Van Aan Deelnemers Adviesgroep Informatievoorziening CC Chris Batist (IMG 100.000+), Arend van Beek (VIAG) Tijd/locatie 9:30 15:00 uur (inclusief lunch) Regardz La Vie, Lange Viestraat 351, Utrecht Betreft/datum Notulen Adviesgroep Informatievoorziening 14 december 2016 Leden: Brenda de Graaf (IMG 100k+, gemeente Den Haag) Ivo van Zitteren (IMG 100k+, gemeente Breda) Tom Fränzel (IMG 100k+, gemeente Apeldoorn) Marten Alberts (IMG 100k+, gemeente Leiden) Paul Stokkermans (VIAG, gemeente Uden) Patrick Castenmiller (VIAG, gemeente Hoorn) Rob Heimering (VIAG, gemeente Heerhugowaard) Casper Ficke (VIAG, gemeente Purmerend) Ellen van der Steen (VIAG, gemeente Apeldoorn) Eelco Hotting (IMG 100k+, gemeente Haarlem) Theo Peters () Jeffrey Gortmaker () Afwezig Ellen van der Steen en Rob Heimering 1. Opening en mededelingen Rob en Ellen hebben zich afgemeld. Eelco heeft vertraging. Naar aanleiding van de notitie van de adviesgroep voor het programma Omgevingswet, zullen er m.b.t. de Globale Architectuur Schetsen DSO geen reviewverzoeken meer worden gedaan aan de adviesgroep. Uit de ateliersessie wordt een groep gemeenten verzameld die voldoende achtergrond kennen en de stukken goed kunnen reviewen. Architectuurmodellen Omgevingswet staan sinds vandaag op GEMMA Online (via de Thema s > Omgevingswet). wil volgend jaar de modellen verder ontwikkelen samen met gemeenten. Theo neemt volgend jaar zitting in de Stelsel Architectuur board Omgevingswet in de rol van CIO gemeenten. Verzoek van de lead architect (Victorine Binkhorst) is om een keer aan te schuiven bij de adviesgroep. De leden gaan hiermee akkoord, maar dat moet de groep zich goed kunnen voorbereiden. Dat wil zeggen dat de insteek van het bezoek en de advies vraag duidelijk moeten zijn. Als het alleen gaat om zenden vanuit het programma Omgevingswet past het niet. 1
2. Evaluatie Adviesgroep Informatievoorziening Aanpak, planning en strategie Aftrap door Theo: De adviesgroep is erg nuttig voor het signaleren van gaten en leveren van input op GEMMA producten. Deze gemeentelijke bijdrage is daarmee erg waardevol voor. Gevoel is dat de adviesgroep weinig invloed kan uit oefenen in de landelijke gremia op gebied van governance op ICT. Discussie met betrekking tot omgeving en overlegorganen Er zijn diverse overlegorganen waarbij het belangrijkste gremium in deze de commissie D&I lijkt. De adviesgroep heeft geen goed inzicht waar al deze groepen over gaan en wanneer op welke knoppen moet worden gedrukt. Ook is niet altijd duidelijk welke status en invloed overlegorganen hebben. Het contact met de voorbereiders en contactpersonen van deze overlegorganen kan intensiever worden benut. Het helpt als er een verhaal is wat we willen bereiken. Vanuit deze te formuleren strategie/aanpak, is het beter mogelijk om in beeld te brengen welke verschillende werkgroepen rondom ontwikkeling van informatievoorziening van gemeenten er zijn en wie daar in zit. Vervolgens kan de groep bepalen welke relevant zijn, wat haar mogelijke invloed kan zijn en waarop in de governance lijn zij haar advies het beste uit kan richten. Dan kan een bewuste keuze worden gemaakt voor agendapunten en mogelijke advisering. Eelco en Theo maken een eerste aanzet. (actie en Eelco) De leden van commissie D&I worden via een openbare sollicitatieprocedure onder gemeentelijke bestuurders gekozen. De afdeling ECIB van de VNG doet de ondersteuning voor die commissie. Ook stuurt zij op goede gemeentelijke afvaardiging naar de regieraden. Samen met organiseert zij ook de voorbereiding van reacties (annotaties) op de stukken die bij de regieraden aan de orde zijn. Wellicht moet de adviesgroep zich richten op ECIB en daarmee afstemmen. ECIB haakt vooral aan bij gemeenten op bestuurlijk niveau. De lijn met het uitvoeringsniveau is minder sterk aanwezig. De adviesgroep zou graag de banden met ECIB willen aanhalen. Theo pakt dit op met het hoofd ECIB (actietheo). In het verslag van de vorige keer staat fout t.a.v. de rol van het GPO. VNG/ maken uitgewerkte voorstellen voor pilots en opschaling en het GPO beslist. Eigenlijk zouden GPO verslagen en besluiten openbaar moeten worden gemaakt, net als van andere overleggen (actie : nagaan of dit mogelijk is). Discussie met betrekking tot inhoud GEMMA GEMMA is op zichzelf al een zeer breed onderwerp. Dus wellicht moet de adviesgroep keuzes maken, waar ze wel en geen invloed op wil of kan hebben. Daarnaast kunnen adviezen vanuit dit overleg worden beperkt tot de vertrekpunten voor uitwerking in GEMMA. Inhoudelijke uitwerking kan wel worden ondersteund (graag zelfs) vanuit deelnemers aan de adviesgroep of collega s uit die gemeenten. De agenda gaat standaard in concept ca. twee weken van te voren naar de adviesgroep voor feedback en het scherper stellen van de vraag. Daarbij wordt ook gevraagd naar gewenste punten voor het volgende overleg. Inhoudelijke toelichting De structuur van inhoudelijke toelichting voorafgaand aan de discussie, is prettig en werkt. De toelichting moet voorbereidend zijn voor de middag en achtergrond en context geven op de vraag die voorligt. Afhankelijk van de vraag kan de inhoudelijke toelichting op twee manieren worden ingestoken. Ofwel ter inhoudelijke voorbereiding op de discussie ofwel om een vraag te stellen aan de adviesgroep en deze nader toe te lichten. Verloop en aanpak van de discussie De hoofdvraag moet scherp geformuleerd zijn om de discussie beter te structureren. Er is soms wat minder focus. Gedurende de discussie moet sterker worden gestuurd op de punten op de flip- 2
over. Afhankelijk van het onderwerp kan nog eens worden gekeken naar een andere discussievorm, maar verder is geen sterke wijziging nodig. Review stukken Dit kan alleen als leden voldoende kennis hebben van de achtergrond en inhoud. Voorafgaand aan de review heeft de groep een inhoudelijke toelichting in het overleg nodig. Ook bij review van stukken is dus een concrete vraag nodig. Daarnaast is interactie met de opdrachtgever nodig. zal bewaken dat het proces voorafgaand aan een reviewverzoek voldoet aan bovenstaande vereisten en dat het onderwerp relevant is voor deze groep en haar eigen doelstellingen. Formuleren van adviezen Afhankelijk van het onderwerp zou de tweede dag in de maand besteedt moeten worden aan het verder uitwerken van de adviezen komende uit de groep. Dit kan ook worden benut voor een betere voorbereiding van het overleg. Dan moeten begeleidende stukken tijdig worden verzonden om dit overleg goed voor te bereiden. Dat komt de discussie en het resultaat ten goede. Meerdere onderwerpen per keer Als dat toegevoegde waarde heeft, dan kan dat. Groepssamenstelling De vraag is of het nodig is om af en toe nieuw bloed toe te voegen. Door verschillen tussen gemeenten is dat niet nodig, omdat ieder vanuit zijn perspectief en achtergrond bijdraagt aan de discussie. Op die manier wordt de discussie gevoed vanuit verschillende invalshoeken. Wellicht moeten we deze verschillen bewuster ophalen gedurende de discussie. 3. Roadmap GEMMA en termijnagenda 2017 Bij de lijst met producten in het jaarplan GEMMA wordt de visie en een plek voor katernen gemist. Betrokkenheid van GEMMA architectuur bij DA2020 moet niet alleen in het jaarplan van GEMMA staan, maar ook nadrukkelijk worden benoemd in het jaarplan van DA2020. Gesignaleerd wordt dat een deel van de gemeenten GEMMA kent maar ook veel gemeenten niet. Ook is niet bekend in hoeverre gemeenten gebruik maken van de GEMMA. GEMMA1 was zeer bekend, maar GEMMA2 is nog niet goed geland bij gemeenten. De adviesgroep vraagt zich af wat de oorzaak zou kunnen zijn van het niet inzetten van GEMMA door gemeenten. Wellicht dat gemeenten niet de juiste capaciteit in huis hebben om GEMMA te implementeren. zou kunnen helpen met handvatten op vereiste vaardigheden en competenties van de architectuurfunctie. Daarnaast kan meer inzetten op het gebruik van GEMMA bij gemeenten door ze te ondersteunen bij de implementatie. Dat vergt van minder inzet op inhoudelijke ontwikkeling maar meer inzet op communicatie en gebruik van GEMMA. Dit is met name van belang met het oog op de collectiviseringsbeweging. Als gemeenten meer samen moeten gaan doen, is allereerst van belang dat ze ook dezelfde basis omarmen. Dat zou ook op de GEMMA roadmap en de collectiviseringsagenda terug moeten komen. (N.B. het gehouden productwaarderingsonderzoek geeft meer inzicht in gebruik en bekendheid. Een kopie van de resultaten is als bijlage met dit concept verslag verstuurd). Een tweede verbeterpunt t.a.v. implementatie betreft de publicatie van resultaten uit de co creatie. Deze zouden sneller beschikbaar moeten komen. Door samenloop van omstandigheden is publicatie van de co creatie rondes afgelopen zomer uitgesteld. In de toekomst zal dit anders plannen. Aangaande de collectiviseringsagenda mist de adviesgroep een framework van criteria en vereisten voor samenwerking. Er wordt een startnotitie met een voorstel gemaakt vanuit de adviesgroep leden dat vanaf half januari kan worden terug gekoppeld in het overleg. 3
Gedurende een korte brainstorm worden de volgende punten benoemd die op gemeenten afkomen en mogelijk relevant zijn om in 2017 te bespreken: Privacy wetgeving - E-ID - ENSIA - Digitale rechtspraak - Wet open overheid - Nieuwe StUF standaarden - Omgevingswet - Movo - Archivering en e-depot - Gegevenslandschap - Terugkoppeling Jan Maessen Roadmap DA2020 - Hoe kunnen we gemeenten ondersteunen bij in gebruik nemen van GEMMA? Wat is daarvoor nodig? Als gemeenten - GDI - Smart City - Open data - Nieuwe standaarden - Cloud - Samenwerking - Digitale handtekening/digitaal werken + digitale duurzaamheid - E-factureren - BRO - BRP - Stelselvoorziening - Regievoeren en borging binnen de huidige GEMMA - Framework met criteria voor collectivisering - Toevoegen lijstje Ellen en Rob De lijst wordt met de volgende concept agenda mee gestuurd met daarbij het verzoek aan iedereen om hier eventueel nog onderwerpen aan toe te voegen. (actie allen) Actielijst Nummer Actie Eigenaar Afgehandeld? 20160212.010 Agenderen onderwerp Standaardisatie voor het volgend overleg. Voorstel: eerste overleg in 2017 20160916.002 Vergaderingen voor 2017 Aantink Afgerond organiseren 20161021.001 - maakt PvA voor infrastructuur laag GEMMA. Dit opnemen in het jaarplan. - Samen met de vraag wat is het beeld van de collectivisering en welk actielijst komt daar uit. 201611118.01 Drietal pitches van CEO s mailen Eelco naar de groep 201611118.02 Visie collectivisering agenderen Aantink 201611118.03 Overzicht leden GPO mailen naar de leden. Aantink N.B. Brenda heeft overzicht op 21-11 verstuurd. 201611118.04 Leden van dit overleg op Theo 4
verzendlijst plaatsen voor ontvangst vergaderstukken commissie D&I 20161214.01 Maken aanzet in kaart brengen overleggroepen 20161214.02 Bespreken lijnen tussen ECIB en Adviesgroep 20161214.03 Aanpassen verslag vorige keer en nagaan of openbaarmaking verslagen GPO mogelijk is 20161214.04 Doorsturen lijst agendapunten ter aanvulling Theo en Eelco Theo Aantink Aantink en alle leden 5