LEIDRAAD ARBEIDSVOORWAARDENGESPREK Handreiking voor leidinggevenden en P&O-adviseurs Vastgesteld op 3 juli 2012 door C. Vermolen, directeur Personeel & Organisatie Auteur: Mieke Out
INHOUD Inleiding 1. Doel leidraad arbeidsvoorwaardengesprek 2. Kader afspraken arbeidsvoorwaarden 3. Toelichting stappen arbeidsvoorwaardengesprek Voorafgaand aan het gesprek 1. Toetsen aannamecriteria 2. Besluit over aanbod arbeidsvoorwaarden 3. Advies van P&O vereist 4. Afwijken van beleid Voorbereiding arbeidsvoorwaardengesprek 1. Uitnodigen medewerker 2. Invullen formulier Aanstelling/heraanstelling 3. Optie: Invullen formulier Afspraken uit arbeidsvoorwaardengesprek 4. HvA informatie-stick Welkom bij de HvA aanwezig Het arbeidsvoorwaardengesprek 1. Controleren identiteit 2. Controleren en kopieën maken van formulieren, documenten, diploma s 3. Overeenstemming over arbeidsvoorwaarden met medewerker 4. Afspraken die afwijken van regulier beleid 5. Toelichten informatie op HvA informatie-stick Welkom bij de HvA 6. Nadere afspraken indien formulieren of documenten ontbreken Na afloop van het arbeidsvoorwaardengesprek 1. Completeren formulier Aanstelling/heraanstelling 2. Completeren aanstellingsset 3. Aanleveren aanstellingsset bij de PSA Bijlagen 1. Checklist (her)aanstellingsset PSA 2. Locatie diverse formulieren/documenten 3. Overzicht HvA-beleidsafspraken bij aanname docenten 4. Overzicht Aanvullende afspraken in arbeidsovereenkomst bij aanname docenten zonder master of zonder didactische aantekening 2
INLEIDING 1. Doel leidraad De stafafdeling P&O heeft in samenwerking met de personeels- en salarisadministratie (PSA) deze Leidraad arbeidsvoorwaardengesprek opgesteld. Doel hiervan is om degene die namens de HvA het arbeidsvoorwaardengesprek voert met de nieuwe medewerker te voorzien van de informatie die daarvoor nodig is. 2. Kader afspraken arbeidsvoorwaarden Binnen ieder(e) domein, dienst of stafafdeling van de HvA zijn er werkafspraken over wie namens de HvA het arbeidsvoorwaardengesprek voert bij indiensttreding van een nieuwe medewerker. In het ene organisatieonderdeel is dat de personeelsadviseur en in het andere de opleidingsmager of de teamleider. Deze werkafspraken zijn niet overal hetzelfde en dat hoeft ook niet. Wat altijd wél gewaarborgd moet zijn, is dat de HvA-kaders gerespecteerd worden waarbinnen arbeidsvoorwaarden met de medewerker kunnen worden afgesproken. Deze kaders worden gevormd door de cao hbo, HvA-beleid en -regelingen en de Procuratieregeling 1. 3. Toelichting stappen arbeidsvoorwaardengesprek In de hierna volgende hoofdstukken worden het arbeidsvoorwaardengesprek en ook de voorbereiding en de afhandeling daarvan stapsgewijs doorlopen. Bij iedere stap wordt toegelicht waarop gelet moet worden, welke acties moeten worden uitgevoerd en welke afspraken minimaal gemaakt moeten worden om een arbeidsovereenkomst af te kunnen sluiten met de nieuwe medewerker. We hopen dat deze leidraad bijdraagt aan een soepele en correcte procedure bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en aan een goede informatievoorziening van leidinggevenden en P&Oadviseurs over dit onderwerp. Uiteraard zijn suggesties ter verbetering van harte welkom (po@hva.nl). Stafafdeling P&O Juli 2012 Samengevat: Doel: informeren leidinggevenden en P&O-adviseurs over arbeidsvoorwaardengesprek Kader: cao-hbo, HvA-beleid en regelingen, Procuratieregeling 1 Volgens de Procuratieregeling van de HvA van april 2011 zijn alleen leidinggevenden met personele volmachten bevoegd arbeidsvoorwaarden toe te kennen en arbeidsovereenkomsten af te sluiten en dat alleen na advies van de P&O-adviseur 3
VOORAFGAAND AAN HET ARBEIDSVOORWAARDENGESPREK 1. Toets aannamecriteria Bij de selectie van de kandidaat voor een functie is uiteraard getoetst of de medewerker voldoet aan de in de vacaturetekst gestelde aannamecriteria. Voorafgaand aan het arbeidsvoorwaardengesprek (avwgesprek) wordt dit nogmaals gedaan, om er zeker van te zijn dat eventuele afspraken in dit kader bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst worden vastgelegd. Voor het aannemen van docenten gelden bijvoorbeeld strikte afspraken over het aanbieden van een vast of tijdelijk dienstverband, afhankelijk van de aanwezigheid van een masterdiploma en een didactische aantekening 1. 2. Besluit over aanbod arbeidsvoorwaarden In de Procuratieregeling van de HvA is bepaald welke leidinggevenden gemachtigd zijn om namens de HvA arbeidsovereenkomsten te sluiten en arbeidsvoorwaarden toe te kennen. In de praktijk zien we vaak dat niet de gevolmachtigde leidinggevende het avw-gesprek voert, maar dat hij/zij deze taak laat uitvoeren door de teamleider of de P&O-adviseur. Deze praktische werkafspraak is uiteraard mogelijk, maar dit laat onverlet de HvA-afspraak dat alleen gevolmachtigde leidinggevenden kunnen beslissen over het toekennen van arbeidsvoorwaarden bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst. Deze leidinggevende moet hierover dan ook voorafgaand aan het avw-gesprek duidelijkheid geven. Het spreekt voor zich dat het aanbod van arbeidsvoorwaarden past binnen de kaders van de cao en HvA-brede afspraken. 3. Advies van P&O vereist De P&O-adviseur adviseert de gevolmachtigde leidinggevende over het aanbod van de arbeidsvoorwaarden. De P&O-adviseur is immers goed op de hoogte van de inhoud van deze arbeidsvoorwaarden en ook van de HvA-spelregels bij de toekenning ervan. Hierdoor kan P&O inspelen op specifieke behoeften van het domein/de dienst, terwijl ook de HvA-brede afspraken worden gewaarborgd. Deze borging op HvAniveau is van belang omdat die ervoor zorgt dat er bij de toekenning van arbeidsvoorwaarden geen scheefgroei ontstaat tussen verschillende organisatieonderdelen. De HvA wil hiermee transparantie in haar beleid bevorderen en haar imago van betrouwbare werkgever versterken. De HvA vindt het advies van de P&Oadviseur in deze zo belangrijk, dat het in de Procuratieregeling als voorwaarde is genoemd bij het toekennen van arbeidsvoorwaarden door de leidinggevende aan de medewerker. De leidinggevende wint dus altijd eerst advies in bij P&O en besluit pas daarna over het aanbod van arbeidsvoorwaarden. 4. Afwijken van beleid Als hier valide argumenten voor zijn, kan de gevolmachtigde leidinggevende voorstellen om bij de toekenning van arbeidsvoorwaarden van regulier beleid af te wijken (bijvoorbeeld door het aanbod van een hogere reiskostenvergoeding woon-werkverkeer). Hierbij is van belang te weten dat afwijking van regulier beleid alleen mogelijk is met advies van hoofd P&O over de keuze van de afwijking en met een schriftelijk akkoord van de domeinvoorzitter/directeur (staf)dienst. De leidinggevende zorgt in dat geval altijd voor een schriftelijke onderbouwing van de afwijking, voorzien van handtekeningen van hoofd P&O en domeinvoorzitter/directeur (staf)dienst t.b.v. het personeelsdossier. Afspraken over afwijkende arbeidsvoorwaarden worden altijd als aanvullende afspraken in de arbeidsovereenkomst bevestigd. Samengevat: Toets aannamecriteria en check aanwezigheid eventuele afspraken in dat verband voorafgaand aan het arbeidsvoorwaardengesprek Heb extra aandacht voor de aannamecriteria van docenten. Zie hiervoor: - het HvA-beleidsplan Aannamebeleid en docentkwaliteit en - het overzicht HvA-beleidsafspraken bij aanname docenten op blz. 11 van deze Leidraad. Gevolmachtigde leidinggevende beslist over toekennen van arbeidsvoorwaarden na advies van P&O Afwijken van regulier beleid alleen mogelijk met advies van hoofd P&O en met schriftelijke toestemming van domeinvoorzitter of directeur (staf)dienst. Afwijkende arbeidsvoorwaarden worden als aanvullende afspraken in de arbeidsovereenkomst bevestigd. 1 Zie hiervoor het HvA-beleidsplan Aannamebeleid en docentkwaliteit en zie voor toepassing van de beleidsafspraken de bijlage op blz. 11. 4
VOORBEREIDING ARBEIDSVOORWAARDENGESPREK 1. Uitnodiging medewerker De medewerker wordt (digitaal) uitgenodigd voor het arbeidsvoorwaardengesprek en ontvangt gelijktijdig met de uitnodiging het Formulier Persoonsgegevens, de Loonbelastingverklaring en indien van toepassing- het Formulier Toekennen volmachten. De medewerker wordt gevraagd de volledig ingevulde en ondertekende formulieren, een geldig identiteitsbewijs 1 en diploma s en getuigschriften mee te brengen naar het arbeidsvoorwaardengesprek. 2. Invullen formulier Aanstelling/heraanstelling Voorafgaand aan het arbeidsvoorwaardengesprek is met de gevolmachtigde leidinggevende overeenstemming bereikt over het aanbod van arbeidsvoorwaarden. Ook is er duidelijkheid over eventuele aanvullende afspraken die in de arbeidsovereenkomst moeten worden opgenomen, bijvoorbeeld vanwege het ontbreken van een master of een didactische aantekening bij aanname van een docent. Het is handig dit aanbod alvast in te vullen op het formulier Aanstelling/heraanstelling. Dit formulier (ook wel mutatieformulier voor indiensttreding genoemd) is de feitelijke opdracht van de gevolmachtigde leidinggevende aan de PSA om de arbeidsovereenkomst op te maken aan de hand van de in dit formulier aangeleverde gegevens. Dit formulier is daarom altijd ondertekend door de gevolmachtigde leidinggevende. 3. Optie: Invullen formulier Afspraken uit arbeidsvoorwaardengesprek Door de administratieve verwerking, de ondertekening en de verzending, duurt het enige tijd voordat de medewerker zijn of haar arbeidsovereenkomst op het huisadres ontvangt. Om de medewerker tegemoet te komen, kan daarom na afloop van het arbeidsvoorwaardengesprek, het formulier Afspraken uit arbeidsvoorwaardengesprek worden meegegeven ter bevestiging van de gemaakte afspraken. In dit formulier worden niet alleen de gegevens vermeld die van belang zijn voor het opmaken van de arbeidsovereenkomst (dezelfde gegevens als uit het Aanstellingsformulier), maar ook gegevens zoals vakantietoeslag, de collectieve zorgverzekering, gegevens over ziekmelding en de datum voor de eerstvolgende HvAintroductiedag voor nieuwe medewerkers. Het is geen verplichting dit formulier te gebruiken; het is bedoeld als service aan de nieuwe medewerker. In de praktijk blijkt wel dat zowel degene die het arbeidsvoorwaardengesprek voert als de nieuwe medewerker het erg plezierig vinden hiermee te werken. Als het formulier wél wordt gebruikt is het handig ook dit voorafgaand aan het arbeidsvoorwaardengesprek zo veel mogelijk in te vullen. 4. HvA informatie-stick Welkom bij de HvA 2 is aanwezig Het P&O-team van het domein/dienst/stafafdeling beschikt over USB-sticks waarop via een Welkomstbrief naar HvA-informatie wordt verwezen die voor de startende medewerker van belang is. Denk hierbij aan de regeling vergoeding reiskosten woon-werkverkeer, de verlofplanner, de uitleg van de salarisspecificatie of het lopende onderwijsrooster. Deze informatie is door de medewerker zelf vanaf Google-docs te downloaden. De Stafafdeling P&O zorgt ervoor dat deze informatie steeds actueel is. Indien gewenst, kan er ook nog specifieke informatie over het domein, de opleiding of de dienst op de stick worden geplaatst. Samengevat: Nodig de medewerker tijdig uit voor het avw-gesprek, stuur de nodige formulieren mee en verzoek de ingevulde formulieren, een geldig ID-bewijs, diploma s en getuigschriften mee te brengen. Vul het formulier Aanstelling/heraanstelling in. Vul -indien gewenst- het formulier Afspraken uit arbeidsvoorwaardengesprek in. Zorg ervoor dat een USB-stick voor de nieuwe medewerker aanwezig is. 1 Indien de nieuwe medewerker geen Nederlandse identiteit heeft, dient hij/zij tevens een en document te overleggen waarop zijn/haar burgerservicenummer staat vermeld (bijv. een Nederlandse zorgverzekeringpas of een Nederlands rijbewijs) of een kennisgeving van de belastingdienst met daarop vermeld zijn/haar sofinummer. 2 P&O-teams kunnen HvA usb-sticks per e-mail (po@hva.nl) bij de Stafafdeling P&O bestellen. Houd rekening met een levertijd van 2 werkdagen. Bij bestellingen van 20 stuks of meer kan de levertijd oplopen tot 4 werkdagen. 5
HET ARBEIDSVOORWAARDENGESPREK In het arbeidsvoorwaardengesprek worden afspraken gemaakt over alle arbeidsvoorwaardelijke zaken van de arbeidsovereenkomst en wordt informatie gegeven over verschillende personeelsregelingen. Hieronder een korte toelichting op de verschillende stappen in het gesprek. 1. Controleren identiteit Controleer altijd de identiteit van de medewerker aan de hand van een origineel en geldig identiteitsbewijs (identiteitskaart of paspoort, geen rijbewijs) en maak zelf een kopie van het ID-bewijs. Let op: Als de medewerker een buitenlands ID-bewijs heeft, moet hij/zij tevens een document overleggen met daarop vermeld zijn/haar burgerservicenummer 1, of een kennisgeving van de belastingdienst met daarop vermeld het sofinummer 2. Als een medewerker afkomstig is uit een niet-eer-land 3, dan dient de HvA voor deze medewerker eerst een tewerkstellingsvergunning aan te vragen bij het UWV WERKbedrijf 4. 2. Controleren en kopieën maken van formulieren, documenten en diploma s Neem de door de medewerker meegebrachte formulieren in ontvangst en controleer deze op volledigheid, juistheid en ondertekening door de medewerker ( Formulier Persoonsgegevens, Loonbelastingverklaring en indien van toepassing- Formulier Toekennen volmachten ). Controleer of de door de medewerker ingevulde gegevens op het Formulier Persoonsgegevens over de hoogst genoten opleiding overeenkomen met de informatie op de meegebrachte diploma s of getuigschriften. Controleer bij aanname van docenten tevens of deze diploma s/getuigschriften voldoen aan de waarderingscriteria van de HvA 5 t.a.v. masterdiploma s en certificaten didactische bevoegdheid. Maak daarna kopieën van de meegebrachte diploma s en getuigschriften. 3. Overeenstemming over arbeidsvoorwaarden Bespreek het HvA-aanbod: Geef een toelichting op de arbeidsvoorwaarden zoals de gevolmachtigde leidinggevende die heeft voorgesteld en bespreek dit aanbod met de medewerker. Indien de aanstelling een docent betreft die niet in het bezit is van een masterdiploma en/of didactische aantekening, bespreek dan tevens de eventuele aanvullende afspraken die de leidinggevende in dat verband voorstelt aan de medewerker. Deze voorstellen zijn in lijn met het HvA-beleidsplan Aannamebeleid en docentkwaliteit. (NB: Zorg ervoor dat afspraken in dat kader worden opgenomen als aanvullende afspraken in de arbeidsovereenkomst. Zie voor de uitwerking van dergelijke aanvullende afspraken de bijlage op blz. 12 van deze Leidraad.) Er is overeenstemming: Als er overeenstemming is (en er wordt gewerkt met het formulier Afspraken uit arbeidsvoorwaardengesprek ), dan wordt dit formulier volledig ingevuld en door beide partijen ondertekend. P&O of de leidinggevende maakt een kopie voor de HvA en de nieuwe medewerker krijgt direct het origineel mee. Er is geen overeenstemming: Als er geen overeenstemming is, vindt er nader overleg plaats tussen de gevolmachtigde leidinggevende en degene die het arbeidsvoorwaardengesprek voert. Dit kan resulteren in een aangepast aanbod van arbeidsvoorwaarden dat nog steeds past binnen de kaders van regulier beleid of tot een aanbod dat afwijkt van regulier beleid (zie verder bij punt 4). 1 Dat document kan zijn een Nederlandse zorgverzekeringpas of een Nederlands rijbewijs. 2 Beschikt de medewerker niet over een BSN, dan kan hij/zij zelf een sofinummer aanvragen bij de belastingdienst. Raadpleeg voor actuele informatie altijd de site van de belastingdienst. 3 Een niet-eer-land is een land dat geen deel uitmaakt van de Europese Economische Ruimte. 4 Raadpleeg voor actuele informatie en voorwaarden altijd de site van UWV WERKbedrijf. 5 HvA-waardering van diploma s/certificaten bij aanname van docenten: - HBO-master of WO-master: is behaald aan een door de NVAO geaccrediteerde en erkende Nederlandse hogeschool of universiteit, opgenomen in het CROHO- register (zie voor buitenlandse of vroegere equivalenten de Beleidsnotitie Aannamebeleid en docentkwaliteit ) - didactische aantekening/certificaat: is behaald bij een Cedeo-erkende instelling; is een diploma van een 1 e of 2 e graads lerarenopleiding of is een bewijs van voldoende pedagogische en didactische voorbereiding (tot 2004 bij wet verplicht voor hbo-docentschap en bekend als pedagogisch didactische aantekening PDA) 6
4. Afspraken die afwijken van regulier beleid In sommige gevallen is er aanleiding om met de medewerker afspraken te maken die afwijken van regulier beleid (zie ook blz. 4, punt 4). Alle afwijkingen van regulier beleid worden tussen werkgever en werknemer overeengekomen in aanvullende afspraken, welke worden bevestigd in de arbeidsovereenkomst. I.v.m. externe verantwoording, worden afwijkingen altijd voorzien van een schriftelijke onderbouwing van de gevolmachtigde leidinggevende, een schriftelijk akkoord van de domeinvoorzitter of directeur (staf)dienst en een schriftelijk advies van hoofd P&O, welke worden bewaard in het personeelsdossier. 5. Toelichten informatie op de HvA-USB-stick Welkom bij de HvA Overhandig de USB-stick met daarop de HvA-informatie en geef op enkele onderwerpen desgewenst een nadere toelichting. Wijs de medewerker in het bijzonder op de medewerkersite van het HvA-intranet, waarop hij/zij altijd de meest actuele informatie over personele en andere zaken kan vinden en op de aanstaande HvA-introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers. 6. Nadere afspraken indien formulieren of documenten ontbreken Heeft de medewerker nog niet alle benodigde formulieren ingeleverd, spreek dan een uiterste datum af waarop deze binnen moeten zijn. Indien ID-bewijs of diploma s ontbreken, maak dan een nieuwe afspraak, vanwege de noodzakelijke controle van de originele documenten. Zolang niet alle noodzakelijke formulieren/documenten aanwezig zijn, kan er geen arbeidsovereenkomst worden gesloten. Het formulier Afspraken uit arbeidsvoorwaardengesprek wordt in dat geval niet ondertekend en meegegeven aan de medewerker. NB: Let bij een nieuwe afspraak op de deadline voor aanlevering van gegevens bij de PSA! Wijs de medewerker ook op de eigen verantwoordelijkheid in deze. Samengevat: Controleer meegebrachte formulieren (volledigheid + juistheid + ondertekening) Controleer identiteit en maak kopie van geldig ID-bewijs Controleer gegevens op diploma s/getuigschriften met opgegeven hoogst genoten opleiding op formulier Persoonsgegevens Controleer bij aanname van docenten of diploma s/getuigschriften/certificaten voldoen aan de waarderingscriteria van de HvA) Bespreek arbeidsvoorwaarden en kom tot overeenstemming Geef toelichting op p-regelingen, attendeer op medewerkerssite en introductiebijeenkomst Maak een nieuwe afspraak bij ontbreken van formulieren/documenten 7
NA AFLOOP VAN HET ARBEIDSVOORWAARDENGESPREK Na afloop van het arbeidsvoorwaardengesprek wordt de aanstellingsset gecompleteerd en z.s.m. doorgestuurd naar de PSA die zorg draagt voor de opstelling van de arbeidsovereenkomst. 1. Completeren formulier Aanstelling/heraanstelling Als alle gegevens voor de aanstelling bekend zijn, kan het formulier Aanstelling/heraanstelling met de nog ontbrekende gegevens worden gecompleteerd. Dit formulier is de feitelijke opdracht van de gevolmachtigde leidinggevende aan de PSA om op basis van de hierin vermelde gegevens de arbeidsovereenkomst op te maken. Dit formulier dient dan ook altijd door hem/haar te zijn ondertekend. P&O ondertekent het formulier om aan te geven dat advies over deze aanstelling is gegeven. 2. Completeren aanstellingsset: Completeer, nadat alle gegevens van de medewerker zijn ontvangen, de aanstellingsset en stuur die digitaal door naar de PSA (servicedesk-ac@hva.nl). Om een arbeidsovereenkomst op te kunnen maken, dient de PSA minimaal te beschikken over de volgende formulieren/documenten: 1. Formulier Aanstelling/heraanstelling 2. Formulier Persoonsgegevens 3. Formulier Loonbelastingverklaring 4. Kopie geldig identiteitsbewijs - en indien aan de orde: geldig document met BSN, of kennisgeving belastingdienst met sofinummer - en indien aan de orde: een tewerkstellingsvergunning 5. Kopieën van diploma s en getuigschriften In het personeelsdossier moeten ook aanwezig zijn, maar kunnen eventueel binnen de proeftijd nog worden aangeleverd: 6. Formulier Afspraken uit arbeidsvoorwaardengesprek (indien aanwezig) 7. Formulier Toekennen volmachten (indien aan de orde). Deze gegevens worden door de PSA opgenomen in het Procuratieregister. 8. Curriculum Vitae 9. Sollicitatiebrief (indien aanwezig) Optioneel kan in het personeelsdossier nog worden opgenomen: 10. De advertentie op basis waarvan de medewerker is aangenomen. 3. Aanleveren aanstellingsset bij de PSA Zorg ervoor dat alle aanstellingsgegevens vóór de deadline van de mutatieverwerking bij de PSA zijn aangeleverd, zodat het arbeidscontract z.s.m. opgesteld kan worden en aan het eind van de maand de salarisuitbetaling aan de medewerker kan plaatsvinden. Wanneer de gegevens ná de deadline worden aangeleverd, kan er geen garantie worden gegeven dat aan het einde van de maand de salarisbetaling kan plaatsvinden. In dat geval zorgt de PSA er voor dat de medewerker een voorschot ontvangt op zijn of haar salaris. Hiervoor hoeft de PSA geen aparte opdracht te ontvangen. De aanstellingsgegevens en bijbehorende documenten worden ingescand en per e-mail doorgestuurd naar de PSA (servicedesk-ac@hva.nl). Voor de verwerking van de aanstelling maakt de PSA gebruik van TOPdesk, een helpdeskapplicatie voor het indienen, afhandelen en beheren van meldingen en wijzigingsverzoeken. Met behulp van deze applicatie kan de voortgang van de verwerking van de aanstelling steeds worden gevolgd door PSA, P&O en de Servicedesk van het Administratief Centrum. In TOPdesk is een handleiding aanwezig voor het gebruik. TIP: let op de einddatum van een tijdelijk contract: Het is het meest praktisch de einddatum van een tijdelijk contact op de laatste dag van een maand te stellen. Dat heeft het voordeel dat als het contract wordt verlengd, de nieuwe gegevens (bijvoorbeeld een hoger salaris of een uitgebreider dienstverband) direct de volgende dag (de 1 e van de maand) kunnen ingaan. Een einddatum van een contract eerder in de maand (bijvoorbeeld de 15 e ) kan natuurlijk ook, maar heeft het nadeel dat bij verlenging van het contract, de nieuwe gegevens administratief niet eerder kunnen ingaan dan op de 1 e van de volgende maand. 8
Heraanstelling Facultatief Aanwezig in personeelsdossier Verplicht CHECKLIST (HER)AANSTELLINGSSET NAAR PSA Formulieren / documenten Direct aan te leveren 1 Binnen proeftijd 1 Formulier Aanstelling/heraanstelling X 2 Formulier Persoonsgegevens X 3 Formulier Loonbelastingverklaring X 4 Kopie geldig ID-bewijs X 5 Diploma s en/of getuigschriften 2 X 6 Formulier Afspraken uit arbeidsvoorwaardengesprek (indien aanwezig) X 7 Formulier Toekennen volmachten (indien aan de orde) X 8 CV X 9 Sollicitatiebrief (indien aanwezig) X 10 Advertentietekst op basis waarvan medewerker is aangenomen (indien aanwezig) X Wat hoeft niet opnieuw te worden ingeleverd bij de PSA: - formulieren/documenten die nog geldig zijn en waarvan gegevens niet zijn gewijzigd * controleer geldigheid bij de PSA * controleer wijziging gegevens bij de medewerker Wat moet minimaal wel opnieuw worden ingeleverd bij de PSA: - de formulieren 1 en 3 - de formulieren 6, 7 en 9, indien aan de orde/aanwezig 1 Noodzakelijk voor verwerking door PSA: Indien de PSA deze formulieren/documenten niet aantreft in de aanstellingsset, dan vindt er geen verwerking plaats 2 Geen diploma/getuigschrift aanwezig: Soms beslist de leidinggevende dat voor een bepaalde OBP-functie de aanwezigheid van een diploma niet relevant is; ervaring volstaat. Alleen in dat geval is aanwezigheid van een diploma niet vereist, maar daarvoor in de plaats wel de schriftelijke argumentatie van de leidinggevende bij dit besluit. 9
LOCATIE DIVERSE FORMULIEREN EN DOCUMENTEN Formulieren Te vinden op 1 Formulier Aanstelling / heraanstelling https://intra.hva.nl/diensten/ac/mutaties/aanstellingen/ 2 Formulier Afspraken uit arbeidsvoorwaardengesprek https://intra.hva.nl/diensten/ac/mutaties/aanstellingen/ 3 Formulier Persoonsgegevens https://intra.hva.nl/diensten/ac/mutaties/aanstellingen/ 4 Formulier Loonbelastingverklaring https://intra.hva.nl/diensten/ac/mutaties/aanstellingen/ 5 Formulier Toekennen volmachten https://intra.hva.nl/diensten/ac/procuratieregeling/ Documenten Te vinden op 1 Leidraad Arbeidsvoorwaardengesprek https://bscw.hva.nl/bscw/bscw.cgi/66979596 2 Notitie Aannamebeleid en docentkwaliteit Locatie volgt z.s.m. 3 Procuratieregeling van de HvA 4 Regeling uitvoering en beheer financiële en personele volmachten http://www.hva.nl/over-de-hva/missie-envisie/corporate-governance/ https://intra.hva.nl/diensten/po/managementinsite/overig/ 5 Functieprofiel https://intra.hva.nl/diensten/po/functieprofielen/ 6 Informatie voor de nieuwe medewerker Welkom bij de HvA https://bscw.hva.nl/bscw/bscw.cgi/66979596 7 Checklist aanstellingsset PSA https://intra.hva.nl/diensten/ac/mutaties/aanstellingen/ 10
Criterium: Didactische aantekening behaald of wordt behaald Criterium: Masterdiploma behaald Mogelijke arbeidsovereenkomsten HvA-beleidsafspraken bij aanname van docenten 1 D4-1 2 1 e jaar tijdelijk D4-2 2 e jaar tijdelijk D4-3 3 e jaar tijdelijk D3 tijdelijk met uitzicht op vast D2 vast Minimaal masterdiploma is behaald ja ja ja ja ja Uitzonderingen 3 bij geen master 4 1 alleen bij uitermate geschikte kandidaat ja ja ja nee nee 2 3 alleen bij geen beschikbare kandidaten met een master (aan te tonen) en/of wanneer de voortgang van het onderwijs in het gedrang komt alleen bij kandidaten met bijzonder schaarse en exclusieve expertise en alleen op contract van maximaal 0,2 fte ja ja ja nee nee ja ja ja ja ja Didactische aantekening 5 is behaald afspraken over professionalisering i.h.k.v. de BKO-HvA verplicht, w.o.: - volgen didactische introductiedag HvA Academie Didactische aantekening wordt behaald alleen bij uitermate geschikte kandidaat en met afspraken over verplicht doorlopen BKO-traject, w.o.: - volgen didactische introductiecursus HvA-Academie en - behalen didactische aantekening binnen 3 jaar ja ja ja ja ja ja ja ja nee nee Uitzondering bij geen didactische aantekening 6 1 alleen bij kandidaten met bijzonder schaarse en exclusieve expertise en alleen op contract van maximaal 0,2 fte ja ja ja ja ja 1 Docenten: Medewerkers aangesteld met de Hay-funtie van docent 1, docent 2, docent 3 of hogeschool hoofddocent 2 Maximaal 3 jaar: Hier wordt uitgegaan van 3 opvolgende jaarcontracten. Meer of minder D4-contracten zijn echter mogelijk, zolang de totale termijn van 3 jaar maar niet wordt overschreden. 3 Docenten zonder een master: Zijn uitzonderingen en behoeven altijd de schriftelijke instemming van de domeinvoorzitter en het advies van P&O 4 Aandeel OP zonder master: Is in het domein in 2014 maximaal 28% (HvA-streefcijfer) 5 Toelaatbare didactische aantekening/certificaat: Is behaald bij een Cedeo-erkende instelling, is een diploma van een 1 e of 2 e graads lerarenopleiding of is een bewijs van voldoende pedagogische en didactische voorbereiding (tot 2004 bij wet verplicht voor hbo-docentschap en bekend als pedagogisch didactische aantekening, PDA) 6 Aandeel docenten zonder didactische aantekening: Is in principe maximaal 5% van het totaal aantal OP met een vast dienstverband
Aanvullende afspraken in arbeidsovereenkomst bij aanname docenten 1 zonder master of zonder didactische aantekening Geen master: alleen in de volgende gevallen Mogelijk contract Aanvullende afspraken 2 1 bij uitermate geschikte kandidaat en na advies P&O-adviseur en met instemming domeinvoorzitter D4 voor maximaal 3 jaar D3 of D2-contract: alleen mogelijk na behalen masterdiploma Er zijn tussen werknemer en werkgever aanvullende afspraken gemaakt over het behalen van een Masterdiploma. Deze afspraken, die separaat schriftelijk aan werknemer zijn bevestigd, maken integraal deel uit van deze arbeidsovereenkomst. 2 bij geen beschikbare kandidaten met master (aan te tonen) en/of wanneer de voortgang van het onderwijs in het gedrang komt en na advies P&O-adviseur en met instemming domeinvoorzitter Idem als bij 1 Idem als bij 1 3 bij kandidaten met bijzonder schaarse/exclusieve expertise en alleen op contract van maximaal 0,2 fte en na advies P&O-adviseur en met instemming domeinvoorzitter D4, D3, D2 De omvang van de aanstelling is maximaal 0,2 fte, omdat sprake is van bijzondere expertise waarbij een Master-diploma niet is vereist. Geen didact. aantekening: alleen in de volgende gevallen Mogelijk contract Aanvullende afspraken 1 bij uitermate geschikte kandidaat D4 voor maximaal 3 jaar D3 of D2-contract: alleen mogelijk na behalen didactische aantekening Er zijn tussen werknemer en werkgever aanvullende afspraken gemaakt over het volgen van het HvA-traject Basiskwalificatie onderwijs, waar onder het behalen van de didactische aantekening. Deze afspraken, die separaat schriftelijk aan werknemer zijn bevestigd, maken integraal deel uit van deze arbeidsovereenkomst. 2 bij kandidaten met bijzonder schaarse/exclusieve expertise en alleen op contract van maximaal 0,2 fte D4, D3, D2 De omvang van de aanstelling is maximaal 0,2 fte, omdat sprake is van bijzondere expertise waarbij de didactische aantekening niet is vereist. 1 Docenten = medewerkers aangesteld met de Hay-functie van docent 1, docent 2, docent 3 of hogeschool hoofddocent 2 De aanvullende afspraken die i.h.k.v. het aannamebeleid docenten zijn gemaakt worden als generieke afspraken opgenomen in de arbeidsovereenkomst. De specifieke afspraken in dit kader zijn separaat schriftelijk door werkgever en werknemer bevestigd. Deze afspraken worden opgenomen in het personeelsdossier. 12