Gemeente ñ Bergen op Zoom

Gemeente ñ Bergen op Zoom Voorlegger Raadsvoorstel _I Onderwerp Nummer voorstel Datum voorstel Portefeuillehouder(s) Contactpersoon Afdeling Contactpersoon Email Contactpersoon Telefoon Programmanummer en -naam Voorstel: inrichting en bemensing auditcommissie plus 10 april 2018 F.A. Petter C.J.M. Terstappen griffie K.terstappen@bergenopzoom.nl 0164-277243 1. Bestuurlijk domein ; d.d. 1 9 APR. 2018 ôesiissing:----------------- 1. Over te gaan instelling van een auditcommissie plus. 2. In te stemmen met de taken deze commissie. 3. Te benoemen tot lid van de auditcommissie plus: C Paraar. ƒ C CA Mi Type voorstel: II Kaderstellend 0 Controlerend 0 Rest Zijn in het voorstel één of meer van de volgende aspecten van toepassing? Ja Nee Zijn doelen en/of effecten beschreven 0 0 Financiële consequenties 0 0 Inspraakverordening van toepassing 0 0 Communicatieparagraaf: Het voorstel ziet op de inrichting en bemensing van de auditcommissie plus. De fracties uit de gemeenteraad zijn in de gelegenheid gesteld om kandidaten voor deze commissie aan te dragen. GRIFFIE rgen op Zoom

Gemeente ñ Bergen op Zoom Raadsvoorstel Samenvatting: Het voorstel voorziet in de instelling - met vaststelling van de opdracht en taken - van de auditcommissie plus en bemensing van deze commissie (geef aan of een bijlage is bijgevoegd of ter inzage is gelegd; benoem en nummer deze bijlagen) Bijlagen: Bijlage nr. Omschrijving Bijgevoegd/Ter inzage 1 Advies voorzitters auditcommissie, commissie Voortgang grote projecten en vergadermodel januari 2018 (opmerking griffie: het advies spreekt over een financiële commissie. In het raadsvoorstel wordt de naam van deze commissie auditcommissie plus ). Bijgevoegd. GRIFFIE iŕmgen op Zoom

Gemeente tļj Bergen op Zoom niiiiiiiinniiiininiiiiiiiiiiii Raadsvoorstel Datum raadsvergadering 19 april 2018 Nummer Onderwerp instelling en bemensing auditcommissie plus Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. Over te gaan instelling van een auditcommissie plus. 2. In te stemmen met de taken van deze commissie. 3. Over te gaan tot het bemensen van deze commissie. Inleiding In ons huidig vergadermodel worden raadsvoorstellen voorafgaand aan de besluitvorming in de raad integraal besproken in één van de reguliere commissies. Tevens waren er in de vorige bestuursperiode twee aan de gemeenteraad adviserende commissies, welke een relatie kennen met het financieel beleid. Het gaat om de audit-commissie en de commissie voortgang grote projecten. De integrale behandeling van voorstellen in de commissies heeft tot gevolg dat de financiële consequenties van een voorstel en het financiële beleid niet altijd afdoende aan bod komt, zeker bij financieel complexe vraagstukken. Daarnaast heeft de controlerende verantwoordelijkheid van de gemeenteraad fors aan belang gewonnen als gevolg van de decentralisaties. De primaire aandacht van de gemeenteraad voor de onderwerpen in het sociaal domein is, begrijpelijk, sterk inhoudelijk gericht. De omvang van de geldstromen en de financiële complexiteit van de wijze waarop wordt omgegaan met de geldstromen vanuit het rijk en binnen de gemeente is een uitdaging voor de gemeenteraad als het gaat om haar controlerende verantwoordelijkheid. Ook de ontwikkelingen en wijzigingen in de voor het financieel beleid relevante regelgeving (Besluit begroting en verantwoording; BBV) stelt hoge eisen aan de deskundigheid van de gemeenteraad. Vorenstaande is aanleiding geweest voor de (voormalige) voorzitters van de auditcommmissie, commissie Voortgang grote projecten en dóórontwikkeling vergadermodel om te adviseren op welke wijze de gemeenteraad beter in staat zou zijn haar controlerende verantwoordelijkheid ínhoud te geven in relatie tot het financieel beleid van de gemeente. De toenemende complexiteit in de vraagstukken met een financieel karakter vraagt om een toenemende deskundigheid in de gemeenteraad, ook op financieel gebied. Het is dan ook belangrijk dat de financiële deskundigheid van de raad zo effectief mogelijk wordt benut. GRIFFIE ergen op Zoom

Gemeente ñ Bergen op Zoom iiiiiiiiiiiuiiiiiiniiiiiiiiiiiii Raadsvoorstel I Uitwerking voorstel Het advies van de voormalige voorzitters is om een financiële commissie in te stellen (zie bijlage). Wij stellen voor om dit advies over te nemen en deze commissie de auditcommissie plus te noemen. taakopvatting De auditcommissie plus kan de huidige taakvelden van de audit-commissie en de commissie voortgang grote projecten combineren. Het betreft de volgende taken: het bevorderen van de communicatie tussen gemeenteraad, de externe accountant, het college en de ambtelijke organisatie en daarmee invulling te geven aan artikel 4, lid 3 van de Controleverordening gemeente Bergen op Zoom; de gemeenteraad bij te staan in het vervullen van zijn verantwoordelijkheden op het gebied van waarderingsgrondslagen en rapportageprocedures; de gemeenteraad te ondersteunen bij het bepalen van de toereikendheid van de accountantscontrole. Het verbeteren van de Planning- en Controlcyclus (ínhoud en vorm) en de daarin gehanteerde documenten; Kwaliteitsverbetering van de bestuurlijke informatievoorziening. Het optimaliseren van de (samenwerkings-)verbanden tussen raad, college, ambtelijke organisatie, accountant op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. De borging en sturing van grote projecten (o.a. door middel van het volgen van rapportageproced ures). Brede control functie. De focus wordt niet beperkt tot controle achteraf, maar is ook gericht op het systeem. Deze commissie richt zich ook op het geven van systeemadviezen. Daarnaast adviseert de commissie over de toegankelijkheid van het voorstel en hoe het voorstel zich verhoudt met de kaderstelling en regelgeving. De auditcommissie plus bevordert door haar specifieke samenstelling op grond van affiniteit en deskundigheid, vanuit een a-politieke context, de vervulling van de kaderstellende en controlerende rollen van de raad en functioneert als adviescommissie richting de gemeenteraad. In de reguliere commissies en raadsvergadering vindt dan de integrale, politieke discussie en oordeelsvorming plaats gericht op besluitvorming. De vergaderdruk neemt hierdoor ook niet toe, het betreft geen extra commissie. Een belangrijk aspect in het kunnen functioneren van de auditcommissie plus is de wijze waarop zij Ínhoud kan geven aan haar rol in relatie tot relevante onderwerpen of anders gezegd de inpasbaarheid van deze rol in de vergadercyclus en de bepaling van de onderwerpen waarover advies wordt uitgebracht, respectievelijk wordt gevraagd. De commissie moet op basis van de jaarplanning een aantal vaste onderwerpen agenderen, zoals beleidskader, begroting en jaarrekening en daarnaast wordt in het presidium bepaald welke raadsvoorstellen 2. GRIFFIE Bte^en op Zoom

Gemeente fj Bergen op Zoom iiiiiiniiniiiniiiiiiiiiiiiii I Raadsvoorstel voor advies worden voorgelegd aan de auditcommissie plus. De commissie zou voor deze voorstellen bijeen kunnen komen op de maandag in de week van de beeldvormingsbijeenkomsten. Adviezen kunnen dan worden uitgebracht vóór de commissievergaderingen. Die commissies zijn daarmee beter gefaciliteerd om integrale beoordelingen te doen van de voorstellen. Externe deskundigheid De commissie zou de mogelijkheid moeten hebben deskundigen in te roepen en dient derhalve hiervoor over een budget te beschikken. Ook een (vaste) financiële ambtenaar en eventueel een beleidsambtenaar (onderwerp afhankelijk) kan als adviseur worden ingeroepen. Bemensing Voorgesteld wordt om conform de bemensing in de auditcommissie om één lid per fractie aan te wijzen als lid van de auditcommissie plus. Leden dienen affiniteit met financiën, planning à control, accountantscontrole te hebben.. D«z. ao.4 Ić^yċnt «;U. ooca?, Yh-i Consequenties van het voorstel Na instelling en bemensing van deze auditcommissie plus kan deze commissie haar taken uitvoeren. Alternatieven Het staat de gemeenteraad vrij het taakveld van de commissie in te vullen. Een andere invulling is dan ook mogelijk. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Het overzicht van bemensing vanuit de fracties wordt u op de dag van de raadsvergadering aangereikt. De voorzitter van de raad van de gemeente Bergen op Zoom, De burgemeester, griffie ļergen op Zoom

Gemeente Bergen op Zoom Raadsvoorstel De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van de voorzitter van de raad van 11 april 2018, nr. ; gelet op de Gemeentewet en de Controleverordening gemeente Bergen op Zoom; BESLUIT: 1. Over te gaan instelling van een auditcommissie plus. 2. In te stemmen met de taken van deze commissie. 3. Te benoemen tot lid van de auditcommissie plus: GBWP VVD Lijst Linssen CDA D66 BSD Groen Links PvdA SP Steunpunt BoZ Dhr. A. Akkaya Dhr. J.A.A. Pais Dhr. L.C.J. Wijten Mw. Drs. A.J.A.M. Stinenbosch-Kools Mw. C. Elion-Valter Dhr. L.H. van der Kallen Dhr. P.A. van den Ouden Dhr. A. Ahajaj Dhr. C. van den Aarssen Dhr. J.J.M. Voets Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 1 9 APR. 2018 De voorzitter,,m. Terstappen 4 GRIFFIE Bergen op Zoom

'\ 1, fd Gemeente ---:::>- l lllllll llll lllll llll llllll 111111111111111111111111111111111 818-00661 6 Behandeld door Doorkiesnr Datum Voorzitters auditcommissie, Voortgang grote projecten en doorontwikkeling vergadermodel. 277384 Januari 2018 ~ adviserend ter kennisneming St a t us D ter b espre k' mg D besluitvormend Onderwerp: Advies m.b.t. instelling financiële commissie Inleiding Ons vergadermodel kent op dit moment een commissie Burger en Bestuur, Stad en Ruimte, Mens en Maatschappij, commissie Voortgang grote projecten, commissie Regionalisering en daarnaast een (a-politieke) auditcommissie. Voorafgaand aan de besluitvorming in de raad worden voorstellen integraal besproken in een van deze commissies, in een aantal gevallen voorzien van een advies van de auditcommissie. De integrale behandeling van voorstellen in de commissies heeft tot gevolg dat de financiële consequenties van een voorstel en het financiële beleid niet altijd afdoende aan bod komt. Zeker bij financieel complexe vraagstukken (bijvoorbeeld in het sociaal domein). In de afgelopen jaren heeft op een aantal momenten de discussie gespeeld op welke wijze de gemeenteraad het best in staat zou zijn haar controlerende verantwoordelijkheid inhoud te geven in relatie tot het financieel beleid van de gemeente. In een recent gevoerd gesprek tussen de voorzitters van de audit-commissie, de commissie voortgang grote projecten en de werkgroep vergadermodel is de conclusie getrokken, dat het goed zou zijn vóór de nieuwe raadsperiode 2018-2022 te komen met een advies over de wijze waarop de nieuwe raad inhoud zou kunnen geven aan die verantwoordelijkheid. Deze memo schets de context en geeft een advies van de drie voorzitters, gehoord de gemeentesecretaris (a.i.) en de teamleider financieel beleid, op welke wijze de gemeenteraad zichzelf in staat kan stellen inhoud te kunnen blijven geven aan haar controlerende taak in relatie tot het gevoerde beleid en financiële consequenties (beheer) in de gemeente. Tevens wordt ingegaan op de vraag op welke wijze in deze situatie nog altijd inhoud kan worden gegeven aan de wens van de gemeenteraad om voorstellen integraal te kunnen blijven beoordelen.

Context In de controlerende verantwoordelijkheid van de gemeenteraad in relatie tot het financieel beleid kunnen de volgende elementen worden genoemd welke relevant zijn voor een beoordeling van de huidige en gewenste toekomstige situatie: 1. De controlerende verantwoordelijkheid van de gemeenteraad heeft fors aan belang gewonnen als gevolg van de decentralisaties. De primaire aandacht van de gemeenteraad voor de onderwerpen in het sociaal domein is, begrijpelijk, sterk inhoudelijk gericht. De omvang van de geldstromen en de financiële complexiteit van de wijze waarop wordt omgegaan met de geldstromen vanuit het rijk en binnen de gemeente is een uitdaging voor de gemeenteraad als het gaat om haar controlerende verantwoordelijkheid. 2. De ontwikkelingen en wijzigingen in de voor het financieel beleid relevante regelgeving (Besluit begroting en verantwoording; BBV). In belangrijke mate onder invloed van de financiële crisis in de afgelopen jaren, welke ook grote invloed heeft gehad op gemeenten, zijn ingrijpende veranderingen doorgevoerd in de regelgeving. Begrip van die wijzigingen en de betekenis daarvan stelt hoge eisen aan de deskundigheid van de gemeenteraad. 3. De door de gemeenteraad uitgesproken wens om raadsvoorstellen integraal te behandelen. 4. Het bestaan van een tweetal aan de gemeenteraad adviserende commissies in de huidige periode, welke een relatie kennen met het financieel beleid. Het gaat om de auditcommissie en de commissie voortgang grote projecten. Het functioneren van de auditcommissie is in de afgelopen jaren geen onderwerp van discussie geweest. Het functioneren is inhoudelijk, a-politiek en heeft op veel momenten goede bijdragen geleverd in de ontwikkeling van het gemeentelijk financieel beleid. 5. De beperkte financiële deskundigheid in de gemeenteraad. De toenemende complexiteit in de vraagstukken met een financieel karakter vraagt om een toenemende deskundigheid in de gemeenteraad, ook op financieel gebied. Waar gaat de raad over. Die vraag staat op gespannen voet met, gemiddeld genomen, de belangstelling, achtergrond en kwalificaties van gemeenteraadsleden.

Advies Hierna volgt een aantal aanbevelingen om de gemeenteraad in staat te stellen inhoud te geven aan haar controlerende taak in relatie tot het gevoerde beleid en financiële consequenties (beheer) in de gemeente. Op deze wijze kan de gemeenteraad inhoud geven aan haar verantwoordelijkheid in een situatie van toenemende complexiteit en belangrijke beperkingen in de beschikbare deskundigheid. 1. Verbeter de informatie-transparantie Een belangrijke bijdrage aan een oplossing in het op een goede wijze inhoud kunnen geven aan haar controlerende verantwoordelijkheid als gemeenteraad is verdere verbetering in de informatie-transparantie. Voorstellen dienen geschreven te worden in het besef van de beperkte financiële deskundigheid in de gemeenteraad. Toelichtingen, helderheid en keuzemogelijkheden dienen de gemeenteraad te helpen goede en integrale besluiten te kunnen nemen. Deze benadering lijkt vanzelfsprekend, maar is het niet. Voorstellen worden nog altijd geschreven vanuit de houding om voorstellen aangenomen te krijgen en zijn vooral gericht op inhoudelijke argumenten en niet altijd op integrale - ook financiële - consequenties. De gemeenteraad moet vanzelfsprekend niet acteren vanuit een houding om tegen voorstellen te zijn, maar wel vanuit een houding om de beste besluiten te willen nemen. Daartoe moet zij met de juiste informatie in staat worden gesteld. In overleg met het college dient vorenstaande concreet uitgewerkt te worden, zodat de aan de raad overgelegde informatie voor de raad transparant, integraal en toegankelijk is. 2. Effectieve inzet financiële deskundigheid: deskundigheidsbevordering Voor de nieuwe raadsperiode dient te worden ingezet op deskundigheidsbevordering op financieel gebied. Onderdeel hiervan is het aanbieden van een passend cursusaanbod. Te beginnen vanuit een basis en vervolgens verdiepend ( lof 2 keer per jaar). Instellen financiële commissie De afgelopen jaren is gebleken dat de financiële deskundigheid in de gemeenteraad beperkt is en dit zal naar verwachting ook de komende raadsperiode het geval zijn. Het is om die reden belangrijk dat de beschikbare deskundigheid effectief wordt benut en met de instelling van een a-politieke financiële commissie kan dit worden gerealiseerd. De financiële commissie kan de huidige taakvelden van de audit-commissie en de commissie voortgang grote projecten combineren. Wel is deze commissie a-politiek en adviserend. In de reguliere commissies en raadsvergadering vindt dan de integrale, politieke discussie en oordeelsvorming plaats gericht op beslu itvorming. De vergaderdruk neemt hierdoor ook niet toe, het betreft geen extra commissie.

taakopvatting Deze commissie zou evenals de huidige audit-commissie a-politiek moeten functioneren als adviescommissie richting de gemeenteraad. De focus wordt niet beperkt tot controle achteraf, maar is ook gericht op het systeem. Deze commissie richt zich ook op het geven van systeemadviezen. Daarnaast adviseert de commissie over de toegankelijkheid van het voorstel en hoe het voorstel zich verhoudt met de kaderstelling en regelgeving. Externe deskundigheid De commissie zou de mogelijkheid moeten hebben deskundigen in te roepen en dient derhalve hiervoor over een budget te beschikken. Ook een (vaste) financiële ambtenaar en eventueel een beleidsambtenaar (onderwerp afhankelijk) kan als adviseur worden ingeroepen. vergadercyclus Een belangrijk aspect in het kunnen functioneren van een financiële commissie is de wijze waarop zij inhoud kan geven aan haar rol in relatie tot relevante onderwerpen of anders gezegd de inpasbaarheid van deze rol in de vergadercyclus en de bepaling van de onderwerpen waarover advies wordt uitgebracht, respectievelijk wordt gevraagd. De financiële commissie kan op basis van de jaarplanning een aantal vaste onderwerpen agenderen, zoals beleidskader, begroting en jaarrekening en daarnaast wordt in het presidium bepaald welke raadsvoorstellen voor advies worden voorgelegd aan de financiële commissie. De commissie zou voor deze voorstellen bijeen kunnen komen op de maandag in de week van de beeldvormingsbijeenkomsten. Adviezen kunnen dan worden uitgebracht voor de commissie-vergaderingen. Die commissies zijn daarmee beter gefaciliteerd om integrale beoordelingen te doen van de voorstellen.