Programmamanager Doel van de functie: Als programmamanager bent u verantwoordelijk voor het portfolio veranderprojecten waarmee de stad een cultuuromslag beoogt i.f.v. de stadsorganisatie 3.0(*). Plaats in de organisatie: U maakt deel uit van de strategische cel en rapporteert bijgevolg aan de strategisch coördinator. Resultaatsgebieden: - U ontwikkelt een inspirerende visie op de toekomst i.f.v. een stadsorganisatie 3.0 vanuit uw geïntegreerde en allesomvattende kijk op het 3.0 paradigma. - Binnen de strategische cel bent u verantwoordelijk voor het hele portfolio veranderprojecten 3.0 waarmee de stad een cultuuromslag richting stadsorganisatie 3.0 willen realiseren. - U staat aan het hoofd van een (tijdelijk samengesteld) projectteam dat spelers samenbrengt i.f.v. de realisatie van een voldoende krachtige veranderenergie in de organisatie. - U formuleert beleidsadvies i.f.v. de gewenste vernieuwing. - U faciliteert de procesoptimalisatie (bv. op basis van lean methodiek) binnen de stadsorganisatie i.f.v. het dienstverleningsconcept. De digitalisering van de stadsorganisatie vormt hierbij een belangrijk element. - U bewaart het overzicht van alle 3.0 projecten en bewaakt de voortgang. Op geregelde tijdstippen koppelt u hiervoor terug naar het managementteam. - U fungeert als coach van de medewerkers uit het projectteam. (*) De stad Roeselare heeft de ambitie om een smart organisatie te worden. We willen een innovatieve cultuur, een wendbare, creatieve en flexibele organisatie zijn die het klantenperspectief vooropstelt.
COMPETENTIEPROFIEL WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES... 3 VOORTDUREND VERBETEREN (niveau IV)... 3 KLANTGERICHTHEID (niveau IV)... 3 SAMENWERKEN (niveau IV)... 3 BETROUWBAARHEID consequent en correct handelen (niveau IV)... 4 PERSOONSGERELATEERD GEDRAG... 4 ORGANISATIEBETROKKENHEID (niveau III)... 4 OMGAAN MET STRESSFACTOREN (niveau III)... 5 INTERPERSOONLIJK GEDRAG... 5 OVERTUIGINGSKRACHT (niveau III)... 5 NETWERKEN (niveau III)... 5 OMGAAN MET INFORMATIE... 6 VISIE (conceptueel denken) (niveau III)... 6 LEIDERSCHAP... 6 RICHTING GEVEN (niveau 3)... 6
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES VOORTDUREND VERBETEREN (NIVEAU IV) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de departementen, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen. - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan. - Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze voor de eigen werking kunnen betekenen. - Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen tot verbetering te formuleren. KLANTGERICHTHEID (NIVEAU IV) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie aan klanten te optimaliseren. - Legt voor de departementen meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid. - Past binnen de departementen de diensten, procedures en doelstellingen toe om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden. - Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen. - Controleert of de door de IKZ-coördinator vooropgestelde procedures rond klantentevredenheid binnen de departementen strikt worden opgevolgd. - Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren. SAMENWERKEN (NIVEAU IV) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten. - Creëert structuren om de samenwerking met andere entiteiten te verbeteren.
- Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere entiteiten te verstevigen. - Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de entiteit en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan. - Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen entiteit overstijgen. - Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen entiteit overstijgen. - Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten. BETROUWBAARHEID CONSEQUENT EN CORRECT HANDELEN (NIVEAU IV) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat. - Blijft correct en integer handelen rond basisregels, sociale en ethische normen, in situaties van grote externe druk. - Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat. - Houdt in zijn rol het algemeen belang duidelijk voor ogen en gedraagt zich daar ook naar. - Weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve en correcte wijze om te gaan met bestaande regels en procedures als de situatie dat vereist. - Durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een uitzondering maken op de strikte regel, als dat het belang van de organisatie dient. PERSOONSGERELATEERD GEDRAG ORGANISATIEBETROKKENHEID (NIVEAU III) Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelwijze van de organisatie. - Durft harde standpunten innemen die de gehele organisatie ten goede komen, zelfs als die minder populair zijn. - Praat over wij in plaats van zij als hij het over de eigen organisatie heeft. Hij/zij neemt mee de verantwoordelijkheid van de organisatie op. - Onderkent de belangen van de organisatie en handelt zelf conform die belangen. - Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen. - Verdedigt de keuzes van de organisatie bij collega s, eigen medewerkers en derden. - Identificeert zich bij eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten of beslissingen van de eigen hiërarchie.
OMGAAN MET STRESSFACTOREN (NIVEAU III) Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. Blijft kalm en rustig in complexe situaties waarin hij wordt geconfronteerd met een langdurige of regelmatig weerkerende hoge druk of met crisissituaties die de eigen opdracht overstijgen. - Blijft onder moeilijke werkomstandigheden hoofd- en bijzaak in het eigen werk onderscheiden. - Presteert goed in situaties waar er sprake is van langdurige of zich herhalende hoge tijdsdruk, tegenslag en complicaties. - Handhaaft zich in complexe situaties en in situaties met onzekerheden en onbekenden. - Blijft zich niettegenstaande grote tijdsdruk open opstellen voor meningen of opmerkingen van anderen. - Blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een aangepaste stijl en aanpak om toch zijn doelstelling te bereiken. INTERPERSOONLIJK GEDRAG OVERTUIGINGSKRACHT (NIVEAU III) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën. - Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details. - Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen. - Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen). - Weet tegenargumenten actief te beluisteren en waar mogelijk te ontkrachten door eigen argumentatie. - Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben op anderen; durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken die de aanvaardbaarheid van de argumentatie kan verhogen. NETWERKEN (NIVEAU III) Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of departement en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Bouwt doelgericht een invloedrijk, professioneel netwerk uit (allianties, coalities ). - Kan zijn netwerk inschakelen om de eigen werkzaamheden te ondersteunen (informatie verzamelen ). - Betrekt anderen bij de eigen professionele netwerken en stimuleert hen die uit te bouwen. - Schakelt anderen in om een breder draagvlak te creëren waardoor de organisatie haar doelstellingen beter kan waarmaken.
- Zoekt gericht contact met anderen die een rol kunnen spelen in de uitbouw van een invloedrijk netwerk. - Is integer, samenwerkend en niet-manipulatief ingesteld bij het inschakelen van zijn netwerk. OMGAAN MET INFORMATIE VISIE (CONCEPTUEEL DENKEN) (NIVEAU III) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. Brengt een eigen beleid naar voren dat de organisatie op lange termijn beïnvloedt. - Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie hierop voor te bereiden. - Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren. - Houdt vast aan de langetermijnvisie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen. - Brengt een eigen beleid naar voren dat gebaseerd is op een duidelijke visie op de missie en de doelstellingen van de organisatie. LEIDERSCHAP RICHTING GEVEN (NIVEAU 3) Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de ploeg/dienst/sectie/organisatie op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Geeft richting, zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie. - Is een stuwende kracht in het team of de ploeg/dienst/sectie/organisatie (inspireert, neemt initiatief, is dynamisch). - Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van de ploeg/dienst/- sectie/organisatie en over het belang daarvan (de visie van de ploeg/dienst/sectie/organisatie). - Geeft richting of sturing aan een ploeg/dienst/sectie door een duidelijk en inspirerend beleid uit te dragen (geeft aan waar de organisatie naartoe wil). - Bepaalt haalbare maar uitdagende doelstellingen voor eigen ploeg/dienst/sectie. - Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen. - Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures om het beleid te realiseren. - Inspireert de medewerkers door zijn voorbeeldgedrag. - Heeft bij zijn leidinggeven oog voor culturele aspecten en onderneemt, indien nodig, acties om die te borgen, rekening houdend met de waarden en doelstellingen van onze organisatie.