Doel en functioneren van wijkraden Kenmerk: INT11.0235 Bijlage bij kadernotitie burgerparticipatie Samen beter 1. Inleiding en samenvatting De samenwerking tussen wijkraden en gemeente is nadrukkelijk onderwerp van gesprek geweest in de vergaderingen van de gezamenlijke wijkraden in 2008 en 2009. In 2009 heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar het functioneren van wijk- en dorpsraden. Hierbij werd de nota Doel, nut en de noodzaak van wijk- en dorpsraden (2004) als uitgangspunt genomen. Eén van de conclusies van de rekenkamercommissie was dat zowel door een aantal wijkraden als de gemeente het ambitieniveau, zoals verwoord in de nota Doel, nut en de noodzaak van wijk- en dorpsraden als te hoog wordt ervaren. Eén van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie was dat wijkraden en gemeente de nota Doel, nut en de noodzaak van wijk- en dorpsraden gezamenlijk herschrijven en reële doelen en ambities formuleren. Vervolgens is door de gemeente in de notitie Kerntaken wijkraden (2010) een aanzet gegeven voor een omschrijving van doel en kerntaken van de wijkraden plus de verplichtingen van de gemeente ten aanzien van de wijkraden. De conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie zijn verwerkt in de notitie. De notitie is bedoeld als bijlage bij de kadernotitie over burgerparticipatie Samen beter. De oude nota Doel, nut en de noodzaak van wijk- en dorpsraden komt daarmee te vervallen. Volgens de notitie Samen beter kan de gemeente bij nieuwe ontwikkelingen zelf bepalen of ze wel of niet burgerparticipatie toepast en in welke mate. Naar de mening van de wijkraden dient de gemeente bij nieuwe ontwikkelingen tijdig met de wijkraden te overleggen over de toe te passen vorm van burgerparticipatie, teneinde verrassingen te voorkomen. Daarnaast missen de wijkraden in de nota Kerntaken wijkraden een aantal essentiële punten, zoals die wel vermeld staan in de oude nota Doel, nut en de noodzaak van wijk- en dorpsraden. In verband met deze bezwaren van de wijkraden is in de vergadering van de gezamenlijke wijkraden van 20 september 2010 afgesproken dat de wijkraden zelf een nieuw stuk schrijven. In dit stuk dient rekening gehouden te worden met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. De wijkraden hebben daartoe twee bijeenkomsten belegd. Als uitgangspunt werd gekozen om de nota Samen beter te accepteren en de nota Kerntaken wijkraden aan te scherpen. De essentiële punten van de oude nota Doel, nut en de noodzaak van wijk- en dorpsraden dienen zoveel mogelijk behouden te blijven. Deze oude nota komt daarmee te vervallen. De aangescherpte nota (bijlage) heeft de titel Doel en functioneren van wijkraden gekregen. De nota is als volgt ingedeeld: 1. Inleiding en samenvatting 2. Doel wijkraden / Relatie met kadernotitie burgerparticipatie 3. Kerntaken wijkraden 4. Verplichtingen gemeente. De volgende aanbevelingen van de rekenkamercommissie zijn in de nota verwerkt: - De wijkraden krijgen in de procedures, die voor de totstandkoming van nieuw beleid van de gemeente worden gevolgd, een eigen positie. Hiermee wordt bereikt dat wijkraden tijdig worden geconsulteerd en een redelijke reactietermijn in acht wordt genomen. Wijkraden dienen zelf ook actief te zijn in het verzamelen van informatie die via de gemeentelijke website voorhanden is. - Op aangeven van de rekenkamercommissie is inmiddels een aantal wijkcontactfunctionarissen benoemd. De aanstelling van wijkcontactfunctionarissen zal naar verwachting de communicatie tussen wijkraden en gemeente verbeteren. - De gemeente zal waar nodig investeren in kennis en kunde ten behoeve van wijkraden. - De rekenkamercommissie doet de suggestie aan wijkraden om waar nodig expertise van wijkbewoners in te zetten. - De wijkraden kunnen gebruik maken van de diensten van de SWB.
2 2. Doel wijkraden / Relatie met kadernotitie burgerparticipatie In 2009 is de kadernotitie Samen beter voorbereid om op gestructureerde wijze verder vorm te geven aan burgerparticipatie in de gemeente Brummen. Centraal in deze notitie staat hoe inwoners beter betrokken kunnen worden bij de voorbereiding en/of uitvoering van het gemeentelijk beleid. De notitie is bedoeld voor alle burgers, zonder onderscheid te maken tussen burgers en wijkraden. De specifieke rol van wijkraden wordt hierin niet uitgewerkt. De omschrijving van het doel en de kerntaken van de wijkraden moet passen binnen de algemene visie op burgerparticipatie en is bedoeld als bijlage van de notitie Samen beter. Visie burgerparticipatie (overgenomen uit kadernotitie burgerparticipatie). De gemeente zet burgerparticipatie in ter bevordering van de kwaliteit van gemeentelijk beleid en het draagvlak daarvoor. Burgerparticipatie kan in alle onderdelen van het beleidsproces worden toegepast, dus bij zowel het ontwikkelen van beleid en projecten, als bij de uitvoering ervan. Maar ook in het realiseren van een continue open gesprek met inwoners in onze gemeente. De afweging over de inzet van het instrument moet structureel gebeuren en daarbij is het kunnen voldoen aan de randvoorwaarden van groot belang. De gemeente zet het instrument in op een planmatige, gecoördineerde en op maat gesneden wijze. Het gemeentebestuur maakt (financiële en/of personele) middelen vrij voor de planvorming, coördinatie en/of uitvoering van het instrument. Uit deze omschrijving blijkt dat de doelstelling van burgerparticipatie is: de verbetering van de kwaliteit van gemeentelijk beleid en het draagvlak hiervoor. De doelstelling van wijkraden, het verhogen van de kwaliteit van de directe leefomgeving, past binnen het kader van burgerparticipatie. 3. Kerntaken wijkraden De wijkraden zijn de ogen en oren van de wijk. Men weet goed wat er in een wijk leeft, wijkraden hebben als zodanig een signaalfunctie. Wijkraden kunnen een waardevolle bijdrage leveren aan de leefbaarheid en het welzijn van de wijk. De wijkraden communiceren met de bewoners over de activiteiten die ze uitvoeren. De wijze waarop dat gebeurt, bepaalt de wijkraad zelf. Inwoners dienen op de hoogte te zijn van het bestaan van een wijkraad. Als minimumvoorwaarde wordt hierbij gesteld dat de wijkraden hun contactgegevens vermelden in de gemeentegids en op de gemeentelijke website. Wijkraden zijn hiervoor zelf verantwoordelijk (evenals andere organisaties die genoemd staan in de gemeentegids). Hieronder volgt een korte omschrijving van de kerntaken van de wijkraden. Er is rekening gehouden met de verschillende ambitieniveaus van de wijkraden. Zo kan voor een wijkraad het organiseren van buurtgerichte activiteiten voldoende zijn. Als een andere wijkraad meer betrokkenheid voelt bij beleidsadvisering, heeft zij daartoe de vrijheid. Het is daarom niet noodzakelijk dat een wijkraad invulling geeft aan alle hieronder genoemde kerntaken. 1. Het organiseren van overleg tussen wijkbewoners over onderwerpen en thema s die in de wijk spelen. Per wijk kan dit verschillen, wijkraden kunnen hiervoor zelf onderwerpen aandragen. Voorbeelden zijn speelvoorzieningen, overlast of onveiligheid en verkeerssituaties. Wijkraden kunnen bij de organisatie van overleg ondersteund worden door SWB. 2. Het organiseren van activiteiten die het welzijn in de wijk bevorderen. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld coladisco s voor kinderen, een straatfeest of een kerstbijeenkomst. De wijkraden kunnen voor dit soort activiteiten ondersteuning vragen bij SWB. 3. Het organiseren van activiteiten die de leefkwaliteit in de wijk bevorderen. Bij dit soort activiteiten kan gedacht worden aan een wijkschouw (in samenwerking met de woningstichtingen en de afdelingen beheer of ruimte van de gemeente) en het meewerken aan het project buurtbemiddeling. 4. Het geven van gevraagde en ongevraagde adviezen aan het gemeentebestuur: - Gevraagd advies betekent dat het college van B&W tijdig om advies vraagt over aangelegenheden van enige importantie die de wijk of het dorp rechtstreeks betreffen. - Ongevraagd advies wil zeggen dat de wijkraad het college van B&W of de gemeenteraad van advies kan dienen over zaken waarvan zij meent dat deze het dorp of de wijk raken.
3 Ongevraagde adviezen kunnen betrekking hebben op suggesties om op een bepaalde wijze te besluiten en op verzoeken om bepaalde zaken aan te pakken. Verder kunnen ongevraagde adviezen gegeven worden inzake het totale beleids- en uitvoeringsveld van de gemeente. Toelichting kerntaak 4 Taak 4 is in het algemeen complexer dan de activiteiten genoemd onder de punten 1 tot en met 3. Hieronder volgt een korte toelichting waarbij een onderscheid is gemaakt in maatschappelijke en infrastructurele onderwerpen. Maatschappelijke onderwerpen Voor wat betreft de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) zijn er direct raakvlakken tussen de wijkraad en de Wmo-adviesraad. De Wmo is onder andere gericht op individuele ondersteuning in geval van langdurige ziekte, handicap of problemen ten gevolge van ouderdom. De wijkraad ondersteunt wijkbewoners niet zozeer op individueel niveau als wel op collectief niveau. De Wmo-adviesraad adviseert de gemeente onder andere over aandachtsveld 1 van de Wmo: de sociale samenhang en leefbaarheid in wijken en buurten. Het gaat dan om beleidsadvisering waarbij signalen uit de wijk omgezet worden in algemene beleidsadviezen voor de gemeente. Met name van de wijkraad, die te beschouwen is als het intermediair tussen een wijk als geheel (of een deel daarvan) en de gemeente mogen dergelijke adviezen aan de gemeente verwacht worden. Over de afstemming tussen de Wmo-adviesraad en de wijkraden is gesproken in de vergadering van de gezamenlijke wijkraden. Afgesproken is dat de Wmo-adviesraad voor advisering op het gebied van sociale samenhang en leefbaarheid een beroep zal doen op de kennis van de wijkraden. Daar waar beleidsvelden elkaar raken, dienen de Wmo-adviesraad en wijkraden met elkaar in overleg te treden. Er is een mogelijkheid om tijdelijk een werkgroep leefbaarheid in te stellen, met deelnemers vanuit de wijkraden. De noodzaak hiervan kan gezamenlijk bepaald worden door de Wmo-adviesraad en wijkraden of wijkraad. Het is de taak van de wijkraden en de Wmo-adviesraad om over en weer contact te onderhouden en er op toe te zien dat de inbreng en mening van de wijkraad in voldoende mate vertaald worden in de beleidsadviezen van de Wmo-adviesraad. De wijkraden moeten zelf oog houden op onderwerpen die aan de orde komen in de Wmo-adviesraad en die een relatie kunnen hebben met sociale samenhang en leefbaarheid. De Lange Termijn Agenda van de gemeenteraad is hierbij een belangrijk hulpmiddel. Verder kunnen de managers van de verschillende gemeentelijke afdelingen in de jaarlijkse vergadering van de gezamenlijke wijkraden een presentatie geven van de belangrijkste beleidsonderwerpen van de gemeente voor het komende jaar. Onderwerpen die te maken hebben met de directe leefomgeving/infrastructuur Hierbij kan gedacht worden aan onderwerpen zoals de verkeersinfrastructuur, groenbeheer, woningbouw en de verdere uitwerking van de centrumplannen. Bij de voorbereiding door de gemeente zal veelal een beroep gedaan worden op de diverse mogelijkheden van burgerparticipatie. Hiervoor zal per project of activiteit een op maat gesneden vorm van informatie of overleg worden gezocht, afhankelijk van het onderwerp. Er kunnen bijvoorbeeld bijeenkomsten worden georganiseerd voor bewoners, ondernemers, zorgaanbieders enzovoort. Er kan gebruik gemaakt worden van de mogelijkheden van internet. Bij deze infrastructurele onderwerpen gaat het veelal om complexe ingrepen met mogelijk tegengestelde belangen voor bewoners. Het is voor wijkraden dan haast onmogelijk om met een eensluidend advies te komen voor de hele wijk. Bij dit soort onderwerpen moet door de gemeente aan wijkraden gevraagd worden mee te denken over bijvoorbeeld de gewenste vorm van burgerparticipatie of de planning van de informatievoorziening. Afhankelijk van het onderwerp kunnen afspraken worden gemaakt over de inzet van de wijkraden. Vragen van de gemeente aan de wijkraden kunnen zijn: - hoe en wanneer moeten bewoners worden geïnformeerd - hoe creëer je draagvlak - hoe kan de communicatie het beste ingezet worden. Wijkraden kunnen actief wijkbewoners benaderen om voor een bepaald thema/advies expertise in te brengen.
4 4. Verplichtingen gemeente a. Subsidie Elke wijkraad kan voor de uitvoering van activiteiten een instandhoudingssubsidie aanvragen. Er moet voldaan worden aan de bepalingen uit de Algemene Subsidieverordening Gemeente Brummen en de jaarlijkse subsidie beleidsregels. De subsidieplafonds worden per beleidsterrein door de gemeenteraad vastgesteld bij de vaststelling van de programmabegroting. b. Informatievoorziening De gemeente informeert wijkraden tijdig over belangrijke ontwikkelingen en besluiten zodanig dat zij hun adviserende functie kunnen invullen. Informatievoorziening vindt plaats door toezending van de Lange Termijn Agenda (LTA) van de gemeenteraad, door de invoering van de participatieladder (zichtbaar op elk collegebesluit), en door toezending van de informatiepagina publicaties GemeenteThuis. Als wijkraden naar aanleiding hiervan behoefte hebben aan nadere informatie, dan kunnen zij met de behandeld ambtenaar contact opnemen voor toezenden van nota s of andere publicaties. Daarnaast zijn wijkcontactfunctionarissen aangesteld die onder andere toezien op de naleving van de afspraken om wijkraden actief te informeren. c. Bestuurlijk aanspreekpunt Voor elke wijkraad is een wijkwethouder aangewezen. d. Overlegstructuur Wijkraden bepalen zelf hun eigen overlegstructuur. Minimaal eenmaal per jaar is er een gezamenlijk overleg tussen gemeente en wijkraden; de gemeente neemt hiertoe het initiatief. De gemeente stelt een agenda op, verstuurt de uitnodiging aan de contactpersonen van de wijkraden en verzorgt het verslag. Indien daar behoefte aan bestaat (en die behoefte kenbaar gemaakt wordt) kan op meerdere momenten overleg plaatsvinden tussen gemeente en wijkraden. Binnen de gemeente kunnen wijkraden contact zoeken met: - de inhoudelijk verantwoordelijke ambtenaar als het gaat om specifieke, concrete zaken - de betreffende wethouder als het gaat om grotere projecten - de wijkwethouder als bestuurlijk aanspreekpunt - de wijkcontactfunctionaris als het gaat over de gang van zaken, het verloop van de samenwerking met de gemeente en eventuele knelpunten. De communicatie over belangrijke ontwikkelingen en besluiten gebeurt door het toepassen van de participatieladder. Dit staat uitgewerkt in de paragrafen 1.4, 1.5 en 1.6 van de kadernotitie Samen Beter. e. Betrokkenheid bij grotere projecten In geval van grotere projecten geldt als uitgangspunt dat wijkraden daarbij in de voorbereiding als adviseur worden betrokken. Zij adviseren de gemeente over welke onderwerpen ze willen meepraten en welke vorm van participatie door hen gewenst wordt. Dit staat uitgewerkt onder kerntaak 4. Grotere projecten hebben in het algemeen veel impact. Kenmerken van grotere projecten kunnen zijn: ze hebben een gedefinieerd begin en eind ze zijn resultaatgericht ze zijn uniek ze zijn multidisciplinair ze zijn ingewikkeld en onzeker ze zijn essentieel voor betrokkenen ze hebben rechtstreeks betrekking op de leefbaarheid in dorp of wijk dan wel op het gebruik of de beleving van de openbare ruimte ze hebben een verwacht effect op lange termijn ze hebben in het algemeen omvangrijke financiële consequenties het draagvlak bij bewoners is van essentieel belang voor het slagen van de projecten. Per project of activiteit zal een op maat gesneden vorm van informatie of overleg worden gezocht, afhankelijk van het onderwerp. Ook hierbij is de participatieladder van toepassing. De wijkraden moeten zelf alert zijn op ontwikkelingen. Dit kan door kennis te nemen van de Lange Termijn Agenda en publicaties op de gemeentelijke website en in GemeenteThuis. De gemeente heeft er notitie van genomen dat sommige wijkraden over onvoldoende kennis en menskracht beschikken om invulling te geven aan deze kerntaak.
5 f. De besluitvormingsprocedure van de gemeente In de nota Samen Beter wordt aangegeven dat inwoners, belangengroeperingen en wijkraden betrokken worden bij belangrijke onderwerpen en besluiten door toepassing van de participatieladder. De sjablonen voor de adviesnota (waarop de besluiten van het college zijn gebaseerd) zijn hiertoe aangepast. Belangrijke onderwerpen en besluiten betreffen zaken die gevolgen hebben voor de leefbaarheid van de wijk of gevolgen hebben voor het gebruik of de beleving van de openbare ruimte. De rekenkamer beveelt aan dat de gemeente in haar procedures, die worden gevolgd voor de totstandkoming van nieuw beleid, rekening houdt met de mogelijke inbreng van wijkraden. Hieraan wordt gevolg gegeven. Voorkomen moet worden dat wijkraden abusievelijk niet of te laat worden geconsulteerd. Met andere woorden, de gemeente zal het tijdpad van de eigen besluitvormingsprocedure zodanig inrichten dat de wijkraden tijdig om advies wordt gevraagd zodat zij voldoende gelegenheid hebben om advies uit te brengen. g. Jaarlijks evalueren van het functioneren van de wijkraden en de relatie met de gemeente Minimaal één maal per jaar vindt er een vergadering plaats tussen de gezamenlijke wijkraden en de gemeente. Een vast agendapunt betreft het evalueren van het functioneren van de wijkraden en de evaluatie van de relatie met de gemeente. De ervaringen van de wijkraden dienaangaande worden uitgewisseld: wat ging goed en wat ging fout. De ervaringen worden vastgelegd in de notulen. Naar aanleiding van de ervaringen wordt gezamenlijk een actie voorgesteld. Het college en de raad worden van de notulen in kennis gesteld. h. De gemeente beoordeelt de activiteiten van de wijkraden Bij de jaarlijkse vaststelling van de subsidie vindt een eindgesprek plaats over de activiteiten van de wijkraad. Dit wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekend door de wijkraad. i. Kwaliteitsbewaking: het gemeentebestuur moet het functioneren van de wijkraden in voorkomende gevallen faciliteren naar bevind van zaken Aanbevelingen van de rekenkamer zijn in dit verband: - De gemeente Brummen biedt de (nieuwe) leden van een wijkraad een bijeenkomst aan, waarin uitleg wordt gegeven over de gemeentelijke structuur en de verschillende rollen en bevoegdheden (raad, college, ambtelijk apparaat) die hierin worden onderscheiden. - De gemeente kan een paar keer per jaar een training voor wijkraden organiseren waarbij een bepaald actueel thema op een toegankelijke wijze wordt uitgediept. De gemeente kan bij grotere projecten, bijvoorbeeld bij ruimtelijke ontwikkelingen, ad hoc ten behoeve van wijkraden extra middelen of onafhankelijke deskundigheid inschakelen. De betrokkenheid van wijkraden bij grotere projecten staat beschreven in de kerntaken (kerntaak 4). Daarnaast is het subsidiebeleid van toepassing. Wijkraden kunnen verder een beroep doen op ondersteuning door de welzijnsorganisatie (SWB) en de vrijwilligerscentrale van SWB. Hierover zijn afspraken gemaakt tussen SWB en gemeente. j. Integrale wijkbenadering De gemeente streeft naar een integrale wijkbenadering. Aandachtsveld 1 van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning betreft de sociale veiligheid en leefbaarheid in wijken en buurten. Om deze reden heeft de gemeente aangegeven veel belang te hechten aan een goede afstemming tussen de Wmo-adviesraad en de wijkraden. Daarnaast krijgt SWB opdracht van de gemeente om een aanbod te ontwikkelen voor de leefbaarheid in de wijken. Zij moet dit doen in goed overleg met de wijkraden. Inhoudelijke ondersteuning van de wijkraden kan plaatsvinden door het vrijwilligerssteunpunt, of door medewerkers van ouderen- en of het jongerenwerk, of door het opbouwwerk.