Handleiding intranet Koninklijk Conservatorium Inleiding Met ingang van het studiejaar 2009/2010 wordt het intranet van het Koninklijk Conservatorium, genaamd KonCon, als officieel communicatiemiddel voor alle studenten, docenten en medewerkers ingezet. Een intranet is te vergelijken met een website op internet. Het grote verschil is dat het intranet alleen toegankelijk is voor de KC gemeenschapsgroepen zoals studenten, docenten, medewerkers en enkele geautoriseerde mensen van buiten het KC. Het grote voordeel van intranet is de snelle en eenvoudige manier van delen en uitwisselen van informatie. Het KC zet het intranet voor drie doeleinden in: 1. Informatieverstrekking Het KC is een complexe organisatie met honderden medewerkers en studenten die onregelmatig aanwezig zijn op het instituut. Het intranet wordt de centrale plaats binnen het KC voor het verspreiden van en zoeken naar informatie. Het intranet biedt alle betrokkenen de mogelijkheid elkaar tijdig en juist te informeren over allerhande zaken. 2. Onderwijskundig Het intranet kan t.b.v. onderwijskundige zaken de virtuele plek worden waar studenten en docenten elkaar treffen. Zo worden voor de projecten aparte teampagina s gemaakt waar alle betrokkenen informatie over dat project kunnen lezen en/of toevoegen. 3. Het automatiseren van werkprocessen Met behulp van het intranet worden de komende jaren een aantal werkprocessen binnen de organisatie gedigitaliseerd. Concreet betekent dit dat een aantal zaken die nu met papieren formulieren en handtekeningen (ter goedkeuring) worden afgehandeld, straks via intranet gaan lopen. Denkende aan allerhande verzoeken, aanvragen en contracten. Vanaf dit schooljaar wordt een start gemaakt met het digitaliseren van enkele processen. Welke dit zijn, wordt te zijner tijd bekend gemaakt. 1
Van en voor wie is KonCon? Het intranet is van en voor alle studenten, docenten en medewerkers van het KC, waardoor iedereen ook de mogelijkheid en verantwoordelijkheid heeft informatie aan het intranet toe te voegen. Dit betekent niet dat iedereen alles kan doen en zien. Het kan zijn dat delen van informatie alleen bedoeld is voor (een deel van de) medewerkers en niet voor studenten. Door in het systeem aan te geven wie toegang heeft tot deze informatie wordt direct bepaald wat een gebruiker op zijn/haar scherm ziet. Wat betekent intranet persoonlijk? Het succes van het intranet wordt bepaald door de bereidheid van iedereen om informatie via het intranet te delen met collega s, studenten en medewerkers. Iedere afdeling heeft zijn eigen plek op het intranet en een eigen redactie die de eigen pagina s onderhoudt. Dit betekent dat alle afdelingen van het KC een eigen verantwoordelijkheid dragen voor de inhoud (kwaliteit en kwantiteit) van hun eigen intranetpagina. Des te hoger de bereidheid om informatie te delen, des te beter iedereen op de hoogte is van wat er gaande is op het KC. Daarnaast biedt het intranet iedere student, docent en medewerker de mogelijkheid om een eigen persoonlijke webpagina op te zetten. Klik rechtsboven de navigatiebalk op de link "Mysite" om naar deze site te gaan. Uiteraard is het niet verplicht deze pagina te gebruiken, maar biedt wel een mogelijkheid meer over jezelf en die dingen die je bezighouden te delen met andere KC ers. Kortom, wat het precies allemaal voor iedereen betekent, hangt met name af van de bereidheid van iedereen om bij te dragen aan het delen van informatie. Hoe werkt het intranet? Achter iedere intranetpagina hangt een "content management systeem". Dit systeem zorgt er voor dat het toevoegen of wijzigen van informatie op het intranet mogelijk is zonder te hoeven beschikken over uitgebreide technische kennis. Deze handleiding geeft iedere gebruiker de informatie die hij/zij nodig heeft om de basis handelingen te kunnen verrichten. 2
Hoofdstuk 1 Inloggen op het intranet Het intranet is te vinden via de URL: http://intranet.koncon.nl Vervolgens verschijnt het inlogscherm. De persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord zijn per brief verstuurd. Vul deze gegevens volgens onderstaande methode in: Inloggen via Internet Explorer: Vul bij gebruikersnaam het volgende in: ntkc\ gevolgd door de persoonlijke gebruikersnaam. Vul vervolgens het wachtwoord in en klik op OK Inloggen via een ander internet programma zoals Firefox of Safari: Typ direct de persoonlijke gebruikersnaam in zonder toevoeging van ntkc\, vul vervolgens het wachtwoord in en klik op OK Het wachtwoord kan worden gewijzigd via http://www.koncon.nl/password Indien er problemen zijn met het inloggen, neem dan contact op met de systeembeheer@koncon.nl. Startpagina Welkom op de startpagina (alias homepage) van het intranet! Op de startpagina staan concerten, interne en/of externe nieuwsitems, aankondigingen, mededelingen etcetera. Het heeft tevens de functie van een poort (portal); vanuit deze plek zijn andere applicaties bereikbaar, zoals: Syllabus (online roosters) Koncon webmail (konconmail) Absent report (online afwezigheidsoverzicht) Osiris (studievolgsysteem, online medio 2010) Website koncon 3
Startpagina van het KonCon intranet Hoofdstuk 2 Navigatiestructuur De navigatiebalk aan de bovenkant van de pagina's geeft de structuur van het intranet aan en blijft op iedere pagina zichtbaar. Klik op KC-kroontje om terug te komen op de startpagina. De hoofdnavigatie bestaat uit de volgende onderdelen: Education onderwijs gerelateerde afdelingen, opleidingen en contactgegevens Management berichten vanuit het management Services de pagina s van de onderwijsondersteunende afdelingen Productions pagina van het productiekantoor News interne en externe nieuwsitems KC concerts de hoofdkalender waarop alle concerten, voorstellingen en master classes te vinden zijn 4
De stappen op het intranet worden weergegeven middels een zogenaamd kruimelpad. Dit kruimelpad geeft aan in welke pagina de gebruiker zich bevindt en geeft de mogelijkheid snel terug te keren naar eerder bovenliggende pagina s. Zoals de afbeelding hieronder laat zien, bevindt deze gebruiker zich op de pagina van de afdeling Jazz. Voorbeeld kruimelpad 2.1 Education Het onderdeel 'Education' bevat een aantal hoofdelementen die onderverdeeld zijn in: Algemene studie-informatie (General) De onderwijsafdelingen (Departments) De keuzevakken en minoren (Electives) CDO (Career Development Office) Lectoraat (lectorer) DocArtes FYF (First Years Festival) Onder General staan alle bijkomende onderwijskundige zaken zoals tutoren, opleidingscommissie, examencommissie etc. Vanuit Departments worden de pagina s van de onderwijsafdelingen zichtbaar. Iedere afdeling en hoofdvak heeft een eigen pagina. Dit is de plek voor coördinatoren, docenten en studenten om informatie te halen en te brengen! Iedere afdeling heeft onder het kopje Departments een vaste navigatiestructuur: Projects wordt direct doorgelinkt naar de Productiepagina waar alle informatie per project te vinden is. Deze informatie opent in een nieuwe pagina. Calender alle aankondigen die speciaal voor de afdeling zijn bedoeld. Documents documenten die relevant zijn voor de afdeling worden hier opgeslagen. Main Subjects hieronder staan de pagina s van de hoofdvakken (dit geldt alleen voor de afdelingen die meerdere hoofdvakken hebben). Pictures 5
Voor de afdelingen die geen aparte hoofdvakindeling hebben (Compositie, Sonologie, Art of Sound, Art Science en Dans), is bovenstaande navigatiestructuur aangevuld met: Documents Bachelor Master Students Exams Toelichting: Bachelor het curriculum van ieder studiejaar, link naar First Years Festival (FYF) en de Minors/Keuzevakken. Door te klikken op FYF of de Minoren/Keuzevakken opent zich een nieuwe pagina van het desbetreffende onderwerp. Master het curriculum van de twee studiejaren, vanuit deze pagina kan er doorgeklikt worden naar de pagina voor de master cirkels. Students Overzicht van de betreffende studenten en hun emailadres Exams hier staan per afdeling alle eisen en voorwaarden, aanvraagformulieren en checklisten betreffende het examen. Uiteraard is iedere afdeling vrij zijn navigatiestructuur en daarmee de afdelingspagina te personaliseren. 2.2 Management Aankondigen, nieuwsbrieven, veranderingen en ontwikkelingen komende vanuit het management. 2.3 Services Onderwijsondersteunende afdelingen. De pagina s zijn voorzien van informatie en contactmogelijkheden. In de nabije toekomst gaan procedures, die nu nog per brief en of email gaan, via het intranet. Eventuele veranderingen in de bestaande trajecten worden ter zijner tijd naar alle gebruikers gecommuniceerd. 2.4 Productions Alle projecten van het Koninklijk Conservatorium zijn op deze pagina terug te vinden. Vanuit hier worden projecten aangevraagd en in behandeling genomen. Zodra het project is goedgekeurd, krijgt het een eigen pagina waarop alle informatie staat die voor 6
projectbetrokkenen relevant is. De projecten zijn tevens vanuit de eigen afdelingspagina toegankelijk. 2.5 News Nieuwsitems (zowel intern als extern) staan op de startpagina. Door te klikken op het nieuwsitem, verschijnt de nieuwspagina. Na een week verdwijnt het nieuws van de startpagina maar is altijd onder News terug te vinden. Onder het kopje Concert Discounts worden externe concertaanbiedingen geplaatst. 2.6 KC concerts Dit is de hoofdkalender van het intranet. Alle concerten, voorstellingen, master classes etc. die door het KC worden georganiseerd en toegankelijk zijn voor het publiek, staan in deze kalender vermeld. De wekelijkse concertgegevens worden tevens weergegeven op de startpagina en op de afdelingspagina s. 2.7 Post It De plek voor iedereen om algemene aankondigingen, oproepen te plaatsen. Het is onderverdeeld in diverse items en kan gedurende het gebruik van het intranet aangepast worden. Middels het aanmaken van een digitale post-it kan de boodschap op het gekozen prikbord kenbaar gemaakt worden. Post It kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor: - Gerechten - Gezocht - Instrumenten - Intranet - Polls - Te koop - Vacaturebord Indien er iets op de hoofdkalender (KC Concerts) moet worden geplaatst, kan dat middels een standaard opmaakformulier aangevraagd worden. Dit formulier is te downloaden via: Services -> Communication & PR -> Forms - > Concerts Request. Stuur het ingevulde formulier per mail naar Miranda Lodewijk, m.lodewijk@koncon.nl Onvolledige berichten worden teruggestuurd. Activiteiten die niet openbaar toegankelijk zijn, komen niet in de hoofdkalender KC concerts te staan, maar moeten door de redacties van de betreffende afdelingen zelf op de kalender worden geplaatst. 7
Hoofdstuk 3 My Site Elke gebruiker van het intranet, heeft de mogelijkheid een persoonlijke pagina aan te maken. Dit is een zogenaamde My Site. Na inloggen op het intranet, verschijnt rechtsboven de navigatiebalk, de link naar My Site. Voor het aanmaken van een My Site; klik op My Site De persoonlijke pagina wordt aangemaakt Zie Get Started with My Site voor uitleg over opmaak van de My Site Let op, deze site is deels ook zichtbaar voor derden! Klik voor meer uitleg hierover op de link Learn more about My Site (onder kopje Get Started with My Site) Zie hoofdstuk 4 voor verdere uitleg over het bewerken van de My Site. 8
Hoofdstuk 4 Het bewerken van de pagina Het bewerken van iedere pagina start met het aanklikken van de blauwe knop rechtsboven. Vanuit Site Actions worden er diverse mogelijkheden gegeven om pagina s aan te passen. Indien deze knop niet zichtbaar is, heeft de gebruiker geen rechten de pagina aan te passen. In dit hoofdstuk komen de volgende bewerkingen aan de orde: Invoegen van tekst Invoegen van foto s Invoegen van documenten Invoegen van zogenaamde Web Parts Plaatsen van items in de afdelingskalender 4.1 Invoegen van tekst op een pagina Ga naar de pagina waar tekst moet komen klik op Site Actions klik op Edit page, waardoor de layout van de pagina verandert, zoals in onderstaand plaatje staat weergegeven. window 1 nadat op edit page is geklikt 9
in het Web Part Page Content kan nu tekst worden ingevoerd. Er verschijnt een werkbalk ter ondersteuning van de tekstverwerking. Let op! Deze manier van wijzigen van tekst is enkel van toepassing bij gebruik van Internet Explorer. Andere browsers ondersteunen deze mogelijkheid niet, waardoor de tekst in HTML-layout wordt weergegeven. Tekst klaar? Dan kan deze worden gepubliceerd door linksboven in de pagina op de knop Publish te klikken. Indien tekst ten onrechte wordt gewijzigd of vervangen en deze nog niet is gepubliceerd via de Publish knop, ga dan linksboven in de pagina naar Page en klik op Discard Check Out en bevestig de keuze. De oude tekst wordt weer hersteld. Zolang de pagina wordt bewerkt, maar nog niet is gepubliceerd middels de Publish knop, zijn de tekstuele wijzigingen nog niet zichtbaar voor andere gebruikers. Op deze manier kan er zelfs meerdere dagen gewerkt worden aan een pagina of website, zonder dat de rest van de gemeenschap dit ziet. window 2 Publish knop met uitgeklapte Page 10
4.2 Het plaatsen van foto s op een pagina Dit kan op drie verschillende manieren: 4.2.1 Mogelijkheid één: Ga naar de pagina waar de foto moet komen: klik op Site Actions klik op Edit page rechts bovenin de pagina staat het webpart Page Image Klik op Click to add a new picture om een nieuwe foto toe te voegen of, indien er al een foto staat, op Edit picture. Vervolgens verschijnt onderstaand scherm Window 3 Klik op Browse achter Selected Images De opslag voor foto s verschijnt, zie window 4 Klik op Current Site: Images in de zijkant van window 4. Dit is een opslag van zelf gekozen foto s die op de eigen intranetpagina geplaatst kunnen worden. Foto s die op de pagina moeten komen, worden eerst in de opslag geplaatst (uploaden). In de blauwe balk staat het icoontje Upload. 11
Klik op Upload en de pagina Upload Documents: Images verschijnt. Window 4 Klik rechts op het icoontje Bladeren. Uit de eigen computer kan nu een foto gekozen worden en door op Openen te klikken, verschijnt de titel van de foto in window 5 bij Name: Window 5 Klik op Ok en de foto wordt nu ge-upload in de opslag, zie window 4. 12
Selecteer de foto vanuit de opslag en klik op OK. Klik vervolgens weer op OK en de foto wordt op de pagina geplaatst. Let op, houdt het formaat van de foto s klein, liefst kleiner dan 200 kb! Dit in verband met de tijd voor het laden van de foto's op de webpagina. Aanpassen van formaat foto s Klik op Edit Picture ga naar Size (zie afbeelding hieronder) Klik op Specify Size en de aantal pixels worden weergegeven Toets in Width het aantal pixels in, maximaal 300, en het formaat van de foto past zich aan Belangrijk: zorg ervoor dat het vakje Maintain aspect ratio aangekvinkt is, zodat de verhoudingen van de foto s niet verloren gaan Window 3 (onderste deel) Verwijderen van foto s Klik op x in de foto window Page Image en deze wordt verwijderd. 4.2.2 Mogelijkheid twee De foto wordt in de tekst geplaatst. Ga naar de pagina waar de foto moet komen: klik op Site Actions klik op Edit page en in de Page Content kan de foto worden geplaatst klik op het icoontje in de werkbalk, zie window 9 13
window 6 Vervolg dezelfde stappen zoals beschreven staat onder kopje 4.2.1 vanaf window 3 4.2.3 Mogelijkheid drie Het aanmaken van een foto bibliotheek op de eigen pagina Ga naar de pagina waar de foto moet komen: klik op Site Actions klik op View all site Content, zie window 7 (Vanuit een My Site, hier direct klikken op Create, zie window 8) window 7 Klik op Create, direkt onder titel All Site Content. Zie window 8. 14
window 8 Ga naar de kolom Libraries en klik op Picture Library Zie window 9 waarin de Picture Library verder aangemaakt wordt Window 9 Vul bij Name een titel van de bibliotheek in. Andere velden hoeven niet aangepast te worden. Klik op Create en de library wordt aangemaakt. De link naar de library staat in de navigatiebalk van de eigen pagina onder de titel Pictures. Deze pagina opent zich direct met de volgende werkbalk, zie window 10 15
Window 10 New: het aanmaken van een nieuwe map. Bijvoorbeeld van een bepaald project waarin de foto s van dat project komen te staan. Upload: vanuit hier worden foto s direct van de eigen computer gehaald. Actions: foto s deleten of een alert me aanmaken zodat er bij een verandering in de fotomap een berichtje wordt verstuurd naar je eigen email. Settings: aanmaken van extra kolommen naast de Type en Name. Klik op Type en Name en je kan de foto s op alfabetische volgorde laten zetten. 4.3 Het uploaden van documenten Vertrek vanuit eigen pagina Klik op Documents in de navigatiebalk, zie window 11 Window 11 New: het aanmaken van een nieuwe map of bestand. Bijvoorbeeld van een bepaald project waarin de documenten (orkestbrieven, repetitieschema s etc) van dat project komen te staan. Let op: alle documenten zijn in principe zichtbaar voor iedere gebruiker. Indien sommige documenten alleen voor bepaalde gebruikers zichtbaar mogen zijn, geef dit door aan Bas Kalle - systeembeheer@koncon.nl Upload: vanuit hier worden documenten direct van de eigen computer gehaald. Actions: alert me aanmaken zodat er bij een verandering in de documentenmap een berichtje wordt verstuurd naar je eigen email. Settings: aanmaken van extra kolommen naast de Type en Name. Klik op Type en Name en je kan de documenten op alfabetische volgorde laten zetten. 16
4.4 Web Parts Web Parts zijn de onderdelen/blokken van een intranetpagina waarin informatie en/of beeld staat. Iedere Web Part heeft een bepaalde plek op een intranetpagina. Deze Web Parts zijn te verschuiven waardoor de indeling van de pagina veranderd. Alleen ingevulde Web Parts kunnen verschoven worden door ze aan te klikken en naar een andere plek te slepen. (Let op: deze handeling kan alleen uitgevoerd worden bij gebruik van Internet Explorer. Andere browsers ondersteunen deze mogelijkheid (nog) niet). Web Parts die standaard op een intranetpagina staan en zijn ingevuld: De inleidende tekst Latest events Contact details Het toevoegen van een Web Part: Ga naar de pagina waar een Web Part moet komen: Klik op Site Actions Klik op Edit Page Op de pagina worden de Web Parts automatisch zichtbaar (vakken met oranje randen) Klik op Add a Web Part, zie window 12 Window 12 17
In deze lijst staan allerlei mogelijkheden die op de eigen pagina toegevoegd kunnen worden. Zet een vinkje in het lege vierkantje voor de Web Part die op de pagina moet komen te staan. Klik op Add en de Web Part wordt toegevoegd. Indien een Web Part van Centre Left naar Footer moet, kan deze, mits gevuld, simpel versleept worden door er met je muis op te staan en dan te verslepen. Als er echter behoefte is aan extra functies op een pagina, is het raadzaam dit op te nemen met systeembeheer (systeembeheer@koncon.nl). 18
Hoofdstuk 5 Wie doet wat op het intranet Systeembeheer, Bas Kalle: Verstrekken van inlogcodes Verlenen van toegangsrechten per intranetpagina Bouwen van de intranetpagina s en structuur Toepassingen ontwikkelen Technisch beheer Helpdesk bij het gebruik van intranet Communicatie, Marleen Leroy: Toezicht houden op de invulling en gebruik van de pagina s (achter de schermen) Beheer van de hoofdpagina s van intranet zoals de startpagina, de hoofdkalender, newsitems en eigen pagina Communication en PR Hulp bieden bij de basis handelingen van het intranet Redacties (Coördinatoren, docenten, studenten, niet onderwijzend personeel): Vullen van de eigen servicepagina, afdelingspagina en hoofdvakpagina Plaatsen van documenten die voor docenten en studenten belangrijk zijn onder kopje Documents Vullen en bijhouden van de eigen afdelingskalender Contactgegevens, aanwezigheidstijden en foto s plaatsen Gebruik van studentenlijsten Aanvragen van projecten en aanleveren van projectinformatie via de productiepagina Beheer hoofdpagina s intranet, Miranda Lodewijk: Plaatsen en het wekelijks verversen van informatie op de homepage Bijhouden van de hoofdkalender KC concerts Verzamelen, plaatsen en bijhouden van nieuwsitem die betrekking hebben op het Koninklijk Conservatorium 19