Opening Voorzitter Everhard van Pijkeren heet alle leden van harte welkom maar in het bijzonder onze leden van verdienste en ereleden, Dries van Klompenburg (NSP), Jacob Vos, Aart Prins, Geurt de Zwaan, Peter van Olst en Dries van Klompenburg (HWK). Er wordt een minuut stilte gehouden om te denken aan degenen die ons ontvallen zijn in het afgelopen jaar en denken in het bijzonder aan Aart Zoet. Er is een bericht van verhindering binnen gekomen van Cor Erbé en Erik Bolder. Agenda Hier zijn geen aanvullingen op. Notulen ledenvergadering 26 oktober 2016 Deze zijn gepubliceerd op de website. Geurt de Zwaan merkt op dat er bij overledenen is genoemd Aalt Vlijm, dit moet zijn Aart Geurt mist bij ook bij de rondvraag zijn vraag n.a.v. het zwaluwen jeugd toernooi, hij komt daar in de rondvraag op terug. Verder zijn er geen opmerkingen. Jaarverslag secretaris Jaarverslag 2016-2017 is gepubliceerd op de website van de vereniging. Het jaarverslag wordt zonder op of aanmerkingen goedgekeurd. Jaarverslag jeugd Jaarverslag 2016-2017 is gepubliceerd op de website van de vereniging. Het jaarverslag wordt zonder op of aanmerkingen goedgekeurd. Ingekomen stukken In verband met verhindering is er een brief van Cor Erbé waarin hij enkele punten wil inbrengen voor de vergadering. Herman Klaassen leest de brief voor aan de vergadering. Bij agendapunt 2 Naar aanleiding van de gang van zaken in de rondvraag heb ik voorgesteld niet iedereen om de beurt en apart te vragen of hij/zij iets in te brengen heeft. De leden kunnen dit desgevraagd via handopsteking aangeven, hun namen worden genoteerd en zij kunnen vervolgens hun vraag stellen en daar indien mogelijk meteen een antwoord op krijgen. Het is geen discussie agendapunt; daar is gedurende de hele vergadering voldoende gelegenheid voor (geweest). Zo als het gaat/ging is een langdradige, irritante en overbodig langdurige gang van zaken. In het algemeen maken relatief weinigen van de rondvraag gebruik. De in de notulen aangegeven voorkeur van het bestuur iedere aanwezige persoonlijk de kans te geven een vraag te stellen door ze allemaal langs te gaan slaat om geen sterkere aanduiding te gebruiken- nergens op! Die kans krijgt iedereen op de door mij bepleite handelwijze. Gezien we de brief tijdig binnen hadden voor de ALV, heeft het bestuur de kans gehad dit nog vooraf te bespreken. Er is besloten, om de rondvraag aan te passen naar het voorstel dat is gedaan door de heer Erbé.
Bij agendapunt 6 Omdat ik vanaf morgen 23 oktober buitengaats ben, heb ik vroegtijdig verzocht het financieel jaarverslag via de mail ter inzage te krijgen. Ik heb dit niet gekregen en kan dus niet bevragen of beoordelen. Financiële zaken behoren transparant te zijn en ik wil daarom bepleiten dat deze voortaan minstens 14 dagen vóór de vergadering desgewenst op schrift beschikbaar zijn. Peter van Olst merkt op dat hij zich niet kan vinden in het versturen van financiële stukken via mail, deze stukken worden nu tijdens de ALV verspreid en vervolgens weer ingenomen. Bij het versturen via mail hebben wij daar geen controle meer op. Deze stukken blijven derhalve ter inzage bij de penningmeester maar we zullen daarbij wel trachten te streven naar de termijn van 14 dagen voorafgaande aan de ALV. Bij agendapunt 8 Analoog aan het gestelde inzake het financieel verslag behoort er meer transparantie te zijn inzake de begroting. Er is bij de huidige gang van zaken onvoldoende gelegenheid gedegen mee te kijken en te beslissen over de door het bestuur noodzakelijk geachte en gewenste uitgaven. De Algemene Ledenvergadering, en vervolgens ieder lid, is daarvoor verantwoordelijk en mede aansprakelijk bij goedkeuring van de begroting. Het bestuur dient zich te realiseren dat voor grote uitgaven (nader aangegeven in statuten en huishoudelijk reglement) van niet begrote posten zij persoonlijk aansprakelijk zijn. Ik ga geen oude koeien uit de sloot halen, maar zou zo drie toch vrij recente zaken kunnen noemen die hier onder vallen. Graag aandacht daarvoor en dezelfde handelwijze als het financieel overzicht: voortaan minstens 14 dagen vóór de vergadering desgewenst op schrift beschikbaar. De penningmeester zal, net als bij het vorige punt, trachten de begroting eveneens 14 dagen voorafgaand aan de ALV beschikbaar te hebben. Ook deze zal niet worden verstuurd, maar is ter inzage via de penningmeester. Bij agendapunt 10 Ik wil hier het clubarchief aan de orde stellen. Bij de ver- en aanbouw tegen het eind van mijn bestuursperiode hadden we een speciale ruimte gecreëerd voor het clubarchief. Aan deze ruimte is later een andere bestemming gegeven met als gevolg dat het archief nu thuis is opgeslagen bij een van de bestuursleden. Hoewel zeer coöperatief is dit zeker ongewenst. Zuiver handelen en realistisch denken moet het motto zijn. Ook onze club is niet vrijgesteld van de mogelijkheid dat relaties onder druk komen staan en dan tot vervelende gevolgen kunnen leiden. Dat moet simpelweg worden voorkomen. Wat is het bestuur voornemens daar aan te doen? De archiefruimte die wij enkele jaren geleden hadden is destijds in gebruik genomen als computerruimte om de wedstrijden te kunnen vastleggen. Door de introductie van de wedstrijdzaken app is dit nu overbodig en zullen we binnenkort die ruimte opnieuw in gebruik nemen als archief/opslag. De clubkranten zijn hier reeds al een jaar onder gebracht. Financiële jaarrekening 2016-2017 Namens het bestuur geeft Willem Vis uitleg over de winst verliesrekening in het verenigingsjaar 2016-2017. Hij geeft een toelichting bij verschillende baten en lasten. De vereniging heeft een goed boekjaar achter de rug met een mooi netto resultaat. Enkele posten worden toegelicht: sponsoring, deze neemt nog steeds toe, er zijn nu twee hoofdsponsors i.p.v. één hoofdsponsor Leden aantal is toegenomen Kantine omzet laat al jaren een stijgende lijn zien, vorig jaar hadden we een eenmalige uitschieter door de beslissingswedstrijd
Dit is onze hoogste bron van inkomsten, dus belangrijk dat we zuinig zijn op onze vrijwilligers en zoals al jaren kunnen we nog altijd nog mensen gebruiken Personeelskosten zijn ongeveer hetzelfde gebleven Verzekeringen opstal is kritisch bekeken en daardoor is de premie wat gestegen Afgelopen periode zijn alle toiletten in het oude gedeelte vervangen door hangtoiletten Boiler, kassa, diepvries. Het is een wens ooit eens alles op een kassasysteem te verwerken maar de ruimte achter de bar is daarvoor nu te beperkt. We zouden in de toekomst dit dan ook graag uitbreiden zodat er meer werkruimte komt achter de bar en daarbij de keuken meer betrekken Wedstrijdkosten: Kleding jeugd leiding allemaal in het nieuw Kleding 1 e moest vervangen worden i.v.m. nieuwe hoofdsponsor Subsidie van gemeente Nunspeet is afgenomen van 30 naar 15 euro naar 0 dus deze structurele inkomstenbron is voorbij Overkapping als schenking Club van 50, waar we hen nog steeds erg dankbaar voor zijn. Het is een aangename verfraaiing van onze accommodatie waar veel gebruik van wordt gemaakt. Peter van Olst verbaast zich dat de energiekosten nog niet lager zijn nadat de zonnepanelen zijn geïnstalleerd of is het zo dat de Stichting daar de vruchten van plukt? Deze panelen liggen er niet 2 jaar zoals Peter denkt maar 1 jaar en daarom geeft dit nog geen reëel beeld of dit voordeel oplevert. Verslag Kascommissie De kascommissie Dries van Klompenburg en Albert van Rijssen, bij monde van Albert, doet verslag van het boekenonderzoek en verklaart dat alles in orde is bevonden. De vergadering geeft het bestuur decharge voor het gevoerde financiële beleid. Vaststellen contributie Vorige ALV is voorgesteld om de contributie met 10 euro te verhogen buiten de 2 procent indexatie. Met deze verhoging kon de alv niet instemmen om diverse redenen en toen is besloten de contributie te verhogen met 5 euro. Op dit moment hebben we 170 leden die vielen onder de subsidieregeling van de gemeente en die we door de afschaffing dus nu mislopen. Daarnaast is de Ecotaks afgeschaft. Door onze sponsoren, kantine-inkomsten, club van 50, enz. hebben we een aantal mooie jaren gedraaid maar hierbij valt of staat het met gunning. Het park is 27 jaar oud en er komen op korte termijn onderhoudskosten aan. Willem stelt daarom voor om de contributie nogmaals te verhogen met een bedrag van 5 euro. De komende jaren zal dit ook betekenen dat de contributie met stapjes omhoog zal gaan, we blijven in onze omgeving een vereniging met een lage contributie. Senioren 135 -> 143 Junioren 14-17 jaar 95 -> 100 Pupillen tot 14 jaar 74 -> 79 Dit voorstel wordt aangenomen door de ALV.
Eva Loosman merkt op dat zij het eens is met de contributie verhoging maar vindt wel dat je je als lid moet realiseren dat jezelf iets meer moet doen voor de vereniging, wat inhoudt dat je als team en als lid meer kan doen voor de vereniging qua acties. Ze stelt voor dat er misschien een groep samengesteld kan worden die acties gaat bedenken om extra geld te genereren voor de vereniging.dit klinkt het bestuur als muziek in de oren en er zal gekeken worden of er een soort van actie commissie gevormd kan worden. Geurt vraagt of gezinnen die meerdere kinderen hebben korting krijgen voor meerdere leden. Dit is al jaren het geval en blijft ongewijzigd. Peter Wiesenekker kan zich vinden in de contributie verhoging maar vindt het opmerkelijk dat je daarentegen een vordering hebt van 23.000 hebt op je balans. Toelichting: het bestuur wenst de contributie te verhogen omdat er structurele inkomsten uit met name subsidies wegvallen, de bedoelde vordering staat hier buiten. Begroting 2017-2018 Willem Vis bespreekt de begroting voor het boekjaar 2017-2018. Een aantal posten wordt nader toegelicht. Stichting De Eendracht betaalt de energierekeningen. Als vereniging hebben we de Stichting geld geleend om de aanschaf van zonnepanelen en LED verlichting aan te schaffen. Hiervan is een contract opgesteld. Rick Beelen vraagt zich af of de entreegelden niet veel te hoog begroot omdat hij merkt dat het tijdens de wedstrijden van het eerste niet druk is. Willem verwacht een eind te komen met de begrote entree, er zitten nog verschillende derby s aan te komen. Dries van Klompenburg (HWK) merkt op dat als je de contributieverhoging doorvoert het hem opvalt dat hij het bedrag van 6500 vrij fors vindt in het licht van de contributieverhoging. De contributieaanpassing is niet vanwege financiële tekorten maar vanwege het teruglopen van structurele inkomsten uit met name jeugdsubsidies van de Gemeente. Walter vraagt zich af hoe het kan dat de kosten voor spelmaterialen lager begroot worden terwijl er volgend jaar nog meer doeltjes aangeschaft moeten worden. Benoeming nieuwe kascommissie Albert van Rijssen treedt af, Dries van Klompenburg en Kristian van Olst vormen volgend jaar de commissie. Michiel Pap meldt zich aan als reserve. Bespreking bestuursbeleid Geen opmerkingen
Bestuursverkiezing Everhard van Pijkeren is aftredend en stelt zich niet herkiesbaar. Willemien van Duinen is aftredend en stelt zich herkiesbaar. Het bestuur draagt Henk van de Brink voor als bestuurslid accommodatie, deze vacature is vorig jaar ontstaan door het vertrek van Jan Evers. Paul Evertse wordt voorgesteld als bestuurslid ICT en automatisering, dit betreft een nieuwe bestuursfunctie. Everhard licht aan de leden nogmaals toe dat hij zich niet prettig voelt als voorzitter en hij na een jaar zich al realiseerde dat deze jas hem niet paste. Er is uitgekeken naar een nieuwe voorzitter en van buitenaf heeft zich niemand gemeld waardoor we intern zijn gaan kijken en daarom wordt Herman Klaassen nu voorgedragen als nieuwe voorzitter. Aangezien er voor geen enkele functie tegenkandidaten zijn aangedragen worden alle bestuursleden onder applaus gekozen/herkozen. Herman bedankt Everhard voor zijn inzet in de afgelopen drie jaar en Willemien overhandigt hem een cadeaubon en boeket. Rondvraag Zoals eerder deze vergadering besproken kan ieder die een vraag heeft zijn hand opsteken. Rick Beelen: Rick komt naar voren met een onderstel van een bierbankje. Hij wil hiermee laten zien dat tijdens het Menges toernooi mensen hierop gingen staan of dansen waardoor deze stuk gaan. Dit is uiteraard niet de bedoeling en we zullen proberen dit te voorkomen. Eva Loosman: Ze heeft vanavond veel gehoord over financiële middelen maar niet veel over voetbal. Graag wil zij weten wat het beleid t.o.v. de visie m.b.t. voetbal voor de jeugd en dames is en of dit vastgelegd is. Johan Bosch merkt op dat hij de afgelopen jaren voor de jeugd al veel werk verzet heeft door o.a. Jacco van Olst als selectietrainer aan te stellen. Jacco ondersteunt ook de jeugdtrainers. Op het gebied van het damesvoetbal is er nog niet echt goed naar gekeken. Dit zal in de toekomst verder uitgewerkt moeten gaan worden, gezien het damesvoetbal explosief stijgt. Dries van Klompenburg (HWK): Bij het welkomstwoord van Everhard is hij vergeten om Dries te benoemen Jan Willem Menges: Hoe is het geregeld met de AED, is het voor iedereen duidelijk waar deze hangt? Er hang buiten een bordje dat deze in de commissiekamer hangt, maar in de laatste bestuursvergadering is al besloten dat deze naar buiten gaat omdat de commissiekamer nu niet meer voor iedereen van buitenaf toegankelijk is. We gaan de komende tijd ook in kaart brengen wie BHV en EHBO heeft. Wenselijk is dat er altijd iemand aanwezig is.
Geurard: Hij vraagt of de sfeerstimuleringsbijdrage omhoog kan omdat deze al jaren hetzelfde is. Het bestuur geeft hier niet per direct antwoord op. Er moet eerst even gekeken worden naar de gang van zaken en of de financiële middelen dit gaan toelaten. Geurt: Voortbordurend op de vraag van Jan Willem wil hij aangeven of er een jaarplan gemaakt kan worden en deze mensen moeten duidelijk zichtbaar zijn d.m.v. hesjes. Geurt heeft vorig jaar een voorstel gedaan voor het zwaluwenjeugdtoernooi/beatrixfonds. Hij was van mening dat er voor elk lid een bedrag zou moeten worden afgedragen net als in het verleden. Een paar weken heeft hij de vraag gekregen of er geld en spullen beschikbaar gesteld kunnen worden voor Gambia. Hij vraagt of het mogelijk is om een bedrag van 250 euro beschikbaar te stellen voor de aanschaf van ballen of ballen die nu soms worden weggedaan die mee te geven. Willem heeft de vraag m.b.t. de afdracht t.b.v. het zwaluwenjeugdtoernooi uitgezocht, wij dragen al verplicht af aan de KNVB voor het bovenstaande. Aangaande het bedrag beschikbaar stellen kan het bestuur nog niet toezeggen. Wel zullen we kijken dat als er ballen weggaan, deze gebruikt mogen worden voor dit doel. Gijsje: Alcohol onder de 18 jaar Kunnen wij als bestuur er niet wat aan doen om te voorkomen dat een lid onder de 18 jaar elke week weer alcohol drinkt. Aan de bar mag het niet aan de persoon in kwestie verkocht worden, daarbuiten is het lastig om dit te voorkomen als een ander de persoon in kwestie wel wat geeft. We kunnen het alleen proberen te voorkomen, Het bestuur kan hierin niet alleen als politieagent optreden, we moeten met ons allen ons best doen om niet te verkopen en bij twijfel om een ID te vragen en elkaar erop aan te spreken. Bij wet blijven we uiteraard verplicht om als uitbater daarop toe te zien. Ieda Samen met een aantal leden heeft zij een boekwerk m.b.t. een op te richten supportersvereniging overhandigd aan het bestuur. Ze vraagt zich af wat de stand van zaken is. Johan Bosch is hiermee bezig en hoopt er binnenkort op terug te komen. Nardus Is er een beleid m.b.t. het beleid van uitgeven van sleutels van de accommodatie? Dit had al de aandacht van het bestuur, we zijn ons ervan bewust dat er een behoorlijk aantal sleutels in omloop is maar dit wordt binnenkort door Henk v.d. Brink opgepakt en opnieuw georganiseerd. Herman bedankt de leden voor hun komst en nodigt iedereen nog uit voor een drankje.