*ZEB398F75F8* Zaak en documentnummer : Z/18/078860/DV.18-74 Commissievoorstel Datum collegevergadering : 20 november 2018 Datum raadsvergadering : 18 december 2018 Portefeuillehouder : Wethouder B. Huizing Volgnummer : Omschrijving bijlagen: Bijlage 1 - Nota reserves en voorzieningen gemeente Westerwolde Bijlage 2 - Verzamellijst reserves Bijlage 3 - Algemene reserve Bijlage 4 - Reserve sociaal domein Bijlage 5 - Verzamellijst voorzieningen Bijlage 6 - Specificatie reserves en voorzieningen Onderwerp Nota reserves en voorzieningen gemeente Westerwolde Besluit 1. De Nota reserves en voorzieningen gemeente Westerwolde 2018 vast te stellen; 2. In te stemmen met de beslispunten 1.4 a. tot en met c. in dit voorstel; 3. In te stemmen met de beslispunten 1.5 a. tot en met f. in dit voorstel; 4. In te stemmen met de beslispunten 1.6 a. en b. in dit voorstel; 5. In te stemmen met de beslispunten 2.5 a. tot en met d. in dit voorstel; 6. De bijlagen 2 tot en met 6 voor kennisgeving aan te nemen. Samenvatting Overeenkomstig de Financiële verordening gemeente Westerwolde stelt uw raad een nota reserves en voorzieningen vast. Deze nota treft u aan in bijlage 1 en is vooral kaderstellend. Dit raadsvoorstel dient ter vaststelling van genoemde nota, maar bevat tevens als aanvulling daarop een inventarisatie van alle reserves en voorzieningen die in de voormalige gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde aanwezig waren. De reserves en voorzieningen zijn beoordeeld en naar aanleiding daarvan treft u in bijlage 2 een samenvatting aan van het voorstel aan tot herschikking. De individuele beslispunten die hieruit voortvloeien treft u aan in de grijze kaders in dit raadsvoorstel. De reserves die gelabeld zijn aan de oude gemeenten worden zoveel mogelijk ingezet voor de gemeente Westerwolde waarmee het doel in sommige gevallen wijzigt. De uitleg per reserve treft u aan in het individuele overzicht van alle reserves in bijlage 6. In enkele gevallen moeten reserves of voorzieningen nog gelabeld blijven aan één der voormalige gemeenten omdat het beleid op dat terrein nog moet worden geharmoniseerd. Relatie met Programmabegroting/beleid Er is rekening gehouden met de programmabegroting 2019 en bestuursrapportage 2018. Financiën 1. Reserves 1.1 Algemeen Reserves worden op de balans onderscheiden in algemene reserves en bestemmingsreserves. Aan de algemene reserve is geen bepaalde bestemming gegeven. Deze reserve wordt veelal gebruikt om onverwachte risico s in algemene zin om te vangen of soms om te sparen. Daarmee vormt de algemene 1
reserve een belangrijk deel van het weerstandsvermogen. De raad kan ervoor kiezen een reserve een bepaalde bestemming te geven. Zodra de raad dat heeft gedaan is er sprake van een bestemmingsreserve. Het onderscheid tussen algemene reserves en bestemmingsreserves is gebaseerd op politieke beslissingen. Een eventueel meerjarig beleidsdoel van een reserve moet in lijn zijn met de doelen uit de programmabegroting. Hiermee wordt beoogd het vormen van potjes tegen te gaan. Om een integrale afweging van de beschikbare financiële middelen mogelijk te maken is het uitgangspunt om een zo beperkt mogelijk aantal reserves in te stellen. 1.2 Bestuursrapportage 2018 In de bestuursrapportage 2018 is al gemeld dat het saldo van de algemene reserve zwaar onder druk staat. De onderliggende oorzaken zijn beschreven in de bestuursrapportage en een meer exacte becijfering vindt u in bijlage 3 bij deze notitie. Deze bijlage is een weergave van het geschatte verloop van de algemene reserves van beide voormalige gemeenten over de komende jaren. De mutaties van de bestuursrapportage zijn daarin meegenomen. Voorgesteld is het nadeel van de bestuursrapportage ad. 1.391.722,- te onttrekken uit de algemene reserve. Zoals is te zien in bijlage 3 is het verwachte saldo van de algemene reserve daartoe niet toereikend. Daarom is in de bestuursrapportage voorgesteld reeds een aantal reserves ten bedrage van 1.097.738,- te laten vrijvallen en één reserve voor een bedrag van 100.000,- af te romen. Welke reserves dit betreft, vindt u in bijlage 2 bij deze notitie. Overigens is in afwijking op het voorstel van de bestuursrapportage besloten de bestemmingsreserve COA gelden voor een bedrag van 300.000,- in stand te houden en dit nadeel te onttrekken uit de saldireserve. In bijlagen 2 en 3 is dit ook op deze manier verwerkt. 1.3 Weerstandscapaciteit In de nota reserves en voorzieningen is gemeld dat er geen wettelijke grondslag is die een minimum of maximum aan weerstandscapaciteit voorschrijft. Daarmee is er ook geen eenduidige basis voor een verplichte hoogte van de algemene reserve. In de nota hebben wij een suggestie gedaan voor een gewenste vaste bodem in de algemene reserve, namelijk 8 miljoen. Deze bodem moet altijd in stand blijven, totdat door de raad expliciet wordt besloten de hoogte van deze bodem te wijzigen. Er mogen dan ook in beginsel geen uitgaven uit dit bedrag worden gedaan. Uiteraard is het zo dat de weerstandscapaciteit dient om onverwachte tegenvallers op te kunnen vangen. Dat impliceert dat dergelijke tegenvallers wel uit deze 8 miljoen mogen worden betaald. En zo is het natuurlijk ook. Wel moeten we ons realiseren dat in dit soort gevallen de verplichte bodem met voorrang weer moet worden aangezuiverd. Dit moet dus ook gebeuren nu er bij de bestuursrapportage 2018 300.000,- is onttrokken uit de saldireserve. 1.4 Algemene reserve De voormalige gemeente Vlagtwedde had een algemene reserve en dat geldt ook voor de gemeente Bellingwedde. Een meerjarige prognose van die reserves vindt u in bijlage 3 bij deze notitie. Er is de komende jaren vanwege eerder aangegane verplichtingen en eerdere raadsbesluiten al een fors beslag op beide reserves gedaan. Nadat die bedragen zijn verrekend is de algemene reserve van de voormalige gemeente Bellingwedde leeg en de algemene reserve van de voormalige gemeente Vlagwedde flink geslonken. Zoals in de bestuursrapportage reeds gemeld dient deze worden aangezuiverd om ervoor te zorgen dat de negatieve bijstelling over 2018 kan worden gedekt. Na verrekening van het saldo uit de bestuursrapportage én de verwachte onttrekking in verband met een neerwaartse bijstelling van de algemene uitkering n.a.v. de septembercirculaire 2018 (nog ter besluitvorming) ziet de prognose van de nieuwe algemene reserve van de gemeente Westerwolde er als volgt uit: Saldo algemene reserve Vlagtwedde per 01-01-2018 5.831.233 Saldo algemene reserve Bellingwedde per 01-01-2018 1.217.387 + 7.048.620 Geschatte reguliere mutaties (besloten en/of gereserveerd) 2.527.847 - Negatief rekeningsaldo 2017 Bellingwedde 2.110.259 - Negatief rekeningsaldo 2017 Vlagtwedde 1.144.432-1.266.082 Saldo bestuursrapportage 2018 1.391.722 - Vrijval reserves 1.097.738 + 2
Aangepaste besluitvorming vrijval reserves (BR COA gelden) 300.000 - Afroming reserve 100.000 + Schatting septembercirculaire 2017 + 2018 (nog ter besluitvorming) 559.768 - Verwacht vrij saldo algemene reserve per 31-12-2018 212.330 Overheveling van saldireserve 7.700.000 + Algemene reserve gemeente Westerwolde per 31-12-2018 7.912.330 Voorgesteld besluit 1.4 a. de algemene reserves van de voormalige gemeenten Vlagtwedde en Bellingwedde samen te voegen tot één nieuwe algemene reserve; b. de saldireserve van de voormalige gemeente Vlagtwedde ad. 7,7 miljoen toe te voegen aan de algemene reserve; c. in de algemene reserve 8 miljoen te hanteren als verplichte bodem te bate van de weerstandscapaciteit en deze bodem zo spoedig mogelijk weer aan te zuiveren. 1.5 Bestemmingsreserves De raad kan ervoor kiezen een reserve een bepaalde bestemming te geven. Zodra de raad dat heeft gedaan is er sprake van een bestemmingsreserve. Het onderscheid tussen algemene reserves en bestemmingsreserves is gebaseerd op politieke beslissingen. Er heeft een beoordeling van alle bestemmingsreserves van de voormalige gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde plaatsgehad. Uitgangspunt is, zoals gesteld in 1.1, om het aantal reserves zo beperkt mogelijk te houden en enkel reserves te handhaven die in lijn zijn met de doelen uit de programmabegroting. De resultaten hiervan vindt u in de lijst in bijlage 2. Opvallend is dat vooral veel onderwijsreserves van de voormalige gemeente Vlagtwedde blijven gehandhaafd. Dit heeft te maken met het feit dat in Westerwolde-Zuid het (bestuur van het) openbaar basisonderwijs onder de gemeente valt en daarmee ook in de gemeentelijke administratie is verwerkt. De regels voor onderwijs (OC&W) zijn dermate specifiek dat deze reserves in stand moeten blijven. Ten behoeve van het inzicht is de lijst met reserves in bijlage 2 is ingedeeld in kleuren. Onderaan de lijst staat toegelicht wat de kleuren betekenen. Voor de volledigheid volgt hierna een opsomming van de verschillende acties per reserve met daarbij een korte toelichting van de reden. De volgende bestemmingsreserves worden opgeheven of zijn al opgeheven bij de bestuursrapportage: BR egalisatie beheer openbare ruimte: egalisatie wordt niet noodzakelijk geacht; BR krimpmaatregelen: de hieruit gefinancierde projecten zijn afgerond; BR railverbinding Emmen via Ter Apel: project naar verwachting niet op korte termijn; BR ondernemingsraad: hier werd zelden gebruik van gemaakt; BR verbreding N33 Assen-Zuidbroek: project afgerond; BR automatisering: reserve is leeg, tweede soortgelijke reserve blijft wel; BR hoefijzer II: project afgerond; BR OHBA: middelen waren bestemd voor (opgeheven) asielcentrum Bellingwolde; BR categoriale bijzondere bijstand: reserve is leeg en wordt niet meer gevoed. De volgende bestemmingsreserves kunnen worden samengevoegd: Samenvoegen tot één nieuw op te richten bestemmingsreserve Omgevingswet en de saldi van de volgende reserves per 31 december 2018 daar naar overboeken: a. BR bestemmingsplan dorpen ad 25.958 b. BR bestemmingsplan buitengebied ad 53.986 c. BR grondzaken ad 726.609 ( 100.000 blijft achter voor kleine grondaankopen) Samenvoegen tot één bestemmingsreserve woonvisie en de saldi van de volgende reserves per 31 december 2018 daar naar overboeken: a. BR woonplannen b. BR krimp De twee bestemmingsreserves onderwijshuisvesting tot één bestemmingsreserve onderwijshuisvesting; De twee bestemmingsreserves sociaal domein tot één bestemmingsreserve sociaal domein (zie voor een uiteenzetting van deze reserve bijlage 4). 3
De volgende bestemmingsreserves worden hernoemd : BR egalisering automatisering tot BR automatisering/informatisering; BR BCF tot BR fiscaal; BR vervanging leermiddelen OBS tot BR leerlingafhankelijk OBS; BR personeelsbeleid OBS tot BR personeel OBS; BR groot onderhoud OBS tot BR gebouwafhankelijk OBS; BR groot onderhoud MFA Vlagtwedde tot BR MFA Vlagtwedde; BR groot onderhoud MFA Sellingen tot BR MFA Sellingen. Aan de volgende bestemmingsreserves het navolgende maximum (plafond) verbinden: BR automatisering/informatisering: 300.000,- BR fiscaal: 300.000,- BR omgevingswet: 1.000.000,- BR woonvisie: 1.000.000,- (afromen bij jaarrekening 2018) De overige reserves, in bijlage 2 oranje van kleur, blijven in stand waarbij de bedragen in beginsel beschikbaar zijn voor de gehele gemeente Westerwolde, met uitzondering van: BR egalisatie riolering: deze reserve is gevoed met middelen uit de rioolheffing van de voormalige gemeente Vlagtwedde. Zolang de rioolheffing nog niet is geharmoniseerd blijft deze reserve beschikbaar voor Westerwolde-zuid, in afwachting van een nieuw GRP. Voor een meer uitgebreide toelichting wordt verwezen naar onderdeel 2.3. BR wegen: deze reserve bevat een bedrag wat bestemd is voor één specifiek project in Westerwolde-Noord. Zodra dit project is afgerond kan de reserve worden opgeheven. Voorgesteld besluit 1.5: Uit de lijst in bijlage 2 met betrekking tot de bestemmingsreserves a. de oranje gekleurde bestemmingsreserves te handhaven; b. de blauw gekleurde bestemmingsreserve op te heffen; c. de groen gekleurde bestemmingsreserves samen te voegen zoals in de lijst aangegeven, waarbij eventuele nog lopende kredieten die worden overgeheveld naar een volgend boekjaar uit de nieuwe, samengevoegde reserve zullen worden gedekt en waarbij er een nieuwe bestemmingsreserve wordt opgericht te weten BR omgevingswet; d. bij vier bestemmingsreserves een maximum (plafond) instellen; e. een zevental bestemmingsreserves een andere naam te geven (zie kolom toelichting ); f. er bij een tweetal bestemmingsreserves rekening mee te houden dat deze voorlopig alleen voor het oude gebied mogen worden gebruikt (zie kolom toelichting ). 1.6 Dekkingsreserves Gebonden reserves, ook wel dekkingsreserves genoemd, zijn reserves die verplicht wordt gevormd wanneer een meerjarige investering wordt gedaan die wordt betaald uit een reserve. De reserve moet van voldoende niveau zijn om de afschrijvingslasten in de exploitatie gedurende de hele afschrijvingstermijn te kunnen dekken. Op ieder moment in de afschrijvingsperiode moet op een eenvoudige manier gecontroleerd kunnen worden of de dekkingsreserve per project ook exact hetzelfde bedrag bevat als de restant boekwaarde van de investering. Dit om zeker te weten dat de reserves geen onder- of overdekking bevatten. De gemeente Vlagtwedde had per vrije reserve één dekkingsreserve. De gemeente Bellingwedde had per afzonderlijk project één dekkingsreserve. Om de relatie tussen de dekkingsreserve en de bijbehorende investering goed te kunnen blijven volgen is het aan te raden voor elke investering een aparte dekkingsreserve in het leven te roepen. Eenvoudigheidshalve zullen we in de P&C documenten (jaarrekening, begroting) deze reserves samentellen en in één bedrag presenteren. De saldi van deze reserves zijn immers toch gebonden ; het individueel benoemen van de reserves verhoogt de informatiewaarde van de stukken niet. Voorgesteld besluit 1.6: a. de gebonden bestemmingsreserves in het vervolg dekkingsreserve noemen en deze in de P&C documenten samenvoegen tot één bedrag; b. de dekkingsreserve wel per project apart administreren (aparte grootboeknummers) zodat de aansluiting tussen de reserve en de bijbehorende investering zichtbaar blijft. 2. Voorzieningen 4
2.1 Algemeen Voorzieningen worden op de balans gekenmerkt als vreemd vermogen. Aan een voorziening zijn namelijk middelen toegevoegd waarop een verplichting jegens een derde rust. De middelen zijn dus niet vrij te besteden. Daarom blijven de voorzieningen uit de voormalige gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde bestaan. Wel kunnen sommige voorzieningen naar hun aard worden samengevoegd. 2.2 Egalisatievoorzieningen voor onderhoud De voorzieningen die dienen ter egalisatie van groot onderhoud zijn in beginsel, zoals ook in de nota reserves en voorzieningen is beschreven, onderbouwd door een beheerplan of vergelijkbaar meerjaren onderhoudsplan (MJOP). Voor onderstaande voorzieningen zijn er momenteel enkel nog onderhoudsplannen van de voormalige gemeenten. De bedragen die zijn gereserveerd in de voorzieningen zijn op die oude plannen gestoeld en mogen daarom alleen ingezet worden ter dekking van kosten in het oude gebied. Wanneer de beheerplannen zijn geharmoniseerd kunnen de voorzieningen naar verwachting worden samengevoegd. Dat geldt voor de volgende voorzieningen: a. Voorziening groot onderhoud gemeentelijke objecten (Vlagtwedde) b. Voorziening groot onderhoud vesting Bourtange (Vlagtwedde) c. Voorziening egalisatie onderhoud gemeentelijke gebouwen (Bellingwedde). De voorziening voor buitenonderhoud van scholen in Bellingwedde-noord heeft geen saldo meer en kan op advies van de beleidsafdeling worden opgeheven. 2.3 Voorzieningen voor riolering Een van de belangrijke onderdelen uit het BBV waarbij voor de riolering duidelijk afwijkende regels gelden dan voor andere onderdelen uit de gemeentelijke begroting, zijn de reserves en voorzieningen. Juist met dat onderdeel gaan veel gemeenten erg verschillend om. Ook nu zijn er nog keuzes maar de regels hiervoor zijn duidelijk zijn vastgelegd en de accountant controleert hier streng op. De navolgende voorzieningen werden gebruikt door de beide voormalige gemeenten. In afwachting van harmonisatie van de riooltarieven blijven de werkwijzen m.b.t. deze voorzieningen in stand voor het oude gebied. a. Voorziening groot onderhoud rioleringen (art.44 lid 1c BBV): Vlagtwedde had deze voorziening voor de cylische reinigings- en inspectierondes. In het vgrp is een jaarlijkse storting van 75.000,- voorzien. Bellingwedde had deze voorziening niet. b. Voorziening vervanging rioleringen (artikel 44 lid 1d BBV). Bellingwedde had deze niet. Vlagtwedde wel, doteerde ook jaarlijks maar gebruikte de dotaties jaarlijks onmiddellijk weer om activa af te boeken. Het saldo van de voorziening was daarmee aan het einde van ieder jaar nul. c. Voorziening egalisatie tarieven riolering (art.44 lid 1c BBV). Bellingwedde had deze voorziening om schommelingen in het tarief op te vangen, al bij de begroting. Vlagtwedde had deze voorziening niet. Naast deze voorzieningen had Vlagtwedde nog een bestemmingsreserve riolering, die werd gebruikt om aan het einde van het jaar gerealiseerde resultaten riolering op te muteren. Deze reserve heeft het karakter van resultaatbestemming (art.42 BBV); de basis ligt dus niet in de tariefberekening van de rioolheffing. Ook deze reserve blijft vooralsnog in stand. 2.4 Voorziening voor afval De gemeente Bellingwedde hanteerde een voorziening om overschotten en tekorten op de afvalstoffenheffing op te muteren. Deze voorziening heeft geen saldo meer, maar gezien het feit dat er in theorie in de komende jaren weer overschotten kunnen optreden én omdat het om geld van de burger gaat waarvan de wens is dat dit gelabeld blijft, stellen wij voor deze voorziening te handhaven. Dit in afwachting van nader advies bij de beleidsharmonisatie voor het afval. 2.5 Voorzieningen voor pensioenen en wachtgelden De voorzieningen voor pensioenen en wachtgelden van (voormalige) bestuurders vertegenwoordigen een specifieke waarde voor díe bestuurders die hier in de toekomst aanspraak op kunnen maken. Het saldo wat in deze voorziening aanwezig is wordt in principe ieder jaar opnieuw vastgesteld en sluit daarmee altijd aan met de toekomstige verplichtingen. De beide pensioenvoorzieningen kunnen worden samengevoegd tot één pensioenvoorziening, genaamd pensioenvoorziening bestuurders. De voorziening wachtgeldverplichting vertegenwoordigt de aanspraak op wachtgelden betreffende één voormalige bestuurder. Deze voorziening kan in stand blijven voor hetzelfde doel. 5
Voorgesteld besluit 2.5: a. De egalisatievoorzieningen voor onderhoud handhaven voor die objecten waarvoor deze ook in de beide voormalige gemeenten werd gehanteerd, in afwachting van een geharmoniseerd beheerplan, met uitzondering van de voorziening buitenonderhoud scholen (opheffen); b. De voorzieningen voor riolering handhaven voor het oude gebied in afwachting van harmonisatie van de tarieven voor rioolheffing; c. De voorziening egalisatie afvalstoffenheffing in stand houden voor Westerwolde-noord in afwachting van beleidsharmonisatie. d. De beide voorzieningen pensioenen wethouders samenvoegen tot één pensioenvoorziening bestuurders ; Wedde, 20 november 2018 Het college van burgemeester en wethouders van Westerwolde, A.A. Flikkema gemeentesecretaris mr. L.J. Klaassen burgemeester 6
No.. De raad van de gemeente Westerwolde; op voorstel van Burgemeester en Wethouders d.d. 20 november 2018, no.z/18/078860/dv.18-74, afdeling Dienstverlening; b e s l u i t : 1. De Nota reserves en voorzieningen gemeente Westerwolde 2018 vast te stellen (bijlage 1); 2. In te stemmen met de beslispunten 1.4 a. tot en met c. in dit voorstel; 3. In te stemmen met de beslispunten 1.5 a. tot en met f. in dit voorstel; 4. In te stemmen met de beslispunten 1.6 a. en b. in dit voorstel; 5. In te stemmen met de beslispunten 2.5 a. tot en met d. in dit voorstel; 6. De bijlagen 2 tot en met 6 voor kennisgeving aan te nemen. Aldus besloten in de openbare vergadering van 18 december 2018. De raad voornoemd, raadsgriffier voorzitter 7