hoofdstuk 1 de basis van bedrijfsadministratie In het eerste hoofdstuk wordt inzicht gegeven in het voeren van een administratie. Hierbij worden de basisbegrippen zoals de balans, resultatenrekening en het grootboek behandeld. 1.1 De balans Om inzicht te krijgen in de gang van zaken van zijn onderneming moet iedere ondernemer voor zichzelf een administratie voeren. Deze administratie leidt uiteindelijk tot een balans en een resultatenrekening waaruit respectievelijk de vermogenspositie en het behaalde resultaat over een bepaalde periode worden afgeleid. Een eenvoudige onderneming zou voor haar administratie kunnen volstaan met het opstellen van een balans in scontrovorm op ieder gewenst moment. De scontrovorm is een overzicht dat bestaat uit twee zijden, gescheiden door een streep. Aan de linkerzijde van deze balans worden de bezittingen weergegeven. Deze bezittingen vormen het totale vermogen van de onderneming. Aan de rechterzijde van de balans wordt weergegeven op welke wijze de financiering van dit bezit heeft plaatsgevonden, wat slechts mogelijk is op twee manieren. Enerzijds kan het bezit worden gefinancierd door het aangaan van schulden bij vermogensverschaffers, wat vreemd vermogen wordt genoemd. Anderzijds kan financiering plaatsvinden doordat de eigenaar van de onderneming eigen middelen heeft gebruikt. Dit vermogen wordt eigen vermogen genoemd. Aangezien aan de linkerzijde van de balans het totale bezit van de onderneming wordt weergegeven en aan de rechterzijde de wijze waarop dit bezit totaal gefinancierd is, moet de balans te allen tijde in evenwicht zijn. Het bezit en de manier van financieren wijzigen in een onderneming continu. De balans geeft altijd een momentopname en moet daarom altijd worden voorzien van een datum. 1
bedrijfsadministratie De balans wordt als volgt weergegeven: BALANS PER.. EIGEN VERMOGEN BEZITTINGEN VREEMD VERMOGEN De linkerzijde van de balans wordt debetzijde of actiefzijde genoemd en de bezittingen die op de debetzijde worden vermeld de activa. De rechterzijde van de balans wordt creditzijde of passiefzijde genoemd en de verschillende vermogensposten passiva. Bij de start van een onderneming wordt door de startende ondernemer vaak gekozen voor de eenmanszaak als rechtsvorm. Hierbij is het eigen vermogen van de onderneming ook onderdeel van het privé-vermogen van de ondernemer. Bij aanvang zal de ondernemer een aantal bezittingen hebben die hij gaat gebruiken voor het uitvoeren van zijn bedrijf, zoals geld in kas of op een bankrekening of een auto. Deze privébezittingen zijn dan gefinancierd met eigen vermogen en worden weergegeven op de beginbalans van de onderneming. De beginbalans is de eerste balans van de nieuwe onderneming. Voorbeeld 1 Wouter Verhage begint op 1 juli 2004 een cafébedrijf en heeft daarvoor in de afgelopen jaren totaal 75.000 gespaard. Dit geld heeft hij op een bankrekening gestort die gebruikt wordt voor de onderneming. De beginbalans is dan als volgt: Balans per 1 juli 2004 Bank 75.000 Eigen vermogen 75.000 75.000 75.000 Wouter heeft alleen bezittingen voor totaal 75.000 en geen schulden, zodat zijn eigen vermogen dus ook 75.000 bedraagt. Wouter zou zijn administratie kunnen voeren door na elke wijziging in de bezittingen of in het vermogen een nieuwe balans op te stellen. 2
de basis van bedrijfsadministratie Voorbeeld 2 Om zijn café te beginnen vindt Wouter een pand dat hij kan huren, maar voor de overname van de inventaris moet hij op 15 juli 2004 een bedrag betalen van 65.000. Door de betaling komt hij in het bezit van de inventaris en vindt dus een toename van bezittingen plaats en tegelijkertijd een afname van bezittingen (het banksaldo). De balans luidt dan als volgt: Balans per 15 juli 2004 Inventaris 65.000 Eigen vermogen 75.000 Bank 10.000 75.000 75.000 Toename van bezittingen (inventaris) + 65.000 Afname van bezittingen (bank) -/- 65.000 Per saldo 0 Het nulsaldo geeft aan dat de balans in evenwicht blijft. Voorbeeld 3 Bij een leverancier, die gelooft in de plannen van Wouter, wordt op 16 juli 2004 een beginvoorraad aangeschaft die nodig is voor het exploiteren van het café. De totale voorraad bedraagt 15.000, waarvan de helft direct moet worden betaald. De volgende aanpassingen moeten in de balans worden verwerkt: Toename van bezittingen (voorraad) + 15.000 Afname van bezittingen (bank) -/- 7.500 Toename van vreemd vermogen (crediteuren) -/- 7.500 Per saldo 0 De balans luidt na de inkoop van voorraad als volgt: Balans per 16 juli 2004 Inventaris 65.000 Eigen vermogen 75.000 Voorraad 15.000 Bank 2.500 Crediteuren 7.500 82.500 82.500 3
bedrijfsadministratie In het overzicht van de aanpassingen worden bedragen positief en negatief weergegeven. Wanneer een post toeneemt aan de debetzijde, dan wordt dat positief weergegeven en bij een afname negatief. Voor de creditzijde gebeurt dit andersom. Een toename aan de creditzijde is negatief en een afname positief. Voorbeeld 4 Op 17 juli 2004 wordt het café voor het eerst geopend en wordt 2.500 van de voorraad verkocht voor een bedrag van totaal 5.000. De mutaties zijn dan als volgt: Afname bezittingen (voorraad) -/- 2.500 credit Afname eigen vermogen (kostprijs verkopen) + 2.500 debet Toename bezittingen (kasgeld) + 5.000 debet Toename eigen vermogen (opbrengst verkopen) -/- 5.000 credit Totaal mutaties 0 De balans luidt per 17 juli 2004 als volgt: Balans per 17 juli 2004 Inventaris 65.000 Eigen vermogen 77.500 Voorraad 12.500 Bank 2.500 Crediteuren 7.500 Kas 5.000 85.000 85.000 Iedere handeling in de onderneming leidt tot een aanpassing van de balans. In de voorgaande voorbeelden wordt voor iedere dag een balans opgesteld. Dit is eigenlijk onnodig veel werk en in de praktijk wordt een balans slechts op bepaalde momenten opgesteld. Aan het einde van een periode wordt een balans opgesteld om de vermogenspositie van de onderneming te beoordelen. Hierbij kan gedacht worden aan eens per maand, per kwartaal of zelfs per jaar. Om aan het einde van de periode een balans op te kunnen stellen, wordt per onderdeel van de balans een grootboekrekening opgesteld. Dit wordt gedaan om alle balansmutaties op een snelle en overzichtelijke manier te kunnen registreren. De grootboekrekeningen worden in de volgende paragraaf behandeld. 4
de basis van bedrijfsadministratie 1.2 Grootboekrekeningen Voor ieder onderdeel van de balans wordt een aparte grootboekrekening geopend en bijgewerkt. De grootboekrekening wordt ook in de scontrovorm weergegeven en heeft net als de balans een debetzijde en een creditzijde. Een actief wordt aan de debetzijde opgenomen, het eigen en vreemd vermogen aan de creditzijde. Wanneer een actief toeneemt, dan wordt dat op de grootboekrekening aan de debetzijde weergegeven en een afname aan de creditzijde. Voor de vermogensrekeningen is dit precies andersom. Schematisch is dit is als volgt weergegeven: ACTIVA EIGEN EN VREEMD VERMOGEN TOENAME AFNAME AFNAME TOENAME De grootboekrekeningen worden gebruikt tussen twee verschillende balansmomenten. Veranderingen in de administratie worden niet op telkens een nieuwe balans opgenomen maar worden vermeld op de grootboekrekeningen. Wanneer jaarlijks een balans wordt opgesteld, dan worden gedurende dat jaar alleen grootboekrekeningen bijgewerkt. De balans per 1 januari is voor het boekjaar de beginbalans en de balans per 31 december de eindbalans. Om tot een juist saldo te komen op de grootboekrekening voor het samenstellen van de eindbalans moet het saldo van de beginbalans eerst worden overgenomen op de grootboekrekening. Een saldo dat op de beginbalans aan de debetzijde wordt vermeld wordt op de debetzijde van de grootboekrekening overgenomen en een saldo op de creditzijde van de beginbalans wordt op de creditzijde van de grootboekrekening overgenomen. Als omschrijving bij het overgenomen saldo wordt dikwijls van balans vermeld. Vanuit deze startpositie kan de grootboekrekening vervolgens worden bijgewerkt. Het eindsaldo van de grootboekrekening wordt gevonden door het verschil te bepalen tussen de boekingen aan de debetzijde en de boekingen aan de creditzijde. Wanneer de boekingen aan de debetzijde hoger zijn dan aan de creditzijde, dan wordt de grootboekrekening afgesloten met een debetsaldo. Door dit saldo vervolgens in de grootboekrekening aan de creditzijde te vermelden, wordt bereikt dat de grootboekrekening aan beide zijden gelijk is. Dit aan de creditzijde weergegeven saldo wordt in de eindbalans op de debetzijde vermeld, waarbij in de grootboekrekening als omschrijving naar balans wordt opgenomen. 5
bedrijfsadministratie Een grootboekrekening waarop een bezit is verantwoord, wordt als volgt weergegeven: Grootboekrekening 01/01 van balans x datum creditmutaties x datum debetmutaties x 31/12 naar balans x totaal totaal Het totaal van de debetzijde is gelijk aan het totaal van de creditzijde. Een grootboekrekening waarop eigen of vreemd vermogen is verantwoord, wordt als volgt weergegeven: Grootboekrekening datum debetmutaties x 01/01 van balans x 31/12 naar balans x datum creditmutaties x totaal totaal Het totaal van de debetzijde is gelijk aan het totaal van de creditzijde. Voorbeeld 5 In dit voorbeeld wordt gebruikgemaakt van de gegevens uit voorbeeld 1 tot en met 4. Aan de hand van de gegevens uit de voorbeelden wordt vanuit de beginbalans per 1 juli 2004 met behulp van grootboekrekeningen de eindbalans per 17 juli 2004 samengesteld. Balans per 1 juli 2004 Bank 75.000 Eigen vermogen 75.000 75.000 75.000 6
de basis van bedrijfsadministratie Inventaris Eigen vermogen 15/07 aanschaf 65.000 17/07 kostprijs 2.500 01/07 van balans 75.000 17/07 opbrengst 5.000 17/07 naar balans 65.000 17/07 naar balans 77.500 65.000 65.000 80.000 80.000 Voorraad goederen Crediteuren 16/07 inkoop 15.000 17/07 verkoop 2.500 16/07 ink. voorraad 7.500 17/07 naar balans 12.500 17/07 naar balans 7.500 15.000 15.000 7.500 7.500 Bank 01/07 van balans 75.000 15/07 inventaris 65.000 16/07 voorraad 7.500 17/07 naar balans 2.500 75.000 75.000 Kas 17/07 verkoop 5.000 17/07 naar balans 5.000 5.000 5.000 Balans per 17 juli 2004 Inventaris 65.000 Eigen vermogen 77.500 Voorraad 12.500 Bank 2.500 Crediteuren 7.500 Kas 5.000 85.000 85.000 Het doel van iedere ondernemer is het toevoegen van waarde aan de onderneming. Deze toegevoegde waarde wordt bereikt door het behalen van winst. De winst is het verschil tussen gegenereerde opbrengsten verminderd met de daarvoor gemaakte kosten. Wanneer alleen grootboekrekeningen worden gehanteerd voor de balans, dan worden de opbrengsten en kosten weergegeven op de grootboekrekening eigen vermogen. Deze methode leidt echter niet tot de gewenste informatie. De ondernemer is uiteindelijk wel geïnteresseerd in de toename van zijn eigen vermogen, maar zal ook meer details wensen. Hij zal inzicht willen verkrijgen in de behaalde opbreng- 7
bedrijfsadministratie sten en vooral ook de gemaakte kosten. Het is deze wens naar dubbele informatie die maakt dat in bijna alle bedrijven wordt geadministreerd volgens het ook in dit boek behandelde systeem van het dubbel boekhouden. Het systeem van dubbel boekhouden houdt in dat een wijziging in het eigen vermogen wordt geadministreerd naar oorzaak van die wijziging. Om meer inzicht te verkrijgen wordt gebruikgemaakt van hulprekeningen van het eigen vermogen, waarop de opbrengsten en kosten afzonderlijk worden opgenomen. Het saldo van deze rekeningen wordt opgenomen in een resultatenrekening, waarna vervolgens het behaalde resultaat wordt bepaald. Dit resultaat wordt tenslotte toegevoegd aan het eigen vermogen. Het gebruik van de hulprekeningen van het eigen vermogen en de resultatenrekening wordt behandeld in de volgende paragraaf. 1.3 De resultatenrekening Door bedrijfsuitoefening ontstaat een toename of afname van het eigen vermogen. De toename van het eigen vermogen is winst en de afname verlies. Om inzicht te krijgen in het behalen van het resultaat moet gebruikgemaakt worden van hulprekeningen van het eigen vermogen. De opbrengsten en kosten worden niet rechtstreeks op de rekening eigen vermogen opgenomen, maar voor deze posten worden aparte grootboekrekeningen gehanteerd. Een toename van het eigen vermogen wordt op deze rekening gecrediteerd, aangezien meer vermogen ontstaat. De toename ontstaat doordat een opbrengst wordt behaald en deze hulprekeningen van het eigen vermogen worden dan ook gecrediteerd. Het eigen vermogen neemt af als kosten worden gemaakt, waarvoor de kostenrekeningen worden gedebiteerd. Schematisch is dat als volgt weer te geven: KOSTEN OPBRENGSTEN TOENAME AFNAME AFNAME TOENAME Na afsluiting van een periode worden de kosten- en opbrengstenrekeningen afgesloten door de grootboekrekening in evenwicht te brengen en het saldo over te brengen naar de resultatenrekening. Uit de resultatenrekening blijkt vervolgens een verschil tussen opbrengsten en kosten, bij meer opbrengsten dan kosten een winst en bij meer kosten dan opbrengsten een verlies. Het resultaat wordt ten slotte geboekt op de grootboekrekening eigen vermogen: winst credit, verlies debet. 8
de basis van bedrijfsadministratie De resultatenrekening wordt als volgt in scontrovorm weergegeven: debetzijde RESULTATENREKENING OVER.. creditzijde KOSTEN WINSTSALDO OPBRENGSTEN VERLIESSALDO De resultatenrekening heeft betrekking op het verloop van een periode, zoals een maand, kwartaal of jaar. Boven de resultatenrekening wordt deze periode vermeld. Voorbeeld 6 In dit voorbeeld wordt gebruikgemaakt van de gegevens uit de voorbeelden 1 tot en met 5. Op 17 juli 2004 wordt het café van Wouter Verhage voor het eerst geopend en wordt 2.500 van de voorraad verkocht voor een bedrag van totaal 5.000. Voor deze verkoop moeten twee hulprekeningen van het eigen vermogen worden gehanteerd. De opbrengst verkopen, waarop de totale waarde van de verkoop wordt opgenomen en een rekening kostprijs verkopen, waarop de bijbehorende inkoopprijs van de verkochte goederen wordt opgenomen. In het onderstaande schema zijn de gegevens van voorbeeld 1 tot en met 4 opgenomen. De rekening eigen vermogen is echter niet volledig bijgewerkt en afgesloten. Indien gebruik wordt gemaakt van hulprekeningen van eigen vermogen, dan wordt de rekening eigen vermogen pas na het opmaken van de resultatenrekening bijgewerkt. Inventaris Eigen vermogen 15/07 aanschaf 65.000 01/07 van balans 75.000 17/07 naar balans 65.000 65.000 65.000 Voorraad goederen Crediteuren 16/07 inkoop 15.000 17/07 verkoop 2.500 16/07 ink. Voorraad 7.500 17/07 naar balans 12.500 17/07 naar balans 7.500 15.000 15.000 7.500 7.500 9
bedrijfsadministratie Bank Kostprijs verkopen 01/07 van balans 75.000 15/07 inventaris 65.000 17/07 verkoop 2.500 16/07 voorraad 7.500 17/07 naar res.rek. 2.500 17/07 naar balans 2.500 75.000 75.000 2.500 2.500 Kas Opbrengst verkopen 17/07 verkoop 5.000 17/07 verkoop 5.000 17/07 naar balans 5.000 17/07 naar res.rek. 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 Voordat het eigen vermogen wordt bijgewerkt, wordt eerst de resultatenrekening opgesteld. Deze luidt als volgt: Resultatenrekening 1 tot en met 17 juli 2004 Kostprijs verkopen 2.500 Opbrengst verkopen 5.000 Saldo winst 2.500 5.000 5.000 Het saldo winst wordt toegevoegd aan het eigen vermogen, waarna deze rekening als volgt wordt afgesloten. Eigen vermogen 17/07 naar balans 77.500 01/01 van balans 75.000 17/07 saldo winst 2.500 77.500 77.500 De balans inclusief de afgesloten rekening eigen vermogen is gelijk aan de balans die wordt opgesteld zonder dat gebruik wordt gemaakt van een resultatenrekening en bijbehorende hulprekeningen van het eigen vermogen. Door hier echter wel gebruik van te maken, kan meer informatie aan de administratie worden ontleend. Dan is immers niet alleen duidelijk voor welk bedrag winst is gemaakt of verlies is geleden, maar ook wat de oorzaken van het resultaat zijn. 10