Notulen algemene ledenvergadering VCMS Nijmegen Genodigd Alle leden der VCMS Nijmegen Datum 07-10-2015 Locatie studiecentrum Radboudumc (precieze lokaal volgt) Aanvang 19:30 Aanwezigen: Josianne luijten, Melissa Arron, Laurens Koonen, Cettela Slootmans, Jill Claessen, Anton Loverbos, Sander Geers, Geert van Loon, Bas de Vries, Dogukan Simsek Agenda 1. Opening Josianne opent de vergadering om 19:32. 2. Vaststellen agenda Er zijn geen aanvullingen op de agenda. De agenda wordt vastgesteld zoals deze was verstuurd via de mail en zoals gebruikt in deze notulen. 3. Mededelingen Josianne: Er zijn badges besteld voor de leden met daarop de naam van het lid en de afdeling, die de leden moeten dragen tijdens de activiteiten. Zo kunnen we de leden makkelijk herkennen. Deze zijn ook handig om te dragen tijdens de externe activiteiten, zoals congressen of symposia georganiseerd vanuit VCMS Nederland. Hier zijn geen vragen over vanuit de alv. Wij zijn daarnaast op zoek naar een hand- en spancommissie, omdat wij als bestuur alledrie coschappen lopen. Deze commissie kan dan af en toe de sleutel of andere 1
logistieke zaken voor ons overnemen. De vraag vanuit het bestuur is of er leden bereidwillig zijn om hieraan deel te nemen. Zes leden bieden zich aan: Cettela Slootmans, Jill Claessen, Sander Geers, Geert van Loon, Bas de Vries, Dogukan Simsek. De hand- en spancommissie wordt hiermee vastgesteld bestaande uit bovengenoemde personen. Er zijn geen mededelingen vanuit de alv. Er zijn 10 aanwezigen, er zijn geen machtigingen binnen gekomen. Het quorum wordt vastgesteld op 10. 4. Presentatie beleidsplan Josianne: Op deze dia zie je de speerpunten van onze vereniging. Zijn er bij voorbaat al vragen? De alv heeft vooraf geen vragen. Josianne: Het is onze missie en ons doel om meer onderwijs aan te bieden aan studenten die intrinsiek gemotiveerd zijn om meer van chirurgie te willen leren. Daarnaast willen we jullie inspireren en verdieping aanbieden over bepaalde aspecten van de chirurgie. We trachten dit doel te bereiken door het organiseren van masterclasses, workshop en andere activiteiten, zoals inspiratiesessies van een PhDstudent of van een professor over hoe hij zijn carrièrepad heeft bewandeld. Onze leden zullen bestaan uit geneeskundestudenten, met name in de bachelorfase. Iedereen die geïnteresseerd is, is welkom om te solliciteren. De activiteiten bestaan vooraal uit masterclasses, zoals we afgelopen maandag hebben gehad, en workshops. Workshops, zoals volgende maand bij anesthesiologie, zullen aan bod komen waarin jullie een aantal praktische handelingen zullen leren. We hopen als bestuur ook op den duur een symposium te organiseren, maar het is onduidelijk of dit te 2
verwezenlijken valt. Zijn hier vragen over? Zo niet, dan zal Melissa de begroting presenteren. Melissa: De begroting staat genoemd met kosten en baten op deze dia. De baten bestaan met name uit de contributie en we verwachten subsidie te krijgen voor een bepaalde activiteit vanuit het Radboudumc. Daarnaast is sponsoring nog niet ingecalculeerd, waarvoor we lokale bedrijven zullen aanschrijven. Dit blijft echter een onzekere post en daarom hebben we hier geen bedrag voor genoemd. De kosten die we maken hebben we als volgt begroot. Onder de promotiekosten zullen vooral posters en flyers vallen voor activiteiten. Representatie gaat om reiskosten voor vergaderingen van VCMS Nederland en de badges die we moeten betalen. Dit gaat met name om zaken waarmee wij als VCMS Nijmegen naar buiten toe treden. Daarnaast de posten teambuiliding en activiteiten. Er zijn activiteiten die een groter bedrag zullen kosten. Daar kunnen wij subside voor aanvragen, maar dit zal niet alle kosten dekken. Aan het eind van het jaar willen we graag een symposium organiseren. Over enkele maanden zal hierover een thema bekend zijn. Symposium zal voor niet-leden ook open zijn voor een bepaalde bijdrage. Als lid zal dit waarschijnlijk gratis zijn. Daarnaast nog de kosten voor de bankrekening en contributie aan VCMS Nederland, die wordt besteed aan landelijke activiteiten waar leden van VCMS Nijmegen ook welkom zijn. Dit brengt ons tot de begroting waarin de kosten en baten gelijk zijn aan elkaar. Josianne: Zijn er hier vragen over? Er zijn geen vragen of opmerkingen vanuit de alv. 3
Josianne: Wij trachten samen te werken met verschillende afdelingen en specialisten binnen het Radboudumc. Daarnaast willen wij een adviesraad samenstellen, bestaande uit enkele professoren en stafleden. Zijn hier vragen over? Er zijn geen vragen vanuit de alv 5. Stemming beleidsplan Josianne: Dan gaan we nu over op de stemming van het beleidsplan. Er zijn vier opties: voor, tegen, blanco en onthouding. Willen er mensen anoniem stemmen? Er zijn geen mensen die anoniem willen stemmen Voor: 7 Tegen: 0 Blanco: 3 Onthouding: 0 Hiermee wordt het beleidsplan aangenomen door de alv. 6. Presentatie HR Josianne: Zijn er vooraf opmerkingen over het HR, die wij jullie toegestuurd hebben? Er zijn geen vragen vanuit de alv. Josianne: Dan zullen we nu het HR even kort doornemen. Deze kunnen achter mij op de dia zien. De alv neemt samen met het bestuur het HR door. Er zijn twee zinnen weggevallen onderaan de pagina op pagina 2 en 3. - Op pagina 2 moet dit zijn: 3. Het bestuur is verplicht halverwege het bestuursjaar een algemene vergadering te houden waarin zij verantwoording aflegt over het 4
eerste halfjaar en inzicht geeft in beleidsveranderingen voor het komende halfjaar. - Op pagina 3 moet dit zijn: artikel 6: Commissies Josianne: Volgens de statuten hoeven we tijdens de ALV het HR niet vast te stellen. We wilden het wel eerst aan jullie voorleggen, voordat we het aan VCMS Nederland voorleggen. Zijn er opmerkingen hierover? Er zijn geen opmerkingen vanuit de alv. 7. Presentatie kascontrolecommissie Josianne: We hebben enige tijd geleden aan de leden gevraagd wie er in de kascontrolecommissie zou willen. Hierop hebben we twee reacties ontvangen: Cettela en Sander. Zouden jullie jezelf willen introduceren en vertellen waarom jullie het leuk lijkt om dit te doen? Cettela Slootmans: Ik vind het bij de nieuwe vereniging heel leuk om hieraan mee te werken en om actief te worden binnen de vereniging. Sander Geerts: Ik vind het ook leuk om bij te dragen aan de vereniging en ook omdat er binnen het curriculum niks mee krijgen over het financiele aspect en dit een goede mogelijkheid is om hier wat over te leren. 8. Aanstelling kascontrolecommissie Josianne: Wilt de alv stemmen over de kascontrolecommissie? Normaliter wordt er hierover gestemd, maar zo niet, dan kunnen we de kascontrolecommissie per acclamatie vaststellen. 9. W.v.t.t.k. Josianne: Er zijn geen extra punten op de agenda. 5
10. Rondvraag Josianne: Zijn er nog vragen vanuit jullie? Anton: Kunnen wij volgend jaar ook nog lid blijven? Melissa: Dit is zeker mogelijk. Volgens de statuten kunnen we jullie niet lid af maken. Het is natuurlijk wel zo dat activiteiten in de jaren op elkaar kunnen lijken en dat het nuttiger is voor nieuwe studenten, die lid willen worden. Je betaalt elk jaar contributie door het bedrag over te maken naar onze rekening. We verwachten dat ABN AMRO de bankrekening volgende week opent. Dit heeft helaas wat langer gekost dan gehoopt. Dan heb je een bepaalde termijn om de contributie over te maken. Cettela: Wanneer is de volgende masterclass? Laurens: De volgende masterclass is op 7 december. De volgende activiteit zal een workshop anesthesiologie zijn op 17 en 19 november. De leden worden verdeeld over twee avonden en de indeling zal op voornaam gebeuren. Er kan wel onderling geruild worden, mocht de avond jullie niet uitkomen. Hier krijgen jullie aankomende vrijdag een mail over. Geert: Is het de bedoeling om ongeveer elke maand een activiteit te organiseren? Josianne: Ja, echter wij denken wel om een Heelkunde-lijn erin te verwerken. Dit zouden dan een aantal extra masterclasses inhouden. Melissa: Het komt er op neer dat het 1, soms 2 activiteiten per maand zullen zijn. Er zullen af en toe ook extra activiteiten zijn, waar jullie niet verplicht aanwezig hoeven te zijn. 6
Sander: Ik vond het congres voor cardio-thoracale chirurgie een hele mooie activiteit. Zal dat vaker terugkomen? Melissa: Dat kunnen wij niet zeggen, omdat dit vanuit VCMS Nederland georganiseerd is. De kans is wel vrij groot dat dit jaar nog een keer zal plaatsvinden. Cettela: Er stond ergens dat je af en toe iets moet voorbereiden over een masterclass of workshop? Melissa: Dat komt waarschijnlijk wel, alleen is het voor ons niet vaak makkelijk welk artikel geschikt is. Het is bedoeld om ervoor te zorgen dat iedereen een goed startniveau heeft. Josianne: Het is ook afhankelijk van de specialisten, omdat sommige specialisten het heel uitgebreid vertellen. Als we literatuur toesturen, zal dit wel behapbaar zijn Melissa: In december hebben we KNO, dat is een specialisme die in ieder geval bij mij weinig verbeelding oproept en waar we hopelijk enkele artikelen ter voorbereiding kunnen opsturen. Josianne: Zijn er nog meer vragen? Er zijn verder geen vragen vanuit de alv. Laurens: Ik heb nog wel een vraag: wat zouden jullie graag willen zien als activiteit? Anton: Tijdens elective course was er een arts die chirurgische technieken in de snijzaal uitlegde en mochten de studenten zelf oefenen. Josianne: We hebben contact gelegd met de afdeling anatomie. Daar zullen we een dergelijke activiteit mee proberen te organiseren. Sander: Bij een film van een operatie hoe de chirurg dan precies te werk gaat. Daarnaast ook praktisch wat doen in plaats van alleen te luisteren. 7
Jill: Komt plastische chirurgie nog aan bod? Laurens: We hebben verschillende plastisch chirurgen gemaild, maar naast de andere afdelingen die allemaal enthousiast hebben gereageerd, heeft de plastische chirurgie helaas niet gereageerd. We zullen dit wel nog proberen. Dogukan: Komt er ook iets over anesthesiologie? Josianne: De eerstvolgende activiteit in november zal een workshop rondom anesthesiologie zijn. Anton: Zal hier ook een arts bij aanwezig zijn? Josianne: Ja. Een patiëntencasus spreekt de alv aan tijdens de activiteiten, zoals afgelopen maandag bij prof. Bartels en dr. Hosman. Melissa: Vonden jullie het niveau niet te hoog bij deze activiteit? Cettela: Ik voelde me af en toe wel een beetje dom, kon het wel volgen, maar niet echt meedoen. Melissa: Ik kan dat me goed voorstellen, want ik vond het zelf ook een aardig niveau. Schaam je niet als je het niet begrijpt en voel je vooral niet dom. De artsen zijn helaas niet happig om hun presentatie te overhandigen ter voorbereiding. Literatuur zou wel kunnen. Anton: Ik kon de neurochirurg af en toe niet goed verstaan. Melissa: Als het niet te verstaan is, kun je het gewoon vragen om wat harder te praten of dat er iets van geluidsversterking geregeld kan worden. Sander: Er was ook iets van een woordenlijst vooraf? 8
Josianne: De lijst gaat over ons curriculumdeficit wat we hebben vastgesteld, voordat we naar de chirurgen gingen. Hier hebben we per blok in het blokboek gekeken wat er aan bod komt. Dit is meer voor ons om naar buiten te treden dat de vereniging nut heeft en een toevoeging is. Verder zijn er geen vragen meer vanuit de alv. 11. Sluiting Josianne sluit de vergadering om 20:05. 9