Opdrachtdocument VGC2017/DFBA/Aankoop/AB/04 voor aankoop, ontwikkeling en onderhoud van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie

aankoop@vgc.be Pagina 1 van 33 Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Dienst Aankoop Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Opdrachtdocument voor aankoop, ontwikkeling en onderhoud van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie Mededingingsprocedure met onderhandeling De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016. De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als opdrachtdocument. Uiterste indieningsdatum van de offertes: maandag 27 november 2017 om 14 uur Vlaamse Gemeenschapscommissie, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel. Inlichtingen: aankoop@vgc.be

aankoop@vgc.be Pagina 2 van 33 Inhoud A. AFWIJKINGEN VAN HET KB VAN 18 APRIL 2017...3 B. AANBESTEDENDE OVERHEID...3 C. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT...3 D. GUNNINGSWIJZE...4 E. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST...4 F. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT...4 G. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE...5 H. ONDERAANNEMERS...5 I. LEIDENDE DIENST LEIDEND AMBTENAAR...6 J. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE...6 K. SELECTIECRITERIA...8 L. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES...8 M. GUNNINGSCRITERIA...8 N. PROCEDURE MET ONDERHANDELINGEN...11 O. PRIJSBEPALING...11 P. PRIJSHERZIENING...12 Q. TAALGEBRUIK...12 R. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID...12 S. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER...13 T. VERBINTENISTERMIJN...13 U. UITVOERING VAN DE OPDRACHT...13 V. BORGTOCHT...14 W. BETALINGSMODALITEITEN...15 X. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN...16 Y. GESCHILLEN...16 DEEL 2 FUNCTIONELE EN NIET-FUNCTIONELE BEPALINGEN ALGEMEEN KADER...17 A. SITUERING VAN DE OPDRACHT...17 B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT...18 DEEL 3 OFFERTEFORMULIER...25 A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS...25 B. FINANCIËLE GEGEVENS...29 C. FUNCTIONELE EN NIET-FUNCTIONELE GEGEVENS...31 DEEL 4 BIJLAGEN...33

aankoop@vgc.be Pagina 3 van 33 A. AFWIJKINGEN VAN HET KB VAN 18 APRIL 2017 In afwijking van artikel 58 van het KB van 18 april 2017 Plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, wordt de verbintenistermijn geplaatst op 180 dagen en dit in kader van de onderhandelingsprocedure en de verschillende beslissingstermijnen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. B. AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de heer Eric Verrept, leidend ambtenaar van de administratie. Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht zendt u een e-mail aankoop@vgc.be. De VGC is als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin. Ze is de basis en de draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en ze staat open voor iedereen die aansluiting zoekt bij die Vlaamse gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil de levenskwaliteit in de stad op verschillende vlakken verhogen. Daarom ontwikkelt en ondersteunt ze een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden. Zo wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie ook bepaalde doelgroepen nieuwe kansen bieden. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is assertief, open en zelfverzekerd. Ze is duidelijk aanwezig in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en bouwt de stad mee uit. Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op. C. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten. De opdracht betreft de aankoop, ontwikkeling en het onderhoud van een softwaresysteem dat het mogelijk maakt om van een operationeel naar een strategisch human resources management te evolueren. De opdracht is nader omschreven in deel 2 Functionele en niet-functionele bepalingen van dit opdrachtdocument. De opdracht is niet opgedeeld in percelen.

aankoop@vgc.be Pagina 4 van 33 D. GUNNINGSWIJZE De gunning van de opdracht gebeurt via een mededingingsprocedure met onderhandeling. E. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST De opdracht voor de ontwikkeling gaat van start na de gunning. De duur is afhankelijk van de planning die deel uitmaakt van de offerte. Het onderhoudscontract gaat van start na de eerste acceptatie en wordt afgesloten voor onbepaalde duur. Het onderhoudscontract is gedurende de eerst vijf jaren jaarlijks éénzijdig opzegbaar door de aanbestedende overheid, en nadien jaarlijks opzegbaar door beide partijen, per aangetekend schrijven, mits naleving van een opzegtermijn van drie maanden. De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken. F. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Voor zover er in dit document niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen en documenten van toepassing op de opdracht. Eventuele verkoopsvoorwaarden, opgelegd door de inschrijver, worden uitgesloten. 1. de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten; 2. het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; 3. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; 4. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 5. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; 6. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden diensten; 7. onderhavige selectieleidraad; 8. het opdrachtdocument ; 9. de goedgekeurde offerte. Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht. De onder 1. tot 4. vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website http://publicprocurement.be van de Federale Overheidsdienst Kanselarij.

aankoop@vgc.be Pagina 5 van 33 G. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt tot de nietigheid van de offerte. De offertes worden bezorgd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Aankoopdienst T.a.v. Ann Boulangier Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De uiterste indieningsdatum van de offertes is maandag 27 november 2017 om 14 uur. Offertes worden op papier ingediend. Dit kan per drager tegen ontvangstbewijs of met de post. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: het nummer van het opdrachtdocument: VGC2017/DFB/Aankoop/AB/04 het adres van de bestemmeling; het adres van de afzender. Een digitale kopie wordt op elektronische drager (bij voorkeur USB-stick) in de omslag gestoken waarin de papieren versie van de offerte wordt ingediend. H. ONDERAANNEMERS Het staat de opdrachtnemer vrij om een deel van de uitvoering van de opdracht toe te vertrouwen aan een onderaannemer. Het beroep op een onderaannemer verandert echter niets aan de contractuele verhouding tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer: laatstgenoemde blijft de enige contractpartij van de aanbestedende overheid en zijn aansprakelijkheid tegenover de aanbestedende overheid geldt onverkort. De inschrijver vermeldt welk deel van de opdracht hij in onderaanneming zou geven en vermeldt de identiteitsgegevens van de onderaannemer(s). De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemer(s) in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van (een) andere onderaannemer(s) is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid.

aankoop@vgc.be Pagina 6 van 33 VARIANTEN Het indienen van een toegestane variante is facultatief. De inschrijver kan slechts een variante indienen wanneer hij ook een basisofferte indient voor deze opdracht. De inschrijver kan een variante indienen met andere technische implementatie (hardware, software) op voorwaarde dat: de functionaliteit evenwaardig blijft en er een minimaal prijsverschil bestaat van 10% voor de totaalprijs tussen basisofferte en variante De totaalprijs = aanschaf oplossing + 5 jaar onderhoud + 300*aantal mandagen VGC. Voor de variante worden afzonderlijke documenten ingediend waar er verschillen zijn met de basisofferte met een duidelijk onderscheid tussen de offerte en de variante. I. LEIDENDE DIENST LEIDEND AMBTENAAR De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. J. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte bestaat uit een offerteformulier en bij te voegen documenten (zie deel 3 van dit opdrachtdocument). Deze documenten worden opgesteld in het Nederlands. Per onderdeel van de offerte dient een afzonderlijk hoofdstuk te worden voorzien. A. Administratieve gegevens B. Financiële gegevens C. Functionele en niet-functionele gegevens De verschillende onderdelen van het offerteformulier worden gebruikt als voorblad bij de offerteonderdelen. Voor de digitale versie levert de inschrijver eveneens per onderdeel een afzonderlijk bestand aan. De inschrijver is verplicht het bij dit opdrachtdocument gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.

aankoop@vgc.be Pagina 7 van 33 Zowel in de offerte als in de bij te voegen documenten moeten doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen door de inschrijver of zijn gemachtigde ONDERTEKEND worden. Dit geldt ook wanneer er correctievloeistof wordt gebruikt. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De bepalingen van dit opdrachtdocument zijn van toepassing voor de opdracht en zijn bindend. Onderdelen van de offerte: Administratieve gegevens 1. Contactpersoon - de naam, voornaam, het telefoonnummer en e-mailadres van de persoon die als enige contactpersoon optreedt voor de inschrijver. 2. Overeenkomst - de naam, voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft; - de naam en handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; - de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; - het telefoonnummer en e-mailadres waarop deze persoon kan bereikt worden; - het btw-nummer; - het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen; - het registratienummer bij de RSZ. Financiële gegevens Bijgevoegde inventaris met gedetailleerde prijzen wordt volledig en nauwgezet ingevuld. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. Functionele en niet-functionele gegevens De inschrijver dient de bijgevoegde antwoordformulieren (functionele vereisten (Excel) en niet functionele vereisten (Word) in, die de aanbestedende overheid in staat stelt de gunningscriteria te beoordelen zoals beschreven in deel 2 functionele en niet functionele specificaties van dit opdrachtdocument waarbij onderstaande elementen aan bod komen. - het antwoord op de functionele vereisten (gegevensinhoud en werkstromen)

aankoop@vgc.be Pagina 8 van 33 - het antwoord op de niet-functionele vereisten (kwaliteit van de software, gebruiksvriendelijkheid, onderhoud van de oplossing, projectaanpak en planning) K. SELECTIECRITERIA De inschrijver dient tijdens dit stadium van de procedure te blijven voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria, zoals opgenomen in de selectieleidraad VGC2017/DFBA/Aankoop/AB/S-04. L. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES De offertes van de inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen geweerd worden. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria. M. GUNNINGSCRITERIA Voor het bepalen van de meest gunstige offerte op economisch vlak zullen de regelmatige offertes worden getoetst aan een reeks gunningscriteria. De gunningscriteria zullen gewogen worden om een eindklassement te bekomen. De gunningscriteria zijn de volgende: Gunningscriterium 1: Prijs Weging: 30 punten De beoordeling van de prijzen gebeurt als volgt: Basispakket en modules De inschrijver dient een voorstel in dat bestaat uit een basispakket waarin minstens alle verplichte vereisten zijn opgenomen. Voor het antwoordformulier van de functionele vereisten is een verplichte vereiste aangeduid met een M ( must volgens de MoSCoW methode). Voor het antwoordformulier van de niet-functionele vereisten staat bij de vraag de tekst Verplichte vereisten. Naast het basispakket kan men verschillende uitbreidingen aanbieden (we noemen deze verder modules) die dan de behoeften kunnen dekken aangeduid als S (Should), C (Could) en W (Would) volgens de MoSCoW methode. Bij het definiëren van de modules dient men de onderlinge afhankelijkheden zo veel mogelijk te beperken en dient men te streven naar modules die geen onderling overlappende functionaliteit aanbieden. In principe zijn alle modules afhankelijk van het basispakket en bij uitzondering zijn er nog afhankelijkheden van andere modules. Wij vragen dit omdat we voor elke afhankelijkheid een bijkomende berekening dienen te voorzien.

aankoop@vgc.be Pagina 9 van 33 De ideale combinatie bepalen Elke inschrijver kan naar believen zijn basispakket en modules samenstellen. Dat is eigen aan zijn mogelijkheden en het voorstel dat hij wil aanbieden. Wel dient correct te worden aangegeven in het antwoordformulier van de functionele vereisten waar men welke functionaliteit kan terugvinden. Het basispakket en de modules krijgen dan een score voor de functionele en niet-functionele vereisten en deze worden vergeleken met de totaalprijs ervan. Aan het basispakket worden dan modules toegevoegd om de combinatie met de hoogste verhouding toegevoegde waarde/prijs te vinden. De totaalprijs is samengesteld uit: aanschaf oplossing + 5 jaar onderhoud + aantal mandagen VGC * eenheidsprijs per mandag. Dit laatste om een meer realistische totale kostprijs te verkrijgen voor de evaluatie. Als eenheidsprijs voor VGC-mandagen wordt 300 per mandag genomen. Elke inschrijver krijgt zo zijn ideale combinatie van basispakket + een aantal modules. Op basis daarvan wordt de eindscore gemaakt die zal bepalen welke leverancier wordt uitgenodigd voor onderhandelingen. Prijstabellen (zie Inventaris in bijlage Excel-file) Algemeen De inschrijver dient een samenvattende tabel (inventaris) in, met een aantal gegevens die als minimum vereiste informatie wordt beschouwd. De prijzen zijn forfaitair. Op basis van deze samenvattende tabel worden de prijzen beoordeeld en vergeleken. Indien meer dan 5 modules worden aangeboden mogen hiervoor extra kolommen toegevoegd worden, maar de structuur moet ongewijzigd blijven. De detailtabel in dezelfde Excel-file laat toe om aan te geven hoe de totaalprijs is samengesteld en om de oplossing beter te documenteren. Ter illustratie: voor Licenties ondersteunende software wordt in de samenvattende tabel één bedrag vermeld, in de detailtabel kan men opnemen over welke software het gaat en hoe de licentie is opgebouwd. Dit kan besproken worden tijdens de onderhandelingen. Componenten In de samenvattende tabel worden voor het basispakket en elke module de prijzen voor de aanschaf van het systeem en het onderhoud ingevuld. Daaronder zijn enkele rubrieken gedefinieerd. Aanschaf oplossing: - Hardware: alle fysieke componenten die vereist zijn om de oplossing met een normale configuratie voor een normale werking onder normale werkomstandigheden volledig te ondersteunen. Dit is inclusief elementen zoals een testomgeving of back-up systemen. - Licenties ondersteunende software: software die nodig is om de oplossing te laten draaien maar die geen deel uitmaken van de oplossing. Een voorbeeld is Windows of Linux. Vergeet ook niet de vereiste randsystemen zoals back-up software. - Licenties oplossing: de licenties voor de oplossing zelf.

aankoop@vgc.be Pagina 10 van 33 - Dienstverlening: dit is elke vorm van dienstverlening, exclusief de dienstverlening in het kader van de migratie van gegevens. Alle menselijke inspanningen (projectleiding, het geven van opleidingen, installatie, ) vallen hieronder. - Migratie: alle kosten voor de datamigratie van de oude oplossing naar de nieuwe oplossing. Dit inclusief de kosten die onze huidige leverancier CIPAL zal aanrekenen voor bijstand. - Andere: alle andere kosten die u niet kon onderbrengen in de vorige rubrieken - Aantal mandagen VGC: een inschatting van de totale inspanning voor VGC personeel - Afhankelijkheden: welke modules vereist zijn om een gegeven module te kunnen gebruiken (afhankelijkheid van het basispakket wordt verondersteld en moet niet worden opgenomen). Onderhoud: Alle cijfers worden weergegeven op jaarbasis. We gaan ervan uit dat de afhankelijkheden opgenomen in de aanschaf oplossing hier ook van toepassing zijn. - Hardware - Licenties ondersteunende software - Licenties oplossing - Service level agreement (SLA): alle vormen van onderhoud met uitzondering aanvragen vanuit de VGC voor nieuwe functionaliteiten. (dit wordt apart behandeld) - Aantal mandagen VGC Nieuwe functionaliteit: De regieprijzen voor nieuwe functionaliteiten worden niet in rekening gebracht voor het bepalen van de totaalprijs. - Profiel: aangeboden profiel (zoals projectleider) Gunningscriterium 2: Kwaliteit Weging: 70 punten Bij de beoordeling van de kwaliteit van de offerte wordt rekening gehouden met: - de functionele waarde van de offerte weging 50 punten - de niet-functionele waarde van de offerte: weging 20 punten; (kwaliteit van de software, gebruiksvriendelijkheid, onderhoud van de oplossing, projectaanpak en planning). De quoteringen per gunningscriterium worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid.

aankoop@vgc.be Pagina 11 van 33 N. PROCEDURE MET ONDERHANDELINGEN De offertes worden onderzocht op hun regelmatigheid. Nadien worden ze beoordeeld en vergeleken op basis van de gunningscriteria. De aanbestedende overheid zal een mondelinge toelichting van de offerte vragen. Op basis van de beoordeling en vergelijking stelt de aanbestedende overheid een rangschikking vast. Indien slechts één kandidaat wordt uitgenodigd voor het vervolg van de procedure, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om af te zien van de BAFO fase (Best And Final Offer), en om rechtstreeks onderhandelingen te voeren met het oog op een geoptimaliseerde offerte en gunning. Indien meer dan één kandidaat weerhouden wordt in het kader van de eerste offerteronde, worden deze kandidaten uitgenodigd voor de BAFO-fase met name de onderhandelingen waarbij de mogelijkheid is voorzien om de offerte te optimaliseren na bespreking en een BAFO in te dienen. Het initiatief tot onderhandelen ligt bij de aanbestedende dienst. De kandidaten kunnen suggesties doen voor de onderwerpen die het voorwerp kunnen uitmaken van onderhandelingen. Tijdens de onderhandelingen kan de aanbestedende dienst de kandidaten vragen bepaalde onderdelen van de ingediende offerte verder uit te werken. Het doel hiervan is te komen tot het optimaliseren van de oorspronkelijke offerte, die weliswaar het uitgangspunt vormt voor verdere onderhandelingen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, met het oog op een globale verbetering van de offertes, het bestek op een aantal punten waar nuttig en noodzakelijk aan te passen. Ze zal daarbij handelen in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel. Op basis van de evaluatie van de BAFO s (volgens gunningscriteria opdrachtdocument) wordt de kandidaat aangewezen die de meest voordelige offerte heeft ingediend. Een kandidaat (met uitzondering van de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund) die gedurende de hele onderhandelingsperiode kandidaat blijft en een best en final offer (BAFO) indient en dat voldoet aan de vereisten zoals omschreven in het lastenboek, eventueel aangepast na onderhandelingen, ontvangt een vergoeding van 2.000 euro, incl. btw voor het indienen van zijn offerte. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om met de kandidaat die de meest voordelige offerte heeft ingediend nog finale besprekingen aan te gaan met als doel waar mogelijk de prijs/kwaliteitsverhouding verder te optimaliseren. O. PRIJSBEPALING Dit is een opdracht tegen gemengde prijs. een globale prijs voor de ontwikkeling van de oplossing ;

aankoop@vgc.be Pagina 12 van 33 een prijs per jaar voor het onderhoud (alles inbegrepen, uitgezonderd nieuwe functionaliteiten); een prijs per mandag voor de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn, met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld. P. PRIJSHERZIENING Een eventuele prijsherziening is mogelijk voor het onderhoud en voor de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten, als er zich sterke schommelingen voordoen in de bijzonderste componenten van de kostprijs, zoals lonen, sociale lasten, De opdrachtnemer dient zijn aanvraag tot prijsherziening voldoende te motiveren. De prijsherziening kan maximum één maal per kalenderjaar toegepast worden. Voor de berekening van de prijsherziening hanteert de aanbestedende overheid de agoria-index. De prijsherziening wordt toegepast indien de opdrachtnemer hierom verzoekt, op basis van volgende formule: Nieuwe prijs = inschrijvingsprijs X nieuw cijfer van de agoria-index basiscijfer van de agoria-index Als basiscijfer wordt de agoria-index genomen van de maand voorafgaand aan de maand van de openingszitting. Het nieuwe cijfer van de agoria-index is de waarde van de agoria-index van de maand die 12 maanden ligt na de maand voorafgaand aan de maand van de openingszitting. Een prijsherziening voor het onderhoud is ook mogelijk na het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten. De aangepaste prijzen worden in onderling overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer bepaald. Q. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met de aanbestedende overheid. Documenten (ook bijlages die u toevoegt) die in een andere taal dan het Nederlands worden ingediend, worden beschouwd als niet ontvangen. R. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID INTELLECTUELE RECHTEN

aankoop@vgc.be Pagina 13 van 33 De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen. De inschrijver voegt een uitgebreide beschrijving toe van zijn voorwaarden inzake intellectuele rechten op de specifiek voor VGC ontwikkelde modules. VERTROUWELIJKHEID De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdrachten ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De opdrachtnemer die bij de uitvoering van de opdracht kennis heeft van informatie of documenten of gegevens die betrekking hebben op het voorwerp van de opdracht, de vereiste middelen voor de uitvoering ervan en op de werking van de diensten van de aanbestedende overheid, neemt de nodige maatregelen om te voorkomen dat deze informatie, documenten of gegevens aan derden worden medegedeeld die er geen kennis mogen van nemen. De opdrachtnemer neemt in zijn contracten met de onderaannemers de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over die hij dient na te komen voor de uitvoering van de opdracht S. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. T. VERBINTENISTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes. U. UITVOERING VAN DE OPDRACHT Termijnen De uitvoeringstermijn voor de ontwikkeling van de software is afhankelijk van de planning die deel uitmaakt van de offerte. Het onderhoudscontract (licenties inbegrepen) wordt afgesloten voor onbepaalde duur. Garantie

aankoop@vgc.be Pagina 14 van 33 De garantie gaat in na de eerste acceptatie en duurt één jaar. Dit betreft het correctieve onderhoud aan de oplossing. Het onderhoudscontract start na de eerste acceptatie, uitgezonderd voor het correctief onderhoud. Evaluatie Tijdens de uitvoering van de opdracht, wordt op regelmatige basis een evaluatie gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde opdracht. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde opdrachten zullen moeten herbegonnen worden. Indien tijdens de uitvoering van de opdracht fouten worden vastgesteld, zal dit aan de opdrachtnemer gemeld worden. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. V. BORGTOCHT De borgtocht is van toepassing op deze opdracht. De borgtocht bedraagt 5% van het totaal bedrag voor de ontwikkeling van de software, excl. btw. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental. Overeenkomstig de wet- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op één van de volgende wijzen heeft gesteld: 1. wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr. BE 58 6792 0040 9979) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij één van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3. wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

aankoop@vgc.be Pagina 15 van 33 4. wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. het debet-bericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3. hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het opdrachtdocument, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval. De termijn van 30 kalenderdagen hiervoor vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgstelling dient te worden gezonden aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Aankoopdienst T.a.v. Ann Boulangier Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit opdrachtdocument, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd. Zolang het bewijs van borgstelling niet is overgemaakt, kan geen enkele factuur betaald worden. W. BETALINGSMODALITEITEN De betaling gebeurt als volgt: een eerste schijf van 30% bij de start van de opdracht; een tweede schijf van 30% na de oplevering van basispakket en modules;

aankoop@vgc.be Pagina 16 van 33 een derde schijf van 30 % na de migratie; een vierde schijf van 10% na de voorlopige oplevering. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn. De betaling zal geschieden op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, te onderwerpen aan de btw, opgemaakt op naam van: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Financiële dienst Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde opdrachten mogen gefactureerd worden. De factuur moet opgesteld worden in euro. X. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Europees Publicatieblad aangekondigde en gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen evenals de berichten en rechtzettingen over deze aanneming maken integraal deel uit van het opdrachtdocument. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te houden. Y. GESCHILLEN Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.

aankoop@vgc.be Pagina 17 van 33 DEEL 2 FUNCTIONELE EN NIET-FUNCTIONELE BEPALINGEN ALGEMEEN KADER A. SITUERING VAN DE OPDRACHT De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een overheid die verankerd is in de Belgische Grondwet en geregeld wordt door de Brusselwet (de bijzondere wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse instellingen). In de Belgische staatsstructuur heeft de VGC een unieke positie. Om de bijzondere aard van de VGC te benoemen, wordt soms de term sui generis gebruikt. De VGC heeft sterke banden met zowel het Brussels Hoofdstedelijk Gewest als met de Vlaamse Gemeenschap. De VGC is een overheid die het Nederlandstalige leven in Brussel ondersteunt en uitbouwt. Zo kan iedereen in Brussel genieten van betere scholen en opleidingen, meer cultuur en activiteiten in de vrije tijd en van een goede zorg. De administratie van de VGC ondersteunt het College bij het uittekenen van het beleid. Ze heeft een drievoudige taak: ze bereidt het beleid voor, ze voert de beslissingen van het College uit en ze evalueert de effecten van het gevoerde beleid. De organisatiestructuur van de VGC-administratie telt drie niveaus: 1. Strategie en algemeen management: Leidend ambtenaar 2. Managementondersteuning: Ondersteunende directies 3. Beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -evaluatie: Algemene beleidsdirecties en Entiteiten

aankoop@vgc.be Pagina 18 van 33 De directie Personeel en HRM heeft een ondersteunende taak met onder meer deze opdrachten: Personeelsplanning en -begroting wervingen en personeelsbewegingen personeelsbeheer + loonverwerking en uitbetaling personeelsontwikkeling / competentiemanagement sociaal overleg sociale dienstverlening onthaal, catering en verzending B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT De directie Personeel en HRM (directie PHRM) is op zoek naar een softwaresysteem dat het mogelijk maakt om van een operationeel naar een strategisch human resources management te evolueren. Enerzijds moet de software toelaten om de loon- en personeelsadministratie binnen het wettelijk kader van de lokale overheid te beheren (loon en HR-kern) en anderzijds moet dit

aankoop@vgc.be Pagina 19 van 33 geïntegreerd kunnen worden met het beheer van verschillende extra ondersteunende HRprocessen. Het softwaresysteem zal gebruikt worden in een streng gereglementeerde omgeving, waar een zekere flexibiliteit is vereist. De directie Personeel en HRM beheert ongeveer: - 750 personeelsleden voor de administratie (inclusief kabinetten) - 380 personeelsleden voor de onderwijsinstellingen: o 370 gesubsidieerde onderwijzende personeelsleden waarvoor de loonberekening gebeurt door het departement onderwijs van de Vlaamse Overheid, echter bepaalde vergoedingen zijn ten laste van de VGC o 25 niet gesubsidieerde onderwijzende personeelsleden waarvoor de loonberekening en het volledige dossierbeheer gebeurt door de VGC - 100 Contractuele sportlesgevers die per prestatie worden vergoed - 710 Contractuele speelpleinanimatoren die per prestatie worden betaald Omwille van privacy wordt de voorkeur gegeven aan een HR-systeem waarbij alle data opgeslagen en gegenereerd kan worden bij de VGC. We laten een voorstel voor een cloud oplossing toe maar deze dient wel te voldoen aan de voorwaarde dat de data het Europees grondgebied niet mag verlaten. 1 Doelstellingen van de directie Personeel en HRM Primaire doelstelling Ondersteunen van de personeelsbegroting (financieel beheer), de HR-processen (personeelsbeleid) en de administratieve processen (personeelsbeheer) volgens de bestaande regelgeving en adequate rapportering over deze processen voorzien door op een gestructureerde manier het meest adequate HR-softwareprogramma in gebruik te nemen. Afgeleide doelstellingen - Permanente monitoring van het personeelsplan (voorziene plaatsen en bezettingsgraad) in functie van monitoring van de personeelsuitgaven en opmaak / bijsturing van de begroting. - De rapporteringstool moet de key-users in staat stellen om op een gebruiksvriendelijke manier rapporteringen op te maken (cfr. rapportering die ICT voor het huidige systeem opmaakte). - Integreren, automatiseren en flexibiliseren van de processen. - Implementatie van een HR-portaal waarbij VGC-personeelsleden toegang krijgen tot hun dossier en loonfiches en leidinggevenden de evaluaties en vormingen digitaal kunnen opvolgen. o Personeelsleden moeten hun aanvragen in kader van diverse processen via het e- loket kunnen indienen en de stand van zaken kunnen opvolgen. Daarnaast moeten zij hun prestaties kunnen registreren en hun dossier kunnen raadplegen (o.a.

aankoop@vgc.be Pagina 20 van 33 o o loonfiches, functiebeschrijving, evaluaties, diverse tellers mbt ziekte, verlof, thematische loopbaanonderbreking, zorgkrediet, ) HR-medewerkers moeten in een back-office de processen kunnen opvolgen, een globaal overzicht hebben van de stand van zaken in de op te volgen processen en zicht hebben op de taken die ze zelf moeten afhandelen. Leidinggevenden moeten dashboards ter beschikking hebben met voor hen relevante informatie.(personeelsplan, -begroting, -bezetting, -uitgaven, beschikbaarheidsagenda ) en moeten processen kunnen opstarten of opvolgen (vb. evaluatie, verlofaanvragen, ) 2 Scope De scope behelst volgende onderdelen: (1) loon, (2) HR-kern, (3) HR-plus, (4) rapporteringstool, (5) e- HR-platform en (6) documentmanagement. Onder het domein loon vallen alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot loonberekening en daarbijhorende aangiftes. Het domein HR-kern houdt volgende aspecten in: Organisatiestructuur (personeelsplan met arbeidsplaatsen en bezetting, organogrammen) Ondersteuning financiële processen (financieel beheer): personeelsbegroting EN monitoring van de uitgaven op maandbasis (tot op niveau van de arbeidsplaatsen) Ondersteuning administratieve processen (personeelsbeheer): personeelsregistratie (persoons-, contract-, verloningsgegevens (weddevaststellingen en functionele loopbaan) ; verzuim- en verlofregistratie (alle mogelijke vormen van afwezigheden: verlofstelsels, ziekte, arbeidsongevallen, jaarlijks verlof, ) gelinkt aan een virtuele tijdsregistratie ; loonverwerking Het domein HR-plus impliceert Ondersteuning HR-processen (personeelsbeleid): Instroom (rekrutering (sollicitanten, vacatures), selecties en examens); doorstroom (evaluatie / functioneren, competentiemanagement (vorming, loopbaanontwikkeling), functiebeschrijvingen) uitstroom (ontslagaanvragen, exitgesprekken) Ondersteuning processen sociale dienst: sociale bemiddeling, personeelszorg, financiële tussenkomsten De rapporteringstool moet toelaten om zowel operationele als management rapporten te genereren uit de grote hoeveelheid data.

aankoop@vgc.be Pagina 21 van 33 Met de implementatie van een e-hr-platform worden zowel personeelsleden als leidinggevenden meer betrokken bij diverse HR-processen. Het documentmanagementsysteem houdt een digitalisering in van het papieren personeelsdossier. 3 Analyse De directie Personeel en HRM maakte een behoefteanalyse, een AS IS procesanalyse en een TO BE procesanalyse. Behoefteanalyse De behoefteanalyse werd via de Mindmapmethode opgestart. Volgende documenten zijn als bijlage beschikbaar: een beschrijvend document en een folder met de mindmaps. TO BE procesanalyse Vanuit de AS IS processen, die momenteel niet beschikbaar zijn in digitale workflows, werden de TO BE processen uitgetekend en beschreven (documentatie als bijlage). In de TO BE processen werden de rollen binnen de directie P&HRM vastgelegd en eveneens beschreven. In de TO BEprocessen hebben we aangegeven waar we mogelijkheden zien voor een (gedeeltelijke) automatisering/digtalisering via digitale workflows. De taken die via de HRM-applicatie kunnen verlopen, werden in de schema s in blauw aangeduid en zijn ook duidelijk vermeld in de beschrijving. C. VERWACHTINGEN VOOR HET LASTENBOEK EN HET EERSTE GESPREK 1 Beschikbare documenten Naast dit algemeen kader zijn volgende documenten beschikbaar: - Functionele vereisten behoefteanalyse - Functionele vereisten procesbeschrijving TO BE - Niet functionele vereisten beschrijving - Bijlagen: o Functionele vereisten behoefteanalyse: mindmaps o Functionele vereisten procesbeschrijving: BPMN schema s o Rechtspositieregeling administratie o Arbeidsreglementen o VGC technologie

aankoop@vgc.be Pagina 22 van 33 2 In te dienen documenten Om de functionele en niet-functionele vereisten te beoordelen dient de inschrijver volgende documenten in te vullen: - Antwoordformulier functionele vereisten (Excel) - Antwoordformulier niet functionele vereisten (Word) Documenten (ook bijlages die u toevoegt) die in een andere taal dan het Nederlands worden ingediend, worden beschouwd als niet ontvangen. Voor de duidelijkheid vragen we om een inventaris op te geven van alle documenten die u indient. 3 Het eerste gesprek Tijdens het eerste gesprek (duurtijd = 3u) wensen we een demo of presentatie te krijgen over de voorgestelde HR-toepassing waarin volgende aspecten aan bod moeten komen: o o o Registratie en beheer van arbeidsplaatsen Uurroosters Welke data kan geregistreerd worden? Koppeling met begrotingsartikels en financiële middelen Koppeling met personeelsleden Simulatie personeelsbegroting Rapportering: personeelsplan / personeelsbezetting / begroting versus loonuitgaven Hoe worden uurrooster voorgesteld en hoe wordt een onderscheid gemaakt tussen uurrooster volgens contract, effectief uurrooster (bv. door vaste dag zorgkrediet op woensdag OF door verkorte werkweek) en tijdelijk afwijkend uurrooster door bv. verminderde prestaties wegens ziekte bij een statutair personeelslid? Op welke wijze heeft het uurrooster al dan niet een invloed op berekening van loon / vergoedingen? Is er een rechtstreekse koppeling tussen uurroosters / arbeidsprestaties / bezetting van arbeidsplaatsen? Registratie ziektedagen en berekening van ziektetellers Administratief personeel 666 werkdagen (te tellen op basis van het effectieve uurrooster) Extra teller van leeftijd 62 jaar (365 kalenderdagen) (te tellen in kalenderdagen) Onderwijzend personeel

aankoop@vgc.be Pagina 23 van 33 o o o Teller waarbij krediet gedurende loopbaan wordt opgebouwd (30 dagen per schooljaar) Welke ziekteverzuimcijfers kunnen standaard gegenereerd worden? Berekening van maaltijdcheques volgens VGC-regels Loonverwerking: DmfA-aangifte en Belcotax Workflow: aanvraag van een verlofstelsel via een e-loket indiening kandidatuur en opvolging selectieprocedure opstarten en opvolging jaarlijkse functioneringsevaluatie

aankoop@vgc.be Pagina 24 van 33

aankoop@vgc.be Pagina 25 van 33 DEEL 3 OFFERTEFORMULIER VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Aankoop Betreft: Opdrachtdocument voor aankoop, ontwikkeling en onderhoud van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS contactpersoon Naam:... Telefoon: Gsm: E-mail:.. Overeenkomst De ondergetekende :. (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep:. Nationaliteit:.. Woonplaats: (volledig adres) ofwel 1 De vennootschap:.. (firmanaam of benaming) Juridische vorm:. 1 Doorhalen wat niet van toepassing is

aankoop@vgc.be Pagina 26 van 33 Nationaliteit:... Maatschappelijke zetel:.. (volledig adres) Rekeningnummer: Op naam van:.... Vertegenwoordigd door:. Ondergetekende(n) Hoedanigheid:.. Telefoonnummer: E-mail adres:. Ondernemingsnummer:.... Registratienummer bij de RSZ:. - verbindt of verbinden zich tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd opdrachtdocument, van de in dit opdrachtdocument beschreven opdracht met betrekking tot de ontwikkeling van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie - zal hiervoor samenwerken met onderstaande aangewezen onderaannemer(s): 1. De ondergetekende :.. (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep:... Nationaliteit:....... Woonplaats:... (volledig adres) ofwel

aankoop@vgc.be Pagina 27 van 33 De vennootschap:..... (firmanaam of benaming) Juridische vorm:.. Nationaliteit:.... Maatschappelijke zetel:... (volledig adres) Vertegenwoordigd door:.. Ondergetekende(n) Hoedanigheid:.... Telefoonnummer: E-mail adres:. Ondernemingsnummer:.... Registratienummer bij de RSZ:. 2. De ondergetekende :.. (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep:... Nationaliteit:....... Woonplaats:... (volledig adres) ofwel De vennootschap:..... (firmanaam of benaming) Juridische vorm:.. Nationaliteit:.... Maatschappelijke zetel:... (volledig adres) Vertegenwoordigd door:.. Ondergetekende(n)

aankoop@vgc.be Pagina 28 van 33 Hoedanigheid:.... Telefoonnummer: E-mail adres:. Ondernemingsnummer:.... Registratienummer bij de RSZ:. De inschrijver beroept zich op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten om te voldoen aan de eisen inzake kwalitatieve selectie: JA / NEE Indien JA, vul aan: Er wordt beroep gedaan op de draagkracht van :... Na(a)m(en): Datum: Handtekeningen (*) : (*) De ondertekenaar van de offerte is wettelijk bevoegd om de firma te vertegenwoordigen en een offerte te ondertekenen voor de firma.

aankoop@vgc.be Pagina 29 van 33 Betreft: Opdrachtdocument voor aankoop, ontwikkeling en onderhoud van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie B. FINANCIËLE GEGEVENS Basisofferte / variante (schrappen wat niet past) De bijgevoegde inventaris (Excel-file) met gedetailleerde prijzen wordt volledig en nauwgezet ingevuld. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. Na(a)m(en): Datum: Handtekening(en) (*) : *) De ondertekenaar van de offerte is wettelijk bevoegd om de firma te vertegenwoordigen en een offerte te ondertekenen voor de firma.

aankoop@vgc.be Pagina 30 van 33

aankoop@vgc.be Pagina 31 van 33 Betreft: Opdrachtdocument voor aankoop, ontwikkeling en onderhoud van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie C. FUNCTIONELE EN NIET-FUNCTIONELE GEGEVENS Basisofferte / variante (schrappen wat niet past) De inschrijver geeft aan de hand van de bijgevoegde antwoordformulieren aan hoe de opdracht zal uitgevoerd worden. De antwoordformulieren stellen de aanbestedende overheid in staat de gunningscriteria te beoordelen zoals beschreven in deel 2 functionele en niet-functionele bepalingen van dit opdrachtdocument. Na(a)am(en): Datum: Handtekening(en) (*) : (*) De ondertekenaar van de offerte is wettelijk bevoegd om de firma te vertegenwoordigen en een offerte te ondertekenen voor de firma.

aankoop@vgc.be Pagina 32 van 33

aankoop@vgc.be Pagina 33 van 33 DEEL 4 BIJLAGEN - Functionele vereisten behoefteanalyse - Functionele vereisten procesbeschrijving TO BE - Functionele vereisten antwoordformulier - Niet functionele vereisten beschrijving - Niet functionele vereisten VGC technologie - Niet functionele vereisten - antwoordformulier - Prijzen - antwoordformulier - Bijlagen: o Functionele vereisten behoefteanalyse: mindmaps o Functionele vereisten procesbeschrijving: BPMN schema s o Rechtspositieregelingen o Arbeidsreglementen