Handleiding Jeugd GGZ registratie en facturatie Algemeen - Het programma is in versie 9.0 geschikt gemaakt voor registratie en declaratie in Jeugd GGZ vanaf 1 januari 2015. De registratiebeginselen voor de basis GGZ (behandeltrajecten) en de specialistische GGZ (DBC s) blijven voor een periode van 3 jaar van kracht. Electronische declaraties worden volgens een nieuwe Jeugd GGZ standaard (JW321/322) via Vecozo ingediend bij de gemeente. - Deze handleiding is een aanvulling op de reguliere handleidingen voor bggz behandeltrajecten en sggz DBC s. Voor algemene procedures van registratie en facturatie wordt verwezen naar die handleidingen, hier worden alleen afwijkende zaken behandeld in het kader van de Jeugd GGZ. - Let op: op het moment van uitbrengen van de nieuwe programmaversie is nog veel onduidelijk over hoe zaken gaan werken in de Jeugd GGZ. Informeer voordat u gaat declareren eerst bij de gemeente of die al klaar is voor het verwerken van electronische declaraties voor de Jeugd GGZ volgens declaratiestandaard JW321/322. Maak de eerste declaratie een kleine declaratie (1 behandeling) voor het geval er toch nog iets niet goed is en er gecorrigeerd moet worden. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20150224 1
Basis GGZ Voorbereidingen - Electronische declaraties voor de Jeugdzorg gaan in eerste instantie naar Vecozo. Vecozo stuurt de declaratie door naar de betreffende gemeente. Bij de cliënt, tabblad Verzekering, vult u in Facturering= bggz JZ Vecozo. Maakt u gebruik van Fa-med, vul dan in Facturering= bggz JZ Fa-med. - In het tabblad Verzekering vult u geen verzekeraar in, maar in plaats daarvan de gemeente waaronder de cliënt valt. Hierbij wordt het woonplaatsbeginsel toegepast, b.v. bij gescheiden ouders gaat het om wie de gezagdrager is. Zie de factsheet 19.11.2014 Factsheet woonplaatsbeginsel in de praktijk.pdf. - Via de Navigatie keuzelijst gaat u naar de module Gemeenten. Dit is een lijst met alle gemeenten in Nederland met een 4-cijferige gemeentecode. De gemeenten waar u met te maken heeft kunt u aankruisen bij Toon in keuzelijst, zodat alleen deze gemeenten in keuzelijsten te zien zijn en u niet de hele lijst door hoeft te lopen. - Klik op de gemeentecode om meer gegevens van de betreffende gemeente te zien. Analoog aan de procedure bij verzekeraars vult u in het tabblad basis GGZ de contractafspraken met de gemeente in. - U kunt gemeenten indelen in clusters, die u zelf een naam geeft. Dit is handig als u gemeenten in een bepaalde regio en met dezelfde contractvoorwaarden wilt bundelen. Na invullen van de contractvoorwaarden bij één van de gemeenten van het cluster kunnen met de knop VUL CLUSTER de gegevens doorgeschreven worden naar alle gemeenten van het cluster. Registratie van basis GGZ behandeltrajecten - bggz behandeltrajecten worden gestart en geregistreerd zoals u gewend bent. Let op de volgende zaken. - Soort verwijzing. Voor de Jeugdzorg zijn aparte verwijzingscodes, kies de juiste code uit de keuzelijst. - Gemeente. De betreffende gemeente wordt overgenomen van de cliëntgegevens bij aanmaken van het behandeltraject. Is zowel een gemeente als een verzekeraar ingevuld, dan volgt een foutmelding bij validatie en worden beiden gewist. Via de knop UPDATE kunt u dan de gemeente weer ophalen van de cliëntgegevens. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20150224 2
- Facturatie. In tabblad Facturatie moet de correcte methode van factureren ingevuld zijn: bggz JZ Vecozo of bggz JZ Fa-med. - Verwijscodes. Tabblad Traject Details: let op de aparte verwijscodes voor de Jeugd GGZ. Facturatie - Volg de gebruikelijke procedure voor het aanmaken van electronische declaraties. Let hierbij op de aparte knoppen voor Jeugdzorg declaraties: BGGZ JZ VECOZO en BGGZ JZ FA-MED. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20150224 3
Financiële overzichten - Op verschillende plaatsen in het programma kunt u financiële informatie naar boven halen. Dit gaat ofwel via een zoekopdracht naar de gewenste gegevens, ofwel door een rapportage aan te laten maken. Bij de managementoverzichten, op te vragen via de knop RAPPORTAGES in het scherm bggz behandeltrajecten of bggz behandeltrajecten 2, kunt u ook een apart overzicht voor de Jeugdzorg opvragen. Let op, dat u voor dat overzicht gemeenten in clusters moet onderbrengen, omdat het overzicht per cluster werkt. Gaat het om gemeenten die u in het overzicht individueel wilt zien, dan moet u bij die gemeenten toch een aparte clusternaam invullen (dat kan de gewoon de naam van de gemeente zijn). De rapportage heeft plaats voor 7 gemeenten/clusters plus een totaal. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20150224 4
Specialistische GGZ Voorbereidingen - Electronische declaraties voor de Jeugdzorg gaan in eerste instantie naar Vecozo. Vecozo stuurt de declaratie door naar de betreffende gemeente. Bij de cliënt, tabblad Verzekering, vult u in Facturering= DBC JZ Vecozo. Maakt u gebruik van Fa-med, vul dan in Facturering= DBC JZ Fa-med. - In het tabblad Verzekering vult u geen verzekeraar in, maar in plaats daarvan de gemeente waaronder de cliënt valt. Hierbij wordt het woonplaatsbeginsel toegepast, b.v. bij gescheiden ouders gaat het om wie de gezagdrager is. Zie de factsheet 19.11.2014 Factsheet woonplaatsbeginsel in de praktijk.pdf. - Via de Navigatie keuzelijst gaat u naar de module Gemeenten. Dit is een lijst met alle gemeenten in Nederland met een 4-cijferige gemeentecode. De gemeenten waar u met te maken heeft kunt u aankruisen bij Toon in keuzelijst, zodat alleen deze gemeenten in keuzelijsten te zien zijn en u niet de hele lijst door hoeft te lopen. - Klik op de gemeentecode om meer gegevens van de betreffende gemeente te zien. Analoog aan de procedure bij verzekeraars vult u in het tabblad DBC de contractafspraken met de gemeente in. - U kunt gemeenten indelen in clusters, die u zelf een naam geeft. Dit is handig als u gemeenten in een bepaalde regio en met dezelfde contractvoorwaarden wilt bundelen. Na invullen van de contractvoorwaarden bij één van de gemeenten van het cluster kunnen met de knop VUL CLUSTER de gegevens doorgeschreven worden naar alle gemeenten van het cluster. Registratie van DBC s - DBC s worden gestart en geregistreerd zoals u gewend bent. Let op de volgende zaken. - Soort verwijzing. Voor de Jeugdzorg zijn aparte verwijzingscodes, kies de juiste code uit de keuzelijst. - Gemeente. De betreffende gemeente wordt overgenomen van de cliëntgegevens bij aanmaken van het behandeltraject. Is zowel een gemeente als een verzekeraar ingevuld, dan volgt een foutmelding bij validatie en worden beiden gewist. Via de knop UPDATE kunt u dan de gemeente weer ophalen van de cliëntgegevens. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20150224 5
- Facturatie. In tabblad Facturatie moet de correcte methode van factureren ingevuld zijn: DBC JZ Vecozo of DBC JZ Fa-med. - Verwijscodes. Tabblad DBC Details: let op de aparte verwijscodes voor de Jeugd GGZ. Facturatie - Volg de gebruikelijke procedure voor het aanmaken van electronische declaraties. Let hierbij op de aparte knoppen voor Jeugdzorg declaraties: BGGZ JZ VECOZO en BGGZ JZ FA-MED. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20150224 6
Financiële overzichten - Op verschillende plaatsen in het programma kunt u financiële informatie naar boven halen. Dit gaat ofwel via een zoekopdracht naar de gewenste gegevens, ofwel door een rapportage aan te laten maken. Bij de managementoverzichten, op te vragen via de knop RAPPORTAGES in het scherm DBC lijst of DBC lijst 2, kunt u ook een apart overzicht voor de Jeugdzorg opvragen. Let op, dat u voor dat overzicht gemeenten in clusters moet onderbrengen, omdat het overzicht per cluster werkt. Gaat het om gemeenten die u in het overzicht individueel wilt zien, dan moet u bij die gemeenten toch een aparte clusternaam invullen (dat kan de gewoon de naam van de gemeente zijn). De rapportage heeft plaats voor 7 gemeenten/clusters plus een totaal. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20150224 7
Basis GGZ en Specialistische GGZ Jeugdzorg OVP - In de Jeugdzorg zijn 2 OVP prestaties beschikbaar, nl. voor zorgcoördinatie en voor consultatie. Zie de afbeelding van de Tarievenlijst hieronder voor de te gebruiken codes en omschrijvingen. Neem deze regels op in uw Tarievenlijst. Om deze prestaties te kunnen declareren aan de gemeente moeten hiervoor met de gemeente afspraken gemaakt zijn. - Om OVP s te registreren gebruikt u de instelling Facturering=gemeente of Facturering=gemeente verzamelnota. In het eerste geval wordt een papieren nota aan de gemeente gemaakt voor alleen de betreffende cliënt. In het tweede geval worden alle OVP s van diverse cliënten samen op 1 papieren verzamelnota naar de gemeente gezet. - Bij het aanmaken van nieuwe nota s via Notalijst > NIEUWE NOTA is onderin het dan volgende scherm Keuze nota aanmaak een mogelijkheid opgenomen om in plaats van voor een verzekeraar voor een gemeente een verzamelnota aan te maken. Gegevensaanlevering DIS/SBG en CBS - Gegevensaanlevering voor de Jeugdzorg aan DIS/SBG is op dit moment niet verplicht. Hangende ontwikkelingen in deze (zie ook hieronder) worden Jeugdzorg behandelingen vanuit ConsultManager nu nog even niet meegenomen in de reguliere DIS aanlevering. - Voor de Jeugdzorg wordt door CBS ook van zorgverleners gevraagd om periodiek bepaalde informatie te leveren. Het betreft hier gedeeltelijk gegevens die ook al in de reguliere DIS aanleveringen zitten, gedeeltelijk ook gegevens die nieuw zijn en op dit moment ook niet in ConsultManager vastgelegd worden. Het zal duidelijk zijn, dat registratie en aanlevering van gegevens aan CBS nog weer een verzwaring van de administratieve lasten voor de zorgverlener betekent. We hebben aan DIS de vraag voorgelegd, of deze gegevensstroom voor CBS ook in de DIS aanlevering te verwerken is. Hier wordt momenteel op gestudeerd en overleg over gevoerd. Wat ConsultManager betreft wachten wij vooralsnog af wat er gaat gebeuren en wat de rol van DIS zal zijn. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20150224 8