1. Gegevensbeheer met Microsoft ACCESS INHOUDSTAFEL

1. Gegevensbeheer met Microsoft ACCESS INHOUDSTAFEL 1.1. WAT IS EEN DATABASE?...2 1.2. ACCESS ACTIVEREN...3 1.2.1. Access openen om een nieuwe databank te maken... 3 1.2.2. Access openen met een bestaande databank... 3 1.3. PICTOGRAMMEN OF ICONEN VAN ACCESS...4 1.4. GEGEVENSBEHEER...4 1.5. EEN NIEUWE DATABASE MAKEN...5 1.6. TABEL MAKEN IN ONTWERPWEERGAVE...6 1.7. INVOEREN EN WEERGEVEN VAN GEGEVENS IN EEN TABEL...13 1.7.1. Gegevensbladweergave...13 1.7.2. Invoeren van gegevens...13 1.7.3. Beeld invoegen...13 1.7.4. Verplaatsen...14 1.7.5. Werkbalk van de gegevensbladweergave...14 1.7.6. Opmaken in gegevensbladweergave...15 1.8. TABELONTWERP WIJZIGEN...18 1.9. IN HET KORT...18 Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 1

1.1. Wat is een database? Een database = databank = gegevensbank = een verzameling informatie met betrekking tot een bepaald onderwerp of doel Voorbeelden: Alle nuttige gegevens voor het behandelen van bestellingen, klantenorders Alle nuttige gegevens voor de administratie van een school Alle nuttige gegevens om facturen uit te schrijven Alle nuttige gegevens voor het machinebeheer in een fabriek Een gegevensbeheersysteem dient om gegevens op te slaan en om informatie te kunnen terugvinden in een gegevensbank. Microsoft ACCESS is een relationele gegevensbeheersysteem. De gegevens worden in tabellen in Access ingebracht. Er bestaat een relatie tussen de verschillende tabellen. Een tabel = een verzameling gegevens met dezelfde eigenschappen (// een bestand, een kaartenbak ) Voorbeelden: Een klantenlijst met adressen, telefoonnummers,... Een leverancierslijst Een productenlijst Elk element van een tabel (één klant, één leverancier, één product) wordt een record genoemd. (// een fiche) Raad : Maak kleine tabellen, om dubbelwerk en fouten te vermijden, plaats te winnen op de harde schijf en tijd te winnen bij het bijwerken van de database. Niet doen : In een tabel Producten bij elk product alle gegevens van de leverancier herhalen. Een relatie maken tussen 2 tabellen is pas mogelijk indien er ze een gegeven in gemeen hebben. Voorbeeld: De productentabel bevat een veld voor het leveranciersnummer. Als men dit nummer ook terugvindt in de leverancierstabel, is het mogelijk een relatie te leggen tussen deze twee tabellen. Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 2

1.2. ACCESS activeren 1.2.1. Access openen om een nieuwe databank te maken Klik op de Startknop in de taakbalk Klik op Klik op 1.2.2. Access openen met een bestaande databank Je hebt de keuze : Als je de databank al eerder op dezelfde computer gebruikt hebt : Klik op de Klik op Klik op het juiste bestand Startknop in de taakbalk Anders : Klik op de Startknop in de taakbalk Klik op Ofwel Open via de Verkenner of het bureaublad Dubbelklik op het juiste bestand. Ofwel Klik op de Startknop in de taakbalk Klik op Klik op Klik op Selecteer het juiste bestand OK Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 3

1.3. Pictogrammen of iconen van ACCESS ACCESS Objecten Doeleinden Uithalen en/of bewerken van gegevens uit een of meerdere tabellen Invoeren en weergeven van gegevens Geprinte documenten Taakautomatisering Programmatie in Visual-Basic en procedures 1.4. Gegevensbeheer Voor men begint met de databank uit te bouwen moet men: Handelingen bepalen: Wat wil men doen? Men moet aan de «end-users», de gebruikers, vragen wat ze nodig hebben. Hoe dieper de analyse, hoe gemakkelijker het zal gaan bij het opstellen en het beheer van de gegevensbank. Voorbeelden: Een klant op naam zoeken Uitprinten van een klantenlijst Een factuur maken Een bepaalde factuur uitzoeken en printen Klanten alfabetisch rangschikken per naam en op scherm weergeven Klanten per stad rangschikken en op scherm weergeven Klanten per activiteit rangschikken en op scherm weergeven Tabellen, queries, formulieren, rapporten, opstellen Hoofddocument maken en aan elk menupunt handelingen toewijzen Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 4

1.5. Een nieuwe database maken of Menu Bestand / Nieuw Klik op knop Nieuw op de Standaardwerkbalk OK. Kies de map, waarin de nieuwe database moet komen Geef een naam (.mdb wordt automatisch toegevoegd). Klik op Maken. Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 5

1.6. Tabel maken in ontwerpweergave In het databasevenster: Klik op Tabellen Klik op de Nieuw knop Klik op Ontwerpweergave OK. Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 6

Werkbalk bij het tabelontwerp Gegevensbladweergave Opslaan Primaire sleutel Indexen Rijen invoegen Rijen verwijderen Eigenschappen Databasevenster Definitie van een veld Een veld wordt gedefinieerd door: Veldnaam (64 lettertekens maximum, spaties inbegrepen) Gegevenstype (bij gebrek: Tekst) Beschrijving (niet verplicht, wordt in de statusbalk aangeduid bij het selecteren van dit veld in een formulier) Veldeigenschappen Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 7

a) Soorten gegevenstypen Type Uitleg Tekst Tekst tot maximum 255 tekens (tekst, tekens en cijfers, die nooit in berekeningen zullen worden gebruikt). Memo Beschrijvende tekst zoals opmerkingen of een verslag ( max. 64 000 tekens). Een memoveld kan niet geïndexeerd worden. Numeriek Gehele en reële getallen Datum/Tijd Datum- en tijdwaarden voor de jaren van 100 tot 9999. Bij het invoeren van data worden de ingevoerde gegevens onmiddellijk in het geselecteerde formaat omgebracht. Valuta Standaard ingesteld op max. 15 cijfers vóór de komma en 4 cijfers na de komma. Met getallen van het valuta type kan men ook rekenen. AutoNummering Een nummer waaraan automatisch één wordt bijgeteld als bij elk nieuw record aan de tabel wordt toegevoegd. Een tabel mag slechts één veld van het type AutoNummering bevatten. Ja/Nee OLE-object Hyperlink Wizard Opzoeken Kan slechts de waarden Ja of Nee bevatten. Een Ja/Nee -veld kan niet geïndexeerd worden. Velden van het type OLE-object worden gebruikt om gegevens op te slaan die met andere programma's zijn gemaakt, zoals Microsoft Word- of Microsoft Excel-documenten, figuren, geluiden, video s en andere typen binaire gegevens.zo n veld is max. 1 Gb groot en mag niet geïndexeerd worden. Verwijst naar een document of een webpagina of een e-mailadres Met de Wizard Opzoeken kunt u een veld maken dat een van de twee volgende soorten lijsten weergeeft, waardoor het invoeren van gegevens wordt vereenvoudigd: - Een opzoeklijst met opgezochte waarden uit een bestaande tabel of query. - Een waardenlijst met een vaste set van waarden die u invoert bij het maken van het veld. Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 8

Veldeigenschappen Elk veld heeft een aantal eigenschappen. Welke eigenschappen beschikbaar zijn hangt af van de instelling in de kolom Gegevenstype. Veldlengte : Bij Tekst Een getal tussen 0 en 255. (Bij gebrek : 50). Bij Numeriek Instelling Byte Omschrijving Slaat getallen op van 0 tot 255 (geen decimalen). Deze instelling bezet 1 byte geheugenruimte. Integer Slaat getallen op van -32 768 tot 32 767 (geen decimalen). Deze instelling bezet 2 bytes geheugenruimte. Lange integer Slaat getallen op van -2 147 483 648 tot 2 147 483 647 (geen decimalen). Deze instelling bezet 4 bytes geheugenruimte. (Bij gebrek) Enkele precisie Dubbele precisie Replicatie-id Decimaal Slaat getallen op met 7 decimalen van -3,402823E38 tot +3,402823E38. Deze instelling bezet 4 bytes geheugenruimte. Slaat getallen op met 15 decimalen van -1,79769313486232E308 et +1,79769313486232E308. Deze instelling bezet 8 bytes geheugenruimte. Als u een database dupliceert, voegt Microsoft Access een veld toe waarin informatie over de replica wordt bijgehouden. Slaat getallen op van 10^38-1tot en met 10^38 Notatie : Bij Numeriek of Valuta Formaat Omschrijving Standaard getalnotatie (Bij gebrek) Getal wordt weergegeven zoals ingevoerd. Vb. 1234,567 Valuta Euro Scheiding tussen duizendtallen ; 2 cijfers na de komma (Bij gebrek) en het monetair symbool (BF). Vb. 1.234,56 BF Scheiding tussen duizendtallen ; 2 cijfers na de komma (Bij gebrek) en het euro teken ().Vb. 1.234,56 Vast Tenminste 1 cijfer ; 2 cijfers na de komma (Bij gebrek). Vb. 1234,56 Standaard Percentage Wetenschappelijk Scheiding tussen duizendtallen ; 2 cijfers na de komma (Bij gebrek). Vb. 1.234,56 Vermenigvuldigt het getal met 100 ; voegt het % teken bij ; 2 cijfers na de komma (Bij gebrek) Vb. 0.824 wordt 82,40% Gebruikt de wetenschappelijke notatie Vb. 1,23E+03 Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 9

Bij Datum/Tijd Vooraf gedefinieerde notaties : Notatie Standaarddatumnotatie Omschrijving (Bij gebrek). Als er geen waarde is voor de datum of voor de tijd, wordt die dan ook niet weergegeven. Vb.: 15-09-01 17:34, 15-09-01 of 17:34. Lange datumnotatie Middellange datumnotatie Korte datumnotatie Lange tijdnotatie Middellange tijdnotatie Vb. zaterdag 13 oktober 2001. Max 4 letters voor de maand, 2 laatste cijfers voor het jaartal. Vb. 03-Apr-01. Vb. 4/3/2001. Vb. 17:34:23. Vb. 05:34 PM. Korte tijdnotatie Vb. 17:34. Aangepaste notaties voor datum en tijd met behulp van volgende symbolen : Parameter Omschrijving : (dubbel punt) Tijdscheidingsteken : Scheiding tussen uren, minuten en seconden. / Datumscheidingsteken : Scheiding tussen dag, maand en jaartal. c d Hetzelfde als de vooraf gedefinieerde standaard-datumnotatie Dag van de maand in één of twee cijfers, afhankelijk van wat nodig is (van 1 tot en met 31). dd Dag van de maand in twee cijfers (van 01 tot en met 31). ddd dddd ddddd dddddd Eerste twee letters van de dag (ma, di, wo, do, vr, za, zo). Volledige naam van de dag (van 'maandag' tot en met 'zondag'). Hetzelfde als de vooraf gedefinieerde korte datumnotatie. Hetzelfde als de vooraf gedefinieerde lange datumnotatie. w Dag van de week (van 1 tot en met 7). ww Week van het jaar (van 1 tot en met 53). m Maand van het jaar in één of twee cijfers, afhankelijk van wat nodig is (van 1 tot en met 12). mm Maand van het jaar in twee cijfers (van 01 tot en met 12). mmm mmmm Eerste drie letters van de maand (van 'jan' tot en met 'dec'). Volledige naam van de maand (van 'januari' tot en met 'december'). k Datum weergegeven als kwartaal van het jaar (van 1 tot en met 4). j Dag van het jaar (van 1 tot en met 366). jj Laatste twee cijfers van het jaar (van 01 tot en met 99). Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 10

jjjj Volledig jaartal (van 0100 tot en met 9999). u Uren in één of twee cijfers, afhankelijk van wat nodig is (van 0 tot en met 23). uu Uren in twee cijfers (van 00 tot en met 23). n Minuten in één of twee cijfers, afhankelijk van wat nodig is (van 0 tot en met 59). nn Minuten in twee cijfers (van 00 tot en met 59). s Seconden in één of twee cijfers, afhankelijk van wat nodig is (van 0 tot en met 59). ss Seconden in twee cijfers (van 00 tot en met 59). ttttt AM/PM am/pm A/P a/p AMPM Invoermasker: Hetzelfde als de vooraf gedefinieerde lange tijdnotatie. Twaalf-uursklok met toevoeging van de hoofdletters AM ('s ochtends) of PM ('s middags). Twaalf-uursklok met toevoeging van de kleine letters am ('s ochtends) of pm ('s middags). Twaalf-uursklok met toevoeging van de hoofdletter A ('s ochtends) of P ('s middags). Twaalf-uursklok met toevoeging van de kleine letter a ('s ochtends) of p ('s middags). Twaalf-uursklok met de toepasselijke aanduiding van ochtend of middag. Een invoermasker wordt gebruikt om gegevens op te maken en om te bepalen welke waarden kunnen worden ingevoerd. (Vb. >LLLLL of 99/99/00;0). Een invoermasker bestaat uit letterlijke tekens (zoals spaties, punten, strepen en haakjes) die de lege invulruimten scheiden. (Vb. ) Klik op de knop Opbouwen naast het eigenschappenvak Invoermasker om de wizard Invoermasker te starten. Bijschrift: Veldbijschriften bepalen de labeltekst die gebruikt wordt voor het veld in een formulier of rapport of als kolomkop in de gegevensbladweergave van een tabel of query. Als u geen bijschrift opgeeft, wordt de veldnaam gebruikt. Standaardwaarde : De waarde bepalen die automatisch in dit veld wordt ingevoerd voor nieuwe records. Validatieregel : Met de eigenschap Validatieregel kunt u bepaalde vereisten opgeven waaraan ingevoerde gegevens moeten voldoen. (vb. >=0). Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 11

Validatietekst : De validatietekst wordt weergegeven als foutbericht als de waarde van het gegeven die u invoert niet voldoet aan de validatieregel. Vereist : Validatieregel Validatietekst <> 0 Invoer mag niet nul zijn. > 1000 Or Is Null Invoer moet leeg of groter dan 1000 zijn. Like "A????" Invoer moet een lengte van 5 tekens hebben en beginnen met de letter A. >= #1/1/02# And <#1/1/03# Invoer moet een datum in 2002 zijn. Met de eigenschap Vereist kunt u opgeven of in een veld een waarde moet worden ingevoerd. Als deze eigenschap is ingesteld op Ja, moet u bij het invoeren van gegevens in een record een waarde invoeren anders kan men het record niet opslaan. Lengte nul toegestaan : Met de eigenschap Lengte nul toestaan kunt u opgeven of een tekenreeks met lengte nul (" ") als geldige invoer in een tabelveld wordt beschouwd.(alleen van toepassing op tekstvelden, memovelden en hyperlinkvelden in tabellen). Geïndexeerd : Een index versnelt de uitvoering van query's, sorteer- en groepeerbewerkingen op de geïndexeerde velden. Als u bijvoorbeeld in het veld Achternaam namen van bepaalde werknemers zoekt, kunt u voor dit veld een index maken. Instelling Nee Ja (Duplicaten OK) Ja (Geen duplicaten) Beschrijving (Standaard) Geen index. Duplicaten zijn toegestaan in de index. Duplicaten zijn niet toegestaan in de index. b) Primaire sleutel Een primaire sleutel is een veld (of groep velden) waarvan de inhoud iedere record in een tabel uniek identifieerd. Verschillende types primaire sleutels : Veld : Meerdere velden : Autonummering Als één veld genoeg is om een record van een andere te onderscheiden Als meerdere velden nodig zij om een record van een andere te onderscheiden Als het onmogelijk is om met één of enkele velden een record van een andere te onderscheiden. Access geeft zelf een uniek nummer aan elke record. Hoe kleiner de primaire sleutel, hoe sneller de database werkt. Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 12

1.7. Invoeren en weergeven van gegevens in een tabel 1.7.1. Gegevensbladweergave Als de tabel niet geopend is in ontwerpweergave: Selecteer de tabel in het databasevenster Klik op Openen of Dubbelklik op de tabel in het databasevenster Als de tabel reeds geopend is in ontwerpweergave: Klik op de Beeldknop Gegevensbladweergave van de ontwerpwerkbalk of Menu Beeld / Gegevensbladweergave 1.7.2. Invoeren van gegevens Typ de tekst et gebruik de TAB-toets om naar het volgende veld over te gaan. Het opslaan van gegevens gebeurt automatisch na elke record. 1.7.3. Beeld invoegen Als men in de Ontwerpweergave gekozen heeft voor het gegeventype OLE-object kan men in de Gegevensweergave een beeld invoegen : 1. Menu Invoegen 2. Object 3. Kies een nieuw object (bvb. Uit de Clip Galery) of een object uit een bestand (bvb. Een gescande foto). 4. OK Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 13

Gebruik een formulier om het beeld te zien. Om een ingevoegd object te wijzigen: 1. Dubbelklik op het OLE-object in de gegevensweergave of in het formulier. 2. Wijzig in de originele toepassingssoftware. 3. Sluit het venster om in Access terug te komen. 1.7.4. Verplaatsen Huidige record Eesrte record Totaal aantal records Vorige record Laatste record Volgende record 1.7.5. Werkbalk van de gegevensbladweergave Beeldknop : Ontwerpweergave Copiëren Sorteren Opzoeken Nieuwe record Filterfuncties Knippen Plakken Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 14

1.7.6. Opmaken in gegevensbladweergave Met het menu Opmaak kan men de weergave enigszins wijzigen : de kolombreedte aan passen, het lettertype wijzigen, kolommen verbergen, rijhoogte aanpassen, 1. Lettertype Menu Opmaak / Lettertype De instelling van het lettertype beïnvloedt alle velden van het gegevensblad, m.a.w. men vindt hetzelfde lettertype overal terug op het gegevensblad. Men kan dus bijvoorbeeld geen lettertype kiezen per kolom. Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 15

2. Kolombreedte Menu Opmaak / Kolombreedte of Dubbelklik op of Slepen met tussen de kolomopschriften 3. Rijhoogte De rijhoogte is steeds gelijk voor alle rijen. Menu Opmaak / Rijhoogte tussen twee kolomopschriften. of Slepen met tussen twee rijen, links van de eerste kolom. 4. Kolommen verbergen en weergeven Om de kolommen te verbergen : Selecteer de kolom(men) die u wenst te verbergen Menu Opmaak / Kolom Verbergen Om de kolommen weer zichtbaar te maken : Menu Opmaak / Kolommen zichtbaar maken Plaats een vinkje naast de naam van de verborgen kolom(men). Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 16

5. Kolommen verplaatsen Klik op de kolomnaam van de kolom die u wilt verplaatsen Hou de muisknop ingedrukt Sleep de kolom tot op de juiste plaats 6. Kolommen blokkeren en kolomblokkering opheffen Met de kolomblokkering zet u 1 of meer kolommen vast die u steeds kan zien, ook al schuift u op naar rechts. Om de kolommen te blokkeren : Selecteer de kolom(men) die u wilt blokkeren Menu Opmaak / Kolom blokkeren De geblokkeerde kolommen kommen vooraan staan Om de kolomblokkering op te heffen : Menu Opmaak / Kolomblokkering opheffen Zet de kolommen terug op hun juiste plaats, want vooraf geblokkeerde kolommen blijven vooraan staan. 7. Rasterlijnen en kleuren Menu Opmaak / Gegevensblad 8. Opmaak bewaren Klik op de knop Opslaan in de werkbalk Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 17

1.8. Tabelontwerp wijzigen 1. Als de tabel niet geopend is in gegevensbladweergave: Selecteer de tabel in het databasevenster Klik op Ontwerpen Als de tabel reeds geopend is in gegevensbladweergave: Klik op de Beeldknop Ontwerpweergave van de gegevensbladwerkbalk of Menu Beeld / Ontwerpweergave 2. Wijzig zoals bij het ontwerpen van een nieuwe database. 3. Klik op Opslaan. Als u vergeet op te slaan zal Access u het wel laten weten! 1.9. In het kort Nieuwe database Nieuwe tabel Ontwerpen van een tabel Opslaan van tabelstructuur Overgang van Ontwerp weergave naar Gegevensbladweergave Menu Bestand / Nieuw Databasevenster / Tabellen / Nieuw Voor elk veld, naam, gegevenstype, eigenschappen en eventueel beschrijving definiëren Menu Bestand/ Opslaan Menu Beeld of Beeld knoppen : Ontwerp weergave en Gegevensbladweergave Françoise Van den Bosch Access 2000 (Basis) Hoodfstuk 1 Gegevensbeheer 18