Kaderregeling Arbo- en Milieumanagement Universiteit Leiden ingang: januari 2004 revisiedatum: januari 2005 looptijd: 2009 Interne Arbodienst Universiteit Leiden Dienst voor Veiligheid en Milieu Vastgesteld door het College van Bestuur 7 januari 2004 Samenstelling Interne Arbodienst Universiteit Leiden Poortgebouw Zuid Postbus 9500, 2300 RA Leiden Vastgesteld door het College van Bestuur in januari 2004 Documentnummer 02RH1692 Versie januari 2004 Druk UFB/ Grafische Producties Website www.arbodienst.leidenuniv.nl Alle rechten voorbehouden Niets uit deze uitgave mag worden verveelvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij electronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Universiteit Leiden.
INHOUDSOPGAVE 1 Doel...1 2 Begripsomschrijvingen...1 3 Werkingsgebied...1 4 Verantwoordelijkheden...1 5 Beschrijving...1 5.1 Inleiding...1 5.2 Iedere mandaathouder stelt een arbo- en milieumanagementsysteem vast voor zijn eenheid...2 5.3 Uitwerking...3 5.4 Interne regelingen...6 6 Referenties...6
Kaderregeling Arbo- en Milieumanagement Universiteit Leiden 1 DOEL Deze regeling stelt het kader vast waarbinnen het Arbo- en Milieumanagement van de universiteit wordt vorm gegeven. Tevens wordt het door het College van Bestuur verleende mandaat nader geconcretiseerd. 2 BEGRIPSOMSCHRIJVINGEN Arbo- en Milieumanagementsysteem Het geheel van onderling samenhangende activiteiten, die zijn gericht op het behalen van gespecificeerde doelstellingen van een organisatie op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu zoals bedoeld in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en de milieuwetten; Kaderregeling Regeling waarmee het College van Bestuur het kader en de richtlijnenen vaststelt, waarbinnen het arbo- en milieumanagement centraal en decentraal (via het mandaat) wordt vormgegeven; Interne Regelingen Nadere regelingen ter uitvoering van de Kaderregeling. 3 WERKINGSGEBIED De Kaderregeling Arbo- en Milieumanagement geldt voor alle faculteiten, instituten en ondersteunende diensten binnen de Universiteit Leiden. 4 VERANTWOORDELIJKHEDEN De arbo- en milieuzorg is een verantwoordelijkheid van het College van Bestuur, de wijze waarop daaraan uitvoering wordt gegeven valt onder het mandaat dat bij besluit van het College van Bestuur dd 23 april 1998 aan faculteitsbesturen en directeuren van instituten en ondersteunende diensten is verleend. Binnen iedere (gemandateerde) eenheid wordt door de gemandateerde, desgewenst in overleg met de Interne Arbodienst, een arbo- en milieumanagementsysteem opgezet conform de minimum-eisen die in deze Kaderregeling worden aangegeven. Gemandateerden zijn bevoegd binnen hun beheerseenheid nadere regels te stellen ter uitvoering van hun verantwoordelijkheid, het College van Bestuur zal zelf zogenoemde Interne Regelingen vaststellen, indien het een aanmerkelijk belang van de gehele universiteit betreft en borging van dit belang alleen mogelijk is door centrale interne regeling. In de bijlage bij deze Kaderregeling worden de Interne Regelingen opgesomd. 5 BESCHRIJVING 5.1 Inleiding De belangrijkste functie van de aanwezigheid van het arbo- en milieumanagementsysteem is dat het de organisatie in staat stelt om voortdurend en controleerbaar te verbeteren. Het inzichtelijk en schriftelijk vastleggen van procedures is daarom noodzakelijk. Dit pleit voor het schriftelijk vastleggen van de (momenteel aanwezige) managementsystemen en het op grond van deze beschrijving aanpassen van de onderdelen daarvan. Een adequaat arbo- en milieumanagement is belangrijk voor de continuïteit en kwaliteit van de bedrijfsvoering. De kwaliteit van de primaire processen (onderzoek en onderwijs) is zo direct gebaat bij een professioneel arbo- en milieumanagement. Een verankering in de lijn is daarbij essentieel wil een arbo- en milieumanagementsysteem functioneren in de praktijk. De universiteit heeft in het kader van de MUB gekozen voor een organisatievorm waarin integraal management een belangrijk uitgangspunt vormt. Dat wil zeggen dat verschillende beheerstaken zijn gemandateerd aan de faculteitsbesturen en directies van instituten en ondersteunende diensten. Eén en ander betekent dat deze gemandateerden een 1
sleutelrol vervullen waar het gaat om het functioneren van het managementsysteem en het handhaven van de daarin vastgelegde procedures. 5.2 Iedere mandaathouder stelt een Arbo- en Milieumanagementsysteem vast voor zijn eenheid Dit systeem dient te voldoen aan de volgende minimale eisen : Het arbo- en milieumanagementsysteem bestaat uit een aantal elementen met een duidelijke onderlinge samenhang welke aantoonbaar in de bedrijfsvoering zijn opgenomen. Het waarborgt de systematische en preventieve zorg voor arbeidsomstandigheden en milieu; De input van het arbo- en milieumanagementsysteem wordt gevormd door een volledige actuele Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RIE) (minder dan 5 jaar oud) waarop een Plan van Aanpak (PvA) wordt gemaakt; Het Plan van Aanpak (minder dan 1 jaar oud) wordt geïmplementeerd en uitgevoerd waarop een Evaluatie volgt waarover tenminste één maal per jaar wordt gerapporteerd; Per jaar vindt een directiebeoordeling (management review) plaats dat tot doel heeft inzicht te verkrijgen in de werking van de systemen. Het resultaat wordt verwerkt in het Plan van Aanpak. Modelmatig wordt het arbo- en milieumanagementsysteem weergegeven in figuur 1. input: RIE PvA Directiebeoordeling Uitvoering PvA Rapportage Modelmatige voorstelling van het arbo- en milieumanagementsysteem Deze eisen moeten er toe leiden dat faculteiten, instituten en ondersteunende diensten (en daarmee de universiteit) voldoen aan de volgende regelgeving: 1. De Arbeidsomstandighedenwet en het daarbij horende Arbobesluit, de Arboregeling en de Beleidsregels; 2. De Kernenergiewet; 3. De Milieuwetten; 4. Algemene richtlijnen (onder andere de Arbo-Informatiebladen (AI) en andere relevante richtlijnen), convenanten, branche-afspraken en normen. Hiervan kan worden afgeweken mits het resultaat van een genomen maatregel op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu minimaal van gelijke kwaliteit is; 5. De huidige stand der techniek; Door de arbo- en milieufunctionarissen van de Universiteit Leiden wordt een zogenoemd Register van Eisen gehanteerd. Hiervoor wordt in de praktijk het Arbonormenboek (uitgever: Kluwer) gebruikt. Het betreft een opsomming van wettelijke voorschriften, normen en richtlijnen waarnaar in de Arbeidsomstandighedenwet wordt verwezen. Het doel van het register is in het kader van het arbo- en milieumanagement, inzicht te geven in de eisen die naar de huidige stand der techniek van belang zijn voor de verschillende faculteiten, instituten en ondersteunende diensten. De Interne Arbodienst zal er voor zorgen dat faculteiten, instituten en ondersteunende diensten en alle arbo- en milieufunctionarissen kunnen beschikken over een actuele versie van het Arbonormenboek; 2
6. De Interne Regelingen van de Universiteit Leiden. Om dit doel te bereiken dienen de faculteiten, instituten en ondersteunende diensten te kunnen garanderen (borgen) dat aan deze minimale eisen wordt voldaan. De uitwerkingen op dit gebied worden schriftelijk vastgelegd en door de Interne Arbodienst steekproefsgewijs geaudit. 5.3 Uitwerking De uitwerking van het Arbo- en Milieumanagementsysteem is sterk afhankelijk van de interne situatie van de faculteit, instituut en ondersteunende dienst bijvoorbeeld door de omvang, de risico s, huisvesting, organisatorische inrichting etc. De mandaathouder heeft daarom een aanzienlijke vrijheid bij de inrichting van het systeem. De Interne Arbodienst heeft op basis van de internationaal erkende richtlijn OHSAS 18001 en de norm ISO 14001 een beschrijving gemaakt van de elementen die voor een goed functionerend arbo- en milieumanagementsysteem van belang zijn. De Interne Arbodienst verricht (vanaf 2004/2005) jaarlijks een audit op de navolgende items. De gebruikte nummering komt overeen met de richtlijn OHSAS 18001 en de norm ISO 14001. 1. Algemene vereisten 2. Arbobeleid 3. Arboplanning 4. Implementatie en uitvoering 5. Bewaking en correctieve acties 6. Management review Toelichting op de items: 1. Algemene vereisten Een arbo- en milieumanagementsysteem wordt opgezet volgens een cyclisch proces, dat een bijdrage levert aan het continue verbeteren van de arbeidsomstandigheden en de bescherming van het milieu; Het managementsysteem is afhankelijk van en afgestemd op de aard, omvang en complexiteit van de betreffende eenheid; 2. Arbobeleid De gemandateerden leggen het beleid voor een continue verbetering van arbeidsomstandigheden en milieu duidelijk en schriftelijk vast (intentieverklaring of directiebeoordeling); Het beleid wordt uitgedragen binnen alle gelederen van de betreffende eenheid; 3. Arboplanning 3.1 Risico-inventarisatie en evaluatie, risicobeheersing Er is een actuele Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RIE) betreffende veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu; Periodiek wordt een veiligheids- en milieuinspectie gehouden waarbij op de werkplekken een inventarisatie wordt gemaakt van onveilige situaties en knelpunten betreffende technische en huishoudelijke zaken, apparatuur en veiligheidsmiddelen. Op grond van de resultaten worden direct maatregelen genomen om zo mogelijk de risicobeheersing te verbeteren danwel wordt hiermee de risico-inventarisatie en -evaluatie en het Plan van Aanpak aangepast. 3.2 Zicht op wettelijke en andere vereisten De eisen van de relevante wetten en regelgeving moeten bekend zijn; 3
3.3 Doelstellingen en (3.4) arbomanagementprogramma Van de risico-inventarisatie en -evaluatie wordt een vertaling gemaakt in concrete beheersingsmaatregelen, gecombineerd in een samenhangend Plan van Aanpak. De afzonderlijke delen van het Plan worden uitgevoerd binnen de hierin opgenomen termijnen; 4. Implementatie en uitvoering binnen het mandaat. 4.1 Organisatie, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden Gemandateerde legt binnen zijn eenheid vast de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden evenals de samenwerking van de gemandateerde met de werknemersvertegenwoordiging (dit kunnen zijn: Faculteits- of Dienstraad, Veiligheidscommissie of andere vertegenwoordigingscommissies en de ondersteuning door deskundigen; Rekening wordt gehouden met gedragsrisico's en er wordt voldoende toezicht gehouden door leidinggevenden op het naleven van regels en op het voorkómen van ongewenst gedrag. 4.2 Training, bewustmaking en bekwaamheid Er wordt voldoende voorlichting en onderricht gegeven of voor aanvullende scholing (cursussen op maat of bijscholing) gezorgd voor het veilig uitvoeren van werkzaamheden. Hierbij wordt onder andere rekening gehouden met het specifieke karakter van onderwijs- en onderzoeksactiviteiten; 4.3 Werknemersbetrokkenheid en communicatie Gemandateerde stelt de personeelsgeleding van de faculteits- of dienstraad tijdig in de gelegenheid advies uit te brengen en met hem/haar te overleggen over door hem/haar voorgenomen maatregelen met betrekking tot arbeidsomstandigheden en milieu binnen de faculteit of eenheid; De rapportage van de evaluatie van de voortgang van het Plan van Aanpak, is ter inzage van alle medewerkers en de werknemersvertegenwoordiging; Er wordt binnen de faculteiten, instituten en ondersteunende diensten zo vaak als redelijkerwijs mogelijk is, effectief gecommuniceerd op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu tussen de betreffende besturen respectievelijk directies en werknemers en studenten; Er vindt periodiek of zo vaak als nodig is, overleg plaats tussen de decentrale arbofunctionarissen of arbo- en milieudiensten en de betreffende faculteitsbesturen en directies van instituten en ondersteunende diensten; Er vindt periodiek, maar minimaal twee maal per jaar, overleg plaats tussen de decentrale arbofunctionarissen of arbo- en milieudiensten en de Interne Arbodienst (bijvoorbeeld in het Practisch Arbo- en Milieuoverleg); De faculteiten, instituten en ondersteunende diensten verschaffen werknemers en studenten de middelen om zich op de hoogte te houden van de meest recente Interne Regelingen. Bij wijzigingen worden betrokken werknemers, diensten en studenten tijdig geïnformeerd; Formele contacten van decentrale arbofunctionarissen of arbo- en milieudiensten met externe instanties, zoals vergunningverlenende instanties, het Ministerie van SZW of ander bevoegd gezag, die juridische gevolgen kunnen hebben voor het College van Bestuur, worden vóóraf gemeld aan de Interne Arbodienst (afdeling Dienst voor Veiligheid en Milieu); Werknemers, studenten en leidinggevenden hebben tijdens kantooruren voldoende mogelijkheden te overleggen (mondeling, elektronisch, schriftelijk of telefonisch) met de decentrale arbofunctionaris of medewerker(s) van een arbo- en milieudienst, danwel met de Interne Arbodienst; 4.4 Documentatie Het arbo- en milieumanagementsysteem wordt zodanig uitgewerkt en beschreven dat het op een doelmatige en efficiënte manier kan worden geïmplementeerd en kan functioneren; 4
4.5 Documenten en gegevensbeheer Schriftelijke gegevens of databanken van alle afzonderlijke onderdelen van het arbo- en milieumanagementsysteem, worden doelmatig, inzichtelijk en ordelijk beheerd; 4.6 Arbokritische handelingen Het Arbo- en Milieumanagementsysteem is geïntegreerd in strategische beslissingen, met name in de processen van inkoop, reorganisaties, investeringsbeslissingen en verbouwingen. Dit is aantoonbaar in de vorm van verslagen, adviezen etc; De wijze waarop wordt samengewerkt met onderaannemers, medegebruikers (zoals huurders) en derden wordt schriftelijk vastgelegd; Er vindt aantoonbaar overleg plaats met Expertise Centrum Vastgoed (over gebouwgebonden zaken) en de Interne Arbodienst (over verzuimbeleid, arbobeleid en andere zaken die samenhangen met de kerntaken van de dienst); 4.7 Beheersing van calamiteiten Er is een bedrijfshulpverleningorganisatie aanwezig die voldoet aan de eisen die zijn gesteld in de Regeling Bedrijfshulpverlening Universiteit Leiden; De meest recente calamiteiten- en ontruimingsplannen zijn op strategische plaatsen aanwezig en alle werknemer zijn van de noodzakelijke acties in noodsituaties op de hoogte; 5. Bewaking en correctieve acties 5.1 Prestatiemeting en monitoring Tenminste één maal per jaar vindt een evaluatie plaats van de implementatie en uitvoering van het Plan van Aanpak waarover wordt gerapporteerd aan het College van Bestuur en de medewerkers; In de rapportage wordt aandacht besteed aan relevante kengetallen zoals ziekteverzuim, (arbeids)ongevallen en (milieu)incidenten (conform de betreffende Interne Regeling) en milieukengetallen (conform het formulier uitgegeven door de Interne Arbodienst/ DVM); 5.2 Ongevallen, (milieu)incidenten, afwijkingen, correctieve en preventie maatregelen Bij de beheersingsmaatregelen worden meegenomen: registraties en analyses van arbeidsongevallen, (milieu)incidenten, gebeurtenissen met grote schade (in relatie met arbeidsongevallen) en gevaarlijke situaties; registraties van het ziekteverzuim en klachten; rapportages van de veiligheids- en milieuinspecties; een actueel Plan van Aanpak; Er worden randvoorwaarden gecreëerd die het mogelijk maken om afwijkingen van gewenste situaties systematisch te beheersen en om algemene en specifieke preventieve maatregelen te kunnen nemen. Hierbij worden zoveel als redelijkerwijs mogelijk is maatregelen genomen bij de bron volgens de arbeidshygiënische strategie; 5.3 Registraties en beheer van registraties Door middel van arbo- en milieuregistraties is aantoonbaar dat het arbo- en milieumanagementsysteem effectief werkt. Voorbeelden hiervan zijn: gevolgde opleidingen, rapporten van audits en inspecties, meldingen en analyses van arbeidsongevallen, (milieu)incidenten en gevaarlijke situaties, notulen van vergaderingen met betrekking tot arbeidsomstandigheden en milieu, BHV-oefeningen, geluidsmetingen, watermonsters, verbetermaatregelen etc.; 5.4 Audits Periodiek doch tenminste eenmaal per jaar worden onderdelen van het arbo- en milieumanagementsysteem door de Interne Arbodienst geaudit op de items zoals beschreven in deze Kaderregeling; 5
6. Management review Het beleid en het managementsysteem worden jaarlijks beoordeeld door het faculteitsbestuur of de directie op basis van stuurinformatie dat tot doel heeft inzicht te verkrijgen in de werking van de systemen. Het resultaat wordt verwerkt in de Rapportage en in het Plan van Aanpak. 5.4 INTERNE REGELINGEN De actuele lijst van de Interne Regelingen wordt beheerd door de Interne Arbodienst/ Dienst voor Veiligheid en Milieu en up to date gepubliceerd op de website van de Interne Arbodienst. Nieuwe en herziene regelingen worden aangekondigd in de Mare. Elke Interne Regeling krijgt een revisiedatum/ verloopdatum. Vóór deze datum wordt een regeling geëvalueerd en -indien nodig- met een voorstel voor wijziging aangeboden aan het College van Bestuur. Het Arboteam doet een voorstel tot vaststelling van de (herziene) regeling. 6 REFERENTIES OHSAS 18001 ISO 14001 Arbonormenboek Deze Regeling is vastgesteld door het College van Bestuur bij besluit van 7 januari 2004, na instemming van de Universiteitsraad d.d. 1 december 2003 (instemmingsbesluit nr. 53). 6