HANDLEIDING E-CATALOGUE VOOR ONDERNEMINGEN
GEBRUIKSVOORWAARDEN Rechten De FOD Personeel en Organisatie behoudt alle rechten (waaronder auteursrechten, merkrechten en octrooien) met betrekking tot deze informatie (waaronder teksten, grafisch materiaal en logo s). Gebruik Behalve het downloaden en printen van de geboden informatie voor persoonlijk gebruik, is het niet toegestaan om de inhoud van deze handleidingen, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de FOD Personeel en Organisatie, over te nemen, te vermenigvuldigen of op welke wijze dan ook te distribueren of openbaar te maken. Commerciële doeleinden zijn in het geheel verboden. Aansprakelijkheid De samenstellers van de handleidingen voor e-catalogue zijn zich volledig bewust van hun taak zo betrouwbaar mogelijke informatie te verstrekken. De Federale Dienst e-procurement wil u met deze handleidingen de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in deze documenten vervatte informatie bedoeld kunnen worden als een advies. Bijgevolg geeft De Federale Dienst e-procurement geen garanties dat de informatie die deze handleidingen bevatten, foutloos is. De FOD Personeel & Organisatie is niet aansprakelijk voor om het even welke vorm van schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van deze handleidingen. Contactgegevens: FOD Personeel en Organisatie federale dienst e-procurement Wetstraat 51 1040 Brussel e.proc@publicprocurement.be - +32 2 790 52 00 2 / 60
INHOUDSTAFEL DEEL 1 : Algemeen... 6 1 Inleiding... 7 2 Registreren en aanmelden... 8 DEEL 2 : Catalogusbeheer... 9 3 Een catalogus voorbereiden: de Catalogue Editor... 10 3.1 Inleiding... 11 3.2 De Catalogue Editor downloaden, installeren en opstarten... 12 3.3 Configuratie... 13 3.4 Artikelen toevoegen... 14 3.4.1 Manueel... 14 3.4.2 Kopiëren uit Excel of Word... 18 3.4.3 Uit een bestaande catalogus importeren... 20 3.5 Gegevens bewerken... 21 3.5.1 Gegevens aanpassen... 21 3.5.2 Kopiëren als nieuw... 21 3.5.3 Gegevens kopiëren tussen artikelen... 22 3.6 Additionele attributen en keuzelijsten... 23 3.6.1 Attributen aanmaken... 23 3.6.2 Attributen bewerken... 24 3.6.3 Keuzelijsten aanmaken... 25 3.6.4 Keuzelijsten bewerken... 25 3.6.5 Lijnen toevoegen aan een keuzelijst... 26 3.6.6 Attributen en lijsten importeren uit een bestaande catalogus... 27 3.6.7 Inhoud van attributen bepalen... 28 3 / 60
3.7 Accessoires... 29 3.7.1 Accessoires associëren met een artikel... 29 3.7.2 Accessoires bewerken... 30 3.8 Pakketten... 31 3.8.1 Een pakket aanmaken... 31 3.8.2 Artikelen toevoegen aan een pakket... 32 3.8.3 Pakketten bewerken... 33 3.9 De catalogus valideren en opslaan... 34 3.9.1 De catalogus opslaan... 34 3.9.2 De catalogus valideren... 35 4 Een catalogus indienen... 36 4.1 Een nieuwe catalogus opladen... 37 4.2 Een nieuwe versie van een bestaande catalogus opladen... 38 4.3 De catalogus indienen ter goedkeuring... 39 5 Een catalogus downloaden... 40 5.1 Een catalogus opslaan... 41 5.1.1 Een catalogus opslaan in XML-formaat... 41 5.1.2 Een catalogus opslaan in PDF-formaat... 42 5.1.3 Een catalogus opslaan in Excel-formaat... 43 6 Kortingen toekennen... 45 6.1 De promotiecatalogus... 46 6.1.1 Inleiding... 46 6.1.2 Een promotiecatalogus voorbereiden... 47 6.1.3 Een promotiecatalogus opladen... 48 6.2 Kortingen... 49 6.2.1 Korting toevoegen... 49 4 / 60
6.2.2 Kortingen beheren... 50 DEEL 3 : Beheer van bestellingen... 51 7 Beheer van Bestellingen... 52 7.1 Inhoud van een bestelling... 53 7.2 Een bestelling aanvaarden... 55 7.3 Een bestelling opslaan... 56 7.4 De leveringsdatum aanpassen... 57 7.5 Een bestelling verzenden... 58 DEEL 4 : Nog vragen?... 59 8 Hoe ons contacteren?... 60 5 / 60
DEEL 1 : ALGEMEEN 6 / 60
1 Inleiding De toepassing e-catalogue laat aanbestedende overheden toe om contracten en daaraan verbonden catalogi open te stellen voor aankopers. Het biedt de nodige functionaliteiten voor het beheer van dossiers, catalogi en bestelbonnen, van de start van het dossier, over het zoeken van artikelen en raadplegen van catalogi, tot het creëren van bestelbonnen en PVs van oplevering. De onderneming kan via de beschikbare functionaliteiten een catalogus in het juiste formaat voorbereiden (via de Catalogue Editor), opladen en indienen ter goedkeuring. Indien het contract het toelaat kan de onderneming nieuwe versies van zijn catalogus opladen. Bovendien krijgt de onderneming de uit het contract voortvloeiende bestellingen elektronisch ter beschikking. 7 / 60
2 Registreren en aanmelden Om gebruik te kunnen maken van e-catalogue, zal je je eerst moeten registreren op het e-procurement platform. Nadat je geregistreerd bent zal je je kunnen aanmelden op het e-procurement platform en toegang hebben tot de applicaties. Voor details over de registratie en het aanmelden, zie de handleiding die je kan vinden via volgende link: http://www.publicprocurement.be/nl/documents?title=&term_node_tid_depth=all&doctype=48&thema=21&proctype=all&field_sector_taxo ref_tid=all&field_target_group_taxoref_tid=47&field_contracttype_taxoref_tid=all 8 / 60
DEEL 2 : CATALOGUSBEHEER 9 / 60
3 Een catalogus voorbereiden: de Catalogue Editor 10 / 60
3.1 Inleiding Een catalogus die moet opgeladen worden in e-catalogue, moet voldoen aan een aantal voorwaarden: de catalogus zelf is een XML-bestand met een welbepaald formaat (UBL) het op te laden bestand is een ZIP-bestand met daarin o het XML-bestand van de catalogus. o eventueel een ZIP-bestand met de afbeeldingen voor de artikelen. o eventueel een ZIP-bestand met de documenten die met artikelen geassocieerd werden. De catalogus moet in sommige gevallen beschikbaar zijn in meerdere talen. Voor elke taal zal een XML-bestand en een op te laden ZIPbestand moeten gegenereerd worden. Om je te helpen een catalogus aan te maken volgens het gevraagde formaat, stelt e-catalogue een Catalogue Editor ter beschikking. Dit is een kleine applicatie die je vanaf de site kan downloaden, waarmee je offline je catalogus kan voorbereiden en waarmee je de catalogus in het gewenste formaat kan exporteren. Het geëxporteerde bestand zal je dan kunnen opladen op e-catalogue. In de volgende hoofdstukken wordt uitgelegd hoe je de Catalogue editor kan downloaden, en hoe je een catalogus kunt aanmaken. TIP: een XLS-bestand waarin de gegevens van je artikelen staan opgelijst kan handig zijn als startpunt! 11 / 60
3.2 De Catalogue Editor downloaden, installeren en opstarten Wanneer je toegang gekregen hebt tot een dossier in e-catalogue, kan je de Catalogue Editor downloaden Afbeelding 1: Lijst dossiers Meld je aan op https://ecat.publicprocurement.be Kies in het hoofdmenu de optie Dossiers. Klik op het contractnummer van het dossier waartoe je toegang gekregen hebt om het te openen. Open het tabblad Catalogi. Afbeelding 2: tabblad Catalogi Klik op de link Catalogue Editor downloaden. Sla het bestand CatalogueEditor.zip op. Pak het bestand CatalogueEditor.zip uit in een folder naar keuze. Om de Catalogue Editor op te starten, dubbel klik op het bestand run.bat dat zich in de folder bevindt. Kies in het opstartscherm de taal voor de interface Klik op Starten Afbeelding 3: Opstartscherm Catalogue Editor 12 / 60
3.3 Configuratie Afbeelding 4: tabblad Configuratie Identificatie van de catalogus: geef een korte naam: deze wordt enkel intern het systeem gebruikt. Selecteer de taal waarin je deze catalogus opstelt Geef de startdatum voor de geldigheid van deze catalogus (verplicht; formaat yyyy-mm-dd) Geef de einddatum voor de geldigheid van deze catalogus (verplicht; formaat yyyy-mm-dd) Geef eventueel een leveringstermijn in. Deze leveringstermijn is geldig voor alle artikelen in de catalogus Als voor verschillende artikelen een verschillende leveringstermijn geldt, geef hier dan niets in. De leveringstermijn kan ook per artikel ingegeven worden. Klik op Opslaan 13 / 60
3.4 Artikelen toevoegen 3.4.1 Manueel Open het tabblad Artikelen Afbeelding 5: tabblad Artikelen Afbeelding 6: tabblad Artikel specificaties Klik op om een nieuw artikel toe te voegen Het venster Artikelgegevens wordt geopend Vul de verschillende gegevens in: o Artikelnummer: dit nummer dient uniek te zijn in de catalogus o Artikelnaam: naam van het artikel o Beschrijving: een korte beschrijving van het artikel o Trefwoorden: eventuele synoniemen, sleutelwoorden, die de kans verhogen dat het artikel gevonden wordt via de zoekmotor (vb. PC, computer, laptop, desktop, ) o Website: van de onderneming, of waar meer info kan gevonden worden over het artikel o Documentatie: associeer hier een document (folder, veiligheidsfiche, ) met het artikel. Om meerdere documenten per artikel ter beschikking te stellen, kan je deze in een ZIP-bestand steken, of combineren tot één PDF-bestand, o CPV-code: zoek een zo juist mogelijke code voor het artikel o Vervangt artikel: indien dit artikel een ander artikel vervangt uit een vorige versie van een catalogus, kan het nummer van het vroegere artikel hier opgegeven worden. 14 / 60
o Basislijst: geef hier aan of een artikel behoort tot de basislijst van een contract ( ja ), of tot de shopping-list ( nee ) o Producent: naam van de producent van het artikel o Artikelnummer: artikelnummer van dit artikel bij de producent o Website: website van de producent o Taal: taal van de producent Open het tabblad Afbeeldingen Klik op om een nieuwe afbeelding toe te voegen Er kunnen maximaal 3 afbeeldingen worden toegevoegd De maximale afmeting van een afbeelding is 150x150 pixels Als je een grotere afbeelding selecteert, zal de Catalogue Editor je voorstellen om de afbeelding automatisch te verschalen. Klik op of om van de ene afbeelding naar de andere te gaan Klik op om de actieve afbeelding te verwijderen Afbeelding 7: tabblad Afbeeldingen 15 / 60
Open het tabblad Prijsinfo Vul de gegevens in o Besteleenheid: geef hier een beschrijving van de bestel- of verkoopseenheid (vb. krat ) o Inhoud van de besteleenheid: geef aan wat de inhoud is van de besteleenheid (vb. 12 flessen) o Te bestellen per (stuks): geef hier aan per hoeveel besteleenheden het artikel kan gekocht worden o Leveringstermijn: geef hier de leveringstermijn voor dit artikel, in werkdagen o Minimum bestelhoeveelheid: indien een minimum aantal bestelhoeveelheden moet afgenomen worden. Prijzen: het is mogelijk om voor een artikel prijsniveaus in te geven, afhankelijk van de bestelde hoeveelheid. Geef wel altijd de eenheidsprijs in (dus de prijs voor één artikel). Eenheidsprijzen zijn altijd exclusief BTW Eenheidsprijzen zijn altijd inclusief lokale bijdragen als Reprobel, Recupel, Auvibel, Bebat. Afbeelding 8: tabblad Prijsinfo o Klik op om een nieuwe prijs toe te voegen o Van: geef hier de bestelhoeveelheid vanaf dewelke de eenheidsprijs opgegeven onder prijs geldig is. o Prijs: geef hier de eenheidsprijs voor het artikel, die geldig is wanneer het bestelde aantal gelijk is aan of hoger dan het aantal vermeld 16 / 60
onder van. Open het tabblad BTW en bijdragen Vul de gegevens in o BTW: geef hier het BTW percentage in dat van toepassing is op dit product o Reprobel, Recupel, Bebat, Auvibel: geef het bedrag van de respectievelijke bijdragen (exclusief BTW). Deze informatie is louter informatief, want deze bijdragen moeten al inbegrepen zijn in de eenheidsprijs van het artikel. Afbeelding 9: tabblad BTW & bijdragen Open het tabblad Technisch Vul hier eventueel aanvullende informatie in bij de verschillende secties (technisch, milieu, veiligheid, garantie) Als je alle gewenste gegevens hebt ingevuld, klik je op Opslaan Het venster Artikelgegevens wordt gesloten en je keert terug naar de artikeltabel. Afbeelding 10: tabblad Technisch 17 / 60
3.4.2 Kopiëren uit Excel of Word 3.4.2.1 Artikelen aanmaken Je kan ook meerdere artikelen in één keer aanmaken, door ze vanuit een XLSbestand of een Word-tabel te kopiëren. Ga daarvoor als volgt te werk: Afbeelding 11: tabblad Configuratie Open het bestand van waaruit je de gegevens wilt kopiëren Selecteer in het bestand de kolom die de artikelnummers bevat Kies in de Catalogue editor de optie Meerdere artikelen creëren uit het menu Extra Kopieer de kolom in het venster Meerdere artikelen invoegen (gebruik Ctrl + V) Klik op de knop Creëer artikelen De Catalogue Editor creëert een reeks lege artikelen, met enkel de artikelnummers ingevuld. Deze functionaliteit kan ook gebruikt worden om meerdere artikelen in één keer toe te voegen aan een bestaande catalogus. De nieuwe artikelen worden dan onder de bestaande artikelen toegevoegd in de tabel. Afbeelding 12: tabblad Configuratie 18 / 60
3.4.2.2 Overige gegevens kopiëren Afbeelding 13: kopiëren uit tabel Nadat de artikelen aangemaakt werden in de Catalogue Editor, is het ook mogelijk om de overige gegevens kolom per kolom te kopiëren vanuit de tabel: Afbeelding 14: cellen selecteren Catalogue Editor Selecteer in de tabel de kolom met gegevens die je wilt kopiëren Selecteer bij voorkeur enkel de cellen die gegevens bevatten Kopieer de gegevens Selecteer in de Catalogue Editor de cellen van de kolom waar de gegevens moeten geplakt worden Plak de gegevens met Ctrl + V Afbeelding 15: inhoud plakken in Catalogue Editor 19 / 60
3.4.3 Uit een bestaande catalogus importeren Je kan artikelen importeren uit een catalogus die je reeds vroeger gemaakt hebt: Afbeelding 16: artikelen importeren Kies in het menu Extra de optie Artikelen importeren Klik op het icoontje om het (ZIP-)bestand van een bestaande catalogus te selecteren De Catalogue Editor analyseert de catalogus en geeft een lijst van beschikbare artikelen Vink de artikelen die je niet wilt importeren uit. Klik op Klik op om alles te selectere. om alles uit te vinken. Als de juiste artikelen aangevinkt zijn, klik je op Importeren. De artikelen worden onderaan de lijst toegevoegd in de tabel. Informatie over attributen, associaties of pakketten wordt niet geïmporteerd. Afbeelding 17: selecteer artikelen 20 / 60
3.5 Gegevens bewerken 3.5.1 Gegevens aanpassen Afbeelding 18: Inhoud aanpassen in de tabel De gegevens van een artikel kunnen rechtstreeks in de tabel bewerkt worden, maar ook via het venster artikelgegevens. Dubbelklik op een cel met tekst om de inhoud aan te passen. Dubbelklik op de afbeelding of het artikelnummer van een artikel om het venster Artikelgegevens te openen. Zie punt 3.4.1 Manueel voor details over dit venster. 3.5.2 Kopiëren als nieuw Het is mogelijk bestaande artikelen te kopiëren. Een nieuw artikel zal gecreëerd worden dat een exacte kopij is van het bestaande. Selecteer het artikel dat je wil kopiëren Afbeelding 19: artikel kopiëren Klik op de knop om het artikel te kopiëren Het nieuwe artikel wordt onderaan de tabel toegevoegd Wijzig nu de nodige gegevens Het artikelnummer moet zeker aangepast worden, want dat moet uniek zijn in de catalogus. 21 / 60
3.5.3 Gegevens kopiëren tussen artikelen Afbeelding 20: inhoud kopiëren Het is mogelijk om aparte gegevens van een artikel naar andere artikelen te kopiëren. Selecteer de cel die de te kopiëren inhoud bevat Kopieer de inhoud met Ctrl + C Selecteer de cel(len) waarin de inhoud moet geplakt worden Plak de inhoud met Ctrl + V Afbeelding 21: artikel plakken 22 / 60
3.6 Additionele attributen en keuzelijsten 3.6.1 Attributen aanmaken De Catalogue Editor voorziet in een aantal artikelgegevens die standaard voor alle artikelen ter beschikking staan. Dat zijn de gegevens die je invult in het venster Artikelgegevens, zoals de naam, de prijs, het BTW-tarief Het is echter ook mogelijk om extra gegevens toe te voegen aan een artikel, om zo informatie te voorzien die niet in de standaard gegevens beschikbaar is. Een voorbeeld daarvan is een optie met een keuzelijst, bijvoorbeeld voor kleuren. In wat volgt worden deze extra gegevens attributen genoemd. Open het tabblad Attributen Afbeelding 22: tabblad Attributen Klik in de sectie Attributen op de knop om een nieuw attribuut aan te maken. Geef een naam voor het attribuut Laat de attribuutidentificatie ongewijzigd Kies het type attribuut: o Bij een attribuut van het type tekst zal het mogelijk zijn een tekst in te geven als waarde voor het attribuut. o Via een attribuut van het type lijst zal het mogelijk zijn om een keuzelijst met een artikel te associëren Klik op Opslaan Merk op dat in het tabblad Artikelen helemaal rechts in de tabel een nieuwe kolom gecreëerd werd met als titel de naam van het attribuut. 23 / 60
3.6.2 Attributen bewerken Een attribuut verwijderen Selecteer het te verwijderen attribuut Klik op de knop om het attribuut te verwijderen Een attribuut kopiëren Selecteer het te kopiëren attribuut Klik op de knop om het attribuut te kopiëren Afbeelding 23: Attributen De volgorde van attributen wijzigen Selecteer het te verplaatsen attribuut Klik op de knop of om het attribuut hoger respectievelijk lager in de lijst te plaatsen. De volgorde die hier opgegeven wordt zal bepalen in welke volgorde de eindgebruiker de extra gegevens te zien krijgt. 24 / 60
3.6.3 Keuzelijsten aanmaken Voor veel artikelen zal je opties ter beschikking willen stellen, waarbij de eindgebruiker zal moeten een keuze maken uit een lijst van mogelijkheden (bvb. Kleuren, materialen, ). De Catalogue Editor laat je toe om keuzelijsten de definiëren, die je achteraf aan de gewenste artikelen kunt koppelen. Afbeelding 24: sectie Lijsten Klik in de sectie Lijsten op de knop om een nieuwe lijst aan te maken. Geef een naam voor de lijst Laat de lijstidentificatie ongewijzigd Klik op Opslaan 3.6.4 Keuzelijsten bewerken Een keuzelijst verwijderen Selecteer de te verwijderen lijst Klik op de knop om de lijst te verwijderen Afbeelding 25: Lijsten bewerken Een keuzelijst kopiëren Selecteer de te kopiëren lijst Klik op de knop om de lijst te kopiëren 25 / 60
3.6.5 Lijnen toevoegen aan een keuzelijst Afbeelding 26: Lijnen toevoegen Klik in de sectie Gegevens lijst op de knop om een nieuwe lijn toe te voegen aan de lijst. Geef een (korte) naam voor deze keuzemogelijkheid Geef een code voor deze keuzemogelijkheid Deze code zal in de bestelbon in e-catalogue toegevoegd worden aan het artikelnummer Geef eventueel een uitgebreidere beschrijving van deze optie Als de keuze van deze optie een meerprijs voor het artikel inhoudt, geef die dan op in de kolom Meerprijs. Dit kan ook een negatief getal zijn, voor het geval de keuze van een optie een prijsvermindering inhoudt. Bij selectie van een optie met een meerprijs, zal deze in e-catalogue automatisch in rekening gebracht worden. Indien de keuze van een bepaalde optie invloed heeft op de levertermijn van het artikel, geef dat dan op in de kolom Leveringstermijn Dit gegeven is enkel informatief. Klik op de knop om een afbeelding toe te voegen aan de optie. Klik op Opslaan 26 / 60
3.6.6 Attributen en lijsten importeren uit een bestaande catalogus Het is mogelijk om attributen te importeren uit een bestaande catalogus, zodat je die kan hergebruiken voor een nieuwe catalogus: Kies in het menu Extra de optie Attributen importeren Afbeelding 27: attributen importeren Klik op het icoontje om het (ZIP-)bestand van een bestaande catalogus te selecteren De Catalogue Editor analyseert de catalogus en geeft een lijst van beschikbare attributen en keuzelijsten Vink de attributen en lijsten die je niet wilt importeren uit. Klik op Klik op om alles te selecteren. om alles uit te vinken. Als de juiste attributen en keuzelijsten aangevinkt zijn, klik je op Importeren. Afbeelding 28: selecteer attributen De attributen en keuzelijsten worden toegevoegd, en staan nu ook ter beschikking van alle artikelen 27 / 60
3.6.7 Inhoud van attributen bepalen Nu de attributen en de keuzelijsten gedefinieerd zijn, moeten de attributen nog een waarde toegekend krijgen, afhankelijk van hun type: o Tekst: de waarde zal een tekst zijn. o Lijst: de waarde zal een lijst zijn. Elk attribuut is beschikbaar voor elk artikel in de catalogus. Voor elk attribuut kan per artikel een andere waarde opgegeven worden Afbeelding 29: inhoud attributen Keer terug naar het tabblad Artikelen Helemaal rechts in de tabel bevinden zich de kolommen van de nieuwe attributen. Geef voor een attribuut per artikel een waarde: o Tekst: dubbelklik op een cel en geef de gewenste tekst in o Lijst: dubbelklik op een cel en kies de lijst die van toepassing is voor dit attribuut en dit artikel Als je een veld leeg laat, of geen lijst kiest, zal dit attribuut beschouwd worden als niet van toepassing voor dit artikel, en dus ook niet getoond worden aan de eindgebruiker. Doe dit voor alle attributen. 28 / 60
3.7 Accessoires 3.7.1 Accessoires associëren met een artikel Catalogue Editor geeft de mogelijkheid om artikelen te associëren. Er wordt steeds vertrokken van een basisartikel, waarmee dan andere artikelen geassocieerd worden als accessoire. De eindgebruiker zal dan de mogelijkheid hebben om, wanneer hij het basisartikel besteld, de accessoires samen met het basisartikel te bestellen. Natuurlijk zal de eindgebruiker ook alle artikelen afzonderlijk in de catalogus terugvinden, maar dit geeft de mogelijkheid om artikelen die op een of andere manier samen horen ook samen aan te bieden (bvb. Een dossierkast en hangmapjes voor deze kast). Artikelen die moeten geassocieerd worden, moeten al beschikbaar zijn in de catalogus. Afbeelding 30: tabblad Accessoires Open het tabblad Associaties. In de tabel links kies je het basisartikel. In de tabel rechts kies je één of meerdere artikelen die je met het basisartikel wilt associëren. Onder Aantal kan je aangeven hoeveel van het geassocieerde artikel je standaard wilt aanbieden met het basisartikel (bvb. 10 hangmapjes bij een dossierkast). Dit is een aanbevolen aantal. De eindgebruiker zal dit nog kunnen wijzigen op moment van bestellen. Onder Commentaar kan je eventueel nog een woordje uitleg geven. Klik op de knop A heeft accessoire B In de sectie onderaan ziet je de geassocieerde artikelen verschijnen. 29 / 60
3.7.2 Accessoires bewerken Accessoires bekijken Selecteer links het artikel waarvan je de accessoires wilt bekijken De accessoires verschijnen in de sectie onderaan Een accessoire verwijderen Selecteer het te verwijderen accessoire in de sectie onderaan. Klik op de knop om het accessoire te verwijderen. Afbeelding 31: Accessoires bewerken Accessoires kopiëren tussen artikelen Selecteer links het artikel waarvan je de accessoires wilt kopiëren. Selecteer rechts het artikel waarnaar je de accessoires wilt kopiëren. Klik op de knop om de accessoires te kopiëren. 30 / 60
3.8 Pakketten 3.8.1 Een pakket aanmaken Catalogue Editor geeft de mogelijkheid om pakketten van artikelen te creëren. Een pakket is een verzameling van artikelen die je als een geheel, voor een bepaalde prijs verkoopt. De prijs van een pakket hoeft niet noodzakelijk de som van de prijzen van de artikelen te zijn Hoewel bij het aanmaken van een pakket ook vertrokken wordt van een basisartikel, zal de eindgebruiker de pakketten kunnen terugvinden in de catalogus zoals een gewoon artikel. Alle artikelen die in een pakket moeten zitten, moeten reeds beschikbaar zijn in de catalogus. Open het tabblad Pakketten Selecteer linksboven het basisartikel waarvoor je een pakket wilt aanmaken Afbeelding 32: tabblad Pakketten Klik in de sectie Pakketten op de knop om een nieuw pakket aan te maken Geef een (artikel)nummer op voor het pakket Geef een naam voor het pakket Geef het BTW-tarief voor het pakket Geef in de sectie Prijzen de prijs op van het pakket Net als bij een gewoon artikel kunnen hier ook verschillende prijzen opgegeven worden, afhankelijk van het bestelde aantal. 31 / 60
3.8.2 Artikelen toevoegen aan een pakket Klik in de sectie Inhoud pakket op de knop om artikelen toe te voegen aan het pakket Een nieuw venster wordt geopend met de lijst van alle artikelen die in de catalogus Selecteer de artikelen die je wilt toevoegen aan het pakket Afbeelding 33: Artikelen toevoegen aan pakket Klik op Selecteer Klik op Annuleren om het venster te sluiten Het basisartikel verschijnt niet in de lijst, maar wordt standaard opgenomen in het pakket. Pas eventueel de aantallen aan van de artikelen Dit is een vast aantal: hoeveel keer zit dit artikel in het pakket. De eindgebruiker zal dit niet kunnen wijzigen. Voeg eventueel een commentaar toe aan de artikelen Klik op Opslaan 32 / 60
3.8.3 Pakketten bewerken Pakketten bekijken Selecteer links het artikel waarvan je de pakketten wilt bekijken De pakketten verschijnen in de sectie onderaan Een pakket verwijderen Selecteer het te verwijderen pakket in de sectie onderaan. Klik op de knop om het pakket te verwijderen. Een artikel verwijderen uit een pakket Selecteer onder Inhoud pakket het artikel dat je wilt verwijderen. Afbeelding 34: Pakketten bewerken Klik op de knop om het artikel te verwijderen. Vergeet niet na elke wijziging in een pakket op Opslaan te klikken! 33 / 60
3.9 De catalogus valideren en opslaan 3.9.1 De catalogus opslaan Een catalogus kan op elk moment opgeslagen worden. Er is slechts één voorwaarde: alle artikelnummers in de catalogus moeten uniek zijn. Afbeelding 35: catalogus opslaan Klik op de knop om de catalogus op te slaan, of kies de optie Catalogus opslaan uit het menu Bestand. Klik op het icoontje om een verkenner-venster te openen. Geef de naam voor het bestand, of kies een bestaand bestand om te overschrijven. Afbeelding 36: bestand kiezen Klik op Opslaan Als de Catalogue Editor ontbrekende of foutieve informatie ontdekt, krijg je de boodschap dat de catalogus ongeldig is, en niet zal kunnen opgeladen worden in e-catalogue. Je kan de catalogus echter wel opslaan. Klik op Yes als je de catalogus toch (tussentijds) wilt opslaan. Afbeelding 37: catalogus ongeldig 34 / 60
3.9.2 De catalogus valideren Als je oordeelt dat de catalogus klaar is om op te laden in e-catalogue, moet je hem eerst valideren in de Catalogue Editor. Dit om validatiefouten tijdens het opladen te vermijden. Afbeelding 38: catalogus valideren Afbeelding 39: validatie voorbereiden Afbeelding 40: validatiefouten Klik op de knop om de catalogus te valideren De Catalogue Editor zal de validatie opstarten Validatiefouten worden weergegeven in een nieuw venster Corrigeer eventuele fouten Valideer opnieuw Herhaal dit tot je de boodschap krijgt de catalogus is geldig Sla nu de catalogus op Nu kan je de opgeslagen catalogus opladen in e-catalogue Afbeelding 41: catalogus is geldig 35 / 60
4 Een catalogus indienen 36 / 60
4.1 Een nieuwe catalogus opladen Gebruik deze mogelijkheid om een nieuwe catalogus op te laden (en dus niet een nieuwe versie van een reeds eerder opgeladen catalogus). Afbeelding 42: Dossiers Afbeelding 43: Tabblad Catalogi Afbeelding 44: Catalogus opladen Kies in het hoofdmenu de optie Dossiers Klik op het contractnummer van het gewenste dossier om het te openen Klik op de tab Catalogi Klik op de link Nieuwe catalogus toevoegen Geef een naam voor de nieuwe catalogus Tweetalig, indien de catalogus in twee talen beschikbaar moet zijn Wees kort: een kernachtige omschrijving van de producten volstaat (vb. bezoekersstoelen / chaisses visiteurs ) Klik bij een taal op bladeren om het overeenkomstige ZIP-bestand te zoeken. Doe dit voor alle verplichte talen (aangeduid met een asterisk) Klik op Opslaan Een boodschap geeft aan dat de catalogus met succes werd opgeladen. 37 / 60
4.2 Een nieuwe versie van een bestaande catalogus opladen Gebruik deze mogelijkheid om een nieuwe versie op te laden van een reeds opgeladen catalogus. Afbeelding 45: Dossiers Afbeelding 46: Catalogusversies Kies in het hoofdmenu de optie Dossiers Klik op het contractnummer van het gewenste dossier om het te openen Klik op de tab Catalogi Klik op de naam van de catalogus waarvoor je een nieuwe versie wilt opladen, om de pagina met versies te openen. Klik op de link Nieuwe versie opladen Klik bij een taal op bladeren om het overeenkomstige ZIP-bestand te zoeken. Doe dit voor alle verplichte talen (aangeduid met een asterisk) Klik op Opslaan Een boodschap geeft aan dat de catalogus met succes werd opgeladen. Afbeelding 47: Catalogus opladen 38 / 60
4.3 De catalogus indienen ter goedkeuring Nadat de catalogus met succes werd opgeladen, kom je op de pagina met de artikelen van de catalogus Controleer of alle informatie juist is Doe dit voor alle opgeladen talen Om van taal te wisselen, kies de taal in het keuzelijstje Artikelgegevens bekijken in het: Afbeelding 48: Artikelen catalogus Als je merkt dat er fouten zijn, verbeter die dan in de Catalogue Editor, en laadt een nieuwe versie van de catalogus op. Als je alles gecontroleerd en eventueel verbeterd hebt, klik dan op Ter goedkeuring indienen De catalogus kan nu gecontroleerd worden door de Aanbestedende Overheid. 39 / 60
5 Een catalogus downloaden 40 / 60
5.1 Een catalogus opslaan 5.1.1 Een catalogus opslaan in XML-formaat Afbeelding 49: Catalogusversies Afbeelding 50: Formaat kiezen Open de catalogus die je wenst te downloaden Klik naast de versie die je wilt downloaden op het icoon Je kan alle beschikbare versies van een catalogus downloaden, ook de versies die de status Afgesloten hebben. Het is NIET mogelijk om promotiecatalogi te downloaden (te herkennen aan donkergrijze achtergrond en versienummer met 3 cijfers) Selecteer XML in de lijst Documentformaat Selecteer de taal waarin je de catalogus wilt downloaden. Klik op Downloaden Je zal nu een ZIP-bestand downloaden. Dit ZIP-bestand kan geopend worden in de Catalogue Editor, om daar dan eventueel wijzigingen aan te brengen in de catalogus. 41 / 60
5.1.2 Een catalogus opslaan in PDF-formaat Afbeelding 51: Catalogusversies Open de catalogus die je wenst te downloaden Klik naast de versie die je wilt downloaden op het icoon Je kan alle beschikbare versies van een catalogus downloaden, ook de versies die de status Afgesloten hebben. Het is NIET mogelijk om promotiecatalogi te downloaden (te herkennen aan donkergrijze achtergrond en versienummer met 3 cijfers) Selecteer PDF in de lijst Documentformaat Selecteer de taal waarin je de catalogus wilt downloaden. Klik op Downloaden Afbeelding 52: Formaat kiezen 42 / 60
5.1.3 Een catalogus opslaan in Excel-formaat Open de catalogus die je wenst te downloaden Afbeelding 53: Catalogusversies Afbeelding 54: Selectie van artikelen Klik naast de versie die je wilt downloaden op het icoon STAP 1: selectie van de artikelen Selecteer de artikelen die je wenst te downloaden. Dit kan op 2 manieren: o Selecteer de artikelen door ze aan te vinken in de lijst van artikelen. Het is mogelijk om artikelen op verschillende pagina s te selecteren. o Bepaal de selectie door gebruik te maken van de selectiecriteria bovenaan de lijst. Het eerste criterium bepaalt of je artikelen wilt selecteren met de status Nieuw, Gewijzigd en/of Niet gewijzigd. Het tweede criterium laat toe om een sleutelwoord op te geven, en een veld te selecteren waarin dit sleutelwoord moet gezocht worden. Het derde criterium laat toe om artikelen te zoeken waarbij een bepaald numeriek veld kleiner is dan, groter is dan of gelijk is aan een opgegeven waarde. Klik na het bepalen van de criteria op Selecteren Deze methodes en criteria kunnen gecombineerd worden om tot een zo volledig mogelijk resultaat te komen. Een selectie kan steeds uitgebreid of verkleind worden door telkens andere criteria op te geven en op Selecteren, respectievelijk Deselecteren te klikken. 43 / 60
Als de selectie van de artikelen klaar is, klik dan op Verdergaan, onderaan de pagina. STAP 2: selectie van de gegevens Selecteer nu de attributen (gegevens) die je wilt exporteren Afbeelding 55: Verdergaan na selectie van artikelen o Standaard attributen: de gegevens die standaard ter beschikking staan voor de artikelen. Zie de sectie Standaard attributen voor een lijst van beschikbare gegevens. Afbeelding 56: Selectie van gegevens (attributen) o Additionele attributen: dit zijn gegevens die niet standaard beschikbaar zijn, maar die door de leverancier zijn toegevoegd aan de artikelen (bijvoorbeeld opties) o Geassocieerde artikelen: in e-catalogue is het mogelijk om bepaalde artikelen te associëren als accessoire met een ander artikel, het basisartikel. Als deze optie aangevinkt is, zal niet enkel het basisartikel geëxporteerd worden, maar ook zijn accessoires, ook al waren die niet geselecteerd in de vorige stap! Als alle te exporteren gegevens geselecteerd zijn, klik dan op XLS exporteren. Sla het Excel-bestand op. 44 / 60
6 Kortingen toekennen 45 / 60
6.1 De promotiecatalogus 6.1.1 Inleiding e-catalogue biedt de je de mogelijkheid om artikelen uit je catalogus voor een bepaalde periode in promotie te zetten. Hiertoe zal je een promotiecatalogus opladen, die de in promotie gestelde artikelen bevat met hun promotieprijs. Eenmaal de promotie goedgekeurd door de aanbestedende overheid, zal de eindgebruiker in e-catalogue zien dat een artikel in promotie staat. Een promotiecatalogus: is altijd gebonden aan een gepubliceerde versie van de basiscatalogus moet net als een gewone catalogus worden opgeladen en ingediend ter goedkeuring moet ook nagekeken en goedgekeurd worden door de aanbestedende overheid. heeft zijn eigen start- en einddatum o op de startdatum wordt de promotieprijs geldig o op de einddatum vervalt de promotie en wordt automatisch terug de basisprijs geldig 46 / 60
6.1.2 Een promotiecatalogus voorbereiden Het voorbereiden van een promotiecatalogus verloopt op dezelfde manier als een gewone catalogus, met volgende verschillen: Een promotiecatalogus bevat enkel de artikelen waarvoor een promotieprijs moet opgeladen worden Zelfs voor een catalogus die in meerdere talen moet beschikbaar zijn, moet er voor een promotiecatalogus maar één bestand opgeladen worden. Het maakt dus niet uit op basis van welke taalversie je de promotiecatalogus maakt: het systeem zal enkel de artikelnummers en de bijhorende prijzen verwerken. Dat wil ook zeggen dat een promotiecatalogus NIET dient om andere wijzigingen door te voeren in de catalogus, zoals het toevoegen van nieuwe artikelen, het verwijderen van artikelen, het wijzigen van andere gegevens dan de prijs Zie het hoofdstuk over de Catalogue Editor voor details over het voorbereiden van een catalogus. 47 / 60
6.1.3 Een promotiecatalogus opladen Afbeelding 57: Promotiecatalogus opladen Afbeelding 58: Artikelen in promotie Kies in het hoofdmenu de optie Dossiers Selecteer op de pagina Dossiers het tabblad Dossiers Klik op het contractnummer van het dossier waarin je een promotiecatalogus wenst op te laden. Open het tabblad Catalogi Klik op de naam van de catalogus waarvoor je een promotie wilt opladen. Klik op nieuwe versie opladen Selecteer onder Promotiecatalogus de optie Ja Selecteer de basisversie waarmee je de promotiecatalogus wilt associëren. Selecteer het bestand (ZIP) dat de promotiecatalogus bevat Klik op Opslaan De promotiecatalogus wordt opgeladen Klik op Ter goedkeuring indienen om de promotiecatalogus ter goedkeuring in te dienen bij de aanbestedende overheid. 48 / 60
6.2 Kortingen 6.2.1 Korting toevoegen In e-catalogue is het mogelijk om kortingen toe te staan op het totale bedrag van een bestelbon. Klik op de optie Catalogi in het menu links Klik op de naam van de catalogus waarvoor je kortingen wilt geven Klik op het versienummer van de gewenste catalogusversie Afbeelding 59: Details korting Afbeelding 60: Korting toegevoegd Open het tabblad Kortingen Klik op Toevoegen om een nieuwe korting aan te maken Vul de nodige gegevens in: o Vanaf: het minimum bedrag waarvoor deze korting geldig is o Korting: de waarde van de korting. Dit kan een absoluut bedrag zijn, of een percentage. In dit laatste geval moet deze waarde tussen 0 en 100 liggen. o Kortingtype: het type korting, percentage of absoluut bedrag Klik op Opslaan De nieuwe korting wordt toegevoegd. Je kan meerdere kortingsniveaus inbrengen. De kortingen worden actief van zodra de aanbestedende overheid ze heeft goedgekeurd. 49 / 60
6.2.2 Kortingen beheren Een bestaande korting wijzigen: Klik op het icoon naaste de kortinglijn die je wenst te wijzigen Verander de gewenste gegevens Klik op Opslaan Afbeelding 61: Korting beheren Afbeelding 62: Details korting Een bestaande korting verwijderen: Klik op het icoon naaste de kortinglijn die je wenst te verwijderen Verander de gewenste gegevens Bevestig dat je de korting wilt verwijderen In beide bovenstaande gevallen zullen de kortingen terug de status In voorbereiding krijgen. Ze worden terug actief van zodra de aanbestedende overheid de wijzigingen goedgekeurd heeft. 50 / 60
DEEL 3 : BEHEER VAN BESTELLINGEN 51 / 60
7 Beheer van Bestellingen 52 / 60
7.1 Inhoud van een bestelling Als een aankoper een bestelling verzonden heeft, dan wordt je daarvan via mail op de hoogte gebracht. De bestelling is beschikbaar in je werkruimte op e-catalogue. Je zult de bestelling moeten aanvaarden, en eventueel een leveringsdatum ingeven. Kies in het hoofdmenu de optie Bestellingen Open het tabblad Bestellingen Afbeelding 63: Bestellingen Klik op het Nummer van een bestelling met de status Besteld ( ) die je wilt bekijken 53 / 60
Een bestelbon bevat volgende tabbladen: o Algemeen : bevat onder andere Afbeelding 64: tabblad Algemeen Afbeelding 65: tabblad Artikelen o o o o het bestelbonnummer, de gegevens van de aankoper, het facturatie-adres, de totaalprijs, eventuele opmerkingen van de aankoper eventuele documenten die opgeladen werden met de bestelbon Leveringsadressen : bevat de leveringsadressen Artikelen : hier vind je het detail van de bestelde artikelen Overzicht levering : als de aankoper PV s van oplevering bijhoudt in e-catalogue, geeft dit tabblad een overzicht per artikel van de bestelde hoeveelheid, de geleverde hoeveelheid, het aantal dat aanvaard werd, het aantal dat verworpen werd, en het aantal dat aanvaard werd mits een korting voor minderwaarde en de overeengekomen korting. PV s van oplevering : op dit tabblad vind je een lijst van alle PV s van oplevering die door de aankoper opgemaakt worden voor deze bestelbon. 54 / 60
7.2 Een bestelling aanvaarden Om aan te geven dat je de bestelling goed ontvangen hebt, en ze zal uitvoeren, zal je de bestelling moeten aanvaarden Afbeelding 66: bestelling aanvaarden Klik op de knop Bestelling aanvaarden Klik op het veld Leveringsdatum en selecteer een geschatte leveringsdatum in de kalender Geef eventueel een bijkomend commentaar Leveringsdatum en commentaar zijn niet verplicht. Je ook kan na het aanvaarden op elk moment een leveringsdatum ingeven (niet verplicht) Klik op Opslaan De status van de bestelling verandert naar Aanvaard ( ) De aankoper wordt per mail op de hoogte gebracht Afbeelding 67: leveringsdatum kiezen Afbeelding 68: bestelling aanvaard Je kunt een bestelling ook weigeren door op de knop Bestelling weigeren te klikken Geef een reden voor de weigering Klik op Opslaan De status van de bestelling verandert naar Geweigerd ( ) De aankoper wordt per mail op de hoogte gebracht 55 / 60
7.3 Een bestelling opslaan Je kunt een bestelling opslaan als PDF-bestand. Dat kan op 2 plaatsen: Afbeelding 69: Bestelling exporteren Als je een bestelling geopend hebt, klik dan op de knop Exporteren Sla het PDF-bestand op in een folder naar keuze Als je in de lijst van bestellingen zit, klik dan op het icoontje Exporteren ( ) bij de bestelling die je wenst te exporteren. Sla het PDF-bestand op in een folder naar keuze. Afbeelding 70: Bestelling exporteren 56 / 60
7.4 De leveringsdatum aanpassen Je kunt op elk moment aangeven op welke datum je de bestelling zal leveren. Afbeelding 71: leveringsdatum aanpassen Open de bestelling waarvoor je de leveringsdatum wilt aanpassen Klik op Leveringsdatum aanpassen Klik op het veld Leveringsdatum en selecteer de datum in de kalender Geef eventueel een bijkomend commentaar Klik op Opslaan De aankoper wordt via mail op de hoogte gebracht. Afbeelding 72: leveringsdatum selecteren 57 / 60
7.5 Een bestelling verzenden Als een bestelling verzonden of geleverd is, geef je dit ook aan in e-catalogue. Afbeelding 73: bestelling verzenden Afbeelding 74: bestelling verzonden Open de bestelling die verzonden is. Klik op Bestelling verzenden Geef eventueel een bijkomend commentaar Klik op Opslaan De status van de bestelling verandert naar Verzonden ( ) De aankoper wordt via mail op de hoogte gebracht dat de bestelling verzonden is. 58 / 60
DEEL 4 : NOG VRAGEN? 59 / 60
8 Hoe ons contacteren? Federale Dienst e-procurement, FOD Personeel en Organisatie e.proc@publicprocurement.be Wetstraat 51, 1040 Brussel 02/790.52.00 Bezoek ons op http://www.publicprocurement.be Website e-catalogue: https://ecat.publicprocurement.be/ 60 / 60