www.asknetive.nl Een Introductie van Vendor Management Software voor Human Resource managers Over Nétive VMS BV Nétive VMS BV helpt bedrijven en organisaties in zakelijke dienstverlening en overheid om het gehele inhuur en administratie traject van flexibele arbeid te digitaliseren en automatiseren, teneinde directe- en indirecte kostenbesparingen te realiseren. Daarnaast helpen wij ook MSP s hun klanten beter te bedienen. Een greep uit de vele gebruikers van de Vendor Management Software
2 Een Introductie van Vendor Management Software voor HR managers www.asknetive.nl
Welkom! Hartelijk dank voor het downloaden van de Introductie van Vendor Management Software voor HR-managers. Dit gratis white paper is speciaal ontwikkeld om u, Human Resource manager, te helpen bij het kiezen van het juiste VMS voor uw organisatie. Waarom Ask Nétive? Ons team van IT-ontwikkelaars en HR-specialisten heeft gezamenlijk meer dan 20 jaar ervaring in de uitzendbranche. In de loop der tijd hebben wij alle belangrijke uitdagingen op flexgebied meegemaakt en deze stuk voor stuk tot een goed einde gebracht. Om u een voorbeeld te geven: de vraag of u als organisatie wel voldoet aan de Nederlandse wet- en regelgeving kan van bedrijfskritisch belang zijn. Daarom nemen wij die zorg graag van u over. Wij houden alle ontwikkelingen bij de overheid en in de flexmarkt voortdurend in de gaten en bepalen wat de implicaties hiervan voor u zijn. Omdat wij steeds een vinger aan de pols houden, kunnen wij proactief voor oplossingen zorgen. Een organisatie die goed geïnformeerd en goed voorbereid is, kiest veel gemakkelijker het VMS dat voor hen het meest geschikt is. De implementatie van het VMS verloopt daardoor veel sneller en soepeler. In dit white paper bespreken wij de belangrijkste HRkwesties die een rol spelen bij het kiezen van een VMS voor uw organisatie en we vertellen u hoe we zo n kwestie aanpakken. Als u vragen heeft over een willekeurige VMS-kwestie in dit white paper, of over vendor management in het algemeen, neem dan gerust contact met ons op vraag het Nétive. Wij helpen u graag. Patrick Tiessen, Nétive, Directeur-eigenaar 3
Wat moet een VMS voor u doen? Wij begrijpen uw verantwoordelijkheden als HR-manager. Uw belangrijkste zorg is om een VMS te vinden dat u een transparant totaaloverzicht geeft van het gehele inhuurproces van flexibele arbeidskrachten. Een VMS dat processen vereenvoudigt en waarmee u probleemloos contracten kunt beheren. U zoekt een VMS-partner met ruime praktijkervaring op het gebied van flexwerk en flexmedewerkers iemand die begrijpt met wat voor uitdagingen u te maken heeft. U wilt efficient en prettig kunnen werken zonder afhankelijk te zijn van Excelsheets. Maar de oplossing die u kiest moet ook eenvoudig integreerbaar zijn met uw backoffice. U moet kosten besparen en beheer opschroeven. U moet leveranciers managen, kosten vergelijken en zonder rompslomp accurate rapportages opstellen. U wilt geen tijd en middelen kwijt zijn aan het trainen van de gebruikers van uw VMS. Tegelijkertijd wilt u een VMS dat de goedkeuring heeft van IT, Finance, Procurement en het management. Dus waar kunt u het best beginnen? Om u hierbij te helpen geven we in dit document een overzicht van de meest belangrijke kwesties die bij het kiezen van een VMS aan de orde komen. Als u met ons over deze onderwerpen van gedachten wilt wisselen, dan kan dat altijd, en het verplicht u tot niets. Nétive VMS: de flexwerk management specialisten U weet als geen ander dat het bij het kiezen van een VMS niet alleen om de software gaat. De ervaring die de softwareaanbieder met de verschillende flexwerkprocessen heeft, is minstens even belangrijk. U zoekt daarom een leverancier die niet alleen begrijpt dat bij flexwerkprocessen verschillende disciplines betrokken zijn met elk hun eigen behoeftes, maar daar ook praktische ervaring mee heeft. Meer dan 20 jaar ervaring in uitzendbranche en softwareontwikkeling Ons team bestaat uit HR-specialisten en ICT-engineers met zo n 20 jaar ervaring bij gerenommeerde flexspelers als Kelly Services en Manpower. Onze experts hebben dus alle ontwikkelingen in de uitzendbranche meegemaakt. In 2003 hebben zij hun krachten gebundeld in Nétive VMS B.V. Volledig afgestemd op de Nederlandse wet- en regelgeving De flexbranche staat niet stil. Ontwikkelingen volgen elkaar snel op en de wet- en regelgeving speelt daarop in. Wij zijn altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en wij verdiepen ons in de gevolgen hiervan voor onze cliënten en onze software, zodat wij eventuele problemen kunnen oplossen. Op het moment dat de veranderingen worden doorgevoerd, zijn wij en bent u volledig voorbereid. Nétive is helemaal onafhankelijk Wij vinden dat een goede VMS u niet mag dwingen om van een bepaalde leverancier gebruik te maken. U wilt immers vrij zijn in uw keuze. Wij zijn en blijven volledig onafhankelijk van welke leverancier van tijdelijk werk dan ook. Data onafhankelijkheid Data onafhankelijkheid: een Vendor Management Systeem voor inhuur beschikt over veel concurrentiegevoelige informatie: aanvragen, kandidaten, tarieven, CV s, competenties, gerealiseerde uren, facturen en zeer belangrijke managementinformatie. Deze informatie mag niet bij de concurrent of bij andere leveranciers terecht komen. Nétive garandeert volledige data onafhankelijkheid. De data komt alleen bij de personen terecht die recht hebben op de gegevens en informatie. Een Introductie van Vendor Management Software voor HR managers www.asknetive.nl 4
Inzicht in het volledige inleentraject Binnen uw organisatie zijn tal van medewerkers betrokken bij het inlenen van flexmedewerkers. Een traject dat over zoveel schijven loopt, is bewerkelijk en kan zelfs in de beste organisaties tot misverstanden leiden. Met behulp van een VMS kunt u het flextraject standaardiseren, waardoor fouten en misverstanden zoveel mogelijk worden voorkomen. Helaas is niet elk VMS even gebruiksvriendelijk en flexibel. Wij vinden dat u met één VMS uw hele flextraject moet kunnen beheersen en dat alle betrokken medewerkers er probleemloos mee moeten kunnen werken. De verschillende stappen van het traject zijn voor iedere gebruiker helder en eenduidig, en er kunnen geen stappen overgeslagen worden. Ons VMS geeft u ook een overzicht van het totale aantal flexmedewerkers in uw organisatie. Zo kunt u eenvoudig zien welke flexmedewerkers op welke afdelingen werken, welke functies zij bekleden, welke afdelingen de meeste flexmedewerkers gebruiken en of er pieken zijn in het gebruik van flexmedewerkers. Het systeem bevat bovendien een aantal extra functionaliteiten die voor de HR-manager van belang zijn. Een voorbeeld daarvan is de Digidoc-module. Dit is een digitaal dossier dat u voor ieder van uw flexmedewerkers kunt aanmaken en bijhouden. Flexmedewerkers die worden voorgesteld, die reeds eerder ingeleend zijn, kunnen op het arbeidsverleden worden gecontroleerd. Tussentijdse evaluaties en de reden waarom de flexmedewerker destijds uit dienst is gegaan kunnen worden gebruikt om de voorgestelde flexmedewerker te evalueren. Hierbij wordt de kans gereduceerd dat een kwalitatief mindere medewerker wederom voor een andere functie in dienst wordt genomen. U kunt in de Digidoc-module hun CV, VOG verklaringen, ID-bewijs, VAR verklaringen en geheimhoudingsverklaring opslaan. Zo kunt u deze vertrouwelijke gegevens nooit kwijtraken en zijn ze toch op elk moment op te vragen door geautoriseerde personen. De applicatie signaleert documenten die niet meer geldig zijn. De eigenaar van het document wordt gemaand om een nieuw document aan te leveren. 5
Volledig afgestemd op de Nederlandse wet- en regelgeving Nétive VMS voldoet voor 100% aan alle Nederlandse wet- en regelgeving voor het inhuren van flexibele arbeidskrachten. Deze unieke eigenschap is van kritiek belang voor uw VMS: U hoeft niet meer zelf uit te zoeken welke CAO aanpassingen voor uw branche gelden. Prijsaanpassingen kunnen (met één druk op de knop) met terugwerkende kracht worden doorgevoerd. Dit levert uw organisatie flinke tijd- en kostenbesparingen op. Uw organisatie heeft dankzij de rechtmatigheid van Nétive VMS een uitzonderingspositie bij uitzend- en detacheringsorganisaties. Dit kan een gunstige factor zijn bij prijsonderhandelingen aangezien veel organisaties ook op Nétive technisch zijn aangesloten. Urenbriefjes en facturen worden automatisch uitgewisseld. Door de invoer van de Wet op Flexibiliteit en Zekerheid hebben flexmedewerkers meer recht op zekerheid van de uitzendorganisaties. Naarmate een flexmedewerker langer in dienst is, stijgt deze in fase. Daarmee wordt het recht op zekerheid groter. Een geschikt VMS is in staat om het stijgen naar een hogere fase van te voren te signaleren, waardoor de inlener in staat is een gerichte keuze te maken om het contract voor de desbetreffende medewerker al dan niet voort te zetten. Configuratie Ons VMS ondersteunt het volledige inleenproces over alle verschillende schakels, ongeacht de omvang of complexiteit van uw organisatie. Alle modules van het programma zijn op elkaar afgestemd. Ze kunnen eenvoudig worden aangepast aan de behoeften van de verschillende afdelingen van uw organisatie. Dit biedt een aantal belangrijke voordelen: De basis van de applicatie is Salesforce CRM (Force.com) Het systeem is daardoor flexibel en gebruiksvrien delijk, wat het werkplezier van u en uw medewerkers vergroot. Vanwege het SaaS (Software as a Service) concept is technische ondersteuning bij updates en upgrades niet nodig. Rapportages in een handomdraai Wij vinden dat een goed VMS meer mogelijkheden zou moeten bieden dan alleen het automatiseren van het inhuurtraject. Als u alle gegevens die u en de andere gebruikers in het systeem invoeren aan elkaar kunt koppelen, worden de mogelijkheden oneindig veel groter. Zo kunt u bijvoorbeeld uitstekend real-time rapportages maken, die u een schat aan managementinformatie opleveren. In één oogopslag kunt u zien in welke perioden u welke kosten heeft gemaakt voor inhuur en welke u nog kunt verwachten. Het systeem kan ook de prestaties (response en doorlooptijden en vervullingspercentage) en de tarieven van de verschillende bureaus benchmarken en op basis de afgesproken KPI s meten. Met deze gegevens kunt u een bonus-malus toepassen op het inhuren van flexibele arbeid zodat u kostenefficiënter kunt werken. Een Introductie van Vendor Management Software voor HR managers www.asknetive.nl 6
Kostenbesparing U kunt alleen maximale kostenbesparingen realiseren als uw VMS het complete inleentraject stroomlijnt en vereenvoudigt. Daarnaast worden functieprofielen met behulp van een VMS gestandaardiseerd. Dit heeft meerdere positieve gevolgen: De communicatie tussen de betrokken afdelingen onderling, en de bureaus en flexwerkers verbetert aanzienlijk. U kunt verschillende data met elkaar in verband brengen en waardevolle informatie zichtbaar maken. U kunt contract- en prijsafspraken sneller controleren. Enkele voorbeelden van kostenbesparingen: Ons VMS maakt het flexproces veel efficiënter en verbetert de communicatie tussen de betrokken partijen. Dit levert tijdwinst en kostenbesparingen op. Omdat een VMS zorgt voor de centrale registratie en administratieve afhandeling vervalt ook het uitzoeken van de combinaties tussen inkooporders, werkbriefjes en facturen. U kunt allerlei financiële data zichtbaar maken, waardoor u solide kostenprognoses kunt opstellen. Hiermee kunt u het kostenbewustzijn binnen uw organisatie vergroten. De zwaarte van de functie kan tot in detail worden vastgelegd. Hierover kan geen verwarring meer ontstaan, zodat het aannemen van over-gekwalificeerde (duurdere) krachten wordt voorkomen; Tijdens inkooponderhandelingen kunnen de geformuleerde functieprofielen worden gebruikt als basis om een directe kostprijsvergelijking te kunnen maken; De doorlooptijd van het aanvraagproces voor nieuwe flexmedewerkers wordt significant verkort, omdat niet meer bij elke aanvraag het functieprofiel opnieuw moet worden verzonnen. Naadloze integratie in uw organisatiestructuur Ons VMS integreert naadloos in uw organisatiestructuur en past perfect in uw IT-landschap. Dit levert verschillende voordelen op: Voordat de vacature naar de leveranciers wordt gestuurd, checkt het VMS eerst of er nog interne kandidaten zijn. Dit bevordert interne mobiliteit en kan ook leiden tot een kostenbesparing. De probleemloze integratie versoepelt het gehele informatieproces in uw organisatie. Dat spaart tijd en voorkomt faalkosten. Het VMS kan eenvoudig gekoppeld worden met verschillende HR / ERP systemen, maar ook met financieel-administratieve systemen en de BI-tools die u in uw organisatie gebruikt. 7
Nétive VMS: overzicht van de voordelen Wij zetten de belangrijkste eigenschappen van Nétive VMS nog even voor u op een rij: Industrie expertise: ons VMS is ontwikkeld door HR- en IT-specialisten met 20 jaar ervaring in de flexbranche. Wet- en regelgeving: Nétive VMS is volledig afgestemd op de Nederlandse wet- en regelgeving voor flexwerk. SaaS: Het Nétive VMS is een Cloud/SaaS-oplossing. U hoeft dus geen software aan te schaffen met dure licenties. Configuratie: Nétive VMS is flexibel en gebruiksvriendelijk; technische ondersteuning en training zijn niet nodig. Communicatie: Het VMS vergroot de efficiëntie van het flexproces en verbetert de communicatie tussen de betrokken partijen. Kostenbesparing: Een VMS digitaliseert en automatiseert het gehele flex traject en kan zo tot 30% aan directe- en indirecte kostenbesparingen realiseren. Rapportages: U kunt de prestaties en tarieven van de verschillende bureaus benchmarken en op basis daarvan KPI s opstellen. End-to-end ondersteuning: De probleemloze integratie van het VMS versoepelt het gehele informatieproces in uw organisatie. Integratie: Nétive VMS kan eenvoudig gekoppeld worden aan andere informatiesystemen in uw organisatie. Als u een toelichting wilt op de diverse mogelijkheden van Nétive VMS, of als u meer wilt weten over vendor management, neemt u dan contact op met een van onze accountmanagers op 015 251 18 40. Een Introductie van Vendor Management Software voor HR managers www.asknetive.nl