Handleiding. Digitaal Overdrachts Dossier

Handleiding Digitaal Overdrachts Dossier

1. Inhoudsopgave 1. Inhoudsopgave... 2 2. Vooraf... 3 3. Procesbeschrijving Verhuizing van basisonderwijs (PO) naar voortgezet onderwijs (VO)... 4 4. Procesbeschrijving Verhuizing van PO-PO, VO-VO, PO-SBO, PO-SO... 6 5. DOD aanmaken... 8 DOD voor een individuele leerling... 8 Inhoud DOD individuele leerling bekijken...10 Multi-DOD: DOD voor meerdere leerlingen...11 6. DOD inlezen... 12 Stap 1: Upload DOD...12 Stap 1A: Dit Digitaal Overdrachts Dossier bevat meerdere leerlingen. Selecteer de leerling die u wilt importeren....13 Stap 2: Zoek of de leerling reeds bestaat...13 Stap 3: Verifiëren en aanvullen personalia van de leerling...14 Leerling in groep plaatsen...15 Stap 4: Zoek broer/zus...16 Stap 5: Controleer personalia verzorgers...17 Leerling aanmelden...18 Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 2 van 18

2. Vooraf Het Digitaal Overdrachts Dossier (DOD) is bedoeld voor de digitale uitwisseling van leerlinggegevens tussen scholen onderling. In het vervolg van dit document zal het Digitaal Overdrachts Dossier DOD genoemd worden. In dit document leest u een beschrijving van de processen van een verhuizing van een leerling van het basisonderwijs naar andere onderwijsvormen. Verder wordt uitgelegd hoe een DOD wordt aangemaakt en ingelezen. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 3 van 18

3. Procesbeschrijving Verhuizing van basisonderwijs (PO) naar voortgezet onderwijs (VO) Dit proces beschrijft de te ondernemen stappen voor de digitale uitwisseling van gegevens op het moment een leerling de overstap maakt van het PO naar het VO. Deze overstap zal in de meeste gevallen plaatsvinden aan het einde van het achtste leerjaar en is dus tijdsgebonden. 1. Op uw school worden de scores van niet-methodegebonden toetsen per leerling geregistreerd en in ParnasSys vastgelegd. Vrijwel alle toetsen zijn voorzien van een overeen gekomen toetscode. Deze code dient om die gegevens tussen scholen uit te kunnen wisselen. 2. Op basis van behaalde resultaten en bevindingen formuleert u een advies voor een keuze in het VO. Dit advies wordt aan de ouders/verzorgers van de leerling meegedeeld. 3. De ouders/verzorgers en u bereiken in goed overleg overeenstemming over dit advies. 4. De ouders/verzorgers oriënteren zich op de onderwijsmarkt en kiezen een school/instelling in het VO, gebaseerd op uw advies. 5. De ouders/verzorgers melden hun kind aan op het VO. In veel gevallen zal deze aanmelding door het VO worden bevestigd. 6. Het VO vraagt nu bij u om het dossier van de leerling. U kunt nu de aanmaak van een voorlopig DOD opstarten. Deze stap heeft de volgende aandachtspunten: a. Afstemming met het VO over de volgende punten: i. Het DOD wordt gebruikt in plaats van een papieren versie; ii. Welk wachtwoord wordt gehanteerd; iii. Welk e-mailadres de ontvanger wil gebruiken. b. U vult het DOD met de relevante gegevens. Dit bestaat minimaal uit een set overeengekomen gegevens, zoals naam, adres, woonplaats en de toetsgegevens. c. Eventueel relevante documenten worden toegevoegd. d. Het pakket maakt nu een DOD aan in XML-formaat. e. Het DOD wordt voorzien van een wachtwoord wat alleen bekend is bij het VO dat dit DOD zal ontvangen. f. Voorafgaand aan de verzending kunt u zien welke informatie uiteindelijk door middel van het DOD aan het VO wordt verzonden. g. De verzending vindt vervolgens plaats waarbij de inhoud wordt voorzien van encryptie (versleuteling). Alleen de gebruikers van het DOD zijn in het bezit van de decoderingsleutel. De verzending vindt plaats per email, dus is altijd een directe verbinding tussen een verzender en een ontvanger. h. U kunt besluiten om voor verzending de DOD s van meerdere leerlingen in één e-mailbericht samen te voegen. Na ontvangst door het VO zullen de volgende stappen plaatsvinden: Het lezen van de ontvangen DOD; Controle van de gegevens met de aanmelding door de ouders/verzorgers; Het eventueel inlezen van de gegevens in de applicatie van het VO. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 4 van 18

7. Op school wordt de eindtoets afgenomen van de leerling en in het leerlingvolgsysteem geregistreerd. 8. Aan de hand van de uitkomst van de eindtoets wordt een definitief advies geformuleerd voor de schoolkeuze en wordt deze aan de ouders meegedeeld. 9. U stuurt nu het definitieve DOD aan de school voor het VO. Indien het definitieve advies sterk afwijkt van het voorlopige advies, kan het zijn dat het DOD aan een andere school verzonden dient te worden dan waar het voorlopige DOD aan verzonden is. Het proces om tot een te verzenden DOD te komen, bevat de volgende aandachtspunten: a. Afstemming met het VO over de volgende punten: i. Dat het DOD wordt gebruikt in plaats van een papieren versie; ii. Welk wachtwoord wordt gehanteerd; iii. Welk e-mailadres de ontvanger wil gebruiken. b. U vult het DOD met de relevante gegevens. Dit bestaat minimaal uit een set overeengekomen gegevens, zoals naam, adres, woonplaats en de toetsgegevens. c. Eventueel relevante documenten worden toegevoegd. d. Het pakket maakt nu een DOD aan in XML-formaat. e. Het DOD wordt voorzien van een wachtwoord wat alleen bekend is bij het VO dat dit DOD zal ontvangen. f. Voorafgaand aan de verzending kunt u zien welke informatie uiteindelijk door middel van het DOD aan het VO wordt verzonden. g. De verzending vindt vervolgens plaats waarbij de inhoud wordt voorzien van encryptie (versleuteling). Alleen de gebruikers van het DOD zijn in het bezit van de decoderingsleutel. De verzending vindt plaats per email, dus is altijd een directe verbinding tussen een verzender en een ontvanger. h. U kunt besluiten om voor verzending de DOD s van meerdere leerlingen in één e-mailbericht samen te voegen. 10. Het VO beraadt zich over de aanmelding en de ontvangen gegevens om tot een besluit voor inschrijving te kunnen komen. Indien de leerling niet zal worden toegelaten zal het VO in overleg treden met de ouders/verzorgers en eventueel met u. 11. Het VO leest het definitieve DOD in, in de applicatie die op het VO voor dit doel wordt gehanteerd. De leerling wordt hierbij aan de juiste opleiding en opleidingsperiode gekoppeld. 12. De ouders ontvangen een bevestiging van de inschrijving van het VO. 13. De leerling wordt geplaatst in het rooster op het juiste niveau in de opleiding. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 5 van 18

4. Procesbeschrijving Verhuizing van PO-PO, VO-VO, PO-SBO, PO-SO Dit proces beschrijft de te ondernemen stappen voor de digitale uitwisseling van gegevens op het moment een leerling één van de volgende overstappen maakt: Van PO naar PO; Van VO naar VO; Van PO naar SBO; Van PO naar SO. Deze overstap kan op ieder moment plaatsvinden en is dus niet tijdsgebonden. De aanleiding wordt bepaald door bijvoorbeeld een verhuizing van de ouders/verzorgers of bij een doorverwijzing naar een ander type school. 1. De ouders/verzorgers oriënteren zich op de onderwijsmarkt en kiezen een school voor PO/VO/SBO/SO (de ontvanger), gebaseerd op uw advies (PO). 2. De ouders/verzorgers melden hun kind aan op deze school. 3. De ontvanger vraagt nu aan u om het dossier van de leerling. U kunt nu het proces voor de aanmaak van een Digitaal Overdracht Dossier (DOD) opstarten. Hierbij gelden de volgende aandachtspunten: a. Afstemming met de ontvangende partij over: i. Het DOD wordt gebruikt in plaats van een papieren versie; ii. Welk wachtwoord wordt gehanteerd; iii. Welk e-mailadres de ontvanger wil gebruiken. b. U vult het DOD met de relevante gegevens. Dit bestaat minimaal uit een set overeengekomen gegevens, zoals naam, adres, woonplaats en de toetsgegevens. c. Eventueel relevante documenten worden toegevoegd. d. Het pakket maakt nu een DOD aan in XML-formaat. e. U voorziet het DOD van het wachtwoord dat alleen bekend is bij de ontvanger aan wie dit DOD zal worden verstuurd. f. Voorafgaand aan de verzending kunt u zien welke informatie uiteindelijk door middel van het DOD aan de ontvanger wordt verzonden. g. De verzending vindt vervolgens plaats waarbij de inhoud wordt voorzien van encryptie (versleuteling). Alleen de gebruikers van het DOD zijn in het bezit van de decoderringsleutel. De verzending vindt plaats per email, dus is altijd een directe verbinding tussen de zender en de ontvanger. Nadat de ontvangende partij het DOD heeft ontvangen zullen de volgende stappen plaatsvinden: Het lezen van de ontvangen DOD; Controle van de gegevens met de aanmelding door de ouders/verzorgers. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 6 van 18

De ontvanger beraadt zich over de aanmelding en de ontvangen gegevens om tot een besluit voor inschrijving te kunnen komen. Indien de leerling niet zal worden toegelaten zal de ontvanger in overleg treden met de ouders/verzorgers en de zender. 4. De ontvanger leest het definitieve DOD in, in de applicatie die voor dit doel wordt gehanteerd. De leerling wordt hierbij aan de juiste opleiding en opleidingsperiode gekoppeld. 5. De ouders ontvangen een bevestiging van de inschrijving van de ontvanger. 6. De leerling wordt geplaatst in de juiste groep of in het rooster op het juiste niveau van de opleiding. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 7 van 18

5. DOD aanmaken Het aanmaken van een DOD voor een individuele leerling doet u vanuit het dossier van die leerling. Voor het maken van een DOD van meerdere leerlingen tegelijk, maakt u gebruik van de exportfunctie onder de tab School. Bij deze laatste kunt u sneller meerdere DOD s tegelijk maken, een zogenaamde Multi-DOD. Maar het biedt geen mogelijkheid om extra bestanden aan de DOD toe te voegen. Dit is wel mogelijk bij het maken van een DOD voor een individuele leerling. DOD voor een individuele leerling Selecteer de leerling waarvoor u een DOD wenst te maken op de tab Leerling en open de tab Map in het dossier van de leerling. Er wordt een overzicht getoond van documenten die eerder aan het dossier van de leerling zijn toegevoegd. Om een nieuw DOD aan te maken klikt u onderin uw scherm op nieuw document. Selecteer de optie Digitaal Overdrachts Dossier. Vervolgens klikt u onderin uw scherm op volgende. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 8 van 18

Op deze pagina kunt u een aantal keuzes maken. U bepaalt hier welke gegevens en documenten in het DOD opgenomen worden. Markeer het selectievak bij de gegevens om deze in het DOD op te nemen. Indien het gaat om een eerste verzending aan een VO-school, kunt u eventueel volstaan met een beperkte set aan gegevens. Bij de tweede en/of definitieve verzending is het aan te bevelen om alle opties aan te vinken. U bepaalt zelf welke bestanden u mee wilt sturen, door deze te markeren onder De volgende bestanden meesturen:. U kunt hier nu geen bestanden toevoegen. De bestanden dienen eerst aan de map van de leerling te zijn toegevoegd. Bij de pincode vult u de code in die met de ontvangende school is overeen gekomen. Hiermee beveiligt u het bestand tegen het lezen door onbevoegden! De pincode bestaat uit maximaal vier karakters. Dit mogen cijfers, letters en leestekens zijn. Alle resultaten van toetsen die zijn voorzien van een overeengekomen DOD-toetscode kunnen worden geëxporteerd. Dit betekent dat vrijwel alle in ParnasSys aanwezige toetsen van Cito, Aarnoudse, Brus, De Klepel en PI-Dictee kunnen worden meegestuurd. Daarentegen is het niet mogelijk om notities via een DOD mee te sturen naar een volgende school. Wel is het mogelijk om een overzicht te genereren van alle notities en deze aan het dossier als PDF toe te voegen. Op deze manier kunt u de notities wel meesturen. Nadat u uw keuzes heeft gemaakt, selecteert u onderin het scherm Voltooien. U krijgt nu de mogelijkheid om het bestand op te slaan of te openen. Hoe dit scherm er uit ziet is afhankelijk van de webbrowser die u gebruikt. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 9 van 18

Kies voor de optie om het bestand op te slaan. U slaat hiermee het bestand op uw eigen computer of netwerk op. Kies een locatie die u eenvoudig kunt terugvinden. Vooral wanneer u meerdere DOD s naar een school wilt versturen is het aan te raden hiervoor een aparte map aan te maken. U kunt via de knop terug onderin uw scherm terugkeren naar de documenten van de leerling. Inhoud DOD individuele leerling bekijken In de lijst met documenten staat nu ook het DOD dat u zojuist heeft aangemaakt. U kunt de inhoud van het DOD alleen vanuit deze lijst bekijken door op de regel van het bestand te klikken. Als u het opgeslagen bestand wilt openen is dit niet mogelijk vanwege de versleuteling van de gegevens. Welke gegevens worden getoond is afhankelijk van de keuzes die u heeft gemaakt bij het genereren van het DOD. Alleen de gegevens die u toen heeft geselecteerd kunnen worden getoond. Het lokaal door u opgeslagen bestand is beveiligd. Dit kunt u dus niet inzien. Per mail kunt u nu de aangemaakte DOD bestanden aan de juiste ontvangende school verzenden. Indien u gebruik heeft gemaakt van de afgesproken pincode, zal alleen een geautoriseerde ontvanger de bestanden kunnen openen en inlezen in de op die school gebruikte applicatie. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 10 van 18

Multi-DOD: DOD voor meerdere leerlingen Als u snel voor meerdere leerlingen tegelijk een DOD bestand wilt maken, kunt u ook gebruik maken van de exportfunctie onder de hoofdtab School. Ga hiervoor naar School > Export > Digitaal Overdrachtsdossier. Op deze pagina wordt de lijst met leerling getoond. Deze kunt u eventueel filteren op naam, groep of status. Selecteer de leerlingen waarvan u een DOD wilt maken door het selectievak bij de leerling te markeren. Wilt u alle gefilterde leerlingen in één keer selecteren, dan kunt u het vakje onderaan het scherm Selecteer/deselecteer alle leerlingen. Klik op volgende om door te gaan naar de laatste stap. Hier geeft u aan welke gegevens in het DOD opgenomen moeten worden. U kunt hier alleen de standaard onderdelen van het DOD selecteren. Het is nu niet mogelijk om bestanden uit de map van de leerlingen toe te voegen. Indien u dit wenst, dient u voor de leerling een individuele DOD te maken. Klik ten slotte op genereer DOD om het bestand aan te maken. Net als bij een DOD voor een individuele leerling kunt u nu het bestand opslaan. Er wordt een bestand aangemaakt waarin de gegevens van alle geselecteerde leerlingen zijn opgenomen. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 11 van 18

6. DOD inlezen Het inlezen van gegevens via een DOD doet u vanaf de hoofdtab Leerling. Klik onderin uw scherm op leerling importeren (dod). Via een aantal stappen importeert u de gegevens uit het DOD in ParnasSys. Tijdens het importeren kunt u altijd een stap terug gaan door onderin uw scherm op vorige te klikken. Klikt u op annuleren dan wordt het proces van de import in zijn geheel afgebroken. Om de leerling dan alsnog te importeren dient u de import opnieuw te starten. Stap 1: Upload DOD Klik op de knop Bladeren om het DOD bestand dat u heeft ontvangen te openen. Heeft u dit bestand bijvoorbeeld als bijlage in een e-mailbericht ontvangen, slaat u de bijlage dan eerst op uw computer op. Hierna kunt u het DOD bij deze stap openen. Vul bij Pincode de pincode in die u van de vorige school ontvangen heeft. Nadat de gegevens zijn ingevoerd klikt u onderin uw scherm op volgende om naar de volgende stap te gaan. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 12 van 18

Stap 1A: Dit Digitaal Overdrachts Dossier bevat meerdere leerlingen. Selecteer de leerling die u wilt importeren. Als u een DOD importeert waarin meerdere leerlingen zijn opgenomen, wordt deze stap getoond. U kunt slechts één leerling tegelijk importeren. Bij deze stap klikt u op de leerling die u wilt importeren. Om de andere leerlingen te importeren dient u de import opnieuw uit te voeren en bij deze stap de volgende leerling te selecteren door op de regel met de leerling te klikken. Stap 2: Zoek of de leerling reeds bestaat Op basis van de gegevens in het DOD zoekt ParnasSys of de leerling al voorkomt in uw administratie. Een lijst met gevonden leerlingen wordt getoond. U kunt het te importeren DOD koppelen aan de gegevens van een bestaande leerling. Daarvoor klikt u in de lijst met gevonden leerlingen op de regel met de betreffende leerling. Hierna wordt de volgende stap getoond. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 13 van 18

Wordt de leerling die u zoekt niet in de lijst getoond, dan kunt u zelf met de zoekvelden de leerling opzoeken. U kunt er ook voor kiezen om de leerling als nieuwe leerling aan ParnasSys toe te voegen. Daarvoor klikt u op de knop als nieuwe leerling opslaan. De volgende stap wordt dan getoond. Stap 3: Verifiëren en aanvullen personalia van de leerling In deze stap worden de gegevens van de leerling uit het DOD getoond. U kunt de gegevens nu controleren en eventueel aanpassen. Het aanpassen van gegevens is later ook nog mogelijk. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 14 van 18

Om naar de volgende stap te gaan, moet een aantal velden gevuld zijn. Dit zijn de gekleurde velden. Bij de aanmeldingsgegevens is dit onder andere Datum aanmelding. De aanmeldingsdatum is geen officiële datum en kunt u bijvoorbeeld gebruiken om aan te geven wanneer de leerling door de verzorgers is aangemeld bij uw school. De inschrijfdatum is een officiële datum die aangeeft wanneer de leerling de school voor het eerst bezoekt. Dit is ook de datum die met BRON wordt uitgewisseld. Let op: De aanmelddatum wordt overgenomen uit het DOD. Dit is dus vaak de aanmelddatum van de school van herkomst. Past u deze datum aan naar de inschrijving op uw school voor u verder gaat. Kijkt u voor meer informatie over data en statussen van leerlingen in ParnasSys in de handleiding Datums en statussen. Deze handleiding vindt u op het Supportportaal (klik op Help in ParnasSys of ga naar http://support.parnassys.net) onder Helpitem > Handleiding. Als alle gegevens correct zijn ingevoerd klikt u op volgende om door te gaan. Leerling in groep plaatsen Voordat u verder gaat met stap 4 is het noodzakelijk om aan te geven in welke groep de leerling geplaatst dient te worden. Wanneer u de leerling op dit moment in een groep wilt plaatsen, selecteert u de groep uit de keuzelijst bij Groep. Vervolgens klikt u op volgende. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 15 van 18

Indien u de leerling nog niet in een groep wilt plaatsen kunt u deze stap overslaan door bij Groep Kies te laten staan. Klikt u vervolgens op volgende, dan gaat u door naar de volgende stap. Let op: Klikt u niet op annuleren. Hiermee stopt u het hele proces en dient u de import opnieuw te starten om de leerling alsnog in ParnasSys in te voeren. Stap 4: Zoek broer/zus In deze stap kunt u de te importeren leerling koppelen aan een broer of zus die al in ParnasSys is ingevoerd. Hiermee plaatst u de nieuwe leerling in hetzelfde gezin. ParnasSys toont bestaande leerlingen met dezelfde achternaam in de lijst. Door op een leerling te klikken koppelt u de nieuwe leerling aan de bestaande leerling. De volgende stap wordt nu getoond. Wanneer een eventuele broer of zus met een andere achternaam in ParnasSys aanwezig is, kunt u de leerling zoeken met behulp van de zoekvensters boven de lijst. Heeft de nieuwe leerling geen broer of zus op uw school dan klikt u onderin uw scherm op geen broer/zus. Hierna zal de volgende stap getoond worden. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 16 van 18

Stap 5: Controleer personalia verzorgers In deze stap controleert u de persoonlijke gegevens en adressen van de verzorgers. De informatie uit het DOD wordt zoveel mogelijk ingevuld in de velden van ParnasSys. Het is echter mogelijk dat bepaalde informatie niet uit het DOD gehaald kan worden. Kijkt u de gegevens daarom goed na en pas deze aan waar nodig. Wanneer u onderin uw scherm op volgende klikt, controleert ParnasSys alle waarden. Als er gegevens ontbreken die in ParnasSys verplicht zijn, wordt dit onderin uw scherm aangegeven. Bij het betreffende veld wordt in het rood aangegeven welke gegevens in het DOD staan. U kunt nu de gegevens corrigeren en hierna opnieuw op volgende klikken om door te gaan. Als alle verplichte velden zijn ingevuld wordt de volgende stap getoond. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 17 van 18

Leerling aanmelden In dit scherm worden de gegevens, na het klikken op opslaan, definitief aan ParnasSys toegevoegd. Bij gezinsgegevens kunt u nog een aantal gegevens invoeren. Onder andere kunt u aangeven welke huisarts het gezin heeft. U kunt hier alleen kiezen uit huisartsen die door uzelf in ParnasSys zijn ingevoerd. Dit doet u via School > Beheer > Huisartsen. Wanneer alle gegevens correct zijn, klikt u op opslaan om de leerling aan ParnasSys toe te voegen. Hiermee is de import van het DOD voltooid en wordt de leerlingkaart van de leerling getoond. Het DOD waarmee de leerling is geïmporteerd (en eventuele bijlagen die zijn meegestuurd) vindt u bij de leerlingkaart terug, in de tab Map. Een Multi-DOD met meerdere leerlingen kan geen bijlagen bevatten. Daarom worden deze gegevens bij leerlingen uit een Multi-DOD niet in de map toegevoegd. Digitaal Overdrachts Dossier Versie 2.4.1 Pagina 18 van 18