Functieprofielen voor webprofessionals

www.cascadis.nl Functieprofielen voor webprofessionals Dé standaard voor waardering van de belangrijkste functies in de publieke sector Compleet met indicaties voor functiewaarderingen Aangevuld met synoniemenlijst en competentiematrix Voorwoord door prof. dr. J.A.G.M. (Jan) van Dijk

Inhoudsopgave Inhoudsopgave Voorwoord 3 Voorwoord door Prof. dr. Jan A.G.M. van Dijk, Center for e-government Studies De elektronische overheid is mensenwerk 4 Inleiding door Ron Zwetsloot Synoniemenlijst 6 Web functieprofielen overheid 8 Functieprofielen Webmaster 10 Webredacteur 11 Webcoördinator 12 Coördinerend webredacteur/eindredacteur 13 Webmanager Projectleider 15 Adviseur digitale communicatie 16 Functie-Competentiematrix 17 Competentiemanagement in de praktijk 18 Doe zelf je eigen competentiescan 20 Dank 22

editie 2009 Voorwoord Voorwoord Voorwoord door Prof. dr. Jan A.G.M. van Dijk, Center for e-government Studies De elektronische overheid. Dit onderwerp houdt de politiek, ambtenaren en bestuurders sinds de jaren negentig intensief bezig. Was ICT voor die tijd een middel om rekenkundige processen te verbeteren, met de opkomst van het Internet verschoof de blik naar buiten. Door middel van websites en andere vormen van elektronische dienstverlening zou de kloof met de burger verkleind moeten worden en de burger beter bediend moeten worden. Die eerste jaren was de overheid vooral bezig met het aanbieden van informatie en diensten zonder daarbij rekening te houden met de wensen en behoeften van de burger. Na 2000 begon dit te veranderen. Niet langer het aanbod van de overheid moest centraal staan, maar de daadwerkelijke vragen en behoeften van de klant. Tegelijkertijd is de burger niet alleen een klant van de overheid, maar ook een onderdaan die zich aan de regels moet houden, een staatsburger en een kiezer. Daarnaast bedient een website niet alleen de burger, maar ook het bedrijf en alle andere doelgroepen van de overheid. De website van de overheidsorganisatie moet daarmee niet alleen de burger als klant van dienst zijn, maar iets betekenen voor alle doelgroepen. U als webprofessional moet zich staande houden in het krachtenveld van de elektronische overheid. De vele veranderingen in dit veld maken het werk in de e-overheid, uw werk, niet alleen steeds complexer, maar vooral uitdagender. De webprofessional die bij de overheid werkt moet deze uitdaging aankunnen. Het zijn professionals die kunnen balanceren tussen de eisen van de organisatie en de wensen van alle typen klanten. Het zijn mensen die rekening houden met de capaciteiten en internetvaardigheden van de verschillende doelgroepen en daarmee bijdragen aan het dichten van de (digitale) kloof in plaats van het vergroten ervan. Het is een goede zaak dat Cascadis met dit boekje een aanzet geeft om de functies van deze sleutelfiguren bij de e-overheid goed in kaart te brengen. Een beter begrip van de eisen en verwachtingen die aan de webprofessional worden gesteld is niet alleen onontbeerlijk voor de overheidsorganisatie die verder wil in de ontwikkeling van de e-overheid. Ook voor de webprofessional zelf is het onmisbaar voor een goede invulling van zijn, of haar, werkzaamheden. Een goede webprofessional weet dat ICT geen doel op zich is, maar een middel om de werkelijke ambitie van de elektronische overheid te realiseren; het kantelen van een aanbodgerichte regulator naar een klantgerichte dienstverlener. Ik hoop van harte dat u als webprofessional en Cascadis als beroepsvereniging een bijdrage kunnen leveren aan het realiseren van deze ambitie. 3

Inleiding De elektronische overheid is mensenwerk Dus laten we die mensen optimaal waarderen! De elektronische overheid ontwikkelt zich in een razend tempo. Maar de waardering en beloning voor webprofessionals blijven achter. Reden voor Cascadis om zich te buigen over de functieprofielen. Het herwaarderingstraject is achter de rug, maar het lukt me maar niet om de zwaarte van mijn functie duidelijk te maken. Men blijft de functie op MBO-niveau waarderen. Aan het woord is een webredacteur van een middelgrote gemeente met afgeronde HBO-opleiding. Iedere dag is zij bezig om haar gemeentewebsite toegankelijk en communicatief te maken én te houden. Ze volgt ontwikkelingen op de voet, weet wat het NUP inhoudt, wat webrichtlijnen zijn, wat het NORA is, wat Antwoord@ doet en hoe ze e-formulieren maakt. Ze motiveert en begeleidt redacteuren om teksten aan te leveren. Een behoorlijk veelomvattende en verantwoordelijke functie dus. En specialistisch werk bovendien. Werk dat doorgaat nadat je de computer hebt uitgezet. Maar, zo maak ik op uit haar opmerking, kennelijk ziet de organisatie waar ze werkt dat heel anders. En zij is niet de enige in haar vak die dit zo ervaart. Hoge lat, matige waardering Deze webredacteur en vele andere specialisten hebben zich verenigd in Cascadis, beroepsvereniging van webprofessionals in de publieke sector. Cascadis doet veel voor haar leden: congressen, trainingen en bijeenkomsten en een eigen platform op internet. Als voorzitter van deze steeds groeiende vereniging hoor ik maar al te vaak klachten over onduidelijkheid over plaats, inhoud en waardering van de functie. Ik zie geregeld dat organisaties leunen op de loyaliteit en inzet van webprofessionals, maar daar weinig waardering tegenover zetten. Vergeet niet: de lat van e-overheid ligt hoog. Heel hoog. Wie naar een ICT-congres of -beurs gaat, een community bezoekt of de talloze overheidsnieuwsbrieven leest, weet dat het regent aan ingewikkelde termen en moeilijke opdrachten. Al deze doelstellingen moeten worden bereikt door webprofessionals die vaak geen behoorlijke functiebeschrijving hebben of een beloning die niet in verhouding staat met de werkzaamheden. En, vergeet niet: het gaat niet om solistische functies. Je moet als webprofessional goed kunnen samenwerken met andere overheden binnen de keten. Als vertegenwoordiger van een landelijke beroepsvereniging voor webprofessionals heb ik gemeend iets aan deze situatie te moeten doen. Want hoe kun je de gewenste voortgang van een publieke organisatie op het internet meten, ranken of benchmarken als je niet kunt omschrijven wat de mensen die het moeten doen, in huis moeten hebben? En neem van mij aan dat het frustrerend is als je als webprofessional voor een zware taak wordt gesteld, maar amper waardering krijgt. Commissie Functieprofielen De Commissie Functieprofielen kreeg daarom van het bestuur de opdracht functieprofielen te maken van de belangrijkste webfuncties. Op een systematische manier heeft de commissie het werkveld in kaart gebracht en onderzoek gedaan naar tientallen vacatures en functieprofielen. Zo ontstond het beeld van dertig taken per functie en 35 algemene taken die terugkomen in alle functies. 4

editie 2009 Inleiding Indeling van de functies Het aantal van tachtig verschillende functiebenamingen (zie de synoniemenlijst) is teruggebracht naar zeven. Die zeven functies zijn ingedeeld naar niveau van de werkzaamheden, inhoud en managementtaken. Zo is onderscheid gemaakt tussen de operationele, tactische en strategische werkzaamheden. Daaroverheen ligt de scheiding tussen de meer technische functies (zoals de functie van webmaster) en de communicatieve functies (bijvoorbeeld een webredacteur). Vervolgens kreeg iedere functie een set van benodigde competenties. Ook hierover lees je meer in dit functieboek. Functiewaardering Met een beschrijving zijn we er niet; ook de waardering hebben we aangegeven. Je moet deze waardering lezen als indicatief. Of een functie een schaal 9 of 10 wordt, hangt uiteindelijk af van het soort organisatie en de waardering van andere functies of de gehanteerde systematiek in een organisatie. Ook hangt de functiewaardering af van de grootte van het team en de zelfstandigheid waarmee je opereert. Wie in een groter team van specialisten werkt, zal in de regel minder verantwoordelijkheid hebben in een uitvoeringstaak, maar zal als (solistische) coördinator weer wat zwaarder worden gewaardeerd. Deze wegingsfactor noemen we de contextfactor. Kortom: functiewaardering is niet zwart of wit, er zijn nuances. Maar de basis voor functiewaardering is helder en duidelijk. En daar is het ons om te doen. Van descriptief naar prescriptief De beschrijving en waardering van de functies vormt eigenlijk het begin. Het werk van de Commissie Functieprofielen sorteert pas écht effect als we de functiebeschrijvingen zoveel mogelijk overnemen. Want anders zitten we over een jaar of vijf nog steeds met 125 functiebenamingen met een veelvoud aan waarderingsmogelijkheden. Daarom is het zo belangrijk dat we van de mensen uit het veld horen hoe we onze profielen nog verder kunnen verbeteren. Wij hopen van harte dat we met het werk van de Commissie Functieprofielen een essentiële bijdrage leveren aan de professionalisering van het werkveld. Menselijke operatie Dit boekje is de uitkomst van het werk van de Commissie Functieprofielen die vaak in hun spaarzame vrije tijd werkten aan de opdracht. Heel erg bedankt! Met dit functieboek onderstrepen we dat e-overheid mensenwerk is. Werk van specialisten, werk van mensen die houden van hun vak. Werk dat niet ophoudt om vijf uur en dat zeven dagen per week doorgaat. Die menselijke operatie is wat mij betreft de belangrijkste bouwsteen van de gehele e-overheid. En laten we beginnen met deze specialisten eens de waardering te geven die ze verdienen! Als dit boek jou hierbij kan helpen is wat ons betreft ons doel bereikt. Heb je een vraag of een aanvulling? Mis je iets in dit boekje? Laat het ons weten! Ook als je van gedachten wilt wisselen over je eigen situatie, mail of bel ons. Ron Zwetsloot Voorzitter Cascadis r.zwetsloot@cascadis.nl 5

Synoniemenlijst Functiebenamingen webprofessionals overheid Uit een eerder onderzoek is gebleken dat er zo n 80 functiebenamingen zijn voor wat wij hebben samengevat in een matrix van zeven functies. De Commissie Functieprofielen heeft geconstateerd dat de meeste van die 80 benamingen inhoudelijk zijn terug te herleiden tot deze zeven. Het doel van deze synoniemenlijst is tweeledig. Enerzijds willen we consistentie en eenduidigheid in het gebruik van functiebenamingen van webprofessionals. Aan de andere kant willen we voorkomen dat dezelfde functienamen voor verschillende functies worden gebruikt. Door het gebruik van de synoniemenlijst kan verwarring worden voorkomen en wordt de discussie verhelderd. In de eerste kolom van het schema staan de meest voorkomende functiebenamingen van webprofessionals die werkzaam zijn in de publieke sector. Dit zijn: Webmaster Webredacteur Webcoördinator Coördinerend webredacteur Webmanager Projectleider Adviseur digitale communicatie. In de tweede kolom van het schema zijn vergelijkbare functiebenamingen opgenomen qua strekking en/of functie-inhoud maar met een andere functietitel; de zogenaamde synoniemen. Bij het analyseren van de taken is gebruik gemaakt van de volgende niveaus; Strategisch niveau: daar waar beslissingen worden genomen die betrekking hebben op het voortbestaan en de continuïteit van de organisaties. Tactisch niveau: daar waar de beslissingen op strategisch niveau worden omgezet naar middelen om de beslissingen te realiseren. Operationeel niveau: daar waar dagelijks de voortgang van het werk geregeld wordt. De commissie heeft zo goed mogelijk de functies in kaart gebracht en gekozen voor een set van zeven functienamen en hun beschrijving. Deze indeling zal (nog) niet voor iedere organisatie opgaan: de naam van de functie, de precieze inhoud (taken en verantwoordelijkheden) en de beloning verschillen van organisatie tot organisatie. Soms zijn taken gecombineerd en is het werk van de webmaster, webcoördinator en webredacteur vertegenwoordigd in één persoon. 6

editie 2009 Synoniemenlijst Functietitel Inhoud Synoniem A Webmaster B Webredacteur C Webcoördinator D Coördinerend webredacteur E Webmanager F Projectleider G Adviseur digitale communicatie Techniek Content/ communicatie Techniek Content/ communicatie Techniek & Content/ communicatie Organisatie/ project Organisatie/ project Applicatiebeheerder Systeemontwikkelaar Webprogrammeur Webdeveloper Beheerder webkanalen Medewerker nieuwe media Beleidsmedewerker communicatie & voorlichting Communicatiemedewerker Contenteditor Redactiemedewerker Contentbeheerder E-coördinator Teamleider KCC 1 Coördinator externe dienstverlening Eindredacteur Contentmanager Webregisseur 2 Sitemanager Hoofdredacteur Hoofd digitale informatievoorziening Geen synoniem Adviseur nieuwe media Webconsultant Adviseur e-dienstverlening Beleidsadviseur digitale communicatie Senior webadviseur 1 In een klantcontact centrum (KCC) is de website één van de kanalen die gebruikt wordt. 2 Bij grote organisaties zware functie tot schaal 12 7

Web functieprofielen overheid Strategisch Hiërarchisch (people managen) Webmanager Techniek Tactisch Webcoördinator Webmaster Operationeel Webredacteur Coördinerend webredacteur/ eindredacteur Tactisch Content/communicatie Functioneel/inhoudelijk (content managen) Projectleider Organisatorisch/project Adviseur digitale communicatie Niveau Inhoud Managen 8

editie 2009 Web functieprofielen overheid Niveau van werkzaamheden Strategisch niveau Werkzaamheden die zich richten op de strategische doelstellingen. Strategische doelstellingen geven globaal aan wat de afdeling wil bereiken. Ze hebben een tijdshorizon van twee tot vijf jaar. Tactisch niveau Werkzaamheden die zich richten op de tactische doelstellingen. Tactische doelstellingen zijn een vertaling van de strategische doelstelling naar individuele afdelingsresultaten. Ze hebben een tijdshorizon van één of twee jaar. Operationeel niveau Werkzaamheden die zich richten op de operationele doelstellingen. Operationele doelstellingen geven een concreet formuleerbaar en toetsbaar resultaat dat binnen een gestelde termijn moet worden gerealiseerd. Ze hebben een tijdshorizon van enkele weken of maanden. Inhoud van werkzaamheden Techniek Werkzaamheden die zich vooral richten op de technische aspecten van websites en hun onderhoud. Het vertalen van gebruikerswensen (van vooral interne klanten) en communicatieve doelstellingen in onderhoud en technisch beheer. Kennis van eisen aan een CMS (content management systeem). Kennis van applicaties die kunnen worden gekoppeld aan het CMS. Content/communicatie Werkzaamheden die zich vooral richten op communicatieve aspecten van websites en hun onderhoud. Uitvoering geven aan en adviseren over content van de website. Werken binnen communicatieve doelstellingen van de organisaties. Vertalen van interne doelstellingen naar externe en omgekeerd. Kennis van communicatie, gebruiksvriendelijkheid en webdesign. Organisatorisch/project Het kunnen aansturen van internetprojecten, die door hun aard (communicatief, politiek) of omvang uitzonderlijk of complex zijn. Het aansturen gebeurt als intermediair tussen de opdrachtgever en opdrachtnemers (bouwers, ontwerpers). Aspecten zijn grafisch design, interactie-design, functionaliteit, gewenste doelen en beheersorganisatie na oplevering. Managen Hiërarchisch managen (people managen) Hiërarchisch managen is het leidinggeven (doorgaans aangeduid als leidinggeven of managen ) van een eenheid (afdeling of project). Hiërarchisch managen omvat tevens functioneel leidinggeven. De hiërarchisch manager heeft tevens de HRM-verantwoordelijkheid. Functioneel of inhoudelijk managen (content managen) Functioneel of inhoudelijk managen is het leidinggeven (doorgaans aangeduid als coördineren ) van een onderwerp of thema. Hier wordt vaak gebruikt het aansturen. Aansturen/coördineren is veelal of uitsluitend inhoudelijk (prioritering, kwaliteitsbewaking, taakverdeling, etc.). Coördineren is dus niethiërarchisch leidinggeven. De coördinator heeft géén HRM-verantwoordelijkheid. 9

Functieprofiel Webmaster Rol De webmaster zorgt voor het operationeel houden van de website(s): internet, intranet, extranet (-omgevingen) en is eerste aanspreekpunt voor technische en functionele vragen en/of storingen. De webmaster kan ook optreden als (deel)projectleider. De functie wordt doorgaans ingezet onder aansturing van een projectleider of een hiërarchisch manager (bv. ICT, AZ/FAC of communicatie). Resultaatgebieden Het benutten van kennis van ICT-specialisten om technisch optimale oplossingen te maken; Het vertalen en toetsen van gekozen oplossingen aan webrichtlijnen, W3C, etc. of het vertalen ervan; Het aansturen van de implementatie van nieuwe functionaliteiten/toepassingen voor de website(s); Het aansturen van programmeurs bij verbetering van de website(s); Het deelnemen aan projecten en overleggen; Het signaleren van ontwikkelingen op het gebied van contentmanagement en adviseren over en implementeren van releases; Het anticiperen op ontwikkelingen op het gebied van e-overheid; Het opstellen van gebruikershandleidingen en procedures; Het uitvoeren en/of bewaken van OTAP-procedures (Ontwikkel-, Test-, Acceptatieen Productieomgeving); Het optreden als gesprekspartner en afstemmen met diverse technische disciplines rond webtoepassingen; Het voeren van overleg over (on)mogelijkheden bij ontwikkelen en gebruik van de websites. Kennis, inzicht en vaardigheden Kennis van content management systemen en ontwikkelingen op dat gebied; Kennis van veel voorkomende respectievelijk gebruikte programmeer/webtalen; Vaardigheid in het vertalen van klantwensen in oplossingen; Enige kennis van, respectievelijk affiniteit met (web)redactie. Klantgerichtheid; Plannen en organiseren; Samenwerken; Analytisch vermogen; Flexibiliteit; Accuratesse. Opleiding en ervaring HBO werk- en denkniveau (bijv. HBO-i); Een brede belangstelling voor de ontwikkelingen op internetgebied; 2 à 3 jaar werkervaring. INDELING (INDICATIE) FUWASYS/RIJKSOVERHEID: SCHAAL 8/9 10

editie 2009 Functieprofiel Webredacteur Rol De webredacteur is gespecialiseerd in het maken en of bewerken en plaatsen van content op website(s), zodat de informatie juist, actueel en aantrekkelijk gepresenteerd wordt. De webredacteur kan ook optreden als (deel)projectleider. De functie wordt doorgaans ingezet onder aansturing van een coördinerend webredacteur/ eindredacteur, een hiërarchisch manager communicatie of projectleider. Resultaatgebieden Het verzamelen en structureren van informatie; Het schrijven van teksten en redigeren van door anderen aangeleverde informatie; Het klaarmaken van teksten voor publicatie; Het hanteren en bewaken van de gehanteerde stijlgids; Procesbewaking; Het ondersteunen bij beantwoording van vragen over internet en webtoepassingen; Het vertalen van ontwikkelingen in de organisatie en de omgeving naar webinhoud en/of nieuwe toepassingen; Het op functioneel niveau inrichten en/of adviseren van content op bestaande of nieuwe website. Kennis, inzicht en vaardigheden Kennis op het gebied van voorlichting en communicatie; Kennis van webtoepassingen en content management systemen; Basiskennis van webrichtlijnen en toegankelijkheid; Inzicht in het gebruik van websites bij de communicatie van de organisatie; Inzicht in de samenhang tussen websites en bedrijfsdoelstellingen; Affiniteit met ICT; Redactionele vaardigheden. Plannen en organiseren; Samenwerken; Flexibiliteit; Analytisch vermogen; Overtuigingskracht; Kwaliteitsbewustzijn. Opleiding en ervaring HBO werk- en denkniveau; Enige jaren ervaring als (web)redacteur in een complexe omgeving; Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal. INDELING (INDICATIE) FUWASYS/RIJKSOVERHEID: SCHAAL 9/10 11

Functieprofiel Webcoördinator Rol De webcoördinator is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van alle webgerelateerde systemen en toepassingen en kan ook optreden als (deel)projectleider bij groot onderhoud of nieuwbouw. De webcoördinator stuurt de verschillende functionarissen aan bij het operationeel houden van website(s). De functie wordt doorgaans ingezet onder aansturing van een hiërarchisch manager (bv. Communicatie, AZ/FAC of ICT). Resultaatgebieden Het ontwikkelen van plannen en programma s voor beheer en onderhoud; Het benutten van kennis van ICT-specialisten om technisch optimale oplossingen te maken; Het doen vertalen en toetsen van gekozen oplossingen aan webrichtlijnen, W3C, etc.; Het bepalen van de richting en het aansturen van de implementatie van nieuwe functionaliteiten/ toepassingen voor de website(s); Het functioneel aansturen van processen bij verbetering van de website(s); Het optreden als projectleider en deelnemen aan projecten; Het initiëren van nieuwe instrumenten of toepassingen op het gebied van contentmanagement; Het anticiperen op en bijdragen aan ontwikkelingen op het gebied van e-overheid; Het (doen) opstellen van gebruikershandleidingen en procedures; Verzorgen van instructies of workshops voor redacteuren; Het (doen) uitvoeren en/of bewaken van OTAP-procedures (Ontwikkel-, Test-, Acceptatieen Productieomgeving); Het aangeven van de koers voor en afstemmen met diverse technische disciplines rondom webtoepassingen; Het voeren van overleg over (on)mogelijkheden bij ontwikkeling en implementatie van nieuwe toepassingen; Het bijdragen aan het ontwikkelen van corporate beleid en inzet van websites binnen de organisatie; Het functioneel aansturen van de medewerkers. Kennis, inzicht en vaardigheden Kennis van veel voorkomende respectievelijk de gebruikte programmeer/webtalen; Kennis van ontwikkelingen op het gebied van webgerelateerde systemen in relatie tot de eigen organisatie; Kennis van webgerelateerde technologieën en gangbare applicaties; Communicatieve en coördinerende vaardigheden; Kennis van en ervaring met projectmatig werken; Presentatievaardigheden/trainingen kunnen geven. Klantgerichtheid; Plannen en organiseren; Samenwerken; Probleemoplossend vermogen; Leidinggeven; Omgevingsbewustzijn. Opleiding en ervaring HBO opleiding (bijv. HBO-i); 4 à 5 jaar werkervaring. INDELING (INDICATIE) FUWASYS/RIJKSOVERHEID: SCHAAL 10/11 12

editie 2009 Functieprofiel Coördinerend webredacteur/eindredacteur Rol De coördinerend webredacteur/eindredacteur stuurt het contentproces aan en plaatst of bewerkt zelf ook content voor website(s), zodat de informatie juist, actueel en aantrekkelijk gepresenteerd wordt. De coördinerend webredacteur/eindredacteur voert de meer samengestelde, complexe en/of bestuurlijk ingewikkelder redactietaken uit en kan ook optreden als (deel)projectleider. De functie wordt doorgaans ingezet onder aansturing van een hiërarchisch manager communicatie of projectleider. Resultaatgebieden Het bepalen welke informatie structureel benodigd is en (doen) verzamelen en structureren van informatie; Het schrijven van teksten en redigeren van door anderen geschreven teksten; Het klaarmaken van teksten voor publicatie; Het (doen) ontwikkelen, hanteren en bewaken van de gehanteerde stijlgids; Het zorgdragen voor planning en procesbewaking; Het zorgdragen voor beantwoording van vragen over website(s) en webtoepassingen; Het vertalen van ontwikkelingen in de organisatie en de omgeving naar webcontent en/of nieuwe toepassingen; Het initiëren van nieuwe webcontent en/of toepassingen; Het op functioneel niveau inrichten en/of adviseren van webcontent op bestaande of nieuwe website(s); Verzorgen van instructies of workshops voor redacteuren; Het functioneel aansturen van de medewerkers. Kennis, inzicht en vaardigheden Kennis op het gebied van (eind)redactie; Kennis van webrichtlijnen en toegankelijkheid; Kennis van webtoepassingen en content management systemen; Visie op het gebruik van websites bij de communicatie van de organisatie; Visie op de samenhang tussen websites en bedrijfsdoelstellingen; Redactionele vaardigheden. Klantgerichtheid; Plannen en organiseren; Samenwerken; Probleemoplossend vermogen; Leidinggeven; Kwaliteitsbewustzijn. Opleiding en ervaring HBO+; Meerdere jaren ervaring als (web)redacteur in een complexe omgeving. INDELING (INDICATIE) FUWASYS/RIJKSOVERHEID: SCHAAL 10/11 13

Functieprofiel Webmanager Rol De webmanager is verantwoordelijk voor het vaststellen van beleid en kaders en voor het ontwerpen, bouwen en beheren van websites en -toepassingen. De webmanager vormt op strategisch niveau de verbindende schakel tussen het algemene communicatiebeleid en de digitale communicatie. De webmanager zorgt voor de uitwerking van ideeën tot compleet werkende websites en -toepassingen. De webmanager geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers. De functie wordt doorgaans ingezet onder aansturing van een hiërarchisch manager (bv. communicatie, AZ/FAC of ICT). Resultaatgebieden Het opstellen van (jaar- of incidentele project-)plannen en -begrotingen; Het vertalen van businessvraagstukken; Het (doen) opstellen en na goedkeuring uitvoeren van plannen, het hierbij inschakelen van de juiste partijen voor het verkrijgen van goede content en samenwerken met andere disciplines; Het aansturen van het bouwen, vormgeven, vullen, vernieuwen en uitbouwen van websites en -toepassingen; Het structureren van de organisatie; Het zorgdragen voor het beheer; Het vormen en behouden van draagvlak binnen de organisatie; Het (doen) vormgeven van en adviseren over het te voeren beleid; Het zorgdragen voor het opvolgen, interpreteren en borgen van het beleid; Het zorgdragen voor de inbedding in de primaire bedrijfsprocessen van de organisatie; Het (doen) analyseren van monitorresultaten en zonodig bijstellen van doelstellingen en/of toepassingen; Het leidinggeven aan medewerkers. Kennis, inzicht en vaardigheden Kennis van communicatie en marketing op het gebied van websites en -toepassingen; Kennis van projectmanagement en complexe veranderprocessen; Vaardig in het omgaan met professionals en experts; Inzicht in de belangen van directie en managers; Presentatievaardigheden. Resultaatgericht; Visie; Organisatiebewustzijn; Leidinggeven; Onderhandelen; Communicatie; Omgevingsbewustzijn. Opleiding en ervaring HBO+/academisch werk- en denkniveau; opleiding bedrijfskundige informatica of (digitale) communicatie, marketing en multimediadesign; Ruime ervaring in een marketing- of internetfunctie, bij voorkeur in een corporate communicatieomgeving; Leidinggevende ervaring. INDELING (INDICATIE) FUWASYS/RIJKSOVERHEID: SCHAAL 12/13 14

editie 2009 Functieprofiel Projectleider Rol De projectleider is verantwoordelijk voor het realiseren van (een) project(en) en draagt zorg voor het opstellen van een projectplan, het inzetten van middelen en het afleggen van verantwoording aan de opdrachtgever over de voortgang en de resultaten. Het kan bijvoorbeeld gaan om de ontwikkeling van (een) nieuwe website(s), onderdelen daarvan of andere webgerelateerde toepassingen. De functie bepaalt de middeleninzet, geeft prioriteiten aan, bewaakt de kwaliteit en geeft functioneel leiding aan de in het project in te zetten medewerkers. De functie wordt doorgaans ingezet onder aansturing van een hiërarchisch manager (bv. ICT, AZ/FAC of communicatie). Resultaatgebieden Het voorbereiden van de ontwikkeling van een nieuwe webtoepassing; het overleggen met en adviseren van de opdrachtgever over het vereiste resultaat van de opdracht, de algemene wijze van uitvoering en het tijdstip van oplevering; Het vaststellen van de randvoorwaarden, kaders en de inhoud van het project; het zonodig opvragen van offertes, beoordelen ervan en adviseren over gunning; Het opstellen van een projectplan, inclusief de inzet van mensen en middelen; Het coördineren van de projectwerkzaamheden, het zorgdragen voor de integratie van de betrokken disciplines; Het aandragen van oplossingsrichtingen ten aanzien van voor het project te ontwikkelen en/of in te zetten nieuwe methoden en technieken; Het zorgen voor en bewaken van budget/planning, voortgang, kwaliteit en afstemming van de diverse bijdragen aan het project; het opstellen van rapportages over de voortgang en/of resultaten; Het zorgen voor het oplossen van problemen in de projectuitvoering; het indien nodig (doen) aanpassen van de planning en uitvoering; Het zorgen voor het afstemmen van de toepassing en ontwikkeling van (technische) benaderingen en alternatieven op gewijzigde of zich wijzigende omstandigheden; Het voeren van overleg gericht op het verkrijgen van een gemeenschappelijke basis voor de ontwikkeling en implementatie van nieuwe technieken en methoden en het verkrijgen van de nodige afstemming over de te volgen werkwijzen en resultaten; Het (laten) uitvoeren van tests; Het (doen) analyseren van monitorresultaten en zonodig bijsturen van doelstellingen en/of toepassingen; Het coördineren van de werkzaamheden en/of feitelijk aansturen van de medewerkers die ingezet worden bij het project. Kennis, inzicht en vaardigheden Uitgebreide kennis van en ervaring met communicatie, webtoepassingen en instrumenten, zoals CMS, usability, webanalytics, webrichtlijnen van de overheid, databases; Kennis van projectmanagement en ervaring met veranderingsprocessen. Klantgerichtheid; Plannen en organiseren; Samenwerken; Stressbestendig; Resultaatgericht; Overtuigingskracht; Communicatie. Opleiding en ervaring HBO+/academisch werk- en denkniveau; brede belangstelling voor de ontwikkelingen op internetgebied; ervaring als projectleider. INDELING (INDICATIE) FUWASYS/RIJKSOVERHEID: SCHAAL 11/12 15

Functieprofiel Adviseur digitale communicatie Rol De adviseur digitale communicatie adviseert over de invoering van webtoepassingen en nieuwe technieken. De adviseur digitale communicatie is ook verantwoordelijk voor de analyse van nieuwe ontwikkelingen rond webtoepassingen en de inzet van het web als communicatiekanaal. Tevens adviseert hij/zij over de implementatie en randvoorwaarden. De functie wordt doorgaans ingezet onder aansturing van een hiërarchisch manager (bv. communicatie, AZ/FAC of ICT). Resultaatgebieden Het adviseren over en bevorderen van het gebruik van webtoepassingen; Het adviseren over de inzet van webtoepassingen in projecten; Het adviseren over de inpassing van webtoepassingen op het organisatiebeleid; Het adviseren over het beheer van nieuwe en bestaande webtoepassingen; Het analyseren en rapporteren aan de organisatie over de effectiviteit van de ingezette webtoepassingen; Het initiëren van nieuwe ontwikkelingen; Het onderzoeken van ontwikkeling en gebruik van webtoepassingen; Het ontwikkelen van plannen en doen van voorstellen; Het zorgdragen voor afstemming met andere media-uitingen; Het doen van voorstellen ter verbetering van webtoepassingen. Kennis, inzicht en vaardigheden Goede kennis van communicatie, ICT en webtoepassingen; Kennis van veranderprocessen en implementatie van nieuwe ontwikkelingen; Vaardig in het omgaan met professionals en vakspecialisten; Brede oriëntatie op het werkveld; Adviesvaardigheden. Klantgerichtheid; Organisatiebewustzijn; Analytisch vermogen; Adviseren; Communicatie; Omgevingsbewustzijn. Opleiding en ervaring HBO+/academisch werk- en denkniveau; opleiding bedrijfskundige informatica of (digitale) communicatie, marketing en multimediadesign; Ruime ervaring met het hanteren van nieuwe media; Advies ervaring. INDELING (INDICATIE) FUWASYS/RIJKSOVERHEID: SCHAAL 11/12 16

editie 2009 Functie-Competentiematrix In onderstaande matrix staan de benodigde competenties per functie. Elke competentie is uitgewerkt in meetbare prestatie-indicatoren. Zo heeft de competentie klantgerichtheid de volgende prestatieindicatoren: Is op de hoogte van de processen die spelen bij de klant (interne of externe klant) Stelt zich klantvriendelijk op en houdt tegelijkertijd voldoende professionele afstand Is in staat om oplossingsgericht te handelen en denkt mee met de klant Voor de volledige uitwerking van de competentieprofielen, kunt u een online-competentiescan uitvoeren. Webmaster Webredacteur Webcoördinator Coördinerend webredacteur/ eindredacteur Webmanager Projectleider Adviseur Digitale Communicatie Klantgerichtheid x x x x x Plannen en organiseren x x x x x Samenwerken x x x x x Analytisch vermogen x x x Probleemoplossend vermogen x x Flexibiliteit x x Stressbestendig x Leidinggeven x x x Resultaatgericht x x Visie x Organisatiebewustzijn x x Accuratesse x Onderhandelen x Overtuigingskracht x x Adviseren x Communicatie x x x Omgevingsbewustzijn x x x Kwaliteitsbewustzijn x x 17

Competentiemanagement in de praktijk Door Roel Smabers en Robert Smeenk zijn in. Alle managementbladen schrijven erover, bijna wekelijks is er wel ergens in Nederland een congres over competentiemanagement en goeroes verdringen zich om iedereen van de voordelen ervan te doordringen. Voor veel bedrijven is dit reden genoeg om zich enthousiast in de hype te storten. Maar in veel gevallen slaan ze daarbij belangrijke vragen over: wat kan het concreet voor mijn bedrijf betekenen en hoe ga ik het in de praktijk uitvoeren? Voor goed competentiemanagement zijn in principe vier zaken nodig: overeenstemming over wat competenties zijn en wat het uiteindelijke doel is; een goed doordacht systeem; een managementteam met voldoende coachings- en gespreksvaardigheden; een flinke dosis enthousiasme! Wat zijn competenties? In het begin van de jaren 90 ontstond de competentie-ijsberg (figuur 1) die nog steeds veel gebruikt wordt: competenties bestaan uit een zichtbaar deel en een deel onder de oppervlakte. Zichtbare competenties zijn bijvoorbeeld: opleiding, technische vaardigheden en kennis, allemaal zaken die nodig zijn om succesvol te presteren. Maar er is meer: onder de oppervlakte zijn andere factoren bepalend, zoals persoonlijke motivatie, ambities en talent. zeggen trouwens niet alleen iets over de capaciteiten van mensen, maar net zoveel over bedrijven: of doelen bereikt worden, hangt mede af van de competenties die het bedrijf bezit. Figuur 2 laat de samenhang zien tussen persoons- en bedrijfscompetenties. Missie, visie en doelen spelen een essentiële rol in deze samenhang. Organisatie Kennis & vaardigheden Houding Motieven Gedrag Persoonlijke stijl Missie Visie Doelen Strategie Doelen Visie Missie Persoon Hoe realiseer ik dat? Kernvragen t.a.v. leven en loopbaan: Wat wil ik en waar komt dat vandaan? Figuur 1: Figuur 2: Balans tussen organisatie en medewerker Hoe ziet een goed competentiesysteem eruit? Om bedrijfsdoelstellingen te bereiken is het van belang om vooraf en op directieniveau goed na te denken over de kerncompetenties die nodig zijn. Als het goed is bepalen deze het verschil tussen goede of slechte dienstverlening! Vervolgens is het zaak om deze kerncompetenties (die voor het hele bedrijf gelden) te vertalen naar stuurcompetenties op afdelingsniveau. Daaronder hangen uiteindelijk functiecompetenties en eventueel gedragsindicatoren. Het uiteindelijke succes van competentiemanagement wordt in hoge mate bepaald door de acceptatie en betrokkenheid van medewerkers. Daarom is het belangrijk om een competentiesysteem gebruikersvriendelijk te maken en gemakkelijk toegankelijk, bijvoorbeeld via internet of intranet. 18

editie 2009 ysteem in de praktijk Nadat alle competenties zijn gedefinieerd is het zaak om individuele profielen in beeld te brengen. Er zijn verschillende manieren om dat te doen, maar een handig hulpmiddel is een zogenaamde competentieradar. Deze radar geeft een overzicht van individuele competenties ten opzicht van een ideaalscore: een handig hulp middel dus bij functionerings-, en beoordelings gesprekken. In steeds meer gevallen zijn bovendien meerdere partijen betrokken bij een beoordeling, collega s of klanten bijvoorbeeld. In zo n geval spreken we van 360 feedback. Als ook hun scores verwerkt worden in de radar ontstaat een glashelder beeld van iemands competenties en verbeter punten (figuur 3). Onderzoek heeft uitgewezen dat Plannen en organiseren Samenwerken Figuur 3: competentieradar Klantgerichtheid 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 Flexibiliteit Eigen score Collega Leidinggevende Accuratesse Analytisch vermogen succesvolle bedrijven vaker dit soort technieken toepassen dan minder succesvolle organisaties. Het systeem werkt op meerdere niveaus, want door alle competentieprofielen van een team bij elkaar op te tellen ontstaat bijvoorbeeld een afdelingsprofiel. Met een helder competentiesysteem worden organisaties, kernkwaliteiten en processen transparanter, maar verwacht niet gelijk wonderen van een nieuw systeem: grassprietjes groeien niet harder door er aan te trekken... Kortom: het zijn uiteindelijk de competenties die het hem doen, niet het systeem. 19

Doe zelf je eigen competentiescan! Alle leden van Cascadis kunnen zelf een online-competentiescan uitvoeren. Hoe werkt het? Meld je aan via de website van Cascadis. Vervolgens maak je in een paar stappen een 360 graden feedback van jouw functioneren. Wat is een 360 graden feedback? Een 360 graden feedback is een beoordeling van jezelf op de competenties die voor jou van belang zijn. Je krijgt ook feedback van anderen. Je vraagt anderen in je omgeving om hun beoordeling over jóu op te schrijven. Als je collega s en leidinggevenden daarbij betrekt, is er sprake van een 270 graden feedback. Als je ook feedback vraagt aan collega s aan wie je leiding geeft of aan mensen buiten je organisatie, dan is er sprake van een 360 graden feedback. Hoe werkt het? Nadat je bent aangemeld, zie je het volgende scherm: Vervolgens klik je op scan aanmaken. Je krijgt dan een keuzescherm met verschillende webfuncties. Kies die functie waarop je een 360 graden feedback wil uitvoeren. 20