Notulen GMR Schooltij Datum; Dinsdag 30 oktober 2012 Plaats; Daalderschool Oosterend

Notulen GMR Schooltij Datum; Dinsdag 30 oktober 2012 Plaats; Daalderschool Oosterend Aanwezig: Afwezig: Mimi Eelman (Voorzitter), Marian Hoven, Willem-Jan Kraanen, Mirthe Snijder, Christel de Bloois, Resi Siebert, Marcel Drenth, Inge Lekkerkerker, Marieke Bol (vv Laura Willems) Nel Kant (Algemeen Directeur), Alinda te Woerd (Secretaris) Wannes Fey, Laura Willems, Nina Schilling 1. Opening. De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur en heet iedereen van harte welkom. In het bijzonder Tine Visser en Jan Lancee vanuit het Schooltijbestuur en Inge Lekkerkerker als nieuw P-GMR lid vanuit de Bruinvisschool. Laura Willems wordt deze vergadering vervangen door Marieke Bol. Het bestuur zal het concept Samenwerkingsovereenkomst Schooltij en Kopwerk (agendapunt 4) als eerste agenda punt toelichten. Concept Bestuurlijke samenwerking Schooltij en Kopwerk Mimi geeft aan dat het huidige concept in deze vergadering nog niet ter instemming ligt. Er is eerst ruim aandacht voor vragen, discussie en opmerkingen en naar verwachting zal t in de volgende vergadering (23 januari) ter instemming worden voorgelegd aan de GMR. Het bestuur verwacht dat de uiteindelijke ondertekening van het contract met ingang van het volgend schooljaar gerealiseerd is. Na ondertekening gaan de genoemde 5 jaren tot de fusie tellen. We nemen het stuk per pagina door. In aanmerking nemend dat; Het bestuur geeft aan dat hier nadrukkelijk aan is toegevoegd dat op voorhand de identiteit van de betrokken scholen gewaarborgd moeten blijven. Artikel 1; De fusie moet binnen 5 jaar een feit zijn. Deze tijd is nodig om goed te kunnen bekijken of een fusie ook daadwerkelijk aangegaan kan worden. Op de vraag van Mimi hoe de concrete planning er voor de komende 5 jaar uitziet, geeft het bestuur aan dat er ieder jaar een evaluatie moment ingebouwd wordt, waarin met het bestuur van Kopwerk de overeenkomst en de uitvoering zal worden besproken (pg. 5 art. 16). De uitkomst hiervan is weer bepalend voor het vervolgtraject, ook ten aanzien van de snelheid van het proces. Vijf jaar is de uiterste termijn, maar met wederzijds goedvinden kan dit ook sneller gaan. Willem Jan vraagt welke factoren de snelheid van het proces bepalen en vanuit welke criteria de beoordeling van het proces plaats vindt. Bepalend voor het succes van samenwerking is de mate waarin beide partijen het goed met elkaar kunnen vinden (in menselijke- en organisatorische sfeer). Maar in de overeenkomst zijn ook checks en balances ingebouwd om het samenwerkingsproces te meten. Daarnaast wordt ook uitvoering van de overeenkomst jaarlijks geëvalueerd en is ook de maatschappelijke noodzaak voor beide partijen om tot samenwerking te komen, van invloed op het verloop van het totale proces. Artikel 2; Het bestuur krijgt een andere samenstelling. Het zal gaan bestaan uit één executief (uitvoerend) bestuurder en toezichthoudende bestuurders. Hiermee wordt de uitvoerende kant en toezichthoudende kant binnen één bestuur verenigd (het zgn. one tier bestuursmodel). Vanuit Kopwerk wordt een executief bestuurder aangesteld die uitgebreid gecontroleerd wordt door de rest van het schoolbestuur, volgens de checks en balances die in de overeenkomst staan uitgewerkt. Deze executief bestuurder wordt op detacheringsbasis aangesteld. Mimi vraagt zich af hoe het zit met de opbouw van personele rechten. Volgens het bestuur heeft hij deze niet, dit is ook juridisch gecheckt. Iemand op detacheringsbasis aannemen betekent dat diegene niet in loondienst komt en daardoor juridisch andere rechten heeft. Het bestuur gaat vooraf een termijn vastleggen in de detacheringsovereenkomst. Notulen GMR Schooltij 30 oktober 2012 1

Verder vraagt Mimi of het (volgens artikel 2b) klopt dat de executief bestuurder de algemeen directeur kan ontslaan. Het bestuur geeft aan dat dit inderdaad mogelijk is, maar dat het bestuur ook de executief bestuurder kan ontslaan. Hij zal daartoe eerst toestemming moeten vragen aan het bestuur en indien zij hier niet mee akkoord gaan, gaat het ontslag niet door. Op deze manier zijn er in de overeenkomst steeds checks en balances ingebouwd. Artikel 3; De executief bestuurder heeft schriftelijk goedkeuring nodig voor een groot aantal zaken. Deze staan in dit artikel genoemd. Marian vraagt of het bij artikel 3.1.d ook gaat om een maximaal bedrag van 50.000,-. Het bestuur geeft aan dat het niet nodig is om een bedrag te noemen, omdat er sowieso een probleem ontstaat als het bedrag niet in de begroting past. Er wordt een nieuw begrotingssysteem ingevoerd waarbij de begroting voortdurend wordt vergeleken met de daadwerkelijke uitgave (Forecasting). Mochten de daadwerkelijke uitgave afwijken van de begroting dan zal de executief bestuurder zich moet verantwoorden. Op de vraag van Marian waarom er bij Artikel 3 punt 1.e geen percentage vermeld staat in plaats van een aanmerkelijk aantal, geeft het bestuur aan dat ze hiervoor bewust heeft gekozen om zich niet juridisch vastleggen. Marcel vraagt zich af waar het bedrag van 50.000,- (artikel 3.1.c) vandaan komt. Dit is volgens het bestuur een redelijk bedrag, afzettend tegen de totale begroting van Schooltij. Ook op deze uitgave zal echter controle zijn doordat hij goedkeuring moet vragen aan het bestuur. Voor alle bedragen die binnen de goedgekeurde begroting vallen geldt dat de executief bestuurder tekeningsbevoegd is en geen goedkeuring hoeft te vragen aan het bestuur. Mimi vraagt of er voldoende expertise aanwezig is in de huidige samenstelling van het Schooltij bestuur, gezien de extra toezichthoudende taken die het Schooltij bestuur krijgt toebedeeld. Het bestuur voldoet momenteel aan de statutaire norm van 5 personen, maar men sluit niet uit dat op termijn een vacature vrijkomt voor een specifiek onderdeel. Mimi vestigt nog nadrukkelijk de aandacht op Artikel 3 punt 2.d. Het bestuur noemt dat daartoe specifiek artikel 17 is opgenomen. Artikel 4; Opgemerkt wordt dat in algemene zin geldt dat de Wet boven deze overeenkomst staat. Artikel 5; Op de vraag van Mimi waarom in dit artikel wordt gesproken over bestuurders i.p.v. bestuurder geeft het bestuur aan dat dit bewust is gedaan zodat het stuk geen aanpassing behoeft als er na de fusie meer bestuurders komen. Willem Jan merkt op dat de s dan wellicht tussen haakjes gezet kan worden. Artikel 8; De algemeen directeur heeft alle Texelse scholen (m.u.v. Jozefschool en de Timotheüs school) onder haar hoede. Voor de Algemeen directeur komt een detacheringsovereenkomst vanuit Kopwerk, voor de executief bestuurder vanuit Schooltijd (beide zijn budgettair neutraal). Artikel 9; Mimi spreekt haar zorgen uit over de verruiming van het takenpakket van de Algemeen directeur. Het bestuur deelt deze mening. In de toekomst zal de algemeen directeur zich voornamelijk bezig moeten houden met goed personeelsmanagement en de kwaliteit van onderwijs. Om dit professioneel in te vullen is zij genoodzaakt een groot aantal operationele taken uit haar takenpakket te delegeren. Dat geldt ook voor het Bestuur. Kopwerk heeft een uitgebreid bestuursbureau waar taken aan uitbesteed kunnen worden. Het bestuur wil daartoe offertes aanvragen. Marian ziet onder punt 1.d de onder hem ressorterende graag de toevoeging hem of haar of anders aan het begin een algemene vermelding waar hij staat ook zij gelezen kan worden. Verder zou ze graag toegevoegd willen zien dat de algemeen directeur geen lesgevende en directie taken heeft op een bepaalde school. Het bestuur geeft aan dat dit opgenomen wordt in het nieuwe management statuut. Artikel 10; Dit artikel gaat over de diensten van het stafbureau van Kopwerk waar de Notulen GMR Schooltij 30 oktober 2012 2

algemeen directeur gebruik van kan maken. Met de nadruk op kan omdat het bestuur wel gaat kijken naar de kwaliteit en de prijs van deze diensten. Deze moet minimaal gelijk zijn aan de diensten die nu worden afgenomen door Schooltij (bijvoorbeeld de accountant). Tot de fusie kan Schooltij desgewenst haar eigen diensten blijven afnemen, los van het stafbureau. Artikel 11; Het bestuur geeft aan dat er nadrukkelijk staat streven. Indien de GMR geen nut ziet in een gezamenlijke GMR, kan de huidige samenstelling de komende 5 jaar blijven bestaan. Echter in de praktijk zal er steeds meer worden samengewerkt. Ook het personeel van Schooltij zal in de toekomst binnen beiden stichtingen te werk gesteld kunnen gaan worden en ook bij de aanname van nieuw personeel zal gevraagd worden of men bezwaar heeft ook binnen het Protestant Christelijk onderwijs te werken. De GMR van Kopwerk werkt met regio s. Iedere regio wordt vertegenwoordigd door 1 GMR lid. Dit zou betekenen dat 1 GMR lid vanuit de regio Texel zitting heeft in de GMR en de vergaderingen bijwoont. Deze mogelijke ontwikkeling is een mooi uitgangspunt voor discussie binnen de GMR, aansluitend op de komende thema avond over samenwerking. Artikel 12; Onder punt 2 staat een klein spelfoutje (vat i.p.v. vast), Artikel 13; Gaat over het inzetten van de executief bestuurder enerzijds vanuit Kopwerk en de algemeen directeur anderzijds vanuit Schooltij met gesloten beurzen. Uitgangspunt daarbij is wel een evenredige tegenprestatie, dit is een belangrijke zin die er expliciet aan toegevoegd is en waar ook op getoetst wordt. Marian vraagt of het genoemde jaar in artikel 13, een schooljaar of kalenderjaar betreft. Dit betreft één kalenderjaar na de ondertekende ingangsdatum van het contract. Artikel 14; Het bestuur gaat de diensten van het stafbureau aanvragen en bekijken of deze concurrerend zijn en passen binnen de huidige begroting. Tot nu toe zijn veel taken door het schoolbestuur zelf uitgevoerd. Belangrijk is om nu functioneel te kijken welke diensten men laat offreren. Er is inmiddels één offerte aangevraagd m.b.t. het meerjaren onderhoudsplan. Artikel 15; Dit is een belangrijk artikel omdat het regelt dat Schooltij de komende 5 jaar haar eigen middelen en reserves behoudt. Mocht de samenwerking mislukken dan kan Schooltij weer op een redelijke manier uit de bestuurlijke samenwerking met Kopwerk stappen. Artikel 16; Er is een vraag over de term gremia, dit betreft alle overlegorganen. Artikel 18; Een tussentijdse beëindiging is geen probleem gedurende de 5 jaar voor de fusie (gezien het behoud van de eigen reserves). Ook kan Kopwerk (zonder onze instemming) in de 5 jaar voor de fusie niet aan onze eigen reserves komen. Kopwerk is financieel solide maar slaagt er nu niet in om haar begroting sluitend te krijgen, dit is echter niet verontrustend volgens het bestuur. Wel moeten de uitgaven in de gaten worden gehouden, want ook Schooltij heeft te maken met stijgende kosten door een steeds ouder wordend personeelsbestand en sterk teruglopende rijksbijdragen. Dit bevestigt het belang van het behoud van eigen reserves. Algemene opmerkingen; Marian; Over het algemeen is het goed om het stuk nog na te zien op punten en komma s. Marcel vraagt of het vasthouden van de identiteit van de scholen al in deze overeenkomst vermeld moet worden. Het bestuur geeft aan dat de GMR hier in de praktijk een grote stem zal hebben. Wettelijk moet er op Texel voldoende openbaar onderwijs aangeboden worden in de niet samenwerkingsschoolvorm. Dat garandeert minimaal 1 of 2 scholen met een openbare signatuur, maar daarnaast is het bestuur vrij in de signatuur, uiteraard met instemming van de P/O geleding van de MR van de betreffende Notulen GMR Schooltij 30 oktober 2012 3

school. Het bestuur wordt bedankt voor de toelichting en 23 januari zal het concept ter instemming in de GMR worden behandeld. 2. Ingekomen stukken en mededelingen N.a.v. de thema brief VOO scholing. Mimi raadt iedereen aan om een abonnement op de themabrief VOO te nemen en de AOB (Algemene Onderwijs Bond). Deze liggen ook ter inzage op de scholen. 3. Vaststellen notulen GMR vergadering van 24 september 2012 Inhoudelijk en tekstueel; - Pg. 2; Punt 4; Corrie Rikkenberg moet vervangen worden door Corine Rikkenberg. Punt 3; Marian vraagt of er al iets bekend is over de I-Pads. Mimi vertelt dat Wannes deze niet goedkoper heeft kunnen krijgen en voorstelt om ze via Schooltij te bestellen. Het is nog onduidelijk wat dit gaat kosten. Het is (op de vraag van Marian) niet begroot maar wellicht is er nog ruimte over in de begroting om dit wel te financieren. Punt 4; N.a.v. de fusie Drijverschool vraagt Mimi zich af hoe het zit met de aanvraag voor financiering voor de fusie voor 2013. Nel geeft aan dat dit in januari 2013 aangevraagd gaat worden. - Pg. 3 Pg.2 staat bij de zin Punt B gen i.p.v. en. - Pg. 4 Punt 6. Nel wil enige inhoudelijke nuance aanbrengen bij de tekst dat een kind met problemen vaak met een woud aan hulpverleners te maken krijgt.. Ze voegt toe dat daar het CJG (Centrum voor Jeugd en Gezin) voor is. Zij hebben inloopspreekuren op verschillende scholen waar ouders en kinderen met hun problemen terecht kunnen. Punt 8. Willem Jan vraagt of de uitnodiging voor de thema avond al via de mail is verstuurd. Dit is niet gebeurd. Mimi wil dit in deze vergadering bij agenda punt 7 bespreken. Marian vraagt of het al bekend is wie er vanuit de Thijsseschool als ouder in de GMR komt. Mirthe geeft aan dat er nog niemand is gevonden. Ze gaan nu zelf ouders benaderen. De notulen zijn vastgesteld en worden door Alinda op de website van Schooltij gepubliceerd. 4. Schooltij zaken; Nel heeft de informatie op papier gezet en de volgende punten worden nader besproken; Schooltij-bericht; Pg. 1 Marian vindt (onder het kopje Voornemen sluiting Drijver per 1 augustus) dat de visie op onderwijs los gezien moet worden van de verzelfstandiging van de OSG. Nel beaamt dit en geeft aan dat deze zin voornamelijk voortvloeit uit frustratie over de weinig coöperatieve houding van de gemeente inzake de sluiting. Mimi vraagt aansluitend of er door Schooltij ook wordt geïnvesteerd in de relatie met de gemeente en de politiek. Nel geeft aan dat Schooltij evengoed in overleg is met de Gemeente. Zo is er overleg geweest over de Texelbrede onderwijsvisie en het huisvestingplan (pg. 3.). De heer Delemarre (procesbegeleider vanuit de gemeente) heeft gesprekken gehad met de verschillende besturen op Texel. Hierin is gekeken hoe er Texel breed samengewerkt kan worden teneinde het onderwijs op Texel sterk te houden. De onderwijsvisie geldt daarbij als uitgangspunt. Uit dit overleg zal een stuk komen dat wordt voorgelegd aan de politiek en de dorpscommissies. Ook de situatie in den Hoorn maakt daar een onderdeel van uit, inclusief de sombere cijfers over de kinderaantallen. Er is ook gesproken over de voorzieningen die nodig zijn in alle gebieden op Texel. Daarmee wordt er niet meer gesproken over de buitendorpen en wordt de koppeling tussen dorp en school losgelaten. Notulen GMR Schooltij 30 oktober 2012 4

Pg. 3; Mimi vraagt waar de visie op peuterspeelzalen te vinden is. Het is niet openbaar, maar een stuk van 3 besturen (Sarkon, Kopwerk en Surplus) waarin o.a. wordt aangegeven dat men vindt dat de Peuterspeelzalen en de kinderopvang niet te commercieel moeten werken, omdat dan het risico ontstaat dat locaties in niet rendabele gebieden (bijv. buitendorpen) gesloten worden. Pg. 4; Marian vraagt of er al een datum bekend is voor de Kerstkaarten. De actie loopt van 18/12 tot 24/12. Concept begroting 2013 Deze is (gezien de korte voorbereidingstijd) nog niet ter instemming. Omdat dit formeel voor 1 november zou moeten gebeuren, wordt dit concept - onder voorbehoud van instemming door de GMR - toegezonden aan de gemeente en 23 januari formeel vastgesteld. Vragen of opmerkingen kunnen aan Nel gemaild worden (met cc aan Schooltij). De begroting is in een andere vorm dan vorig jaar doordat er een andere financieel begeleider is vanuit het OSG. De lay-out zal nog worden aangepast met alleen het bovenschoolse deel. Nel vertelt dat er een tekort in de begroting is van 30.000,-. Verder wordt 2013 een bijzonder jaar (door de fusie tussen de Akker en de Daalder en de sluiting van de Drijver) en dat heeft ook zijn invloed op de begroting. Verdere bijzonderheden; - Er is geen bruidsschat meer. - Pay-rolling staat nu op de begroting. Deze loonbetaling is duurder, maar daar staat tegenover dat het uitzendbureau alle werkgeverslasten voor haar rekening neemt. - Post Culturele vorming (vraag van Marian) zit daar t IMV bij in? Ja, het deel dat wij betalen (1/3 deel). - Afschrijvingskosten hardware zijn omhoog gegaan door de digiborden en nieuwe computers. - Schoonmaakkosten zijn flink omhoog gegaan door nieuwe CAO schoonmaakbranche. - Mimi merkt op dat schoonmaak samen met energie de grootste onkosten posten zijn. Ook t.a.v. deze posten geldt dat kleine scholen in verhouding duurder zijn. Op de vraag van Mimi of de begroting nog sluitend gemaakt gaat worden geeft Nel aan dat dit niet haar bedoeling is, zodat de gemeente op de hoogte is van de reële uitgave. Nel licht toe (op de vraag van Marcel) dat de bekostiging bestaat uit een twee delen; een deel personeel en een deel materieel. Verwarrend is dat het personeel per schooljaar gaat en het materieel per kalenderjaar en ook de begroting per kalenderjaar wordt gemaakt. Volgens Mimi kan er een fikse kostenbesparing gedaan worden door de ouders zelf te laten schoonmaken (zoals op de Vrije School). Zeker als er sluiting dreigt. Dit vergt echter een grote mentaliteitsverandering van de ouders. Marian en Resi geven deze vergadering al hun instemming voor de concept begroting. De anderen kunnen hun opmerkingen of instemming nog kwijt via de mail en op 23 januari komt het stuk officieel ter instemming op de vergadering. Veranderingen of wijzigingen in het stuk zal Nel nog via de mail aan ons toesturen. 5. 1 e Rondvraag; Er zijn geen vragen. 6. RIE (Voortgang implementatie RIE; bovenschools protocol t.a.v. ongewenst gedrag n.a.v. vergadering 11 juli) Marian heeft begrepen dat zij navraag zou doen bij Albert of er een bovenschoolse protocollen map bestaat die op alle scholen van Schooltij zou staan. Deze algemene protocollen map is er niet, iedere school heeft haar eigen protocollen map. Nel vertelt dat we er wel geprobeerd wordt om hierin afstemming te bereiken en Albert daarin het voortouw neemt. De vraag over het protocol ongewenst gedrag komt voort uit de vergadering van Notulen GMR Schooltij 30 oktober 2012 5

11 juli, waarin gesproken is (als onderdeel van de RIE evaluatie) over de toenemende agressie van ouders jegens leerkrachten. Als voorbeeld werd het incident op de Thijsse school besproken. Hieruit voort kwam de vraag of er een bovenschools protocol is waarmee je ouders kunt aanspreken op ongewenst gedrag. Zo niet dan vonden we het als GMR belangrijk dat dit protocol bovenschools ontwikkeld en besproken zou worden, zodat iedere werknemer van Schooltij hieraan houvast heeft. Deze mening wordt ter vergadering opnieuw bevestigd. Volgens Marian is dat protocol er niet en zou - wellicht in een werkgroep ontwikkeld kunnen worden. We besluiten om als GMR gebruik te maken van ons adviesrecht en een officieel verzoek te doen aan het MT voor het ontwikkelen van een bovenschools protocol ongewenst gedrag. Alinda stelt daartoe een formeel verzoek op, wat ondertekend door Mimi aan het MT wordt gestuurd. 7. GMR Conceptbegroting GMR 2013 Het concept wordt ter vergadering uitgedeeld en kan per mail van op- en aanmerkingen worden voorzien. De wijziging in deze begroting is dat Mimi zowel brede basisscholing heeft begroot als een thema avond. Dit omdat we in 2013 aandacht zouden besteden aan scholing (1 keer per 2 jaar) en er ook een thema avond gepland staat. Hierdoor komt de begroting 1200 euro hoger uit. Qua uitgave heeft ze nog geen gegevens, die volgen later. In de vergadering van januari is deze begroting ter instemming. Thema avond 2013 Willem-Jan, Christel, Nina en Mimi nemen zitting in de werkgroep die zich bezig gaat houden met de voorbereiding van de thema avond Samenwerking. Als datum plannen we 6 maart 2013. Mirthe stelt de vraag wie er deze keer wordt uitgenodigd voor de thema avond. De opkomst was de vorige keer teleurstellend, zeker afgezet tegen de goede voorbereiding en presentatie. Deze vraag wordt meegenomen in de werkgroep. 8. 2 e Rondvraag; Alinda; De notulen worden deze keer (i.v.m. haar vakantie) later gemaild. Marcel heeft een vraag over de GMR scholing op 15 maart in den Burg. Dit betreft echter de scholing uit 2012 en is niet meer actueel. Willem-Jan vraagt zich af of er nog een GMR uitje komt (deze staat ook begroot). Mimi ziet dit als mooie taak voor de vicevoorzitter. Hij zal hier over nadenken. Sluiting vergadering. De voorzitter sluit om 22.00 uur de vergadering en dankt ieder voor zijn of haar inbreng. Notulen GMR Schooltij 30 oktober 2012 6