ARCHIEF VAN DE KONINKLIJKE MUSEA VOOR KUNST EN GESCHIEDENIS ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 13 ARCHIEF VAN DE KONINKLIJKE MUSEA VOOR KUNST EN GESCHIEDENIS ARCHIEFSELECTIELIJST 2008 door Geert LELOUP Brussel 2008

ARCHIEF VAN DE KONINKLIJKE MUSEA VOOR KUNST EN GESCHIEDENIS ARCHIEFSELECTIELIJST 2008 door Geert LELOUP Brussel 2008

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

6

LIJST VAN AFKORTINGEN AERE AIP ARA ACGD ASGD BCOJ BIHCS BOC B.S. Bijl. B.S. btw CAGD CAL CBOE CBFE DWTC EGKE ESKE FAGD FCFO FERE FWI FWO IBHEC Association égyptologique Reine Élisabeth Association Internationale de Papyrologues Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Assyriologisch Centrum Georges Dossin Assyriologische Stichting Georges Dossin Belgisch Comité voor Opgravingen in Jordanië Belgisch instituut voor hoge Chinese studiën Basisoverlegcomité Belgisch Staatsblad Bijlagen van het Belgisch Staatsblad belasting op de toegevoegde waarde Centre Assyriologique Georges Dossin Centraal Iconografisch Archief van Nationale Kunst en Centraal Laboratorium der Belgische Musea Comité voor Belgische opgravingen in Egypte Comité belge des fouilles en Egypte Federale Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele aangelegenheden Egyptologisch Genootschap Koningin Elisabeth Egyptologische Stichting Koningin Elisabeth Fondation Assyriologique Georges Dossin Fonds voor Collectief en Fundamenteel Onderzoek Fondation égyptologique Reine Elisabeth Federale Wetenschappelijke Instelling Fonds Wetenschappelijk Onderzoek Institut belge des hautes études chinoises 7

Lijst van afkortingen ICC ICT IvA KIK KLM KMKG KMMA KMSKB MIM (1) MIM (2) MNOC MRA OGHB POD RSZ SAB VED vso vzw Islamitisch en Cultureel Centrum van België Information and Communication Technologies Instituut voor Amerikanistiek Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium Koninklijk Legermuseum Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis Koninklijk Museum voor Midden-Afrika Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België Musée des Instruments de Musique Muziekinstrumentenmuseum Ministerie van Nationale Opvoeding en Cultuur Musicological Research Association Office Généalogique et Héraldique de Belgique Programmatorische Overheidsdienst Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Société des Américanistes de Belgique Vrienden van de Educatieve Dienst vennootschap met sociaal oogmerk vereniging zonder winstoogmerk 8

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve. De Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis weten op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk Datering Bewaartermijn Def. De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin het archief. De archiefstukken wordt zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. De bewaartermijn wordt bepaald door de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis kan deze termijnen immers te allen tijde opnieuw bekijken. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie opgenomen. 9

DIRECTIE EN DIENSTEN REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER DIRECTIE Datering Bewaartermijn Agenda s van de briefwisseling 1859-heden 5 jaar Briefwisseling (ongeordend en gefragmenteerd) 1859-1891 verstreken Briefwisseling (chronologisch geordend) 1891-1898 verstreken Briefwisseling (alfabetisch geordend op familienaam) 1898-1913 verstreken Briefwisseling met het wetenschappelijk personeel (alfabetisch geordend op familienaam) 1897-1913 verstreken Briefwisseling (geordend op volgnummer) 1903-1946 verstreken Briefwisseling (ongeordend en gefragmenteerd) 1955-1959 verstreken Briefwisseling (chronologisch geordend) 1955-1961 verstreken Deze reeks bevat hoofdzakelijk formele en protocollaire briefwisseling (felicitaties, condoleances). Dienstnota s (oudere ongeordend en gefragmenteerd) 1911-heden 10 jaar 10

Dossiers inzake de organisatie en interne werking (ongeordend en gefragmenteerd) 1838-1918 verstreken Deze reeks handelt voornamelijk over het reglement, het organigram, de relatie met de voogdijbesturen... Dossiers inzake de organisatie en interne werking (geordend op dienst of departement) 1980-heden 10 jaar Dossiers inzake het beheer van het fonds «Per Musea» 1990-heden 10 jaar Dossiers inzake de praktische lessen archeologie 1903-1950 verstreken Dossiers inzake de coördinatie van de samenwerking met binnenlandse en buitenlandse musea, verenigingen, tentoonstellingsorganisatoren, universiteiten, wetenschappelijke instellingen, onderzoekscentra, stichtingen en andere instellingen (oudere ongeordend en gefragmenteerd) 1880-heden 10 jaar structurele samenwerkingsinitiatieven, overige vernietigen Jaarverslagen (oudere ongeordend en gefragmenteerd) 1860-heden 10 jaar Driemaandelijkse verslagen van het wetenschappelijke personeel (deels ongeordend en gefragmenteerd) 1904-1950 verstreken Jaarverslagen van het wetenschappelijke personeel 1973-1996 10 jaar selecteren De jaarverslagen enkel en met het jaar 1988, aangezien deze individuele jaarverslagen vanaf het jaar 1989 in het jaarverslag van de instelling werden opgenomen. 11

Dossiers inzake de organisatie van bezoeken, bezoekersaantallen, openingsuren en klachten van bezoekers 1983-heden 10 jaar Gulden Boek van het Bellevuemuseum 1978-1994 verstreken Notulen en bijhorende stukken van de Bestuurscommissie 1860-1860 verstreken Notulen en bijhorende stukken van de Commissie van Toezicht (oudere ongeordend en gefragmenteerd) Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Oude Kunstnijverheden en Oudheden Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Monumentale en Industriële Kunst Dossiers inzake de organisatie en interne werking van de afdeling Monumentale en Industriële Kunst Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Decoratieve Schilderkunst Dossiers inzake de organisatie en interne werking van de afdeling Decoratieve Schilderkunst Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Oudheid 1878-1969 verstreken 1894-1905 verstreken 1899-1914 verstreken 1890-1920 verstreken 1891-1911 verstreken 1891-1906 verstreken 1913-1940 verstreken 12

Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Kunstnijverheid Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Wapens en Wapenuitrustingen 1914-1931 verstreken 1912-1929 verstreken Notulen en bijhorende stukken van de Wetenschappelijke Raad 1981-heden 10 jaar Notulen en bijhorende stukken van de Commissie voor het Beheer van het Eigen Vermogen (oudere ongeordend en gefragmenteerd) Notulen en bijhorende stukken van de Beheerscommissie van de Groepering Musea en van de Beheerscommissie van de Pool Musea 1933-1986 verstreken 1987-heden 10 jaar Notulen en bijhorende stukken van de Directieraad 1999-heden 10 jaar Notulen en bijhorende stukken van de Aankoopcommissie 2000-heden 10 jaar Notulen en bijhorende stukken van de vergadering van het wetenschappelijk personeel 1988-1998 10 jaar Notulen en bijhorende stukken van de vergadering van de diensthoofden 2001-heden 10 jaar Notulen en bijhorende stukken van de Jury van Werving en Bevordering en de Commissie van Werving en Bevordering 1982-heden 10 jaar Notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité (BOC) 1988-heden 10 jaar 13

Notulen en bijhorende stukken van de Technische Vergadering 1993-1998, 2005-heden 10 jaar Notulen en bijhorende stukken van de Commissie Beveiliging Verzamelingen 1997-2000 10 jaar Notulen en bijhorende stukken van het College der Hoofden van de Wetenschappelijke Inrichtingen en het College van Instellingshoofden van de Federale Wetenschappelijke Instellingen («College der Directeurs») Notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid 1990-2005 10 jaar vernietigen 2005-heden 10 jaar vernietigen Notulen en bijhorende stukken van de Hoge Raad Technisch Onderwijs 1905-1914 verstreken vernietigen De originelen worden reeds bewaard in het Algemeen Rijksarchief. REEKSEN JURIDISCHE ONDERSTEUNING EN ADVIES JURIDISCHE DIENST Datering Bewaartermijn Dossiers inzake juridische ondersteuning (geordend op «A(rchief)»-volgnummer) 2001-heden 10 jaar REEKSEN FINANCIEEL BEHEER BOEKHOUDING Datering Bewaartermijn Dossiers inzake begrotingen en begrotingswijzigingen (oudere ongeordend en gefragmenteerd) 1860-heden 15 jaar Dossiers inzake bijzondere kredieten 1861-1883 verstreken Registers van de uitgaven 1901-1910 verstreken 14

Grootboeken 1904-1956, 2002-heden 15 jaar Dagboeken 1902-1953 verstreken Kasboeken voor de verkoop van toegangskaarten 1924-1948 verstreken Voorschotregisters 1950-1975 verstreken Dossiers inzake de rekening en verantwoording in uitvoering van art. 15 van de Wet van 29 oktober 1846 (chronologisch geordend) 1855-1988 verstreken Deze reeks handelt over de uitgaven voor personeel, materiaal en de aankoop van collecties en wordt in de periode 1909-1945 opgedeeld in een reeks dossiers inzake de uitgaven voor personeel en een reeks dossiers inzake de uitgaven voor materiaal en de aankoop van collecties. Bestelbonnen (vanaf 2002 geordend op volgnummer PIA) 2000-heden 15 jaar vernietigen Facturen (geordend op volgnummer betaling) 1974-2001 15 jaar selecteren Facturen (geordend op begrotingsartikel) 1993-2001 15 jaar selecteren Facturen (geordend op volgnummer PIA) 2002-heden 15 jaar selecteren De originele facturen met betrekking de aankoop van de duurzame goederen en de collecties (art. 74) en de originele facturen met betrekking de renovaties (art. 12.01), de overige vernietigen. Kasstukken 2000-heden 15 jaar vernietigen 15

Rekeninguittreksels (vanaf 2002 geordend op volgnummer PIA) 1992-heden 15 jaar vernietigen Dossiers inzake de btw-aangiften 2000-heden 15 jaar vernietigen Databank voor boekhoudkundig en financieel beheer (Microsoft Access) 1997-2001 15 jaar Databank voor boekhoudkundig en financieel beheer (PIA, Oracle) 2002-heden 15 jaar Jaarrekeningen 1987-heden 15 jaar Dubbels van contracten met derden 2000-heden 5 jaar na beëindiging contract REEKSEN FINANCIEEL BEHEER EIGEN VERMOGEN Datering Bewaartermijn Dossiers inzake het financieel beheer van het Eigen Vermogen (met facturen, rekeninguittreksels, wissels...) 1933-1969 verstreken vernietigen Grootboeken van het Eigen Vermogen 1936-1956 verstreken Dagboeken van het Eigen Vermogen 1921-1956, 1975-1982 verstreken Inkoopboek van het Eigen Vermogen 1970-1987 verstreken vernietigen Verkoopboek van het Eigen Vermogen 1970-1987 verstreken vernietigen Postchequerekeningregister van het Eigen Vermogen 1975-1989 verstreken vernietigen 16

Portregisters van het Eigen Vermogen 1981-1987 verstreken vernietigen Facturen van het Eigen Vermogen 1973-1988 verstreken vernietigen Rekeninguittreksels van het Eigen Vermogen 1973-1974 verstreken vernietigen Registers van verzonden foto s van het Eigen Vermogen 1943-1968 verstreken vernietigen Registers van verzonden postkaarten van het Eigen Vermogen 1942-1968 verstreken vernietigen REEKSEN MATERIEEL BEHEER TECHNISCHE DIENSTEN Datering Bewaartermijn Dossiers en plannen inzake de verwerving, de bouw, de inrichting, het onderhoud, de renovatie, de restauratie en/of de beveiliging van de terreinen en de gebouwen (grotendeels ongeordend en gefragmenteerd) dossiers: 1844-1999 plannen: 1909-1970 10 jaar selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken betreffende structurele en ingrijpende werken ( niet uitgevoerde voorontwerpen, «as built» plannen, maquettes, foto's, bestekken, weerhouden offertes, goedkeuringsbeslissingen, opleveringsstukken ), de overige stukken vernietigen. Dossiers inzake het telefoonnetwerk 1891-1912, 1983-1988 verstreken vernietigen Inventaris van materieel en meubilair - dossiers (chronologisch geordend) 1859-1897 verstreken - registers (geordend op volgnummer) 1934-1970 verstreken 17

- registers (geordend per lokaal) 1934-1953 verstreken - plakkaten (geordend per lokaal) 1951-1951 verstreken vernietigen Notulen en bijhorende stukken van de Commissie voor de inrichting en het gebruik van het Jubelparkpaleis en de Kunstberg verbonden aan het Ministerie van Openbare Werken Notulen en bijhorende stukken van de Commissie voor de verlichting van musea en van kunstwerken verbonden aan de vzw Belgisch Nationaal Comité voor Verlichtingskunde 1919-1924 verstreken 1950-1954 verstreken Dossiers inzake de organisatie van en de procedures voor de bewaking 1996-1998 verstreken Beurtlijsten en verslagen van de bewakers 1912-1999 verstreken selecteren De verslagen met betrekking opmerkelijke voorvallen, de overige stukken vernietigen. REEKSEN MATERIEEL BEHEER ECONOMAAT Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de levering van goederen en diensten (meubilair, kantoorbenodigdheden, laboratoriummateriaal, werktuigen...) Orderboeken voor de levering van goederen en diensten (meubilair, kantoorbenodigdheden, laboratoriummateriaal, werktuigen...) Steekkaarten inzake de levering van goederen en diensten (meubilair, kantoorbenodigdheden, laboratoriummateriaal, werktuigen...) 1887-1968 verstreken vernietigen 1927-1953 verstreken vernietigen 1962-1990 verstreken vernietigen 18

Voorschotregisters voor de levering van goederen en diensten (meubilair, kantoorbenodigdheden, laboratoriummateriaal, werktuigen...) Dubbels van bestelbonnen voor de levering van goederen en diensten (meubilair, kantoorbenodigdheden, laboratoriummateriaal, werktuigen...) Leveringsbonnen voor de levering van goederen en diensten (meubilair, kantoorbenodigdheden, laboratoriummateriaal, werktuigen...) 1911-1933 verstreken vernietigen 1954-heden 5 jaar vernietigen 2005-heden 5 jaar vernietigen Maandelijkse staten met opgave kopieaantallen van de kopieerapparaten 2000-heden 10 jaar vernietigen REEKSEN PERSONEELSBEHEER PERSONEELSDIENST Datering Bewaartermijn Briefwisseling en formulieren inzake spontane sollicitaties (oudere ongeordend en gefragmenteerd) 1877-1994 2 jaar vernietigen Dossiers inzake de aanwerving en bevordering van personeelsleden 1976-1982 20 jaar selecteren De processen-verbaal, deelnemerslijsten, vragen en uitslagen, de overige stukken vernietigen. Stukken betreffende het administratief en het financieel statuut van het personeel (deels ongeordend en gefragmenteerd) Eensluidende afschriften van koninklijke en ministeriële besluiten houdende de benoeming, de loonsverhoging, de disponibiliteit en het ontslag van personeelsleden (chronologisch geordend) 1853-1998 15 jaar 1879-1951 verstreken Opgaven der wijzigingen van personeelsleden 1926-1946 verstreken vernietigen 19

Dossiers inzake het personeelsplan 2005-heden 3 jaar Dossiers inzake de organisatie van opleidingen voor het personeel 2006-heden 5 jaar Afwezigheidregisters 1936-1940 verstreken vernietigen Aanwezigheidslijsten, puntinglijsten en prikkloklijsten 1977-1994 verstreken vernietigen Prikklokdatabank (Unitime) 2004-heden 3 jaar vernietigen Verlofkaarten en verloffiches (deels ongeordend en gefragmenteerd) 1973-1999 verstreken vernietigen Verlofdatabank (Unitime) 2004-heden 3 jaar vernietigen Personeelslijsten van personeelsleden 1980-heden 110 jaar na geboortedatum personeelslid Personeelssteekkaarten van personeelsleden 1985-heden 110 jaar na geboortedatum personeelslid 20

Personeelsdatabank van personeelsleden (Microsoft Access) 1990-heden 110 jaar na geboortedatum personeelslid Personeelsdossiers (geordend op volgnummer) 1856-heden 110 jaar na geboortedatum personeelslid Deze personeelsdossiers worden in drie verschillende op volgnummer geordende reeksen bewaard. Sommige dossiers dienen opnieuw samengesteld te worden. Een personeelsdossier zou vijf jaar na de pensionering of het vertrek van het betrokken personeelslid geschoond kunnen worden, waarbij de volgende documenten verwijderd kunnen worden: geneeskundige attesten, verlofkaarten en verloffiches Jobstudentendossiers 1997-heden 5 jaar vernietigen Dossiers inzake de bijdragen voor de Weduwen- en Wezenkas 1867-1924 verstreken vernietigen Notulen en bijhorende stukken van de Onderzoekscommissie (voor onderzoek van gedrag personeelsleden tijdens de Eerste Wereldoorlog) 1919-1919 verstreken REEKSEN ICT-BEHEER ICT-DIENST Datering Bewaartermijn Notulen en bijhorende stukken van de maandelijkse vergaderingen 2004-heden 2 jaar Dossiers inzake de aankoop en de levering van ICT-technologie 2004-heden 15 jaar vernietigen 21

Back-uptapes met gegevens van servers, databanken en e-mailverkeer 2006-heden 6 maanden vernietigen REEKSEN COÖRDINATIE COLLECTIEBEHEER Datering Bewaartermijn Briefwisseling betreffende de (mogelijke) aankoop, schenking, legatering of ruil van collecties 1835-heden 10 jaar Formulieren van de te koop, schenking of ruil aangeboden collecties 1904-1908, 1928-1962 verstreken Aanwinstenformulieren van de collecties 1901-1929 verstreken Aanwinstendossiers van de via aankoop verworven collecties (geordend op volgnummer) 1898-1989 Aanwinstendossiers van de via aankoop verworven collecties (geordend per departement) 1970-1998 Aanwinstendossiers van de via schenking, legaat, ruil of bruikleen verworven collecties (geordend op volgnummer) 1901-1960 Deze reeks handelt na 1960 over uitgaande bruiklenen. Zie ook de lager in de lijst omschreven reeks. Aanwinstendossiers van de via aankoop, schenking of legaat verworven collecties 1982-heden Deze reeks vertoont lacunes. Voor meer informatie, zie hoofdstuk over archiefvorming en archiefbeheer. Aanwinstendossiers van de collecties van het Hallepoortmuseum 1909-1926 22

Aanwinstenregisters van de collecties («algemene inventarissen») 1848-heden Deze reeks vertoont lacunes. Voor meer informatie, zie hoofdstuk over archiefvorming en archiefbeheer. Aanwinstenregisters van de via schenking of legaat verworven collecties 1874-1917 Deze reeks vertoont lacunes. Voor meer informatie, zie hoofdstuk over archiefvorming en archiefbeheer. Steekkaartencatalogus van de collecties (houten steekkaartenkast) - deel geordend op domein: beeldhouwwerk, meubels, leder, zegels - deel geordend op legataris: Godschalk, Ravenstein, Vermeersch. [20 ste eeuw] verstreken - deel geordend op volgnummer "Fonds Musées". - deel geordend op volgnummer van de schenkingen. Steekkaartencatalogus van de collecties (metalen steekkaartenkast) - deel geordend op naam van de schenker, legataris of verkoper. - deel geordend op type object: bord, vaas, zegel - deel geordend op type materiaal: zilver, steen, ijzer, porselein, faience - deel bewaargevingen - deel geordend op legataris: Ravenstein, Godschalk, Lohest, Evenepoel en Vermeersch. [20 ste eeuw] verstreken Deze steekkaarten verwijzen naar het nummer van het aanwinstenregister («algemene inventaris») en/of naar het nummer van de afdeling en soms naar het nummer van het aanwinstendossier. 23

Centrale databank van de collecties (MuseumPlus) 2007-heden Briefwisseling betreffende uitgaande bruiklenen van collecties (chronologisch geordend) Formulieren van uitgaande bruiklenen van collecties (geordend op volgnummer) Dossiers inzake uitgaande bruiklenen van collecties (geordend op volgnummer, vanaf 2003 geordend op jaar en volgnummer) 1856-1892 verstreken 1958-1977 verstreken 1960-heden 1 jaar Deze reeks handelt vóór 1960 over via schenking, legaat, ruil of bruikleen verworven collecties. Zie ook de hoger in de lijst omschreven reeks. Dossiers inzake langdurige uitgaande bruiklenen van collecties en vitrines aan overheidsinstellingen en kerkelijke instellingen (geordend op volgnummer) 1929-heden 1 jaar na beëindiging bruikleen Dossiers inzake de verzekering van collecties gedurende hun restauratie (geordend op volgnummer) Briefwisseling inzake de aanvragen reproductie van collecties (chronologisch geordend) 2000-heden 1 jaar 1856-1892 verstreken Dossiers inzake de diefstal van collecties 1909-1960 verstreken Briefwisseling met betrekking ongevallen met collecties 1968-1984 verstreken 24

Dossiers inzake de door het Verdrag van Saint-Germain-en-Laye gestipuleerde teruggave van de collectie wapens en wapenuitrustingen van het Arsenaal in Brussel, in 1794 weggevoerd door de Oostenrijkers 1918-1924 verstreken REEKSEN COLLECTIERESTAURATIE RESTAURATIEATELIER Datering Bewaartermijn Dubbels van bestelbonnen 1996-heden 5 jaar vernietigen Dossiers inzake tewerkgestelde stagairs 1983-heden 5 jaar vernietigen Lijsten van restauraties van collecties («Demandes d'intervention») 1983-heden Verslagen van restauraties van collecties («Demandes d'intervention») 1983-heden Foto's van te restaureren en gerestaureerde collecties 2003-heden 5 jaar REEKSEN COÖRDINATIE TENTOONSTELLINGEN DIRECTIE Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de coördinatie van de organisatie van permanente of tijdelijke tentoonstellingen 1902-heden 10 jaar Dossiers inzake de medewerking aan tentoonstellingen 1867-heden 10 jaar 25

REEKSEN PERMANENTE TENTOONSTELLINGEN MUSEOLOGISCHE DIENST Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de organisatie van permanente en tijdelijke tentoonstellingen en hun didactische omkadering (geordend per project) 2000-heden 10 jaar selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken (briefwisseling, verslagen, bestekken, weerhouden offertes, draaiboek, zaalteksten, luisterteksten, foto's, tekeningen ), de overige vernietigen. REEKSEN TIJDELIJKE TENTOONSTELLINGEN DIENST TIJDELIJKE TENTOONSTELLINGEN Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de organisatie van tijdelijke tentoonstellingen (geordend per tentoonstelling) 1988-heden 20 jaar selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken (briefwisseling, verslagen, bestekken, weerhouden offertes, bruikleengegevens, zaalteksten, luisterteksten, foto's, tekeningen ), de overige vernietigen. Affiches, brochures, folders en uitnodigingen (geordend per tentoonstelling) 1990-heden 20 jaar REEKSEN COÖRDINATIE WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK DIRECTIE Datering Bewaartermijn Dossiers inzake wetenschappelijke zendingen (deels ongeordend en gefragmenteerd) 1859-1995 verstreken 26

REEKSEN PERS EN COMMUNICATIE - COMMUNICATIEDIENST Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de algemene communicatie (oudere ongeordend en gefragmenteerd) 1925-heden 10 jaar selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken met betrekking het communicatiebeleid (nota's, briefwisseling verslagen ), de overige vernietigen. Dossiers inzake de promotie van de permanente tentoonstellingen 1995-heden 10 jaar Dossiers inzake de promotie van de tijdelijke tentoonstellingen 1995-heden 10 jaar Dossiers inzake de public relations 2000-heden 10 jaar Brochures en folders 1996-heden 5 jaar Affiches 2000-heden 5 jaar 1 exemplaar 1 exemplaar Films 1995-heden 5 jaar Website 2006-heden ingrijpende aanpassing Persknipsels (chronologisch geordend) 1968-heden 2 jaar selecteren De persknipsels met betrekking de instelling, de overige vernietigen. 27

Persknipselmappen («Pressbooks», per tentoonstelling) 1995-heden 5 jaar 1 exemplaar REEKSEN ZALENVERHUUR DIENST ZALENVERHUUR Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de terbeschikkingstelling of verhuur van zalen voor de organisatie van congressen, colloquia, banketten, externe tentoonstellingen... (geordend per evenement) Dubbels van facturen voor de terbeschikkingstelling of verhuur van zalen voor de organisatie van congressen, colloquia, banketten, externe tentoonstellingen... (chronologisch geordend) Briefwisseling inzake de promotie van de terbeschikkingstelling of verhuur van zalen voor de organisatie van congressen, colloquia, banketten, externe tentoonstellingen... in gespecialiseerde publicaties Foto's van de in de terbeschikkinggestelde of verhuurde zalen gehouden congressen, colloquia, banketten, externe tentoonstellingen... 1972-heden 15 jaar vernietigen 2001-heden 15 jaar vernietigen 2001-heden 15 jaar vernietigen 2003-heden 15 jaar REEKSEN FRANSTALIGE EDUCATIE - SERVICE ÉDUCATIF ET CULTUREL (zie ook het hoofdstuk over de vzw Diffusion Culturelle) Datering Bewaartermijn Verslagen van de vergaderingen 1984-1995 10 jaar Jaarverslagen 2000-2003 10 jaar vernietigen Deze jaarverslagen bevatten dezelfde informatie als de jaarverslagen van de instelling. Briefwisseling inzake spontane sollicitaties 2000-heden 3 jaar vernietigen 28

Personeelsdossiers van tijdelijke gidsen 2000-heden 5 jaar vernietigen Dubbels van facturen voor tijdelijke gidsen (alfabetisch geordend op familienaam van de tijdelijke gids) 2000-heden 3 jaar vernietigen Databank voor reservatie van rondleidingen en museumateliers (Vista) 2003-heden 5 jaar Briefwisseling inzake de reservatie en betaling van rondleidingen voor permanente tentoonstellingen (chronologisch geordend) Briefwisseling inzake de reservatie en betaling van rondleidingen voor tijdelijke tentoonstellingen (geordend per tijdelijke tentoonstelling) 2000-heden 5 jaar vernietigen 2000-heden 5 jaar vernietigen Dossiers inzake de organisatie van museumateliers en workshops 1971-heden 10 jaar selecteren Dossiers inzake de redactie van bezoekersgidsen, brochures, folders 2000-heden 5 jaar selecteren Dossiers inzake de organisatie van lezingen, evenementen, excursies 2000-heden 10 jaar selecteren Dossiers inzake de organisatie van het Museum voor Blinden 1970-heden 10 jaar selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken (richtlijnen, verslagen, foto's ), de overige vernietigen. De inhoudelijk belangrijke stukken (verslagen, foto's ), de overige vernietigen. De inhoudelijk belangrijke stukken (verslagen, foto's ), de overige vernietigen. De inhoudelijk belangrijke stukken (briefwisseling, verslagen, bestekken, weerhouden offertes, bruikleengegevens, zaalteksten, luisterteksten, foto's, tekeningen ), de overige vernietigen. 29

Dossiers inzake de tewerkstelling en evaluatie van stagiairs 2005-heden 5 jaar vernietigen REEKSEN NEDERLANDSTALIGE EDUCATIE - EDUCATIEVE EN CULTURELE DIENST (zie ook het hoofdstuk over de vzw Vrienden van de Educatieve Dienst) Datering Bewaartermijn Verslagen van de vergaderingen 1984-heden 10 jaar Jaarverslagen 1986-2003 10 jaar Deze jaarverslagen bevatten meer gedetailleerde informatie dan de jaarverslagen van de instelling. Briefwisseling inzake spontane sollicitaties 1992-heden 3 jaar vernietigen Personeelsdossiers van tijdelijke gidsen 1992-heden 5 jaar vernietigen Dubbels van facturen voor tijdelijke gidsen 1992-heden 5 jaar vernietigen Registers voor de reservatie van rondleidingen 1994-2003 5 jaar vernietigen Databank voor reservatie van rondleidingen en museumateliers (Vista) 2003-heden 5 jaar Briefwisseling inzake de reservatie en betaling van rondleidingen voor permanente tentoonstellingen (chronologisch geordend) Briefwisseling inzake de reservatie en betaling van rondleidingen voor tijdelijke tentoonstellingen (geordend per tijdelijke tentoonstelling) 1999-heden 5 jaar vernietigen 1998-heden 5 jaar vernietigen Dossiers inzake de organisatie van museumateliers en workshops 1985-heden 10 jaar selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken (richtlijnen, verslagen, foto's ), de overige vernietigen. 30

Dossiers inzake de redactie van bezoekersgidsen, brochures, folders 1992-heden 5 jaar selecteren Dossiers inzake de organisatie van lezingen, evenementen, excursies 1992-heden 10 jaar selecteren Dossiers inzake de organisatie van het Museum voor Blinden 1984-heden 10 jaar selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken (verslagen, foto's ), de overige vernietigen. De inhoudelijk belangrijke stukken (verslagen, foto's ), de overige vernietigen. De inhoudelijk belangrijke stukken (briefwisseling, verslagen, bestekken, weerhouden offertes, bruikleengegevens, zaalteksten, luisterteksten, foto's, tekeningen ), de overige vernietigen. Dossiers inzake de tewerkstelling en evaluatie van stagiairs 1992-heden 5 jaar vernietigen REEKSEN BEHEER CENTRALE BIBLIOTHEEK Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de interne organisatie en werking 1970-heden 5 jaar selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken met betrekking het bibliotheekbeleid (nota's, briefwisseling verslagen ), de overige vernietigen. Notulen en bijhorende stukken van de Bibliotheekcommissie 2002-heden 5 jaar Notulen en bijhorende stukken van de interne dienstvergadering 2003-heden 5 jaar Aanwinstenregisters van de collecties boeken en tijdschriften («Bibliothèque inventaire», geordend op inventarisnummer) 1857-heden Er bestaan ook enkele afzonderlijke aanwinstenregisters voor aan de instelling geschonken collecties. 31

Aanwinstenformulieren van de collecties boeken en tijdschriften 1903-1928 verstreken vernietigen Stukken betreffende de aankoop van boeken en tijdschriften (oudere ongeordend en gefragmenteerd) Stukken betreffende de ruil of schenking van boeken en tijdschriften (oudere ongeordend en gefragmenteerd) 1860-heden 3 jaar vernietigen 1937-heden 10 jaar vernietigen Dossiers inzake de conservatie en restauratie van boeken en tijdschriften 1970-heden 5 jaar selecteren De stukken betreffende belangrijke restauraties, de overige vernietigen. Steekkaartencatalogus voor de collecties boeken («Algemene catalogus», alfabetisch geordend op familienaam auteur) 1900-heden vernietigen Steekkaartencatalogus voor de collecties boeken («Trefwoordencatalogus», alfabetisch geordend op trefwoord) 1900-heden vernietigen Steekkaartencatalogus voor de collectie tijdschriften en veilingcatalogi («Tijdschriftencatalogus», geordend op binnenlandse en buitenlandse) 1900-heden vernietigen Steekkaarten inzake de interne ontlening van boeken en tijdschriften (geordend op familienaam conservator, vervolgens op inventarisnummer) 1950-heden vernietigen Inschrijvingsformulieren 1991-heden 3 jaar vernietigen Leeszaalregisters 1997-heden 3 jaar na start nieuw register vernietigen 32

REEKSEN BEHEER VOORMALIGE DIENST VOOR BELGISCHE DOCUMENTATIE Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de organisatie en werking van de voormalige Dienst voor Belgische Documentatie 1920-1946 verstreken REEKSEN BEHEER VOORMALIGE FOTOWERKPLAATS Datering Bewaartermijn Briefwisseling van de voormalige fotowerkplaats 1902-1907 verstreken Verslagen van de voormalige fotowerkplaats 1903-1904 verstreken Aanwinstenformulieren van de voormalige fotowerkplaats 1903-1906 verstreken REEKSEN BEHEER DIATHEEK EN FOTOTHEEK Datering Bewaartermijn Bestelbonnen van de diatheek 2002-heden 5 jaar vernietigen Verzendingsnota's van de diatheek 2002-heden 5 jaar vernietigen Steekkaartencatalogus van de collecties van de diatheek (geordend per categorie en/of per thema) 1974-2005 Catalogus van de collecties van de diatheek (geordend per categorie en/of per thema) 1991-2003 Lijsten van de collecties van de diatheek (Microsoft Excel) 2002-2005 33

Bestelbonnen van de foheek 1997-heden 5 jaar vernietigen Verzendingsnota's van de foheek 1997-heden 5 jaar vernietigen Databank voor de collecties van de foheek (Microsoft Access) 2007-heden Dossiers inzake de interne aanmaak van beeldmateriaal 1997-heden 5 jaar vernietigen Dossiers inzake de overeenkomsten met fotografen voor de externe aanmaak van beeldmateriaal Dossiers inzake de externe aanvragen reproductie van beeldmateriaal (oudere ongeordend en gefragmenteerd) 1997-heden 10 jaar 1898-heden 5 jaar vernietigen REEKSEN BEHEER AFGIETSELWERKPLAATS (zie ook verder: voormalige Commission royale belge des échanges internationaux - section artistique) Datering Bewaartermijn Briefwisseling 1917-heden 5 jaar Deze reeks wordt sinds 2004 opgesplitst in interne briefwisseling, briefwisseling met klanten en briefwisseling met leveranciers. Dossiers inzake de organisatie en interne werking 1894-1965 verstreken Grootboeken 1920-1956 verstreken Dagboeken 1920-1952 verstreken Kasboeken 1920-1948 verstreken 34

Inventarissen van de collecties mallen 1931-2001 verstreken Databank van de collecties mallen (Microsoft Access) 2001-heden Klantenregisters voor de verkoop van afgietsels 1955-1989 verstreken Dossiers inzake de verkoop van afgietsels 1927-1947 verstreken Deze reeks omvat meer algemene stukken. De individuele verkopen werden via de briefwisseling of de bestelbonnen geregeld. Bestelbonnen voor de verkoop van afgietsels 1909-heden 5 jaar Foto's van mallen, afgietsels en activiteiten in de afgietselwerkplaats 1900-heden REEKSEN BEHEER MUSEUMSHOP Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de aankoop en aanvaarding in depot van publicaties en voorwerpen 2003-heden 5 jaar vernietigen Steekkaarten inzake de verkoop en voorraad van publicaties 1991-heden beëindiging verkoop vernietigen Dagelijkse kasoverzichten en voorraadoverzichten 2005-heden 3 jaar vernietigen Dubbels van aan klanten verzonden facturen 2003-heden 3 jaar vernietigen 35

REEKSEN PUBLICATIES Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de redactie van collectiecatalogi 1896-1921 verstreken Dossiers inzake de redactie en de druk van het Bulletin 1904-heden 5 jaar vernietigen Dossiers inzake de verkoop van het Bulletin 1902-1952 verstreken vernietigen Register inzake de verkoop van publicaties 1955-1963 verstreken vernietigen Dossiers inzake de verkoop van publicaties 1960-1970 verstreken vernietigen REEKSEN VRIJWILLIGERSWERK Datering Bewaartermijn Minuten van de uitgaande brieven (chronologisch geordend) 1994-heden 5 jaar vernietigen Lijsten van de vrijwilligers 2007-heden 2 jaar Prestatiestaten van de vrijwilligers 1998-heden 2 jaar vernietigen Aanwezigheidslijsten van de vrijwilligers 2003-heden 2 jaar vernietigen Dossiers inzake de vrijwilligers (alfabetisch geordend op familienaam) 1994-heden bereik maximumleeftijd voor vrijwilligers vernietigen 36

VOORMALIGE COMMISSION ROYALE BELGE DES ÉCHANGES INTERNATIONAUX SECTION ARTISTIQUE REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Briefwisseling 1874-1909 verstreken Notulen 1871-1921 verstreken Jaarverslagen (met aanwinstenlijsten) 1896-1913 verstreken Dossiers inzake de organisatie en de interne werking 1891-1921 verstreken REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Dossiers inzake het financieel beheer 1871-1914 verstreken REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de via ruil en aankoop verworven afgietsels 1869-1926 verstreken Dossiers inzake de vervaardiging van afgietsels 1823-1924 verstreken Dossiers inzake de verkoop van afgietsels 1904-1923 verstreken Dossiers inzake de organisatie van permanente en tijdelijke tentoonstellingen van afgietsels 1886-1924 verstreken 37

DEPARTEMENT I OUDHEID REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Briefwisseling (chronologisch geordend) 2000-heden 10 jaar Dossiers inzake de organisatie en de interne werking (thematisch geordend) 2000-heden 10 jaar selecteren De inhoudelijke belangrijke departementsgebonden stukken (nota's, verslagen ), de overige vernietigen. Notulen en bijhorende stukken van de departementale vergaderingen 2000-heden 5 jaar REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Dossiers inzake het financieel beheer (chronologisch geordend) 2000-heden 5 jaar selecteren De (vanaf 2005 opgestelde) samenvattende opgaven, de overige stukken vernietigen. REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn - - - - REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn - - - - 38

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn - - - - AFDELING 1 EGYPTE, NABIJE-OOSTEN, IRAN REEKSEN COLLECTIEBEHEER Datering Bewaartermijn Collectiedossiers voor de collecties Egypte (geordend op volgnummer) 1950-heden Deze dossiers bevatten algemene briefwisseling, aanwinstengegevens, restauratiegegevens Steekkaartencatalogus voor de collecties Egypte («E», geordend op volgnummer) 1903-heden Databank van de collecties Egypte (Microsoft Access) 1997-heden Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties Egypte (chronologisch geordend, per tentoonstelling) 1973-heden 10 jaar vernietigen Aanwinstenregisters van de foto's Egypte (geordend op volgnummer) 1900-heden Steekkaartencatalogus van de foto's Egypte (geordend op museum, vervolgens op typologie) 1920-heden 39

Foto's Egypte 1900-heden Deze foto's omvatten niet alleen afbeeldingen van de collecties, maar ook documentatie-afbeeldingen. Steekkaartencatalogus van de dia's Egypte (geordend op volgnummer) 1950-1987 Steekkaartencatalogus van de dia's Egypte (thematisch geordend) 1950-1987 Dia's Egypte 1900-heden Deze dia's omvatten niet alleen afbeeldingen van de collecties, maar ook documentatie-afbeeldingen. Steekkaartencatalogus van de glasplaten Egypte (geordend op volgnummer) 1920-1950 Steekkaartencatalogus van de glasplaten Egypte (thematisch geordend) 1920-1950 Glasplaten Egypte (diapositieven met formaat 8,5 op 10 cm) 1920-1950 Deze glasplaten omvatten niet alleen afbeeldingen van de collecties, maar ook documentatie-afbeeldingen. Aanwinstendossiers voor de collecties Nabije Oosten (chronologisch geordend) 1966-heden Steekkaartencatalogus voor de collecties Nabije Oosten («O», geordend op volgnummer) 1903-heden Collectielijsten van de collecties Nabije Oosten (Microsoft Excel) 2006-heden 40

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties Nabije Oosten (chronologisch geordend) 1989-heden 10 jaar vernietigen Deze dossiers worden samen bewaard met de dossiers inzake de organisatie van tentoonstellingen met betrekking het Nabije Oosten (zie onder) Aanwinstendossiers voor de collecties Iran (geordend op oorsprong) 1934-heden Steekkaartencatalogus voor de collecties Iran («IR», geordend op volgnummer) 1964-heden Dossiers inzake de restauratie van de collecties Iran (chronologisch geordend) 1954-heden Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties Iran (geordend per tentoonstelling) 1982-heden REEKSEN TENTOONSTELLINGEN Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de organisatie van permanente en tijdelijke tentoonstellingen (geordend per conservator) 1974-heden *permanent: renovatie circuit/zaal *tijdelijk: 10 jaar selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken (briefwisseling, verslagen, bestekken, weerhouden offertes, draaiboek, zaalteksten, foto's, tekeningen ), de overige vernietigen. REEKSEN WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de organisatie en uitvoering van wetenschappelijke onderzoeksprojecten (geordend per conservator) 1937-heden vertrek conservator selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken (projectaanvragen, briefwisseling, niet door de instelling 41

uitgegeven publicaties en artikels, teksten van lezingen...), de overige vernietigen. AFDELING 2 KLASSIEKE OUDHEID REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Briefwisseling (grotendeels chronologisch geordend) 1920-1996 verstreken Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Oudheid 1913-1949 verstreken Notulen en bijhorende stukken van de Commissie van Toezicht 1920-1944 verstreken Notulen en bijhorende stukken van de Commissie voor het Beheer van het Eigen Vermogen 1941-1942 verstreken REEKSEN COLLECTIEBEHEER Datering Bewaartermijn Aanwinstendossiers voor de collecties Klassieke Oudheid (grotendeels geordend op volgnummer) 1900-heden Aanwinstenregister van de collecties Klassieke Oudheid («A») Aanwinstenregister van de collecties Klassieke Oudheid («A») 1902-1939 verstreken 1902-1963 verstreken 42

Steekkaartencatalogus voor de collecties Klassieke Oudheid («A», geordend op volgnummer) 1903-1922 Steekkaartencatalogus voor de collecties Klassieke Oudheid («A», geordend op volgnummer) 1922-heden Steekkaartencatalogus voor de collecties Klassieke Oudheid («A», geordend op volgnummer, met aanduiding locatie) 1960-heden Collectielijsten van de collecties Klassieke Oudheid (Microsoft Excel) 2006-heden Foto's van de collecties Klassieke Oudheid (geordend op volgnummer) 1950-heden Steekkaarten en dossiers inzake de restauratie van de collecties Klassieke Oudheid 1974-heden Dossiers inzake de controle van de collecties Klassieke Oudheid 1923-1933 verstreken Dossiers inzake de veiligheid van de collecties Klassieke Oudheid 1939-1953 verstreken Deze dossiers handelen over het in veiligheid brengen van de collecties tijdens de Tweede Wereldoorlog, de brand in 1946 Dossiers inzake de diefstal van de collecties Klassieke Oudheid 1957-1968 Dossiers inzake uitgaande bruiklenen van de collecties Klassieke Oudheid 1958-heden 10 jaar 43

REEKSEN TENTOONSTELLINGEN Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de organisatie van de permanente en tijdelijke tentoonstellingen met briefwisseling, nota's, steekkaarten, foto's 1995-heden *permanent: renovatie circuit/zaal *tijdelijk: 10 jaar selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken (briefwisseling, verslagen, bestekken, weerhouden offertes, draaiboek, zaalteksten, foto's, tekeningen ), de overige vernietigen. REEKSEN WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de organisatie en uitvoering van wetenschappelijke onderzoeksprojecten met betrekking de Klassieke Oudheid en van opgravingen (geordend per conservator) 1900-heden vertrek conservator selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken (projectaanvragen, briefwisseling, niet door de instelling uitgegeven publicaties en artikels, teksten van lezingen...), de overige vernietigen. 44

DEPARTEMENT II KUNSTNIJVERHEDEN REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de organisatie en interne werking 2000-heden 10 jaar selecteren De inhoudelijke belangrijke departementsgebonden stukken (nota's, verslagen ), de overige vernietigen. Notulen en bijhorende stukken van het departementaal technisch comité (chronologisch geordend) Notulen en bijhorende stukken van de departementale vergaderingen (chronologisch geordend) 1992-1994 verstreken 1998-heden 5 jaar REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Dossiers inzake het financieel beheer (chronologisch geordend) 2000-heden 5 jaar selecteren De samenvattende opgaven, de overige stukken vernietigen. REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn - - - - REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Dossiers inzake het personeelsbeheer (geordend per personeelslid) 2000-heden vertrek personeelslid vernietigen 45

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn - - - - REEKSEN COLLECTIEBEHEER Datering Bewaartermijn Steekkaartencatalogus van de collecties Kunstnijverheden («Fonds des Musées», geordend op volgnummer) Steekkaartencatalogus van de collecties Kunstnijverheden (geordend per typologie, materie of legataris) Steekkaartencatalogus van de collecties Kunstnijverheden («IA», geordend per collectie) Dossiers inzake de aanvragen voor uitgaande bruiklenen van collecties Kunstnijverheden Dossiers inzake de aanvragen restauratie van collecties Kunstnijverheden 1920-1964 verstreken 1920-1964 verstreken 1970-1980 verstreken 2000-heden 5 jaar vernietigen 2000-heden 1 jaar vernietigen REEKSEN TENTOONSTELLINGEN Datering Bewaartermijn Foto's en zaalteksten van de permanente tentoonstelling (geordend per circuit en per zaal) 2000-heden renovatie circuit/zaal REEKSEN WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK Datering Bewaartermijn Dossiers inzake de aanvragen voor wetenschappelijke zendingen 2000-heden 10 jaar vernietigen 46

AFDELING 3 BEELDHOUW- EN MEUBELKUNSTEN, TEXTIEL REEKSEN COLLECTIEBEHEER Datering Bewaartermijn Steekkaartencatalogus voor de collecties meubels en beeldhouwwerk (geordend op typologie of materiaalsoort) 1964-heden Collectiedossiers voor de collecties meubels en beeldhouwwerk (geordend op volgnummer) 1980-heden Foto's van de collecties meubels en beeldhouwwerk 1950-heden Aanwinstendossiers voor de collecties meubels 20 e eeuw 2000-heden Steekkaartencatalogus voor de collecties meubels 20 e eeuw («M», geordend op volgnummer) 1964-heden Deze worden vanaf 2000 opgemaakt en bewaard in Microsoft Word. Aanwinstendossiers voor de collecties beeldhouwwerk 20 e eeuw 2000-heden Steekkaartencatalogus voor de collecties beeldhouwwerk 20 e eeuw («SC», geordend op volgnummer) 1964-heden Deze worden vanaf 2000 opgemaakt en bewaard in Microsoft Word. Steekkaartencatalogus voor de collecties schilderijen («P», geordend op volgnummer) 1964-1970 47

Steekkaartencatalogus voor de collecties design («DES», geordend op datum van aankoop, vervolgens op volgnummer) 1995-heden Deze worden vanaf 2000 opgemaakt en bewaard in Microsoft Word. Steekkaartencatalogus voor de collecties affiches («AFF», geordend op volgnummer) 1999-2000 Steekkaartencatalogus voor de collecties behangpapier («BP», geordend op volgnummer) 2006-heden Steekkaartencatalogus voor de inkomende bruiklenen voor de collecties decoratieve kunsten 20 e eeuw («D, aangevuld met initialen bruikleengever», geordend op volgnummer) 2000-heden Databank voor de collecties decoratieve kunsten 20 e eeuw (Microsoft Access) 2000-heden Collectielijsten voor de collecties decoratieve kunsten 20 e eeuw (Microsoft Word) 2000-heden Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties decoratieve kunsten 20 e eeuw (geordend op volgnummer) 2000-heden 1 jaar na einde bruikleen vernietigen De belangrijkste gegevens worden op de steekkaart van het stuk genoteerd. Dossiers inzake de restauratie van de collecties decoratieve kunsten 20 e eeuw 2000-heden De belangrijkste gegevens worden op de steekkaart van het stuk genoteerd. Aanwinstenregister voor de collecties textiel 1927-heden Collectiedossiers voor de collecties textiel (geordend op typologie) 1956-heden 48