Lotus Notes Module 0 Lotus Notes, versie 5.0 (UK) Nummer: 194 (11062002) The Courseware Company Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Courseware Company.
VOORWOORD Geachte cursist(e), Van harte welkom bij deze opleiding! Om van een goede start verzekerd te zijn, hebben wij ter introductie een aantal zaken op papier gezet. Voor u ligt de lesmap waarin de lesstof van de opleiding is opgenomen. Deze lesmap is tijdens de cursus bedoeld als hulpmiddel. U krijgt daarin een stapsgewijze uitleg met duidelijke voorbeelden. Daardoor heeft deze lesmap (welke uw eigendom is) ook een grote waarde als naslagwerk. U kunt daarin informatie terugzoeken en uw kennis opfrissen. Tijdens een klassikale training geeft de trainer een duidelijke, centrale uitleg en zal u intensief begeleiden bij het uitvoeren van opdrachten. U krijgt zodoende de stof snel onder de knie. Wanneer u vragen heeft of extra uitleg wenst, aarzel dan niet om dit aan de trainer te vragen. Tijdens een individuele training heeft de trainer een actief begeleidende rol. Hij/zij zal u helpen wanneer u problemen heeft met of vragen heeft over de leerstof. Wij wensen u een leerzame en plezierige opleiding!
The Courseware Company Module 0 ALGEMENE CURSUSINFORMATIE Cursusopbouw De cursus is opgebouwd uit een aantal modules. Elke module behandelt een specifieke werkzaamheid en komt qua duur overeen met één dagdeel. De volgorde waarin u de modules kunt doorlopen wordt verder op deze pagina getoond in een stroomdiagram. Module-opbouw Iedere module is opgebouwd uit: Inhoudsopgave Hoofdstukken (zie volgende paragraaf) Case (opgave over de gehele module) Index (trefwoordenlijst) Hoofdstuk-opbouw De hoofdstukken hebben ook een vaste opbouw: Opbouw Inleiding Uitleg Procedures Oefeningen Omschrijving Korte uitleg over de toepasbaarheid van het te behandelen onderwerp Bespreking van een bepaalde functie of handeling Stappenplan van uit te voeren handelingen. Aan de hand van een specifiek voorbeeld kunt u het geleerde oefenen aan uw computer Algemene opsomming van uit te voeren handelingen. Deze procedures zijn handig als naslagwerk. De oefeningen zijn beschrijvend. U moet zelf de oplossingen bedenken, hetgeen alleen mogelijk is als u de stof uit het hoofdstuk begrepen heeft. De structuur van de cursus Lotus Notes 5.0 UK is als volgt: Module 1 Basisbegrippen & Mail Module 2 Lotus Notes Module 3 Databases 2
Algemene inhoudsopgave The Courseware Company U kunt aan de hand van het schema dus zelf het leertraject uitstippelen. Conventies In het cursusmateriaal worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd: Symbool/ Schrijfwijze Cursief Betekenis Geeft aan dat u een bestand van schijf moet openen om praktijkvoorbeelden te kunnen volgen. Hiermee wordt een wetenswaardigheid aangegeven. Hiermee wordt aangegeven dat bepaalde handelingen uitgevoerd kunnen worden met de rechtermuisknop. Hiermee wordt een waarschuwing gegeven. Geeft het begin aan van een praktijkoefening. Achter dit symbool vindt u, in een opsomming, de geleide instructie om de oefening te maken. Alle namen van onderdelen die u op het scherm kunt lezen worden cursief weergegeven. Tekst tussen aanhalingstekens moet u intypen. Typ alleen de tekst in en niet de aanhalingstekens. Hoofdletters Shift+F1 Home, Alle bestands- en directory-namen worden in hoofdletters weergegeven. Toetsencombinaties met een plus-teken tussen de toetsnamen geven aan dat de u de eerstgenoemde toets ingedrukt moet houden, terwijl u de tweede kort indrukt, alsof u typt. Toetsencombinaties met een komma tussen de toetsnamen geven aan dat u de toetsen na elkaar moet indrukken, alsof u ze typt. Gebruiken van scheidingstekens In de verschillende pakketten wordt vaak gebruik gemaakt van scheidingstekens voor: decimale komma, duizendtalpunt en argumentscheider (listseparator). Deze worden in het cursusmateriaal opgenomen zoals ze gelden bij de standaardinstallatie van het betreffende pakket. 3
Algemene Inhoudsopgave Module 1 Basisbegrippen & Mail Hoofdstuk 1 Wat is Lotus Notes... 1-1 Wat is Lotus Notes... 1-1 Documenten als basiseenheid... 1-1 Documentbeheer... 1-1 Groupware... 1-1 Client-server relatie... 1-2 Lotus Notes Server... 1-2 Replicatie... 1-2 Hoofdstuk 2 Werken met Lotus Notes... 1-5 Lotus Notes starten... 1-5 De welkomstpagina... 1-5 Andere weergave selecteren... 1-6 Elementen van Lotus Notes... 1-7 Navigatiebalk... 1-7 Taakknoppen... 1-8 Menubalk... 1-8 Statusbalk... 1-8 SmartIcons... 1-9 Help opvragen... 1-9 Help Topics... 1-9 Menubalk in de helpfunctie... 1-10 Lotus Notes afsluiten... 1-10 Procedures... 1-11 Opgaven... 1-12 Hoofdstuk 3 Introductie Mail... 1-13 Mail starten... 1-13 Mail afsluiten... 1-14 Procedures... 1-14 Opgave... 1-15 Hoofdstuk 4 Berichten... 1-17 Bericht lezen... 1-17 Bericht maken en versturen... 1-17 Bericht opmaken... 1-19 Bericht beantwoorden... 1-20 Bericht doorsturen... 1-20 Bericht afdrukken... 1-21 Bericht verwijderen... 1-21 Procedures... 1-22 Opgaven... 1-24 Hoofdstuk 5 Bijlagen bij berichten... 1-25 Bericht met bijlage maken... 1-25 Ontvangen bijlage behandelen... 1-26 Procedures... 1-27 Opgaven... 1-28 Hoofdstuk 6 Mappen voor berichten... 1-29 Map maken... 1-29 Map verplaatsen... 1-31 Map hernoemen... 1-31 5
The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Map verwijderen... 1-31 Berichten naar mappen verplaatsen... 1-31 Procedures... 1-32 Opgaven... 1-33 Hoofdstuk 7 Mail delegeren... 1-35 Delegeren... 1-35 Gedelegeerde mail bewerken... 1-37 Maildelegatie opheffen...1-39 Procedures... 1-39 Opgaven... 1-41 Hoofdstuk 8 Verzendmogelijkheden... 1-43 Verzendopties... 1-43 Verzendopties instellen... 1-43 Beveiligingsopties instellen... 1-44 Overige verzendopties... 1-45 Procedures... 1-47 Opgaven... 1-49 Hoofdstuk 9 Overigen... 1-51 Afwezigheid instellen... 1-51 Briefhoofd wijzigen... 1-52 Berichtsjablonen... 1-53 Notes Minder... 1-54 Snelmenu van Notes Minder... 1-54 Procedures... 1-55 Opgaven... 1-57 Hoofdstuk 10 Case... 1-59 Index... 1-61 Module 2 Lotus Notes Hoofdstuk 1 Introductie Agenda... 2-1 Agenda starten... 2-1 Verschillende soorten items... 2-2 Weergave van verschillende items... 2-3 Agenda-instellingen... 2-3 Navigeren en agenda afsluiten... 2-4 Procedures... 2-5 Opgaven... 2-6 Hoofdstuk 2 Plannen van items... 2-7 Te plannen item selecteren... 2-7 Vergadering plannen... 2-8 Onderwerp en plaats ingeven... 2-8 Datum- en tijd plannen... 2-9 Personen uitnodigen en reserveren van faciliteiten... 2-10 Opties instellen... 2-10 Uitnodiging vergadering accepteren of weigeren... 2-12 Vergaderverzoek aanpassen... 2-12 Uitnodiging delegeren... 2-13 Tijden zoeken... 2-14 Faciliteiten... 2-15 Items verwijderen... 2-15 Afspraak plannen... 2-16 Herhaalde items plannen... 2-16 Een herhaling verwijderen... 2-18 6
Algemene inhoudsopgave The Courseware Company Taken plannen... 2-19 Taak delegeren... 2-21 Taak markeren als voltooid... 2-21 Verjaardag plannen...2-22 Herinnering plannen...2-23 Activiteit plannen... 2-23 Wijzigen ingevoerde items... 2-23 Items (behalve vergaderingen) verplaatsen... 2-23 Dubbele afspraken plannen... 2-24 Afdrukken... 2-25 Plannen vanuit de mail... 2-25 Procedures... 2-26 Opgaven... 2-29 Hoofdstuk 3 Delegatieprofielen... 2-31 Agenda delegeren...2-31 Gedelegeerde agenda openen... 2-32 Delegatie opheffen... 2-33 Procedures... 2-33 Hoofdstuk 4 Overige... 2-35 Persoonlijk adresboek... 2-35 Gebruik adresboek... 2-36 Adres contactpersoon toevoegen... 2-37 Adres bewerken en verwijderen... 2-39 Groepslijsten maken... 2-40 Groepslijsten bewerken en verwijderen... 2-41 Internet... 2-42 Favorieten... 2-42 Procedures... 2-43 Opgaven... 2-46 Hoofdstuk 5 Case... 2-47 Index... 2-49 Module 3 Databases Hoofdstuk 1 Basisbegrippen... 3-1 Lotus Notes onderdelen...3-1 Weergaven... 3-1 Weergavevenster... 3-2 Formulier... 3-2 Document... 3-3 Navigators... 3-3 De werkruimte... 3-4 Werkpagina eigenschappen... 3-5 Database eigenschappen... 3-5 Contextafhankelijke menu s... 3-7 Smart-Icons... 3-8 Werkpagina toevoegen... 3-9 Werkpagina verwijderen... 3-9 Procedures... 3-9 Opdrachten... 3-11 Hoofdstuk 2 Werken met databases... 3-13 Databasepictogrammen... 3-13 Pictogrammen schikken en verplaatsen... 3-13 Pictogrammen schikken... 3-14 Pictogrammen verplaatsen... 3-14 7
The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Open databasevenster... 3-14 About Database... 3-15 Snelkoppeling plaatsen... 3-16 Een databasepictogram verwijderen... 3-18 Eigenschappenvenster van de database... 3-18 Gebruikersactiviteit...3-19 Database openen...3-20 De weergave van een database... 3-22 In- en uitklappen van secties... 3-24 Gebruik van het toetsenbord... 3-25 Het documentvoorbeeldvenster... 3-26 Autorisatie van databases... 3-29 De verschillende toegangsniveaus van Lotus Notes... 3-29 Manager... 3-29 Ontwerper... 3-29 Editor... 3-30 Auteur... 3-30 Lezer... 3-30 Depositeur... 3-30 Wachtwoord wissen of wijzigen... 3-30 Procedures... 3-32 Opgaven... 3-34 Hoofdstuk 3 Zoeken in een database... 3-35 Sorteren op veldnaam... 3-35 Snel zoeken... 3-36 Volledig zoeken... 3-37 Zoeken met de zoekbalk... 3-40 Volledig zoeken...3-40 Geïndexeerd zoeken... 3-42 Een database indexeren... 3-42 Herstellen... 3-45 Beperkingen... 3-46 Zoeken op datum... 3-47 Procedures... 3-49 Opgaven... 3-51 Hoofdstuk 4 Documenten maken en wijzigen... 3-53 Een document bekijken... 3-53 Acties of Agents...3-55 Een document wijzigen... 3-56 Keuzelijsten... 3-57 Een document maken... 3-57 Tekst opmaken... 3-58 SmartIcon-Set...3-59 Teksteigenschappen... 3-61 Het maken van een tabel in een document... 3-62 Tabeleigenschappen... 3-63 Gekoppelde documenten... 3-64 Document ontkoppelen... 3-65 Een bijlage koppelen... 3-65 Eigenschappen koppelingen... 3-66 Een document koppelen (DocLink)... 3-67 Procedures... 3-68 Opgaven... 3-71 Hoofdstuk 5 Case... 3-73 Index... 3-75 8