TECHNISCH HANDBOEK Wo. 26 september 2012 & 10u. - 21u. Do. 27 september 2012 10u. - 18u.
Algemene informatie 3 Organisatie 3 Beurshal 3 Partners 3 Data en tijden 4-5 Opbouw 4 Beursdagen 5 Afbouw 5 Beurssecretariaat 5 All-in module 6-7 Gebruiksregels 6 Standaard All-in pakket 6 Afmetingen 7 Wandbedrukkingen 7 All-in Plus module 8-9 Gebruiksregels 8 Standaard All-in Plus pakket 8 Afmetingen 9 Technisch plan 10-11 Instructies 10 Voorbeeld 10 Technisch plan van uw stand 11 Bijbestellingen 12 Technisch reglement 13 Praktische informatie 14 Grondplan 14 Plattegrond van het complex 14 2
Algemene informatie Beurs: 2012 Datum: 26 & 27 september 2012 Openingsuren: 26/09: 10.00u - 21.00u 27/09: 10.00u - 18.00u Beurshal: Brussels Expo - Hal 9 + Patio Beste exposant Dit technisch handboek bevat belangrijke informatie om uw deelname aan 2012 voor te bereiden. Lees het aandachtig door en noteer de deadlines. Indien u nog vragen heeft, aarzel dan niet om ons te contacteren. Wij wensen u veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs. Organisatie OPERATIONS: SALES: Joelle Blokland Gwendy Van Cauter Operations Coordinator Sales Executive Joelle.Blokland@easyFairs.com Gwendy.Van.Cauter@easyFairs.com T +32 (0)3 280 53 52 T +32 (0)3 280 53 10 F +32 (0)3 280 53 54 F +32 (0)3 280 53 53 MARKETING: Sherra Van Bulck Marketing Assistant Sherra.Van.Bulck@easyFairs.com T +32 (0)3 280 53 38 F +32 (0)3 280 53 54 Beurshal Partners Brussels Expo - Hal 9 + Patio Belgiëplein 1 1020 Brussel T +32 (0)2 474 82 63 www.brusselsexpo.be Horeto Expo Brussels expo Belgiëplein 1020 Brussel T +32 (0)2 474 88 50 F +32 (0)2 474 83 95 Valverde Evert van de Beekstraat 46 1118 CL Schiphol T +31 (0)20 6538555 F +31 (0)20 6537658 www.valverde.nl Enkel heftrucks van Valverde hebben toegang tot het beurscomplex 3
Data en tijden Deadline voordeeltarief op bijbestellingen + indienen layouts Deadline om technisch plan & standontwerp in te dienen + Afsluiting webshop Opbouw Beurs Afbouw 5 september 17 september 25 september 26 & 27 september 27 & 28 september Opbouw Hieronder vindt u de opbouwdagen en uren. Uitzonderingen op deze tijden zijn te overleggen: Joelle.Blokland@easyFairs.com ALL-IN ALL-IN PLUS Dinsdag 25/09 8.00u - 20.00u 8.00u - 20.00u Tijdens de opbouw is het verplicht een gekleurd polsbandje te dragen. Bandjes krijgt u als u het terrein betreedt. Om uw materiaal te lossen, kan u met uw wagen tot dicht bij de hallen rijden. Deze zones zijn enkel voor laden en lossen, parkeren is niet toegelaten. Handling Als u een heftruck nodig heeft om zware materialen op uw stand te plaatsen, maakt u ruim vooraf een afspraak met de handling firma. Machines die niet door de gangpaden passen, kunnen tijdens de vooropbouw op de stand geplaatst worden. Maar dit enkel na schriftelijke aanvraag en toestemming van de organisatie (Joelle.Blokland@easyFairs.com). Valverde Evert van de Beekstraat 46 1118 CL Schiphol Tel: +31 (0)20 6538555 Fax: +31 (0)20 6537658 4
Beursdagen Op beursdagen wordt de hoofdingang van de beurs 1 uur voor aanvang van de beurs geopend voor exposanten voor de laatste voorbereidingen. Tijdens de beursdagen mogen er geen wagens naast de hallen parkeren. Personenwagens worden op de exposantenparking toegelaten op vertoon van hun parkeerkaart. Houdt er eveneens rekening mee dat de poorten gesloten blijven. BEZOEKERS EXPOSANTEN Woensdag 26/9 10.00u - 21.00u 9.00u - 21.00u Donderdag 27/9 10.00u - 18.00u 9.00u - 18.00u Afbouw Hieronder vindt u de afbouwtijden. Uitzonderingen op deze tijden zijn te overleggen: Joelle.Blokland@easyFairs.com ALL-IN ALL-IN PLUS Donderdag 27/9 18.00u - 22.00u 18.00u - 22.00u Vrijdag 28/9 8.00u - 12.00u 8.00u - 12.00u Om uw materiaal te laden, kan u met uw wagen tot dicht bij de hallen rijden. Deze zones zijn enkel voor laden en lossen, parkeren is niet toegelaten. Wij vragen exposanten om zoveel mogelijk af te bouwen na de beurs. Onze leveranciers starten onmiddellijk na sluiting van de beurs met het afbouwen van de standen. Wij raden daarom iedereen aan om waardevolle voorwerpen zo snel mogelijk van de stand te halen. Meldingen van diefstal of beschadiging worden enkel aanvaard tijdens de beurs en gedurende de afbouwperiode en niet op een later tijdstip. Beurssecretariaat Tijdens de op en afbouw en gedurende de beursdagen zal onze Operations Coordinator al uw vragen beantwoorden. Tijdens de opbouw kan u zich wenden tot het beurssecretariaat. Hier kan u ook nog last minute extra items bestellen. Vanaf de start van de beurs kan u voor al uw vragen terecht op het Business Point. 5
All-in module Gebruiksregels Om het hergebruik van alle elementen van uw stand (wanden, meubels, etc.) te kunnen garanderen, vragen we om al het gehuurde materiaal in dezelfde staat terug te bezorgen. Het is niet toegelaten in de wanden of meubels te boren, spijkeren of er iets op te kleven dat vlekken achterlaat. Standaard All-in pakket < 25m² Tafel AXEL AXEL JEROOM TESS Stoel JEROOM Brochurerek TESS Spot (100 W) Stopcontact (1000 W) Parkeerkaart Uitnodigings kaarten 1 2 1 2 1 1 250 > 24m² 2 4 2 4 2 2 500 Het is niet mogelijk materialen uit het standaardpakket te ruilen voor andere bijbestellingen. De maximale bouwhoogte is 3.5m Ook inbegrepen: Witte MDF wanden (hoogte: 2.5m) 2 naambordjes met firmanaam en standnummer Frieslijst (verplicht!) Donkerblauwe tapijttegels Let op, het is niet mogelijk om een andere tapijtkleur te bestellen Dagelijks stofzuigen Draadloze internetverbinding Opname in beurscatalogus Marketingtools! Tapijttegels wegnemen wordt niet toegelaten. 6
Afmetingen Vooraanzicht Panelen (breedte x hoogte) Zichtbare oppervlakte paneel (breedte x hoogte) Fries (hoogte) Staander tussen 2 panelen 100cm x 250cm 95.4cm x 240cm 7cm 4.55cm Wandbedrukkingen U kan uw stand nog beter personaliseren door uw wanden te laten bedrukken. U kan dit doen door via Mijn easyfairs (website) het gewenste aantal bedrukte wanden te bestellen (Categorie «Planten & decoratie»). Daarna kan u de layouts verzenden naar Joelle.Blokland@easyFairs.com (vóór 5/09/2012). De prijs hiervoor bedraagt 100,00 euro per paneel. (Let op: deuren van berghokken kunnen niet bedrukt worden!) Gelieve rekening te houden met onderstaande specificaties voor het aanleveren van de bestanden: -Bestanden aanleveren per paneel -Opmaken in schoon formaat (zichtmaat) 95.4 x 240cm zonder overvul en snijtekens -Van alle teksten een lettercontour maken -Houd rekening met de staander tussen de panelen van 4.55cm -Opslaan in PDF Acrobat 5 (pdf 1.4) Let op: Panelen meenemen is niet toegestaan. De stickers dient u aan het einde van de beurs zelf van de panelen te verwijderen. Stickers die achterblijven en door onze leverancier verwijderd moeten worden, worden aangerekend aan de klant ( 25/sticker). 7
All-in Plus module Gebruiksregels Om het hergebruik van alle elementen van uw stand (wanden, meubels, etc.) te kunnen garanderen, vragen we om al het gehuurde materiaal in dezelfde staat terug te bezorgen. Het is niet toegelaten in de wanden of meubels te boren, spijkeren of er iets op te kleven dat vlekken achterlaat. Standaard All-in Plus pakket ANTEA INDA JORNT PEDRO VERSE SANDY IMELDA Tafel ANTEA Stoel INDA Koelkast JORNT Brochurerek PEDRO Barkruk VERSE Vuilbak SANDY Balie IMELDA Spot Plant LAURIER Parkeerkaarten Uitnodigings kaarten 2 6 1 3 2 1 1 3 2 3 250 Het is niet mogelijk materialen uit het standaardpakket te ruilen voor andere bijbestellingen. De maximale bouwhoogte is 4m Ook inbegrepen: Trussconstructie (hoogte: 4m) Banner met uw layout aan elke open zijde Donkerblauwe tapijttegels Let op, het is niet mogelijk om een andere tapijtkleur te bestellen 1 berghok met deur en slot 1wateraansluiting met gootsteen 1 elektriciteitsaansluiting met schakelbord (6KW) Dagelijks stofzuigen van het tapijt Draadloze internetverbinding Opname in beurscatalogus Marketingtools De banners zijn 1m hoog en steeds 65cm korter dan de volledige lengte van de open zijde. Mail uw layouts naar Joelle.Blokland@easyFairs.com in PDF, 150dpi, 100% vóór 5/09/2012. 8
Afmetingen Afmetingen panelen berghok Panelen berghok (en achterwand) (breedte x hoogte) Zichtbare oppervlakte paneel (breedte x hoogte) Staander tussen 2 panelen Trussconstructie (hoogte) Banner (hoogte) 100cm x 250cm 95.4cm x 240cm 4.55 cm 4m 100cm 9
GANGPAD Technisch plan Instructies Vul de gegevens van uw bedrijf en de contactpersoon voor de beurs in en vermeld de datum Zorg ervoor dat u het correcte standnummer vermeldt Teken uw stand. Gebruik stippellijnen voor de open zijden. Elk vakje van het rooster is 1m x1m Geef zoveel mogelijk informatie (gangpaden, buurstanden, ) Teken (enkel als u het huurt via Mijn easyfairs) stopcontacten, elektriciteits-, perslucht en wateraansluitingen, berghok en schappen. Indien wij geen schets van uw berghok ontvangen, wordt deze geplaatst op de meest aangewezen plek voor de organisatie. E-mail het plan naar Joelle.Blokland@easyFairs.com of fax naar +32 (0)3 280 53 54 vóór 17/09/2012. We kunnen geen rekening meer houden met plannen die ons na deze datum bereiken. Voorbeeld Dit is geen bestelformulier. Items die u wenst te huren, dient u online te bestellen (Mijn easyfairs). Firmanaam: easyfairs nv Contactpersoon: Joelle Blokland Datum: 01/01/2012 Standnummer: B1001 Hoogte: 1.20m Voorbeeld Shelf E W GANGPAD 10
Dit is geen bestelbon! Technisch plan van uw stand Firmanaam: Contactpersoon: Datum: Standnummer: Legende E e Elektriciteitsaansluiting Stopcontact Berghok H 2O Wateraansluiting Shelf Schap A Persluchtaansluiting W Extra wand E-mail naar Joelle.Blokland@easyFairs.com of fax naar +32 (0)3 280 53 54 vóór 17/09/2012 11
Bijbestellingen Na het boeken van uw stand, heeft u een link toegezonden gekregen voor «Mijn easyfairs». U kunt met deze link inloggen op onze website. Contacteer de organisatie indien u de link nogmaals wenst te ontvangen. Hier kunt u informatie voor de online catalogus opladen en bijbestellingen plaatsen. Extra items zoals meubels, elektriciteit, parkeerkaarten, audiovisueel materiaal, dienen dus langs deze weg bijbesteld te worden. Meer uitleg over het gebruik van Mijn easyfairs vindt u in het marketing handboek. Meubels die niet in de webshop staan, kunnen per mail (Joelle.Blokland@easyFairs.com) besteld worden. U kan terecht op www.exporent.be voor een volledig overzicht van het beschikbare meubilair. Het is verplicht ook deze bestellingen via easyfairs te laten verlopen. Parkeerkaarten worden niet vooraf opgestuurd. U kan ze afhalen op het beurssecretariaat tijdens de opbouw van de beurs. Deadline: bijbestellingen kunnen aan het voordeeltarief geplaatst worden tot 5/09/2012. Bestellingen die geplaatst worden na de deadline zijn onderhevig aan een prijstoeslag van 30%. De webshop op Mijn easyfairs zal afgesloten worden op 17/09/2012. Vanaf dan kan u voor bestellingen nog terecht op het beurssecretariaat tijdens de opbouwdagen. easyfairs geeft echter geen garantie dat alle items nog verkrijgbaar zijn tijdens de opbouw. Indien u hierover vragen heeft: Joelle.Blokland@easyFairs.com! Klachten over standaard of gehuurd materiaal worden enkel aanvaard tijdens de opbouwperiode en tijdens de beurs, niet op een later tijdstip! 12
Technisch reglement Alle zichtbare zijden moeten worden afgewerkt Beamers en lichtinstallaties mogen enkel in de stand en mogen niet storend zijn voor andere exposanten Er mogen geen commerciële acties gevoerd worden buiten de stand, zonder voorafgaande toelating van de organisatie Gasflessen zijn enkel toegelaten na schriftelijke aanvraag en goedkeuring van de organisatie Geluidsinstallaties mogen enkel als deze niet storend zijn voor andere exposanten! VERGEET SABAM EN DE BILLIJKE VERGOEDING NIET, INDIEN ER MUZIEK WORDT GESPEELD OP UW STAND! Auto s parkeren wordt niet toegestaan in de hal Elke vorm van dakconstructie is enkel toegestaan na goedkeuring van de organisatie Schroeven, boren of spijkeren in easyfairs materiaal is niet toegestaan. Beschadigde materialen zullen worden gefactureerd aan de klant. ( 50/wand) Demomateriaal moet in de stand staan, niet in de gangpaden Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal is niet mogelijk Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annulatiekosten aan te rekenen. => tot 2 weken voor de beurs: 50% annulatiekosten => 1 week voor de beurs: 100% annulatiekosten De organisatie behoudt zich het recht voor om artikels van alle aard, die storend zijn voor de organisatie of andere exposanten te verwijderen op elk ogenblik van de beurs De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal Restafval dat achterblijft na de beurs wordt gefactureerd aan de klant. ( 12.50/m³) Is uw stand groter dan 72m²? De aanwezigheid van een brandblusser op stands groter dan 72m² is verplicht. Exposanten die niet over een brandblusapparaat beschikken, kunnen terecht in onze webshop (Technische uitrusting Brandblusapparaat) voor de aankoop van een poederblusser. De aanwezigheid van een brandblusapparaat zal door een erkend organisme opgenomen worden tijdens een algemene veiligheidsronde. 13
Praktische informatie Grondplan Hier vindt u de laatste update van het grondplan. Plattegrond van het complex 14