Memo Aan: Gemeenteraad Oude IJsselstreek Cc: Van: Lieneke van Tilburg Datum: 5 oktober 2015 Kenmerk: 15ini02700 Onderwerp: Stand van zaken informatiehuishouding gemeente Oude IJsselstreek Bijgevoegde documenten krijgt u toegezonden omdat de gemeenteraad bij de inwerkingtreding van de wet Revitalisering Generiek Toezicht in oktober 2012, verantwoordelijk is geworden voor het opstellen van de kaders voor het Archieftoezicht én het controleren van de uitvoering van het archiefbeheer. Het college van B&W is verantwoordelijk voor de uitvoering van het archiefbeheer en moet hierover verantwoording afleggen aan de gemeenteraad. Op basis van het instrument Kritische Prestatie Indicatoren is er door de gemeentearchivaris van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) een rapportage opgesteld. In deze rapportage zijn een groot aantal verbeterpunten opgenomen. Het college van B&W heeft de gemeentelijke organisatie (i.c. het team Documentaire informatievoorziening) gevraagd om de verbeterpunten op te pakken. Eind 2017 zal in een nieuw rapport verslag gedaan worden over de voortgang van alle actiepunten.
Gemeente Oude IJsselstreek Ontvangen: 17/03/2015 III III IIIII III llllll IIII 15ink04627 Gemeente Oude IJsselstreek t.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Postbus 42 7080 AA Gendringen Doetinchem Ons kenmerk Onderwerp Bijlage maandag 16 maart 2015 2015-U-0043/EM/HV Archief KPI-verslag -1- Geacht college, Hierbij stuur ik u als gemeentearchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014. Conform artikel 12 van de Archiefverordening van de gemeente Oude IJsselstreek brengt de gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van Burgemeester en Wethouders. Het college dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad volgens artikel 8 van bovengenoemde verordening. Het verslag is gebaseerd op de Archief Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Deze KPI's zijn opgesteld door de VNG in het kader van de Wet Revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt), die 1 oktober 2012 in werking trad. Omdat de externe toezichthouder (de provincie) bij de invoering van de Wet Rgt op grotere afstand is komen te staan van de gemeente, zijn de KPI's vastgesteld om de horizontale verantwoording te versterken. In de KPI's worden tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van de informatiehuishouding van een organisatie kan worden geanalyseerd. In 2014 en februari 2015 is deze vragenlijst besproken met de afdeling documentaire informatievoorziening in uw organisatie. De ingevulde lijst vormt de basis voor het verslag. Het verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in uw gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet- en regelgeving. Het verslag is opgebouwd naar de tien KPI's. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend, Femia Siero, Gemeentearchivaris historisch onderzoek archiefbeheer erfgoededucatie acquisitie publicaties streektaal bibliotheek archie/inspecti Dsselkade 13 t. 0314-78 70 78 7001 AN Doetinchem e. info(5>ecal.nu Postbus 68G i. www.ecal.nu 7000 AR Doetinchem
Bijlage bij brief 2015 U 0043/EM/HV Inleiding Het voorliggende KPI-verslag gemeente Oude IJsselstreek is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archieftaken zoals die zijn opgesteld door de VNG (ledenbrief 'Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen' van 21 juli 2011). De archief-kpi's omvatten tien hoofdvragen die bij het beantwoorden daarvan een beeld vormen van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Het verslag beschrijft per KPI-categorie de stand van zaken binnen de gemeente Oude IJsselstreek. Per categorie wordt in een korte conclusie de vraag beantwoord in hoeverre de gemeente aan de archiefwettelijke eis voldoet. De aanbevelingen worden apart benoemd. De KPI-vragenlijst van 29 augustus 2014 is ingevuld door Aafke Slutter (adviseur DIV gemeente Oude IJsselstreek), Mark Heister (adviseur DIV gemeente Oude IJsselstreek), Femia Siero (gemeentearchivaris Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers [Erfgoedcentrum]) en Eleonore Manning (archiefinspecteur Erfgoedcentrum). Iedere KPI-categorie bestaat uit een hoofdvraag en deelvragen, de wettelijke grondslag van de KPI-vraag, een oordeel of al dan niet voldaan wordt aan de wettelijke eis en of er eventueel sprake is van taakverwaarlozing op grond waarvan de provinciale toezichthouder kan besluiten in te grijpen. Ook bevat het een toelichting en actiepunten. De KPI-vragenlijst die overigens is op te vragen bij de afdeling DIV, vormt de basis van het onderliggend KPI-verslag. 1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer De gemeente beschikt over een door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening (15 september 2011) en een door B&W vastgesteld Besluit Informatiebeheer (23 augustus 2011). Het Besluit Informatiebeheer is echter niet ondertekend. De Archiefverordening is niet aan Gedeputeerde Staten medegedeeld. Wijziging overheidstaken De laatste 5 jaren heeft overdracht van taken plaatsgevonden. Verklaringen van overdracht van archiefbescheiden zijn opgesteld en in kopievorm zijn archiefbescheiden (personeelsdossiers) ter beschikking gesteld aan de desbetreffende organisaties (VNOG, vrijwillige brandweer en gemeente Doetinchem [automatisering]). Archieven zijn vervolgens afgesloten. Ten aanzien van bovengenoemde voorzieningen is de archivaris niet tijdig op de hoogte gesteld (zie o.a. art. 13 van de Archiefverordening en art. 28 van het Besluit Informatiebeheer). Gemeenschappelijke regelingen
Bijlage bij brief 2015-U 0043/EM/HV " De gemeente beschikt over een register van gemeenschappelijke regelingen. Deze is niet actueel. De laatste versie is van 27 juni 2007. Bij andere samenwerkingsvormen waarbij uitvoering van taken op afstand worden gezet in overheidsstichtingen, NV's en publiek-private samenwerkingsverbanden is het eveneens van belang om bepalingen ten aanzien van het archiefbeheer op te nemen. In dit kader zijn de volgende samenwerkingsverbanden te noemen waar geen voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden zijn getroffen: N.V. Nuon DRU Industriepark Het is mogelijk dat meerdere samenwerkingsverbanden zijn aangegaan. Ten tijde van de beantwoording van de KPI-vragen was dat verder niet bekend. Conclusie De gemeentelijke regelingen voldoen ten dele aan de wettelijke eisen. De Archiefverordening is niet medegedeeld aan Gedeputeerde Staten. Het Besluit Informatiebeheer is bij vaststelling door B&W niet ondertekend. Bij het overdragen van taken aan een ander overheidsorgaan zijn de afspraken in de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer slechts ten dele gevolgd. Het register van gemeenschappelijke regelingen is niet actueel, juist en volledig. Aanbevelingen Stuur de Archiefverordening aan Gedeputeerde Staten toe. Actualiseer het register van gemeenschappelijke regelingen en vul aan. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? De gemeente werkt op onderdelen aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding, maar beschikt niet over een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen zoals is geformuleerd in art. 16 van Archiefregeling. Er worden controles uitgevoerd op het juist invullen van diverse metadata bij de inkomende, uitgaande en interne stukken. De door de gemeente benoemde gemeentearchivaris brengt in het algemeen en dagelijks bestuur jaarlijks verslag uit over het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Het verslag wordt tevens aan de betrokken wethouder verstuurd. Conclusie Bij de gemeente ontbreekt een archiefwettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer.
Bijlage bij brief 2015-U -0043/EM/HV Aanbevelingen Stel een kwaliteitssysteem op voor de informatiehuishouding dat in overeenstemming is met de verantwoordelijkheden en uit te voeren taken. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Formuleer vervolgens toetsbare eisen. Zie in dit kader art. 16 van Archiefregeling 2009. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Bij de gemeente Oude IJsselstreek is sprake van een hybride situatie. Op 21 februari 2012 heeft B&W het Handboek vervanging te vernietigen archiefbescheiden vastgesteld. Daarmee kon men overgaan tot vervanging van te vernietigen archiefbescheiden door digitale reproducties. Uiteraard wordt sindsdien daar uitvoering aan gegeven. Daarnaast worden alle te bewaren archiefbescheiden in dossiers in hun context opgeborgen. Het gevolg van de hybride situatie is dat de toegankelijkheid van analoge en digitale gegevens onder druk kan komen te staan. Dat kan zich voordoen indien contextuele gegevens in analoge en digitale vorm voorkomen. Verder is door het ontstaan van achterstanden in het fysiek opbergen van archiefbescheiden (1150 uur) en het digitaal archiveren van archiefbescheiden (6.224 uur) de toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden onder grote druk komen te staan. Zie voor nadere uitleg de beantwoording bij vraag 10 van de KPI's. Wat verder ontbreekt is een stuk waarin is vastgelegd wanneer bepaalde archiefbescheiden in analoge of digitale vorm als origineel wordt beschouwd. Momenteel is daar slechts een mondelinge afspraak over. De gemeente heeft een Documentair Structuur Plan (DSP) opgesteld waarin op basis van werkprocessen structuur en samenhang tussen archiefbescheiden is beschreven. In hoeverre het DSP wordt bijgehouden is onbekend. Het beheer en ontsluiting van archiefbescheiden gebeurt met behulp van Corsa op basis van de Basis Archief Code (BAC). Archiefbescheiden die betrekking hebben op een zaak worden tot dossiers gevormd en in het DMS/RMA beheerd. Er is een metadataschema Corsa op stukniveau opgesteld die nagenoeg actueel is. Het schema voldoet aan NEN 23081. In Corsa is het momenteel niet mogelijk om gegevens over vernietiging, overdragen, vervreemden of overbrenging vast te leggen. Men beschikt over een overzicht 'applicatiearchitectuur alle connecties' met als laatste wijziging 3 september 2013, versie 0.68. In dit overzicht worden o.a. de koppelingen tussen Corsa en andere applicaties zichtbaar. Gegevens in applicaties worden niet altijd bewaard. Dat is o.a. het geval bij de adressengids en gemeentegids. Gegevens uit diverse gemeentelijke databases worden verzameld in landelijke Basisregistraties. B&W is en blijft als zorgdrager verantwoordelijk voor de informatie die wordt gevormd, ontvangen en beheerd door de eigen organisatie.
Bijlage bij brief 2015-U-O043/EM/HV De gemeente zal in de zomer van 2014 overgaan naar een nieuwe website. Nu wordt deze maandelijks gearchiveerd. In de toekomst zal meer aandacht worden besteed aan het duurzaam bewaren hiervan. In principe worden digitale bestanden omgezet in PDF/A-1. Sommige bestanden kunnen momenteel (nog) niet worden omgezet naar dit bestandsformaat. Zij worden echter wel gearchiveerd. Er wordt over het algemeen gebruik gemaakt van duurzame materialen om archiefbescheiden te bewaren en te beheren. Een verklaring van printers en toners ontbreekt niettemin. De archiefruimte van DIV is ca. twee jaar geleden aangepast aan de archiefwettelijke eisen. De archiefruimte bij Burgerzaken daarentegen niet. Beide archiefruimten zijn niet beoordeeld aan de hand van de bepalingen in de Archiefregeling 2009. De klimaatbeheersing wordt ook niet gemonitord. Voor wat betreft de serverruimte is het niet bekend of deze voldoet aan de Archiefwet. Een bewaarstrategie voor digitale bescheiden is niet aanwezig. Bij het Erfgoedcentrum worden metagegevens van overgebrachte archieven in het archiefbeheerssysteem MaisFlexis (MF) geborgd per archief en voor de gehele collectie archieven. Conclusie De informatie en daarmee de archiefbescheiden van de gemeente bevinden zich in een hybride situatie. Daarmee is het een kwetsbaar geheel wat o.a. tot uiting komt in het niet geheel hebben vastgelegd wat afspraken, richtlijnen en procedures zijn in dit kader. De gemeente loopt een risico omdat men beschikt over deels digitale en deels analoge dossiers. Er is mondeling afgesproken dat digitale dossiers volledig en compleet zijn. De achterstanden in het fysiek en digitaal archiveren van archiefbescheiden zijn zorgelijk te noemen. Aanbevelingen Ga over tot het opstellen en vaststellen van een Handboek vervanging archiefbescheiden. Zorg ervoor dat afspraken en procedures worden vastgelegd. Actualiseer en communiceer ze binnen de organisatie. Stel een plan op om de achterstanden van archiveren in te lopen en voer uit. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De gemeente Oude IJsselstreek heeft een Handboek vervanging opgesteld voor te vernietigen archiefbescheiden. In de voorbereiding tot het nemen van een vervangingsbesluit door het college zijn procedures opgesteld,
Bijlage bij brief 2015-U-0043/EM/HV afspraken gemaakt en o.a. Rodin (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) ingevuld. Desondanks is er geen (geactualiseerd) beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden. Men beschikt bovendien niet over een bewaarstrategie. In Rodin wordt opgemerkt dat beide stukken voorhanden zijn, desalniettemin konden ze niet worden overlegd. De richtlijnen en procedures zoals in het handboek verwoord, worden overigens volledig uitgevoerd zodat vervanging van originele te vernietigen archiefbescheiden plaatsvindt. De gemeente gebruikt de open standaard PDF/A-1 als opslagformaat. Zoveel mogelijk worden archiefbescheiden overgezet in dit bestandsformaat. Daar waarbij dit niet mogelijk is worden de bescheiden in hun originele bestandsformaat opgenomen (bv. IMRO-bestanden). De gemeente maakt geen gebruik van compressie- e/o encryptietechnieken Conclusie Binnen de gemeente bestaat onduidelijkheid over het hebben van vastgesteld beleid ten aanzien van digitaal informatiebeheer en een bewaarstrategie. Er zijn wel afspraken gemaakt, maar deze zijn niet altijd vastgelegd. Aanbevelingen Stel beleid op ten aanzien van het vormen en beheren van digitale archiefbescheiden. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente hanteert de geldende selectielijst voor archiefbescheiden en de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken voor het selecteren en vernietigen van archiefbescheiden. Men maakt vanaf 2010 geen gebruik meer van een aanvullende facultatieve lijst, de zgn. VOS-stukken (Voorselectie Onbelangrijke Stukken). In het metadataschema staat geen bewaartermijn vermeld. Het veld is echter wel beschikbaar. Vernietiging vindt op dossierniveau plaats. Te vernietigen archiefbescheiden worden echter niet altijd op het juiste moment vernietigd. Archiefbescheiden van de huidige gemeente zijn conform de wettelijke vereisten nog niet vernietigd met uitzonderingen van de archiefbescheiden van de voormalige gemeenten Gendringen en Wisch. In de verklaring van vernietiging is de categorie op grond waarvan vernietiging plaatsvindt, niet opgenomen. Van archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen wordt in Corsa het jaar van overbrenging naar de archiefbewaarplaats niet vastgelegd.
Bijlage bij brief 2015 U ÜÜ43/EM/HV De gemeente past vervanging toe van te vernietigen archiefbescheiden op grond van een collegebesluit van 21 februari 2012. Elke drie maanden na scanning vindt vervanging middels feitelijke vernietiging plaats. Dit gebeurt door middel van een permanente machtiging van vernietiging van archiefbescheiden die voor vervanging in aanmerking komen. De afgelopen vijf jaar is het niet voorgekomen dat het college als archiefzorgdrager archiefbescheiden heeft vervreemd. Conclusie Hoewel de gemeente selecteert en bewaart volgens de geldende Vernietigingslijst en Selectielijst lukt ze het niet geheel om te voldoen aan de verplichting van vernietiging. Aanbevelingen Zorg voor tijdige vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 1995 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? Het grootste deel van de archiefbestanden van de gemeente Oude IJsselstreek van 20 jaar en ouder is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en voldoet aan de wettelijke vereisten. De bouw- en milieuvergunningen samen met het tekeningenbestand van RO en gemeentewerken vormen hierop een uitzondering. De bouw- en milieuvergunningen van de voormalige gemeente Wisch vanaf 1920, de milieuvergunningen van de voormalige gemeente Gendringen vanaf 1905 alsmede de tekeningen van RO en gemeentewerken zijn nog niet overgebracht. De reden van het uitstellen van overbrenging ligt in het feit dat deze bestanden zich nog niet in de geordende en toegankelijke staat bevinden. Het college heeft geen machtiging tot opschorting van overbrenging van deze bestanden aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten (GS). Rekening houdend met de wettelijke overbrengingstermijnen zijn de registers van de Burgerlijke Stand zover als mogelijk, overgebracht. Conclusie Over het algemeen voldoet de gemeente aan de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar, behoudens de bouwen milieuvergunningen en tekeningen van RO en gemeentewerken. Deze laatst genoemde bestanden vormen een uitzondering op de wettelijke regel van overbrenging van 20 jaar. Er is aandacht voor de juiste overbrengingstermijnen van de registers van de Burgerlijke Stand.
Bijlage bij brief 2Q15-U-O043/EM/HV Aanbevelingen Bewerk die archiefbestanden die volgens de wettelijke termijn van 20 jaar voor overbrenging in aanmerking komen en zorg voor overbrenging of anders: vraag een machtiging tot opschorting aan bij Gedeputeerde Staten. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De gemeente Oude IJsselstreek heeft haar beheer omtrent de te bewaren archiefbescheiden belegd bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. De archiefbewaarplaats bevindt zich in Doetinchem. GS heeft de archiefbewaarplaats in juli 2012 goedgekeurd. De klimatologische omstandigheden worden voortdurend in de gaten gehouden middels een gebouwbeheersysteem. In de regel vindt tweewekelijks een controlemoment plaats. In het gemeentehuis in Gendringen bevinden zich twee archiefruimten (1 voor DIV en 1 voor Burgerzaken) en een serverruimte. Het is niet vastgesteld of de ruimten voldoen aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen. Twee jaar geleden is de archiefruimte van DIV aangepast aan de wettelijke eisen. De ruimte is voorzien van klimaatbeheersing, brandkleppen zijn geplaatst, deuren worden zoveel mogelijk gesloten en de ruimte is opgeruimd. Regelmatige controle betreffende het klimaat wordt sporadisch uitgevoerd. In de archiefruimte van Burgerzaken is geen klimaatinstallatie aanwezig. Ook andere wettelijk vereiste voorzieningen zijn niet aangebracht. Archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, zoals registers van de Burgerlijke Stand dienen in een goed geoutilleerde archiefruimte te worden bewaard. Dat is nu niet het geval. Bovendien staan de toegangsdeuren tot de archiefruimte van Burgerzaken open. De ruimte wordt ook gebruikt als werkruimte. De gemeente beschikt nog niet over een e-depot voor de bewaring van haar digitale archiefbescheiden. Het Erfgoedcentrum onderzoekt momenteel de mogelijkheden om een e-depot in te richten of aansluiting te zoeken bij andere partijen. Conclusie De archiefruimte bij Burgerzaken voldoet niet aan de wettelijke eisen. De checklist archiefruimte kan worden ingevuld om zekerheid te krijgen welke aanpassingen nodig zijn om aan de wettelijke eisen te voldoen. Of de serverruimte voldoet is niet geheel duidelijk. Voor de bewaarcondities van digitale archiefbescheiden zijn vooralsnog geen voorzieningen getroffen. In de nabije toekomst zal men voor dergelijke archiefbescheiden gebruik kunnen maken van een e-depot-achtige voorziening waarvoor vanuit het Erfgoedcentrum een onderzoek gaande is. T
Bijlage bij brief 2015-U 0043/EM/HV De archiefbewaarplaats van het Erfgoedcentrum voldoet volledig aan de eisen. Aanbevelingen Zorg ervoor dat de archiefruimte die Burgerzaken in gebruik heeft, volledig voldoet aan de wettelijke eisen van een archiefruimte. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Plaats in alle archiefruimten meetapparatuur om de klimatologische omstandigheden te meten en voortdurend te controleren. 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet 1995? Na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats stelt de zorgdrager de verklaring van overbrenging op waarin desgewenst beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen. Archiefbescheiden die hierop betrekking hebben, staan vermeld in de verklaring. Echter de beperkingscriteria zijn niet opgenomen en er vindt geen besluitvorming in het college plaats. Regels omtrent een afwijzing van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden zijn opgenomen in de huisregels van het Erfgoedcentrum. Het Erfgoedcentrum hanteert het Kwaliteitshandvest Dienstverlening van Brain. Conclusie Het college is als zorgdrager in het verleden onvoldoende betrokken geweest bij de besluitvorming omtrent openbaarheidsbeperkingen. Aanbevelingen Stel voortaan het besluit tot beperking van de openbaarheid op de juiste gronden op. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? De gemeente beschikt over een risicoprofiel en een concept beleidsplan rampenbestrijding en risicobeheersing van 14 juni 2011. Op 21 december 2011 zou het beleidsplan worden vastgesteld. Er zijn geen procedures voorhanden met betrekking tot het verplaatsen of veiligstellen van objecten met cultuurhistorische waarden. Voor de digitale archiefbescheiden is er een uitwijk naar de gemeente Doetinchem. 8
Bijlage bij brief 2015-U 0043/EM/HV De gemeente heeft geen veiligheidsplan voor de archiefruimten opgesteld met een calamiteitenplan en ontruimingsplan. Bij het Erfgoedcentrum is een calamiteitenplan 2014 en een gecombineerd BHV-CHVplan (Bedrijfshulpverleningsen collectiehulpverleningsplan) voor de archiefbewaarplaats aanwezig. Bij calamiteiten zullen de archieven uit de archiefbewaarplaats verplaatst worden naar de archiefbewaarplaatsen in de regio, te weten bij de collegaarchiefdiensten van Waterschap Rijn en IJssel, Regionaal Archief Zutphen en Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Conclusie Er zijn geen plannen beschikbaar voor het behouden van analoge archiefbescheiden binnen de gemeentelijke organisatie. Voor digitale informatie is een uitwijk geregeld met de gemeente Doetinchem. Aanbevelingen Stel plannen en procedures op ten aanzien van het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden en laat ze onderdeel uitmaken van de heersende plannen binnen de gemeentelijke organisatie. 10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archief zorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De gemeente heeft inclusief de leidinggevende (leider D) 7,1 fte in het Formatieplan 2015 opgenomen voor DIVmedewerkers. Ook andere medewerkers dan DIV zijn binnen de gemeentelijke organisatie betrokken bij de informatievoorziening en archiefwerkzaamheden. Zij zijn allen goed op de hoogte van interne richtlijnen om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen. Men is van mening dat het kwaliteitsniveau van de medewerkers DIV voldoende is om alle wettelijke taken naar behoren uit te voeren. Uit de begroting 2014 is op te maken dat voor DIV 648.569,70 euro is opgenomen. Ondanks de enorme inzet van de interne organisatie in het algemeen en de DIV-medewerkers in het bijzonder, zijn er sinds de herindeling in 2005 achterstanden ontstaan. Ook het werken in een hybride omgeving zorgt ervoor dat er veel handelingen dubbel moeten worden uitgevoerd. Dat kost tijd. Tijd die ook benut zou kunnen worden om achterstanden in te halen of weg te werken. Volgens een eerste schatting zijn in totaal ruim 1150 uren te besteden aan het wegwerken van de fysieke achterstanden. Voor de digitale archieven en informatie ligt het aantal geschatte uren werk nog hoger. Dat wordt namelijk geschat op 6.224 uur voor het digitaal archiveren van ruim 17.000 cases en 28.693 archiefbescheiden. Zonder ingrijpen zullen achterstanden eerder groeien dan afnemen. Het opstellen -en daarmee uitvoeren- van een planning om de achterstanden weg te werken is een voorwaarde om te kunnen voldoen aan de wettelijke taken.
Bijlage bij brief 2015-U-0043/EM/HV Ook het Erfgoedcentrum kampt met achterstanden in het bewerken van archieven van de gemeente Oude IJsselstreek. Er is 82 m1 archief (opname juli 2013) materieel te verzorgen. De omvang van archieven die nog niet voldoende zijn ontsloten en daarmee beschikbaar zijn voor het publiek bedraagt 167 ml (opname april 2014). Het Erfgoedcentrum is voortdurend bezig om haar achterstanden weg te werken. De provinciale archiefinspectie heeft bij brief van 14 december 2009 aandacht gevraagd voor diverse zaken omtrent het (digitale) archiefbeheer en het overbrengen van archiefbestanden van 20 jaar en ouder. Eveneens is de bezorgdheid uitgesproken over de toenmalige formatie en de kwaliteiten ten aanzien van de toekomst op het gebied van de digitale informatie. Conclusie Sinds de herindeling en de invoering van (deels) digitaal werken heeft de gemeente een achterstand opgelopen in de informatie- en archiefhuishouding. Dat brengt grote risico's met zich mee op het gebied van verantwoording afleggen, juiste informatie beschikbaar stellen en transparant zijn. Hoewel de gemeente mondeling heeft afgesproken dat digitale dossiers volledig zijn, zal daarvoor, gezien de achterstanden bij het archiveren van zo'n 17.000 cases en ruim 28.000 archiefbescheiden, vooralsnog het nodige moeten gebeuren. Door alle achterstanden en de uren die benodigd zijn om de situatie te verbeteren, wordt het lastiger om ook voldoende tijd te vinden in het verbeteren van de huidige situatie en de overstap te maken naar volledig digitaal werken. Het is tevens van belang om een verbeteringsslag in de kwaliteit te bewerkstelligen. Aanbevelingen Stel een planning op om achterstanden op digitaal en analoog archiefgebied weg te werken en voer uit.
Overzicht van archief KPI s met nadere toelichting Inleiding en leeswijzer De volgende pagina s bevatten een overzicht van de archief KPI s met daarbij een uitgebreide toelichting. De toelichting is opgesteld naar aanleiding van het Pilotproject Uitvoering archief KPI s. In dit project zijn zeven gemeenten aan de slag gegaan met het maken van een verslag op basis van het raamwerk van archief KPI s, zoals beschreven in de VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen van 21 juli 2011. Daarbij kwam in de eerste plaats naar voren dat er behoefte was aan een nadere toelichting. Daarnaast kwamen de volgende kritiekpunten naar voren: De beantwoording van de KPI s laat weinig ruimte voor nuances: het is ja of nee. De relatie met de provinciale toezichtcriteria zijn onduidelijk. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen overgebrachte en niet-overgebrachte archieven. Niet ieder aspect heeft in de beleving hetzelfde belang of gewicht; hoe bepaal je hoe de gemeente presteert? Hoe moeten de KPI s worden gemeten? Hoe vergelijk je de score van de gemeente met andere gemeenten? Aan het oorspronkelijke raamwerk van archief KPI s is daarom een aantal aanvullingen gedaan, een normering aangebracht en op onderdelen een stap genomen om de meetbaarheid en vergelijkbaarheid van een aantal KPI s te bevorderen. Hieronder wordt dit toegelicht. Aanvullingen Aan de KPI-vragen zijn naar aanleiding van de evaluatie vijf elementen toegevoegd: de kolom geeft, waar nodig, nadere uitleg over een KPI-subvraag of informatie waar meer uitleg is te vinden; de kolom helpt de invuller op weg om een subvraag genuanceerd te kunnen beantwoorden; Enkele KPI-subvragen zijn niet op wetgeving gebaseerd. Deze zijn in cursief gesteld. de kolom geeft aan of niet voldoen door de Provincie als taakverwaarlozing wordt aangemerkt; de kolom N-O/O geeft aan of een KPI-subvraag beantwoord moet worden voor de niet-overgebrachte archieven (N-O), voor de overgebrachte archieven (O), of voor beide (N-O+O); kernindicatoren Tien KPI-vragen zijn gemarkeerd met een asterisk *. Het gaat daar om kernindicatoren: onderdelen uit de wetgeving die in elk geval op orde moeten zijn bij de gemeente, omdat veel aspecten daarmee samenhangen. Deze betreffen die wettelijke eisen, die voorwaardelijk zijn voor het voldoen aan andere meer gedetailleerde wettelijke eisen. Het gaat om: 2.1 Toepassing kwaliteitssysteem voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden 3.1 Aanwezigheid overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden 3.2 Gebruik metagegevensschema 3.6 Aanwezigheid bewaarstrategie papier en digitaal 5.1 Selectie van archiefbescheiden 5.3 Toepassing vervanging 6.1 Tijdige overbrenging van archiefbescheiden 7.2 Aanwijzing archiefbewaarplaats die aan de eisen voldoet 7.3 Aanwezigheid archiefruimte die aan de eisen voldoet 8.2 Correcte toepassing van openbaarheidbeperkingen De bovengenoemde 10 KPI s zijn opgenomen in Waarstaatjegemeente.nl (zie verder paragraaf 3.3) De wettelijke bepalingen en regels waaraan de gemeenten moeten voldoen, zijn overigens vanuit juridisch oogpunt gezien allemaal van even groot gewicht. Het is van belang dat de gemeente op alle onderdelen de zaken op orde heeft. 1
E-formulier archief KPI s Voor het beantwoorden van de archief KPI s heeft BRAIN een e-formulier ontwikkeld, te downloaden van de website van de VNG. Het e-formulier leidt degene die invult op een gestructureerde manier door de KPI-vragen heen, biedt visualisaties op basis van de antwoorden en maakt het uploaden van gegevens naar Waarstaatjegemeente.nl mogelijk. Gebruikte juridische afkortingen Ab = Archiefbesluit Ar = Archiefregeling Aw = Archiefwet Awb = Algemene wet bestuursrecht BW = Burgerlijk Wetboek Gemw = Gemeentewet Wgr = Wet gemeenschappelijke regelingen De geldende wetsteksten zijn te vinden op www.wetten.nl. 2
Archief Kritische Prestatie Indicatoren Gemeente Oude IJsselstreek Startdatum: 4 oktober 2013 1 e sessie: 25 oktober 2013 2 e sessie: 1 november 2013 3 e sessie: 2 december 2013 4 e sessie: 19 december 2013 5 e sessie: 15 januari 2014 6 e sessie: 7 februari 2014 7 e sessie: 7 maart 2014 8 e sessie: 7 mei 2014 9 e sessie: 21 mei 2014 10 e sessie: 11 augustus 2014 Opsteller: Eleonore Manning (archiefinspecteur ECAL) in samenspraak met Aafke Slutter (adviseur DIV), Mark Heister (Adviseur DIV) 3
Archief KPI s met toelichting 1 lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Nr. KPI-subvragen Grondslag N-O/O 1.1 Verordening archiefzorg a Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de a w art. 30.1 N-O + O gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de Model- archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? verordening LOPAI De meeste gemeenten beschikken over één archiefverordening waarin 1.1 en 1.2 beide zijn opgenomen. Geactualiseerd betekent dat relevante wetgeving in de Archiefverordening is verwerkt. Voor gemeenten houdt dit in dat in ieder geval de Wet Dualisering gemeentelijke medebewindbevoegdheden (2006) moet zijn verwerkt. Als het antwoord ja is: wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Ja, op 15 september 2011 Besteedt deze aandacht aan (het zorgdragen voor): het laten vaststellen van beheervoorschriften Ja, artikel 7: het aanwijzen van beheerders Ja, artikel 3: de aanstelling van voldoende deskundig personeel Ja, artikel 4 de beschikbaarstelling van voldoende middelen Ja, artikel 6 de vervaardiging en bewaring van de archiefbescheiden (nader uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer) Ja, artikel 5 de aanwijzing van de archiefbewaarplaats Ja, artikel 2: de periodieke verslaglegging aan de raad over de uitvoering van de zorg? Ja, artikel 8 Antwoord: De gemeente beschikt over een geactualiseerde door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening. Deze is vastgesteld op 15 september 2011. De deelvragen zijn beantwoord. (Documenten 1.1a en b archiefverordening) b Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? a w art. 30.1 Modelverordening LOPAI N-O + O Antwoord: Nee 1.2 Verordening toezicht archiefbeheer a Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de a w art. 32.2 N-O gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake het Model- toezicht op het bij of krachtens de archiefwet bepaalde ten verordening aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats LOPAI overgebrachte archiefbescheiden? 4
Als het antwoord ja is: wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Ja, 15 september 2011 Besteedt deze aandacht aan: het zorgdragen voor het aanwijzen van de toezichthouder Ja, artikel 9 de informatieverstrekking van beheerders aan de toezichthouder Ja, artikel 11 de informatieverstrekking door de toezichthouder aan de beheerder Ja, artikel 12 de informatieverstrekking door de toezichthouder aan het college? Ja, artikel 12 Antwoord: De gemeente beschikt over een geactualiseerd, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening. Deze is vastgesteld op 15 september 2011. De deelvragen zijn beantwoord. (Documenten 1.1a en b archiefverordening) b Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? a w art. 32.2 Modelverordening LOPAI N-O Antwoord: Nee 1.3 Besluit informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Modelbesluit LOPAI N-O + O - - 5
Het Besluit Informatiebeheer is niet wettelijk verplicht. Wanneer een Besluit aanwezig is, moet dit wel geactualiseerd zijn. Een gemeente kan kiezen voor aparte besluiten voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden in plaats van één Besluit Informatiebeheer. Beheer van de archiefbewaarplaats Als het antwoord ja is: wanneer is het besluit vastgesteld? Ja, deze is vastgesteld op 23 augustus 2011, maar niet ondertekend. Het besluit informatiebeheer is wel vastgesteld in het college. Besteedt dit besluit aandacht aan: de dagelijkse leiding, indien relevant ook in relatie tot de functie van gemeentearchivaris Ja, artikel 3 het laten vaststellen van beheervoorschriften Ja, artikel 6 de overbrenging van archiefbescheiden en indien relevant de verwerving van archieven, collecties en andere documenten Ja, artikel 4 de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden Ja, artikel 3 de beveiliging van archiefbescheiden tegen calamiteiten, diefstal e.d. Ja, artikel 6 de raadpleging en het gebruik van archiefbescheiden Ja, artikel 5 en 6 het onderzoek in de archiefbescheiden Ja, artikel 5 het beschikbaar stellen van archiefbescheiden Ja, artikel 6 de periodieke verslaglegging aan het college betreffende de uitvoering van het beheer? Ja, artikel 7 Beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden Als het antwoord ja is: wanneer is het besluit vastgesteld? Ja, 23 augustus 2011 Besteedt dit besluit aandacht aan: het toekennen van bevoegdheden en het beleggen van de taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het Informatiebeheer Ja, artikel 8 en 9 de organisatorische inrichting van de informatiebeheerfunctie Ja, artikel 9 het vaststellen van beheervoorschriften Ja, artikel 13 en 15 (het waarborgen van) de ordening, duurzaamheid, de authenticiteit en de integriteit en toegankelijkheid van de informatie Ja, artikel 14, 16 en 22 de informatiebeveiliging Ja, artikel 22 de (ver)bouw, inrichting en het beheer van de archiefruimte Ja, artikel 21 de vervanging van informatie Ja, artikel 26 de overdracht, ter beschikking stelling en vervreemding van informatie Ja, artikel 23, 27 en 28 de bewaartermijnen van informatie Ja, artikel 29 de vernietiging van informatie Ja, artikel 29 en 30 de overbrenging van informatie naar de archiefbewaarplaats? Ja, artikel 31 6
Antwoord: De gemeente beschikt over door het college als archiefzorgdrager vastgesteld besluit informatiebeheer. Vaststelling heeft plaatsgevonden in de vergadering van B en W op 23 augustus 2011. Het besluit is echter niet ondertekend. (Documenten 1.3 besluit informatiebeheer) (Documenten 1.3 collegebesluit besluit informatiebeheer) 1.4 Wijziging overheidstaken - Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? a w art. 4 N-O (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? overbrenging of vervreemding. Antwoord: Ja, het college treft voorzieningen. In de laatste vijf jaar heeft overdracht van taken plaatsgevonden. Personeeldossiers van de VNOG, de vrijwillige brandweer en automatisering zijn in kopievorm ter beschikking gesteld. Hiervoor is een verklaring opgesteld en de archieven zijn afgesloten. De verklaring wordt ondertekend door de gemeentesecretaris. Er is geen collegebesluit en de archivaris wordt niet gehoord. (Documenten 1.4 voorbeeld verklaring overdracht) Het in kopievorm ter beschikking stellen van de personeeldossiers van de ODA (Omgevingsdienst Achterhoek) is nog niet voltooid. 1.5 Gemeenschappelijke regelingen a Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin - de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? a w art. 40 N-O 7
Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onder brengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkingsverbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV s en in publiekprivate samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF). Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen bepalingen op over het archiefbeheer? Antwoord: De afgelopen vijf jaar is er een gemeenschappelijke regeling met het ECAL ingesteld. Deze is op 1 juli 2011 in werking getreden. (Documenten 1.5a gemeenschappelijke regeling ECAL) In deze regeling zijn geen voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden opgenomen. Er hebben wijzigingen plaatsgevonden in 2012 en 2013. Deze hebben geen invloed gehad op de voorzieningen omtrent de archiefbescheiden. Ook is er een gemeenschappelijke regeling met de ODA ingesteld. Deze is op 7 november 2012 in werking getreden. (Documenten 1.5a in werking treden ODA) In deze regeling zijn voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden opgenomen. (Documenten 1.5a gemeenschappelijke regeling ODA) Er is een aandeelhoudersovereenkomst met o.a. N.V. Nuon. Er zijn geen bepalingen opgenomen over het archiefbeheer. Er is ook gekeken naar de DRU Cultuurfabriek. De gemeente (College en Raad) staat bovenaan in de beheerorganisatie van de Cultuurfabriek CultuurCluster. In de beheerorganisatie bevindt zich ook een Stuurgroep. Hierin zitten de portefeuillehouders Gietelinck en Financiën. De Stuurgroep bewaakt de voortgang van het bouwproces en de inrichting van de beheerorganisatie en de toekomstige beheerexploitatie tot de oplevering van het complex. Één en ander in nauwe samenwerking met de Stichting Cultuurfabriek DRU. Daarnaast is er een Stichting Cultuurfabriek DRU. Dat is een beleidsvormend bestuur. Veel bestuurlijke bevoegdheden zijn hier neergelegd. De bestuursleden van de Stichting worden benoemd door het college van B&W. In dit bestuur zitten geen college- of raadsleden. Verder heeft de gemeente een Budgetsubsidieovereenkomst gesloten met de Stichting Cultuurfabriek DRU. De documenten die de Stuurgroep en Projectgroepen produceren, worden gearchiveerd in het archief van de gemeente. Besluiten die worden genomen door de Stichting zullen naar waarschijnlijkheid ook in het gemeentearchief belanden, aangezien het college/raad boven in de beheersorganisatie staan. Er zal vermoedelijk sprake zijn van het afleggen van financiële verantwoordelijkheid door de organisatie DRU Cultuurfabriek aan raad/college van B&W. De gemeente houdt zich vooral bezig met het onderhoud aan de buitenkant van de gebouwen. Het gaat dan met name om de gebouwen: DRU Cultuurfabriek, Loonbureau, Afbramerij en SSP-hal. De uitvoering wordt door de stichtingen en SSP zelf gedaan. Jaarstukken worden aan de gemeente overlegd en meerdere keren per jaar vindt overleg plaats. (Documenten 1.5a folder DRU industriepark, p. 12 en 13) b Houdt de zorgdrager een register bij van gemeenschappelijke wgr art. 27 N-O regelingen? 8
Op te vragen bij de gemeentejurist of afdeling juridische zaken van de gemeente. Het register is openbaar. Bevat het register per gemeenschappelijke regeling in ieder geval: de deelnemers; de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst; de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen; het adres en de plaats van vestiging; of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld? Antwoord: De zorgdrager houdt een register bij van gemeenschappelijke regelingen. Deze is niet actueel (versie 27 juni 2007), maar er is wel een overzicht van gemeenschappelijke regelingen en privaatrechtelijke rechtspersonen. (Documenten 1.5b gemeenschappelijke regelingen overzicht 2013-2014) (Documenten 1.5ab register gemeenschappelijke regelingen) Het register bevat per gemeenschappelijke regeling de deelnemers, de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst, de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen, het adres en de plaats van vestiging en of een openbaar of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld. 1.6 Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? a wb Titel 10.1 N-O + O Bijvoorbeeld voor de vervanging van archiefbescheiden. Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen? Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren? Antwoord: De gemeente heeft geen mandaatregeling om namens de zorgdrager besluiten te nemen - betreffende de archiefzorg. Er is wel een mandaatregeling voor de hele organisatie. (Documenten 1.6 collegebesluit mandaatoverzicht en mandaatoverzicht 2013) 1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Bw Boek 6; Gemw art. 160 en 165 N-O + O Denk bij het uitbesteden van archiefbeheerstaken Per geval: Is er een dienstverleningsovereenkomst? of -diensten aan: inhuur personeel; huur Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Zijn extern laten bewerken of restaureren van er maatregelen getroffen in het kader van faillissement, papieren archieven; het laten hosten van digitale beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen? gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5. 9
Antwoord: Er worden op het gebied van inhuur personeel, huur personeel, huur archiefruimte of e-depot, het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven geen archiefbeheerstaken uitbesteed. De gemeentelijke website, intranet en het raadsinformatiesysteem worden gehost door Gemeenteoplossingen. Het digitaal loket wordt gehost door Exxellence Group. Group. Er zijn offertes opgesteld met Gemeenteoplossingen en Exxellence Group. (Documenten 1.7 offerte Exxellence Group) (Documenten 1.7 schematische weergave website 1 en 2) In de getekende offerte van Exxellence Group staat niets vermeld omtrent de wettelijke eindverantwoordelijkheid en welke maatregelen er getroffen worden bij een faillissement e.d. In de niet getekende offerte van Gemeenteoplossingen staat vermeld dat de gemeente eigenaar blijft van de content die zij in de software plaats. Verder zijn er geen maatregelen getroffen in het kader faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen. (Documenten 1.7 offerte gemeenteoplossingen.nl). 2 interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Nr. KPI-subvragen Grondslag N-O/O *2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer a Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te - bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? ar art. 16 Link met NEN- ISO 15489:2001 en ISO 30300 en 30301 N-O + O Antwoord: Nee. Wanneer de archiefverordening en het besluit informatiebeheer worden omgevormd tot kwaliteitsnormen kan er al gesproken worden van een kwaliteitssysteem. Controles moeten dan wel toonbaar en toetsbaar zijn en vastgelegd worden. Er zijn controlelijsten waarin o.a. wordt gekeken of er een behandelaar is toegewezen, het document gescand is, de inhoudsomschrijving en andere metadata zijn ingevuld. Inkomende archiefbescheiden worden wekelijks gecontroleerd, uitgaande archiefbescheiden dagelijks en interne, initiatief archiefbescheiden en raadsvoorstellen maandelijks. In het handboek vervanging op termijn vernietigbare archiefbescheiden wordt de kwaliteit kort besproken. In Documenten 4.1 RODIN, 1.2 is opgenomen dat de organisatie deels in staat is verantwoording af te leggen op basis van toetsbare eisen van een door haar toe te passen kwaliteitssysteem. Dit document is niet actueel en wordt verder besproken in KPI 4.1. b Zo ja, welk systeem? ar art. 16 Link met NEN-ISO 15489:2001 N-O + O 10
Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg (ISO 8402). De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan (bijvoorbeeld NEN 2082) en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden. Voor dit laatste is toepassing van de cirkel van Deming (Plan Do Check Act) courant. Het opstellen van een informatiebeheerplan (bestaande uit de elementen die in de rechterkolom worden opgesomd) kan deel uitmaken van zo n kwaliteitssysteem (zie http://stadsarchief.amsterdam. nl/stadsarchief/over_ons/archiefinspectie/toelichting_ beheerplan.pdf of http://stadsarchief.rotterdam.nl/ informatiebeheer/informatiebeheerplan). Een andere insteek bieden kwaliteitscontrolesystemen, waar men gebruik maakt van het principe van drie verdedigingslinies (lines of defence): het implementeren en gebruiken van interne controlesystemen voor kwaliteitscontrole; het onderzoeken van de effectiviteit van die systemen; en het monitoren van het proces door een externe partij. Besteedt het systeem aandacht aan de volgende punten, en zo ja, hoe uitgebreid? de organisatie van het informatiebeheer (strategisch, tactisch en operationeel) in relatie tot (het informatiebeleid van) de totale organisatie, haar werkprocessen, en (externe) ontwikkelingen die het informatiebeheer raken; de periodieke toetsing van de stand van zaken van het informatiebeheer en verbeterplannen het beleggen en vastleggen van bevoegdheden inclusief (onder)mandatering, verantwoordelijkheden en taken op het terrein van informatiebeheer vastgelegde procedures voor informatiebeheer, zoals voor documentenbehandeling, dossiervorming, en vernietiging of overbrenging (voldoende en voldoende geschoolde) mensen en middelen om het informatiebeheer uit te voeren een correcte uitvoering van het informatiebeheer conform procedures het bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de informatie, met een beschrijving van die informatie, de relatie met de werkprocessen waarop de informatie betrekking heeft, de vindplaats of de applicatie waarin de informatie is opgeslagen, de onderlinge relatie(s) denk aan dossiervorming of de relatie tussen analoge en digitale informatie die op eenzelfde zaak betrekking heeft, de bewaartermijn en andere metadata noodzakelijk voor het beheer op de lange(re) termijn de duurzaamheid, zorg voor authenticiteit en beveiliging van de informatie Antwoord: De gemeente beschikt niet over een kwaliteitssysteem. c Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan ar art. 16; N-O + O de eisen van dat kwaliteitssysteem? Link met NEN-ISO 15489:2001 Is het interne toezicht op het informatiebeheer geregeld? Zo ja, hoe? In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften? Welke functionarissen/ vakdisciplines zijn bij het interne toezicht betrokken? Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats? Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken? Antwoord: N.v.t. 2.2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris a Heeft het college als archiefzorgdrager een a w art. 32.1, 32.2 N-O + O gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het en 32.3 beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? 11