TECHNISCH HANDBOEK
Algemene informatie 3 Organisator: easyfairs België 3 Beurshal: Antwerp Expo 3 Partners 3 Data en tijden 4-5 Opbouw 4 Beursdagen 5 Afbouw 5 Beurssecretariaat 5 All in module 6-7 Gebruiksregels 6 Standaard All in-pakket 6 Afmetingen 7 Wandbedrukkingen 7 All in Plus module 8-9 Gebruiksregels 8 Standaard All in Plus-pakket 8 Afmetingen 9 Space Plus module 10 Gebruiksregels 10 Standaard Space Plus-pakket 10 Technisch plan 11-12 Instructies 11 Voorbeeld 11 Technisch plan van uw stand 12 Bijbestellingen 13 Technisch reglement 14 Praktische informatie 15 Grondplan 15 Plattegrond van het complex 15 2
Algemene informatie Beurs: Datum: 18 & 19 april 2012 Openingsuren: 18/04: 10:00u - 20:00u & 19/04: 10:00u - 18:00u Beste exposant Dit technisch handboek bevat belangrijke informatie om uw deelname aan Maintenance 2012 voor te bereiden. Lees het aandachtig door en noteer de deadlines. Indien u nog vragen heeft, aarzel dan niet om ons te contacteren. Wij wensen u veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs. Organisator: easyfairs België OPERATIONS: SALES: Peter Keersse Sara Tersago Operations Coordinator Sales Executive Peter.Keersse@easyFairs.com Sara.Tersago@easyFairs.com T +32 (0)3 280 53 55 T +32 (0)3 280 53 72 F +32 (0)3 280 53 54 F +32 (0)3 280 53 53 MARKETING: John Barbier Sherra Van Bulck Marketing Project Manager Marketing Assistant John.Barbier@easyFairs.com Sherra.Van.Bulck@easyFairs.com T +32 (0)3 280 53 43 T +32 (0)3 280 53 38 F +32 (0)3 280 53 53 F +32 (0)3 280 53 53 Beurshal Antwerp Expo - Hal 1, 2 & 3 Jan Van Rijswijcklaan 191 2020 Antwerpen T +32 (0)3 260 81 20 www.antwerpexpo.be Partners Expo Café T +32 475 22 06 24 expocatering@telenet.be DHL Freight (Belgium) NV Trade Fairs & Events Klaus Michael Kühnelaan 13 B-2440 Geel T +32 (0)14 575 491 F +32 (0)14 575 402 Fairs.benelux@dhl.com Enkel heftrucks van DHL hebben toegang tot het beurscomplex! 3
Data en tijden Deadline voordeeltarief op bijbestellingen 4 april 2012 Deadline om technisch plan & standontwerp in te dienen + Afsluiting webshop 11 april 2012 Opbouw Space Plus 16 & 17 april 2012 All in/all in Plus 17 april 2012 Beurs 18 & 19 april 2012 Afbouw 19 & 20 april 2012 Opbouw Hieronder vindt u de opbouwdagen en uren. (Uitzonderingen op deze tijden zijn te overleggen: Peter.Keersse@easyFairs.com) ALL IN ALL IN PLUS SPACE PLUS Maandag 16/04 - - 10:00u-24:00u Dinsdag 17/04 10:00u 22:00u 10:00-22:00u 8:00-22:00u Tijdens de opbouw is het verplicht een gekleurd polsbandje te dragen. Bandjes krijgt u als u het terrein betreedt. Om uw materiaal te lossen, kan u met uw wagen tot dicht bij de hallen rijden. Deze zones zijn enkel voor laden en lossen, parkeren is niet toegelaten. Waarborg Om files naast de hallen te vermijden tijdens de opbouwperiode vragen we elke exposant om een waarborg te betalen bij het betreden van de zones naast de hallen. De tarieven zijn: Auto s en lichte vrachtwagens (<6m) Vrachtwagens (>6m) 50 / 1,5 uur 100 / 2 uur Bij het oprijden van de parking overhandigt u het bedrag en krijgt u een ontvangstbewijs met tijdstip. U krijgt het bedrag terug als u binnen de vooropgestelde termijn de parking verlaat met uw ontvangstbewijs. Opmerkingen over de waarborg worden enkel aanvaard tijdens de opbouw en de beursdagen, niet op een latere datum! Handling Als u een heftruck nodig heeft om zware materialen op uw stand te plaatsen, raden we u aan vooraf een afspraak te maken met de handling firma. Machines die niet door de gangpaden passen, kunnen tijdens de vooropbouw op de stand geplaatst worden. Maar dit enkel na schriftelijke aanvraag en toestemming van de organisatie (Peter.Keersse@easyFairs.com). 4
Beursdagen Op beursdagen wordt de hoofdingang van de beurs 1 uur voor aanvang van de beurs geopend voor exposanten voor de laatste voorbereidingen. Afbouw De standen afbouwen kan op 19 april vanaf 18:00u tot 22:00u en op 20 april vanaf 8:00u to 16:00u. Auto s en lichte vrachtwagens kunnen de zones naast de hallen betreden vanaf 18:00u, vrachtwagens (>6m) hebben toegang vanaf 19:30u. (Uitzonderingen op deze tijden zijn te overleggen: Peter.Keersse@easyFairs.com) ALL IN ALL IN PLUS SPACE PLUS Donderdag 19/04 18:00u-22:00u 18:00u-22:00u 18:00u-22:00u Auto s en lichte vrachtwagens (<6m) Donderdag 19/04 19:30u-22:00u 19:30u-22:00u 19:30u-22:00u Vrachtwagens (>6m) Vrijdag 20/04 08:00u-16:00u 08:00u-16:00u 08:00u-16:00u Om uw materiaal te laden, kan u met uw wagen tot dicht bij de hallen rijden. Deze zones zijn enkel voor laden en lossen, parkeren is niet toegelaten. Wij raden aan om waardevolle voorwerpen zo snel mogelijk van de stand te halen na sluiting van de beurs, daar onze leveranciers onmiddellijk starten met het afbouwen van de standen. Meldingen van diefstal of beschadiging worden enkel aanvaard tijdens de beurs en de afbouwperiode en niet op een later tijdstip. Beurssecretariaat Tijdens de op en afbouw en gedurende de beursdagen zal onze Operations Coordinator al uw vragen beantwoorden. Tijdens de opbouw kan u zich wenden tot het beurssecretariaat in ingang 1. Hier kan u ook nog last minute extra items bestellen. Vanaf de start van de beurs kan u voor al uw vragen terecht op het Business Point in hal 3. 5
All in module Gebruiksregels Om het hergebruik van alle elementen van uw stand (wanden, meubels, etc.) te kunnen garanderen, vragen we om al het gehuurde materiaal in dezelfde staat terug te bezorgen. Het is niet toegelaten in de wanden of meubels te boren, spijkeren of er iets op te kleven dat vlekken achterlaat. Standaard All in-pakket T.e.m. 24m² Tafel AXEL AXEL JEROOM TESS Stoel JEROOM Brochurerek TESS Spot (100 W) Stopcontact (1000 W) Parkeerkaart Uitnodigings kaarten 1 2 1 2 1 1 250 Vanaf 25m² 2 4 2 4 2 2 500 Het is niet mogelijk materialen uit het standaardpakket te ruilen voor andere bijbestellingen. De maximale bouwhoogte is 2.5m Ook inbegrepen: Witte MDF wanden (hoogte: 2.5m) 2 naambordjes met firmanaam en standnummer Frieslijst (verplicht!) Donkerblauwe tapijttegels Dagelijks stofzuigen Draadloze internetverbinding Opname in beurscatalogus Marketingtools 6
Afmetingen Vooraanzicht Panelen (breedte x hoogte) Zichtbare oppervlakte paneel (breedte x hoogte) Fries (hoogte) Staander tussen 2 panelen 100cm x 250cm 95.4cm x 240cm 7cm 4.55cm Wandbedrukkingen U kan uw stand nog beter personnaliseren door uw wanden te laten bedrukken. U kan dit doen door via Mijn easyfairs (website) het gewenste aantal bedrukte wanden te bestellen (Categorie «Planten & decoratie»). Daarna kan u de layouts verzenden naar Peter.Keersse@easyFairs.com (vóór 20/03/2012). De prijs hiervoor bedraagt 100,00 euro per paneel. (Let op: deuren van berghokken kunnen niet bedrukt worden!) Gelieve rekening te houden met onderstaande specificaties voor het aanleveren van de bestanden: -Bestanden aanleveren per paneel -Opmaken in schoon formaat (zichtmaat) 95.4 x 240cm zonder overvul en snijtekens -Van alle teksten een lettercontour maken -Houdt rekening met de staander tussen de panelen van 4.55cm -Opslaan in PDF Acrobat 5 (pdf 1.4) Panelen meenemen is niet toegestaan. De stickers zijn evenwel uw eigendom en dient u dus mee te nemen na de beurs. Stickers die achterblijven en door onze leverancier verwijderd moeten worden, worden aangerekend aan de klant ( 25/sticker) 7
All in Plus module Gebruiksregels Om het hergebruik van alle elementen van uw stand (wanden, meubels, etc.) te kunnen garanderen, vragen we om al het gehuurde materiaal in dezelfde staat terug te bezorgen. Het is niet toegelaten in de wanden of meubels te boren, spijkeren of er iets op te kleven dat vlekken achterlaat. Standaard All in Plus-pakket ANTEA INDA JORNT PEDRO VERSE SANDY INTRA Tafel ANTEA Stoel INDA Koelkast JORNT Brochurerek PEDRO Barkruk VERSE Vuilbak SANDY Balie INTRA Spot (300 W) Plant LAURIER Parkeerkaarten Uitnodigings kaarten 2 6 1 3 2 1 1 3 2 3 250 Het is niet mogelijk materialen uit het standaardpakket te ruilen voor andere bijbestellingen. De maximale bouwhoogte is 4m Ook inbegrepen: Trussconstructie (hoogte: 4m) Banner met uw layout aan elke open zijde Donkerblauwe tapijttegels 1 berghok met deur en slot (1m x 2m) 1 wateraansluiting met gootsteen 1 elektriciteitsaansluiting met schakelbord (6KW) Dagelijks stofzuigen Draadloze internetverbinding Opname in beurscatalogus Marketingtools De banners zijn dubbelzijdig bedrukt. Mail uw layouts naar Peter.Keersse@easyFairs.com in PDF, 150dpi, 100% vóór 20/03/2012. 8
Afmetingen Afmetingen panelen berghok Panelen berghok (en achterwand) (breedte x hoogte) Oppervlakte paneel zonder profielen (breedte x hoogte) Staander tussen 2 panelen Truss constructie (hoogte) Banner (hoogte) 100cm x 250cm 95.4cm x 240cm 4.55 cm 4m 100cm 9
Space Plus module Gebruiksregels Om het hergebruik van alle gehuurde items te kunnen garanderen, vragen we om al het gehuurde materiaal in dezelfde staat terug te bezorgen. Het is niet toegelaten in de te boren, spijkeren of er iets op te kleven dat vlekken achterlaat. Standaard Space Plus-pakket Deze module bevat geen meubelpakket, noch een elektriciteitsaansluiting. Vergeet zeker uw elektriciteitsaansluiting niet te bestellen. Let op, het is niet mogelijk berghokken, wanden, spots en stopcontacten te bestellen voor een Space Plus-module.! Het is verplicht uw standontwerp in te dienen ter goedkeuring (Peter.Keersse@easyFairs.com). De maximale bouwhoogte is afhankelijk van de locatie van uw stand. Contacteer Peter Keersse voor meer informatie. Wel inbegrepen: 500 inkomkaarten Dagelijks stofzuigen Draadloze internetverbinding Opname in beurscatalogus Marketingtools 10
GANGPAD Technisch plan Instructies Vul de gegevens van uw bedrijf en de contactpersoon voor de beurs in en vermeld de datum Zorg ervoor dat u het correcte standnummer vermeld Teken uw stand. Gebruik stippellijnen voor de open zijden. Elk vakje van het rooster is 1m x1m Geef zoveel mogelijk informatie (gangpaden, buurstanden, ) Teken, enkel als u het huurt via Mijn easyfairs, stopcontacten, elektriciteits-, perslucht en wateraansluitingen, berghok en schappen. E-mail het plan naar Peter.Keersse@easyFairs.com of fax naar +32 (0)3 280 53 54 vóór 04/04/2012. Dit is geen bestelformulier. Items die u wenst te huren, dient u online te bestellen (Mijn easyfairs). Voorbeeld Firmanaam: easyfairs nv Contactpersoon: Peter Keersse Datum: 01/01/2012 Standnummer: B1001 Hoogte: 1.20m Voorbeeld Shelf E W GANGPAD 11
Dit is geen bestelbon! Technisch plan van uw stand Firmanaam: Contactpersoon: Datum: Standnummer: Legende E e Elektriciteitsaansluiting Stopcontact Berghok H 2O Wateraansluiting Shelf Schap A Persluchtaansluiting W Extra wand E-mail naar Peter.Keersse@easyFairs.com of fax naar +32 (0)3 280 53 54 vóór 04/04/2012 12
Bijbestellingen Na het boeken van uw stand, heeft u een link toegezonden gekregen voor «Mijn easyfairs». U kunt met deze link inloggen op onze website. Contacteer de organisatie indien u de link nogmaals wenst te ontvangen. Hier kunt u informatie voor de online catalogus opladen en bijbestellingen plaatsen. Extra items zoals meubels, elektriciteit, parkeerkaarten, audiovisueel materiaal, dienen dus langs deze weg bijbesteld te worden. Meer uitleg over het gebruik van Mijn easyfairs vindt u in het marketinghandboek op p. 6 en 7. Meubels die niet in de webshop staan, kunnen per mail (Peter.Keersse@easyFairs.com) besteld worden. U kan terecht op www.exporent.be voor een volledig overzicht van het beschikbare meubilair. Het is verplicht ook deze bestellingen via easy- Fairs te laten verlopen. Parkeerkaarten worden niet vooraf opgestuurd. U kan ze afhalen op het beurssecretariaat tijdens de opbouw van de beurs. Parkeerkaarten die niet worden afgehaald, zijn vanaf de eerste beursdag op te halen bij de bewaking aan de ingang van de parking. Deadline: bijbestellingen kunnen aan het voordeeltarief geplaatst worden tot 04/04/2012. Bestellingen die geplaatst worden na de deadline zijn onderhevig aan een prijstoeslag van 30%. De webshop op Mijn easyfairs zal afgesloten worden op 11/04/2012. Daarna kan u voor bestellingen nog terecht op het beurssecretariaat tijdens de opbouwdagen. easyfairs geeft echter geen garantie dat alle items nog verkrijgbaar zijn tijdens de opbouw. Indien u hierover vragen heeft: Peter.Keersse@easyFairs.com 13
Technisch reglement Alle zichtbare zijden moeten worden afgewerkt Beamers en lichtinstallaties mogen enkel in de stand en mogen niet storend zijn voor de andere exposanten Er mogen geen commerciële acties gevoerd worden buiten de stand, zonder toelating van de organisatie Gasflessen zijn enkel toegelaten na schriftelijke aanvraag en goedkeuring van de organisatie Geluidsinstallaties mogen enkel als deze niet storend zijn voor andere exposanten Auto s parkeren wordt niet toegestaan in de hal Elke vorm van dakconstructie is enkel toegestaan na goedkeuring van de organisatie Schroeven, boren of spijkeren in easyfairs materiaal is niet toegestaan. Beschadigde materialen zullen worden gefactureerd aan de klant. ( 50/wand) Demomateriaal moet in de stand staan, niet in de gangpaden Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal is niet mogelijk Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annulatiekosten aan te rekenen. => tot 2 weken voor de beurs: 50% annulatiekosten => 1 week voor de beurs: 100% annulatiekosten De organisatie behoudt zich het recht voor om artikels van alle aard, die storend zijn voor de organisatie of andere exposanten te verwijderen op elk ogenblik van de beurs De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal Restafval dat achterblijft na de beurs wordt gefactureerd aan de klant. ( 12.50/m³) Is uw stand groter dan 72m²? De aanwezigheid van een brandblusser zal voortaan verplicht zijn. Exposanten die niet over een brandblusapparaat beschikken, kunnen terecht bij de firma De Roeve (Tel: 02/474 85 85 e-mail: info.lighting@deroeve.com). De aanwezigheid van een brandblusapparaat zal door een erkend organisme opgenomen worden tijdens een algemene veiligheidsronde. 14
JAN VAN RIJSWIJCKLAAN Praktische informatie Grondplan Hier vindt u de laatste update van het grondplan. Plattegrond van het complex VOGELZANGLAAN 15