VERZUIM BELEIDSPLAN SCHOOLJAAR 2015-2016
1. Wat is verzuim? We spreken van verzuim als een medewerker thuis blijft. Verzuim is een gedrag, een manier waarop iemand omgaat met een afwezigheid. Er zijn verschillende soorten verzuim: Bron: Prevent vzw WIT VERZUIM: de arbeidsongeschiktheid is overduidelijk en de medewerker kan onmogelijk werken. Bv.: een zware griep, een operatie, ernstig letsel, hartinfarct, longontsteking Naar schatting maakt dit ruim 30% van het totale ziekteverzuim uit. GRIJS VERZUIM: er is sprake van een fysieke klacht, maar de beslissingsruimte van het individu en de arts zijn belangrijk. Bv.: hoofdpijn, pijnlijke maandstonden, maagklachten Ruim 60% van het verzuim zou grijs zijn. ZWART VERZUIM: dit is frauduleus verzuim! De medewerker is niet ziek (genoeg) maar komt toch niet werken. Slechts zo n 5 a 10% van het ziekteverzuim valt hieronder. ROZE VERZUIM: de werknemer is ziek en komt toch werken. Op het eerste gezicht geen probleem, maar ook dit is een ongewenste situatie. De medewerker kan anderen besmetten of een ernstigere ziekte ontwikkelen en is vaak niet zo productief als anders. Als organisatie heb je het meest invloed op het grijs en het roze verzuim. Daar speelt immers de beslissingsruimte van de medewerker een grote rol. De organisatiecontext, de motivatie van de medewerker en de relaties op het werk zijn belangrijke factoren in de beslissing om al dan niet thuis te blijven. Meer info: https://www.prevent.be/node/24488/subthema/209 2
2. Verzuimcijfers bijhouden In onze organisatie houden we volgende gegevens (met berekeningen bij): We maken een verdeling op basis van: o 1 dag o kort verzuim = 1 tot 10 dagen o middellang verzuim = 11 tot 30 dagen o lang verzuim = 31 tot 180 dagen o 180+ We doen berekeningen op basis van bovenstaande verdeling: o procentueel aantal collega s verzuim per verdeling o gemiddeld aantal dagen verzuim per collega/per verdeling ð Het sjabloon (met de data 2014-2015 + de berekeningen) vind je hier: Ziekteverzuim 1415.xlsx ð De gegenereerde data vind je onder hoofdstuk 6 terug. Algemene werkwijze; de directeur voegt de data per afwezigheid toe de analyse (zie verder) gebeurt door de directie, zijn lyceumraad en indien mogelijk ook de personeelsraad (=> vooral ifv acties tot verlaging cijfers ziekteverzuim) Jaarlijks (aanvang schooljaar) worden dit document gepubliceerd (Smartschool- Intradesk) en toegelicht op de 1 ste of 2 de personeelsvergadering (ook worden hier de acties tot verlaging van de cijfers gemeld, op oproepen gedaan om mee actief na te denken ) 3
3. Oorzaken van verzuim in kaart brengen Acties die we hiervoor nemen in onze organisatie: Gesprekken met medewerkers: o Via functioneringsgesprekken o Informeel o Tijdens telefonische melding afwezigheid (voorzichtig) peilen naar de oorzaak o Telefonisch contact wanneer er een afwezigheid is van > 7dagen; door de directeur Tevredenheidsonderzoeken: o 2-jaarlijks tevredenheidsonderzoek directie via anonieme enquête Smartschool o Jaarlijkse bevraging algemeen welbevinden via anonieme enquête Smartschool o Andere tevredenheidsonderzoeken (na pedagogische studiedag, ULK, roosters, ) Via de lyceumraad Via de personeelsraad Jaarlijks overleg directie en vakbondsafgevaardigde Een jaarlijkse bevraging waarom collega s in het voorbije schooljaar afwezig waren, keuzelijst: o Ziekte (griep, gebroken been, longontsteking, migraine, ) o Combinatie werk/privé o Omstandigheden in het privéleven van een medewerker o Keuzes inzake levensstijl o Jobtevredenheid of ontevedenheid o Stress, conflicten op het werk o Te zware fysieke of mentale belasting op het werk De gegeneerde data worden gecommuniceerd via de lyceumraad (met verslag), Smartschool-Intradesk en via de maandelijkse personeelsvergaderingen (met verslag). Als de oorzaken werkgerelateerd zijn, zal de organisatie trachten bij te dragen tot een oplossing. Deze kan individueel zijn of zich uitstrekken tot een aanpassing in het beleid. Niet aan alle oorzaken kan de organisatie iets veranderen. Ze bespreekbaar maken, mee zoeken naar oplossingen en de grenzen aangeven van wat we kunnen bieden en tolereren, is voor onze organisatie een middel tot ruimte voor verandering. 4
4. Onze visie Schept een kader waar we naartoe willen Duidelijke uitgangspunten Basis voor interne communicatie In onze organisatie pakken we verzuim actief aan omdat het nadelig is voor iedereen: in de eerste plaats de afwezige medewerker zelf, maar ook de leerlingen, het ondersteunend personeel, de collega-leerkrachten, de directie en de organisatie als dusdanig. Het is onze ambitie om zoveel mogelijk gezonde en tevreden medewerkers te hebben. We vertrouwen hen ten volle en gaan ervan uit dat ze een goede reden hebben om te verzuimen. We respecteren de privacy hierin en ondersteunen zieke medewerkers tijdens ziekte en reintegratie. Als organisatie willen we er wel alles aan doen om werkgerelateerde oorzaken van verzuim aan te pakken het zwart verzuim wensen we op een correcte, doch duidelijke, manier tot het allerminimum te herleiden. Doelstellingen Tijdens het schooljaar 2015 2016 wensen we volgende targets te behalen: Niveau collega s, procentueel: o 1 dag: 40% o Kort verzuim: 60% Niveau dagen verzuim/collega: o 1 dag: 0,70% o Kort verzuim: 3,5% 5
5. Verzuimprotocol Onderstaand protocol met betrekking tot verzuim is gebaseerd op het arbeidsreglement van het AgSO. Dit protocol wordt gepresenteerd op de eerste (of tweede) personeelsvergadering 15-16. Melding: Medewerkers nemen voor 8u telefonisch contact op met de directie. Wanneer deze afwezig blijkt te zijn verwittig je via het personeelssecretariaat. De medewerker zelf geeft de melding van afwezigheid door. Slechts bij uitzondering kan dit door een huisgenoot gebeuren. Directeur doet controle of de vervangingstaken digitaal raadpleegbaar zijn.(*alle leerkrachten laden twee maal per jaar 5 vervangingsopdrachten op in Smartschool; zodoende op termijn een database te verkrijgen met zinvolle studietaken het is de verantwoordelijkheid voor de studiebegeleider om deze te laten afnemen het is de verantwoordelijkheid van de betrokken leerkracht om deze te verbeteren het is de directie die steekproefsgewijs dit controleert) De medewerker probeert een inschatting te maken van de periode van afwezigheid. Het in orde brengen van de noodzakelijke documenten: zie Smartschool-Intradesk Registratie: Directeur registreert in het verzuimdocument; document (met verzuimberekeningen) dat als uitgangspunt dient voor het verzuimbeleid met acties; dat wordt gecommuniceerd aan het voltallige personeel (via smartschool e personeelsvergadering) Directeur brengt secretariaat op de hoogte Secretariaat zorgt voor de vervangingstaken. Taken die elke leerkracht verzamelt op Smartschool-Intradesk (tijdsonafhankelijk, geen extra materialen nodig). Indien het een ondersteunend personeelslid is, bekijkt de directeur samen met het team hoe de afwezigheid kan worden opgevangen. Leerlingen en personeel worden op de hoogte gebracht van de afwezigheid Het contact tijdens de afwezigheid: De directeur houdt (periodiek) contact met de afwezige medewerker; dit zeker vanaf een periode +7dagen. Indien noodzakelijk (+ met navraag collega + respect op de privacy) kan gecommuniceerd worden over de afwezige. Tijdens de afwezigheid wordt via de directeur getracht het normale schoolfunctioneren te behouden. Dit slechts mogelijk wanneer de afwezige medewerker hiervoor in staat is. 6
Controle bij ziekte: Wekelijks spreekt de directeur met het personeelssecretariaat een dag af waarop controlebezoeken worden aangevraagd. In uitzondering (vermoeden zwart verzuim ) kan hiervan afgeweken worden. Werkhervatting: Na een langere periode van afwezigheid: o Gesprek met medewerker en directie o Indien mogelijk is het vervangend personeelslid ook aanwezig (overdracht) o Zo vlug mogelijk wordt de vakwerkgroep samengeroepen (indien dit moeilijk realiseerbaar is zal een gesprek plaatsvinden met de vakverantwoordelijke); dit in functie van een correcte re-integratie. o Gespreksonderwerpen: volledig hersteld? Zijn er aandachtspunten waarmee rekening dient gehouden te worden? Verzuim iets met het werk te maken? Bijpraten over gebeurtenissen op het werk Verzuimgesprekken: Wanneer een medewerker vaker dan normaal (buikgevoel + via registratiedocument) afwezig is, zal een verzuimgesprek plaatsvinden (via verslag). Uitgangspunt is dat de directeur steeds het vertrouwen in het personeelslid stelt!! Onderwerpen: o Overlopen van de afwezige momenten, betekenis van de cijfers o Hoe kijkt medewerker zelf naar deze afwezigheden o Gevolgen voor alle participanten (medewerker zelf, leerlingen, collega s, ) o Bekommernis o Oplossingsgericht denken Overleg: De ziekteverzuimcijfers worden jaarlijks kenbaar gemaakt: o Personeelsvergadering (aanvang schooljaar) o Digitaal via Smartschool-Intradesk Analyse + tools ter verbetering: lyceumraad, personeelsraad, functioneringsgesprekken, maandelijks overleg BVH, Medische begeleiding: De bedrijfsarts kan door de directie om advies gevraagd worden. Medewerkers kunnen te allen tijde op raadpleging bij de bedrijfsarts. 7
6. GEGENEREERDE DATA Ziekteverzuim 1 dag (schooljaar 11-12 tot 14-15): 100 80 60 40 20 0 82,61 69,57 Aantal betrokken collega's verzuim - procentueel 89,61 61,04 64,37 41,38 68,97 47,13 1112 1213 1314 1415 1dag-verzuim Target 1dag-verzuim Kort verzuim Tartget kort verzuim Kort ziekteverzuim (schooljaar 11-12 tot 14-15): 6 5 4 3 2 1 0 Gemiddelde afwezigheid/personeelslid 5 5,47 3,84 3,62 1dag-verzuim Target 1dag-verzuim 1,64 1,39 Kort verzuim 0,74 0,74 Tartget kort verzuim 1112 1213 1314 1415 8
Aantal afwezigheden (alle types) per maand (schooljaar 11-12 tot 14-15) (voor langere periodes werd telkens de beginmaand genomen) Samenvattend 1-dagverzuim '11-'12 tot '14-'15 kort verzuim '11-'12 tot '14-'15 60 40 20 0 30 29 47 27 47 SEP OKT NOV DEC JAN FEB MAA APR MEI JUN 52 32 24 48 12 250 200 150 100 50 0 111 151 138 63 230 228 201 SEP OKT NOV DEC JAN FEB MAA APR MEI JUN 91 156 46 9
7. ZIEKTEVERZUIM DOEN DALEN/ ACTIES TER BEVORDERING VAN HET ALGEMEEN WELZIJN A Wekelijks één dag controledokter Afwezige collega belt voor 8:00 naar de directie (indien onbereikbaar: personeelssecretariaat) Maandelijkse personeelsvergaderingen (die binnen de lesuren valt) Vakgroepwerking die 'to the point', 'visiematig' werkt (niet vergaderen om te vergaderen) ULK/Roosters => blijvende betrokkenheid vakgroepen/collega's Vinger aan de pols houden via de coördinatoren/lyceumraad/per soneelsraad/...informeel Afspraken/ToDo's voldoende op tijd communiceren (jaarkalender) B Pedagogische studiedag (teambuilding - 'Fun-gehalte') in piekperiode afwezigheden => januari-februari Sport na school Januari => geen klasbezoeken, evaluatiegesprekken Januari-februari: directie ziet er op toe dat de vergaderfrequentie tot een minimum wordt herleid, met respect voor de reeds geplande noodzakelijke vergadermomenten (GIP, personeelsvergaderingen,...) Wekelijks een 'gezonde fruitdag' Februari: een wekelijks 'aanbod' (te bepalen door lyceumraad/personeelsraad). Vb: een cake, een kaartje,... 10