Notulen GMR Schooltij Datum; 24 juni 2015 Plaats; Thijsseschool den Burg Aanwezig: Afwezig: Tamara den IJzerman (O, Marcel Drenth (O), Nina Schilling (O), Inge Lekkerkerker (P), Ellen Groot (P), Mimi Eelman (voorzitter), Jan Bot (Executief bestuurder) te Woerd (secretaris) Meline v/d Honing (P), Resi Siebert (P), Susan Schiphorst (P), 1. Opening. Mimi opent de vergadering om 19.45 uur en heet iedereen van harte welkom. Er zijn 3 afmeldingen. 2. Ingekomen stukken en mededelingen - Geen op- aanmerkingen 3. Notulen GMR vergadering 14 april 2015 De notulen worden vastgesteld en door op de website van Schooltij gepubliceerd. 4. Schooltij zaken; Bestuurskantoor Het bestuurskantoor van Schooltij verhuist van de Elemert naar de Thijsseschool (voormalige plusklas). Door de krimp komt daar een ruimte vrij en het bestuur vindt dat zij in tijden van bezuinigingen op de scholen - daar gebruik van moeten maken. Dit wordt positief ontvangen door de teams. Schoolgids bovenschools Schoolplan; deze wordt 1x per 4 jaar geactualiseerd, besproken in de teams en overlegd aan de inspectie. Er is dit jaar besloten om een schoolplan light te maken. De schoolleiders hebben daartoe een informatieochtend gehad bij Kopwerk. Schoolgids; deze wordt jaarlijks herzien. De schoolgids bestaat uit een bovenschoolsdeel en een school specifiek deel (praktische informatie voor de ouders). Ook de schoolplannen gaan naar inspectie. De GMR heeft instemming in het bovenschoolse deel. De volgende vergadering in september wordt deze geagendeerd. Verzuimcijfers; t/m mei 2015. Totaal verzuim staat op 14% dat is inclusief langdurig verzuim (½ % lager). Zonder het langdurig verzuim is het verzuimpercentage 1%. MIP; is ter informatie; er zijn geen vragen/opmerkingen. Ziekteverzuimbeleid De aanwezige P-geleding GMR stemmen in, de overige leden kunnen via de mail hun instemming verlenen. Duidelijke stukken, wel belangrijk om dit beleid goed te communiceren in de teams, ook digitaal goed toegankelijk maken, zodat iedereen er bij kan. Dat geldt in algemene zin voor het Schooltij beleid. Ook een nieuwsbrief kan daar onderdeel van uitmaken. Jan neemt dit als actiepunt mee. Vakantierooster 2015-2016 Men reageert positief op het rooster, vooral de twee weken meivakantie (ook voor de OSG) wordt goed ontvangen. De genoemde roostervrije maandagen gelden voor de OSG en niet voor Schooltij. Voortgang ontwikkeling scholen (CITO/Inspectiebezoek) GMR is blij met dit overzicht; het geeft een goed beeld van de huidige stand van zaken ten aanzien van de inspectiebeoordelingen en het verloop van de CITO resultaten op de scholen. Het geeft ook aan alle investeringen van de afgelopen periode een positieve ontwikkeling laten zien. Jan spreekt daarin zijn waardering uit naar de teams toe. Nu is het zaak om deze ontwikkeling vast te houden. Bestuursformatieplan 2015-2016 Dit ter instemming voor de GMR. - Leerlingaantallen; het lijkt erop alsof de krimp stabiliseert. Dit zou Notulen GMR Schooltij 24 juni 2015 1
uiteindelijk ook van positieve invloed zijn op het personeelsbestand. Er zijn echter nog meer factoren die daar invloed op hebben, zoals het leveren van kwalitatief goed onderwijs waar ouders vertrouwen in hebben. Deze ontwikkeling is gaande en zal ook zodra de scholen weer een goed arrangement hebben behaald naar de media toe gecommuniceerd worden. - Personele begroting; 1 medewerker van Schooltij is gedetacheerd door Schooltij aan de Hoge School van Groningen, dit is voor de duur van maximaal 2 jaar en wordt 100% vergoed door de Hogeschool. Bij de schoolleider van de Thijsse is de situatie andersom. Hij wordt door Kopwerk gedetacheerd aan Schooltij. Dit bespaart Schooltij aanzienlijk in de interim kosten. In het nieuwe schooljaar komen de medewerkers van de Vliekotter in dienst van Schooltij. Voorheen werden zij gedetacheerd door Kopwerk aan Schooltij. - Meerjarenbegroting; als het huidig beleid en de krimp (jaarlijks 4%) zich voortzet zullen we over een aantal jaren uiteindelijk op een tekort uitkomen van bijna 4 ton. Het tekort in 2014 is deels ook veroorzaakt door een registratiefout van de Noa gelden, waardoor er een tekort van 1,5 ton is ontstaan. Bijsturing is dus een must. Dit gebeurt momenteel ook intensief in samenspraak met de schoolleiders. Met name alle bovenschoolse kosten drukken zwaar op een kleine organisatie als Schooltij. De komende tijd zullen er voorstellen gedaan worden om de bovenschoolse capaciteit effectiever te gaan inzetten, om zo het evenwicht t.o.v. de benodigde middelen en kinderaantallen te herstellen. Bijvoorbeeld het niet meer inzetten van schoolleiders per school met lesgevende taken, het bovenschools inzetten van IB-ers/conciërges in plaats van per school. Ook de aankomende vacature op de Thijsseschool zal in het licht van deze wijzigingen worden ingevuld. MR en team zal daar uiteraard bij betrokken worden. Ook kijkt Schooltij naar het onderwijsbeleid en wil men daarin de baten en uitgave zo goed mogelijk afstemmen en tevens de kwaliteit verhogen. Bijvoorbeeld in de vorm van gepersonifieerd onderwijs, het werken met leerpleinen (in plaats van klassen) en instructielokalen. Deels wordt dit inmiddels ook al ingezet, bijvoorbeeld op de Luberti school vanaf het nieuwe schooljaar. Bovenstaande plannen staan nog niet concreet genoemd in het Bestuursformatieplan, omdat er eerst gewerkt is aan de opbrengsten. In het komend schooljaar zal e.e.a. concreet vorm gaan krijgen. De GMR stemt in met het Bestuursformatieplan zoals deze er nu ligt, met de bovenstaande toelichting. Jaarrekening 2014 Jaarverslag; Er is afgelopen jaar veel gebeurd om de kwaliteit van het onderwijs te verhogen. Bijvoorbeeld in de vorm van professionele ondersteuning voor de IB-ers en schoolleiders, de IB-ers zijn als team bij elkaar gezet om de resultaten te bespreken op de scholen, alle schoolleiders hebben een coach gekregen en volgen een opleiding, de inspectiebezoeken worden door een deskundige voorbereid op de scholen. Niet alle GMR leden vinden dat dit voldoende concreet genoemd staat in het jaarverslag. Het is de vraag hoe gedetailleerd dit in een jaarverslag genoemd moet worden, als dit ook op schoolniveau wordt vermeld in de jaarverslagen. Jaarrekening; Er staat (pg. 17) dat er een extra voorziening is gedaan voor een afschrijving aan de Akker. Dit heeft te maken met de kosten die zijn gemaakt in de moeizame aanloop naar de uiteindelijke verbouwing van de Akker. Het is een feitelijke afrekening tussen de gemeente, Kopwerk en Schooltij (verdeling kosten, lasten, middelen), waardoor het verleden kon worden afgesloten en men de blik op de toekomst kon richten. Het exacte bedrag moet worden nagekeken. De GMR wil de facturen tussen Kopwerk en Schooltij graag transparant genoemd zien en/of de afspraken omtrent onderlinge verrekeningen graag duidelijk genoemd zien. Instemming GMR Bestuursformatie plan Notulen GMR Schooltij 24 juni 2015 2
De vraag is of dit als een addendum aan het jaarverslag kan worden toegevoegd. Jan gaat dit bekijken. Voortgang samenwerking Kopwerk-Schooltij Door de bestuurlijke samenwerking met Kopwerk is het bestuur van Schooltij van een operationele rol naar een toezichthouden rol gegaan. Deze verschuiving is in de praktijk lastig uit te voeren. Het bestuur heeft daarom aangegeven aan het eind van het jaar te willen stoppen als vrijwillig bestuur en het bestuur neer te leggen bij professionals, teneinde het toezicht op Schooltij efficiënter te kunnen organiseren. Daartoe is vorig jaar al overleg geweest met de Raad van Toezicht van Kopwerk. Per 1 januari wil het bestuur daarom de beide besturen (Kopwerk en Schooltij) in 1 personele unie zetten. Dit betreft geen fusie. Schooltij blijft Stichting Schooltij, met eigen personeel, een eigen afvloeiingsregeling en een eigen GMR, maar het wordt op dezelfde manier aangestuurd, door dezelfde bestuurders en dezelfde Raad van Toezicht (waar ook een Texelvertegenwoordiging in zal komen). Uiteindelijk hoopt het bestuur hiermee een efficiëntie slag te maken wat kostenbesparend is en de professionaliteit van Schooltij te vergroten. Men heeft adviesbureau Beekveld en Terpstra opdracht gegeven om een (juridisch) advies uit te brengen. Zij hebben daartoe een aantal mensen binnen en buiten de organisatie geïnterviewd over het nut en de noodzaak van het verder intensiveren van de samenwerking. Dit betrof gesprekken met bestuursleden, de gemeenteraad, de RvT van Kopwerk en het dagelijks bestuur van de GMR. Het dagelijks bestuur heeft tegelijkertijd aan de GMR leden gevraagd hoe de huidige samenwerking door de medewerkers van Schooltij wordt ervaren. (Agendapunt 4). De vraag is nu wanneer er van de GMR gevraagd wordt om in actie te komen. Het advies van Beekveld en Terpstra (met daarin de bevindingen uit de interviews en de juridische mogelijkheden), zal voor de zomervakantie klaar zijn en na de vakantie verder worden opgepakt. Dit is de eerste stap, daarna zal e.e.a. verder binnen de organisatie worden besproken met alle partijen. Het streven is om deze personele unie per 1 januari in te laten gaan. Ook een fusie is op termijn nog mogelijk, echter niet op dit moment. Een fusie traject is zeer tijdrovend (o.a. door de fusietoets), dat heeft nu niet de voorkeur van het bestuur. Een personele unie is wel op korte termijn haalbaar. Daarbij heeft het als voordeel dat er voor Schooltij niet veel zal wijzigen. De GMR vindt het van belang om het bestuur van Schooltij tijdens de 1 e vergadering in september uit te nodigen om hierover in gesprek te gaan. 5. GMR Samenstelling, werkwijze, evaluatie GMR Concrete aanleiding om de samenstelling (verkleining GMR) weer te agenderen is; langdurig openstaande vacature ouder lid Vliekotter, op termijn openstaande vacature P-lid Vliekotter, dubbele vertegenwoordiging van de Luberti (door een interne personele verschuiving), de belasting voor de personeelsleden wordt steeds groter. Het voorstel is om de GMR te verkleinen, door per school 1 vertegenwoordiging te krijgen van een P-lid of een O-lid en het commitment van mensen om zich voor langere tijd voor de GMR in te willen zetten. De GMR zou dan gehalveerd worden naar 6 personen (3 P- leden en 3 O-leden). Een grote school stuurt 2 zetels, de overige scholen 1. Reacties vanuit de GMR; - Verhouding leerkracht/ouders moet goed in verhouding zijn. - Goede communicatie aan de achterban blijven waarborgen, het gaat of staat met een goede communicatie. Aanwezigheid in de MR verplicht? - Het Bruinvisteam is voor een verkleining van de GMR - De aanwezigheid wordt door verkleining te kwetsbaar. - Verkleining sluit beter aan bij de krimpende organisatie, waarbinnen je met steeds minder mensen bovenschoolse taken uit moet voeren. Ook schoolleiders spreken zich voor een verkleining uit. We besluiten; GMR heeft het voornemen om het aantal leden te verkleinen; optie 2 dan wel optie 4 is mogelijk of de huidige situatie handhaven. Volgende vergadering wordt dit in stemming gebracht en nemen we een beslissing Notulen GMR Schooltij 24 juni 2015 3
6. Rondvraag Met daarin 3 specifieke vragen; - evaluatie GMR jaar - evaluatie samenwerking Kopwerk-Schooltij - Cao informatie avond (7/9 of 21/9) Ellen; - Gaat uit de GMR (geeft Inge de mogelijkheid om de Luberti te vertegenwoordigen). - Heeft een goed gevoel over de samenwerking met Kopwerk. - Kan beide data voor de Cao avond. Tamara; - Geen op- aanmerkingen GMR jaar. - Kan beide data voor de Cao avond. - Navraag in het team geeft aan dat de teams op de hoogte zijn van de samenwerking, pas bij navraag komt er ook achterdocht naar voren. Inge; - Samenwerking binnen de MR en team besproken; van 2 personen een reactie gehad (IB en schoolleider) en daarin kwam vooral de communicatie naar voren. Dit kan transparanter, de Schooltij nieuwsbrief wordt gemist, informatie over andere scholen wordt gemist, daardoor minder verbinding met de andere scholen. Dit is een belangrijk aandachtspunt. - Kan alleen op 21 september naar de Cao avond Marcel; - Geen toevoegingen GMR - Samenwerking Kopwerk; vooral tijdens deze vergadering een grote betrokkenheid ervaren vanuit Jan bij Schooltij en de samenwerking. Dat is prettig. Dit was voorheen minder. Jan is een bestuurder en daar hebben wij als GMR aan moeten wennen en andersom waarschijnlijk ook. Mis het duidelijk belang van Kopwerk om te gaan samen werken met Schooltij. Mimi merkt op dat mocht het tot een verdere samenwerking komen, de GMR duidelijk inzicht willen krijgen in de financiële situatie van beide Stichtingen. Dit is ook in het interview met Beekveld en Terpstra aangegeven. Verder kan Kopwerk een oplossing bieden voor wat het bestuur nu nodig heeft. De GMR zal wellicht juridisch advies inwinnen om zich goed voor te bereiden op een aankomende intensivering van de samenwerking. - Bij voorkeur 21/9 de Cao avond Nina; - Raar GMR jaar door het wegvallen van Nel. Volgend jaar haar laatste jaar. - Wat betreft de samenwerking blijft het moeilijk om vat te krijgen op de uiteindelijke motivatie van Kopwerk om de samenwerking te willen intensiveren. Het is een ongrijpbaar en onontkoombaar proces geworden. Daar heeft ze moeite mee. - Kan beide data voor de Cao avond ; Nog op- of aanmerkingen op de jaarplanning volgend schooljaar? Nee, geen opmerkingen; de jaarplanning wordt vastgesteld. Mimi; - Was ander GMR jaar ook door aanwezigheid Jan. Mimi stopt na volgend jaar met haar voorzitterschap (na 3 jaar). - Benieuwd naar het voorstel bestuur over de samenwerking. Alertheid in het proces en juridische bijstand en een open gesprek is van belang voor de GMR. - Besluiten dat de Cao avond 21 september plaats vindt. Daarmee sluit de voorzitter om 22.30 uur de vergadering af en dankt ieder voor zijn of haar inbreng. Notulen GMR Schooltij 24 juni 2015 4
ACTIELIJST EN ADVIES/INSTEMMING GMR SCHOOLTIJ 2015 ACTIE LIJST 2015 Actie; Wie; Uitvoeren voor; Ziekteverzuimcijfers per kwartaal in de GMR Jan/ September vergadering terug laten komen Pestincidenten tijdens de pauze (reactie IB-ers) MR reglement en huishoudelijk reglement doorsturen aan MR reglement en huishoudelijk reglement per school invullen en retourneren aan Marcel OBD informatieavond CAO (Schooltij breed) op 21 september Voortgang samenwerking Kopwerk/Schooltij agenderen met bestuur Opstellen concept reglement GMR Schoolgids bovenschools agenderen Marcel PGMR Marcel September Samenstelling GMR agenderen September Besluit nemen over samenstelling GMR GMR September Interne communicatie Schooltij verbeteren (beleid/interne informatie/nieuwsbrief) Jaarverslag; exact bedrag extra voorziening voor een afschrijving aan de Akker doorgeven Jan Jan ADVIES/INSTEMMING 2015 Advies/Instemming; Wie; Datum instemming/ advies; Instemming Begroting 2015 GMR 29.01.2015 Starten van GMR vergadering om 19.45 uur GMR 29.01.2015 Instemming Bestuursformatieplan 2015-2016 GMR 24.06. 2015 Instemming Ziekteverzuimbeleid P-GMR 24.06.2015 Notulen GMR Schooltij 24 juni 2015 5