Gebruikershandleiding MYBEE Versie : 1.3 R. Beerschot T.H.C. Groeningenlei 62 2550 Kontich Tel 03 457 27 49 E-mail: info@beerschot.org www.beerschot.org Inhoud Algemene hulp... 2 Spelers... 2 Mijn account... 2 Foto s... 2 Persoonlijke foto s... 2 Groepsfoto op de groepspagina... 3 Fotoalbum... 3 Taalkeuze... 3 Afmelden van trainingen en wedstrijden... 4 Interne ploegcommunicatie... 5 Fruit (appelsienen) en vervoer... 6 Zoekt U de gegevens van een bepaald persoon?... 7 Clubadressen... 7 Fans?... 7 Hoe wordt je Fan van een ploeg?... 8 Ten eerste... 8 Ten tweede... 8 Ten derde... 8 Coaches, kapiteins en managers... 9 Wedstrijdafspraken... 9 Fans... 9 Setting om de trainingen en wedstrijden te actualiseren... 9 Interne ploegcommunicatie... 10 Hoe fruit( appelsienen), vervoer en groepsmaaltijden beheren?... 10 Hoe een nieuwe lijst aanmaken?... 10 Hoe het activiteitenoverzicht van uw kinderen beheren?... 11 MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 1
Trainers... 12 Algemene hulp De applicatie MYBEE bevat een hulpknop die bruikbaar is in bijna alle modules. Aarzel niet deze alsdusdanig ook te gebruiken. Spelers Mijn account Kijk uw gegevens na in «Mijn account». Als deze niet korrect zouden zijn, gelieve ze dan te veranderen. Spijtig genoeg kan u niet alle gegevens veranderen. In dat geval gelieve een mail te versturen naar het secretariaat op volgend mailadres secretariaat@beerschot.org. Gelieve ook het formaat te respecteren; dit is in het bijzonder van belang voor de GSM nummers. Gelieve het nummer te noteren op de hiernavolgende manier : 0032xxxxxxxxx. Foto s Persoonlijke foto s Plaats een van je beste foto s opdat iedereen u kan herkennen. Ga naar <Mijn account> en druk vervolgens op de knop < Foto veranderen> MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 2
Groepsfoto op de groepspagina Opgelet, enkel managers, coaches en kapiteins hebben hier de mogelijkheid om hun foto s te plaatsen of te veranderen. Ga hierbij naar «Mijn ploeg» en druk op «Foto wijzigen» (elke andere persoon zal deze knop niet terugvinden). Fotoalbum Alle spelers hebben de mogelijkheid om een fotoalbum te creëren. Ga naar «Mijn ploeg» en druk op de knop «Foto s». Omdat u zelf een fotoalbum aanmaakt, kan u beslissen of u deze privé houdt of publiekelijk ten toon stelt. In het laatste geval wordt deze opgenomen in de algemene lijst van albums en op de algemene site geplaatst. Opgepast : Wij vragen u met aandrang om een zekere ethiek te respecteren bij de keuze van de foto s en de samenstelling van jullie album. Wij vragen u evenzeer om met volgende formaten rekening te houden : Jaar/Maand/Dag + korte be(om)schrijving toe te voegen bv. : 2013/05/30 kadetten meisjes Bee-Brax Taalkeuze U kan uw taalvoorkeur veranderen door naar < Mijn account> te gaan. De nieuwsbrieven zullen ook in de taal van jullie voorkeur opgestuurd worden. MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 3
Afmelden van trainingen en wedstrijden Niets is eenvoudiger dan zich af te melden voor trainingen en wedstrijden door gebruik te maken van de applicatie via MYBEE. Het is bovendien verplicht om dit langs deze weg te doen en niet meer via mail naar een van de managers of enig andere persoon die al of niet officieel met de club betrokken is (tenzij dit via een of ander bericht wordt bevestigd). Ga naar < Mijn Ploeg>, Aanwezigheden, en kies de dag waar u niet kan aanwezig zijn en actualiseer de status. Op deze manier heeft iedereen een overzicht van de aan en afwezigen op die bepaalde trainings of wedstrijddag. De coach en de manager van de betrokken ploeg zullen vervolgens hiervan via een e-mail op de hoogte worden gebracht. Opgepast : wij vragen u wel de termijn van deze afzeggingsprocedure te respecteren ; ttz. U kan zich bij voorkeur niet op de allerlaatste minuut afmelden. Indien dit door omstandigheden toch zou gebeuren, gelieve dan uw kapitein of manager per GSM of telefoon hiervan op de hoogte te brengen. MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 4
Interne ploegcommunicatie U kan onmiddellijk gebruik maken van de MYBEE applicatie om berichten naar uw medespelers te verzenden. Hierbij dient u zelf geen distributielijst meer bij te houden. Als een ploeg verandert of een persoon verandert van e-mail adres( elke geregistreerde persoon heeft steeds de mogelijkheid om een aantal van zijn gegevens wo. zijn e-mail, via < Mijn Account> bij te veranderen) wordt alles automatisch bijgewerkt. Opgepast : U kan niet meer onmiddellijk antwoorden op een mail vanuit uw mailbox welke op deze manier werd verkregen. Uw antwoord zal niet bij de bestemmeling terechtkomen, omdat de mail werd verstuurd via < noreply@beerschot.org>. Om toch een antwoord te kunnen versturen gebruikt u de functie < Reageren>, de knop hiervan bevindt zich onder die van Boodschap van uw ploeg (of de ploeg waar u eventueel Fan van bent). MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 5
Fruit (appelsienen) en vervoer Om beide onderwerpen te beheren kan U ook terugvallen op MYBEE. Als uw manager MYBEE gebruikt( zie de paragraaf waar dit onderwerp wordt toegelicht aan de managers), vindt u verder alle informatie terug in de applicatie < Mijn Ploeg > onder de knop < Lijsten >. MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 6
Zoekt U de gegevens van een bepaald persoon? Eenvoudig : U gaat in MYBEE onder Administratie en gebruikt vervolgens «ADMINISTRATIE/ZOEKEN». Zoekt U bijvoorbeeld het GSM nummer van Patrick Goldberg, of zijn e-mail adres, dan vult U Goldberg in onder <Naam> en vervolgens drukt U op <Zoeken>. Vervolgens kiest U de juiste persoon en verkrijgt U alzo de gevraagde informatie. Clubadressen Zoekt u het adres van een club? U gaat naar <Hockey- Clubs routebeschrijving> en maakt vervolgens een zoekopdracht naar de naam van de betreffende club. Fans? U vraagt zich af wat een Fan is? Een Fan is een persoon die door een manager, coach of kapitein mag toegevoegd worden aan zijn ploeg, door MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 7
simpelweg naar de knop Fans in MYBEE te gaan. Een Fan mag de gegevens van een ploeg in beeld brengen alsook deelnemen aan de communicatie binnen de ploeg. Het kan voor een ouder interessant zijn om Fan te zijn van die ploegen waar hun kinderen dat bepaalde jaar actief in zijn. Zorgt U geregeld voor vervoer voor Uw ploeg, kan het ook interessant zijn om Fan te worden Hoe wordt je Fan van een ploeg? Ten eerste U moet een login hebben : dwz. ingeschreven zijn in MYBEE. Als dat nog niet het geval is, is dat helemaal niet erg. Hiervoor doet U een aanvraag om lid te worden van Beerschot door via de site www.beerschot.org naar Home te gaan en LID WORDEN aan te klikken. U vult vervolgens alle lege velden juist in. U kruist NIETS aan in de velden Hockey of Tennis, maar U vult wel in het veld Algemene Informatie in dat U Fan wilt worden. Ten tweede Vervolgens creërt U een login. Ten derde U vraagt aan de manager, coach of kapitein om van een ploeg Fan te mogen worden. Enkel een van deze drie personen bezit de mogelijkheid om dit voor u in orde te brengen. U kan dit NIET zelf doen. Op deze manier kan U deelnemen aan de interne ploegcommunicatie. Sympathiek, niet? MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 8
Coaches, kapiteins en managers Wedstrijdafspraken Het uur voor de afspraak van een wedstrijd wordt automatisch berekend door de applicatie MYBEE. Hiervoor wordt rekening gehouden met 2 parameters : vooreerst is er de duur van de verplaatsing van Beerschot tot bij de te bezoeken club en daarnaast is er de tijd dat de spelers op voorhand op Beerschot moeten aanwezig zijn( dit wordt bepaald door elke coach afzonderlijk). Deze totaaltijd wordt berekend per team maar is enkel belangrijk voor de administratie van het systeem. Deze wordt in het algemeen ingeschat op 30 minuten voor het merendeel van de ploegen, en 60 minuten voor alle anderen. Indien deze tijden, becijferd door het systeem, niet stroken met de werkelijkheid, kan U een mail sturen tav. patricia.vanderelst@telenet.be om het benodigd aantal minuten aan de specifieke situatie aan te passen. Fans Als een ouder of andere speler U vraagt Fan te mogen worden van Uw ploeg om aan de interne communicatie te kunnen deelnemen, kan U deze persoon als Fan toevoegen. Setting om de trainingen en wedstrijden te actualiseren De coaches, kapiteins en managers hebben de mogelijkheid om bepaalde settings voor hun team te actualiseren. Normaal dient de status van elke speler aanwezig te zijn ingevuld. Indien een speler voor een wedstrijd niet beschikbaar is dient hij/zij zich af te melden( = status : afwezig ). Sommige teams echter verkiezen om voor elke speler/speelster de parameter afwezig reeds op voorhand in te vullen. Indien dit het geval is moet elke speler/speelster voor elke komende wedstrijd zelf zijn status van afwezig naar aanwezig aanpassen. De 4 parameters zijn: aanwezig; afwezig; te laat; nog niet beslist. MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 9
Het aantal uren vermeld op de site, geeft het aantal uren weer waarbinnen er géén mogelijkheid meer bestaat om zich via het systeem af te melden voor een training. Hiervoor dient bij voorkeur een andere weg gekozen te worden om de kapitein of de manager te verwittigen van zijn /haar afwezigheid( bv. per GSM, telefoon etc). Interne ploegcommunicatie Het wordt sterk aanbevolen om alle communicatie met uw team via MYBEE te laten verlopen. Deze gecentraliseerde manier van werken heeft als belangrijk voordeel dat alle e-mailadressen door MYBEE voor U zullen bewaard worden. U hoeft deze niet meer zelf op de een of andere manier te beheren! Hoe fruit( appelsienen), vervoer en groepsmaaltijden beheren? Alles is voorzien in MYBEE. In < Mijn Ploeg > vindt U de knop < Lijsten > terug. Maak voor elk van de drie hierboven vermelde organisaties telkens een aparte lijst met de namen van de verschillende verantwoordelijken. Op deze manier gebruiken alle managers, spelers en andere ploegen MYBEE op dezelfde manier, en blijft het voor iedereen uitermate overzichtelijk! Hieronder vindt U een meer gedetailleerde uitleg : Hoe een nieuwe lijst aanmaken? In «Mijn Ploeg», onder de toets «Lijsten», drukt U op de «+» knop. Vervolgens vult U alle lege velden in, U geeft de lijst een titel en vervolgens kruist U < Publieke Lijst > aan opdat al Uw teamleden deze lijst zouden kunnen raadplegen. MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 10
Hoe het activiteitenoverzicht van uw kinderen beheren? Om de status, antwoorden op mails,etc in verband met Uw kinderen te beheren, gebruikt U de functie < Accounts> in MYBEE om uzelf het leven wat te vergemakkelijken. Dankzij de functie <Accounts> kunt U zich aanmelden in naamvan uw kind zonder zijn login en paswoord te moeten gebruiken. Daarvoor moet U op de tab <Accounts> bovenaan links van uw scherm aanklikken en dan klikken op de foto van uw kind [ 1 ]. Nu kunt U uw kind afwezig melden of andere meldingen in zijn naam uitvoeren. Vergeet niet om nogmaals Uw persoonlijke foto aan te klikken [ 2 ] om zelf opnieuw aangemeld te kunnen worden! Indien U als ouder nog géén eigen login of paswoord heeft, vraag er dan een aan door gebruik te maken van de functie <Lid Worden> op de homepagina van de site. Hierbij vermeld U, onder de rubriek Opmerkingen dat het enkel gaat over het beheer van Uw kinderen. Vervolgens vraagt U uw login aan door de procedure te volgen die beschreven staat onder <Thuis/FAQ>. MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 11
Trainers Moet nog worden vervolledigd. MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 12