PROJECT INITIATIE DOCUMENT Marktverkenning naar e-depots

PROJECT INITIATIE DOCUMENT Marktverkenning naar e-depots Inhoudsopgave Opdrachtgever: Vereniging Zeeuwse Gemeenten Bestandsna am: 20150903 PID Martkverkenning versie 1.0.docx Project: Marktverkenning e-depot Zeeuwse Overheden Versie: <1.0> Auteur: Fieke Krikhaar Datum: <28/09/2015> Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 1 van 10

Inhoud Documenteigenschappen... 2 DOCUMENT LOCATIE... 2 HISTORIE... 2 GOEDKEURING... 2 DISTRIBUTIE... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. Projectdefinitie... 3 ACHTERGROND... 3 RANDVOORWAARDEN & AANNAMES... 6 RELATIE MET ANDERE PROJECTEN... 7 Indicatie tijdsinvestering en kosten (vooralsno... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Projectmanagementteamstructuur & rolbeschrijving... 10 Documenteigenschappen Rapportdatum: 28 september 2015 Nummer: 1.0 Versie Definitief Document locatie \\viceversa\davwwwroot\project\programma e-depot Zeeuwse Overheden\Marktverkenning\PID Marktverkenning 1.0 Historie Versie Datum Veranderingen Opdrachtgever Auteur(s) (concept/definitief) 0.0.1 30/7/15 Eerste versie Hanneke van Aalst Fieke Krikhaar met input van Kees Groeneveld 0.0.2 24/8/15 Tweede versie id Fieke Krikhaar na overleg met Andre Plat 0.0.3 25/8/15 Derde versie id Fieke Krikhaar na overleg met Andre Plat en VNG Jamil Jawad 3/9/15 Bijna definitief id Fieke Krikhaar, na opm van VZG Concept 1.0 1.0 28/9/15 Definitief Id Fieke Krikhaar na opm. Archief2020 Goedkeuring Dit document heeft de volgende goedkeuringen nodig. Getekende goedkeuringsformulieren worden opgeslagen in de Managementsectie van het projectarchief. Naam Rol Handtekening Datum Versie document VZG opdrachtgever 28/9/15 1.0 Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 2 van 10

Projectdefinitie Achtergrond Het Programma e-depot Zeeuwse overheden Dit programma is voortgekomen uit het rapport Toekomstbestendig Informatiebeheer Zeeuwse Overheden. In februari 2014 namen de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG), de Provincie Zeeland, het Waterschap Scheldestromen en het Zeeuws Archief, het initiatief tot het oprichten van een werkgroep met vertegenwoordigers van de overheidsorganisaties in Zeeland. De werkgroep kreeg de opdracht portefeuillehouders te adviseren over de voorwaarden voor toekomstbestendig informatiebeheer. Na de ambtelijke presentatie werd het rapport Toekomstbestendig informatiebeheer Zeeuwse overheden gedeeld met de Kring van secretarissen en met de portefeuillehouders van de Zeeuwse overheden. Het programma e-depot Zeeuwse overheden werkt de aanbevelingen verder uit langs de twee sporen die het rapport aangeeft: het voorbereiden op aansluiting op een e-depot voorziening en een gezonde digitale informatiehuishouding bij alle Zeeuwse overheden. Een stuurgroep bewaakt de voortgang. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van de VZG, de provincie, het waterschap, de gemeente Terneuzen, de gemeentesecretaris van Goes als vertegenwoordiger van de Kring van secretarissen, en het Zeeuws Archief. Een ambtelijke werkgroep van de VZG, met daarin ook vertegenwoordigers van de provincie, het waterschap en het Zeeuws Archief, werkt de aanbevelingen uit. Eind april 2015 heeft de VZG het rapport Toekomstbestendig Informatiebeheer Zeeuwse Overheden aan alle Zeeuwse Colleges van B&W, het College van GS, het DB van het waterschap en een aantal gemeenschappelijke regelingen in Zeeland gestuurd. In de aanbiedingsbrief wordt hen ieder afzonderlijk gevraagd of zij zich kunnen verenigen met de aanbevelingen en akkoord kunnen gaan met de verdere uitwerking van de aanbevelingen door de stuurgroep en ambtelijke werkgroep. Bij het vaststellen van deze PID hadden de provincie, het waterschap, alle gemeenten en vijf Gemeenschappelijke regelingen ingestemd. De andere GR s bereiden hun reactie nog voor. De marktverkenning Reeds tijdens de presentatie van het rapport verzochten bestuurders aanbevelingen 7 en 8 nader te onderbouwen. Men wil graag inzicht in welke e-depots er bestaan en wat zij bieden tegen welke prijs. Op basis daarvan voelen zij zich beter in staat een besluit te nemen over het duurzame digitale informatiebeheer binnen hun organisatie. De marktverkenning zoals in deze PID uitgewerkt, wil een antwoord geven op de vraag die ligt besloten in deze aanbevelingen 7 en 8. Aanbeveling 7: neem een besluit over de principiële vraag of het wenselijk wordt geacht het langdurig informatiebeheer bij een private partij te beleggen of dat de voorkeur uitgaat naar een oplossing uit de publieke sector. Vanwege de risico s die kleven aan het uitbesteden bij een private partij, adviseert de werkgroep het informatiebeheer in handen van de overheid te houden. Aanbeveling 8: indien besloten wordt het informatiebeheer in publieke hand te houden, moet bepaald worden of de Zeeuwse overheden zelf iets willen ontwikkelen, of dat zij aansluiten bij de landelijke infrastructuur in combinatie met de dienstverlening door het Zeeuws Archief. Zelf ontwikkelen zou de komende jaren een grote wissel trekken op de voor ICT en informatiebeheer beschikbare capaciteit. Daarnaast zal in de jaren erna, voor het beheer en de doorontwikkeling van de applicatie eveneens de nodige capaciteit beschikbaar moeten blijven. Omdat dit nog komt bovenop de benodigde kennisontwikkeling op het gebied van preservation, concludeert de werkgroep dat het beter is de Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 3 van 10

komende jaren prioriteit te geven aan het op orde krijgen en houden van de bestaande digitale informatiehuishouding en te kiezen voor een bestaande oplossing. Bron: Toekomstbestendig informatiebeheer Zeeuwse Overheden, november 2014 Projectdoelstelling en resultaat Doelstelling van de marktverkenning is om inzicht te krijgen in wat er op het gebied van e-depots op dit moment beschikbaar is in Nederland (en daarbuiten) en die zodanig met elkaar te vergelijken dat er voor medewerkers en bestuurders van overheidsorganisaties duidelijk is welke keuzen ze hebben, dan wel moeten maken. De hoofdvraag van de marktverkenning is: welke mogelijkheden hebben de overheden voor het (kwalitatief goed en financieel voordelig) organiseren van de duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven? De subvragen zijn: A. Welke vormen e-depot zijn er beschikbaar, welke functionaliteiten hebben deze wel en welke niet en wat kost dat. Daarbij het hele spectrum in beeld brengen, ook opslag in de cloud. B. Ga daarnaast in op de volgende vier scenario s: 1. Zelf als overheid een e-depot ontwikkelen (alleen of samen met andere overheden). 2. Aansluiten bij het e-depot van het Zeeuws Archief. 3. Een e-depot kopen op de markt (dan wel ontwikkelen met een marktpartij). 4. Niets specifieks regelen naast wat je al hebt geregeld binnen de eigen organisatie. Het resultaat (materieel) - Een rapport met een duidelijk gestructureerd antwoord op bovenstaande vragen en met bouwstenen voor een advies aan de afzonderlijke besturen over de vraag hoe om te gaan met duurzaam digitaal archiefbeheer cf. de Archiefwet. - een PPTpresentatie voor gebruik binnen de eigen organisatie of ter voorbereiding op (bestuurlijke) besluitvorming. Mede op basis van dit rapport moeten medewerkers en bestuurders van overheden in staat zijn een weloverwogen keuze te maken op welke manier ze hun digitale informatie duurzaam gaan beheren. Scope en afbakening Het initiatief voor dit onderzoek is genomen in Zeeland maar de opzet van het onderzoek is zodanig dat het resultaat bruikbaar zal zijn voor alle overheden in Nederland. De inrichting van e-depotvoorzieningen is nog erg in ontwikkeling. Het onderzoek is dus een momentopname. Het zal zodanig worden ingericht dat het eenvoudig over enige tijd herhaald kan worden. Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 4 van 10

Het onderzoek zal ook oplossingen meenemen zoals beheer in de cloud of op een set schijven van de Mediamarkt. Op die manier wordt in de vergelijking duidelijk wat een dergelijke oplossing biedt ten opzichte van uitgebreide vormen van duurzaam informatiebeheer. Er is verbinding gelegd AIDO en KING. We maken voor deze marktverkenning gebruik van het Rapport van KING Onderzoek functionaliteit edepot decentrale overheden (februari 2015). Bovendien zal het resultaat van deze marktverkenning mede dienen als input voor de ontwikkeling door AIDO/KING van een landelijke programma van eisen. Aanpak en fasering marktverkenning Onderzoeksvoorstel vanuit Zeeland. Binnen de Zeeuwse werkgroep en stuurgroep is een eerste onderzoeksvoorstel opgesteld. Archief2020 heeft op basis daarvan voorgesteld Kees Groeneveld te vragen het onderzoek te gaan doen. Go no go moment In overleg met de onderzoeker en Archief 2020 is besloten het onderzoek in twee delen op te knippen. Eerst zal er een plan van aanpak worden opgesteld. Dat zal worden voorgelegd aan de werkgroep en daarna voor besluitvorming aan de stuurgroep Programma e-depot Zeeuwse overheden, de Kring van secretarissen en de opdrachtgever VZG. Na goedkeuring van het plan van aanpak kan de marktverkenning worden gestart. Dit besluit is een go/no go moment. Op dat moment is duidelijk wat de aanpak zal zijn, de inhoud, tijdslijnen, verwachte kosten en de op te leveren resultaten. De VZG kan dan beslissen of die aanpak voldoende informatie kan opleveren voor de Zeeuwse overheden. Opstellen plan van aanpak Dit zal bestaan uit de volgende elementen: - een detaillering van de inhoudelijke aspecten (waaronder het vaststellen van een longlist van mogelijke leveranciers van e-depots en een uitgewerkte vragenlijst mede gebaseerd op het functioneel ontwerp van KING). - de vorm en inhoud van de op te leveren eindresultaten van de marktverkenning, - de aanpak van de marktverkenning inclusief tijdpad en verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. In deze fase wordt tevens contact opgenomen met een aantal leveranciers op de longlist om er zeker van te zijn dat zij zullen meewerken aan de marktverkenning. Daarnaast zal de onderzoeker een modus opstellen om ervoor te zorgen dat de marktverkenning niet kan worden opgevat als een aanbesteding. Tijdens het opstellen van het plan van aanpak blijft de onderzoeker voortdurend in contact met vertegenwoordigers van de opdrachtgever voor inhoudelijke afstemming en om ervoor te zorgen dat het eindresultaat exact aan alle eisen en wensen voldoet. Uitvoeren marktverkenning Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 5 van 10

Na goedkeuring van het plan van aanpak volgt de daadwerkelijke marktverkenning. Deze fase zal nog nader worden gespecificeerd op basis van het daadwerkelijke plan van aanpak. Omwille van het inzicht in het traject is hieronder alvast een globale opzet opgenomen van de marktverkenning. T.b.v. subvraag A. 1. Uitzetten van de vragenlijsten bij de shortlist leveranciers uit het plan van aanpak. 2. Verwerken eerste resultaten van deze verkenning. 3. Gesprekken voeren met een aantal leveranciers op basis van de eerste resultaten. 4. Inhoudelijk, functioneel, archiefwettelijk en technisch beoordelen van de diverse e-depots. Ook kijkt de onderzoeker naar continuiteitsvraagstukken van een leverancier en applicatie (b.v. is er een escrow voorziening en hoe is deze vormgegeven?) 5. Opzetten van use-cases voor demonstraties vanuit leveranciers om goede vergelijkingen te kunnen maken. Een use case is een case beschrijving vanuit een mogelijke klant richting leverancier. 6. Demo s laten verzorgen door enkele leveranciers en daarbij zwart op wit vastleggen van toezeggingen en tijdpaden van toekomstige functionaliteiten en ondersteuning van standaarden. Beter dan via vragenlijsten kan hiermee worden vastgesteld of een leverancier een bepaalde vraag van een klant werkelijk kan beantwoorden. Er wordt ook gewerkt met toekomstige en voorgenomen producten omdat veel e-depots nog in ontwikkeling zijn. T.b.v. subvraag B. 7. Opstellen van een advies ten behoeve van de medewerkers en bestuurders van de diverse overheden rondom digitaal duurzaam archiefbeheer conform de archiefwet. 8. Mogelijkheden onderzoeken om zelf (alleen of met anderen) een e-depot te ontwikkelen. 9. Mogelijkheden onderzoeken voor aansluiting op het e-depot van het Zeeuws Archief. 10. Bepalen van de impact van het niets regelen naast wat er al geregeld is binnen de eigen organisatie. Randvoorwaarden & aannames Bruikbaarheid en legitimiteit Het onderzoek moet zodanig worden ingericht dat het bruikbaar is voor de Zeeuwse overheden en overheden elders in het land. De aanpak zal transparant moeten zijn, goed doordacht en goed te verantwoorden. Daartoe zijn de volgende maatregelen genomen: Het opdrachtgeverschap ligt bij de VZG als vertegenwoordigers van de gemeenten in Zeeland. Het Zeeuws Archief is als leverancier object van onderzoek en zal zich dus zoveel mogelijk afzijdig houden van het traject naar een plan van aanpak en onderzoeksvoorstel. Hetzelfde geldt voor een werkgroeplid dat parttime in dienst is bij leverancier VHIC. Er wordt ondersteuning gezocht bij een externe onderzoeker met kennis van het onderwerp en die het vertrouwen geniet van zowel overheden als van leveranciers. de aanpak wordt vanaf het begin breed gedeeld met alle betrokkenen zodat tijdig gevoeligheden of hiaten kunnen worden opgepikt. Ook zullen bepaalde specialisten worden aangezocht om mee te lezen en te adviseren over het onderzoeksverloop en inhoud (een inkoper van de gemeente Terneuzen, gemeente Veere, KING, AIDO, Paul Post (gemeente Alkmaar), Annemieke Adema (West Fries Archief), mogelijk anderen Medewerking leveranciers Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 6 van 10

Het is voor leveranciers van e-depots niet vanzelfsprekend om tot in detail informatie over hun producten te delen met iedereen inclusief hun concurrenten. Reeds in het plan van aanpak zal speciaal aandacht zijn voor maatregelen om optimale medewerking van hen te krijgen. Dat zal aan de andere kant ook weer goed in balans moeten zijn met de waarde die het onderzoek heeft voor (de Zeeuwse) overheden. Om deze reden is een go-no go moment ingebouwd tussen plan van aanpak en onderzoek zelf. Zie aanpak en fasering marktverkenning. Medewerking Archief 2020 Archief 2020 zal zowel inhoudelijk meedenken en lezen als financieel bijdragen via cofinanciering. Het onderzoek moet wat hen betreft: Aansluiten bij de geldende kwaliteitseisen en voorschriften die op koepelniveau zijn afgesproken. Het onderzoek is bruikbaar voor overheden in heel Nederland. Het onderzoek kan herhaald worden. De onderzoeker heeft reeds aangegeven dat de uit het onderzoek verkregen informatie onder bronvermelding vrij beschikbaar zal zijn voor Archief 2020 en de VZG alsmede (in overleg) wat uit de voorbereiding en verkenning openbaar kan worden gesteld. Inzet mensen en geld. Binnen Zeeland Vanwege de brede betrokkenheid vanuit Zeeland bij het onderzoek wordt van medewerkers van de diverse overheden en instellingen verwacht dat ze daar de nodige tijd voor vrijmaken. Het gaat dan met name om leden van de Zeeuwse werkgroep en stuurgroep. Het tijdpad van het plan van aanpak en het onderzoek zullen vooraf worden gedeeld zodat zij daar rekening mee kunnen houden. Daarom wordt van alle deelnemende overheden verwacht dat hun medewerkers tijd en middelen krijgen om zich voor het project in te zetten. Buiten Zeeland Om het onderzoek ook landelijk bruikbaar te maken zullen er specialisten van buiten de provincie worden aangezocht (voor functionele, technische en archivistische adviezen). Ook zullen vertegenwoordigers van KING, AIDO, NCDD, andere gemeenten en archieven meelezen met het onderzoek (zie hierboven in Aanpak) De onderzoeker Voor deze marktverkenning is de hulp ingeroepen van Kees Groeneveld. Hij is directeur van especialisten dat overheden ondersteunt bij processen op het gebied van digitale dienstverlening en digitale werkprocessen. Voor KING heeft hij leveranciersmanagement gedaan en organiseert hij leveranciersdagen. Hij heeft kennis van zaken en een werkrelatie met veel leveranciers (en dus ook voldoende afstand tot individuele leveranciers). Relatie met andere projecten Binnen Zeeland De marktverkenning is een deelproject van het Programma e-depot Zeeuwse overheden Buiten Zeeland AIDO gaat KING opdracht geven een (landelijk) programma van eisen op te stellen voor een e-depotvoorziening. Op basis daarvan zal (in een later stadium) een aanbestedingsbestek Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 7 van 10

worden ontwikkeld waarmee decentrale overheden eventueel e-depotvoorziening/diensten kunnen inkopen. De ontwikkeling zal plaatsvinden in nauw overleg met leveranciers en met groepen zorgdragers in regio s volgens de zogenoemde Livinglab aanpak. De marktverkenning uit deze PID zal in de tijd daarop vooruit lopen. De resultaten van de marktverkenning zullen worden gebruikt als input voor het KING product. De regio Zeeland zal betrokken worden bij het project uitgevoerd door KING. Vanwege de verbinding tussen beide projecten zullen KING en AIDO meelezen met deze marktverkenning. Leerdoelen en kennisdeling Het voornaamste leerdoel is inzicht te krijgen in het huidige veld van e-depots (en andere beheer oplossingen) en daar een vergelijkbaar overzicht van te verkrijgen. Omdat dit project van landelijk belang is, zullen in ieder geval het plan van aanpak (inclusief een lijst leveranciers, vragenlijsten etc), een tussenrapportage en een concept eindrapportage actief worden gedeeld met een nog nader te bepalen groep meelezers uit koepels en uit instellingen en overheden elders in het land. Delen van die kennis, zowel binnen als buiten Zeeland, is essentieel vanwege het landelijke karakter van het onderzoek en de resultaten. Voor deze kennisdeling worden de volgende middelen ingezet: o de aanpak, de tools en (tussen) resultaten zullen al in concept fase open worden gedeeld zodat anderen er gebruik van kunnen maken of er iets van kunnen vinden. o In landelijke overleggen (IMO, Koplopersoverleg) worden de aanpak en de tussentijdse resultaten gedeeld. o De website van het Zeeuws Archief zal actuele informatie bieden over de marktverkenning, o Bij begin, tussenresultaten en eind, zullen korte informatieteksten worden opgesteld tbv o.a. de website van Archief2020 o Elke paar maanden wordt vanuit het Programma e-depot Zeeuwse overheden een nieuwsbrief verstuurd aan geïnteresseerden binnen en buiten Zeeland. Men kan zich daar via de website van het Zeeuws Archief of de nieuwsbrief zelf, op abonneren o Overwogen zal worden om de marktverkenning af te sluiten met een seminar om zo in een breder gezelschap informatie en ervaringen te delen. Dit kan wellicht op het AIDO congres van maart 2016. o Vertegenwoordigers van het Programma e-depot Zeeuwse overheden zullen tijdens en na afloop van de marktverkenning actief de resultaten gaan delen met belangstellenden (zowel archiefinstellingen als overheden) elders in Nederland. Doorlooptijd en tijdsbesteding De verwachte doorlooptijd voor het onderzoek vanaf het starten met het opstellen van het plan van aanpak tot en met presentatie van het eindrapport, is naar schatting vijf maanden. Voor het opstellen en laten goedkeuren van het plan van aanpak zullen alleen al voor de onderzoeker ongeveer 10 werkdagen nodig zijn verspreid over vijf weken. Daarnaast zal inzet nodig zijn van werkgroepleden, stuurgroepleden, meelezers en een aantal specialisten. Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 8 van 10

Voor het uitvoeren van de marktverkenning zelf wordt ingeschat dat de onderzoeker nog eens 30 werkdagen nodig zal hebben verspreid over vier maanden. Dit zal exact worden bepaald op basis van het vastgestelde plan van aanpak. En ook hierbij zal veel inzet nodig zijn van werkgroepstuurgroepleden, meelezers en specialisten. Voor communicatie en kennisdeling zal veel inzet nodig zijn van de procesbegeleider en een aantal communicatiemedewerkers uit het Programma e-depot Zeeuwse overheden. Tijdpad uitvoering Projectonderdeel Planning Trekker Kennismaking en presentatie eerste opzet onderzoek 16 juli 2015 Procesbegeleider vanuit Programma e-depot Zeeuwse overheden Plan van aanpak opstellen september Onderzoeker Start marktverkenning breed delen Onderdelen plan van aanpak voorleggen aan werkgroep en stuurgroep (vragenlijst, criteria, shortlist leveranciers) Plan van aanpak voor besluitvorming naar werkgroep, stuurgroep, Kring en VZG Plan van aanpak breed delen Uitvoering onderzoek Tussen resultaten delen en bespreken met meelezers, werkgroep en stuurgroep Eindresultaat presenteren aan werkgroep, stuurgroep, Kring en opdrachtgever September Medio september Eind september/begin oktober Oktober Half oktober 2015 - half februari 2016 (indicatief) November Januari - Februari Communicatie Onderzoeker ism procesbegeleider Procesbegeleider Communicatie ism Procesbegeleider, Archief2020 Onderzoeker ism procesbegeleider Procesbegeleider Procesbegeleider ism onderzoeker Besluitvorming door Februari 2016 Procesbegeleider werkgroep, stuurgroep, Kring en VZG Resultaten breed delen December Communicatie ism Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 9 van 10

Archief2020 Evaluatie Maart 2016 Procesbegeleider Presentatie aan overheden in Zeeland, maatwerk in overleg met werkgroep, stuurgroep en VZG Voorjaar 2016 Delen resultaten met anderen in het land (presentaties op seminar, o.a. dat van AIDO) Voorjaar 2016 Procesbegeleiding ism stuurgroep en onderzoeker Communicatie (zeeuwse werkgroep) Projectmanagementteamstructuur & rolbeschrijving Opdrachtgever Vereniging Zeeuwse Gemeenten Contactpersoon is ambtelijk Adviseurs 1. Kring van secretarissen in Zeeland 2. Stuurgroep Programma e-depot Zeeuwse overheden 3. De werkgroep Zeeuwse overheden 4. Archief2020 secretaris Rens Klaasse Meelezers Geert Ridderbos Veere Jamil Jawad namens AIDO Adrie Spruit, KING Marcel Ras, Joost van der Nat, Margriet van Gorsel, NCDD Koplopers overleg Archief 2020 Regionaal Archief Alkmaar (Paul Post/Anje van der Lek) West Fries Archief Hoorn (Annemieke Adema) Gemeente Putten Specialisten Annemieke Adema is tevens inhoudelijk specialist voor het archiefwettelijk kader Procesbegeleiding Zeeuwse werkgroep Onderzoeker Kees Groeneveld, especialisten Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 10 van 10