Eindejaartips 2014 voor alle ondernemers BelastingBelangen wil u met het jaareinde in zicht graag attenderen op de vele mogelijkheden om nog dit jaar de belastingdruk in de zaak én in privé te verminderen. En op de mogelijkheden om het nieuwe jaar fiscaal goed voorbereid in te gaan. Met de eindejaartips van BelastingBelangen kunt u adequaat reageren op de wijzigingen in de fiscale wetgeving die Den Haag per 1 januari 2015 wil doorvoeren. Fiscale eindejaartips scoren ieder jaar weer bij MKB-ondernemers en hun adviseurs. Er valt geld te verdienen, en daar zijn ondernemers en hun pro-actieve adviseurs op gespitst. BelastingBelangen is u graag van dienst om die belastingbesparingen te realiseren. De checklist met fiscale eindejaarstips is om praktische redenen in vier onderdelen verdeeld: - deel 1: de eindejaartips die van belang zijn voor alle ondernemers, ongeacht de rechtsvorm van de onderneming; - deel 2: de eindejaartips voor ondernemers met een BV; - deel 3: de eindejaartips voor ondernemers met een persoonlijke onderneming, een eenmanszaak of een aandeel in een firma of maatschap; - deel 4: de eindejaartips voor particulieren. De vier onderdelen worden u per afzonderlijke mail toegezonden. U ontvangt bij deze deel 1: de eindejaartips voor alle ondernemers. De tips vergen actie in de komende weken. Het is van belang om de checklist op korte termijn door te nemen en eventuele maatregelen met uw adviseur af te stemmen. Ik wens u veel leesplezier en fiscaal voordeel. Hans Zwagemaker, hoofdredacteur
Inhoudsopgave Hebt u al een social media protocol voor uw bedrijf?... 01 De werkkostenregeling: per 1 januari 2015 verplicht invoeren... 02 Wat is noodzakelijk?... 04 Leg vast welke kosten intermediaire kosten zijn... 05 Gerichte vrijstellingen volledig benutten!... 06 Steekproef vaste kostenvergoedingen: verplichte kost... 07 Hoeveel vrije ruimte heeft u nog?... 08 Werkplekvoorzieningen: zet vergoedingen om in verstrekkingen... 09 Regel een personeelsfonds... 10 Een belastingvrije bonus onder de WKR... 11 De vrije ruimte, een feest! Ook bij 80% eindheffing... 12 Auto total loss? Vergoeding voor hogere bijtelling... 13 Maak op tijd bezwaar tegen de parkeerbon... 14 Een nieuwe auto, of een tweedehandsje... 15 Aanpassing auto: minder CO2-uitstoot, lagere bijtelling... 16 Check het milieuvriendelijke autogebruik van uw werknemers... 17 Controleer het privégebruik auto van uw werknemers... 18 Rittenadministratie: onbegonnen werk?... 19 Achteraf opgestelde km-administratie niet goed genoeg... 20 Kilometeradministratie: digitale controle... 21 Zakelijk gebruik privé auto: geen soelaas voor bijtelling... 22 Forse boetes bij onjuiste rittenadministratie... 23 Privégebruik: verplicht melden bij de Belastingdienst... 24 Vereenvoudigde rittenadministratie voor bestelauto s... 25 Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto... 26 Bestelauto s: geen bijtelling zonder rittenadministratie... 27 Nieuwe auto van de zaak, nieuwe verklaring geen privégebruik... 28 Privé no-claimkorting: naar de auto van de zaak... 29 Eigen bijdrage dure leaseauto: beperkt aftrekbaar... 30 Koopsom leaseauto deels fiscaal aftrekbaar?... 31 Deel de bijtelling privégebruik auto met uw partner!... 32 Auto van de zaak: verhaal boetes en schade... 33 Tanken (voor meer dan 100): nooit contant betalen... 34 BTW-correctie auto van de zaak: anders geregeld... 35 Pas het lage BTW-forfait toe voor privégebruik van oudere auto s... 36 Vraag om een BPM-verklaring!... 37 Oude fiscaal vriendelijke beloningsvormen: laatste ronde!... 38 Personeel met korting... 39 Benut de versoepelde salary-split regeling... 40 De 30%-regeling: snel oppakken!... 41 Meewerkende familieleden: stel de werknemersverzekering veilig... 42 Familie in de zaak: stop met premieafdracht... 43 Levensloopregeling: alsnog met 20% korting opheffen in 2015?... 44 Bent u al WUL-proof?... 45 Fooien in de horeca: forfaitair loon... 46 Kostenvergoeding: bij ziekte aanpassen of stopzetten... 47
Te hoge kostenvergoeding: wie betaalt de rekening?... 48 Spek de kas van de personeelsvereniging... 49 Vrije consumpties tijdens werktijd of 120 vrije vergoeding... 50 Kerstpakketten: houd de kosten in de hand!... 51 Geef nog dit jaar een personeelsfeest!... 52 Voer een schoolgeldregeling in voor uw medewerkers... 53 Benut de studiekosten van uw medewerkers... 54 Personeelsreisje: ga niet de boot in!... 55 Meer vrije vergoeding voor het woonwerkverkeer... 56 Benut de hoge vrije verhuiskostenvergoeding... 57 Personeelskorting voor producten uit eigen bedrijf, mét inhaal!... 58 Een renteloze personeelslening... 59 Leen van uw werknemers... 61 Nieuwe medewerker: check het concurrentiebeding... 62 Liever een relatiebeding dan een concurrentiebeding... 63 Beperk het risico op een burn-out bij uw werknemers... 64 Beperk uw aansprakelijkheid voor schade werknemers... 65 Verzeker het zakelijk verkeer van uw werknemers... 66 Let op de werkplek van uw thuiswerkers... 67 Habe-nichts, habe-wenig: een lagere ontslaguitkering... 68 Pak de subsidie voor praktijkleren!... 69 WBSO: ondersteuning speur- en ontwikkelingswerk... 70 WBSO: nieuwe procedureregels in 2014... 71 RDA: liever in de eenmanszaak... 72 Check de VAR, vooral van buitenlandse zzp ers... 73 Opdrachtgevers opgelet: VAR wordt BGL... 74 Voorkom de inlenersaansprakelijkheid... 75 Uitzendkracht: wel of geen kopie identiteitsbewijs... 76 Doe de Waadi-check... 77 Buitenlands personeel: altijd checken... 78 Vergoedingsrechten met beleggingsleer: pas huwelijkse voorwaarden aan!... 79 Aanpassen huwelijksgoederenregime: snel geregeld!... 80 Investeren plannen: in 2014 of 2015... 81 Meer investeringsaftrek met de MIA en de EIA... 82 Vastgoed: afschrijven of afwaarderen op lagere bedrijfswaarde?... 83 Afschrijving vastgoed: let op de restwaarde van de ondergrond... 84 Sale-leaseback: huur in plaats van afschrijving... 85 Laatste ronde: OVB-reductie bij doorverkoop terug naar zes maanden... 86 Gebouwen: liever in eigen gebruik dan ter belegging... 87 Bezwaar maken tegen WOZ-waarde... 88 WOZ: is de werktuigenvrijstelling goed toegepast?... 89 Géén beperkte afschrijving voor gehuurde gebouwen... 90 Liever onderhoud dan verbetering... 91 Onderhoudskosten: eerder aftrekbaar met een KER... 92 Asbestsanering: benut de fiscale stimulansen... 93 Herstel verzuimde afschrijvingen en reserveringen... 94 Herinvesteringsreserve: belastingheffing langdurig uitgesteld... 95 Vrije beroeper: waardeer uw goodwill af... 96 Incourante voorraden: forse afwaardering... 97 Voer het ijzeren-voorraadstelsel in!... 98
Optimaliseer de waardering van onderhanden werk... 99 Waardeer handelsvorderingen af én vraag de btw terug!... 100 Koopschuld niet omzetten in een leenschuld!... 101 Voer een voorziening op!... 102 Pensioenregeling: aanpassen vóór 1 januari 2015... 103 Voer een kostenegalisatiereserve voor pensioenen op... 104 Is een voorziening voor proceskosten nodig?... 105 Vergeet geen overlopende passiva... 106 Vakantiegeld: voer de kosten nu al op... 107 Let op uw vakantiedagen!... 108 Controleer de financiering van uw onderneming... 109 Met BMKB krijgt u meer krediet... 110 Let op de kostenaftrekbeperking... 111 Voorkom de kostenaftrekbeperking... 112 Buitenlandse boeten: aftrek vervalt per 1 januari 2015... 113 Vraag de subsidie voor een veiliger bedrijfsvoering aan... 114 Bescherm uw handelsnaam en logo... 115 Stuur de rekening per e-mail!... 116 BTW op onderhoud woningen: verlengd tot 1 juli 2015... 117 Praktijk aan huis: een opknapbeurt met 15% BTW-korting... 118 Let op de BTW-factuur... 119 BTW-factuur tot 100: een kassabon is voldoende... 120 BTW-naheffing? Let op de grondslag... 121 Suppletie BTW: verplichte kost!... 122 BTW-heffing op ondersteunend personeel huisartsen... 123 Tandartsen: cosmetische gebitsbehandeling is BTW-belast... 124 BTW-vrijstelling voor zzp-ers in de zorg... 125 KOR: eerder ontheffing van administratieplicht... 126 Inkopen in het buitenland: pas op de KOR... 127 Verbreking BTW-fiscale eenheid? Meld het de inspecteur!... 128 Dubieuze debiteuren: BTW terugvragen... 129 Herziening BTW goed geregeld?... 130 BTW-herziening niet tijdsevenredig toepassen, ook niet bij bedrijfsoverdracht... 131 Nieuwe regels BTW-herziening bij verkoop pand... 132 Leegstand na BTW-vrije verhuur: BTW-herziening... 133 Verzoek ambtshalve BTW-teruggaaf... 134 Pas op met een BTW-nihil aangifte... 135 Opzettelijk niet betalen LB / BTW wordt strafbaar... 136 Nieuwe BTW-regels voor telecom-, omroep- en elektronische diensten... 137 Check het boekjaar van uw onderneming... 138 Voorkom verliesverdamping... 139 Vraag om voorlopige verliesverrekening... 140 Crisis: een instapmoment voor uw zoon of dochter... 141 Haast maken met de SW-bedrijfsopvolgingsregeling... 142 Pas op met vergunningen... 143 Oude administratie wegdoen... 144 Bent u nog wel adequaat verzekerd?... 145 Lastige fiscale kwestie? Zorg voor een pleitbaar standpunt... 146 Vraag om bijzonder uitstel van betaling!... 147 Vraag de ontvanger telefonisch om uitstel van betaling... 148
Pas op voor het bodemrecht van de ontvanger... 149 Tref maatregelen voor de bedrijfscontinuïteit... 150
Hebt u al een social media protocol voor uw bedrijf? 11 november 2014 Social media zijn niet meer weg te denken uit ons leven. Ook niet op het werk. Werknemers kunnen informatie en gegevens van de werkvloer op social media delen, en zo hun werkgever schade berokkenen. Uit enkele arbeidsrechtelijke procedures over deze kwestie blijkt dat de rechter de bescherming van de onderneming boven de vrijheid van meningsuiting op social media plaatst. Voorkom problemen: stel een social media protocol op voor binnen uw onderneming. Dan weten uw werknemers waar zij aan toe zijn, wat er wél en niet kan. U voorkomt ongewenste informatieoverdracht en een verkeerde beeldvorming van uw bedrijf in de social media. 1
De werkkostenregeling: per 1 januari 2015 verplicht invoeren Per 1 januari 2015 moeten alle werkgevers de werkkostenregeling (WKR) gaan toepassen. De mogelijkheid om te kiezen voor de oude wettelijke regeling of voor de werkkostenregeling vervalt: iedere inhoudingsplichtige moet de WKR gaan toepassen! Als u de WKR nog niet hebt ingevoerd, moet u nu snel in actie komen en overleggen met uw adviseur(s) welke aanpassingen van arbeidsvoorwaarden, administratie etc. doorgevoerd moeten worden om op 1 januari 2015 goed van start te kunnen gaan. Heeft u de WKR al eerder ingevoerd, houd er dan rekening mee dat die per 1 januari 2015 op enkele vitale onderdelen aangepast gaat worden. Financiën stelt in het Belastingplan 2015 vijf maatregelen voor om de WKR te vereenvoudigen, om de administratieve lasten voor werkgevers terug te dringen en de uitvoerbaarheid voor de Belastingdienst te verbeteren. Die maatregelen gaan wel ten koste van de vrije ruimte: die gaat omlaag van 1,5% naar 1,2% van de fiscale loonsom. Het gaat om de volgende aanpassingen: 1. Beperkte invoering van het noodzakelijkheidscriterium Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat wanneer een werkgever het in het kader van de bedrijfsvoering noodzakelijk vindt om een bepaalde vergoeding of verstrekking aan zijn medewerkers te geven, hij dat kan doen zonder fiscaal rekening te moeten houden met het privévoordeel van de werknemers. Dit noodzakelijkheidscriterium wordt beperkt ingevoerd, voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Door deze tegemoetkoming vervalt het verschil in fiscale behandeling tussen computers en de grotere tablets met een diameter van meer dan 7 inch ( 90% zakelijk gebruik), en kleinere tablets, smartphones en mobiele telefoons ( 10% zakelijk gebruik). Voor de zakelijke ipad is niet langer een 90% zakelijk gebruik vereist: als een werknemer een ipad nodig heeft om zijn werk te doen, kan de werkgever die verstrekken zonder dat het privévoordeel van de werknemer bij de ipad in de belastingheffing wordt betrokken. Zie ook hierna de TIP: Wat is noodzakelijk? 2. Jaarlijkse afrekensystematiek De nieuwe WKR krijgt een jaarlijkse afrekensystematiek: een werkgever hoeft nog maar één keer per jaar vast te stellen wat zijn verschuldigde belasting is in het kader van de werkkostenregeling. Het vervallen van de toets per aangiftetijdvak of de vrije ruimte is overschreden levert werkgevers een vermindering van administratieve lasten op. 3. Concernregeling De WKR krijgt een concernregeling: de moedermaatschappij kan de WKR toepassen samen met de dochtermaatschappij(en) waarin zij een belang heeft van 95% of meer. Door die aanpak ontstaat een gezamenlijke vrije ruimte, over de fiscale loonsom van alle (aangewezen) concernmaatschappijen. Er hoeft dan niet langer een splitsing te worden gemaakt tussen vergoedingen en verstrekkingen die ten goede komen aan werknemers van de afzonderlijke vennootschappen. 2
4. Vrijstelling voor branche-eigen producten De regeling voor personeelskorting op branche-eigen producten uit de oude wettelijke regeling (de overgangsregeling) blijft bestaan en wordt omgezet in een gerichte vrijstelling. Deze aanpassing is met name van belang voor de detailhandel, voor werkgevers met relatief veel deeltijdwerkers met een lagere loonsom. Onder de nieuwe gerichte vrijstelling is het anders dan onder de oude regeling niet meer mogelijk om de gemiste personeelskorting over de twee voorgaande jaren in te halen. 5. Verschil tussen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen Deze aanpassing betreft de verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van voorzieningen op de werkplek. Onder de WKR geldt voor veel van deze voorzieningen een nihil- of lage waardering. Veel werkgevers willen voor dergelijke voorzieningen toch liever een vergoeding in geld geven aan hun werknemers. Om daaraan tegemoet te komen wordt een nieuwe vrijstelling ingevoerd voor twee werkplek gerelateerde voorzieningen (waarvoor onder de huidige WKR een nihilwaardering geldt). Dat zijn: vergoedingen en verstrekkingen van arbovoorzieningen en hulpmiddelen die mede op de werkplek gebruikt of verbruikt worden. Ook voor de BTW stelt Financiën een versoepeling voor. Een werkgever die zijn werknemers een uitkering of verstrekking ten laste van de vrije ruimte toekent, moet daarvoor de kosten inclusief BTW inboeken. Een werkgever kan daarbij met de inspecteur afspreken dat hij de gemiddelde BTW-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte in aanmerking neemt. Die opzet leidt tot minder administratieve lasten. Om de bovenstaande maatregelen budgettair neutraal te kunnen doorvoeren moet de vrije ruimte worden verlaagd van 1,5% naar 1,2% van de fiscale loonsom. 3
Wat is noodzakelijk? Een van de opmerkelijkste aanpassingen van de werkkostenregeling (WKR) betreft de invoering van het noodzakelijkheidscriterium. Dit criterium gaat uitsluitend gelden voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Onder gereedschappen vallen alle voorwerpen om iets te maken, te meten of te controleren. Het moet gaan om voorwerpen die naar zijn aard meerdere keren gebruikt kunnen worden. De toelichting noemt als voorbeelden een hamer, een kwast, een fototoestel en een naaimachine. Verf, stof, werkkleding en kantoormeubilair kunnen niet als gereedschap worden aangemerkt. Onder computers en mobiele communicatiemiddelen vallen de ict-middelen als laptops, tablets, mobiele telefoons, smartphones, organizers en navigatieapparatuur. Ook de direct daarmee samenhangende vergoedingen en verstrekkingen zoals een 4G kaartje of een dongel kunnen onder het noodzakelijkheidscriterium vallen. Dat kan ook gelden voor een vergoeding voor de kosten van internet thuis. De werkgever moet het verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen etc. noodzakelijk vinden. Het noodzakelijkheidscriterium vergt een geobjectiveerde noodzaak. Het moet gaan om voorzieningen die voor de werknemer zonder meer nodig zijn om zijn werk goed te kunnen doen. Dat gaat verder dan een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking; zaken die slechts bijdragen aan een goede beroepsuitoefening zijn kennelijk niet noodzakelijk. De wetgever onderstreept de vereiste absolute noodzaak met de (wettelijke) verplichting van de werknemer om de voorziening bijvoorbeeld een laptop aan de werkgever terug te geven, of de restwaarde daarvan te vergoeden, bij het einde van de dienstbetrekking, bij een functiewisseling of enige andere situatie waardoor die voorziening niet langer noodzakelijk is. Het noodzakelijkheidscriterium valt niet te combineren met het belonen à la carte: als de werknemer zelf mag kiezen voor een bepaalde voorziening voor zijn werk, is die voorziening niet noodzakelijk. De bewijslast of een voorziening al dan niet noodzakelijk is, wordt bij wet geregeld. Als de werkgever een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling voor zijn werknemers noodzakelijk vindt, en de inspecteur betwist dat, dan moet de inspecteur het tegendeel aannemelijk maken. Maar als de werknemer tevens een bestuurder of commissaris is, dan moet de werkgever aannemelijk maken dat de voorziening noodzakelijk is. Deze anti-misbruikbepaling treft met name directeuren-grootaandeelhouders van een BV. Overleg nog dit jaar met uw adviseur(s) hoe u in uw bedrijfssituatie invulling kunt geven aan het noodzakelijkheidscriterium. U gaat dan goed voorbereid de WKR in. 4
Leg vast welke kosten intermediaire kosten zijn Intermediaire kosten zijn kosten van de werkgever die de werknemer heeft voorgeschoten. Het initiatief tot het maken van deze kosten ligt bij de werkgever, de werknemer doet die uitgaven schiet de betaling ervan voor in opdracht of op verzoek van de werkgever. Van intermediaire kosten is sprake bij: de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren; kosten voor zaken die van de werkgever zijn (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld); kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer). Bij intermediaire kosten kan gedacht worden aan de werknemer die zijn auto van de zaak voltankt, zelf afrekent en vervolgens de kosten van de benzine van zijn werkgever terugkrijgt. Of aan de werknemer die op dienstreis moet overnachten en de hotelkosten voorschiet. Of als de werknemer uit eten gaat met een zakenrelatie en de rekening betaalt; in dat geval zijn de intermediaire kosten wel beperkt tot het gedeelte van de nota dat betrekking heeft op de consumpties van de zakelijke relatie. Als de werkgever de intermediaire kosten aan de werknemer terugbetaalt is er geen sprake van een kostenvergoeding. De terugbetaling vindt niet plaats in de relatie werkgever- werknemer, maar in de verhouding van debiteur crediteur. Als de werkgever kosten van de werknemer als intermediaire kosten aanvaardt, gaat die vergoeding beter terugbetaling niet ten koste van de vrije ruimte van 1,2%. De werkgever kan het bewijs dat er sprake is van intermediaire kosten aansturen door vast te leggen welke kosten hij aanvaardt als intermediaire kosten én desgewenst zijn werknemer voorzien van een company creditcard om de intermediaire kosten direct ten laste van een bedrijfsrekening te betalen. Dga s maken veel intermediaire kosten. 5
Gerichte vrijstellingen volledig benutten! De wet somt onder de nieuwe werkkostenregeling zes gerichte vrijstellingen op, dat zijn vergoedingen en verstrekkingen die (onder de werkkostenregeling) belastingvrij kunnen worden verstrekt. Deze gerichte vrijstellingen vormen een voortzetting van diverse regelingen die al langer bestaan. Het betreft de volgende posten: Reiskosten voor het werk, te weten een vergoeding van de werkelijke kosten van het openbaar vervoer, taxi, vliegtuig en schip, het vervoer vanwege de werkgever, de vergoeding van 0,19 per kilometer voor zakelijke ritten met een privéauto én voor het woon-werkverkeer. Kosten van tijdelijk verblijf in het kader van het werk. Denk aan de kosten van maaltijden, overnachtingen, maaltijden bij overwerk, maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties (voor zover de kosten betrekking hebben op de werknemer zelf). Kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen én outplacement; Studiekosten, daaronder begrepen de kosten van vakliteratuur, het volgen van een procedure ter erkenning van verworven competenties en de kosten van een verplichte inschrijving in een beroepsregister; Extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking (de zogenaamde extraterritoriale kosten); Kosten van een verhuizing voor het werk tot een maximum van 7.750, plus de kosten van het overbrengen van de boedel. Met de aanpassing van de WKR per 1 januari 2015 komen er twee gerichte vrijstellingen bij, te weten het verstrekken vergoeden of ter beschikking stellen van gereedschappen en communicatieapparatuur onder het noodzakelijkheidscriterium, en de vrijstelling voor branche-eigen producten. Zie hiervoor bij De werkkostenregeling: per 1 januari 2015 verplicht invoeren. 6
Steekproef vaste kostenvergoedingen: verplichte kost Onder de werkkostenregeling zijn de regels voor de onderbouwing van een vaste kostenvergoeding aangescherpt. De werkgever moet vóór toekenning van de vaste kostenvergoeding een steekproefsgewijs onderzoek onder de werknemers houden om hun werkelijke kosten te achterhalen. Dat onderzoek vooraf dient ter onderbouwing van de vrije kostenvergoeding, en moet in beginsel een tijdvak van drie maanden omvatten. Zo n steekproef is verplicht voor de vaste kostenvergoedingen waarin een of meer gerichte vrijstellingen en/of intermediaire kosten zijn begrepen. In de praktijk zijn dat nagenoeg alle vaste kostenvergoedingen. Deze verplichte onderbouwing vooraf is een verzwaring ten opzichte van de oude regeling, waarbij zo n onderzoek slechts desgevraagd moest plaatsvinden, dus op verzoek van de inspecteur. Als de werkgever geen voorafgaande onderbouwing van de vaste kostenvergoeding heeft, of als hij een bovenmatige vergoeding geeft, dan valt het totale bedrag van de vaste kostenvergoedingen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Als de werkgever de vrije ruimte daardoor overschrijdt, kost hem dat de 80% eindheffing. Zorg nog dit jaar voor een adequate onderbouwing van de vaste kostenvergoedingen in uw organisatie. 7
Hoeveel vrije ruimte heeft u nog? Past u werkgever, de werkkostenregeling al toe? Vergeet dan niet om uw adviseur te vragen hoeveel vrije ruimte u over 2014 nog over heeft. U kunt die resterende vrije ruimte benutten voor leuke dingen voor uw personeel, gratis of in ruil voor brutoloon om de loonkosten in uw bedrijf te verminderen. 8
Werkplekvoorzieningen: zet vergoedingen om in verstrekkingen Voorzieningen op de werkplek behoren onder de werkkostenregeling ook tot het loon, maar die voorzieningen worden veelal op een laag bedrag of zelfs op nihil gewaardeerd. Bij een nihil waardering is dus in feite sprake van een belastingvrije verstrekking. Voorbeelden van werkplek gerelateerde voorzieningen zijn een mooi ingerichte werkkamer, kleine consumpties op kantoor, enzovoorts. Veel van deze voorzieningen worden op nihil gewaardeerd. Let op: de gunstige waarderingen van de werkplek gerelateerde voorzieningen gelden niet voor voorzieningen op de werkplek thuis bij de werknemer. Die moeten gewaardeerd worden op de waarde in het economisch verkeer of de factuurwaarde. Deze loonbestanddelen kunnen soms als intermediaire kosten worden aangemerkt, dan wel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling worden ondergebracht. Let op: voor de praktijk is van groot belang dat deze gunstige waarderingsregels voor werkplek gerelateerde voorzieningen uitsluitend gelden voor terbeschikkingstellingen of verstrekkingen, niet voor vergoedingen. Financiën wil onder de nieuwe werkkostenregeling per 2015 alsnog een gerichte vrijstelling opnemen voor twee voorzieningen op de werkplek, te weten vergoedingen en verstrekkingen van arbovoorzieningen en van hulpmiddelen die (mede) op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. Door deze aanpassing kan de werkgever voor deze voorzieningen desgewenst ook een belastingvrije vergoeding geven. 9
Regel een personeelsfonds Hebt u, werkgever, al een personeelsfonds binnen uw bedrijf? Zo n fonds kan erg nuttig zijn in combinatie met de werkkostenregeling. U kunt als werkgever een belastingvrije bijdrage verstrekken aan de kas van het personeelsfonds. Die bijdrage is binnen de grenzen van de redelijkheid géén loon voor de werknemers, en u kunt die bijdrage wél als loonkosten ten laste van de winst brengen. Vereist is dan wel dat tenminste driekwart van de werknemers lid kan worden van het fonds én dat het fonds met het geld leuke dingen doet voor het personeel. Het personeelsfonds wordt een aantrekkelijk alternatief voor leuke dingen voor het personeel als u de vrije loonruimte van 1,2% van de loonsom (onder de werkkostenregeling) al voor andere personeelsvoorzieningen heeft benut. Als een werkgever de werknemer een geschenk geeft van stel 100 en dat geschenk past niet meer binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling, dan is de werkgever daarover 80% eindheffing verschuldigd. Het geschenk kost de werkgever dan in totaal 180, de werknemer houdt netto (het geschenk met een waarde van) 100 over. Als de werkgever en de werknemer in dat jaar ieder 50 bijdragen aan het personeelsfonds, kan het fonds dat geschenk van 100 belastingvrij aan de werknemer geven. De werkgever vergoedt de eigen bijdrage van 50 die de werknemer in het fonds heeft gestort. Als die vergoeding niet meer onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling kan worden gebracht, kost dat de werkgever een eindheffing van 80% van 50 = 40. De totale kosten voor de werkgever zijn dan 140, te weten de eigen bijdrage van 50, plus de vergoeding van de bijdrage van de werknemer van 50, plus de eindheffing daarover van 40. Dat is wel 40 minder dan in de eerstgenoemde variant, terwijl de werknemer ook hier (het geschenk met een waarde van) 100 netto overhoudt. Vraag uw adviseur om voor uw bedrijf snel een personeelsfonds op te zetten. 10
Een belastingvrije bonus onder de WKR Als u de werkkostenregeling (WKR) heeft ingevoerd kunt u uw medewerkers een belastingvrije bonus (in geld) uitkeren onder de vrije ruimte. Financiën keurt een vrije bonus van 2.400 per jaar per werknemer (ineens, of 12 maanden x 200) in alle gevallen goed, zonder nader bewijs, zonder nadere onderbouwing. Bij een hogere vrije bonus wordt het gebruikelijkheidscriterium toegepast. 11
De vrije ruimte, een feest! Ook bij 80% eindheffing De werkgever kan uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling in 2015 1,2% van de fiscale loonsom belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan zijn werknemers toekennen. Hierbij gelden wel enkele beperkende voorwaarden. De werkgever kan zelf beslissen welke vergoedingen of verstrekkingen hij geeft, maar enkele loonbestanddelen mogen nooit als eindheffingsloon worden aangemerkt. Dat zijn: privégebruik van de auto van de zaak; het genot van een dienstwoning; vergoedingen en verstrekkingen ter zake van geldboeten opgelegd door een Nederlandse strafrechter en geldsommen betaald aan de Staat ter voorkoming van strafvervolging in Nederland wegens criminele activiteiten, of het bezit van wapens, munitie en/of gevaarlijke dieren. Daarnaast geldt de gebruikelijkheidstoets: de vergoedingen en verstrekkingen mogen niet in belangrijke mate (voor meer dan 30%) afwijken van hetgeen gebruikelijk is in overeenkomstige situaties. De bewijslast hierbij rust op de inspecteur. Rekening houdend met deze beperkingen is de vrije ruimte een feest. Als werkgever kunt u onder de vrije ruimte een recht-toe, recht-aan kerstpakket geven, een kilometervergoeding van meer dan 19 cent, een vergoeding voor het stallen van de auto van de zaak in de privé garage van de werknemer, verkeerboetes, een fraai Armani-kostuum, een bijdrage aan de personeelsvereniging, en nog veel meer. Keus te over: vraag het aan uw adviseur. Als de werkgever de vrije ruimte overschrijdt is de schade 80% eindheffing. Die moet de werkgever betalen, die heffing kan hij niet verhalen op de werknemers. Werknemersverzekeringen zijn bij overschrijding niet verschuldigd. Een eindheffing van 80% lijkt veel, maar het pakt toch in alle gevallen goedkoper uit dan de oude regeling. Voor een veelverdiende werknemer, met het 52% IB-tarief, vergt een netto loonbestanddeel (van 100) bij brutering onder de oude regeling een heffing van 108,3%. De 80% eindheffing is derhalve 28% goedkoper. Dat maakt de WKR een aantrekkelijke regeling voor DGA s. Maar ook voor veel minder verdienende werknemers pakt de eindheffing gunstig uit. Bij een nettoloonbestanddeel van 100 voor een werknemer onder het laagste IB-tarief van 36,25% kost dat gebruteerd onder de oude regeling 157. Daar komt de heffing van werknemersverzekeringen stel 25% nog bovenop. Dat brengt de totale kosten voor de werkgever op 196. Als de werkgever dezelfde 100 netto boven de vrije ruimte uitkeert kost hem dat 80% eindheffing, een voordelig verschil van 16. Valt de werknemer onder het 42% IB-tarief, dan resulteert een voordelig verschil van 35. En daar komt de bespaarde pensioenpremie nog bovenop. De conclusie is duidelijk: de vrije ruimte is een feest, ook als de 80% eindheffing verschuldigd is. Vraag uw adviseur hoe u de vrije ruimte optimaal kunt toepassen in uw arbeidsvoorwaarden. 12
Auto total loss? Vergoeding voor hogere bijtelling 11 november 2014 De ondernemer of werknemer wiens auto van de zaak total loss is gereden, kan schade lijden doordat de vervangende auto ook al is dat exact dezelfde een hogere bijtelling voor privégebruik heeft. Rechtbank Amsterdam heeft recent beslist dat de gelaedeerde automobilist die schade kan verhalen op de automobilist die zijn auto in de prak heeft gereden. 13
Maak op tijd bezwaar tegen de parkeerbon 11 november 2014 Bent u al weer bekeurd voor fout parkeren? Als u het niet eens bent met die bekeuring moet u snel in actie komen. U moet bezwaar maken binnen zes weken, en die termijn begint te lopen zodra u de bon op de voorruit van uw auto, onder de ruitenwisser, hebt aangetroffen, zo heeft de Hoge Raad recent beslist. Als u met uw bezwaarschrift wacht totdat u de acceptgiro thuis heeft ontvangen zou u wel eens te laat kunnen zijn. 14
Een nieuwe auto, of een tweedehandsje 11 november 2014 Bent u toe aan een andere auto? Overweeg dan om een tweedehands auto te kopen met een lage bijtelling voor privégebruik. Een hybride auto met een CO²-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer die voor 1 januari 2012 voor het eerst op naam is gesteld, biedt een bijtelling van 0% voor het privé gebruik tot 2017. U kunt met zo n tweedehands auto nog ruim twee jaar lang privé rijden zonder bijtelling. Dat levert u al snel enkele duizenden euro s aan belastingvoordeel op. 15