Wijk bij Duurstede, 6 maart 2012 Betreft: resultaten tijdelijke werkgroep versterken rol raad binnen P&C cyclus Memo Van: De tijdelijke werkgroep versterken rol raad binnen P&C cyclus Aan: Leden van de gemeenteraad behandeld door toestelnummer T.V. Baas Beste raadsleden, Korte voorgeschiedenis van totstandkoming tijdelijke werkgroep P&C cyclus De raad heeft in het najaar van 2011 besloten een tijdelijke werkgroep op te richten die als belangrijk doel heeft: het doen versterken van de rol van de gemeenteraad binnen de Planning & Controlcyclus. In een presentatie die op 20 september 2011 tijdens een themabijeenkomst is besproken is globaal de volgende opdracht geformuleerd: Welke rol neemt de raad in de P&C cyclus en in welke mate kan deze zodanig worden ingericht, zodat deze optimaal aansluit op de P&C van de gemeentelijke organisatie? Waarbij subvragen (kunnen) zijn: Inventariseer huidige controls en informatievoorziening op niveau van de raad Inventariseer informatiebehoefte raadsleden ten aanzien van controls en informatievoorziening Neem kennis van voorstellen van college omtrent informatievoorziening en presentatie Vertaal informatiebehoefte naar rapportage-elementen en maak een voorstel rondom plaats, frequentie rapportering Formuleer advies omtrent rapportage van controls en rapportagemomenten aan raad en B&W. Maak gebruik van reeds door de organisatie opgestelde KPI 1 -verantwoording De werkgroep is in totaal twee maal bijeen geweest om zoveel mogelijk invulling te geven aan bovenstaande vraagstukken. In dit memo worden de uitkomsten van de werkgroep nader uiteen gezet. 1 Kritische prestatie indicator op basis van het strategisch programma (= coalitieprogramma + aanvullingen Raad) Gemeentehuis: Karel de Grotestraat 30 postadres 83, 3960 BB Wijk bij Duurstede t: 0343-595595 f: 0343-595599 e: info@wijkbijduurstede.nl w: www.wijkbijduurstede.nl bankrek: 28.50.09.869
Uitkomsten Deelvraag 1 & 2: Inventariseer huidige controls- en informatievoorziening op niveau van de raad & Inventariseer informatiebehoefte van raadsleden ten aanzien van controls en informatievoorziening De werkgroep heeft gekeken naar de huidige stukken die periodiek worden verstrekt om de controlerende rol van de raad op het niveau van de financiën van de gemeente Wijk bij Duurstede mogelijk te maken. De belangrijke documenten die daarbij op dit moment van toepassing zijn zijn de voorjaarsnota en najaarsnota, aangevuld met de periodiek op te stellen rapportage actualisatie grondexploitaties. De voorjaars- en najaarsnota zijn beide verantwoordingsdocumenten, waarin begroting van het lopende jaar en realisatie tegen elkaar worden afgezet. In diverse overleggen van het auditoverleg met de controlerend accountant is naar voren gekomen dat het analyserend karakter van dergelijke documenten beter kan. Dat wil zeggen dat niet alleen naar de afwijking in geld gekeken moet worden, maar juist ook naar het verhaal achter de afwijking. Volgend op de aanbeveling van de accountant neemt de werkgroep de aanbeveling om meer diepgang te zoeken in de analyse van verschillen tussen begroting en realisatie over. Omdat beide documenten een sterk verantwoordend karakter hebben, heeft de werkgroep geconstateerd dat aan de rapportage een prospectieve (verwachting naar de toekomst toe, hoe ontwikkelen (ken)getallen zich) component kan worden toegevoegd, met name op grote dossiers en grote operationele- en/of financiële risico s. De werkgroep is derhalve van mening dat de voorjaar- en najaarsnota kunnen worden versterkt door aanvulling van risico- en prospectieve informatie, in aanvulling op de informatie die reeds in beide documenten is opgenomen. Deelvraag 3: Neem kennis van voorstellen van het college inzake informatievoorziening Het college heeft samen met de ambtelijke organisatie de afgelopen periode reeds een aantal instrumenten ingericht om de interne sturing te versterken. Het betreft onder andere: 1. Een periodieke rapportage met uitgebreide analyse ten aanzien van de voortgang/realisatie van budgetten en in het bijzonder de ingezette ombuigingsoperaties; 2. Een periodieke analyse en herijking van het grondbedrijf; 3. Diverse periodieke rapportages ten aanzien van bijzondere posten, waaronder projecten en dergelijke. De ouput van deze rapportage is goed bruikbaar richting de informatie die aan de raad beschikbaar wordt gesteld. De uitwerking daarvan is verderop in dit memo opgenomen. 2
Deelvraag 4: Vertaal informatiebehoefte naar rapportage-elementen Naar aanleiding van de verkregen inzchten en informatie stelt de werkgroep het navolgende ten aanzien van de periodieke rapportage aan de raad voor: - het opnemen van een dashboard in de voor- en najaarsnota, dat risicogericht ingaat op de belangrijkste topics, ingezet vanuit risico s; - een analyse van de grootste afwijkingen ten opzichte van de begroting, met kwantitatieve en kwalitatieve uiteenzetting van de verschillen. Deze worden nader aangevuld met de verwachting ten aanzien van verdere ontwikkeling van posten die nu verschillen hebben. - het handhaven van de bestaande detail rapportage. - het additioneel rapporteren m.b.t. grondbedrijf conform vastgestelde raadsbesluiten, tenzij er bijzonderheden zijn, datzelfde geldt voor projecten. De actualisatie van de grondexploitaties vindt op dit moment plaats. Vooruitlopend op de jaarrekening worden deze ook in de raad besproken. 3
Concreet is de uitwerking als volgt (in de presentatie aan de raad wordt hierop nog uitgebreid ingegaan): Hoog Risicokaart In iedere rapportage wordt een zogenaamde risicokaart opgenomen. Dit is een grafische weergave waarbij impact van risico s, de kans op voorkomen daarvan en de omvang van de risico s tegen elkaar worden afgezet. Risico s die in de rechterbovenhoek van de plot verschijnen hebben permanente en diepgaande aandacht nodig van het college en raad. Over deze risico s wordt aanvullend gerapporteerd of worden extra memo s geleverd door het college indien noodzakelijk. Een eerste voorbeeld van een risicokaart laat zich als volgt tonen2: Programmering Impact (N) Herfinanc. Vreem verm./ renteconversie AWBZ Transitie WWNV Waardering GREX Slagen kanteling Tbv transities Bezuinigingsdecentralisaties Operatie inkopen /financ dekking Brede school Verwevenheid Projecten met grex Nieuwbouw Hallen en expl sportpark Transitie jeugdzorg Strategische prijsvorming FinancieringsPartners functie Laag Tijdelijke exploitatie BezuinigingsOperatie personeel Laag Hoog Waarschijnlijkheid (P) Uitgangspunt voor deze grafische weergave is een gedetailleerde risicoanalyse van de belangrijkste risico s (bestuurlijk niveau). Een verkorte versie van deze risicoanalyse is in de bijlagen opgenomen. Analyse belangrijke afwijkingen van de begroting/bewaking bijzondere budgetten Per budget dat als kritisch wordt beschouwd in de tijd (dat kunnen bezuinigingen op totaalniveau zijn, maar ook per detailgebied), volgt een analyse Realisa e 249.000 van de voortgang van de bezuiniging. Daarbij worden taakstelling, Verwacht t/m periode 350.000 verwachting, realisatie en verwachting voor de einduitkomst uiteengezet. Een Verwacht einde periode 900.000 mogelijk grafische uitwerking daarvoor laat zich als volgt tonen: Taakstelling Taakstelling 2 Verwacht einde periode 1.000.000 Verwacht t/m periode Realisa e Dit is een voorlopige versie die nog definitief met het college moet worden afgestemd. 4
Meer gedetailleerde risicoanalyse of budgetbeschouwingen Binnen de risicokaart is er de mogelijkheid om niet alleen te rapporteren op het niveau van budgetten, maar ook om een verdiepingsslag te maken. Bijvoorbeeld door zelfstandige risicokaarten te maken (bijvoorbeeld voor een groot project, grote transities) en deze ook weer als apart onderdeel in het dashboard op te nemen. Deelvraag 5: kom tot een advies aan B&W Deze notitie en bovenstaande uitwerking is in overleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder opgesteld en naar het college gestuurd en krijgt na instemming door het college en de raad (via de voorbespreking) een uitwerking. Deelvraag 6: maak gebruik van bestaande KPI-verantwoording In het najaar van 2011 is, parallel aan het traject van deze werkgroep, door de gemeentelijke organisatie gestart met de uitwerking van KPI s en in het bijzonder ook met het instrumentarium om KPI s in de tijd te meten en in te zetten in de totale planning & controlcyclus. Het auditoverleg heeft eerder adviezen gegeven ten aanzien van de inbedding van de KPI s. De werkgroep is daarom van mening dat de ingezette weg op dit onderdeel kan worden voortgezet. Tot slot De werkgroep is van mening dat met het implementeren van deze instrumenten, in de vorm van een dashboard, aan de raad beter inzicht wordt gegeven in de financiële ontwikkeling en de operationele en financiële risico s in en rondom onze gemeente. Daarnaast wordt een stuk toekomstinformatie opgenomen, waarmee de verantwoordingsinformatie in relevantie toeneemt. Voorbespreking 20 maart Tijdens een voorbespreking op 20 maart wordt door de tijdelijke werkgroep een nadere toelichting op de uitkomsten en voorstellen gegeven. Met vriendelijke groet, Tijmen Baas Namens de tijdelijke werkgroep versterken rol raad binnen P&C cyclus Bijlagen: Voorbeeld risicoanalyse verkorte versie (vertrouwelijk ter inzage) 5