Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht Jaarverslag 2016 en Jaarplan 2017 J.G. Honcoop van der Wulp Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht
Jaarverslag 2016 en jaarplan 2017 2
Inhoudsopgave Jaarverslag 2016 Hoofdstuk 1 Inleiding pag. 4 Hoofdstuk 2 Rekenkameronderzoek in 2016 pag. 6 Hoofdstuk 3 Financiën pag. 8 Jaarplan 2017 Het jaarplan 2017 pag. 10 Bijlagen: Groslijst met onderwerpen pag. 12 Jaarverslag 2016 en jaarplan 2017 3
Jaarverslag 2016 Hoofdstuk 1 1.1 Inleiding Voor u ligt het jaarverslag 2016 van de Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht. In dit jaarverslag blikt de Rekenkamercommissie terug op de activiteiten in 2016. Dit jaarverslag is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk 1 worden de algemene ontwikkelingen besproken. In hoofdstuk 2 worden de activiteiten op onderzoeksgebied besproken en in hoofdstuk 3 worden de financiële ontwikkelingen besproken. 1.2 Personele ontwikkelingen De samenstelling van de rekenkamercommissie per 1 januari 2016 was als volgt: Naam Einde benoemingstermijn De heer J.G. van Buuren (voorzitter, extern) 1 januari 2017 Mevrouw R.D.J. Scheelbeek (lid, extern) 31 maart 2019 Mevrouw L.M. Roos-Nijkamp (lid, extern) 31 maart 2019 De heer S. van Die (lid, intern) 15 mei 2016 De heer M. de Groot (lid, intern) 15 mei 2016 Op 4 mei 2016 heeft de heer J.G. van Buuren, aangekondigd te willen stoppen als voorzitter van de rekenkamercommissie. Om de vacature in te vullen heeft de rekenkamercommissie een advertentie geplaatst, waar zes reacties op zijn binnen gekomen. De selectiecommissie heeft vier kandidaten uitgenodigd voor een gesprek en hierna voorgesteld de heer A.J.A. Wijten te benoemen. De gemeenteraad heeft de heer A.J.A. Wijten benoemd voor de periode 7 november 2016 tot en met 6 november 2020. De heer Van Buuren is aangebleven als voorzitter tot de nieuwe voorzitter was benoemd. De interne leden zijn aan het begin van de raadsperiode benoemd voor een termijn van twee jaar. De gemeenteraad heeft op 7 november 2016 een nieuwe verordening vastgesteld. In deze verordening is o.a. artikel 3 samenstelling en benoeming aangepast. Lid twee bepaalt nu dat een intern lid en ook een burgerraadslid kan zijn en voortaan worden benoemd voor een periode van vier jaar (raadsperiode). De heer Van Die is op 7 november 2016 herbenoemd als lid voor de periode van 15 mei 2016 tot en met 31 maart 2018. De heer M. de Groot heeft op 29 juli jl. aangegeven de werkzaamheden voor de Rekenkamercommissie te willen beëindigen. Dit omdat hij vanwege omstandigheden op zijn werk onvoldoende tijd vrij kan maken voor de commissie om de kwaliteit te kunnen leveren die verwacht mag worden. Op 7 november 2016 is de heer E.G.A. Lips benoemd als intern lid van de rekenkamercommissie. Jaarverslag 2016 en jaarplan 2017 4
1.3 Gesprekken met de gemeentesecretaris en het seniorenconvent In februari 2016 heeft de voorzitter van de rekenkamercommissie een gesprek gehad met de gemeentesecretaris om te bespreken op welke wijze de rekenkamercommissie beter kan aansluiten en meer betrokkenheid bij de ambtelijke organisatie kan organiseren. In september 2015 heeft het laatste gesprek plaatsgevonden tussen de externe leden van de rekenkamercommissie en het seniorenconvent. Vanwege de wisselingen in de rekenkamercommissie heeft het jaarlijkse gesprek pas in januari 2017 plaats gehad. 1.4 Vergaderingen rekenkamercommissie De rekenkamercommissie heeft in 2016 8 keer vergaderd. Jaarverslag 2016 en jaarplan 2017 5
Hoofdstuk 2 Rekenkameronderzoek in 2016 Onderzoek "Opvolging aanbevelingen" De centrale vraag van dit onderzoek was: "Hoe gaat de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht om met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie uit de gemeenteraadsperiode 2010-2014?". Het betrof de aanbevelingen uit de volgende rapporten: # Rekenkameronderzoek Jaar 1 Informatievoorziening grote projecten 2014 2 Jeugdveiligheidsbeleid 2013 3 Externe inhuur bij gemeente Hendrik-Ido- 2013 Ambacht 4 Subsidie welzijn in Hendrik-Ido-Ambacht 2011 5 Van harte aanbevolen invloed van Ambachtse 2011 rekenkamer 6 Wmo in Hendrik-Ido-Ambacht 2010 Uit dossierstudie en interviews blijkt dat doorwerking voor een groot deel van de aanbevelingen (75%) gedeeltelijk of geheel heeft plaatsgevonden. Uit de raadsbesluiten blijkt dat vrijwel alle aanbevelingen uit de zes onderzoeken van de rekenkamercommissie zijn overgenomen door de gemeenteraad. Slechts drie aanbevelingen zijn niet (een-op-een) overgenomen door de raad. Hoewel het college in de bestuurlijke reactie niet altijd expliciet aangeeft of het de conclusies en aanbevelingen ook echt onderschrijft, blijkt uit deze bestuurlijke reacties dat de grondhouding ten aanzien van de onderzoeken positief is. Een belangrijke aanbeveling aan de rekenkamercommissie was om bij het formuleren van de aanbevelingen gebruik te maken van het in het onderzoek gehanteerde toetsingskader. Daarmee vergroot de rekenkamercommissie niet alleen de haalbaarheid van een aanbeveling, maar ook het draagvlak ervoor bij de partijen die ermee aan de slag moeten. Het rapport is besproken in de commissie ABA-Financiën van 25 mei 2016. De meeste aanbevelingen waren al opgepakt. Naar aanleiding van deze bespreking is afgesproken om jaarlijks te monitoren wat er met de aanbevelingen is gedaan. Per vier jaar kan dan worden gekeken naar het hele proces. Opstarten nieuw onderzoek decentralisaties. In juni 2016 is de rekenkamercommissie gestart met het opstellen van een startnotitie voor een nieuw onderzoek naar de drie decentralisaties. In de vergadering van oktober zijn drie bureaus uitgenodigd om de startnotitie te bespreken. Hierna bleek dat Hendrik-Ido-Ambacht recent Wmo-onderzoek had laten uitvoeren door het Onderzoek Centrum Drechtsteden, waarin cliënten zich onder meer ook hadden uitgesproken over de kwaliteit en kwantiteit van de ondersteuning ten aanzien van de maatwerkvoorzieningen zoals die vanuit de SDD worden verstrekt. Om niet twee keer hetzelfde onderzoek uit te voeren is dit onderzoek "on hold" gezet en afgesproken dit onderwerp in 2017 op te pakken en het onderwerp als nummer 1 op de groslijst te zetten. Jaarverslag 2016 en jaarplan 2017 6
Quick scan Informatiebeveiliging Om toch nog onderzoek te doen in 2016 is in november afgesproken een quick scan uit te voeren naar informatieveiligheid. In december 2016 is de heer IJpelaar van bureau BKBO gestart met dit onderzoek. De resultaten van dit onderzoek worden in het eerste kwartaal van 2017 verwacht. Jaarverslag 2016 en jaarplan 2017 7
Hoofdstuk 3 Financiën In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de uitgaven die de rekenkamercommissie in 2016 heeft gedaan. Het budget van de rekenkamercommissie in 2016 was 27.044,-- In totaal heeft de rekenkamercommissie in 2016 21.552,74 uitgegeven, het overschot in 2016 is 5.491,26. De gemaakte kosten zijn de vergoedingen voor de externe leden, de contributie voor het lidmaatschap van de NVRR, de onderzoekskosten voor het onderzoek Opvolging aanbevelingen en de kosten voor de quick scan (deze komen in zijn geheel ten laste van 2016) en overige vergaderkosten. Jaarverslag 2016 en jaarplan 2017 8
Jaarverslag 2016 en jaarplan 2017 9
Jaarplan 2017 Jaarverslag 2016 en jaarplan 2017 10
Het jaarplan 2017 Onderzoek in 2017 De rekenkamercommissie is van plan eind maart de uitkomsten van de quick scan te presenteren. Verder wordt gestart met een nieuw onderzoek naar de lokale Wmo voorzieningen. Over de onderzoeksvraag wordt de gemeenteraad nader geïnformeerd. Gesprekken met het seniorenconvent en de voorzitter De rekenkamercommissie stelt ook dit jaar weer prijs op een gesprek met de fractievoorzitters. Dit gesprek zal worden gepland in november 2017. Verder zal in het tweede kwartaal een gesprek tussen de voorzitter van de rekenkamercommissie en de voorzitter van de gemeenteraad worden gepland. Jaarverslag 2016 en jaarplan 2017 11
Bijlage: GROSLIJST REKENKAMERCOMMISSIE HENDRIK-IDO-AMBACHT Geactualiseerd 16 januari 2017 1. Transities zorg, werk en jeugd, een jaar na invoering Subonderwerpen: - Algemene voorzieningen - Sociale voorzieningen Drechtsteden - Jeugd- en gezinsbeleid - Armoede en sociale uitsluiting - Kosten welzijnsvoorzieningen 2. Reserves en voorzieningen inclusief leningen en garanties In hoeverre is er sprake van een doeltreffend, doelmatig en rechtmatig beleid ten aanzien van de reserves en voorzieningen en wordt de raad hierover toereikend geïnformeerd met het oog op besluitvorming ten behoeve van zijn kaderstellende en controlerende taak? 3. Beschikbaarheid openbare informatie / digitale middelen i.r.t. DKCC De nieuwe wet hergebruik bevat de randvoorwaarden voor het hergebruik van openbare overheidsinformatie. De wet gaat daarbij uit van beschikbaarstelling naar aanleiding van een verzoek. Als informatie op eigen op eigen initiatief ter beschikking wordt gesteld als Open Data is er ook sprake van hergebruik van overheidsinformatie. De voorwaarden die in de wet zijn opgenomen gelden ook voor het ter beschikking stellen als Open Data. 4. Inkoop- en aanbestedingsbeleid Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een landelijk regelmatig terugkerend thema. Bij elke overheidsorganisatie of orgaan wordt geregeld de vraag gesteld of de inkoop slim is georganiseerd, of er kostenbesparing op inkoop- en aanbesteding mogelijk is en of er geen nationale of Europese regels worden overtreden. 5. ICT Beveiliging Gemeenten bewaren en gebruiken grote hoeveelheden data. Veel daarvan is privacygevoelige informatie van inwoners en bedrijven. De gemeente is verplicht deze informatie voldoende betrouwbaar en vertrouwelijk te behandelen. Gemeenten kunnen schade leiden wanneer van door hen beheerde informatie misbruik wordt gemaakt of wanneer dienstverlening aan burgers uitvalt door aanvallen van buitenaf. Jaarverslag 2016 en jaarplan 2017 12
6. Duurzaamheid i.r.t. Actieplan Duurzaamheid Duurzaamheid en het belang ervan krijgen steeds meer hun plek in de gemeentelijke organisatie. Wat is de stand van zaken en ligt de gemeente op koers om de forse landelijke en Europese afspraken na te komen. 7. In beeld brengen geldstromen / subsidies sportverenigingen (indirecte subsidies) Hoe is het gesteld met de subsidies voor de sportverenigingen, waarbij wordt gekeken naar binnensport en buitensport. 8. Nieuwe omgevingswet Een grote interne verandering voor gemeenten. Alle type vergunningen moeten via één centraal loket worden geregeld. Zijn gemeenten hierop voldoende voorbereid? En welke stappen zijn nodig om de wet straks goed uit te voeren? 9. Toezicht op naleving Drank- en horecawet In 2014 is de leeftijdsgrens voor het kopen van alcohol verhoogd naar 18 jaar. Gemeenten zijn nu aan zet om deze aanscherping staande te houden. Daarvoor moeten zij onder meer een preventie- en handhavingsplan opstellen. Handhaving evalueren kan via rekenkameronderzoek. 10. Burgerparticipatie Het meedoen van burgers staat centraal. Welke rol heeft de raad als burgers bijdragen aan de ontwikkeling van beleid. Wat vraagt burgerparticipatie van ambtenaren, college en raad. Bij dit rekenkameronderzoek kunnen burgers actief worden betrokken. 11. Bescherming persoonsgegevens Jeugdwet en Wmo Sinds 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor jeugdhulp en ondersteuning thuis. Veel gemeenten hebben deze eerste twee jaar sterk gestuurd op het tegengaan van financiële risico's met monitoring van kentallen en screening van cliënten. Het heeft geleid tot een grote datastroom. Is het proces wel effectief en efficiënt ingericht en hoe zit het met de privacy van cliënten. Jaarverslag 2016 en jaarplan 2017 13