TSA Group Delft bv Handleiding mijn.intertraining.nl Gebruikershandleiding Datum: 25-5-2016 Versie: 0.1-A Dit document beschrijft het gebruik van het klantenportal van Intertraining.
Inhoud 1 Inleiding... 2 1.1 Afdelingen... 2 2 Inloggen... 3 2.1 Wachtwoord wijzigen... 3 3 Dashboard... 4 3.1 Instellen van widgets... 4 4 Trainingen... 6 4.1 Toekomstige trainingen... 6 4.1.1 Cursist afmelden / training annuleren... 7 4.2 Historische trainingen... 7 4.3 Inplannen van cursisten... 8 5 Cursisten... 11 5.1 Cursisten wijzigen... 12 5.2 Cursist toevoegen... 12 5.3 Cursist aanvragen... 13 6 Documenten... 14 7 Communicatie... 15 8 Klantenservice... 16 TSA Group Delft bv Pagina: 1
1 Inleiding Als klant bent u bij Intertraining op de juiste plaats als het gaat om alle zaken rondom brandveiligheid. Om u verder van dienst te kunnen zijn en u meer inzicht te geven in de diensten en producten die u afneemt bij Intertraining, heeft u toegang tot het klantenportal. Het klantenportal gaat u inzicht geven in de producten en diensten van iedere afdeling van Intertraining. Van de afdelingen waarvoor u diensten en producten afneemt, worden verschillende overzichten op uw persoonlijke dashboard getoond. Dit geeft u direct een duidelijk beeld van de stand van zaken. In deze handleiding wordt u uitgelegd welke onderdelen van het klantenportal kunnen worden geraadpleegd en hoe u het klantenportal dient te gebruiken. 1.1 Afdelingen De verschillende afdelingen van Intertraining zijn verwerkt in het portal. Zo heeft u de mogelijkheid om voor de afdelingen Techniek, Training en Advies de daarvoor beschikbare functionaliteit te gebruiken. Iedere afdeling toont de eigen informatie en biedt u functionaliteit die alleen betrekking heeft op die afdeling. TSA Group Delft bv Pagina: 2
2 Inloggen Om in te kunnen loggen in het klantenportal, heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen. Bewaar deze op een veilige plaats, de gegevens zijn persoonlijk en verschaffen u de toegang tot uw omgeving in het klantenportal. U benadert het klantenportal via https://mijn.intertraining.nl/. U krijgt direct het inlogscherm te zien, waar u uw gegevens in kunt voeren. Na het invoeren van uw gebruikersgegevens, klikt u op de knop Aanmelden. U komt automatisch op uw persoonlijke dashboard terecht. 2.1 Wachtwoord wijzigen Uw gebruikersnaam en wachtwoord zijn persoonlijk. Vanwege veiligheidsredenen wordt u aangeraden om uw wachtwoord geregeld te wijzigen. Dit doet u via de knop Wachtwoord wijzigen bovenin het scherm. Naast deze knop vind u tevens de knop om af te melden uit het portal. Er opent nu een pop-up venster waarin u uw huidige wachtwoord en twee maal het nieuwe wachtwoord in kunt voeren. Het nieuwe wachtwoord wordt gevalideerd en opgeslagen. TSA Group Delft bv Pagina: 3
3 Dashboard Op het dashboard kunt u als gebruiker verschillende inzichten krijgen in de producten en diensten die Intertraining aan u levert. Afhankelijk van welke afdeling u de producten en diensten afneemt, ziet u van de betreffende afdelingen enkele widgets. De widgets van het dashboard zijn zelf in te delen, waardoor u zelf de belangrijkste widget bovenaan of op een voor u logische plaats kunt zetten. Daarnaast heeft u ook de mogelijkheid om de widgets uit te schakelen, wanneer u bijvoorbeeld de informatie niet direct hoeft te zien. 3.1 Instellen van widgets Via het steeksleutel-icoon is het mogelijk om de widgets op het dashboard te tonen of verbergen. Simpelweg door het vinkje bij de betreffende widget uit te vinken, wordt een widget verborgen. Een widget is te allen tijde weer te tonen op het dashboard. De widgets zijn in een eigen opstelling in te richten. Dit kan door de widget met de muis vast te pakken TSA Group Delft bv Pagina: 4
en te verslepen over het dashboard. Zodra u een widget met de muis vastpakt, verandert de muis in een pijlenkruis. De widget is op iedere gewenste plek in het dashboard te plaatsen. Wanneer u zich afmeld van het portal, zullen deze instellingen bewaard blijven en weer tonen wanneer u zich weer aanmeld. De widgets tonen in veel gevallen een beperkt aantal resultaten. Dit is gedaan om de ruimte van het dashboard niet onoverzichtelijk te maken. In alle gevallen zal de meest recente data of data met kortste verloopdatum als eerst worden getoond. De informatie die beschikbaar is in het portal, wordt getoond op een tiental widgets. Deze widgets tonen de volgende informatie: - Cursisten - Ingeplande trainingen - Recente documenten o Certificaat blusmiddelen o Certificaat noodverlichting o Certificaat training o Diploma training o Rapportage ontruimingsoefening o Ontruimingsplan o Evaluatieformulier TSA Group Delft bv Pagina: 5
4 Trainingen Als uw bedrijf trainingen bij Intertraining afneemt, wilt u graag zien naar welke trainingen uw medewerkers exact gaan. Dat kan nu via het klantenportal. U heeft inzicht in de trainingen waar uw medewerkers staan ingepland en u heeft tevens de mogelijkheid om de medewerkers af te melden voor een training. Het scherm geeft verschillende mogelijkheden voor het bekijken van de trainingen. Zo ziet u standaard de toekomstig geplande trainingen, maar is het ook mogelijk om de historische trainingen te bekijken. U selecteert middels de selectiebox welke trainingen u wilt bekijken. Het scherm ververst vervolgens automatisch en toont de betreffende trainingen. 4.1 Toekomstige trainingen Alle trainingen waarvoor medewerkers staan ingepland, worden in dit overzicht weergegeven. Door op het vergrootglas te klikken, krijgt u inzage in welke medewerkers als cursist zijn ingepland voor de betreffende training. Van iedere training wordt weergegeven om welke training het gaat, wanneer de training plaatsvindt en hoeveel medewerkers zijn er ingepland. TSA Group Delft bv Pagina: 6
4.1.1 Cursist afmelden / training annuleren Wanneer medewerkers onverhoopt de training niet kunnen bijwonen, heeft u de mogelijkheid om de medewerker af te melden en de training te annuleren. Dit doet u heel eenvoudig door de betreffende training in te zien en achter de naam van de medewerker op het kruisje te klikken. U krijgt een pop-up venster met de vraag om de annulering te bevestigen. U dient het selectievakje achter Bevestigen aan te vinken, waarmee u aangeeft akkoord te gaan met de annuleringsvoorwaarden zoals omschreven bij de training. Zodra u de annulering aanvraagt, zal deze nog verwerkt moeten worden door een medewerker van Intertraining. Let op: de annulering is pas definitief zodra Intertraining de annulering heeft verwerkt. De handeling die u op dit moment uitvoert is een afmelding aanvraag. 4.2 Historische trainingen De trainingen die door medewerkers van uw bedrijf zijn gevolgd en inmiddels verstreken zijn, komen in het overzicht Historisch terecht. In dit overzicht is te zien, voor zover dit bekend is, welke trainingen door medewerkers zijn gevolgd, welke medewerkers dit zijn geweest en of zij hiervoor een certificaat hebben ontvangen. Door de betreffende training in het overzicht te bekijken (via het vergrootglas), krijgt u een overzicht met de hier aan gekoppelde cursisten. TSA Group Delft bv Pagina: 7
Voor iedere cursist is aangegeven of deze een certificaat heeft ontvangen voor de betreffende training. Let op: Het digitaal aanleveren van certificaten is een ontwikkeling van de laatste jaren. Het kan dus voorkomen dat er voor trainingen geen digitaal certificaat beschikbaar is. 4.3 Inplannen van cursisten Vanuit het overzicht met trainingen is het ook mogelijk om de medewerkers in te plannen voor toekomstige trainingen. TSA Group Delft bv Pagina: 8
Om de mogelijkheden te bekijken, klikt u op de knop Inplannen. De trainingen die geselecteerd zijn om cursisten op in te plannen worden getoond. U ziet gelijk in het overzicht welke training het betreft, wanneer deze gegeven wordt en hoeveel plekken er nog beschikbaar zijn. De trainingen die in uw overzicht verschijnen, zijn de trainingen waarvoor u gemachtigd bent om zelf cursisten op in te plannen. Het systeem bepaalt aan de hand van de afspraken met Intertraining welke trainingen u te zien krijgt. Om cursisten in te plannen, klikt u op het vergrootglas achter de betreffende training. U krijgt daarna een overzicht met de cursisten die op deze training ingeschreven kunnen worden, gesorteerd op verloopdatum van hun certificaat (waar van toepassing). Voor iedere cursist in het overzicht is tevens te zien of deze reeds is ingepland voor een toekomstige training. Deze cursist is dan voor dit trainingstype niet meer te selecteren en in te plannen. TSA Group Delft bv Pagina: 9
Zodra de in te plannen cursisten zijn geselecteerd, klikt u op Geselecteerde cursisten inplannen om de plekken te reserveren. Hierna worden de cursisten voor de betreffende training ingeschreven en wordt Intertraining hiervan op de hoogte gebracht. Zodra Intertraining de inschrijvingen heeft verwerkt, ontvangt u een bevestiging en zijn de inschrijvingen definitief. TSA Group Delft bv Pagina: 10
5 Cursisten Door het gebruik van het klantenportal kunt u de gegevens van uw medewerkers, die bij Intertraining bekend zijn, altijd up-to-date houden. In het overzicht met cursisten worden alle huidige cursisten getoond. Daarnaast kunt u met de selectiebox overzichten tonen van eventuele aanvragen, zoals wijzigingen en toevoegingen, en zien of deze reeds verwerkt zijn. In het overzicht kunt u ook inzien welke trainingen de cursist heeft gevolgd bij Intertraining. Als er ook een certificaat verloopdatum van de betreffende training beschikbaar is, zal deze getoond worden. U krijgt deze informatie te zien door op de naam van de cursist te klikken. De regel zal uitvouwen en de informatie tonen. TSA Group Delft bv Pagina: 11
5.1 Cursisten wijzigen Vanuit het overzicht kunt u gemakkelijk de gegevens van uw medewerkers beheren. Door op het potlood te klikken, kunt u de gegevens van de cursist inzien en eventueel wijzigen. De wijziging wordt als aanvraag naar Intertraining verstuurd. Intertraining zal de gegevens controleren en doorvoeren in het systeem. 5.2 Cursist toevoegen Nieuwe cursisten wilt u graag kenbaar maken aan Intertraining, zodat ook zij een training kunnen volgen. Dit kan door de gegevens door te geven aan Intertraining via de knop Toevoegen. U krijgt een vergelijkbare pop-up te zien als bij het wijzigen van een cursist en kunt hier de gegevens van de medewerker invoeren. TSA Group Delft bv Pagina: 12
Zodra u de juiste gegevens heeft ingevoerd, kunt u de aanvraag naar Intertraining versturen. Intertraining zal de medewerker als cursist opnemen in het systeem, na controle van de gegevens. Zodra de aanvraag is verwerkt, kunt u dit zien aan de status van de aanvraag. 5.3 Cursist aanvragen Alle wijzigingen en toevoegingen die via het klantenportal aan Intertraining worden doorgegeven, worden in het overzicht met aanvragen getoond. In dit overzicht is bij te houden welke aanvragen reeds verwerkt zijn en welke nog in behandeling zijn. Via het vergrootglas zijn de gegevens van de aanvraag te raadplegen. De gegevens zoals deze door u zijn opgegeven, worden in een pop-up venster getoond. TSA Group Delft bv Pagina: 13
6 Documenten In verloop van tijd zullen steeds meer documenten digitaal worden aangeleverd door Intertraining. Het klantenportal is hier op voorbereid. Via het aparte menu Documenten kunt u alle aan u gerichte documenten bekijken en opvragen. Dit zijn niet alleen certificaten van de gevolgde trainingen, maar bijvoorbeeld ook certificaten van onderhoudscontroles (blusmiddelen, noodverlichting, etc.), rapportages van ontruimingsoefeningen of ontruimingsplannen. Door op het vergrootglas te klikken, krijgt u het achterliggende document te zien. Deze kunt u desgewenst downloaden voor uw eigen administratie. TSA Group Delft bv Pagina: 14
7 Communicatie Intertraining heeft de mogelijkheid om u via de website emailberichten te versturen. Deze emailberichten worden ook opgeslagen in het klantenportal. In een overzicht zijn de betreffende emailberichten te raadplegen. Via het vergrootglas kunt u het emailbericht inzien en eventueel meegestuurde bijlagen bekijken. TSA Group Delft bv Pagina: 15
8 Klantenservice Het kan altijd voorkomen dat u vragen heeft over het klantenportal. In dat geval kunt u contact opnemen met Intertraining. Ook wanneer u tips of wensen heeft naar aanleiding van het gebruik van het klantenportal, kunt u zich tot Intertraining wenden. E-mail: info@intertraining.nl Telefoon: 0252-684848 TSA Group Delft bv Pagina: 16