DEEL II VRAGENLIJST KWALITEITSTOETSING: ORGANISATIE

DEEL II VRAGENLIJST KWALITEITSTOETSING: ORGANISATIE. Deontologie Vraagstelling Bron Referentie handleiding Opmerkingen IAB Opmerkingen toetser Opmerkingen getoetste J/N/ NVT Vragen voor elk kantoor. Deontologie 0 3 Onafhankelijkheid N 3 0 0 Zijn er buiten de reeds opgegeven opmerkingen van het IAB nog aanduidingen dat verzekerings- of bankactiviteiten worden uitgeoefend in eigen naam of in naam van anderen? Gelieve de eventuele opmerkingen van het IAB en uw vaststellingen te bespreken. 0 0 2 Zijn de activiteiten voldoende gespreid over meerdere 2 cliënten(groepen)? Verzekering aansprakelijkheid 0 0 3 In het geval dat er geen polis van het IAB is, wordt een geldige verzekeringspolis voorgelegd? Geen dergelijke activiteiten op websites 4 2 2 N 2 Polis IAB n 3 Art. 33 4 0 2 Werden de verschuldigde premies effectief betaald? Organieke Deel I,.3 wet 22/4/99 0 0 4 3 Dekt de polis alle diensten die worden aangeboden ook effectief? n 5 7 23 3 Commerciële activiteiten - samenwerkingsverbanden ### 23 Geen nietaangegeven Werden alle commerciële activiteiten of mandaten uitgeoefend 0 0 5 in handelsvennootschappen toegelaten en gemeld aan het IAB? mandaten via websites n 6 7 0 2 0 0 6 3 0 0 4 Werden alle samenwerkingsverbanden aangegaan in het kader van de beroepsuitoefening aan het IAB gemeld? Indien niet-leden toegetreden zijn tot het aandeelhouderschap of bestuursorgaan van de professionele vennootschap: hebben de leden een meerderheid van de stemmen en van de mandaten? Aandelenregister vragen Indien niet-beoefenaars toegetreden zijn tot het aandeelhouderschap of bestuursorgaan van de professionele vennootschap: hebben deze indien zij meer dan 0 % hebben de nodige bewijsstukken opgezonden? Art 3 Organieke wet Art. 3, 9, 4 en 5 KB /3/98 Art. 3 Organieke wet 22/4/99; Art. 20,2 en Art. 30 KB /3/98; KB 4/5/99; gem. gedragsregels publiciteit; Beslissing van de Raad, 29/03/200 Deel I,.2 Deel I, 3.9 Aandeelhouderstruc tuur is niet OK volgens voorafgaande vragenlijst Stukken aandeelhouderschap niet overgemaakt 0 ### 4 Permanente vorming N 3 n n 2 n 9 n Kwaliteitstoetsing: vragenlijsten organisatie en dossiers 7 07 203 Raad 30 08 203

0 0 0 0 7 2 Werd in de voorbije 3 jaren 20 uur en minimum 20 uur per jaar, besteed aan activiteiten die bijdragen tot de professionele kennis (inclusief interne vorming)? Voor de leden die geen voldoende uren hebben: bespreek en vraag naar bijkomende attesten. Stemt het aantal vormingsuren overeen met het aantal uren vermeld op de voorgelegde attesten? (Steekproef) Zijn attesten correct (erkenningsnummer vermeld) (Lijn per extern lid te voorzien) 2 Te weinig uren 5 5 5 Kwaliteitsbeheersing inzake deontologie J 5 5 0 Bestaan er beleidslijnen en procedures die erop gericht zijn het kantoor een redelijke mate van zekerheid te verschaffen dat het kantoor en het personeel relevante ethische voorschriften naleven? Art. 28 Orgnieke wet 22/4/99; art. 33 KB 2/3/89; norm permanente vorm van 3/9/202 International Standard on Quality Control (ISQC) al. 20 Deel I, 3.9 n 3 j 5

2. Door het kantoor verleende diensten Vraagstelling Bron Referentie handleiding Opmerkingen IAB Opmerkingen toetser Opmerkingen getoetste J/N/ NVT Vragen voor elk kantoor 2. Door het kantoor verleende diensten 9 9 Afbakening van de diensten van het kantoor J 9 4 0 Bestaat er een lijst van de diensten die het kantoor verleent / niet Deel II verleent? Witboek 5 0 2 Hebben de medewerkers toegang tot deze lijst? leidraad j 5 2 2 2 Aanvaarding van de opdracht J 2 6 0 Wordt de lijst van de verleende diensten gebruikt bij de cliëntacceptatieprocedure? j 6 7 0 Bevat de beschrijving van de opdracht in de opdrachtbrief een Witboek blz. 2 ISQC 27 (c) opsomming van de te verlenen diensten? 48 + 5-53 8 0 Wordt de eindbeslissing om een opdracht te aanvaarden door 3 een verantwoordelijke genomen en gedocumenteerd? j 8 2 20 3 Beheer van de middelen N 20 9 0 Bestaat er een procedure om de per opdracht te besteden tijd te evalueren? j 9 0 0 Wordt er voor iedere opdracht een verantwoordelijke 2 aangeduid? n 5 Controleert men bij de aanvaarding van de opdracht of men de ISQC al. 30, 0 3 nodige menselijke (tijd en competenties) en materiële middelen j al.32, al.34, Deel IV 4.2 heeft voor de goede uitvoering ervan? al. 43 Wordt bij gebrek aan middelen een beroep gedaan op 0 0 8 4 n 3 gespecialiseerde personen? Zijn er procedures om meningsverschillen binnen het 2 0 5 opdrachtteam te behandelen en op te lossen? (inclusief de extern geraadpleegde personen) j 2 Kwaliteitstoetsing: vragenlijsten organisatie en dossiers 7 07 203 Raad 30 08 203

4 3. Organigram Vraagstelling Bron Referentie handleiding Opmerkingen IAB Opmerkingen toetser Opmerkingen getoetste J/N/ NVT Vragen voor elk kantoor 3. Organigram 0 7 Bestaan van een organigram N 7 Bestaat er een schriftelijk organigram met de functies en 0 0 Witboek n 3 taakbeschrijvingen en wordt het regelmatig bijgewerkt? leidraad 2 0 0 2 Wordt de ingevoerde structuur intern meegedeeld? n 4

4. Aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers Vraagstelling Bron Referentie handleiding Opmerkingen IAB Opmerkingen toetser Opmerkingen getoetste J/N/ NVT Vragen voor elk kantoor 4. Aanvaarden van een nieuwe cliënt 8 Heeft het kantoor contact opgenomen met zijn voorganger wanneer hij een dossier met recurrente opdracht van hem overneemt? J 8 5 0 Werd schriftelijk contact opgenomen met de voorganger? j 5 6 0 Werd bij cliënt aangedrongen om de voorganger te betalen 2 K.B. /03/98 Deel I.4 indien er nog een openstaand saldo van zijn ereloon is? Art. 26 Deel IV 7 j 6 0 0 3 Werden deze regels vastgelegd in een schriftelijke beleidslijn? n 7 0 45 2 Cliëntacceptatiebeleid - Hoofdstuk 8 van het reglement antiwitwaswetgeving N 45 0 0 9 Controleer volgende antwoorden van ingediende vragenlijst: Heeft uw kantoor een cliëntacceptatiebeleid met betrekking tot de preventieve antiwitwaswetgeving? Omvat het cliëntacceptatiebeleid richtlijnen/criteria betreffende: Antwoord = nee! n 8 - verificatie van de identiteit na het aanknopen van de 0 0 0 2 W /0/93 Antwoord = nee! n 9 zakenrelatie Art 2 en 9 0 0 3 - identificatie en verificatie op afstand Antwoord = nee! n Deel I.4 0 0 2 4 - politiek prominente personen die in het buitenland verblijven AWWW Antwoord = nee! n 2 Deel IV.3 Art. 22 en 23 0 0 3 5 - gegevensbewaring via referentie Antwoord = nee! n 3 - het indelen van cliënten/verrichtingen volgens objectieve 0 0 4 6 Hfstk 5 Antwoord = nee! n 4 risicocriteria - het onderkennen van atypische verrichtingen, het opstellen 0 0 5 7 Antwoord = nee! n 5 van een verslag hierover en de analyse hiervan 0 0 6 8 - actualisatie of controle van beschikbare identiteitsgegevens Antwoord = nee! n 6 0 0 7 9 Zijn deze richtlijnen schriftelijk vastgelegd in een handleiding/software of andere documenten? Antwoord = nee! n 7 0 20 3 Identificatie en verificatie van de cliënten, de lasthebbers en hun uiteindelijke begunstigden - Hoofdstuk 5 van het reglement antiwitwaswetgeving N 20 0 0 Controleer volgende antwoorden van ingediende vragenlijst: 0 0 8 0 0 9 2 Vraagt uw kantoor systematisch de nodige identificatiegegevens en -documenten betreffende de cliënten? Vraagt uw kantoor systematisch de nodige identificatiegegevens en -documenten van de lasthebber die de cliënt vertegenwoordigt in zijn zakelijke relatie met het kantoor? W /0/93 Art 7 en 9 AWWW Art. 3, 6, 7, 9, Deel I.4 en 4.5.2 Deel IV Antwoord = nee! n 8 Antwoord = nee! n 9 Kwaliteitstoetsing: vragenlijsten organisatie en dossiers 7 07 203 Raad 30 08 203

0 0 20 3 0 0 4 Vraagt uw kantoor in voorkomend geval de identificatiegegevens en -documenten van de uiteindelijke begunstigde(n) van uw cliënten? In het geval waarin geen (volledige) identificatie mogelijk was, heeft het kantoor procedureregels opgesteld wat er dient te gebeuren? 6 4.5.2 Deel IV.2.2 Antwoord = nee! n 4 2 4 Derde zaakaanbrenger - Hoofdstuk 6 van het reglement antiwitwaswetgeving N 2 Controleer volgende antwoorden van ingediende vragenlijst: W /0/93 Heeft uw kantoor gedurende de afgelopen 2 jaar een beroep 0 0 Art. 0 gedaan op een derde zaakaanbrenger? Antwoord = nee! n 3 4 0 2 Indien ja, worden de richtlijnen opgevolgd? AWWW 0 0 2 3 Werden deze beleidslijnen uitgeschreven? Art.8 t/m 20 n 5 7 2 5 Identificatie politiek prominente personen - Artikel 2 3 van de antiwitwaswetgeving N 2 Controleer volgende antwoorden van ingediende vragenlijst: W /0/93 0 0 Heeft uw kantoor in het afgelopen jaar "politiek prominente personen" die in het buitenland gedomicilieerd zijn als cliënt Art. 2 3 Antwoord = nee! n 6 gehad? AWWW 7 0 2 Indien ja, worden de richtlijnen opgevolgd? Art.8 t/m 20 0 0 22 3 Werden deze beleidslijnen uitgeschreven? n 8 5 5 6 Schriftelijke beleidslijnen voor aanvaarding van een cliënt J 5 9 0 0 2 2 0 3 3 0 4 Heeft een beoordeling plaatsgevonden van de voor de accountant aan de opdracht verbonden risico's? (bijvoorbeeld bedreiging van de integriteit of het professioneel gedrag van de accountant)? Heeft het kantoor schriftelijk algemene criteria opgesteld wat dient onderzocht te worden om een nieuwe cliënt te aanvaarden? Bestaan er binnen het kantoor schriftelijke beleidslijnen die erop gericht zijn de integriteit van de cliënt te onderzoeken en hoe worden die toegepast? Werden beleidsregels schriftelijk vastgelegd om de risicogevoeligheid van een nieuwe opdracht te meten en in voorkomend geval te verlagen? Art. 3, 6, 7, 9, 2 t/m 7 4.3. en 4.9 AWWW Art. 0 en 22 Hfdstk 4.6 + 6 W 22/4/99 Art. 28 K.B. /3/98 Art. 9,, 3, 4, 5, 23, 25; ISQC al. 26-28 Deel I.4;.2; 2.5; 2.6; 3.6 Deel II II Deel IV.2.3;.2.4;.3 2. De opdrachtbrief 26 30 Wordt de opdrachtbrief gebruikt? J 30 Voor alle opdrachten Geschat gebruik: Niet voor alle sinds ter Antwoord voorafgaande vragenlijst: opdrachten beschuikkingstelling n 2 j 9 j j 2 j 3

Antwoord voorafgaande vragenlijst: 0 0 23 Gebruikt u sinds 0/0/20 systematisch de opdrachtbrief bij het aanvaarden van nieuwe cliënten of nieuwe opdrachten en n 4 waarom eventueel niet? Aanbeveling Gebruikt u de opdrachtbrief voor de vóór 0/0/20 bestaande 5 0 2 Raad ivm Deel IV 6 j 5 cliënten? Zijn er geschreven onderrichtingen voor het gebruik van de opdrachtbrief Witboek 6 0 3 j 6 opdrachtbrief? 8/6/98; Leidraad 5 Staat er in de onderrichtingen of de opdrachtbrief dat enkel mag Website IAB 7 0 4 ondertekend worden door een bevoegd persoon van het kantoor? 8 0 Indien niet met een opdrachtbrief wordt gewerkt, worden de algemene voorwaarden op de achterzijde van uw ereloonnota 5 afgedrukt of op uw website vermeld? (Na te gaan aan de hand van een voorbeeld) j 8 3. Verderzetten van de relatie met cliënt 9 5 Worden de verplichtingen inzake de antiwitwaswetgeving regelmatig geüpdatet? N 5 9 0 Bestaat er een systeem van controle voor de tijdige vervanging van de verlopen identiteitskaarten en andere identiteitsbewijzen? j 9 W /0/93 Art. 7, 8, 9 en Wordt het formulier van de uiteindelijk begunstigde(n) Deel I.4 0 0 2 4 n regelmatig aangepast wanneer het aandelenbezit wijzigt? Deel IV.2.3, Worden de potentiële risico's van de cliënt op regelmatige basis 2, 5 0 0 3 4.9. ISQC n 2 geëvalueerd, aangepast en opgevolgd? al.28 0 0 4 Werden deze regels vastgelegd in een schriftelijke beleidslijn? n 3 9 9 2 Atypische transacties J 9 4 0 Bestaat er een procedure voor de vaststelling van atypische W /0/93 verrichtingen? Art.4, 23 t/m 26 en 29 Deel I 4.5.2 5 0 2 Werden deze regels vastgelegd in een schriftelijke beleidslijn? Deel IV 9 AWWW Art. j 5 25 t/m 27 0 33 3 Procedures inzake opleiding en sensibilisering van het personeel - Artikel 7 van de antiwitwaswetgeving N 33 Controleer volgende antwoorden van ingediende vragenlijst: opdrachten beschuikkingstelling op site Zijn er werknemers en/of zelfstandige medewerkers actief 0 0 Antwoord = nee! n 6 binnen uw kantoor? Indien ja, op welke wijze heeft u voorzien in opleiding en sensibilisering met betrekking tot de preventieve W /0/93 antiwitwaswetgeving? Art. 7 verspreiding en beschikbaarheid van de wetgeving en de 0 0 24 2 Antwoord = nee! n 7 reglementering inzake de preventieve antiwitwasregels AWWW 0 0 25 3 interne opleiding, communicatie Art. 29 Antwoord = nee! n 8 Kwaliteitstoetsing: vragenlijsten organisatie en dossiers 7 07 203 Raad 30 08 203 40%

8 0 0 26 4 deelname aan externe informatiesessies (bv. seminaries...) 6.5 Antwoord = nee! n 9 0 0 27 5 e-learning (intern of extern) Antwoord = nee! n 0 0 28 6 Heeft uzelf in de afgelopen 3 jaar een of meerdere seminaries over de preventieve antiwitwaswetgeving gevolgd? Antwoord = nee! n 2 0 7 4 Gewijzigde omstandigheden N 7 0 0 29 Werden er beleidslijnen vastgelegd om bij gewijzigde W /0/93 omstandigheden op regelmatige basis te onderzoeken of de Art. 7 KB relatie met de cliënt al dan niet kan worden voortgezet? n 3 0 0 2 Werd hierin opgenomen dat de resultaten van dat onderzoek dienen te worden besproken met de dossierverantwoordelijke? /03/98 Art. 9,, ISQC al. 28 Deel I.4, 4.5.2 Deel IV.2.3, 2, 5; 9 4. Het stopzetten van de relatie met de cliënt 6 7 Overdracht van het dossier aan een andere beroepsbeoefenaar N 7 0 0 30 Werden alle boeken en bescheiden onverwijld overhandigd aan de cliënt of de opvolgende confrater wanneer deze erom n 5 verzocht? KB /03/98 Deel I.4 Werd een gedetailleerde en gedagtekende inventaris van de Art. 26 Deel IV 7 6 0 2 overhandigde stukken opgesteld die door beide partijen werd j 6 ondertekend? 0 0 3 Werden deze gedragsregels schriftelijk vastgelegd? n 6 23 30 2 Gegevensbewaring - Hoofdstuk 7 van het reglement antiwitwaswetgeving J 30 Worden volgende documenten 5 jaar vanaf het einde van de zakenrelatie bewaard: Antwoord = nee! - afschriften identiteitsbewijzen cliënten, hun lasthebbers en 0 0 3 n 7 hun uiteindelijke begunstigde(n)? W /0/93 - in voorkomend geval, zo de uiteindelijke begunstigde niet kon 8 0 2 Art. 9, 3, 5 j 8 geïndentificeerd, de verantwoording ervan? - in voorkomend geval de verantwoording van de eventuele Deel I.4 9 0 3 AWWW j 9 vrijstelling van de identificatieverplichting? Deel IV 3 - het intern verslag met bijlagen in geval van een atypische Art. 2 0 4 verrichting, de analyse die ervan gemaakt werd en de j eventuele beslissing tot melding aan de CFI? 4.. en 6.4. 2 0 5 - in voorkomend geval het jaarverslag? j 2 3 0 6 Werden deze regels vastgelegd in een schriftelijke beleidslijn? j 3 n 4 Bijkomende vragen voor een kantoor meer dan 0 externe beroepsbeoefenaars of waar een verantwoordelijke werd aangesteld. Onderzoek van de andere verplichtingen m.b.t. de antiwitwaswetgeving 24 39 Werd er een verantwoordelijke voor de antiwitwaswetgeving aangesteld in uw kantoor? - Hoofdstuk van het reglement antiwitwaswetgeving J 39 Controleer volgende antwoorden van ingediende vragenlijst: 0 0 Zijn er minstens 0 meldingsplichtige beroepsbeoefenaars actief binnen het kantoor? Antwoord = nee! n 4

Indien ja, werden er één of meerdere verantwoordelijken 0 0 32 2 aangesteld? 0 0 3 7 0 4 8 0 5 Indien minder dan 0 meldingsplichtige beroepsbeoefenaars werkzaam zijn, is er toch een verantwoordelijke aangesteld? Naam lid dat volgens de voorafgaande vragenlijst verantwoordelijk is voor de toepassing van de antiwitwaswetgeving Blijkt uit uw onderzoek dat deze persoon effectief deze functies uitoefent? Werden de verantwoordelijkheden van en relaties tussen beroepsbeoefenaren en deze verantwoordelijke vastgelegd? Antwoord = nee! n 5 Antwoord = nee! n 6 9 0 Werd er een procedure m.b.t. de aanstelling en de 6 verantwoordelijkheden vastgelegd? j 9 4 5 2 Wordt jaarlijks een activiteitenverslag opgesteld (verplicht als er een witwasverantwoordelijke is)? J 5 0 0 33 Wordt er jaarlijks een activiteitenverslag opgesteld? n 2 0 2 3 0 3 4 0 4 5 0 5 Bevat dit activiteitenverslag volgende elementen? - beschrijving van de administratieve organisatie en de toegepaste interne controle teneinde toe te zien op de naleving van de antiwitwaswet - de tijdens het jaar ondernomen opleidingen en sensibilisering van het personeel tot voorkomen van het witwassen van geld en financiering van het terrorisme - beschrijving van de verwerking van de meegedeelde interne schriftelijke verslagen aan de verantwoordelijke Werd de procedure betreffende de opstelling van het jaarlijks activeiteitenverslag schriftelijk vastgelegd? W//93 Art. 8 AWWW Art. 28 Hfdstk 6 W/0/93 Art. 8 AWWW Art. 28 6.3. Lid A j 8 j 2 j 3 j 5 Kwaliteitstoetsing: vragenlijsten organisatie en dossiers 7 07 203 Raad 30 08 203

0 5. Tijdsbeheer Vraagstelling Bron Referentie handleiding Opmerkingen IAB Opmerkingen toetser Opmerkingen getoetste J/N/ NVT Vragen voor elk kantoor 5. Tijdsbeheer 22 30 Structuur van de activiteiten J 30 6 0 Bestaat er ten behoeve van de tijdsregistratie een nomenclatuur van de diensten die is aangepast aan het kantoor? Is er een hiërarchie in de dienstverlening naargelang van de 7 0 2 Witboek competenties van de medewerkers (bv. junior, senior ) ISQC al. 32- Leidraad 6 Is er een computersysteem om de door de medewerkers 33 0 0 3 blz. 59 n 8 gepresteerde uren te registreren? Bestaat er een lijst van de te factureren uurtarieven per type 9 0 4 werk / per type medewerkers (bv. Junior, senior ) en/of een lijst j 9 van de te factureren forfaits? 3 6 2 Beheer van de medewerkers J 6 0 Registreren de medewerkers de uren die ze per cliënt / per opdracht presteren naarmate ze deze uren presteren? j 2 0 Bestaat er een berekeningsformule van de uurtarieven die Witboek 2 ondermeer rekening houdt met de kwalificatie van de Leidraad 6 medewerkers? Opmerking: niet vragen deze formule te zien. blz. 60 j 2 0 0 Bestaat er bij onverwachte afwezigheid van een medewerker een 3 systeem om de niet-verrichte taken op te vragen? n 3 30 30 3 Facturatie en rentabiliteit J 30 4 0 Is er een systematische follow-up van de facturatie volgens de voortgang van de opdrachten / diensten en rekening houdend met de btw-wetgeving? 5 0 Wordt de facturatie vóór het versturen naar de cliënt door een 2 verantwoordelijke gecontroleerd? Witboek j 5 6 0 Bestaat er bij forfaitaire facturatie ten minste één keer per jaar Leidraad 6 3 een systeem van analyse van de afwijkingen? blz. 60 j 6 7 0 Wordt er een analyse uitgevoerd tussen het type gefactureerde 4 diensten en het type diensten dat in de opdrachtbrief (indien bestaande) is opgenomen? 8 0 5 Wordt er per cliënt een rentabiliteitsanalyse uitgevoerd? j 8 j 6

6. Personeelsbeleid Vraagstelling Bron Referentie handleiding Opmerkingen IAB Opmerkingen toetser Opmerkingen getoetste J/N/ NVT Vragen voor elk kantoor 6. Personeelsbeleid 2 Bekwaamheden en profiel van de aan te werven medewerkers N 2 0 0 Bestaat er een profielbeschrijving voor elke functie? n 9 Zijn de technische competenties (opleiding / ervaring) duidelijk 0 2 Deel III 3.2 j omschreven voor elke functie? ISQC al. 29 par. -2 Bestaat er een algemene beschrijving van de gedragsmatige 0 0 3 n 2 competenties binnen het kantoor? 0 3 2 Wervingsprocedures van nieuwe medewerkers J 3 0 0 Bestaat er een gedocumenteerde wervingsprocedure? n 3 Zo ja, is deze erop gericht om het kantoor een redelijke mate van zekerheid te verschaffen dat het voldoende personeel heeft dat 6 0 2 Deel III 3.2 j 6 beschikt over voldoende competentie, capaciteiten en toewijding ISQC al. 29 par. aan ethische principes? 4 0 Bepaalt die procedure wie de sollictant beoordeelt en de 3 eindbeslissing tot aanwerving neemt? 8 38 3 Begeleiding en opleiding van de kantoormedewerkers N 38 Bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker: 5 0 - bestaat er een gedocumenteerde onthaalprocedure? j 5 0 0 2 - is de procedure voor personeelsevaluatie duidelijk gedocumenteerd? n 6 0 0 3 - bestaat er een mentorsysteem? n 7 - wordt de handleiding 'organisatie van het kantoor en Art. 9, 2de 0 0 4 procedures' overhandigd en uitgelegd aan de nieuwe n 8 lid KB /3/98; medewerker? Deel III 3.2 KB 25/4/07; Tijdens de volledige duur van de samenwerking: par. 3-4 ISQC al. 29, - worden de verschillende tools van het kantoor en de al. 32-33 0 0 5 documentatiebronnen systematisch meegedeeld en uitgelegd n 9 aan de medewerkers? 0 6 - worden de medewerkers opgenomen in een welbepaalde en gestructureerde procedure van interne opleiding? j 2 0 7 -worden de medewerkers opgenomen in een welbepaalde en gestructureerde procedure van externe opleiding? j 2 7 7 4 Bezoldiging en andere aspecten van motivatie van de medewerkers J 7 3 0 Bestaat er een gedocumenteerd loopbaanplanbeleid? j 3 Deel III 3.2 Worden de medewerkers geholpen om de titel van accountant 4 0 2 par. 5 en/of belastingconsulent te behalen? 0 5 5 Naleving van de discretieplicht N 5 Kwaliteitstoetsing: vragenlijsten organisatie en dossiers 7 07 203 Raad 30 08 203

0 0 Staat er in het arbeidsreglement, de arbeidsovereenkomst of een ander document een bepaling met betrekking tot de discretieplicht? Art. 9 2de lid KB /3/98; ISQC al. 46 2 Deel III 3.2 par. 6 7 30 6 Evaluatie van de prestaties van de medewerkers N 30 0 0 Worden er regelmatig functioneringsgesprekken (ten minste een keer per jaar) gehouden met de medewerkers? n 6 Worden er regelmatig evaluatiegesprekken (ten minste een keer Geen evaluatie van 7 0 2 Deel III 3.2 per jaar) gehouden met de medewerkers? het personeel par. 7 0 0 3 Bestaat er een standaardformulier voor de evaluatie? n 8 0 0 4 Worden er per medewerker jaarlijks doelstellingen bepaald? n 9 n 5

7. Interne procedure tot permanente kwaliteitsbewaking Vraagstelling Bron Referentie handleiding Opmerkingen IAB Opmerkingen toetser Opmerkingen getoetste J/N/ NVT Vragen voor elk kantoor 7. Interne procedure tot permanente kwaliteitsbewaking 23 28 Werkmethodes J 28 Zijn er gestandaardiseerde werkmethodes/procedures voor het vervullen en het opvolgen van opdrachten, zoals: 0 - btw-verplichtingen j 0 0 2 - verplichtingen directe belastingen n 2 0 0 3 - voeren van de boekhouding, opstellen van de jaarrekening ISQC n 3 4 0 4 - verplichtingen vennootschapswetgeving 5 0 5 - advies j 5 6 0 Wordt de naleving van die werkmethoden gecommuniceerd aan 6 het personeel en opgevolgd? j 6 7 0 Stemt de taakverdeling overeen met het niveau van diegenen 7 aan wie de taken worden toegewezen? 5 5 2 Interne cultuur van kwaliteit J 5 Zijn er beleidslijnen en procedures die een interne cultuur 5 0 stimuleren gericht op kwaliteit bij de uitvoering van de opdrachten? ISQC al. 8 j 5 7 8 3 Modelformulieren J 8 Zijn er standaardmodellen beschikbaar voor: 8 0 - briefwisseling naar cliënten? j 8 9 0 2 - opdrachtbrief? j 9 0 0 3 - checklists? n 2 5 4 Planning kantoor J 5 2 0 Is er een globale planning en opvolging van de werkzaamheden binnen het kantoor? j 2 0 0 Wordt de naleving van deadlines opgevolgd op een 2 georganiseerde manier? n 3 2 8 5 Monitoring J 23 4 0 Wordt het geleverde werk nagekeken? 3 0 Zijn er procedures met betrekking tot de wijze van evaluatie, de 2 mededeling en het verhelpen van eventueel geïdentificeerde tekortkomingen? j 3 0-5 3 Zijn er procedures inzake de behandeling van klachten met betrekking tot de uitgevoerde opdrachten? ISQC al. 48-56; art. 8 KB nvt 5 Kwaliteitstoetsing: vragenlijsten organisatie en dossiers 7 07 203 Raad 30 08 203

Worden de checklists/controleprogramma's regelmatig (minstens /3/98 5 0 4 op jaarbasis) aan een kritisch onderzoek onderworpen? (vb. j 5 wegens de wijzigende wetgeving) 0 0 Zijn er duidelijke regels over wie welke stukken uitgaande van het 5 kantoor mag ondertekenen? n 6 7 7 6 Dossierbeheer J 7 7 0 Wordt de documentatie bewaard gedurende de periode die krachtens de wet- of de regelgeving vereist is? Art. 35 e.v. Wib'92 Art. 60 W.BTW Art. 9 KB 3 0/2/69 Art. 6, 8, 95 W. Venn. ISQC al. 47 9 9 7 Onderaannemers J 9 9 0 Zijn er kwaliteitsnormen voor het afleveren van werk door onderaannemers? Art. 7 KB /3/98; ISQC al. 34 0 5 8 Algemene organisatie en eerste indruk N 5 0 0 34 Welk is uw indruk van de orde in het kantoor (goed = ja of slecht = nee)? n 0 0 35 Werd de vragenlijst antiwitwaswetgeving ingediend? Waarom in 2 voorkomend geval niet? NIET ingediend! n 2 4 j 9 0 0 36 3 Waarom is in voorkomend geval het systeem van interne controle er niet op gericht om de permanente opleiding van de medewerkers op te volgen? Minstens één van uw medewerkers heeft onvoldoende uren P.O. n 3 0 0 37 4 0 0 38 5 Er werden in voorkomend geval jaarrekeningen van uw kantoor niet of niet tijdig neergelegd! Waarom is uw systeem van interne controle er niet opgericht om deze verplichting na te komen? Is de medewerking van het kantoor goed (= ja) of slecht (= nee) in het kader van de huidige kwaliteitstoetsing? Er werden jaarrekeningen niet (tijdig) neergelegd n 4 n 5