Bouwen op ervaringen uit het verleden PIANOo congres 2010 Wim Holleman Bert Kappe 26-5-2010
Aftrap van de sessie Waarom prestatiemeten? De praktijk! 2 26-5-2010
Inleiding Opdrachtgeversforum in de Bouw: zet gezamenlijk (ProRail, Rijksgebouwendienst, ) een stap naar toepassing van past performance. Achtergrond: de wens om vooral met goed presterende opdrachtnemers zaken te kunnen doen. Doel gezamenlijke traject: ontwikkelen van een gezamenlijk instrument voor prestatie meten en een stap zetten bij de toepassing ervan. Waarom gezamenlijk: vermijd dat ieder zijn eigen systematiek toepast, omdat: opdrachtgevers moeten ervaringen kunnen delen; opdrachtnemers resultaten elders kunnen gebruiken. 3 26-5-2010
Gebruik van begrippen Prestatiemeten: Het verrichten van metingen tijdens de uitvoering van het werk met betrekking tot het proces van: bijv: omgevingsmanagement, project beheersing, veiligheid op het werk, samenwerking. Present performance: Het direct toepassen van meetresultaten in lopende werk: bijv: gesprek over directe verbeteringen in de uitvoering of als basis voor een bonus/malus-regeling. Past performance: Toepassing van meetresultaten bij selectie (of gunning) nieuwe opdracht: bijv: selectie van inschrijvers op basis van hoogste scores. 4 26-5-2010
Doelstellingen Een meetinstrument ontwikkelen waarmee we: de werkrelatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers verzakelijken en verbeteren; het aantal succesvolle projecten aantoonbaar vergroten; goed presterende opdrachtnemers belonen, direct of op termijn. Draagvlak bij opdrachtnemers: De meting is eenzijdig, maar ook de opdrachtgever beïnvloedt het resultaat; Feedback van de opdrachtnemer krijgt een plaats in het systeem of de beoordeling. Op termijn uitrol breed in de bouwsector: Een instrument dat breed inzetbaar is en uitgerold wordt, maar waar succes wellicht langzaam zichtbaar wordt. 5 26-5-2010
Eisen aan het instrument Instrument moet simpel en effectief zijn: Oordeel moet onderscheidend en duidelijk zijn; (Juridisch) toepasbaar om te belonen of uit te sluiten; Beperkte meetlast; weinig extra administratieve lasten. bijv: aansluiten bij kwaliteitsborging Het instrument moet bruikbaar zijn bij moderne, innovatieve contractvormen: Scoren op moderne rolinvulling aannemer bij te leveren product of dienst (pro-activiteit, klantgerichtheid, samenwerking); Kwaliteitsoordelen prestatiemeten raken vooral het proces van totstandkoming, niet de inhoud van het contract. 6 26-5-2010
Juridische kaders Onderzoek RWS, RGD, ProRail en TUDelft: Europese overheidsaanbestedingen: Prestatiemetingen wel bruikbaar bij selectie, (bijna) niet als gunningscriterium; Jurisprudentie: selectie gaat over inschrijver, gunning over inschrijving). Uitsluiten op basis past performance: Juridisch moeilijk of niet voor toepasbaar; Slechts toegepast in beperkt aantal niet Europese landen (Singapore, Hongkong). Advies: Maak consequenties meteen bekend in plaats van er later als verrassing mee te komen (bij nieuwe aanbesteding). 7 26-5-2010
Wensen Bouwend Nederland Positief tegenover werkbaar instrument van past performance. Past performance dient rol te spelen bij gunning van opdracht. Hechten belang aan de kwaliteit van het instrument: Representativiteit; Objectiviteit en transparantie; Proportionaliteit; Tweezijdigheid/ feedback van de opdrachtnemer. Duidelijke afspraken over omgang met combinaties: alle deelnemers scoren hetzelfde omdat duidelijk moet zijn dat er maar 1 opdrachtnemer is. Dit dwingt tot goede samenwerking. Onderaannemers worden niet gescoord. 8 26-5-2010
Discussievraag: Hoe betrekken we de opdrachtnemer? Inventarisatie tips en suggesties. Stemmen. Prijsuitreiking! 9 26-5-2010
Huidige aanpak ProRail, RGD en RWS Instrumentontwikkeling langs 3 lijnen: Opstellen van een kwaliteitsstatuut; Oefenen door middel van 120 metingen verdeeld over de 3 organisaties; Ontwikkeling van een eenduidige rapportagemethodiek. Daadwerkelijk oefenen met toepassing meetsystematiek in diverse contractvormen Vanaf eind van het jaar daadwerkelijk starten met meten op grotere schaal 10 26-5-2010
Kwaliteitsstatuut Document over spelers, speelveld en spelregels voor deelnemende opdrachtgevers en voor opdrachtnemers. Geeft opdrachtgevers duidelijkheid over eisen en toepassing Geeft opdrachtnemers rechtszekerheid Doel, maakt het mogelijk resultaten van verschillende partijen te vergelijken. Een 7 bij ProRail = een 7 bij Bevat: Vormeisen Proces eisen Inhoudelijke eisen 11 26-5-2010
Rapportage Over de projectvoortgang (directe meetresultaten): Individuele meetresultaten tbv gesprek met opdrachtnemer en opname in databank. Project eindresultaat: Eindoordeel over langlopende dienst of project. Organisatieprestatie: Oordeel over opdrachtnemer gebaseerd op toattal van meetresultaten Marktinformatie ten behoeve van management: Geaggregeerde informatie over opdrachten en opdrachtnemers. Premier league (de oliebollentest): Lijst met best presterende bedrijven in een bepaald marktsegment. 12 26-5-2010
120 metingen Wat meten/zoeken we?: Vragenlijst ProRail (waar nodig aangepast per organisatie); Zoeken naar mogelijkheden tot objectivering (hoe kan de feedback van de opdrachtnemer optimaal worden benut?); Vormgeving directe terugkoppeling meetresultaten naar opdrachtnemers. 13 26-5-2010
Kern vragenlijst Prorail 20 interviewvragen aan projectmanager/contractmanager Veiligheidsincidenten Uitloop/problemen buitendienststellingen ProRail: gewogen score (interviews, veiligheid, buitendienststellingen) over 5 kwartalen Uitdelen en bespreken van de concept vragenlijst 14 26-5-2010
Eerste ervaringen tot op heden Samenwerkingscontract ingenieursdiensten Stalen bruggen Prestatiecontracten Afspraken met waterbouwers Andere velden 15 26-5-2010
Prestatiemeten Samenwerkingsovereenkomst Ingenieursdiensten Sinds april is begonnen met prestatiemeting binnen perceel A van de Samenwerkingsovereenkomst Ingenieursdiensten Alle opdrachten > 15.000 worden gemeten middels een digitale vragenlijst Digitale vragenlijst bestaat uit 12 meerkeuze vragen onderverdeeld in vier thema s: - Kwaliteit van het product - Kwaliteit van het proces -Samenwerking - Innovatie & Duurzaamheid Rol van inkoop is begeleiden en rappelleren, projectmanager verantwoordelijke voor de beantwoording Bij opvallende score (hoog/laag) wordt er een interview gehouden met betrokkenen 16 26-5-2010
Wat doen we met de resultaten van prestatiemeting 4 maandelijkse projectspecifieke terugkoppeling aan de ingenieursbureaus en onze interne organisatie waarin we de scores bespreekbaar maken Bespreken resultaten tijdens de 4 maandelijkse monitorgesprekken met de ingenieursbureaus Openbaar maken resultaten en ranking op www.rws.nl Met ingang van 2011 verhoogde of verlaagde kans bij uitvragen tussen 15.000,= - 125.000,= via randomizer 17 26-5-2010
Eerste ervaringen Eerste maand 20 metingen gedaan; Resultaten zijn positief en hebben reeds goede input gegeven in de recent gehouden 4-maandelijkse monitorgesprekken; Meer inzicht in het presteren van de ingenieursbureaus bij de verschillende projecten; Goede weergave onderlinge verschillen binnen RWS organisatie; Beter zicht op wijze van presteren van de verschillende ingenieursbureaus; Transparant beeld onderlinge prestaties van de ingenieursbureaus. 18 26-5-2010
Stappen te zetten Verdere dialoog met opdachtnemers: Bouwend Nederland; NL Ingenieurs; Vereniging waterbouwers. Instemming met de aanpak door Opdrachtgeversforum: Waaronder een aanpak voor toetreding kleine opdrachtgevers. Opbouwen gezamenlijke organisatie: Vormgeving van een databank. Vormgeving kwaliteitsborging en rechtszekerheid: ondermeer via systeem van bezwaar en beroep. Daadwerkelijke toepassing: Van oefenen naar werkelijk consequenties verbinden. 19 26-5-2010
Hoe kunnen opdrachtgevers meedoen? Opdrachtgeversforum streeft naar light versie voor kleinere opdrachtgevers ProRail, RGD en RWS beogen bredere toepassen van instrument, maar wel: Uniform (vergelijkbaarheid metingen, zekerheid opdrachtnemers) Binnen eisen het kwaliteitsstatuut; Aansluiting bij kwaliteitsstatuut; Oefenen met methode, gebruik databank, kwaliteitsborging, financiële bijdrage en toetsing op naleving. 20 26-5-2010