Selectieleidraad VGC2017/DFBA/Aankoop/AB/SL-04 voor aankoop, ontwikkeling en onderhoud van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie

Transcriptie

1 Pagina 1 van 33 Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Dienst Aankoop Emile Jacqmainlaan Brussel Selectieleidraad voor aankoop, ontwikkeling en onderhoud van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie Mededingingsprocedure met onderhandeling De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni Uiterste indieningsdatum aanvraag tot deelneming: donderdag 14 september 2017 om 14 uur Vlaamse Gemeenschapscommissie, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel Inlichtingen: aankoop@vgc.be

2 Pagina 2 van 33 Inhoud DEEL 1 SELECTIELEIDRAAD...3 A. TOELICHTING...3 B. AANBESTEDENDE OVERHEID...3 C. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT...4 D. GUNNINGSWIJZE...5 E. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST...5 F. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT...6 G. TAALGEBRUIK...6 H. INDIENEN AANVRAAG TOT DEELNEMING...6 I. ONDERAANNEMERS...7 J. SELECTIEPROCEDURE...7 K. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA...8 L. GESCHILLEN...11 DEEL 2 AANVRAAG TOT DEELNEMING SELECTIES...13 A. SELECTIEFORMULIER...13 B. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN...17 DEEL 3 BIJLAGEN...18

3 Pagina 3 van 33 DEEL 1 SELECTIELEIDRAAD A. TOELICHTING De aanbestedende overheid maakt voor de gunning van deze opdracht gebruik van een tweestapsprocedure. Deze procedure heeft als doel de meest geschikte kandidaat te kunnen selecteren voor het uitvoeren van deze opdracht. Deze selectieleidraad geeft toelichting bij de selectiefase van de gunningsprocedure voor de opdracht de ontwikkeling van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie zoals aangekondigd in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Europees Publicatieblad. De selectieleidraad beoogt een beeld te geven van de opdracht, de wijze waarop een aanvraag tot deelneming kan worden ingediend, welke gegevens daarbij dienen te worden overgelegd en de wijze waarop de selectie plaatsvindt. Met deze selectieleidraad nodigt de aanbestedende overheid geïnteresseerde partijen uit om een aanvraag tot deelneming voor de opdracht in te dienen. In de selectiefase krijgen de kandidaten kansen om hun bekwaamheid voor en hun affiniteit met de opdracht aan te tonen. De aanbestedende overheid zal op basis van de kandidaturen ingediend in deze fase van de procedure en op basis van deze selectieleidraad beslissen welke deelnemers zullen uitgenodigd worden om aan het vervolg van de procedure deel te nemen. Er worden minimaal 3 kandidaten geselecteerd. In de tweede fase van de gunningsprocedure, de offertefase, zullen de geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om een concrete offerte voor de opdracht in te dienen. Zij ontvangen hierbij het opdrachtdocument. De informatie in de selectieleidraad inzake het voorwerp van de opdracht en het vervolg van de procedure na selectie, is louter bedoeld om de opdracht en het vervolg van de procedure te situeren. B. AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de heer Eric Verrept, leidend ambtenaar van de administratie. Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht zendt u een naar aankoop@vgc.be. De VGC is als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin. Ze is de basis en de draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en ze staat open voor iedereen die aansluiting zoekt bij die Vlaamse gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil de levenskwaliteit in de stad op verschillende vlakken verhogen. Daarom ontwikkelt en ondersteunt ze een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden. Zo wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie ook bepaalde doelgroepen nieuwe kansen bieden.

4 Pagina 4 van 33 De Vlaamse Gemeenschapscommissie is assertief, open en zelfverzekerd. Ze is duidelijk aanwezig in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en bouwt de stad mee uit. Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op. C. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten. De opdracht is niet opgedeeld in percelen. De opdracht bestaat uit onderdelen die onderling sterk afhankelijk zijn. Het opdelen in percelen zal de kwaliteit verminderen, de benodigde tijd verlengen en het risico op communicatiestoornissen tussen verschillende onderdelen verhogen. Het betreft de aankoop, ontwikkeling en het onderhoud van een softwaresysteem dat het mogelijk maakt om van een operationeel naar een strategisch human resources management te evolueren. Het softwaresysteem moet volgende onderdelen supporteren: (1) loon, (2) HR-kern, (3) HR-plus, (4) rapporteringstool, (5) e-hr-platform en (6) documentmanagement. (1) Onder het domein loon vallen alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot loonberekening en daarbij horende aangiftes. (2) Het domein HR-kern houdt volgende aspecten in: Organisatiestructuur (personeelsplan met arbeidsplaatsen en bezetting, organogrammen) Ondersteuning financiële processen (financieel beheer): personeelsbegroting EN monitoring van de uitgaven op maandbasis (tot op niveau van de arbeidsplaatsen) Ondersteuning administratieve processen (personeelsbeheer): personeelsregistratie (persoons-, contract-, verloningsgegevens (weddevaststellingen en functionele loopbaan) ; verzuim- en verlofregistratie (alle mogelijke vormen van afwezigheden: verlofstelsels, ziekte, arbeidsongevallen, jaarlijks verlof, ) gelinkt aan een virtuele tijdsregistratie ; loonverwerking (3) Het domein HR-plus impliceert Ondersteuning HR-processen (personeelsbeleid): Instroom (rekrutering (sollicitanten, vacatures), selecties en examens); doorstroom (evaluatie / functioneren, competentiemanagement (vorming, loopbaanontwikkeling), functiebeschrijvingen) uitstroom (ontslagaanvragen, exitgesprekken) Ondersteuning processen sociale dienst: sociale bemiddeling, personeelszorg, financiële tussenkomsten (4) De rapporteringstool moet toelaten om zowel operationele als management rapporten te genereren uit de grote hoeveelheid data.

5 Pagina 5 van 33 (5) Met de implementatie van een e-hr-platform worden zowel personeelsleden als leidinggevenden meer betrokken bij diverse HR-processen. (6) Het documentmanagementsysteem houdt een digitalisering in van het papieren personeelsdossier. Het softwaresysteem zal gebruikt worden in een streng gereglementeerde omgeving, waar een zekere flexibiliteit is vereist. De directie Personeel en HRM van de Vlaamse Gemeenschapscommissie beheert ongeveer: personeelsleden voor de administratie (inclusief kabinetten) personeelsleden voor de onderwijsinstellingen: o 370 gesubsidieerde onderwijzende personeelsleden waarvoor de loonberekening gebeurt door het departement onderwijs van de Vlaamse Overheid, echter bepaalde vergoedingen zijn ten laste van de VGC o 25 niet gesubsidieerde onderwijzende personeelsleden waarvoor de loonberekening en het volledige dossierbeheer gebeurt door de VGC Contractuele sportlesgevers die per prestatie worden vergoed Contractuele speelpleinanimatoren die per prestatie worden betaald Omwille van privacy wordt de voorkeur gegeven aan een HR-systeem waarbij alle data opgeslagen en gegenereerd kunnen worden bij de VGC. Voor data op andere locaties geldt dat de gegevens het Europese grondgebied niet mogen verlaten (geldigheid GDPR). De opdrachtnemer wordt verondersteld de Belgische wetgeving inzake personeelszaken en het statuut van de VGC te kennen, constant op te volgen en te integreren in het systeem. D. GUNNINGSWIJZE De gunning van de opdracht gebeurt via een mededingingsprocedure met onderhandeling. E. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST De opdracht voor de ontwikkeling gaat van start na de gunning. De duur is afhankelijk van de planning die deel uitmaakt van de offerte. Het onderhoudscontract gaat van start na de eerste acceptatie en wordt afgesloten voor onbepaalde duur. Het onderhoudscontract is gedurende de eerst vijf jaren jaarlijks éénzijdig opzegbaar door de aanbestedende overheid, en nadien jaarlijks opzegbaar door beide partijen, per aangetekend schrijven, mits naleving van een opzegtermijn van drie maanden.

6 Pagina 6 van 33 F. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Voor zover er in dit document niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen en documenten van toepassing op de opdracht. Eventuele verkoopsvoorwaarden, opgelegd door de inschrijver, worden uitgesloten. 1. de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten; 2. het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; 3. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; 4. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 5. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; 6. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden diensten; 7. onderhavige selectieleidraad; 8. het opdrachtdocument VGC2017/DFBA/Aankoop/AB/04; 9. de goedgekeurde offerte. Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht. De onder 1. tot 4. vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website van de Federale Overheidsdienst Kanselarij. G. TAALGEBRUIK De kandidaat gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met de aanbestedende overheid. H. INDIENEN AANVRAAG TOT DEELNEMING De aanvraag tot deelneming wordt verstuurd naar: Vlaamse Gemeenschapscommissie Aankoopdienst T.a.v. Ann Boulangier Emile Jacqmainlaan Brussel De uiterste indieningsdatum van de aanvragen tot deelneming is donderdag 14 september 2017 om 14 uur op bovenstaand adres. Aanvragen kunnen op papier ingediend worden per drager tegen ontvangstbewijs of met de post.

7 Pagina 7 van 33 De aanvraag tot deelneming wordt in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: de naam van het document aanvraag tot deelneming in de linkerbovenhoek; het adres van de bestemmeling; het adres van de afzender; Een digitale kopie wordt op elektronische drager (bij voorkeur USB-stick) in de omslag gestoken waarin de papieren versie van de aanvraag wordt ingediend. I. ONDERAANNEMERS Het staat de opdrachtnemer vrij om een deel van de uitvoering van de opdracht toe te vertrouwen aan een onderaannemer. Het beroep op een onderaannemer verandert echter niets aan de contractuele verhouding tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer: laatstgenoemde blijft de enige contractpartij van de aanbestedende overheid en zijn aansprakelijkheid tegenover de aanbestedende overheid geldt onverkort. De inschrijver vermeldt welk deel van de opdracht hij in onderaanneming zou geven en vermeldt de identiteitsgegevens van de onderaannemer(s). De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemer(s) in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van (een) andere onderaannemer(s) is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. J. SELECTIEPROCEDURE De procedure zal verlopen in twee fasen. Fase 1: Selectiefase In de eerste fase worden de kandidaten die een aanvraag tot deelneming hebben ingediend, geselecteerd op basis van de in deze leidraad vastgestelde uitsluitings- en selectiecriteria. Er worden minimum 3 kandidaten geselecteerd. Enkel de kandidaten die geselecteerd worden zullen het opdrachtdocument ontvangen en uitgenodigd worden om een offerte in te dienen. De niet-geselecteerde kandidaten worden in kennis gesteld van de gemotiveerde selectiebeslissing. Fase 2: Gunningsfase De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om een offerte in te dienen volgens de vereisten van het opdrachtdocument. De offertes worden onderzocht op hun regelmatigheid. Nadien worden ze beoordeeld en vergeleken op basis van de gunningscriteria. Indien nodig zal de aanbestedende overheid een mondelinge toelichting vragen van de offerte. Op basis van de beoordeling en vergelijking stelt de aanbestedende overheid een rangschikking vast.

8 Pagina 8 van 33 Indien slechts één kandidaat wordt uitgenodigd voor het vervolg van de procedure, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om af te zien van de BAFO fase (Best And Final Offer), en om rechtstreeks onderhandelingen te voeren met het oog op een geoptimaliseerde offerte en gunning. Indien meer dan één kandidaat weerhouden wordt in het kader van de eerste offerteronde, worden deze kandidaten uitgenodigd voor de BAFO-fase met name de onderhandelingen waarbij de mogelijkheid is voorzien om de offerte te optimaliseren na bespreking en een BAFO in te dienen. Het initiatief tot onderhandelen ligt bij de aanbestedende dienst. De kandidaten kunnen suggesties doen voor de onderwerpen die het voorwerp kunnen uitmaken van onderhandelingen. Tijdens de onderhandelingen kan de aanbestedende dienst de kandidaten vragen bepaalde onderdelen van de ingediende offerte verder uit te werken. Het doel hiervan is te komen tot het optimaliseren van de oorspronkelijke offerte, die weliswaar het uitgangspunt vormt voor verdere onderhandelingen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, met het oog op een globale verbetering van de offertes, het bestek op een aantal punten waar nuttig en noodzakelijk aan te passen. Ze zal daarbij handelen in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel. Op basis van de evaluatie van de BAFO s (volgens gunningscriteria opdrachtdocument) wordt de kandidaat aangewezen die de meest voordelige offerte heeft ingediend. Een kandidaat (uitgezonderd degene aan wie de opdracht gegund wordt) die gedurende de hele onderhandelingsperiode kandidaat blijft en een best en final offer (BAFO) indient en die voldoet aan de vereisten zoals omschreven in het lastenboek, eventueel aangepast na onderhandelingen, ontvangt een vergoeding van euro, incl. btw voor het indienen van zijn offerte. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om met de kandidaat die de meest voordelige offerte heeft ingediend nog finale besprekingen aan te gaan met als doel waar mogelijk de prijs/kwaliteitsverhouding verder te optimaliseren. K. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA De kandidaten worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria. Enkel de kandidaturen die voldoen aan deze criteria worden aanvaard. Uitsluitingscriteria (art van de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten, art en 73 van KB van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren Plaatsing) De kandidaat mag zich niet bevinden in één van de in de artikelen 67 tot en met 69 van de Wet Overheidsopdrachten bedoelde situaties. Dit behelst de verplichte uitsluitingsgronden, de uitsluitingsgronden in verband met fiscale en sociale schulden, en de facultatieve uitsluitingsgronden. Indien een verplichte of facultatieve uitsluitingsgrond van toepassing is op de kandidaat, mag de kandidaat bewijzen dat de corrigerende maatregelen die hij heeft genomen voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks de toepasselijke uitsluitingsgrond. Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken kandidaat niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.

9 Pagina 9 van 33 Deze bepaling is individueel van toepassing op de deelnemers die samen als een combinatie een aanvraag tot deelneming indienen, alsook op entiteiten op wiens draagkracht de kandidaat een beroep doet met het oog op het voldoen aan de eisen inzake kwalitatieve selectie. De verplichte uitsluitingsgronden zijn ook van toepassing in hoofde van personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de kandidaat of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben. Bewijsmiddelen: De kandidaat legt een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor als verklaring dat er geen uitsluitingsgrond op hem van toepassing is. Eventuele corrigerende maatregelen vermeldt de kandidaat op dit UEA. Zie deel 3 Bijlage 1 Non-discriminatie: Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de plaatsingssprocedure, de mogelijkheid om de kandidaat uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: - het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; - de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Selectiecriteria Selectiecriteria m.b.t. de financiële en economische draagkracht van de kandidaat De kandidaat voegt bij zijn aanvraag tot deelneming: - de jaarrekening van de laatste 3 boekjaren (dit is enkel van toepassing voor de kandidaat waarvan de gevraagde jaarrekeningen niet beschikbaar zijn via de Kruispuntbank van Ondernemingen); - de omzetcijfers van de laatste 3 jaren. De jaarlijkse minimum omzet bedraagt 1 miljoen euro.

10 Pagina 10 van 33 Indien hij met één of meer onderaannemers werkt dienen deze gegevens voor de onderaannemers eveneens toegevoegd te worden bij de aanvraag. Indien de kandidaat niet in staat is de gevraagde referenties voor te leggen, kan hij zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten voor zover de aanbestedende overheid deze geschikt acht. Hij moet de redenen hiervoor verantwoorden. Selectiecriteria m.b.t. de technische capaciteit van de kandidaat De kandidaat bewijst zijn technische en beroepsbekwaamheid aan de hand van een getekende verklaring waarin de volgende items bevestigd worden: Alle onderdelen van de oplossing waarmee de eindgebruiker in aanraking komt, moeten in het Nederlands zijn. Hieronder wordt onder meer verstaan: de webpagina s, de handleidingen, de documentatie, de helpdesk ; De kandidaat heeft reeds opdrachten uitgevoerd voor Belgische overheidsbesturen, die relevant zijn in de context van onderhavige opdracht. Hij voegt een gedagtekende en ondertekende lijst toe met minimum twee referenties van deze opdrachten; Beroep op de draagkracht van andere entiteiten De kandidaat kan zich, met het oog op het voldoen aan de eisen inzake kwalitatieve selectie uit III.5., beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In geval van beroep op draagkracht, zijn de volgende regels van toepassing: - De kandidaat voegt de nodige documenten toe aan zijn aanvraag tot deelneming, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de kandidaat. Voor opmaak van de bovenvermelde verbintenis kan gebruikgemaakt worden van het model Verbintenis terbeschikkingstelling middelen, dat als bijlage bij deze selectieleidraad gevoegd werd. - Op deze onderaannemers of entiteiten op wiens draagkracht men beroep doet, mogen geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn onverminderd de mogelijkheid om corrigerende maatregelen te laten gelden. - Indien de kandidaat beroep doet op draagkracht in het kader van studie- en beroepskwalificaties of relevante beroepservaring, is hij verplicht om voor de uitvoering van de opdracht daadwerkelijk beroep te doen op de onderaannemers op wiens draagkracht hij beroep doet. Het inzetten van andere onderaannemers is onderworpen aan de voorafgaande toestemming van de aanbestedende overheid.

11 Pagina 11 van 33 - Indien de kandidaat een beroep doet op de draagkracht in het kader van economische en financiële criteria, zijn de kandidaat en de entiteiten of onderaannemer waarop deze zich beroept, hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht. De entiteiten of onderaannemers in kwestie dienen deze hoofdelijke aansprakelijkheid schriftelijk te aanvaarden in de bovenvermelde verbintenis. Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van ondernemers zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of van andere entiteiten. Indien de kandidaat geselecteerd wordt om in de tweede fase van de plaatsingsprocedure een offerte in te dienen, zal de aanbestedende overheid controleren of de vermeldingen inzake beroep op de draagkracht in de offerte overeenstemmen met die in de aanvraag tot deelneming. Uniform Europees Aanbestedingsdocument De kandidaat legt overeenkomstig art. 73 van de van wet 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor. Het UEA bestaat uit een eigen verklaring die de aanbestedende overheid als voorlopig bewijs aanvaardt dat op de kandidaat geen uitsluitingsgrond van toepassing is en dat de kandidaat voldoet aan de kwalitatieve selectiecriteria. Voor opmaak van het UEA kan de kandidaat gebruik maken van het model in bijlage 1. Voor wat betreft deel IV van het UEA moet de kandidaat louter verklaren dat hij voldoet aan de voorgeschreven selectiecriteria. De kandidaat moet tevens: - een ingevuld UEA voorleggen voor elke deelnemer van een combinatie van ondernemingen die optreedt als kandidaat, en voor elke onderaannemer of andere entiteit op wiens draagkracht de kandidaat beroep doet; - in geval de kandidaat een combinatie van ondernemingen is, aanduiden welke deelnemer aan de combinatie zal optreden als vertegenwoordiger naar de aanbestedende overheid toe, in deel II.B van het UEA; De aanbestedende overheid kan de kandidaten tijdens de procedure ten allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure. L. GESCHILLEN Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.

12 Pagina 12 van 33

13 Pagina 13 van 33 DEEL 2 AANVRAAG TOT DEELNEMING SELECTIES VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Aankoop Betreft: Selectieleidraad voor aankoop, ontwikkeling en onderhoud van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie A. SELECTIEFORMULIER contactpersoon Naam:... Telefoon: Gsm: .. Overeenkomst De ondergetekende :. (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep:. Nationaliteit:.. Woonplaats: (volledig adres) ofwel 1 De vennootschap:.. (firmanaam of benaming) Juridische vorm:. 1 Doorhalen wat niet van toepassing is

14 Pagina 14 van 33 Nationaliteit:... Maatschappelijke zetel:.. (volledig adres) Rekeningnummer: Op naam van:.... Vertegenwoordigd door:. Ondergetekende(n) Hoedanigheid:.. Telefoonnummer: adres:. Ondernemingsnummer:.... Registratienummer bij de RSZ:. - stelt zich kandidaat voor de opdracht beschreven in de selectieleidraad voor diensten met als voorwerp de ontwikkeling van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie. - zal hiervoor samenwerken met onderstaande aangewezen onderaannemer(s): 1. De ondergetekende :.. (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep:... Nationaliteit: Woonplaats:... (volledig adres) ofwel De vennootschap:..... (firmanaam of benaming) Juridische vorm:..

15 Pagina 15 van 33 Nationaliteit:.... Maatschappelijke zetel:... (volledig adres) Vertegenwoordigd door:.. Ondergetekende(n) Hoedanigheid:.... Telefoonnummer: adres:. Ondernemingsnummer:.... Registratienummer bij de RSZ:. 2. De ondergetekende :.. (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep:... Nationaliteit: Woonplaats:... (volledig adres) ofwel De vennootschap:..... (firmanaam of benaming) Juridische vorm:.. Nationaliteit:.... Maatschappelijke zetel:... (volledig adres) Vertegenwoordigd door:.. Ondergetekende(n) Hoedanigheid:.... Telefoonnummer:

16 Pagina 16 van 33 adres:. Ondernemingsnummer:.... Registratienummer bij de RSZ:. Na(a)m(en): Datum: Handtekening(en) (*) : (*) De ondertekenaar van de aanvraag tot deelneming is wettelijk bevoegd om de firma te vertegenwoordigen en een aanvraag tot deelneming te ondertekenen voor de firma.

17 Pagina 17 van 33 Betreft: Selectieleidraad voor aankoop, ontwikkeling en onderhoud van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie B. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN Worden als bijlage bij de aanvraag tot deelneming gevoegd: - Het ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument voor de kandidaat (bijlage 1); - verbintenis van onderaannemers of andere entiteiten op wiens draagkracht de kandidaat beroep doet in het kader van het voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria (bijlage 2); - ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument voor de onderaannemers of andere entiteiten op wiens draagkracht de kandidaat zich beroept, en voor alle deelnemers aan de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid (bijlage 1); - voor ieder door een gevolmachtigde ingediende aanvraag tot deelneming, voegt de gevolmachtigde bij zijn aanvraag tot deelneming een bewijs waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een aanvraag tot deelneming, overeenkomst, te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden: aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, aanvraag tot deelneming of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, aanvraag tot deelneming - het overzicht van de omzetcijfers van de laatste 3 jaren, zowel voor kandidaat als voor eventuele onderaannemers; - de jaarrekening van de laatste 3 boekjaren, zowel voor kandidaat als voor eventuele onderaannemers (dit is enkel van toepassing voor de kandidaats waarvan de gevraagde jaarrekeningen niet beschikbaar zijn via de Kruispuntbank van Ondernemingen); - een getekende verklaring betreffende de technische en beroepsbekwaamheid van de kandidaat (zie K. Uitsluitings- en selectiecriteria pg. 10); - een gedagtekende en ondertekende lijst met minimum twee referenties van opdrachten uitgevoerd voor Belgische overheidsbedrijven. Alle documenten en andere stukken die bij de aanvraag tot deelneming worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend door de kandidaat. Na(a)m(en): Datum: Handtekening(en) (*) : (*) De ondertekenaar van de aanvraag tot deelneming is wettelijk bevoegd om de firma te vertegenwoordigen en een aanvraag tot deelneming te ondertekenen voor de firma.

18 Pagina 18 van 33 Deel 3 BIJLAGEN Bijlage 1 UNIFORM EUROPEES AANBESTEDINGSDOCUMENT Bijlage 2 VERBINTENIS TERBESCHIKKINGSTELLING MIDDELEN

19 Pagina 19 van 33 Bijlage 1 - UNIFORM EUROPEES AANBESTEDINGSDOCUMENT Deel I: Gegevens over de plaatsingsprocedure en de aanbestedende overheid of aanbestedende entiteit Identiteit van de aanbesteder Naam: Vlaamse Gemeenschapscommissie Het betreft een aanbestedende overheid die een activiteit bedoeld in titel 2 van de Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016 uitoefent (klassieke sectoren) Om welke overheidsopdracht/raamovereenkomst gaat het? Titel: Mededingingsprocedure met onderhandeling voor aankoop, ontwikkeling en onderhoud van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie Beknopte omschrijving: De opdracht betreft de aankoop, ontwikkeling en het onderhoud van een softwaresysteem dat het mogelijk maakt om van een operationeel naar een strategisch human resources management te evolueren. Het softwaresysteem moet volgende onderdelen supporteren: loon,hr-kern, HR-plus, rapporteringstool, e-hr-platform en documentmanagement. Referentienummer van de aanbestedende overheid VGC2017/DFBA/Aankoop/AB/04 Deel II: Gegevens met betrekking tot de ondernemer Deel II A Gegevens over de ondernemer Identificatie Naam: Ondernemingsnummer: BTW-nummer:

20 Pagina 20 van 33 RSZ-nummer: Postadres: Telefoonnummer: Internet adres (indien van toepassing): Contactpersoon of personen Algemene informatie Is de ondernemer een micro-, kleine of middelgrote onderneming 2? Wijze van deelneming Neemt de onderneming deel aan de plaatsingsprocedure onder de vorm van een combinatie met andere ondernemingen? Zo ja, dan moet ook voor de overige deelnemers aan de combinatie een afzonderlijke UEA-formulier ingediend worden + vul het onderstaande in: a) Vermeld de rol van de ondernemer binnen de combinatie (leider, verantwoordelijk voor specifieke taken enz.): 2 In de zin van de Aanbeveling van de Commissie van 6 mei 2003 betreffende de definitie van micro-, kleine en middelgrote ondernemingen (PB L 124 van , blz. 36). Deze informatie is uitsluitend vereist voor statistische doeleinden. Microonderneming: een onderneming met minder dan tien werknemers en met een jaaromzet en/of jaarlijks balanstotaal van niet meer dan 2 miljoen euro. Kleine onderneming: een onderneming met minder dan vijftig werknemers en met een jaaromzet en/of jaarlijks balanstotaal van niet meer dan 10 miljoen euro. Middelgrote onderneming: een onderneming die micro noch klein is, met minder dan 250 werknemers en een jaaromzet van niet meer dan 50 miljoen euro en/of een jaarlijks balanstotaal van niet meer dan 43 miljoen euro.

21 Pagina 21 van 33 b) Vermeld de identiteit van de andere ondernemers die gezamenlijk aan de plaatsingsprocedure deelnemen: c) Indien van toepassing, de benaming van de deelnemende combinatie: Deel II B Informatie over de vertegenwoordigers van de ondernemer Vermeld, indien van toepassing, naam en adres van een of meer personen die gemachtigd zijn om de ondernemer bij deze plaatsingsprocedure te vertegenwoordigen: Naam Geboortedatum Geboorteplaats Functie/optredend als: Postadres: Telefoonnummer Herhaal bovenstaande velden voor elk van de vertegenwoordigende personen Vermeld zo nodig gedetailleerde informatie over de vertegenwoordiging (vorm, reikwijdte, doel enz.):

22 Pagina 22 van 33 Deel II C Informatie over beroep op draagkracht van andere entiteiten Doet de ondernemer een beroep op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten om te voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria zoals bepaald in de aankondiging van de opdracht of andere opdrachtdocumenten? Zo ja, verstrek voor elk van de betrokken entiteiten een afzonderlijk UEA-formulier met de informatie die wordt gevraagd in de afdelingen A en B van dit deel II en in deel III. Dit formulier moet door de betrokken entiteiten naar behoren worden ingevuld en ondertekend. Vermeld de specifieke draagkracht waarop de ondernemer steunt voor elk van de betrokken entiteiten: Deel II D Informatie betreffende andere onderaannemers, op wiens draagkracht de ondernemer geen beroep doet Is de ondernemer voornemens een gedeelte van de opdracht in onderaanneming aan derden te geven? Zo ja, gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegevens Benoem de onderaannemers die worden voorgesteld (naam, maatschappelijke zetel, ondernemingsnummer:

23 Pagina 23 van 33 Deel III: Uitsluitingsgronden Deel III A Verplichte uitsluitingsgronden die verband houden met strafrechtelijke veroordelingen Artikel 67, 1 van de Wet Overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 17 juni 2016 vermeldt de volgende verplichte uitsluitingsgronden 3 : 1 deelneming aan een criminele organisatie; 2 omkoping; 3 fraude; 4 terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten, dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit; 5 witwassen van geld en financiering van terrorisme; 6 kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel; 7 het tewerkstellen van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Is de ondernemer zelf of iemand die lid is van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de onderneming of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid heeft, om een reden vernoemd in bovenstaande lijst veroordeeld bij een definitief geworden rechterlijke beslissing die niet ouder is dan vijf jaar of die expliciet een uitsluitingsperiode bevat die nog steeds van toepassing is? Zo ja, a) Vermeld datum vonnis, om welke uitsluitingsgronden uit de bovenvermelde lijst (1 tot en met 7 ) het gaat en wat de grond(en) van de veroordeling is/zijn. Datum Uitsluitingsgrond(en): Grond(en) van de veroordeling: 3 Deze verplichte uitsluitingsgronden worden nader omschreven in artikel 61 van het KB Plaatsing klassieke sectoren van 18 april 2017.

24 Pagina 24 van 33 Internetadres: Afgevende entiteit: Precieze referentienummers van de stukken: b) Geef de identiteit van degene die veroordeeld is: c) Voor zover expliciet in het vonnis vastgesteld, duur van de uitsluitingsperiode: En de betrokken uitsluitingsgrond(en): d) Heeft u maatregelen genomen om aan te tonen dat u betrouwbaar bent (corrigerende maatregelen) 4? Zo ja, beschrijf de genomen corrigerende maatregelen 5 : Deel III B Uitsluitingsgrond in verband met fiscale en sociale schulden Heeft de ondernemer zijn verplichtingen geschonden met betrekking tot de betaling van belastingen enerzijds of socialezekerheidsbijdragen anderzijds, zowel in het land waar hij is gevestigd als in de lidstaat van de aanbestedende overheid / entiteit indien dit een ander land is dan het land van vestiging 6? 4 in de zin van art. 70 Wet Overheidsopdrachten van 17 juni Met inachtneming van de aard van de gepleegde strafbare feiten (eenmalig, herhaald, systematisch) moet uit de omschrijving blijken dat de genomen corrigerende maatregelen adequaat zijn. 6 Zie art. 68 van de Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016, en de artikelen 62 en 63 van het KB Plaatsing klassieke sectoren van 18 april 2017 of de overeenstemmende artikelen van het KB Plaatsing speciale sectoren, al naargelang.

25 Pagina 25 van 33 Belastingen: Socialezekerheidsbijdragen: Zo nee, vermeld: a) Betrokken land of lidstaat: b) Om welk bedrag het gaat: c) Hoe is vastgesteld dat deze verplichtingen niet zijn nagekomen: ( ) Door middel van een rechterlijke of administratieve beslissing - Is deze beslissing onherroepelijk en bindend? - Vermeld dat datum van het vonnis of de beslissing - In geval van een vonnis: vermeld de duur van de uitsluiting voor zover die daarin expliciet is vastgesteld ( ) Met andere middelen? Vermeld: d) Is de ondernemer zijn verplichtingen nagekomen door het betalen van de verschuldigde belastingen of socialezekerheidsbijdragen, met inbegrip van lopende rente of boeten indien toepasselijk, of het aangaan van een bindende regeling daartoe? Beschrijf wijze nakoming of bindende regeling:

26 Pagina 26 van 33 Internetadres: Afgevende entiteit: Precieze referentienummers van de stukken: Deel III C Facultatieve uitsluitingsgronden (met betrekking tot insolventie, belangenconflicten, beroepsfouten, etc.) De facultatieve uitsluitingsgronden worden nader omschreven in artikel 69 van de Wet Overheidsopdrachten van 17 juni ) Schendingen verplichtingen milieu-, sociaal en arbeidsrecht Heeft de ondernemer, voor zover hij weet, de in artikel 7 van de Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016 opgenomen verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht, geschonden? Zo ja, heeft u maatregelen genomen om aan te tonen dat u betrouwbaar bent (corrigerende maatregelen)? Zo ja, beschrijf de genomen corrigerende maatregelen 2) Faillissement, gerechtelijke reorganisatie of soortgelijk Is op de ondernemer één van de volgende gevallen van toepassing? - verkeert in staat van faillissement of van vereffening verkeert - heeft zijn werkzaamheden gestaakt, - ondergaat een gerechtelijke reorganisatie, - heeft aangifte gedaan van zijn faillissement, - er is een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, - hij verkeert in een vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen. Zo ja, - Omschrijf dit nader.

27 Pagina 27 van 33 - Geef de redenen waarom de ondernemer desondanks in staat is om de opdracht uit te voeren. Deze gegevens hoeven niet te worden verstrekt indien de uitsluiting van de ondernemer in dit geval op grond van de toepasselijke nationale wetgeving verplicht is en geen afwijking toelaat indien de ondernemer toch in staat is om de opdracht uit te voeren. Internetadres: Afgevende entiteit: Precieze referentienummers van de stukken: 3) Ernstige beroepsfout Heeft de ondernemer zich schuldig gemaakt aan ernstige beroepsfouten, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken? Zo ja, omschrijf: Zo ja, heeft u maatregelen genomen om aan te tonen dat u betrouwbaar bent (corrigerende maatregelen)? Zo ja, beschrijf de genomen corrigerende maatregelen

28 Pagina 28 van 33 4) Vervalsing van de mededinging Heeft de ondernemer met andere ondernemers overeenkomsten gesloten die gericht zijn op de vervalsing van de mededinging, in de zin van artikel 5, tweede lid van de Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016? Zo ja, omschrijf: Zo ja, heeft u maatregelen genomen om aan te tonen dat u betrouwbaar bent (corrigerende maatregelen)? Zo ja, beschrijf de genomen corrigerende maatregelen 5) Belangenconflict Is de ondernemer zich bewust van enig belangenconflict als gevolg van zijn deelname aan de plaatsingsprocedure 7? Zo ja, omschrijf: 7 Belangenconflicten worden gedefinieerd in artikel 6 Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016 (belangenconflict in hoofde van aanbesteder), in artikel 51 KB Plaatsing 18 april 2017 (draaideurconstructies) en in het overeenstemmend artikel van het KB Plaatsing speciale sectoren.

29 Pagina 29 van 33 6) Betrokken bij de voorbereiding Heeft de ondernemer of een met de ondernemer verbonden onderneming de aanbestedende overheid of aanbestedende entiteit geadviseerd, of is de ondernemer of een met de ondernemer verbonden onderneming anderszins betrokken geweest bij de voorbereiding van deze plaatsingsprocedure? 8 Zo ja, omschrijf: 7) Tekortkomingen bij uitvoering van eerdere overheidsopdracht Heeft de ondernemer blijk gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst, en heeft dit geleid tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoeding of andere vergelijkbare sancties? Zo ja, omschrijf: Zo ja, heeft u maatregelen genomen om aan te tonen dat u betrouwbaar bent (corrigerende maatregelen)? Zo ja, beschrijf de genomen corrigerende maatregelen 8 Zie art. 52 Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

30 Pagina 30 van 33 8) Valse verklaring Kan de ondernemer bevestigen dat: a) hij zich niet in ernstige mate schuldig maakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig om te controleren of er geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn, dan wel of aan de kwalitatieve selectiecriteria wordt voldaan; b) hij dergelijke informatie niet achterhoudt; c) hij de door de aanbestedende overheid of aanbestedende entiteit gevraagde ondersteunende documenten onverwijld zal kunnen overleggen. 9) Onrechtmatige beïnvloeding Kan de ondernemer bevestigen dat hij niet heeft getracht of niet zal trachten: a) het besluitvormingsprocedures van de aanbestedende overheid of aanbestedende entiteit onrechtmatig te beïnvloeden; b) om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of; c) om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op besluiten inzake uitsluiting, selectie en gunning. Deel IV: Selectiecriteria Algemene aanwijzing voor alle kwalitatieve selectiecriteria De ondernemer verklaart dat hij voldoet aan alle voorgeschreven kwalitatieve selectiecriteria, zoals opgenomen in de opdrachtdocumenten: Deel V:Beperking van het aantal geselecteerde kandidaten De ondernemer verklaart dat: hij op de volgende wijze voldoet aan de objectieve en niet-discriminerende criteria en regels ter beperking van het aantal geselecteerde kandidaten:

31 Pagina 31 van 33 Internetadres: Afgevende entiteit: Precieze referentienummers van de stukken: Deel VI: Slotopmerkingen Ondergetekende(n) verklaart/verklaren formeel dat de door hem/haar/hen verstrekte informatie in de delen II-V accuraat en correct is en dat hij/zij zich volledig bewust is/zijn van de consequenties van het afleggen van een valse verklaring. Ondergetekende(n) verklaart/verklaren formeel desgevraagd en onverwijld de hiervoor bedoelde ondersteunende documenten, certificaten en andere vormen van bewijsstukken te kunnen overleggen, tenzij: (a) de aanbestedende overheid of aanbestedende entiteit de betrokken stukken rechtstreeks kan verkrijgen door raadpleging in een lidstaat van een gratis toegankelijke nationale databank 9, of; (b) de aanbestedende overheid of aanbestedende entiteit reeds over de betrokken informatie beschikt ten gevolge van een opdracht of raamovereenkomst die eerder werd afgesloten 10. Ondergetekende(en) stemt/stemmen er formeel mee in dat de aanbestedende overheid of aanbestedende entiteit vermeld in deel I toegang krijgt tot de stukken ter staving van de informatie die is verstrekt in dit Uniform Europees Aanbestedingsdocument, met het oog op de onderhavige plaatsingsprocedure. Datum, plaats, functie en handtekening(en): 9 Op voorwaarde dat de ondernemer in dit UEA de noodzakelijke informatie heeft verstrekt. Indien voorgeschreven, moet dit vergezeld gaan van de betreffende instemming met een dergelijke raadpleging. 10 Dit op voorwaarde dat de ondernemers in zijn aanvraag tot deelneming of offerte de procedure identificeert tijdens dewelke hij deze documenten reeds heeft voorgelegd en voor zover de voormelde inlichtingen en documenten nog beantwoorden aan de gestelde vereisten (zie art. 73, 4, tweede lid, Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016).

32 Pagina 32 van 33 (*) De ondertekenaar is wettelijk bevoegd om de firma te vertegenwoordigen en een UEA te ondertekenen voor de firma;

33 Pagina 33 van 33 Bijlage 2 VERBINTENIS TERBESCHIKKINGSTELLING MIDDELEN Naam van de onderaannemer of andere entiteit: Adres:.. KBO-nummer: Betreft: Overheidsopdracht Mededingingsprocedure met onderhandeling voor aankoop, ontwikkeling en onderhoud van HR software voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie Verbintenis onderaannemer of andere entiteit tot terbeschikkingstelling van middelen in het kader van de kwalitatieve selectie (Naam onderaannemer of andere entiteit), rechtsgeldig vertegenwoordigd door de ondergetekende,.(naam en functie van ondertekenaar), verbindt zich er eenzijdig toe om, in het kader van bovenvermelde overheidsopdracht, aan.(naam van de kandidaat op de opdracht), de noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de kandidaat voor de uitvoering van het gedeelte van de opdracht waarvoor beroep op draagkracht wordt gedaan. Gelet op het feit dat beroep wordt gedaan op de draagkracht in het kader van economische en financiële criteria, aanvaardt..(naam onderaannemer of andere entiteit) hoofdelijk aansprakelijk te zijn voor de uitvoering van de opdracht. Datum, plaats, functie en handtekening: