INFORMATIEBUNDEL: SELECTIEPROCEDURE VOOR DE FUNCTIE VAN STAFMEDEWERKER ONDERHOUD GEBOUWEN EN LOGISTIEK MET AANLEG VAN EEN WERVINGSRESERVE Werk je graag aan facilitaire projecten met je leidinggevende en andere medewerkers? Ben je communicatief sterk en klantgericht ingesteld? Zie jij snel opportuniteiten en verbetermogelijkheden inzake technische beheer en onderhoud van gebouwen? Ben je op zoek naar een job met afwisseling tussen administratieve taken en opdrachten op het terrein? Lees dan snel verder! Functie De dienst Onderhoud gebouwen en logistiek staat in voor het verlenen van technische en logistieke ondersteuning aan de organisatie (stad en OCMW Aalst). Dit gebeurt op een efficiënte en vlotte manier om zo mee te zorgen voor een optimale werkomgeving voor alle medewerkers en tevreden klanten. Jouw belangrijkste uitdagingen: Je ondersteunt het diensthoofd en de teamverantwoordelijken bij het implementeren en opvolgen van organisatorische projecten en verbetertrajecten, bij de opmaak van technische bestekken en bij de opvolging van externe firma s en leveranciers Je verzorgt een opvolging van data uit het FMIS Ultimo, analyseert de cijfergegevens en stelt acties voor op basis van deze analyses Je zorgt voor een kwaliteitscontrole van uitgevoerde opdrachten op het terrein (o.a. controle op herstellingswerken aan gebouwen, technische installaties, ) en je verzekert de communicatie en de contacten met de (interne) klant met onderzoek en afhandeling van klantenklachten Je maakt een detailplanning op in geval van complexe projecten (vb. verbouwingswerken, grotere verhuisopdrachten, ) en je volgt nauw de uitvoering mee op het terrein Je volgt de veiligheid van werkzaamheden op en je voert sensibiliseringsacties bij de medewerkers door o.a. interne opleidingen (incl. het opstellen en het up to date houden van interne werkinstructies en procedures) Profiel Je bent in het bezit van een bachelorsdiploma OF je hebt drie jaar beroepservaring met de facilitaire sector én slaagt in een gelijkwaardige niveautest. Je beschikt over een brede kennis van het onderhoud van gebouwen en de bijhorende technische installaties Je kan op een heldere en overtuigende manier communiceren Je draagt kwaliteitszorg en veiligheid hoog in het vaandel Je kan projecten tot een succesvol resultaat brengen Ervaring met een FMIS-software en kennis van aanbestedingsprocedures zijn een pluspunt Aanbod Een gevarieerde functie in een organisatie die aandacht heeft voor een gezonde en veilige werkomgeving met ontwikkelingskansen voor iedereen Statutair/contractueel. Deze functie is een statutaire functie Weddeschaal B1-B3 (brutowedde tussen 2318,78 /maand en 3129,68 /maand, afhankelijk van aanvaarding van relevante anciënniteit en werkervaring) Selectieprocedure Solliciteren kan tot en met 11 september met een recent cv en een kopie van je bachelorsdiploma (indien in het bezit van een bachelorsdiploma) via de website van de stad Aalst: https://aalst.be/overzicht/vacatures-bij-de-stad
Niveautest (enkel indien niet in het bezit van een bachelorsdiploma): 20 september Schriftelijk gedeelte: 26 september Mondeling gedeelte: voorafgaand adviserend assessment center tussen 10 en 19 oktober, interview met presentatieopdracht op 23 oktober Voor meer inlichtingen over de selectieprocedure kan je contact opnemen met de dienst Personeel- Selecties, Werf 9, 9300 Aalst. Telefoon: 053 72 32 50, e-mail: personeelsdienst.selecties@aalst.be Voor meer inlichtingen over de inhoud van de functie, kan je contact opnemen met Glen Van Kerckhoven, via Glen.VanKerckhoven@Aalst.be.
Selectieprocedure De stad Aalst werft een stafmedewerker Onderhoud gebouwen en logistiek aan. Zowel kandidaten met als zonder een bachelorsdiploma kunnen deelnemen. Kandidaten die niet over een bachelorsdiploma beschikken moeten beschikken over minstens 3 jaar beroepservaring met de facilitaire sector én slagen in een gelijkwaardige niveautest op PC. De selectieprocedure bestaat uit 1. een schriftelijk gedeelte 2. een mondeling gedeelte (inclusief adviserend assessment center). Het schriftelijk gedeelte bestaat uit 2 eliminerende onderdelen. Men dient een minimum van 60% te behalen op onderdeel 1 van het schriftelijk gedeelte alvorens toegelaten te worden tot onderdeel 2. Het niet behalen van de slaaggrens van 60% op onderdeel 1 betekent onmiddellijk niet geslaagd. Een kandidaat dient eerst te slagen in het volledige schriftelijk gedeelte vooraleer hij/zij toegelaten wordt tot het mondeling gedeelte. De kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op elk onderdeel en 60% op het geheel van de selectieproef. Selectieprocedure voor kandidaten met een bachelorsdiploma 11 september Uiterste inschrijvingsdatum Solliciteren via https://www.aalst.be/overzicht/vacatures-bij-de-stad CV + bachelorsdiploma 26 september Schriftelijk gedeelte: 2 eliminerende onderdelen Op 40 punten Slaaggrens 60% per onderdeel en in het geheel van de schriftelijke proef 23 oktober Mondeling gedeelte Adviserend assessment center tussen 10 en 19 oktober Interview met presentatieopdracht op 23 oktober Op 60 punten Slaaggrens 60%
Selectieprocedure voor kandidaten zonder een bachelorsdiploma 11 september Uiterste inschrijvingsdatum Solliciteren via https://www.aalst.be/overzicht/vacatures-bij-de-stad CV 20 september Niveautest op PC (geschikt/niet geschikt) 26 september Schriftelijk gedeelte: 2 eliminerende onderdelen Op 40 punten Slaaggrens 60% per onderdeel en in het geheel van de schriftelijke proef 23 oktober Mondeling gedeelte Adviserend assessment center tussen 10 en 19 oktober Interview met presentatieopdracht op 23 oktober Op 60 punten Slaaggrens 60%
Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden: 1. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 5. Voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966. 6. in het bezit zijn van een bachelorsdiploma, ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs of laatstejaarsstudent zijn OF beschikken over minstens drie jaar beroepservaring met de facilitaire sector én slagen in een gelijkwaardige niveautest. Kandidaatstelling: De kandidaturen worden elektronisch ingediend via https://www.aalst.be/overzicht/vacatures-bij-de-stad Bij de kandidatuurstelling dient een CV en een kopie van het gevraagde diploma (indien in het bezit van een bachelorsdiploma) toegevoegd te worden. De ontvangst van uw kandidatuur zal bevestigd worden. Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst P&O, team selectie en loopbaanontwikkeling, Werf 9, 9300 Aalst. Telefonisch: 053/72 32 50 of via e-mail: personeelsdienst.selecties@aalst.be.
Functiebeschrijving Stafmedewerker Onderhoud gebouwen en logistiek Functiedetails FUNCTIETITEL: Stafmedewerker Onderhoud gebouwen en logistiek DIENST: Onderhoud gebouwen en logistiek CLUSTER : Facility RAPPORTEERT AAN: Diensthoofd GEEFT LEIDING AAN: Geeft geen leiding BUDGETVERANTWOORDELIJKHEID: Niet van toepassing STATUUT: Statutair/contractueel NIVEAU: B WEDDENSCHAAL: B1-B3 Beschrijving DOELSTELLING VAN DE CLUSTER / DIENST / TEAM De dienst Onderhoud gebouwen en logistiek staat in voor het verlenen van technische en logistieke ondersteuning aan de organisatie (stad en OCMW Aalst). Dit gebeurt op een efficiënte en vlotte manier om zo mee te zorgen voor een optimale werkomgeving voor alle medewerkers en tevreden klanten. De dagelijkse werking wordt uitgevoerd door de teams Onderhoud gebouwen, Onderhoud technische installaties, Magazijn, economaat en post, Uitleen en logistiek evenementen, Schoonmaak, Vervoer en Keukens en catering binnen de dienst Onderhoud gebouwen en logistiek in de cluster Facility. De dienst Onderhoud gebouwen en logistiek garandeert een efficiënte, kostenbewuste en klantgerichte uitvoering van facilitaire activiteiten waarbij rekening wordt gehouden met actuele normen en wetgeving.
DOEL VAN DE FUNCTIE De stafmedewerker Onderhoud gebouwen en logistiek ondersteunt het diensthoofd en de teamverantwoordelijken van de verschillende teams, bv. bij de opmaak van planningen, bij het implementeren en opvolgen van organisatorische projecten en verbetertrajecten, door analyse van cijfergegevens en voorstel tot acties op basis hiervan en door het voeren van toezicht op de kwaliteit (uitvoeren van kwaliteitscontroles op het terrein). De focus van de stafmedewerker ligt op de opvolging en optimalisering van processen, planningsmethoden, ICT-toepassingen, voornamelijk binnen het domein van het onderhoud van gebouwen en het onderhoud van de bijhorende technische installaties. De opmaak en het opvolgen van aanbestedingsdossiers voor onderhoud van gebouwen en bouwtechnische installaties behoren eveneens tot het takenpakket. De stafmedewerker heeft de leiding over een aantal projecten teneinde de dienstverlening binnen de klantorganisatie op een kwaliteitsvolle wijze te verbeteren en/of de werking van de dienst efficiënter te maken. De stafmedewerker kan optreden als vervanger van het diensthoofd. RESULTAATSGEBIEDEN1 1. DIENSTVERLENING Permanent optimaliseren van de dienstverlening als kernactiviteit met als doel bij te dragen aan de missie en visie van de stad als modeldienstverlener voor zijn burgers. KERNTAKEN: Bewaken en actief bijdragen tot een uniforme, klantvriendelijke en kwalitatieve dienstverlening binnen de dienst volgens vastgelegde termijnen en intern opgestelde richtlijnen (controle kwaliteit). Snel en accuraat reageren op vragen, klachten en dossiers, met het oog op een efficiënte en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd. Zich verbonden tonen met de organisatie, goed geïnformeerd zijn over maatschappelijke ontwikkelingen, het reilen en zeilen van de organisatie kennen en deze kennis delen. 2. COMMUNICATIE Informeren, sensibiliseren en adviseren van alle interne en externe actoren met als doel een breed draagvlak te creëren voor het onderhoud van de gebouwen en de logistieke diensten. KERNTAKEN: Mee verantwoordelijk zijn voor de adequate en continue informatiedoorstroming, zowel binnen het team, de dienst, als de organisatie. 1 Het is de bedoeling om via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie en de belangrijkste resultaatgebieden aan te halen. Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze functiebeschrijving zijn opgenomen.
Behandelen van meldingen en vragen van interne en externe klanten met onderzoek en afhandeling van klantenklachten. 3. PROJECTMANAGEMENT Analyseren en definiëren van projecten met als doel een concreet en doelgericht projectplan te kunnen opstellen. Opvolgen en mee uitvoeren van het project om ervoor te zorgen dat de projectresultaten behaald worden. KERNTAKEN: Detecteren van behoeften, verzamelen van informatie en uitdiepen van de vraag. Opstellen van een projectvoorstel. Aansturen van projecten en werkgroepen, bewaken van de voortgang en de kwaliteit, tussentijds evalueren en rapporteren. 4. ORGANISATIEANALYSE EN EXTERNE ONTWIKKELINGEN Actief aandacht hebben voor evoluties, zowel binnen als buiten de stad, die impact kunnen hebben op onderhoud gebouwen en logistiek, met als doel beleidsinput te verschaffen of de werking van de dienst te optimaliseren. KERNTAKEN: Bijhouden en analyseren van externe (vak)ontwikkelingen en deze aftoetsen op de bruikbaarheid binnen de eigen organisatie. Verwerven van inzichten in de activiteiten, uitdagingen, omgevingsfactoren en cultuur van de organisatie. 5. BELEID EN BELEIDSADVIES Concretiseren van het beleid rond onderhoud gebouwen en logistiek, leveren van vaktechnische input en beleidsadviezen vanuit de praktijk en het zicht op algemene en nieuwe tendensen en wetgeving met als doel een efficiënt beheer van de gebouwen en logistieke werking. KERNTAKEN: Bijdragen aan de ontwikkeling van het beleid vanuit de eigen expertise en vanuit een deelname aan diverse overlegstructuren. Ontwikkelen van praktische instrumenten, procedures en systemen. Implementeren en monitoren van het gevoerde beleid en verbetervoorstellen formuleren voor een efficiënte (digitale) werking binnen de dienst. RELATIES CONTACT Alle medewerkers van de dienst Onderhoud gebouwen en logistiek. Verschillende diensten waaronder de dienst Mobiliteit en INTERN - EXTERN - BEIDE Intern Beide
openbare werken, Onderhoud gebouwen, OCMW, Overheidsopdrachten, Leefmilieu, politie, Samenleving en integrale veiligheid, ICT, de GIS-coördinator... Burgers Leveranciers en aannemers Extern Extern VAKKENNIS VERWORVEN KENNIS: Brede kennis over onderhoud van gebouwen en bouwtechnische installaties, projectmanagement, procesmanagement, basisvaardigheden ICT. TE VERWERVEN KENNIS: Beleids- en beheerscyclus, aanbestedingsprocedures (overheidsopdrachten) en specifieke ICT-toepassingen zoals Ultimo en Recreatex.
Competentieprofiel Informatie integreren Leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies. Leggen van relevante en juiste linken tussen diverse gegevens met het oog op de integratie tot een samenhangend geheel. Een sluitende conclusie vormen op basis van de gemaakte synthese en gegenereerde alternatieven. Bedenken van meerdere alternatieven en deze actief delen. Problemen oplossen Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing. Aanpakken van onverwachte situaties door de situatie te herkennen, te begrijpen en te verwerken. Binnen zijn/haar activiteitendomein en op basis van ervaring en kennis, verschillende opties op een objectieve manier afwegen en de best passende oplossing implementeren. Organiseren Uitvoeren van de taken met een minimum aan begeleiding, op basis van eigen initiatief. Proactief stellen van objectieven, nauwgezet uittekenen van actieplannen en daarbij de juiste middelen inschakelen, binnen de beschikbare tijd. Vertalen van een strategische, tactische of operationele beleidslijn in concreet meetbare objectieven. Uitwerken van efficiënte actieplannen in logische stappen, binnen de beschikbare tijd en in functie van de prioriteiten; daarbij de vereiste middelen (mensen, budget, logistiek) juist inzetten. Kennis en informatie delen Correct inschatten van mogelijke toekomstige obstakels en in functie daarvan de juiste acties ondernemen. Tonen, overbrengen en delen van kennis, inzichten en werkwijzen. Anderen tonen hoe de dingen het best kunnen aangepakt worden door vaardigheden en technieken te demonstreren. Doorgeven van de eigen kennis en inzichten aan anderen via begeleiding op de werkvloer. Anderen op een gestructureerde manier kennis en inzichten overbrengen.
Communiceren Zich uitdrukken op een duidelijke en begrijpelijke manier en dit schriftelijk en/of mondeling en/of d.m.v. het correct rapporteren van gegevens. Gegevens, ideeën en meningen mondeling correct overbrengen, op een gestructureerde manier, al dan niet ondersteund door aangepaste non-verbale communicatie (intonatie, houding, expressie, ritme, snelheid, articulatie, oogcontact, ). Gegevens, ideeën en meningen schriftelijk correct overbrengen met de juiste structuur en terminologie, en zonder taalfouten. Gegevens op een accurate manier weergeven of overbrengen volgens de gestelde regels en procedures. Samenwerken Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's. Op een open maner delen van ideeën en opvattingen met anderen en hen ertoe uitnodigen hetzelfde te doen. Leveren van inspanningen om de spanningen met collega's te verminderen en actief zoeken naar een consensus. Servicegericht handelen Creëren van teamgeest door het aanmoedigen van communicatie en door het bundelen van krachten. Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. Op de eerste plaats stellen van de klanten/burgers en tegemoet komen aan hun noden door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten ernstig te nemen. Onderhouden van constructieve contacten met de klanten/burgers waardoor een uitwisseling van informatie en/of diensten kan worden gegarandeerd. Begeleiden v. klanten/burgers naar de meest opportune oplossing in functie v. hun noden, door op een transparante, integere en objectieve manier advies te geven.
Betrouwbaarheid tonen Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden. Respecteren van vertrouwelijkheid en anderen op een eerlijke en integere wijze benaderen. Op een gedisciplineerde manier te werk gaan in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie door genomen beslissingen te ondersteunen en uit te voeren. Zichzelf ontwikkelen Zich consequent tonen in principes, waarden en gedrag, bouwen aan vertrouwen op basis van de eigen authenticiteit en nakomen van verbintenissen. De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. Actief plannen en beheren van de eigen groei in functie van mogelijkheden, interesses en ambities. Zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden of groei, leren uit fouten. Kritisch in vraag stellen van het eigen functioneren.