OCMW-raad dinsdag 21 november 2017 Aanwezig: Sebastian Vande Ginste, OCMW-voorzitter Alexis Beernaert, Stefanie Costenoble, Robin Declerck, Lode Degrieck, Anneloor Laevens, Hilde Naessens, Els Sarazyn, Marie-Paule Somers, Ester Vanparys, OCMW-raadsleden Jan Compernol, OCMW-secretaris Verontschuldigd: Liesbeth Gellinck, OCMW-raadslid De voorzitter verklaart de zitting voor geopend om 19:30 uur. OPENBARE ZITTING Bestuur en Beleid Notulen 1. Goedkeuren van de notulen van de openbare zitting van de OCMW-raad van 17 oktober 2017 - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 44 - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikels 44, 181 en 182 - Huishoudelijk reglement voor de OCMW-raad, vastgesteld door de OCMW-raad op 17 februari 2014 De notulen van de openbare zitting van de vorige vergadering werden ten minste acht dagen voor de dag van huidige vergadering bezorgd aan de OCMW-raadsleden. Deze beslissing kadert in actie 5.1.1 van het beleidsplan 2014-2019. Enig art. - keurt de notulen van de openbare zitting van de OCMW-raad van 17 oktober 2017 goed. Algemeen beleid & coördinatie 2. Kennis nemen van de beslissingen genomen in het kader van het dagelijks bestuur 1/13
- OCMW-raadsbesluit van 17 februari 2014 over de goedkeuring van de aanpassing van de delegatie dagelijks bestuur aan de OCMW-secretaris - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 161, 2 - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikels 52 en 161 - OCMW-raadsbesluit van 17 februari 2014 over de goedkeuring van de aanpassing van de delegatie dagelijks bestuur aan de OCMW-secretaris Sinds de vorige OCMW-raad werden 2 beslissingen genomen in het kader van dagelijks bestuur. Alle beslissingen in het kader van het dagelijks bestuur worden bijgehouden in een elektronisch register en een notulenboek. wordt geïnformeerd over de beslissingen genomen door de OCMW-secretaris in het kader van zijn gedelegeerde bevoegdheden. Deze beslissing kadert in actie 5.1.1 van het beleidsplan 2014-2019. Enig art. neemt kennis van volgende beslissingen van dagelijks bestuur, genomen in de voorbije maand: Nr Datum Dienst Dossier Aard Goedkeuring dringende Technische 2017/017 09/10/17 aankoop blixer keuken WZC Ter goedkeuring Ondersteuning Luchte 2017/018 07/11/17 diverse goedkeuren facturen bvba Siemoens (12.5670,78 euro); studiebureau Jonckheere (25,24 euro) goedkeuring betaling Ester Vanparys (OCMW-raadslid, CD&V) komt de zitting binnen. Leven & Sociaal Individuele hulpverlening 3. Verhogen bedrag huurwaarborg voor woningen verhuurd via Sociaal Verhuurkantoor Sovekans - Leefbaar Wonen vzw en toevoegen van addendum aan bestaande samenwerkingsovereenkomst - OCMW-decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, in het bijzonder artikel 51, 1 2/13
- Samenwerkingsovereenkomst tussen het sociaal verhuurkantoor Sovekans en het OCMW van Oostkamp, goedgekeurd door de OCMW-raad op 22 april 2014 Op de OCMW-raadszitting van 22 april 2014 werd de samenwerkingsovereenkomst tussen het sociaal verhuurkantoor Sovekans en OCMW Oostkamp goedgekeurd. Deze samenwerkingsovereenkomst werd eveneens ondertekend door OCMW Beernem en OCMW Zedelgem. In deze overeenkomst staat vermeld dat (art.3) : de huurwaarborg voor de onderhuurder bedraagt maximaal twee maand huur en maximaal 500 euro. Sovekans vraagt om het bedrag van de huurwaarborg te verhogen. Het is een feit dat 500 euro soms zelfs de huur van 1 maand niet meer dekt. Voor de andere werkingsgebieden van Sovekans wordt de regeling van de Sociale huisvestingsmaatschappijen toegepast. Op vandaag betekent dit maximum 2 maanden huur met een maximum van 953 euro. Jaarlijks wordt dit bedrag geïndexeerd. Het Bestuur van Sovekans vraagt of dit systeem ook voor de BOZ gemeenten mag toegepast worden. Deze beslissing kadert in actie 3.4.1 van het beleidsplan 2014-2019 Art. 01 - verhoogt de huurwaarborg voor de woningen verhuurd door SVK Sovekans van 500 euro naar 953 euro (en maximaal twee maand huur) en stemt in met de toevoeging van het onderstaande addendum aan de bestaande samenwerkingsovereenkomst: Addendum aan de samenwerkingsovereenkomst tussen SVK Sovekans en het OCMW van Beernem, Oostkamp en Zedelgem afgesloten voor de periode van 1-05-2014 tot en met 31-12-2019 Tussen de ondergetekenden: SVK Sovekans Leefbaar Wonen vzw, met maatschappelijke zetel in Brugge, Krommestraat 12, 8000 Brugge, erkend sinds 20 maart 2002, vertegenwoordigd door Lodewijk Waes, voorzitter Joris Vankersschaever, bestuurder Hierna genoemd: SVK Sovekans En Het OCMW van Oostkamp, vertegenwoordigd door: Sebastian Vande Ginste, voorzitter Jan Compenol, secretaris Het OCMW van Zedelgem, vertegenwoordigd door: Ann Devriendt, voorzitter Sabine Vermeire, wnd.secretaris Het OCMW van Beernem, vertegenwoordigd door: Ruben Strobbe, voorzitter Jan Claeys, secretaris Wordt overeengekomen om art. 3 van de samenwerkingsovereenkomst als volgt aan te passen : 3/13
De huurwaarborg voor de onderhuurder bedraagt maximaal twee maand huur én maximaal 500 euro. Wordt vervangen door : De huurwaarborg voor de onderhuurder bedraagt twee maand huur én maximaal 953,00. Deze bijlage aan de samenwerkingsovereenkomst treedt in werking op 01/01/2018. Voor het Sociaal Verhuurkantoor Sovekans Leefbaar Wonen Lodewijk Waes, voorzitter Joris Vankersschaever, bestuurder Voor het OCMW van Oostkamp Sebastian Vande Ginste, voorzitter Jan Compenol, secretaris Voor het OCMW van Zedelgem Ann Devriendt, voorzitter Sabine Vermeire, wnd.secretaris Voor het OCMW van Beernem Ruben Strobbe, voorzitter Jan Claeys, secretaris Art. 02 - machtigt de OCMW-voorzitter en de OCMW-secretaris om het addendum van de samenwerkingsovereenkomst namens de OCMW-raad te ondertekenen. 4. Vastleggen principe en bedragen eindejaarsattenties voor kinderen en eindejaarstoelage voor alleenstaanden en gezinnen - Organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn - Wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn Om onze cliënten, die het financieel moeilijk hebben, in staat te stellen om iets extra te kopen tijdens de eindejaarsperiode wordt jaarlijks een eindejaarsattentie voor kinderen en een eindejaarstoelage voor personen en gezinnen toegekend. De eindejaarsattentie voor kinderen tot en met het 6 de leerjaar wordt toegekend onder de vorm van een cadeaubon en de eindejaarstoelage in de vorm van extra financiële steun. Jaarlijks keurt de OCMW-raad in de zitting van november de lijst van de begunstigden goed op voorstel van de sociale dienst. De maatschappelijk werkers stellen in overleg voor wie van hun cliënten in aanmerking komt voor de premie(s). Vorig jaar werden er 55 cheques voor kinderen ter waarde van 50 euro uitgegeven en werd aan 67 personen/gezinnen een eindejaarstoelage toegekend. De eindejaarsattentie voor kinderen bedroeg 30 euro in 2006, 40 euro in 2007, 45 euro in 2008 en 50 euro sinds 2009. De eindejaarstoelage bedroeg 25 euro in 2006, 50 euro in 2008 en 60 euro in 2009 en 2010. Sinds 2011 werd de toelage gewijzigd naar 60 euro per persoon en 20 euro per bijkomend gezinslid. 4/13
Er wordt voorgesteld om voor 2017 de eindejaarsattentie voor kinderen te behouden op 50 euro omdat dit bedrag voldoende wordt geacht om een mooi stuk speelgoed te kopen. Voor de eindejaarstoelage voor 2017 wordt voorgesteld om het bedrag te verhogen naar 70 euro per persoon en 30 euro per bijkomend gezinslid. Met deze eindejaarstoelage willen we de gezinnen extra ondersteunen tijdens de eindejaarsperiode. Dit bedrag wordt uitbetaald vlak voor kerstmis en is bedoeld om tijdens de eindejaarsperiode iets extra s te kopen (eten/cadeautjes). Deze beslissing kadert in actie 3.2.1 van het beleidsplan 2014-2019 (eindejaarsattentie voor kinderen) en in actie 3.3.2 (eindejaarstoelage) Art. 01 beslist op basis van een advies van de maatschappelijk werker in 2017 zowel een eindejaarsattentie voor kinderen als een eindejaarstoelage voor personen en gezinnen toe te kennen. Art. 02 behoudt voor 2017 de eindejaarsattentie voor kinderen op 50 euro per kind, verhoogt de eindejaarstoelage voor de alleenstaanden naar 70 euro en kent gezinnen bovenop de 70 euro, per bijkomende persoon 30 euro extra toe. Art. 03 beslist de individuele toekenning op advies van de maatschappelijk werker te verlenen in de geheime zitting van de OCMW-raad. Ondersteunende diensten Personeel 5. Open verklaren van de functie van voltijds contractueel administratief medewerker voor de dienst Personeel en bepalen van de wijze van invullen van de functie - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 51, 1 - Rechtspositieregeling van het OCMW-personeel, vastgesteld door de OCMW-raad op 18 september 2014, laatst gewijzigd op 20 maart 2017 - OCMW-raadsbesluit van 18 april 2016 over het goedkeuren van de personeelsformatie OCMW-personeel en geven van advies aan de gemeente Oostkamp over de personeelsformatie gemeentepersoneel - OCMW-raadsbesluit van 20 maart 2017 over het aanleggen van een wervingsreserve voor de functie van contractueel administratief medewerker i.s.m. gemeente en AGB Oostkamp - Besluit van het College van Burgemeester en Schepenen van 6 juni 2017 over het akte nemen van de resultaten van de selectie en aanleggen van de wervingsreserve voor de functie van administratief medewerker (C1-C3) Het OCMW Oostkamp heeft een contingent van 10,55 VTE sociale maribel. Per voltijds equivalent betekent dit een jaarlijkse financiering van ongeveer 30.000 euro. 5/13
Door een aantal langdurige afwezigheden van collega s in dit stelsel (langdurige ziekte, deeltijds hervatten na ziekte, loopbaanonderbreking, onbetaald verlof) is het contingent niet meer volledig ingevuld. Invulling kan alleen bij aanwerving van nieuwe medewerkers die niet voor andere subsidiëringsvormen in aanmerking komen. Daarom zijn de meeste medewerkers van het WZC (RIZIV-financiering) of de Sociale Dienst (financieringen door POD Maatschappelijke Integratie) meestal geen optie. Om deze financieringsvorm maximaal te benutten, is het aangewezen om een administratief medewerker voor de dienst Personeel in dienst te nemen bij het OCMW en niet bij de gemeente Oostkamp. Op de personeelsformatie is een functie van hoofddeskundige Personeel vrij die kan worden ingevuld door een lagere functie. Voor de functie van administratief medewerker is een wervingsreserve beschikbaar. De uitgave is voorzien op het budget 2017 op budgetsleutel 2017/620200/0112/5.7.1 Art. 01 verklaart een voltijdse (38/38) contractuele functie van administratief medewerker (C1 C3) in de dienst Personeel open bij wijze van aanwerving. Art. 02 De functie kan worden ingevuld aan de hand van de beschikbare wervingsreserve. Stefanie Costenoble (OCMW-raadslid, CD&V) komt de zitting binnen. Financieel beheer 6. Vaststellen van de budgetwijziging 2017 van het OCMW - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 51, 1 - OCMW decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 156 - Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 over de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder artikel 28 t.e.m. artikel 29 - Advies van het Managementteam van 10 oktober 2017 over het ontwerp van de budgetwijziging 2017 van het OCMW - Advies van het Vast Bureau van 7 november 2017 over het ontwerp van de budgetwijziging 2017 van het OCMW Een budgetwijziging wordt voorbereid door de secretaris en de financieel beheerder. Een budgetwijziging bestaat uit een verklarende nota en een financiële nota met modelschema s. In de verklarende nota worden de wijzigingen gemotiveerd. 6/13
Indien er een budgetwijzing wordt doorgevoerd, moet het resultaat van de laatst afgesloten jaarrekening worden verwerkt. In deze budgetwijziging wordt het resultaat van de jaarrekening 2016 opgenomen. Budgetwijziging 2017 past in het meerjarenplan 2014-2019. Art. 01 stelt de budgetwijziging 2017 van het OCMW met volgende cijfers vast: 7/13
Art. 02 De budgetwijziging 2017 wordt in een digitaal bestand bezorgd aan de Vlaamse Regering. 7. Vaststellen van de aanpassing van het meerjarenplan 2014-2019 van het OCMW - OCMW decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 51, 1 - OCMW decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 147 - Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 over de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder artikel 11 t.e.m. artikel 15 - Omzendbrief BB 2017/3 van oktober 2017 over de aanpassing van het meerjarenplan 2014-2019 en de budgetten 2018 - Advies van het Managementteam van 10 oktober 2017 over het ontwerp van de aanpassing van het meerjarenplan 2014-2019 van het OCMW - Advies van het Vast Bureau van 7 november 2017 over het ontwerp van de budgetwijziging 2017 van het OCMW De secretaris en de financieel beheerder bereiden de strategische en financiële nota voor en overleggen het voorontwerp met het managementteam. Eind 2013 werd het oorspronkelijke meerjarenplan 2014-2019 opgemaakt, van waaruit jaarlijks het budget wordt afgeleid. Eind 2017 dient het budget voor 2018 te worden vastgesteld. Vooraleer een bestuur het budget voor 2018 kan vaststellen, dient het eerst een aanpassing van het meerjarenplan door te voeren, om drie redenen: - om het rekeningresultaat van de laatst afgesloten rekening te verwerken (verplicht); - om het financiële evenwicht te kunnen aantonen; - om de planning bij te sturen waar nodig, inhoudelijk en/of financieel. In deze aanpassing van het meerjarenplan wordt het rekeningresultaat van 2016 verwerkt. Het meerjarenplan dat in 2013 is opgemaakt, heeft een looptijd van 6 jaar. Het omvat de beleidsdoelstellingen en ramingen voor de financiële boekjaren 2014 tot en met 2019. Bij een aanpassing van het meerjarenplan naar aanleiding van de opmaak van het budget 2018, moet het bestuur in de financiële nota van het meerjarenplan minstens de jaren 2014 tot 2020 opnemen. 8/13
Het ontwerp van de aanpassing van het meerjarenplan werd op 3 november 2017 beschikbaar gesteld van de leden van de OCMW-raad. Deze beslissing kadert in het beleidsplan 2014-2019. Art. 01 stelt de aanpassing van het meerjarenplan 2014-2019 vast met volgende cijfers: 9/13
Art. 02 De aanpassing van het meerjarenplan 2014-2019 bij opmaak van het budget 2018 wordt in digitaal bestand bezorgd aan de Vlaamse Regering. 8. Vaststellen van het budget 2018 van het OCMW - OCMW decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 51, 1 - OCMW decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 149 t.e.m. artikel 155 - Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 over de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder artikel 16 t.e.m. artikel 27 - Omzendbrief BB 2017/3 van oktober 2017 over de aanpassing van de meerjarenplannen 2014-2019 en de budgetten 2018 - Advies van het Managementteam van 10 oktober 2017 over het ontwerp van het budget 2018 van het OCMW - Advies van het Vast Bureau van 7 november 2017 over het ontwerp van de budgetwijziging 2017 van het OCMW 10/13
Het budget 2018 wordt voorbereid door de secretaris en de financieel beheerder. Een budget bestaat uit een beleidsnota en een financiële nota. Het budget 2018 moet passen binnen het meerjarenplan 2014-2019 en wordt jaarlijks afgeleid uit de aanpassing van het meerjarenplan. Het ontwerp van het budget 2018 werd op 3 november 2017 beschikbaar gesteld van de leden van de OCMW-raad. Deze beslissing kadert in het beleidsplan 2014-2019. Art. 01 stelt het budget 2018 vast met volgende cijfers: 11/13
Art. 02 Het budget 2018 wordt in een digitaal bestand bezorgd aan de Vlaamse Regering. Meldingen & Vragen Meldingen 9. Kennis nemen van de infopunten, mededelingen en vragen (deel openbare zitting) Alle mededelingen werden gebundeld bij de infopunten van de besloten zitting. BESLOTEN ZITTING Bestuur en Beleid Notulen 10. Goedkeuren van de notulen van de besloten zitting van de OCMW-raad van 17 oktober 2017 - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikel 44 - OCMW-decreet van 19 december 2008, in het bijzonder artikels 44, 181 en 182 - Huishoudelijk reglement voor de OCMW-raad, vastgesteld door de OCMW-raad op 17 februari 2014 De notulen van de besloten zitting van de vorige vergadering werden ten minste acht dagen voor de dag van huidige vergadering ter beschikking gesteld van de OCMW-raadsleden. Deze beslissing kadert in actie 5.1.1 van het beleidsplan 2014-2019. Enig art. - keurt de notulen van de besloten zitting van de OCMW-raad van 17 oktober 2017 goed. 12/13
Leven & Sociaal Individuele hulpverlening 11. Bekrachtigen van toekenning van dringende steunverlening 12. Poetsdienst aan huis 13. Premies in het kader van de thuiszorg 14. Doorgangswoningen 15. Toekenning van leefloon 16. Aanvragen tegemoetkomingen 17. Alarmsystemen voor alleenstaande bejaarden en/of gehandicapten 18. Borgstellingen en hypotheken 19. Sociaal Stookoliefonds 20. Asielzoekers Zorgsite Ter Luchte 21. Bekrachtigen opnames groep van assistentiewoningen Zorgsite Ter Luchte voor de maand oktober 2017 Ondersteunende diensten Personeel 22. Kennis nemen van de beslissingen van de OCMW-secretaris in het kader van het dagelijks personeelsbeheer voor de maand oktober 2017 Financieel beheer 23. Oninbaar verklaren van vorderingen voor 2017 Meldingen & Vragen Meldingen 24. Kennis nemen van de infopunten, mededelingen en vragen (deel besloten zitting) Daarna dankt de voorzitter de leden voor hun medewerking en verklaart de zitting voor gesloten om 20:45 uur. Met vriendelijke groeten Jan Compernol OCMW-secretaris Sebastian Vande Ginste OCMW-voorzitter 13/13