijk is zonder de deadline te overschrijden. In dat geval zal de aanvraag derhalve 3

4 niet meer kunnen worden aangevuld, maar zal deze worden beoordeeld zoals hij primair was ingediend. Ook op artikel 9 van het Subsidiebesluit wordt in het bijzonder gewezen. Een aanvraag die betrekking heeft op activiteiten die reeds zijn gestart op het moment waarop de subsidie wordt aangevraagd, wordt afgewezen. Aanvragen dienen overigens wel betrekking te hebben op activiteiten die aanvullend zijn op reeds lopende programma s (zie beleidsregels Kindhuwelijken Fonds, 2.1) Mochten er vragen ontstaan naar aanleiding van dit document of andere zaken dan kunt u deze via indienen, waarna de vragen wekelijks geanonimiseerd beantwoord worden, door middel van publicatie via internet. De laatste ronde voor het indienen van vragen is op 16 mei 2014 om 17:00. De vragen en antwoorden worden voor de laatste maal geactualiseerd op 23 mei 2014 door middel van publicatie via internet op Vragen kunnen worden ingediend per op dso-tender@minbuza.nl. Praktische aanwijzingen ten aanzien van de aanvragen Algemene instructies voor het opstellen van de subsidieaanvraag Bij een aantal onderdelen uit het aanvraagstramien staat het maximale aantal A4 tjes dat de beantwoording kan omvatten. Probeer bij de beantwoording van de onderdelen uit het aanvraagstramien zoveel mogelijk de SMART 2 -principes te volgen. Bij dit aanvraagformulier dient een aantal bijlagen te worden meegezonden. Bij de betreffende onderdelen in het stramien wordt dit vermeld. Tevens staat aan het eind van dit stramien, in hoofdstuk VI een overzicht van deze verplicht bij uw aanvraag mee te sturen bijlagen. U dient de aangegeven nummering te volgen. Indien aangegeven kan er bij de beantwoording worden verwezen naar externe documenten die als bijlage moeten (verplichte bijlagen) of kunnen (vrijwillige bijlagen) worden toegevoegd. U dient steeds op de desbetreffende plek in het aanvraagstramien aan te geven of en zo ja naar welke passage / bladzijde in de tekst van de bijlage wordt verwezen en u dient alle vrijwillige bijlagen separaat te nummeren. Het gaat hier alleen om relevante bijlagen. Wees bij het invullen van het stramien zo volledig mogelijk. Het is zeer aan te raden uw antwoorden zo veel mogelijk van inhoudelijke argumentatie te voorzien en niet te volstaan met een feitelijke beschrijving. Stel het budget op in euro s. 2 SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. 4

5 Inhoudsopgave U dient onderstaande volgorde aan te houden met vermelding van eventuele sub-paragrafen en bijbehorende paginanummers. I. Algemene informatie aanvrager II. Informatie betreffende de organisatietoets III. Drempelcriteria IV. Programma Management samenvatting Beleidsmatige kwaliteit van het programma Programma technische kwaliteit V. Afsluiting: ondertekening VI. Verplichte bijlagen 1. Oprichtingsakten en statuten van de aanvragende organisaties en organisaties die deel uitmaken van het samenwerkingsverband. 2. Overzicht van de contactgegevens van de indieners en mede-indieners (gegevens directeur(en) en contactpersonen, adres, telefoon- en faxnummer). 3. In geval van een samenwerkingsverband (zie paragraaf 2.2 van het subsidiebeleidskader), een door de betrokken organisaties getekende samenwerkingsovereenkomst, waarin in ieder geval afspraken zijn neergelegd over (i) de wijze waarop elk van de partijen bijdraagt aan de werkzaamheden van het samenwerkingsverband, (ii) de wijze waarop de besluitvorming in het samenwerkingsverband plaatsvindt, (iii) de wijze waarop de kosten en de risico s worden gedeeld over de deelnemers en (iv) de wijze waarop de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen jegens de Minister is gewaarborgd. 4. Organisatieschema van het samenwerkingsverband voor zover van toepassing. 5. Jaarrekeningen van de aanvragende organisatie en organisaties die deel uitmaken van een samenwerkingsverband inclusief een overzicht van de bijdragen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (bedrag(en), activiteitennummer(s)). 6. Het laatst goedgekeurde/vastgestelde jaarverslag van de aanvragende organisatie en organisaties die deel uitmaken van een samenwerkingsverband. 7. De laatst goedgekeurde/vastgestelde jaarrekening van de aanvragende organisatie en organisaties die deel uitmaken van een samenwerkingsverband. 8. De laatste accountantsverklaring en management letter (indien aanwezig) van de aanvragende organisaties en organisaties die deel uitmaken van een samenwerkingsverband. 9. Activiteitenplan (programmavoorstel). 10. Begroting. 11. Liquiditeitsprognose. 5

6 I. Algemene informatie Algemene gegevens van de aanvrager en aanvraag a. Naam aanvragende organisatie b. Adres c. Telefoon d. e. Naam directeur(en) (met vermelding de heer/mevrouw) f. Naam contactpersoon aanvrager (met vermelding de heer/mevrouw), adres contactpersoon en telefoonnummer waarop contactpersoon bereikbaar is g. Wilt u dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken via de met u correspondeert, inclusief formele documenten zoals beschikkingen? Zo ja, welk adres moet hiervoor worden gebruikt? h. Indien u penvoerder bent van een samenwerkingsverband, geef aan welke overige organisaties participeren in deze aanvraag als medeindieners. Gaarne volledige adresgegevens, naam directeur en naam contactpersoon toevoegen van de mede-indieners. Deze gegevens kunt u eventueel in een bijlage duidelijk vermelden. i. Naam bank + rekeningnummer (IBAN) van de aanvrager. Bank details moeten toegevoegd worden in de officiële brief bij de aanvraag, inclusief naam, adres, en handtekening van de aanvrager. Een kopie van een e- mail of fax wordt niet geaccepteerd. j. Financiën aanvrager (totaalbedrag jaarlijkse begroting) 2011: 2012: 2013: k. Hoogte gevraagde subsidie (bedragen per jaar en totaalbedrag) 2014: 2015: Totaal: l. Naam van het programma m. In welke landen en /of regio s zullen de activiteiten worden uitgevoerd? n. Geef aan of en zo ja welke subsidie(s) uw organisatie reeds ontvangt van het ministerie van Buitenlandse 6

7 Zaken (inclusief bijdrages en subsidies van Nederlandse ambassades), welk bedrag, welke looptijd en welke activiteit het betreft (activiteitennummer). U kunt deze gegevens in een bijlage opnemen; dit dan duidelijk vermelden. II. Informatie betreffende de organisatietoets (O-toets) (behorende bij drempelcriterium D.5) O.1: Wanneer de aanvrager/ penvoerder in de afgelopen 4 jaar reeds subsidie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft ontvangen, dient u hieronder de volgende gegevens aan te leveren. a. Welke activiteiten zijn met middelen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken gefinancieerd? activiteitennummer:.. b. In welk jaar heeft de goedkeuring van deze activiteiten plaatsgevonden: O.2: Wanneer de aanvrager/penvoerder in de afgelopen 4 jaar een voorstel heeft ingediend op een tender van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, dient u hieronder de volgende gegevens aan te leveren. a. Voor welke tender van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is een voorstel ingediend:. b. Heeft u bij bovenstaande tender informatie aangeleverd met betrekking tot de - organisatietoets: ja / nee Zo ja, stuur deze (inclusief bijlagen) opnieuw mee. Dit mag op USB-stick of CD-rom of per . Zo nee, zie O.4. - aanvullende organisatietoets of COCA: ja / nee Zo ja, stuur deze (inclusief bijlagen) opnieuw mee. Dit mag op USB-stick of CD-rom of per . Zo nee, zie O.4. c. Indien uw voorstel is goedgekeurd, welk activiteitnummer heeft uw project gekregen? d. Is uw voorstel afgewezen op de organisatietoets, de aanvullende organisatietoets of de COCA? Indien dit het geval was, zie O.4. O.3: indien feiten en omstandigheden sinds de onder O.1 omschreven activiteiten zodanig zijn gewijzigd dat de resultaten van de onder O.2 genoemde organisatie- of COCA-toets geheel of gedeeltelijk achterhaald zijn, dient u dit hieronder aan te geven. Toelichting: U loopt drempelcriterium D.5 door en kijkt of er daarbij genoemde aspecten zijn, 7

8 waarop uw organisatie sinds het verkrijgen van de onder O.1 genoemde subsidie veranderingen heeft ondergaan. Deze aspecten benoemt u hier. O.4: Aanvragers zonder recente en relevante organisatie- of COCA-toets dienen aan te tonen dat aan drempelcriterium D.5 wordt voldaan Toelichting: U toont aan dat aan drempelcriterium D.5 wordt voldaan volgens de in dit aanvraagstramien bij dat criterium gegeven toelichting. III. Drempelcriteria Voor de drempelcriteria geldt dat indien een aanvraag niet aan één of meer criteria voldoet, deze aanvraag wordt afgewezen en niet verder wordt beoordeeld. Deze criteria worden hieronder vermeld en indien nodig toegelicht. De aanvraag bevat (wanneer noodzakelijk) documentatie waaruit blijkt dat aan deze criteria wordt voldaan. D.1. De aanvrager, of in het geval van een samenwerkingsverband, de penvoerder is een Nederlandse maatschappelijke organisatie zonder winstoogmerk en bezit rechtspersoonlijkheid. Toelichting: U toont dit aan door een kopie van de statuten van de organisatie als bijlage 1.1 bij uw aanvraag te voegen. Verwijs hier duidelijk naar bedoelde artikelen. D.2 De aanvrager/penvoerder maakt aannemelijk dat vanaf 1 januari 2014 ten minste 25% van de jaarlijkse inkomsten afkomstig is uit bronnen anders dan BZ-bijdragen. De aanvrager onderbouwt de aannemelijkheid hiervan aan de hand van de inkomsten over de periode Indien de aanvrager penvoerder is voor een samenwerkingsverband geldt dit criterium voor de gehele samenwerkingsverband. Dat wil zeggen dat indien één van de deelnemende organisaties minder dan 25% van de jaarlijkse inkomsten uit andere dan BZ bijdragen verwerft, dit kan worden gecompenseerd door een andere partij uit de samenwerkingsverband. Gelden die direct of indirect worden verkregen ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (bijvoorbeeld een subsidie of bijdrage van een Nederlandse ambassade) tellen niet mee bij het bepalen van de omvang van de eigen inkomsten. Voor de penvoerder en de eventuele partners in het samenwerkingsverband dient per organisatie onderstaande te worden ingevuld. Totale inkomsten per 1 januari 2014 exclusief BZ-bijdragen: EUR Jaarlijkse totale inkomsten in 2013: EUR Waarvan niet BZ: 8

9 Jaarlijkse totale inkomsten in 2012: EUR Waarvan niet BZ: Jaarlijkse totale inkomsten in 2011: EUR Waarvan niet BZ:... N.B. Indien het gevraagde (gemiddelde) jaarbedrag hoger is dan drie keer het gemiddelde eigen inkomen over 2011, 2012, en 2013 dient overtuigend te worden aangetoond dat de eigen inkomsten voor de periode vanaf 2014 op het minimaal noodzakelijke niveau zullen zijn. D.3 Het bruto salaris van management en bestuur van de aanvrager/penvoerder en organisaties die deelnemen aan een samenwerkingsverband dient aan de DG-norm te voldoen (maximaal EUR per jaar, op grond van een 36-urige werkweek). De aanvrager specificeert de hoogte van de salarissen (inclusief toeslagen) van het management en bestuur. Toelichting: De aanvrager specificeert de hoogte van de salarissen (inclusief toeslagen) van de leden van het management (inclusief CEO) en het bestuur. Naam Functie Jaarsalaris (bruto) Toelagen (aard en bedrag) Uren p/week volgens contract Aantal medewerkers organisatie: D.4 De aanvrager/penvoerder, of in het geval van een samenwerkingsverband alle bij dit samenwerkingsverband betrokken organisaties, heeft (hebben): a) aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring met de implementatie van ten minste 4 van de 6 strategieën (zoals genoemd in paragraaf 2.1 van het subsidiebeleidskader) gericht op het tegengaan van kindhuwelijken in ontwikkelingslanden, waarbij in het geval van een samenwerkingsverband geldt dat de daarbij betrokken organisaties de vereiste ervaring met de implementatie van ten minste 4 van de 6 strategieën gezamenlijk mogen aantonen.b) Tevens is de aanvrager/penvoerder, of in het geval van een samenwerkingsverband alle bij dit verband betrokken organisaties, op grond van de door haar (hun) inspanningen in de afgelopen vijf jaren behaalde resultaten in staat om (i) geplande doelstellingen en resultaten te realiseren, (ii) deze duurzaam te verankeren bij de uiteindelijke doelgroep en (iii) om de bijdragen van derden die noodzakelijk waren voor de uitvoering van zijn programma s daadwerkelijk te verkrijgen. Toelichting: De aanvrager beschrijft bondig het track record voor activiteiten die zijn gericht op het tegengaan van kindhuwelijken in ontwikkelingslanden in de afgelopen vijf jaren. U specificeert de resultaten die daarmee zijn behaald en wordt verzocht om deze resultaten te formuleren als een verandering t.o.v. de uitgangssituatie. 9

10 Het track record wordt beoordeeld aan de hand van de volgende factoren: a: De aanvrager/penvoerder is op grond van de door zijn inspanningen in de afgelopen vijf jaren behaalde resultaten in staat om de geplande outcomes te realiseren en deze duurzaam te verankeren bij de uiteindelijke doelgroep. Toelichting: U geeft aan in welke mate er bij de uitvoering van de referentieprogramma s de geplande outcomes tijdig en in voldoende mate zijn gerealiseerd. U geeft ook aan op welke wijze de positieve resultaten bij de doelgroep(en) op beklijfbare wijze zijn verankerd. Motiveer het antwoord en verklaar eventuele tegenvallende resultaten. b: De aanvrager/penvoerder is op grond van de door zijn inspanningen in de afgelopen vijf jaren behaalde resultaten in staat om de geplande outputs te realiseren. Toelichting: U geeft aan in welke mate de geplande outputs tijdig en in voldoende mate zijn gerealiseerd. Motiveer het antwoord en verklaar eventuele tegenvallende resultaten. c: De aanvrager/penvoerder is in staat om de bijdragen van derden die noodzakelijk waren voor de uitvoering van de programma s daadwerkelijk te verkrijgen. Toelichting: U geeft aan in welke mate bij de uitvoering van de bovengenoemde programma s de vereiste middelen (van donoren, counterpartorganisaties, doelgroep, overige bronnen) tijdig en in voldoende mate ter beschikking zijn gekomen. Motiveer het antwoord en specificeer eventuele gevolgen van en aanvullend genomen maatregelen tegen achterblijvende bijdragen. D.5 De aanvrager/penvoerder toont aan dat de aanvrager, of in het geval van een samenwerkingsverband alle bij dit samenwerkingsverband betrokken organisaties een kwalitatief verantwoord financieel en administratief beleid voert (voeren) en besteding van middelen kan (kunnen) verantwoorden via een transparante en adequate planning- en controlcyclus. NB: in onderdeel II. Informatie betreffende de organisatietoets (O-toets) wordt toegelicht welke aanvragers/penvoerders onderstaande informatie dienen aan te leveren. Financieel en administratief management De kwaliteit van uw financieel en administratief management wordt beoordeeld aan de hand van de volgende factoren: a: De aanvrager/penvoerder heeft een adequaat beleid t.a.v. het financieel toezicht op organisaties met wie zij een financieringsrelatie heeft. Toelichting: U geeft hier een beschrijving van het financiële toezicht dat u uitvoert op partnerorganisaties. U besteedt hierbij onder andere aandacht aan accountantscontroles. b: De aanvrager/penvoerder maakt gebruik van een adequate toets om de kwaliteit van (partner)organisaties waarmee zij een financiële relatie heeft te toetsen. Toelichting: Geef aan op welke wijze partnerorganisaties vooraf door uw organisatie worden 10

11 getoetst op capaciteit en betrouwbaarheid (voeg bijvoorbeeld een kopie van het toetsprotocol als bijlage bij de aanvraag). c: De aanvrager/penvoerder beschikt over een financieel monitoringssysteem dat haar in staat stelt om (dreigende) verliezen of overschotten vroegtijdig te signaleren en hier met adequate maatregelen op te anticiperen. Toelichting: U beschrijft hier hoe de jaarbegroting van uw organisatie is ingedeeld (programma s, resultaatgebieden). Tevens geeft u voor 2011, 2012 en 2013 aan hoe de realisatie van inkomsten en uitgaven zich verhield t.o.v. de oorspronkelijke begroting. d: De aanvrager/penvoerder heeft een brede donorbasis. Toelichting: U specificeert over de periode de hoogte van de bijdragen (bedrag en percentage) uit diverse bronnen, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen: 1) Nederlandse overheid 2) Overige landendonoren 3) Internationale organisaties (w.o. VN, internationale fondsen en ontwikkelingsbanken) 4) Bedrijven 5) Stichtingen en particuliere fondsen 6) Particulieren 7) Overigen (specificeer) Planning, Monitoring en Evaluatie (PM&E) De kwaliteit van de Planning, Monitoring en Evaluatie van uw organisatie wordt beoordeeld aan de hand van de volgende factoren: a: De gehanteerde PM&E systematiek is toereikend voor het bewaken van de voortgang t.a.v. outputs, outcomes en duurzaamheid op programma- en organisatieniveau. Toelichting: U geeft hier een beschrijving van gehanteerde instrumenten op het gebied van voortgangsbewaking. Specificeer de variabelen die binnen dit systeem gemeten worden. Aan de hand van voorbeelden toont u aan dat de gegenereerde informatie effectief wordt toegepast. b: De organisatie laat periodiek onafhankelijke evaluaties uitvoeren over (delen van) programma s en het functioneren van de eigen organisatie. Toelichting: U geeft hier aan hoe evaluaties zijn verankerd in de organisatie. U besteedt hierbij aandacht aan de selectiemethode van de uitvoerders van de evaluatie. c: De organisatie heeft een goed verankerd systeem voor kwaliteitsbeheer t.a.v. de hoofdprocessen. Toelichting: U beschrijft de wijze waarop het kwaliteitsbeheer is geformaliseerd binnen de organisatie. Tevens geeft u aan welke voortgang is er de afgelopen drie jaar ( ) is geboekt met de opbouw en/of verankering van het kwaliteitsbeheerssysteem. 11

12 D.6 De subsidieaanvraag bedraagt minimaal en maximaal 3 miljoen en heeft betrekking op activiteiten die plaats zullen vinden tussen 15 juli 2014 en 14 juli Toelichting: Dit blijkt uit het voorstel en bijbehorende begroting. D.7: Het programma betreft geen initiatieven die proselitisme (mede) beogen. Toelichting: Dit blijkt uit het voorstel en bijbehorende begroting. D.8: Het programma betreft geen commerciële dienstverlening, investeringen of commerciële activiteiten. Toelichting: Dit blijkt uit het voorstel en bijbehorende begroting. D.9: De activiteiten vinden plaats in ten minste één partnerland als genoemd in de nota Wat de wereld verdient: een nieuwe agenda voor hulp, handel en investeringen van 5 april óf in ten minste één land dat behoort tot de 20 landen met de hoogste prevalentie van kindhuwelijken 4. Dit blijkt uit het voorstel en bijbehorende begroting D.10: De activiteiten dienen gericht te zijn op ten minste 4 van de 6 strategieën genoemd in paragraaf 2.1 van het subsidiebeleidskader Kindhuwelijken Fonds. Toelichting: Dit blijkt uit het voorstel en bijbehorende begroting. D.11: De activiteiten van het programmavoorstel sluiten aan bij een al lopend programma van de aanvrager/penvoerder dan wel, in geval van een samenwerkingsverband, van één van de mede-indieners, in de landen genoemd in criterium D.9, in de vorm van (i) een opschaling van programma s (i) naar een andere regio, (ii) een opschaling naar andere doelgroepen, (iii) een intensivering van geplande interventies en/of (iv) het opnemen van aanvullende activiteiten die doelbereiking kunnen verbeteren Toelichting: Dit blijkt uit het voorstel. 3 De partnerlanden zijn: Afghanistan, Benin, Burundi, Ethiopië, Ghana, Indonesië, Kenia, Mali, Mozambique, Jemen, Palestijnse Gebieden, Rwanda, Uganda, Zuid-Sudan. In afwijking van het Standaardkader ontwikkelingssamenwerking bestaat geen verplichting om een percentage van de bestedingen binnen het programma waarvoor financiering wordt aangevraagd in de gekozen partnerlanden te doen. 4 De 20 landen met een prevalentie van kindhuwelijken van 40% of meer: Bangladesh, Burkina Faso, Centraal Afrikaanse Republiek, Dominicaanse Republiek, Eritrea, Ethiopië, Guinee, India, Madagaskar, Malawi, Mali, Mozambique, Nepal, Nicaragua, Niger, Sierra Leone, Somalië, Tsjaad, Uganda, Zambia. Data uit UNFPA (2012): Marrying too young. End child marriage. 12

13 IV. Het voorgestelde programma: Programmatoets (P-toets) Bij de programmatoets (P-toets) wordt de kwaliteit van het programma beoordeeld. Dit gebeurt aan de hand van onderstaande criteria. De programmatoets is onderverdeeld in beleidsmatige criteria en programma technische criteria. Indien de kwaliteit van het programma op een van beide onderdelen (beleidsmatige criteria of programma technische criteria) als onvoldoende wordt beoordeeld, wordt de aanvraag afgewezen en niet verder behandeld.p.0: Management samenvatting (hier worden geen punten voor toebedeeld). P.0.a. Korte inhoudelijke samenvatting van het programma Toelichting: Geef een korte beschrijving van de inhoud van het programma / de programma s waardoor een indruk van het voorstel wordt gegeven en die ten minste de volgende elementen 5 bevat: de doelstelling(en) van het lopende programma. de wijze waarop deze bijdragen aan het tegengaan van kindhuwelijken. de belangrijkste additionele programma-activiteiten. voor wie deze activiteiten worden uitgevoerd (de doelgroep(en)). waar deze activiteiten zullen worden uitgevoerd. de wijze waarop die zullen worden uitgevoerd (in samenwerking met welke partners) de wijze waarop de additionele activiteiten bijdragen aan verhoogde doelbereiking in het lopende programma. de begrote kosten van de additionele programmaonderdelen. Gebruik hiervoor maximaal drie A4 tjes 5 Het is niet noodzakelijk om in de inhoudelijke samenvatting de onderstaande volgorde aan te houden zolang alle genoemde elementen maar worden beschreven. 13

14 Beleidsmatige criteria Ten aanzien van de beleidsinhoudelijke kwaliteit van de programma s, worden onderstaande criteria betrokken in de beoordeling. P.1 De motivering van de landenkeuze. Toelichting: U geeft een beschrijving van de motivering van de landenkeuze, waarbij u in ieder geval ingaat op de prevalentie van kindhuwelijken en uw ervaring met activiteiten op dit terrein in de landen in uw programmavoorstel. Gebruik hiervoor maximaal een half A-4. P.2 De mate waarin de aanvraag bijdraagt aan ten minste 4 van de 6 doelstellingen zoals genoemd in paragraaf 2.1 van het subsidiebeleidskader Kindhuwelijken Fonds. Toelichting: U geeft een beschrijving van de manier waarop uw programmmavoorstel beleidsmatig invulling geeft aan ten minste 4 van de 6 doelstellingen genoemd in paragraaf 2.1 van het subsidiebeleidskader Kindhuwelijken Fonds. Gebruik hiervoor maximaal twee A-4. P.3 De mate waaruit blijkt dat de activiteiten van het programmavoorstel aansluiten bij de uitvoering van bestaand (sub)nationaal beleid en de mate waaruit blijkt dat de voorgestelde activiteiten complementair zijn aan het werk van andere organisaties die activiteiten uitvoeren op het terrein van het tegengaan van kindhuwelijken. Toelichting: U geeft een beschrijving van de manier waarop, per programmaland, uw programmmavoorstel (a) aansluit op de uitvoering van (sub)nationaal beleid en (b) is afgestemd op de activiteiten die in de betreffende landen worden ondernomen door andere organisaties die zich richten op het tegengaan van kindhuwelijken. Gebruik hiervoor per programmaland maximaal een A-4. P.4 De mate van betrokkenheid van relevante actoren op lokaal, nationaal en internationaal niveau, waaronder overheden, traditionele en/of religieuze leiders, onderwijsinstanties, justitie, lokale ngo s en internationale organisaties/fora zoals Girls not Brides. Toelichting: U geeft, per programmaland, een beschrijving van de wijze waarop relevante actoren in de programmalanden zijn betrokken bij uw activiteiten tot het tegengaan van kindhuwelijken. U geeft aan hoe uw activiteiten aansluiten bij deze actoren. U gebruikt hiervoor per programmaland maximaal een A-4. P.5 De mate waarin de activiteiten van het programmavoorstel de capaciteitsopbouw 14

15 versterken van lokale en nationale organisaties die zich richten op het tegengaan van kindhuwelijken, met name bij kansarme groepen. Toelichting: U geeft een beschrijving van de strategieën die u gebruikt om lokale en nationale organisaties die kindhuwelijken tegengaan zodanig te versterken dat zij zelfstandig kunnen opereren en hun afhankelijkheid van externe ondersteuning vermindert. U benoemt de wijze waarop u werkt met lokale organisaties. Gebruikt hiervoor maximaal een A-4. Programma technische criteria Ten aanzien van de technische kwaliteit van de programma s, worden onderstaande criteria betrokken in de beoordeling. P.1 Contextanalyse: De mate waarin het voorstel, in het bijzonder de probleemstelling en doelstelling, is afgestemd op de uitkomsten van een analyse van de context. De aanvrager/penvoerder laat blijken kennis te hebben van de oorzaken en prevalentie van kindhuwelijken, wetgeving, overheidsbeleid, handhaving van wetgeving en beleid, en van activiteiten van publieke instanties, donoren en maatschappelijk middenveld op het terrein van kindhuwelijken. Toelichting: U geeft een korte samenvatting van de contextanalyse die voorafging aan het opstellen van het programma. U gaat hierbij in op: a. de doelgroepanalyse: op welke doelgroep(en) is uw voorstel binnen het land gericht, inclusief een beschrijving van deze doelgroep(en) (om wie gaat het) en een inhoudelijke onderbouwing van deze keuze (waarom is voor deze doelgroep(en) gekozen en is er een aantoonbare vraag?). b. de probleemanalyse: op welke specifieke problematiek van de betreffende doelgroep(en) is uw voorstel gericht, waarbij u tevens aangeeft wat de oorzaken van deze problematiek zijn. c. de omgevingsanalyse: wat is de rol die sociale, economische en politieke omgevingsfactoren spelen bij de instandhouding en/of oplossing van de eerder geschetste problematiek. d. de multi-actorenanalyse: hoe verhoudt uw rol zich tot de rollen van andere relevante actoren die actief zijn op het terrein waarop uw organisatie werkzaam is (bijvoorbeeld de overheid ter plaatse, bilaterale donoren, multilaterale organisaties, kennisinstellingen en andere (internationale) ngo s). Met andere woorden: wat is de meerwaarde van uw activiteiten 15

16 in relatie tot de interventies van andere relevante actoren. U formuleert uit deze context analyse de doelstellingen en de activiteiten die centraal staan binnen uw programmavoorstel. Eveneens geeft u een SWOT 6 -analyse van uw programmavoorstel in de context die u heeft geschetst waarbij u met name ingaat op de kansen die u ziet. U licht dit toe in maximaal drie A-4. P.2, 3, 4 Uitwerking van Outcomes en Outputs en Uitwerking van het verband tussen outputs, activiteiten en middelen: In dit onderdeel van de P-toets wordt de kwaliteit van de uitwerking van outcomes, beoogde outputs, voorgenomen activiteiten en middelen in uw programma beoordeeld. Er dient een helder verband te worden gelegd tussen de te bereiken outputs en de daarvoor benodigde activiteiten en middelen 7. Tevens wordt de kwaliteit van de uitwerking van beoogde outcomes, outputs en middelen in SMART-systematiek beoordeeld, waarbij wordt gekeken in welke mate de verwachte outcomes (van het reeds lopende programma), en de outputs en middelen van het nieuwe programmavoorstel Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn uitgewerkt. Toelichting: 1. Het voorstel waarvoor organisaties financiering aanvragen dient aan te sluiten bij een al lopend programma in een of meer landen waar activiteiten moeten worden uitgevoerd om in aanmerking te kunnen komen voor een eenmalige bijdrage uit het Kindhuwelijken Fonds (zie 2.1 Doelstelling en beleidsthema s van het Kindhuwelijken Fonds en drempelcriterium D.9). De aanvrager/penvoerder dient aan de hand van het logical framework van het lopende programma, de verschillen in outcomes en outputs die het programmavoorstel zal bewerkstelligen toe te lichten, door op kwalitatieve en kwantitatieve wijze aan te geven hoe, waar en voor hoeveel meer mensen de additionele activiteiten de doelbereiking van het lopende programma zullen vergroten. 2. Het verband tussen de te bereiken outputs en de daarvoor benodigde activiteiten en middelen wordt beschreven in een budget. In het budget wordt duidelijk aangegeven welke tarieven voor de uitvoering van de verschillende taken worden toegepast. 6 Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. 7 Bij de formulering voor doelen en resultaten dient u zich te baseren op de begrippen outcomes en outputs, zoals gedefinieerd door DAC/OECD (zie Annex II). 16

17 3. De verwachte outcomes (van het reeds lopende programma), en de outputs en middelen van het nieuwe programmavoorstel dienen zo Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden mogelijk te zijn uitgewerkt. 4. U specificeert per output 2-4 criteria waaraan de voortgang kan worden bepaald. Tevens geeft u aan hoe de noodzakelijke data worden verzameld. U maakt hierbij aannemelijk dat de voortgang t.a.v. de geformuleerde outputs op objectieve wijze vastgesteld kunnen worden. 5. U geeft een samengevat overzicht t.a.v. de aard van de te realiseren activiteiten. Het is niet noodzakelijk om deze tot in detail uit te werken, maar u laat wel zien dat er een logisch verband is tussen de voorgestelde activiteiten en de beoogde outputs. 6. U onderbouwt welke middelen er nodig zijn voor de realisatie van de voorgenomen outputs d.m.v. een onderbouwde begroting. Hierbij richt u uw begroting per land/regio. U maakt onderscheid tussen directe programmakosten en indirecte programmakosten. Algemene toelichting bij dit onderdeel Outcomes en outputs dienen zoveel mogelijk SMART te worden geformuleerd. De bijbehorende begrippen worden in hieronder verder uitgewerkt. Specificiteit: De outcomes en outputs moeten voldoende specifiek zijn. Meetbaarheid: Aan de outcomes en outputs moeten heldere succes criteria gekoppeld worden, zodat het bereiken van de voorgenomen resultaten op een zo objectief mogelijke wijze verantwoord kunnen worden. Acceptatie: Acceptatie van de outputs en outcomes bij de doelgroep (of stakeholders), blijkt o.a. uit de erkenning dat deze voor hen een toegevoegde waarde hebben, waardoor er bereidheid onder hen bestaat om effectief bij te dragen aan de totstandkoming van de resultaten. Realistisch gehalte: Er dient sprake te zijn van een redelijk volume van outputs: niet te veel en niet te weinig. De realiteitszin van de outputs hangt tevens af van de veronderstellingen waarop deze gebaseerd zijn. Een onrealistisch hoog gehalte aan bijdragen van derden (doelgroep, andere donoren) vormt bijvoorbeeld een bedreiging voor het realistische gehalte. Tijdsplanning: Het programma moet voorzien zijn van een reële tijdsfasering. 17

18 De keuze van indicatoren: Als onderdeel van P.4. wordt u gevraagd om kwaliteitsindicatoren voor outputs te specificeren. Als de voortgang niet in termen van cijfers uitgedrukt kan worden, kan gebruik gemaakt worden van kwalitatieve criteria. Het is hierbij wel zaak om dergelijke criteria precies te omschrijven. P.5 De mate waarin sprake is van adequaat risicomanagement, bestaande uit een adequate risicoanalyse en een adequaat monitoringskader en adequaat systeem voor bijsturing, en de mate waarin de middelen zijn gewaarborgd die complementair aan de gevraagde subsidie nodig zijn voor de uitvoering van het programmavoorstel. Toelichting: a. U presenteert een analyse van alle relevante risico s en specificeert de bijbehorende (mitigerende) maatregelen volgens onderstaand schema. Risico Kans Impact Maatregel hoog/middel/laag hoog/middel/laag (indien nodig) b. U beschrijft de wijze waarop de monitoring van de te behalen additionele outputs plaatsvindt en hoe deze de outcomes van het lopende programma versterken. U gebruikt hiervoor het monitoringskader behorende bij het lopende programma. c. Indien van toepassing, beschrijft u de mate waarin de middelen die complementair aan de gevraagde subsidie, nodig zijn voor de uitvoering van het programmavoorstel, zijn gewaarborgd. P.6 Duurzaamheid: aangezien de financiering slechts beschikbaar is voor één jaar maakt de aanvrager/penvoerder aannemelijk dat het programmavoorstel zodanig aansluit op een lopend programma en, indien aanwezig, op bestaand (sub)nationaal beleid dat het (i) in korte tijd kan worden opgeschaald en/of geïntensiveerd, (ii) na afloop van de subsidie kan worden voortgezet en (iii) een blijvend effect voor de uiteindelijke doelgroep heeft en (iv) 18

19 bijdraagt aan de institutionele duurzaamheid van de lokale partnerorganisaties. Toelichting: a. U beschrijft hoe de activiteiten die worden voorgesteld voor financiering door het Ministerie van Buitenlandse Zaken voor één jaar in de context van het lopende programma in korte tijd kunnen worden opgeschaald en/of geïntensiveerd. b. U beschrijft de maatregelen die in het kader van het additionele voorstel genomen worden om de activiteiten ook na afloop van de subsidie te kunnen voorzetten. c. U beschrijft de (positieve) blijvende effecten van de uitvoering van de additionele programmaonderdelen voor de uiteindelijke doelgroep, zowel binnen de context van het reeds lopende programma als na afloop daarvan. U specificeert eventuele criteria om deze effecten te meten. d. U specificeert welke maatregelen er worden genomen om de kwaliteit van de activiteiten en/of de financiële onafhankelijkheid van de lokale partners (organisaties, overheden etc) te versterken en geeft aan op grond van welke criteria deze wordt gemeten ( bijv. cofinanciering van partners). 19

20 V. Afsluiting: ondertekening Aanvrager verklaart hierbij dat alle gegevens in het aanvraagformulier en bijhorende bijlagen naar waarheid zijn ingevuld en bijgevoegd. Naam aanvrager Indien van toepassing: Penvoerder van het volgende samenwerkingsverband Naam tekeningsbevoegde Datum Plaats Handtekening 20

21 VI. Verplichte Bijlagen Bij uw aanvraag voegt u in elk geval de volgende verplichte bijlagen, die u nummert ten behoeve van een juiste verwijzing waar daar om gevraagd wordt in de desbetreffende onderdelen van dit aanvraagstramien. Bijlage 1.1 Kopie van de statuten en oprichtingsakten van de aanvragende organisaties en organisaties die deel uitmaken van een samenwerkingsverband. 1.2 Overzicht van de contactgegevens van de aanvragende organisatie en mede-indieners (gegevens directeur(en) en contactpersonen, adres, adres, telefoon- en faxnummer). 1.3 In geval van een samenwerkingsverband een door de betrokken organisaties getekende samenwerkingsovereenkomst, waarin in ieder geval afspraken zijn neergelegd over de in paragraaf 3.5, onderdeel 3, van de beleidsregels Kindhuwelijken Fonds genoemde onderwerpen. 1.4 Organisatieschema van het samenwerkingsverband voor zover van toepassing. 1.5 Jaarrekeningen van de aanvragende organisatie en organisaties die deel uitmaken van een samenwerkingsverband, inclusief een overzicht van de bijdragen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (bedrag(en) activiteitennummer(s)). 1.6 Het laatst goedgekeurde/vastgestelde jaarverslag van de aanvragende organisatie en organisaties die deel uitmaken van een samenwerkingsverband. 1.7 De laatst goedgekeurde/vastgestelde jaarrekening van de aanvragende organisatie en organisaties die deel uitmaken van een samenwerkingsverband. 1.8 De laatste accountantsverklaring en management letter (indien aanwezig) van de aanvragende organisaties en organisaties die deel uitmaken van het samenwerkingsverband. 1.9 Activiteitenplan (programmavoorstel); voor het programmavoorstel geldt voor zover niet opgenomen in het hoofddocument De begroting; de begroting omvat het totaal aangevraagde budget en een overzicht van de 21

22 bestedingen per programma per land en/of regio (optellend tot 100% van het totale budget) Liquiditeitsprognose 22