Jaarverslag 2014 Cliëntenraad Sophia Revalidatie

Jaarverslag 2014 Cliëntenraad Sophia Revalidatie vastgesteld d.d. 09.02.2015 Pagina 1 van 9

Jaarverslag 2014 Cliëntenraad Algemeen Missie Sophia Revalidatie beoogt door de inzet van een brede professionele deskundigheid op het gebied van medisch specialistische revalidatie mensen met een dreigend of bestaand participatieprobleem te ondersteunen bij het vinden dan wel uitoefenen van de door hen gewenste rol in de samenleving. Visie Sophia Revalidatie biedt revalidatie op medisch specialistisch niveau voor kinderen en volwassenen. Het doel van revalidatiezorg is de patiënt te helpen de door haar/hem gewenste rol in de samenleving (weer) zo goed mogelijk te vervullen ondanks eventuele participatieproblemen. Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen en doelstelling De Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen verplicht een zorgaanbieder een cliëntenraad in te stellen. De Cliëntenraad van Sophia Revalidatie is in 1994, nog voor de wet van kracht werd, ingesteld. De Cliëntenraad heeft als doel de medezeggenschap van de patiënten over het beleid in en van Sophia Revalidatie te waarborgen. De raad houdt zich daarom bezig met alles wat voor patiënten van belang is. Het kan daarbij gaan om het opnamebeleid, de behandeling, de kwaliteit van de zorg, de informatie aan- en betrokkenheid van patiënten, maar ook om de huisvesting, de voeding of activiteiten. De raad let daarbij op de algemene gang van zaken, signaleert problemen en probeert deze op te lossen door overleg met en advies aan de Raad van Bestuur en overige betrokkenen in de organisatie. Samenstelling Cliëntenraad Het Instellingsbesluit van de Cliëntenraad bepaalt het aantal leden op minimaal 9 en maximaal 15 leden. Daarnaast kent de Cliëntenraad een onafhankelijk voorzitter en wordt de raad ondersteund door een ambtelijk secretaris. Leden worden benoemd door de Raad van Bestuur op voordracht van patiëntenorganisaties, die de speerpunten van Sophia Revalidatie vertegenwoordigen. In dat verband worden in de loop van het jaar nieuwe vacatures gesteld: opvolging namens de Dwarslaesie Organisatie Nederland en Korter Maar Krachtig, maar ook worden de Vereniging van Verkeersslachtoffers (speerpunt multitrauma) en de Leven met Kanker Beweging (oncologische revalidatie) aangeschreven met verzoek om een voordracht. Begin 2014 wordt de vacature van voorzitter Cliëntenraad gesteld, ontstaan door het terugtreden van mw. J.W.M. Koremans. De Cliëntenraad is nauw betrokken bij de werving van de nieuwe voorzitter. Per 1 april 2014 wordt mw. M.A. Brink-Zimmerman benoemd tot nieuwe voorzitter. Tot 1 april 2014 neemt dhr. N. Wiese als vice voorzitter, de voorzittersfunctie waar. Op 24 april 2014 vindt het officiële afscheid van mw. Koremans plaats. vastgesteld d.d. 09.02.2015 Pagina 2 van 9

Per 31 december 2014 bestaat de raad uit de volgende personen: leden dhr. A. (Toon) van Buel (t/m 18.02.2014) Dwarslaesie Organisatie Nederland, regio Zuid-Holland mw. P.E. (Petra) Chabas-Roelofs BOSK dhr. B.J.H. (Bart) Groenewegen (penningmeester) persoonlijke titel dhr. A.V. (Anton) Melchior (t/m 30.04.2014) Korter Maar Krachtig (voorheen: Vereniging van Geamputeerden, regio Zuid-Holland / Zeeland mw. R. (Ria) Rodenrijs Reumapatiëntenvereniging Den Haag e.o. mw. A.H.M. (Guusje) van der Schot persoonlijke titel mw. S.A.E. (Simone) Stadhouders-Keet persoonlijke titel dhr. N. (Nico) Wiese (vice voorzitter) Harttrimclub Delft e.o. mw. C. (Christa) Willems MS Vereniging Nederland, afd. Zuid-Holland Noord (Multiple Sclerose) dhr. F.M. (Frans) Witte Hersenletsel.nl (voorheen: Vereniging Cerebraal, regio Zuid-Holland) mw. M.B.C. (Marijke) Zuijderwijk Hersenletsel.nl (voorheen: Nederlandse CVA Vereniging Samen Verder, Zuid- Holland) voorzitter mw. M.A. (Marieke) Brink-Zimmerman (per 01.04.2014) Ambtelijk secretariaat mw. M. (Marianne) van Tussenbroek (tot 01.02.2014) mw. A.M. (Anna Marie) Wechgelaer (vanaf 01.02.2014) Interne organisatie en deelname aan werkgroepen (zowel intern als Sophia-breed) Naam werkgroep deelnemers Werkgroep mantelzorg Mw. Van der Schot (vz), mw. Chabas, mw. Stadhouders Werkgroep PR Dhr. Groenewegen, mw. Van der Schot Werkgroep enquête Kliniek Dhr. Groenewegen, mw. Rodenrijs, mw. Zuijderwijk Werkgroep patiëntenfeedback Mw. Van der Schot (vz), mw. Rodenrijs, dhr. Van Buel, dhr. Melchior Werkgroep informatiemarkt Mw. Willems (vz), mw. Chabas, mw. Rodenrijs, mw. Stadhouders, mw. Zuijderwijk Werkgroep Testpanel (patiënteninformatie) Mw. Chabas en mw. Van der Schot Werkgroep Sportpromotie Mw. Stadhouders en dhr. Wiese Werkgroep Migranten Dhr. Wiese (de werkgroep wordt medio 2014 opgeheven) Project You Tube Mw. Stadhouders Project Sport Mw. Stadhouders Klankbordgroep opening nieuwbouw Mw. Stadhouders In iedere vergadering wordt schriftelijk gerapporteerd door de werkgroepen. Vergaderingen De Cliëntenraad komt in het verslagjaar 6 x bijeen in een reguliere vergadering. vastgesteld d.d. 09.02.2015 Pagina 3 van 9

De vergaderingen bestaan uit een deel zonder en een deel met de Raad van Bestuur (RvB) in de persoon van mw. M.E. (Marien) van der Meer. Mw. J.A.A. (Judith) te Linde-Boot, coördinator Kwaliteit & Veiligheid is bij de hele vergadering aanwezig. Mw. M.A. (Myrna) Heydenrijk-Kikkert, clusterarts PRK en portefeuillehouder Kwaliteit & Veiligheid tot 01.07.2014 is tot die datum voor zorginhoudelijke onderwerpen ook aanwezig bij het gedeelte van de vergaderingen met de RvB. Per 01.07.2014 neemt mw. N.A.A. (Nicole) van Kleef, revalidatiearts de functie van Portefeuillehouder Kwaliteit & Veiligheid op zich. Voor iedere vergadering vindt een agenda-overleg plaats tussen RvB, voorzitter en vicevoorzitter van de Cliëntenraad, de coördinator Kwaliteit & Veiligheid en de ambtelijk secretaris. Financiën Sophia Revalidatie De begroting van Sophia Revalidatie2014 wordt besproken in aanwezigheid van dhr. P. van Hees, hoofd EAD (per 01.10.2014 concern controller). De RvB geeft een toelichting op de Kaderbrief en de ontwikkelagenda 2014 en informeert de Cliëntenraad over de krimpmaatregelen. De Cliëntenraad benadrukt dat krimpmaatregelen niet ten koste van de directe patiëntenzorg zouden mogen gaan. De Cliëntenraad adviseert zo veel mogelijk via e-mail met patiënten te communiceren (bijv. de wekelijkse planningslijst, die nu per post wordt verstuurd). Het jaarverslag en de jaarrekening 2013 worden besproken en toegelicht door de RvB. Adviezen RVE en duaal management (gevraagd advies) De Cliëntenraad adviseert positief t.a.v. het adviesrapport Besturingsmodel Sophia Revalidatie Het primaire proces centraal. De Cliëntenraad heeft daarbij de volgende aanbevelingen c.q. zorgpunten: 1. Het veranderen van een organisatiestructuur met een sterke familiecultuur zoals die bij Sophia Revalidatie geldt zal ongetwijfeld tot verzet en interne spanningen leiden. Daarom is een goede begeleiding en regelmatige evaluatie volgens de Cliëntenraad van groot belang. De periodes van evaluatie die in het rapport staan vermeld (eind 2015 en na twee jaar) zouden daarom na kortere termijnen moeten worden gepland. 2. Het gaat om een grote organisatiewijziging met belangrijke verschuivingen op functioneel niveau. Er dient zorgvuldig te worden omgegaan met teleurstellingen van medewerkers die (deels) buiten het proces dreigen te komen. Gevolgen hiervan kunnen merkbaar zijn op uitvoerend niveau en raken daarom de patiënt direct. 3. Patiënten mogen niet de dupe worden als het resultaat is dat de kwaliteit van zorg onder druk komt te staan. De structuur dient voldoende oplossingsgericht te zijn. 4. Binnen klantgericht denken hoort zeker een gastvrijheid-project. Het feit dat de Medische Staf deze ontwikkeling niet ondersteunt moet een waarschuwing zijn dat een organisatorische verandering als RVE/Duaal management niet zonder slag of stoot zal verlopen. Daarom is goede begeleiding een noodzaak en zal hiervoor meer budget ter beschikking moeten worden gesteld. 5. De gedachte het Kenniscentrum in de toekomst als aparte RVE te organiseren juicht de CR toe. Wie de kennis bezit, bezit de toekomst! vastgesteld d.d. 09.02.2015 Pagina 4 van 9

6. Uitvoering van verdere organisatieaanpassingen onder de managementlaag dient mettertijd zorgvuldig te worden gepland. Er moet voldoende tijd worden genomen om de volgende fase in te voeren. Strategie van Sophia Revalidatie 2015 2018 (gevraagd advies) In december heeft de Cliëntenraad, evenals de andere adviesorganen, de adviesaanvraag m.b.t. de Strategie van Sophia Revalidatie 2015 2018 ontvangen. De Cliëntenraad heeft actief deelgenomen aan de totstandkoming van dit document door deelname aan een Sophia-brede bijeenkomst van RvB met MT, middenkader en adviesorganen (OR, Cliëntenraad en Medische Staf) in september. In februari 2015 zal de Cliëntenraad advies uitbrengen. Benoeming lid Raad van Commissarissen (gevraagd advies) De Cliëntenraad adviseert positief t.a.v. de voorgenomen benoeming van mevrouw prof. dr. M.J.E. Mourits, kandidaat lid Raad van Commissarissen, op voordracht van de Cliëntenraad. Mantelzorg (ongevraagd advies) In 2013 wordt op advies van de Cliëntenraad het project Mantelzorg gekozen als één van de zorgvernieuwingsprojecten. Er is een budget van 20.000,-- beschikbaar. In 2014 wordt dit project verder uitgewerkt. De Cliëntenraad houdt een schriftelijke inventarisatie onder het middenkader naar activiteiten, die binnen Sophia Revalidatie op het gebied van mantelzorg al worden verricht. In 2015 zal een enquête onder mantelzorgers worden uitgezet. Op basis van beide enquêtes zal de Cliëntenraad een advies uitbrengen aan de organisatie. Instellingsbesluit (ongevraagd advies) De Cliëntenraad heeft enkele wijzigingen en aanvullingen voorgesteld t.a.v. het Instellingsbesluit. Deze worden door de RvB overgenomen. De gewijzigde versie van het Instellingsbesluit is op 14.04.2014 door partijen getekend. Ook het Huishoudelijk Reglement wordt op onderdelen aangepast, maar hiervoor is geen akkoord van de RvB nodig. Enquête onder patiënten in KR (klinische revalidatie) (ongevraagd advies) Op initiatief van de Cliëntenraad is een enquête afgenomen onder patiënten in klinische revalidatie (locatie Den Haag). Aanleiding voor deze enquête waren al langer bestaande signalen over behoefte aan activiteiten in het weekend. De enquête is uiteindelijk breder opgezet. In oktober hebben leden van de Cliëntenraad tijdens een aantal avonden patiënten bezocht, de enquête aangeboden en waar nodig samen met hen de enquête ingevuld. De belangrijkste uitkomsten zijn als volgt: De revalidanten zijn allen (zeer) tevreden over de aangeboden therapie en de behandelaars en verpleging ( alle 100%-score). Over het middageten is 92% tevreden, over het avondeten is de tevredenheid 80%. Ook is er door de revalidanten aangegeven wat hun wensen zijn aangaande de rookruimte. De huidige rookruimte is een tijdelijke ruimte. Op het gebied van huisvesting geeft iedereen aan zeer content te zijn met de eenpersoonskamer en zich op zijn/haar gemak te voelen in het gebouw. vastgesteld d.d. 09.02.2015 Pagina 5 van 9

Aandacht wordt gevraagd voor: verbetering communicatie tussen de revalidanten en de verpleging en/of behandelaar(s); (incidentele) medicatiefouten; betere spreiding van therapieën over de dag/week; mogelijkheid om s avonds iets later te kunnen eten; de wensen ten aanzien van de rookruimte wil de CR overbrengen, waarbij het echter aan Sophia Revalidatie is om te bekijken of aan deze wensen tegemoet kan worden gekomen, ook vanwege het rookbeleid; signalen zoals tocht in de kantine, rolstoelgebruikers die moeite hebben met drempels en/of snel dichtgaande liftdeuren. De RvB heeft toegezegd begin 2015 met een schriftelijke reactie op de aanbevelingen te komen. Formatie geestelijke verzorging (ongevraagd advies) Naar aanleiding van signalen van de geestelijk verzorger over krimp in formatie bij de geestelijke verzorging, heeft de Cliëntenraad op grond van art. 3 lid 1 de RvB om een toelichting gevraagd over de normen die aan bovengenoemde korting in arbeidsuren ten grondslag liggen alsmede over de verhouding in geestelijke verzorging naar verzorgingsgroep (Christelijk, Katholiek, Moslim, Hindoestaan etc.). De Cliëntenraad beveelt aan de opgelegde korting in arbeidsuren zoveel als mogelijk buiten de krimpmaatregelen te houden. De RvB deelt de mening van de Cliëntenraad t.a.v. krimpmaatregelen, dat bezuinigingen - waarvan de noodzaak niet wordt betwist - beter kunnen worden gedragen door afdelingen die niet direct met de patiëntenzorg te maken hebben. In de opbouw van de krimpmaatregelen is dat uitgangspunt ook gehanteerd. Communicatie met patiënten reductie portokosten (ongevraagd advies) De Cliëntenraad adviseert de organisatie waar mogelijk per mail met patiënten te communiceren. Een voorbeeld is het wekelijks versturen van de planningslijsten aan de patiënten die in behandeling zijn. Dit zou een forse reductie in de portokosten betekenen. Informatie aan patiënt over de regels met betrekking tot schoonmaak (ongevraagd advies) De Cliëntenraad adviseert de RvB informatie over de regels en afspraken met betrekking tot de schoonmaak van patiëntenkamers in de schriftelijke patiënteninformatie op te nemen. Activiteiten Werkgroepen van de Cliëntenraad Werkgroep mantelzorg Zie hiervoor onder Mantelzorg (ongevraagd advies) Werkgroep PR De werkgroep PR schrijft het jaarverslag 2013 alsmede de periodieke bijdragen aan de SPATIE, het informatieblad voor klinische patiënten. Daarnaast heeft de werkgroep contact met de afdeling Marketing, Communicatie en Fondsenwerving met betrekking tot de tekst over de Cliëntenraad op de website. Zodra de lay-out van de website is aangepast, zullen permanente documenten, zoals bijvoorbeeld de uitslag van het onderzoek naar de toegankelijkheid van zwembaden, jaarverslagen, maar ook adviezen op de site worden geplaatst. vastgesteld d.d. 09.02.2015 Pagina 6 van 9

Werkgroep enquête Kliniek Zie hiervoor onder Enquête onder patiënten in KR (klinische revalidatie) (ongevraagd advies) Werkgroep Informatiemarkt Onder leiding van de werkgroep patiëntenfeedback worden, samen met de patiëntenvoorlichter twee informatiemarkten in Den Haag en één in Delft georganiseerd. Op deze markten presenteren patiëntenorganisaties, maar ook organisaties als de Belastingdienst, het CBR, de Gemeente en leveranciers van hulpmiddelen zich en kunnen patiënten informatie krijgen. Ondanks een goede PR blijkt de opkomst tegen te vallen, met name op de locatie Delft. Op advies van de werkgroep besluit de Cliëntenraad in 2015 in Delft geen informatiemarkt te organiseren. Begin 2015 zal de Cliëntenraad een besluit nemen over wel of niet doorgaan met de organisatie van deze markten op de locatie Den Haag. Sophia Revalidatie-brede werkgroepen met een vertegenwoordiging van de Cliëntenraad Werkgroep patiëntenfeedback Er is één vergadering geweest, waarbij veranderingen en verbetermogelijkheden zijn besproken, zoals sneller uitnodigen van ex-patiënten, meer communiceren per mail. Verder kwam aan de orde de opzet en het verloop van focusgesprekken, spiegelgesprekken en evaluatiegesprekken. Ook is nagedacht hoe de organisatie meer structurele feedback kan ontvangen zonder dubbelingen in vraagstelling. Werkgroep Testpanel De leden van de werkgroep adviseren de patiëntenvoorlichter ten aanzien van schriftelijke informatie aan patiënten, verzameld in een informatiemap. Werkgroep Sportpromotie Doel van de werkgroep is het bevorderen van sport aan cliënten van Sophia passend bij de doelgroep. Zo worden er activiteiten gedaan op gebied van zitski, aangepast voetbal voor jongeren(12+) en volwassenen met coördinatieproblemen, golf, paardrijden en het organiseren van een fietsvakantie. Via het sportloket wordt iedere patiënt benaderd en worden er motiverende gesprekken gevoerd om te komen tot een sportadvies. Alle PRV-patiënten en PRJ-jongeren gaan naar het sportloket. Project You Tube / website De projectgroep vergadert maandelijks en beoordeelt of er filmpjes gemaakt worden over bepaalde onderwerpen, waarvoor aanvraagformulieren worden ingediend. Als voorbeeld een filmpje over het zitadviesteam. Medewerkers en patiënten worden daarin geïnformeerd over procedure en inhoud van het zitadviesteam. De vertegenwoordiger vanuit de Cliëntenraad is gevraagd mee te denken over het deel van de website van Sophia Revalidatie dat betrekking heeft op kinderen en ouders. Nieuwbouw Eind 2013 verhuist de locatie Den Haag naar de nieuwbouw, op hetzelfde terrein als de oudbouw. De Cliëntenraad is nauw betrokken bij alle activiteiten rondom de officiële opening op 17 juni. Er is een open dag voor oud patiënten. De Cliëntenraad treedt daarbij op als gastvrouw/gastheer. vastgesteld d.d. 09.02.2015 Pagina 7 van 9

Inloopspreekuur In 2014 wordt 4 x een inloopspreekuur georganiseerd op de locatie Den Haag. De Cliëntenraad nodigt patiënten uit om in een informele setting (in de koffiecorner) te vertellen wat er goed en wat er minder goed gaat. Eén van de punten van aandacht is de schoonmaak en met name de informatie hierover aan patiënten. De Cliëntenraad adviseert de RvB informatie hierover in de schriftelijke patiënteninformatie op te nemen. Hoewel er enkele nuttige zaken naar voren komen, zal de Cliëntenraad zich in 2015 beraden of dit de juiste vorm is om te horen wat er leeft bij patiënten, aangezien de opkomst matig is. Presentaties door c.q. informatie-uitwisseling met derden in de Cliëntenraad R-EPD: dhr. Van Hees, concern controller en projectleider en mw. B. Rietman, applicatiebeheerder en lid van de projectgroep E-EPD geven een presentatie over de stand van zaken m.b.t. de invoering van het R-EPD. Zorgpaden: mw. Hennink, RVE-manager en projectleider en mw. Timmermans, projectsecretaris, geven een presentatie over de stand van zaken m.b.t. de ontwikkeling en invoering van zorgpaden. Leden van de Cliëntenraad zijn op diagnose betrokken bij de ontwikkeling van de verschillende zorgpaden. Mw. Renne, manager Servicebedrijf en dhr. Van Ooijen, RVE-manager Kinderen geven een presentatie over de nieuwbouw van de Witte Vogel, onderdeel van Melis. Eind van het jaar spreekt de Cliëntenraad met de geestelijk verzorger over de correspondentie zoals eerder in het verslagjaar heeft plaatsgevonden. Toegezegd wordt het onderwerp geestelijke verzorging eind 2015 weer op de agenda te zetten. Overige activiteiten In het kader van het streven zoveel mogelijk papierloos te werken krijgen de leden van de Cliëntenraad in de loop van het jaar de beschikking over een Sophia-iPad. In het kader van herkenbaarheid krijgen de leden van de Cliëntenraad poloshirts met opdruk Cliëntenraad, met verzoek deze te dragen bij activiteiten, die zij als lid van de Cliëntenraad bijwonen. Mw. Te Linde geeft een presentatie over de activiteiten van het Kenniscentrum. Enkele leden zijn aanwezig bij de Kwaliteitsmiddag op 25.09.2014. Een vertegenwoordiger van de Cliëntenraad neemt deel aan de jury voor het bepalen van de winnaar van de jaarlijkse Kwaliteitsprijs. Een vertegenwoordiging van de Cliëntenraad neemt deel aan het jaargesprek met de remuneratiecommissie. Gesproken is over het vertrek van de oud-voorzitter, contact Cliëntenraad met patiënten, nieuwbouw en organisatie, wijziging vergaderstructuur (alleen het laatste uur met de RvB en portefeuillehouder K&V), wenselijkheid voor een wetenschapper op het gebied van revalidatiegeneeskunde in de RvB als de RvB versterkt zou moeten worden) HKZ-audit (maart 2014). Naar aanleiding van de uitkomst van de HKZ-audit, waarbij 6 tekortkomingen zijn geconstateerd, is gesproken over de verantwoordelijkheid voor het kwaliteitssysteem. Deze wordt verbreed naar een verantwoordelijkheid van RvB, MT en MS. De Cliëntenraad wordt, evenals de andere adviesgremia structureel geïnformeerd door de kwartaal- en halfjaar rapportages en directiebeoordeling. Medicatiefouten. De Cliëntenraad vraagt aandacht voor de medicatiefouten. In 2015 zal een presentatie worden gegeven op de praktijk en de verbeteracties die worden ingezet. vastgesteld d.d. 09.02.2015 Pagina 8 van 9

Op de uitnodiging van de Cliëntenraad van De Hoogstraat te komen tot een landelijk overleg van Cliëntenraden geeft de Cliëntenraad van Sophia Revalidatie aan open te staan voor een eenmalige kennismaking en verder bijv. 1 x per jaar aan de hand van een thema (met een delegatie) bijeen te komen. Een netwerk van cliëntenraden wordt zeker op prijs gesteld. Onder leiding van het LSR vindt in november een overleg plaats. Evaluatie-, spiegel- en focusgesprekken: leden van de Cliëntenraad nemen deel aan deze gesprekken. Douches in Gouda. Naar aanleiding van een telkens terugkerende vraag naar douches op e locatie Sophia Revalidatie Gouda, wordt besloten een behoefte inventarisatie te houden, op basis waarvan besloten zal worden of er een douchegelegenheid moet komen. De Cliëntenraad blijft de ontwikkelingen in 2015 volgen. IGZ-toezichtonderzoek. De RvB meldt de aangekondigde toezichtonderzoeken door de IGZ m.i.v. maart 2015. De voorzitter van de Cliëntenraad wordt hierbij ook aanwezig geacht. Op 3 november vindt de jaarlijkse teambuilding van de Cliëntenraad plaats. Dit keer wordt gekozen voor een bezoek aan de locatie Gouda, waarna genoten wordt van een high tea op een externe locatie. Tijdens deze bijeenkomst wordt afscheid genomen van dhr. Melchior. vastgesteld d.d. 09.02.2015 Pagina 9 van 9