Viermaandsrapportage 2014 januari - april

Viermaandsrapportage 2014 januari - april VEILIGHEID Brandweer Ten tijde van het opstellen van de 4-maandrapportage, zo n 100 dagen na de start van de nieuwe brandweerorganisatie, kan geconcludeerd worden dat het stof langzaam neerdaalt. Brandweer Fryslân kijkt terug op een vloeiende overgang van vrijwillige posten en de adequate incidentbestrijding heeft geen moment onder druk gestaan. Ook was er voor de beroeps een nieuwe werkplek, werkte de computer en werd het eerste salaris eind januari keurig op tijd overgemaakt. Kortom; de belangrijkste zaken voor een zo goed mogelijke start, waaraan eind 2013 nog hard is gewerkt, waren geregeld en werkten goed. Uiteraard stonden de eerste maanden ook, en naar verwachting zal dit nog wel even zo blijven, in het teken van wennen, zoeken, aftasten en het oude los laten. Voor veel medewerkers betekent de nieuwe brandweerorganisatie niet alleen een nieuwe werkgever, maar ook een nieuwe werkplek met nieuwe collega s en andere werkinhoud. Tot slot brengt het werken van de matrixorganisatie een nieuwe dynamiek met zich mee waarin een ieder zijn rol aan het zoeken is. Het eerste jaar in het bestaan van Brandweer Fryslân staat volledig in het teken van het op orde brengen van de basis: de eerste stappen in het leggen van het fundament voor de nieuwe organisatie zijn gezet in het project. Het fundament moet nu uitharden in de praktijk. Concreet betekent dit voor de basis brandweerzorg dat de verschillende niveaus in Fryslân in beeld zijn en vanuit de gemeenschappelijke regeling wordt gestart met het creëren van een gelijke deken over Fryslân (uniform niveau) dat afgestemd wordt op de lokale omgeving (als de risico s daarom vragen). Ook hoort bij de basis op orde brengen dat zaken, die nog niet of niet goed geregeld zijn, aangepakt worden en procedures en producten geharmoniseerd worden. In het beleidsplan Brandweer 2014 zijn speerpunten geformuleerd, die richting geven aan de inhoudelijke kant van het werk waarmee mede de basis op orde wordt gebracht. Er is geconcludeerd dat een ieder zijn handen, rekeninghoudende met het feit dat ieder zijn weg moet vinden in de nieuwe organisatie, vol zal hebben hieraan in 2014. Bij het op orde brengen van de basis speelt tevens een kwaliteitsdiscussie. Het bestuur heeft altijd benadrukt dat na 1 januari 2014 (de start van de opgeschaalde brandweerzorg) de discussie gevoerd zal moeten worden over de gewenste kwaliteit en de beschikbare (financiële) middelen. Momenteel wordt hier organisatiebreed hard aan gewerkt en dit vraagt veel extra inzet en energie van de medewerkers. De stand van zaken op dit moment is dat de processen van Brandweer Fryslân, de resultaten en het kwaliteitsniveau in kaart zijn gebracht. Volgende stappen in het proces zijn het formuleren van de ambities en op basis hiervan bepalen wat dit betekent voor de bestaande processen, mensen en middelen. Vanuit het project Sn1B is een aantal goed functionerende communicatiemiddelen meegenomen, één daarvan is het houden van informatieve tours langs de vrijwilligers. De eerste Lentetour heeft eind april plaatsgevonden. Belangrijkste signaal vanuit de vrijwilligers is dat men zeer tevreden is over de communicatie, informatie en de ondersteuning vanuit de afdeling bij materieelvraagstukken en vakbekwaamheid. Er is aangegeven dat men ondanks de grootte van de organisatie ervaart dat de lijnen kort zijn en men snel geholpen wordt. Belangrijkste aandachtspunt dat wordt genoemd is de belasting van de ploegleiders met administratieve taken. Het signaal komt met name voort uit de bewerkelijkheid van het gekozen automatiseringssysteem, hierop wordt actie ondernomen. Ontwikkelingen Risicobeheersing: Op dit moment werkt het kabinet aan een aantal veranderingen in wet- en regelgeving op het gebied van het omgevingsrecht. Deze veranderingen kunnen op termijn gevolgen hebben voor het takenpakket van de brandweer en het operationeel optreden. Borging AGS-piket: de bemensing van dit piket is niet structureel geborgd. De functie wordt momenteel gecombineerd met de functie HOVD. Een extra bijkomstigheid hierbij is het tijdelijk 1

wegvallen van twee HOVD en door ziekte en persoonlijke omstandigheden. De komende periode zal onderzocht worden hoe beide piketten structureel ingevuld kunnen worden. Inregelen meerjareninversteringsprogramma: het meerjareninvesteringsprogramma is vooralsnog een samenvoeging van de aangeleverde gegevens vanuit de deelnemende gemeenten en de voormalige regio. De afschrijvingstermijnen zijn in lijn gebracht met het beleid van Veiligheidsregio Fryslân. Aandacht vraagt nog wel de eenduidigheid van de investeringsbedragen en de doorwerking van indexering op de investeringen. Naar verwachting is er minimaal sprake van een voordelig saldo van 2.000.000 bij de brandweer. De belangrijkste oorzaken voor dit voordelige saldo zijn: Onderuitputting kapitaallasten: de onderuitputting op de kapitaalslasten hangt samen met het BTW effect en met het uitstellen van vervangingsinvesteringen. In totaal bedraagt de verwachte onderuitputting 1.500.000, waarvan 500.000 betrekking heeft op het BTW effect. Personeelslasten ( 500.000): voor een aantal functies heeft de brandweer de keuze gemaakt om deze voorlopig niet in te vullen. Dit in verband met de invulling van de taakstelling van 1.000.000 binnen het programma brandweer. Voor het uitvoeren van taken wordt waar nodig tijdelijk personeel ingezet. Crisisbeheersing De eerste maanden van dit jaar heeft vooral in het teken gestaan van het vormgeven van de afdeling Crisisbeheersing bestaande uit de clusters Bevolkingszorg, GHOR en crisisbeheersing. Momenteel wordt gewerkt aan het inrichten van de afdeling en het integreren van de werkprocessen. Per 1 mei ligt de afdeling Crisisbeheersing op schema met de uitvoering van de jaarplannen 2014 van de clusters Bevolkingszorg, GHOR en Crisisbeheersing- multi. De thema s Beleid, Planvorming en Evenementen, Vakbekwaamheid, Informatiemanagement en Evalueren vormen de gezamenlijke inhoudelijke rode draad binnen de afdeling. De afgelopen maanden is er door de afdeling Crisisbeheersing gewerkt aan een meerjarenvisie Crisisbeheersing en aan een conceptversie van het meerjarenbeleidsplan 2015-2018. Daarnaast hebben de volgende werkzaamheden plaatsgevonden: - Er heeft een drietal GRIP-incidenten plaatsgevonden: brand grafkistenfabriek Burgum (GRIP 1), brand garagebedrijf Rottevalle (GRIP 1) en incident zwembad Heerenveen (GRIP 1). Alle incidenten worden standaard geëvalueerd. In overleg met de burgemeester van Heerenveen vindt voor het zwembad-incident een uitgebreide evaluatie plaats. - Er zijn 3 rampbestrijdingsplannen opgesteld, ter inzage gelegd en bestuurlijk vastgesteld. Momenteel wordt gewerkt aan de implemenatie van deze plannen. - Het Ontwerp Regionaal Risicoprofiel Fryslân is geactualiseerd. - Er zijn overeenkomsten tussen de GHOR en 5 Friese Ziekenhuizen ondertekend - Er is gewerkt aan het versterken van de regionale crisisorganisatie middels vier sporen: versterken en indikken crisisorganisatie, versterken crisiscommunicatie crisisbeheersing als professie en versterken informatiemanagement. Genoemde versterking vloeit onder andere voort uit de verbeterpunten systeemtest en staat van de rampenbestrijding. - Het huidige Regionale Evenementenbeleid wordt herzien naar een Kader Evenementen Veiligheid. De VRF gaat daarnaast afzonderlijk in gesprek met de gemeenten waar risico- en aandachtsevenementen plaatsvinden. - Ten behoeve van het grootschalige evenement Tall Ships Races zijn er scenario s besproken en is er een multidisciplinair draaiboek en advies opgesteld. - Er is gewerkt aan een opzet voor de ontwikkeling van kwalitatieve vakbekwaamheid (functiebeschrijvingen / competentieprofielen / assesments / portfolio per medewerker) - Met betrekking tot informatiemanagement wordt onderzocht hoe informatie dient te worden ontsloten voor zowel de warme als de koude fase. Landelijke meldkamerorganisatie: Op landelijk niveau vindt momenteel binnen de diverse bestuurlijke overleggremia overleg plaats inzake de uitwerking van het transitieakkoord meldkamer, dat de Minister heeft gesloten met alle 25 veiligheidsregio s. Hierin zijn de afspraken op hoofdlijnen opgenomen en is het invoeringsproces beschreven. Op basis van een nulmeting worden regionale overeenkomsten opgesteld. De financiële gevolgen voor de 2

veiligheidsregio en/of gemeenten zijn op dit moment niet goed aan te geven en vormen daarmee een aandachtspunt. (Incidentele) kosten proactie/preventie brandweer: Het aanwenden van de voorziening BDUR in het kader van de regionalisering van de brandweer heeft terecht geleid tot vragen (in uw bestuur) over het dekken van de kosten voor versterkingen aan de voorkant van de keten (proactie/preventie), mede in het kader van het op te stellen dekkingsplan 2.0 van de brandweer. Een mogelijke (nieuwe) reservering ter zake zou de implementatie van dekkingsplan 2.0 ten goede kunnen komen. De verwachting is dat de afdeling crisisbeheersing het jaar 2014 afsluit met een voordelig saldo van ongeveer 200.000. Het voordelig saldo is een gevolg van vacatureruimte en indikking crisisorganisatie. De invulling van vacatureruimte bij de voormalige clusters zal in samenhang met de nieuwe inrichting van de afdeling worden beschouwd. GEZONDHEID De GGD is bezig met de voorbereiding van een nieuw meerjarenbeleidsplan, dat qua periode gelijk gaat lopen met de nieuwe collegeperiode. De nieuwe colleges hebben o.a. tot gevolg dat het bestuur van de GGD (de bestuurscommissie gezondheid) van samenstelling gaat veranderen. Er is een introductieprogramma opgesteld voor de nieuwe portefeuillehouders gezondheid. Financieel laat het programma gezondheid een verwacht resultaat zien van nihil. Het negatieve resultaat van Zorg en Advies wordt gecompenseerd met het positieve resultaat van de Jeugdgezondheidszorg. Zorg en Advies De uitvoering van de werkzaamheden verloopt grotendeels volgens planning. In deze rapportage worden enkele bijzondere zaken uit de eerste vier maanden naar voren gehaald. Samen met Izore (laboratorium) is het project BMRO gestart, gericht op de aanpak van multiresistente micro organismen. Er is inmiddels een concept projectplan opgesteld. Er is een uitbraak van TBC in de gemeente Leeuwarden geweest die (nog steeds) de nodige inzet vraagt. Er komen meer vluchtelingen (met name uit Eritrea en Syrië), wat ertoe heeft geleid dat binnen de bestaande opvang meer mensen worden opgenomen. Dit betekent een intensivering van werkzaamheden voor deze doelgroep. Met GGD Nederland en COA is afgesproken dat deze werkzaamheden plaatsvinden op basis van nacalculatie. De samenwerking met De Friesland Zorgverzekeraar heeft geleid tot de start van twee werkgroepen rondom de Gezonde Wijk en Kennisdeling. Beide werkgroepen komen voor de zomer met een plan van aanpak. Met betrekking tot de uitvoering van klanttevredenheidsonderzoeken is de samenwerking met Zorgbelang gezocht. Hiermee wordt de onafhankelijkheid beter gewaarborgd, en kan gebruik worden gemaakt van de expertise en het netwerk van Zorgbelang op dit terrein. Binnen de Medische Milieukunde vraagt de dioxineproblematiek in Harlingen nog steeds de nodige aandacht. Inmiddels heeft de landelijke overheid besloten tot het uitvoeren van een landelijk vervolgonderzoek naar dioxine in eieren van zgn. hobbyboeren. De GGD en in Nederland zijn betrokken bij de uitvoering van dit onderzoek. Forensische geneeskunde: de beschikbare capaciteit voor de uitvoering van de forensische geneeskunde (lijkschouw en politiezorg) blijft een punt van aandacht. Met het oog op de aanbesteding van de politiezorg is voor Noord-Nederland een projectleider aangesteld om de mogelijkheden voor samenwerking en efficiency nader te onderzoeken. Het financiële tekort van de afdeling Z&A is grotendeels toe te schrijven aan bovenformativiteit, die o.a. ontstaat door te realiseren bezuinigingen in het kader van Skerp. Mede door de bezuinigingen wordt de kwetsbaarheid van de verschillende functies groter. Dit fenomeen doet zich voor bij meerdere GGD en, wat reden is geweest voor het ministerie van VWS om opdracht te geven voor een onderzoek naar de borging van GGD-taken. Het eindrapport van dit onderzoek, uitgevoerd door AEF, is onlangs verschenen, en zal in het najaar worden besproken in de bestuurscommissie gezondheid. 3

Jeugdgezondheidszorg De uitvoering van de werkzaamheden verloopt grotendeels volgens planning. In deze rapportage worden enkele bijzondere zaken uit de eerste vier maanden naar voren gehaald. De implementatie van het werken met de indeling 0-12 jarigen en 12 19 jarigen (i.p.v. 0-4 en 4-19) verloopt volgens plan. In het kader van de voorbereiding op de transitie jeugdzorg neemt de JGZ deel aan diverse pilots: - School als Werkplaats: deze pilot loopt af in 2014; - School als Vindplaats MBO en VO - Zelfsturend team Tytsjerksteradiel - Coördinatie en opzet gebiedsteam voor de gemeente Harlingen. - Project De Basis Versterkt in Sneek met inzet van verpleegkundigen. Daarnaast is de JGZ op lokaal niveau in gesprek om de aansluiting op de gebiedsgerichte teams te realiseren. De respons op de klanttevredenheidsonderzoeken in het onderwijs is nog laag, waardoor de gegevens niet zijn te generaliseren. De bestaande gegevens laten zien, dat >90 % tevreden is over de bereikbaarheid en dat 100% van de ouders/jongeren wordt gezien binnen 30 minuten van de afgesproken tijd (tijdigheid). De overige punten uiten zich in een score van 8,7 voor de arts en 8,6 voor de verpleegkundige en assistente. Voor het Consultatiebureau zijn de scores voor de arts 8,5 en voor de verpleegkundige en cbassistente 8,4. De voorbereiding van de implementatie van het nieuwe basistakenpakket van de JGZ in 2015. Een deel van het huidige maatwerk wordt ondergebracht in dit nieuwe basistakenpakket. Het andere deel wordt opgenomen in de nieuwe jeugdwet, over de uitvoering hiervan zijn nog geen afspraken gemaakt. Financieel laat de afdeling JGZ nu nog een overschot zien, dat vooral verklaard kan worden uit de algemene opbrengsten. PROGNOSE FINANCIEEL Per 1 januari 2014 hebben de gemeenten de brandweertaken aan Veiligheidsregio Fryslân overgedragen. Het spreekt voor zich dat de implementatie van de collectieve uitvoering van deze taken, inclusief de bedrijfsvoering, de nodige tijd vergt. Veel onderwerpen zijn ook nog in ontwikkeling. Het management van de brandweer voert in het verlengde daarvan een terughoudend beleid ten aanzien van vervangingen en het doen van uitgaven. Het betekent dat, mede gelet op de omvang van het brandweerbudget (inclusief bedrijfsvoering) ten opzichte van het geheel, een prognose op basis van de eerste maanden met grote slagen om de arm bekeken dient te worden. Reden voor het dagelijks bestuur om af te zien van het bijvoegen van een prognose op het niveau van beleidsproducten. Wij gaan er van uit dat in het kader van de achtmaandsrapportage 2014 wel een dergelijke prognose kan worden voorgelegd. Samengevat is de verwachting op dit moment als volgt: Onderdeel Verwacht resultaat Z&A -250.000 JGZ +250.000 Crisisbeheersing +200.000 Brandweer +2.000.000 Ondersteunende diensten +100.000 Totaal +2.300.000 Risico s In het licht van deze viermaandsrapportage 2014 brengen wij de navolgende risico s onder uw aandacht: Algemene reserve 4

Er wordt op dit moment gewerkt aan de actualisatie van de Nota Weerstandsvermogen, een actualisatie die ook nodig is in verband met de brandweertaken per 1 januari 2014. Bij de vaststelling van de eerste begrotingswijziging 2014 (invoegen brandweerbudget) is al aangegeven dat de verwachte BTW-effect in de kapitaallasten gebruikt zou kunnen worden voor een mogelijke noodzakelijke verhoging van de algemene reserve. De geactualiseerde Weerstandsnota komt aan de orde in uw vergadering van 29 oktober 2014. CAO Zoals ook is aangegeven in de ontwerpbegroting 2015 bestaat er binnen de geraamde budgetten geen ruimte voor het opvangen van mogelijke uitkomsten van CAO-onderhandelingen (met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013). Vervanging MS Office/ILB Voor de reeds in 2013 vermelde risico s vervanging MS Office en individueel loopbaangebonden budget (ILB) wordt gekeken naar structurele oplossingen. Voor het ILB is in het kader van de rekening 2013 al een beperkte reservering opgenomen. ICT Halverwege dit jaar wordt een breed ICT onderzoek opgestart, o.a. naar aanleiding van de jaarrekening en het gesprek met de auditcommissie. Met name door de decentrale uitvoering van de werkzaamheden wordt veel gevraagd van de stabiliteit en continuïteit van de ICT-omgeving. Evaluatie inrichting/omvang ondersteunende diensten Met het oog op de uitbreiding van Veiligheidsregio Fryslân met de brandweertaken zijn de ondersteunende diensten vorig jaar opnieuw ingericht. Conform de afspraak vindt halverwege dit jaar een evaluatie plaats. Deze evaluatie wordt extern ondersteund door Berenschot waarbij ook, middels benchmark, gekeken zal worden naar de personeelsomvang van de overhead. Hierbij is ook van belang dat, gelet op eerdere onzekerheden voor JGZ in het kader van de doordecentralisatie Jeugd, in belangrijke mate is gewerkt met tijdelijke aanstellingen (nu 40% bij Bedrijfsvoering) hetgeen het nodige risico met zich meebrengt wat betreft de continuïteit. Leeuwarden, 12 juni 2014 Het dagelijks bestuur 5