Handleiding/stroomschema gebruik TLV applicatie SWV Passend onderwijs PO Eindhoven Ga naar tlv.po-eindhoven.nl Bij bestaande account: Inloggen met: e-mailadres wachtwoord Bij nieuwe account: 1. Klik op account aanvragen 2. Maak per school* of per IB-er een account aan. 3. Nadat alle gegevens zijn ingevuld; druk op: Vraag uw account aan 4. Het SWV krijgt nu uw accountregistratie binnen en moet deze eenmalig bevestigen. We doen dit zo snel mogelijk. Heb je binnen twee dagen geen bevestiging, neem dan contact op: 040-2968787 *LET OP: per account volg je de aangevraagde TLV s. Wil je dit volgen per school, spreek dan binnen je school af dat je slechts 1 account aanmaakt en wie deze beheert. Maken meerdere personen van een school een account aan, dan kunnen deze personen slechts de TLV s volgen die zij hebben aangevraagd. Dit kan onhandig zijn als een leerling binnen de school bij de overstap van bijv. onderbouw naar middenbouw overstapt en er een andere IB-er betrokken is bij de leerling. Handleiding TLV aanvraag SWV Passend onderwijs PO Eindhoven Pagina 1 van 7
Je komt op het volgende scherm. Druk op + nieuwe aanvraag Je komt dan bij STAP 1: gegevens invullen. Velden met een * zijn verplicht. Vul BSN van de leerling in en klik op zoek. Is de leerling nog niet bekend, vul dan de gegevens in. Indien er gevraagd wordt om een datum, maak gebruik van de kalender. Druk op jaar om sneller terug te gaan in de jaren. Bij het invullen van je school kun je door het invullen van het BRIN-nummer van de school al bekende gegevens ophalen (druk op zoeken). Controleer de gegevens van de school en de contactpersoon en wijzig/vul aan waar nodig. Handleiding TLV aanvraag SWV Passend onderwijs PO Eindhoven Pagina 2 van 7
STAP 2 Formulier downloaden en verder invullen. In deze stap heb je de juiste Word bestanden gegenereerd met de gegevens die je in stap 1 hebt ingevuld. Je kunt deze formulieren nu openen, verder invullen, uitprinten en meenemen tijdens gesprekken met ouders, deskundigen, de school waar je naar verwijst en waar de TLV voor wordt aangevraagd. Ook kun je, als alles is ingevuld, hier de handtekeningen plaatsen. In de bijlage bij het aanvraagformulier A staan alle criteria genoemd voor het indienen van een TLV bij ons SWV. Check even of alles is gedaan voor je de aanvraag compleet maakt. Als het aanvraagformulier en het contract tijdelijk volledig is ingevuld en ondertekend, maak je een scan en sla je het document op als PDF (kijk even goed bij opslaan als of je het juiste bestandsformaat hebt geselecteerd). In STAP 3 moet je deze PDF s uploaden. Handleiding TLV aanvraag SWV Passend onderwijs PO Eindhoven Pagina 3 van 7
STAP 3 Documenten uploaden. Tijdens deze stap moet je alle documenten uploaden die verplicht zijn voor het indienen van een aanvraag. In ieder geval het aanvraagformulier, het contract tijdelijke plaatsing en twee deskundigenverklaringen. Het is mogelijk documenten toe te voegen waar je naar verwezen hebt in bovenstaande documenten. Druk na het kiezen van bestanden op BESTANDEN UPLOADEN (onder aan de pagina) en druk daarna op VOLGENDE STAP. STAP 4 Aanvraag indienen. Tijdens deze stap vragen we of alles volledig is en stellen we vragen die te maken hebben met het privacyreglement verwerking persoonsgegevens. Op onze website http://www.po-eindhoven.nl/diensten/informatie-loket/aanvragentoelaatbaarheidsverklaring vinden jullie het privacyreglement en een handreiking voor ouders. In de regel heeft iedere school al afspraken met ouders over het doorgeven van gegevens aan derden (dus ook het SWV). Is dit nog niet voldoende geregeld bij jullie op school, dan kun je het format in het Privacyreglement gebruiken. Zorg in ieder geval dat ouders de handreiking privacy ouders krijgen. Handleiding TLV aanvraag SWV Passend onderwijs PO Eindhoven Pagina 4 van 7
Als alles klopt en is aangevinkt kun je de aanvraag indienen VERVOLG stap 1 Het SWV krijgt nu bericht en kan de aanvraag checken. Is er iets niet in orde dan kunnen we dat per document aangeven. Je krijgt dan een e-mail zoals hieronder: Beste, Uw TLV aanvraag 2015-SBO-00X is als niet volledig beoordeeld door het samenwerkingsverband. Upload nieuwe documenten aan de hand van de ontvangen feedback en dien de aanvraag opnieuw in. De TLV aanvraag zal dan opnieuw beoordeeld worden. Direct naar de aanvraag Met vriendelijke groet, Samenwerkingsverband Passend Onderwijs PO Eindhoven secretariaat@po-eindhoven.nl 040 2968787 Als je opnieuw inlogt zie je de feedback bij het betreffende document. Je kunt het dan nog in orde maken, opnieuw uploaden en de aanvraag opnieuw indienen (zie stap 3 en 4). LET OP: oude document; druk op prullenbaklogo, voeg nieuw document toe, even opnieuw op BESTANDEN TOEVOEGEN drukken. Opnieuw stap 4 doorlopen en aanvraag opnieuw indienen. Handleiding TLV aanvraag SWV Passend onderwijs PO Eindhoven Pagina 5 van 7
VERVOLG stap 2 Het SWV krijgt bericht dat de aanvraag is aangepast en zal binnen de gestelde termijn de aanvraag opnieuw checken. Als alles klopt zal het SWV de aanvraag positief beoordelen. De aanvragende school krijgt hier direct per e-mail bericht van. Zie voorbeeldmail: Beste, Uw TLV aanvraag 2015-SBO-00X is goedgekeurd door het samenwerkingsverband. De TLV wordt zo spoedig mogelijk opgestuurd. Met vriendelijke groet, Samenwerkingsverband Passend Onderwijs PO Eindhoven secretariaat@po-eindhoven.nl 040-2968787 Het SWV zal de toelaatbaarheidsverklaring (origineel) naar de aanvragende school sturen. Ouders en ontvangende school krijgen een kopie (per post). VERVOLG stap 3 De aanvragende school kan nu in de TLV applicatie volgen welke TLV s er zijn afgegeven en wanneer de TLV afloopt. LET OP: indien een leerling bijvoorbeeld vanuit een basisschool is verwezen naar een S(B)O school krijgt deze school de originele TLV en is deze school ook opnieuw verantwoordelijk voor het aanvragen van een verlenging indien dit later noodzakelijk is. In de praktijk pak je dit samen op met de S(B)O school waar de leerling inmiddels geplaatst is. Hieronder nog even het scherm wat je ziet als er een TLV is toegekend met een aantal opmerkingen erbij. Handleiding TLV aanvraag SWV Passend onderwijs PO Eindhoven Pagina 6 van 7
1. 3. 2. 4. 1. Donkergrijze balk: filtermogelijkheden Je kunt hier filteren welke overzichten je rechts wilt inzien. Let op: er staan een aantal opties standaard aangevinkt. Wil je bijvoorbeeld ook de toegekende TLV s zien, vink deze dan aan en druk onder aan de pagina op FILTER 2. Herstel filter en exporteer mogelijkheid. Hier kun je de filters herstellen en kun je overzichten exporteren in een Excel. Je ziet alleen de leerlingen van je eigen school. 3. Overzicht. Hier zie je alle lopende zaken die je links gefilterd hebt. 4. Datum HV (datum eerste handelingsverlegenheid) Hier staat de datum die de school in de aanvraag voor toelaatbaarheid heeft ingevuld bij vraag 5. Handleiding TLV aanvraag SWV Passend onderwijs PO Eindhoven Pagina 7 van 7