Atletiekvereniging O.S.S.-VOLO s-hertogenbosch Opgericht 14 mei 1922 We gaan ervoor! Beleidsplan Atletiekvereniging O.S.S.-VOLO s-hertogenbosch 2013-2016 WE GAAN ERVOOR!... 1 BELEIDSPLAN ATLETIEKVERENIGING O.S.S.-VOLO S-HERTOGENBOSCH 2013-2016. 1 1. INLEIDING... 2 2. UITGANGSSITUATIE... 3 Missie... 5 Visie... 5 Evaluatie beleidsplan 2007-2011... 5 SWOT-analyse... 5 3. DOELSTELLINGEN... 7 Algemene en strategische doelstellingen... 7 Specifieke doelstellingen... 7 4. ACTIVITEITEN... 9 5. ORGANISATIE... 9 6. EVALUATIE... 10 1
1. Inleiding Atletiek is leuk, gezellig en gezond. Atletiekvereniging O.S.S.-VOLO s- Hertogenbosch wil hieraan graag bijdragen. In dit beleidsplan heeft O.S.S.-VOLO haar ambities en doelstellingen voor de jaren 2013-2016 vastgelegd. Het plan kan fungeren als leidraad voor bestuur en commissies bij de prioritering en te maken keuzes. Het dient ook als toetssteen voor de evaluatie in de jaarverslagen. Dit beleidsplan is tot stand gekomen door een evaluatie van het vorige beleidsplan 2007-2011 aan de hand van jaarverslagen, overleg met het bestuur, de gemeente, de Atletiekunie en andere stakeholders. Tevens zijn de uitkomsten van een brainstormavond voor leden en overige geïnteresseerden verwerkt en het definitieve plan is vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering (ALV) op 26 maart 2013. De opbouw van het plan is als volgt. In hoofdstuk 2 wordt de huidige situatie binnen de vereniging beschreven, de missie en visie verwoord en een overzicht gegeven van kansen en bedreigingen en sterkten en zwakten. Hoofdstuk 3 zet de doelstellingen uiteen en in het volgende deel wordt aangegeven hoe deze doelstellingen kunnen worden verwerkt in de jaarplanning van de verschillende bestuursorganen binnen de vereniging. Hoofdstuk 5 en 6 behandelen de organisatorische kant en de wijze van evalueren. 2
2. Uitgangssituatie Atletiekvereniging O.S.S.-VOLO s-hertogenbosch is een hechte en gezellige atletiekvereniging, waarbij samen sporten voorop staat. Op dit moment telt de vereniging ongeveer 400 leden, waarvan 110 jeugdleden. De ontwikkeling van het ledenbestand is samengevat in Figuur 1. Het totale ledenaantal is jarenlang stabiel geweest rond 350, maar in 2012 is er een toename naar 400. De komende jaren moet blijken of dit een echte trend is, of slechts een eenmalig verschijnsel. Over de jaren is er een lichte groei geweest bij de recreanten, terwijl het aantal senioren en overigen gedaald is. Junioren en pupillen vertonen wat schommelingen, maar geen echte groei of krimp. 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Pupillen Junioren Senioren Masters Recreanten (senioren en masters) Overigen (jury etc.) TOTAAL Figuur 1: Ledenaantallen Atletiekvereniging O.S.S.-VOLO s-hertogenbosch 2005-2012 De jeugdleden beoefenen voornamelijk baanatletiek met verschillende atletiekonderdelen zoals sprint (40 tot 80m), hordenlopen, kogelstoten, balwerpen, discuswerpen, speerwerpen, ver- en hoogspringen, afstandlopen (600 tot 1000m) en estafette terwijl de senioren en masters overwegend aan wegatletiek doen. Met hardlopen willen zij als recreant of wedstrijdatleet aan hun conditie werken en/of zich voorbereiden op een wedstrijdloop zoals een 15- kmloop, halve marathon of marathon. Voor wegatletiek is er een vijftal loopgroepen van verschillend niveau en op woensdagavond kunnen belangstellenden tegen contante betaling losse trainingen volgen. Qua ledenaantal en samenstelling is O.S.S.-VOLO een doorsnee atletiek vereniging: gemeten naar aantal leden staan we op plaats 112 van 295 bij de KNAU aangesloten verenigingen, waarbij het landelijk gemiddelde op 450 leden ligt. De verhouding tussen baanatletiek en loopsport (voor senioren en masters) komt met 30%/70% zelfs precies overeen met de landelijke trend. Tevens stellen veel andere verenigingen ook de recreatieve sportbeleving boven de prestatiesport. 3
Het bestuur vergadert maandelijks. De commissies, zoals de Wedstrijd Organisatie Commissie (WOC), bepalen zelf wanneer ze bij elkaar komen. Ondanks diverse initiatieven is de inzet van leden voor vrijwilligerswerk de afgelopen jaren achtergebleven bij het ambitieniveau van de vereniging. Dit past in het beeld dat we van andere verenigingen krijgen en heeft tot gevolg dat vaak slechts de absoluut noodzakelijke taken gedaan worden. Het leidt ook tot een hogere belasting van de beschikbare vrijwilligers. Helaas moet geconstateerd worden dat we ook op dit gebied een gemiddelde vereniging zijn; andere atletiekverenigingen kampen vaak met hetzelfde probleem. Op financieel gebied is O.S.S.-VOLO een gezonde vereniging. De begroting wordt voor het grootste deel gedekt door contributie-inkomsten. Door het organiseren van en participeren in diverse sportevenementen heeft O.S.S.-VOLO de afgelopen jaren een actieve positie in de Bossche sportwereld ingenomen. De landelijke Special Olympics in 2012 voor sporters met een verstandelijke beperking waren een groot succes en ook de Engelermeercross en de Ballonnenloop kenden een ruime belangstelling. Daarnaast biedt O.S.S.-VOLO ondersteuning bij de Vestingloop en de Maaspoort Sportdag. Het binnenhalen van sponsorgelden voor dergelijke activiteiten wordt echter steeds lastiger. De deelnemersaantallen voor de Ballonnenloop en Engelermeercross zijn weergegeven in Figuur 2. Hoewel de aantallen behoorlijk fluctueren, lijkt er een gestage groei te zijn voor de Ballonnenloop en een stabiele situatie voor de Engelermeercross (in 2007 is deze vanwege het slechte weer afgelast). 350 300 250 200 150 Ballonnenloop Engelermeercross 100 50 0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Figuur 2: Deelnemersaantallen Ballonnenloop en Engelermeercross 2003-2011 De laatste tien jaar heeft de loopsport zich mogen verheugen op een sterk groeiende populariteit. Dit heeft geresulteerd in volle Start to Run groepen, maar geen vergelijkbare toename van het aantal leden van de vereniging tot gevolg gehad. Bij andere atletiekclubs ligt dit met een doorstroming van 40% 50% aanzienlijk hoger. Hier ligt voor de komende jaren een uitdaging. 4
De in vorige beleidsplannen geformuleerde missie en visie willen wij ook voor de komende jaren handhaven. Missie Atletiekvereniging O.S.S.-VOLO s-hertogenbosch wil op lokaal niveau mensen stimuleren om de atletieksport in de volle breedte te beoefenen, zowel recreatief als prestatiegericht. O.S.S.-VOLO zet daartoe alle middelen en inspanningen in die een bijdrage leveren aan bovenstaande en levert extra inspanningen als er sprake is van het bevorderen van de doorgroei van bovenmatig presterende atleten van de vereniging. Visie Atletiekvereniging O.S.S.-VOLO s-hertogenbosch wil een informele, open, transparante, financieel gezonde vereniging zijn, waar het recreatief sporten op de voorgrond staat en waar de prestatie opgezocht wordt. Evaluatie beleidsplan 2007-2011 In het beleidsplan 2007-2011 is een aantal ambities en doelen gesteld en de uitvoering daarvan is jaarlijks geëvalueerd in de jaarverslagen. Samenvattend kan gesteld worden dat het gelukt is de vereniging financieel gezond te houden, er is een sponsor- en PR-commissie opgericht en er is veel aandacht besteed aan het werven van jeugdtrainers en vrijwilligers, helaas zonder het gewenste resultaat. Een aantal doelen is echter te ambitieus gebleken is, hetgeen voornamelijk te wijten is aan een gebrek aan menskracht. Om een herhaling te voorkomen zullen in de toekomst de ambities beter op de beschikbare middelen en menskracht moeten worden afgestemd. SWOT-analyse Hieronder is een SWOT-analyse van een aantal beleidsterreinen gemaakt. Deze analyse van sterkten en zwakten, van kansen en bedreigingen heeft bijgedragen aan het stellen van prioriteiten en het maken van keuzes. Tijdens de brainstormavond op 27 november 2012 is naar aanleiding van deze analyse een groot aantal suggesties gedaan die verwerkt zijn in dit beleidsplan. Jeugd Sterkte Zwakte - Sterk O.S.S.-VOLO gevoel - Te weinig deelname wedstrijden - Er is een jeugdcoördinator - Te weinig jeugdtrainers - Jaarlijkse schoolverlatersdagen - Geen ouders in jeugdcommissie Kansen Bedreigingen - Samenwerking met scholen - Afname subsidie - Subsidie - Crisis - Vrijwilligers van Galant - Andere tijdsbestedingen - Combinatiefunctionaris 5
Vrijwilligers Sterkte Zwakte - Vaste kern - Geen vrijwilligersbeleid - Noodzakelijke taken worden gedaan - Tekort juryleden - Onderbezetting in veel commissies Kansen Bedreigingen - Combinatiefunctionaris Sportpunt West - Crisis Profilering intern & extern Sterkte Zwakte - Ballonnenloop/Engelermeercross - Geen commissie - Leden - Geen duidelijke doelstelling - Actieve deelname Sportpunt West - Website Kansen Bedreigingen - Samenwerking met bedrijven - Ondersneeuwen - Wijkgerichte activiteiten Communicatie Sterkte Zwakte - Korte lijntjes binnen vereniging - Website - Clubblad - Gebrek menskracht - Mailinglijsten Kansen - Social media Bedreigingen Financiën Sterkte Zwakte - Gezonde financiën - Lage kantineomzet - Geen afhankelijkheid van sponsorgeld - Weinig sponsorinkomsten Kansen Bedreigingen - Subsidies - Wegvallen subsidies - Vergroten sponsorinkomsten - Stijging kosten 6
3. Doelstellingen Algemene en strategische doelstellingen Uit de recente jaarverslagen en de brainstormavond van 27 november 2012 blijkt dat de grootste bedreigingen voor de vereniging liggen in een tekort aan vrijwilligers en (jeugd)trainers. Het wegnemen van deze bedreigingen biedt tevens de mogelijkheid om de diverse kansen op het gebied van communicatie & PR, uitbreiding van activiteiten en integratie in de wijk te benutten. Hierop (en in deze volgorde) moet de komende jaren dus ook de strategische focus liggen. De bijbehorende doelstellingen luiden als volgt: - Het opzetten en bestendigen van een vrijwilligersbeleid - Het duurzaam versterken van de jeugdafdeling - Actief deelnemen in Sportpunt West - Effectieve communicatie, sponsorbeleid en samenwerking met bedrijven - Inspelen op de groeiende populariteit van de loopsport. Specifieke doelstellingen - Het opzetten en bestendigen van een vrijwilligersbeleid Veel leden zetten zich onbetaald met allerlei activiteiten in voor de vereniging. Zonder vrijwilligers kan de vereniging niet bestaan. Toch moeten wij ook constateren dat deze activiteiten op te weinig schouders terecht komen. Het roer moet om. Wij verwachten dat ieder zijn steentje bijdraagt aan de vereniging. Dat betreft zowel de deelnemers aan de loopgroepen als de oudere jeugdleden en de ouders van de jonge jeugdleden. Samen sterk! Deze vereniging is van ons allemaal. Ieder heeft daarin dan ook een verantwoordelijkheid. In veel andere verenigingen is afgesproken dat alle leden een aantal uren vrijwilligerswerk binnen de vereniging doen. Begin 2013 heeft de vrijwilligerscoördinator een enquête onder de leden gehouden met de oproep zich aan te melden voor een aantal taken. De resultaten zijn nog beperkt. Naar verwachting is ook onze vereniging genoodzaakt nadere afspraken te maken over de inzet van de leden voor de vereniging. Het bestuur zal hierover dan voorstellen aan de Algemene Ledenvergadering doen. - Het duurzaam versterken van de jeugdafdeling Het concretiseren van het jeugdbeleid heeft voor ons hoge prioriteit. Wij gaan samen met de ouders een nieuwe start maken met de jeugdcommissie. Ook zijn wij ervan overtuigd dat ouders best bereid zijn een extra inzet te leveren voor de club van hun kinderen. De vrijwilligerscoördinator heeft met een enquête de ideeën en mogelijkheden van de ouders geïnventariseerd. Een gezamenlijke inzet van ouders op deeltaken geeft ook een grotere binding van de ouders zelf met de vereniging. Het bestuur zet ook in op deelname van de voorzitter of een lid van de jeugdcommissie in het bestuur van de vereniging om ook daar de belangen van de jeugd te waarborgen. Het grote tekort aan jeugdtrainers dient structureel te worden aangepakt. Hoopgevend is de recente start op onze vereniging van een cursus voor assistent-jeugdtrainers. Een solide basis kan verder onder meer worden bewerkstelligd door afspraken met andere verenigingen, scholen en organisaties in de wijk. Maar ook met de gemeente willen wij afspraken maken. 7
- Actief deelnemen in Sportpunt West De vereniging heeft mede aan de wieg gestaan van het Sportpunt West. Samen met de gemeente en met andere organisaties willen wij bijdragen aan het vergroten van de participatie aan sport en bewegen van de bewoners van de wijk s-hertogenbosch West. Wij vinden dat het in onze missie genoemde stimuleren van het beoefenen van de atletiek- en loopsport niet alleen voor onze leden geldt, maar dat we als vereniging ook een bredere maatschappelijke taak hebben. Onze actieve deelname in Sportpunt West sluit hier naadloos op aan. Daartoe neemt het bestuur deel aan bijeenkomsten over de uitvoering van Sportpunt West. De gemeente heeft al geïnvesteerd in de verbetering van de toegankelijkheid van het sportpark. Het sportpark is meer ontsloten. Ook worden looproutes in de wijk uitgezet en outdoorfitnesstoestellen geplaatst. Met een subsidieaanvraag in het kader van de nationale Sportimpuls willen wij financieel mogelijk maken dat wij samen met andere sportverenigingen en maatschappelijke organisaties extra inzet plegen voor de bewoners van de wijk. Hierbij gaat het om kinderen en jongeren maar ook om volwassenen en senioren. Een van de concrete activiteiten is het mede organiseren van een jaarlijkse sport- en beweegdag in de wijk. Het is de bedoeling op basis van een behoeftepeiling zo goed mogelijk in te spelen op de behoeften uit de wijk West. Mede op basis van de uitkomsten hiervan zullen wij bezien welke sportactiviteiten wij binnen de vereniging zullen organiseren. Onderdeel van de inzet is het opleiden van vrijwilligers om als trainer te fungeren. - Effectieve communicatie, sponsorbeleid en samenwerking met bedrijven Sommige verenigingen weten met sponsoring aanzienlijke bedragen te verwerven. Onze vereniging heeft hierop geen gestructureerd beleid ontwikkeld en tot op heden ook geen menskracht op ingezet. De sponsorinkomsten zijn dan ook bescheiden. Wij zijn van mening dat extra inkomsten wel te verkrijgen zijn door het uitvoeren van sportactiviteiten in samenwerking met het bedrijfsleven. - Inspelen op de groeiende populariteit van de loopsport De loopsport heeft zich de afgelopen jaren mogen verheugen in een groeiende populariteit. Dit biedt kansen voor O.S.S.-VOLO als enige atletiekvereniging in s- Hertogenbosch. Hierbij kan het ook gaan om aan de loopsport verwante activiteiten zoals sportief wandelen. De meeste leden van de vereniging zijn deelnemers aan de loopgroepen (wegatletiek). Het is van belang te blijven investeren in de kwaliteitsverbetering van de loopgroepen. De trainers hebben hier, samen met de trainerscoördinatoren, in de afgelopen jaren invulling aan gegeven door kennisuitwisseling en het bespreken en doorvoeren van aanpassingen. Ook in de komende periode zal dit een aandachtspunt moeten blijven. Hierbij passen bijscholing en het opleiden van nieuwe (assistent-)trainers. De Atletiekunie heeft in haar nota strategie 2013-2016 aangegeven dat met name in de loopsport groei te verwachten is. Zij wil verenigingen versterken door allerlei vormen van verenigingsondersteuning. Voor verenigingen is het belangrijk te streven naar een kwalitatief hoogwaardig sportaanbod. Kenmerken van kwaliteit zijn hierbij: deskundig, aantrekkelijk, gezond en gezellig. Door de voordelen van het lopen in groepsverband meer te promoten en individuele lopers in contact te brengen met de 8
vereniging kan ook geprofiteerd worden van de groeiende belangstelling voor de (laagdrempelige) loopsport. Het is van belang gebruik te maken van de ondersteuningsmogelijkheden door de Atletiekunie. Wij zijn ervan overtuigd dat daarnaast samenwerking met andere sportverenigingen positief uitwerkt voor de activiteiten van onze vereniging. Samen zijn wij tot meer in staat. Deze samenwerking betreft dan niet alleen die met de sportverenigingen op het sportpark West maar ook met de Vughtse sportclub Prins Hendrik. Wij willen de mogelijkheden nader verkennen. 4. Activiteiten In het vorig hoofdstuk hebben wij aangegeven welke doelstellingen wij in de komende vier jaar willen nastreven. Daarbij hebben wij duidelijk gemaakt hoge prioriteit toe te kennen aan het versterken van de inzet voor de jeugd. Ook het vrijwilligersbeleid verdient extra aandacht. Daarnaast willen wij een maatschappelijk betrokken vereniging zijn. Samen met andere partners geven wij actief invulling aan Sportpunt West om daarmee te komen tot een wijk West waarbij sporten en bewegen opvallende kernmerken worden. Deze dragen bij aan een gezonde en leefbare wijk waar het goed toeven is. Wij willen bij de verschillende doelstellingen de daad bij het woord voegen, maar hebben er gezien de ervaringen met het vorige beleidsplan bewust voor gekozen geen actiepunten lijst bij te voegen. We zijn van mening dat deze door de betreffende commissies en personen jaarlijks in overleg met het bestuur vastgesteld moeten worden en op de Algemene Ledenvergadering kunnen worden besproken. 5. Organisatie Bij de evaluatie van het vorig beleidsplan hebben wij al gemeld dat de meeste ingestelde commissies niet floreerden vanwege gebrek aan menskracht. Voor de uitvoering van dit nieuwe beleidsplan hopen wij nieuwe inzet aan te kunnen boren, met name door de wijziging van het vrijwilligersbeleid. In de statuten en het huishoudelijk reglement van onze vereniging zijn al bepalingen vastgelegd over de taken van het bestuur (dagelijks bestuur en algemeen bestuur) en een aantal commissies zoals de Wedstrijdorganisatiecommissie (WOC) en de jeugdcommissie. Voor de hoofdstructuur achten wij geen wijzigingen nodig. Wel hebben wij al aangegeven de belangen van de jeugd in het bestuur te willen versterken door middel van een vertegenwoordiger vanuit de jeugdcommissie. De extra inzet voor het Sportpunt West vergt de opzet van een projectgroep waarin ook vertegenwoordigers van andere organisaties participeren. Hierbij gaan wij uit van een win-winsituatie. Onze vereniging levert een bijdrage aan de wijk maar de vereniging krijgt hiervoor ook extra ondersteuning. Mede afhankelijk van de uitvoering van extra activiteiten zullen wij de organisatie hierop aanpassen. Steeds blijkt het dan weer van groot belang duidelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is. De vereniging zal ook op allerlei ontwikkelingen moeten inspelen. Deze kunnen dan in de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering worden besproken. 9
6. Evaluatie Bij elk beleidsplan hoort ook een evaluatie. Zoals dat in de afgelopen jaren is gebeurd willen wij ook voor de komende jaren bij elke Algemene Ledenvergadering verslag uitbrengen over de voortgang van het beleidsplan. Wat is gehaald? Wat kan beter? Waarop moet extra inzet gepleegd worden? Waarvoor moet de planning worden aangepast? Welke externe factoren maken een bijstelling nodig? Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid de vinger aan de pols te houden en zo nodig bij te sturen. De voortgang met betrekking tot de uitvoering van het beleidsplan zal daarom regelmatig in de bestuursvergaderingen aan de orde komen. 10