CONCEPTVERSLAG GMR-VERGADERING PROLOOG Datum: dinsdag 19 juni 2012 Aanwezig/afwezig: zie presentielijst 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur. Ludo Abbink houdt een presentatie over Passend Onderwijs. Ludo stuurt de presentatie naar (zie bijlage bij verslag). Meer informatie over passend onderwijs is te vinden op de website: www.passendonderwijsinfryslan.nl. Om 21.00 uur begint de reguliere vergadering. Punt 9, 12 en 13 van de agenda worden geschrapt, deze punten schuiven door naar volgend schooljaar. Agenda okt 2. Mededelingen 13 juni is er een evenement van Proloog geweest bij het Waagplein, hier werd een vlaggendoek van 100 meter beschilderd door leerlingen van groep 8 van onze scholen. Daarnaast was er een goochelende ijscoman aanwezig. Het was een geslaagde middag. Het Evenement was één van de acties om leerlingen te trekken. Er zijn nog 67 leerlingen nodig tot de 1 oktobertelling om uit de gevarenzone voor het verliezen van een Brinnummer te blijven. 3. GMR Intern: verkiezingen Herre Dijkstra trekt zich per direct terug uit de oudergeleding van de GMR. Sandra van der Plaats schuift hiermee op en kan per direct in de GMR. Er is een vacature voor een ouder per 1-8, er zullen verkiezingen uitgeschreven worden. 4. Conceptverslagen vorige vergadering 19 april N.a.v. De GMR vraagt of de Notitie bestuursbureau ter instemming voorgelegd moet worden aan de GMR. Marc Kammeraad antwoordt dat dit niet het geval is. Hiermee is dit punt afgehandeld. 23 april 10 mei Herre Dijkstra kan van de presentielijst af, hij was nog niet benoemd. 4 juni 19 juli moet 19 juni zijn, dit wordt aangepast. Herre Dijkstra kan van de presentielijst, hij was nog niet benoemd. Benoeming Actielijst Stukken vorige schooljaren op site. Dit is nog niet helemaal goed, in de eerste week van de schoolvakantie wordt dit punt opgepakt. Er is na de vorige vergadering een mail verstuurd door de secretaris aan Marc over de afrekening van het gmr-budget. Punt 3 blijft staan Punt 4 kan eraf De film van de Proloogdag wordt verstuurd naar de secretaris door, er zijn te weinig exemplaren om alle GMR-leden één te sturen. GMR 20120619 concept verslag Pagina 1
5. Beleidsvoornemens Vacature directeur Potmarge: Mathilde Penning is benoemd (op voordracht BAC). Dit is nog niet bekend, aan de GMR-leden wordt gevraagd discreet met deze informatie om te gaan. Beleidsnotitie: We zijn bezig met continue ontwikkeling van scholen, er wordt een stuk over profilering uitgedeeld. Dit stuk wordt ter informatie verspreid, het is een onderdeel van een nog op te stellen beleidsnotitie, deze komt terug in de GMR. Het stuk over profilering is voortgekomen uit gesprekken met teams/directeuren. Er zijn tien scholen met een basisarrangement, acht scholen hebben aangegeven verder te willen gaan dan het basisprofiel. Het stuk is helder en overzichtelijk. Er wordt gevraagd discreet met dit stuk om te gaan, het is waardevol voor de concurrent. Expertisecentrum: De toekomst is onzeker (AB ers). Er volgt een inventarisatie van taken voor onderwijskundig centrum. Er zal worden ingezet op coaching/advisering voor leerkracht (ook stukje scholing). Logistiek centrum: adviseur op juiste plek communiceren met leerkracht. De toekomst is ook onduidelijk m.b.t. geldstromen, dit hangt o.a. af van welke schoolbesturen gaan samenwerken? welke regio? (Bobob, Fier, Radius, Harlingen = nu samenwerkingsverband). Er wordt nog niet interzuilair over nagedacht, o.a. door de concurrentieslag. Regionaal is belangrijk, maar eerst moet het binnen Proloog goed geregeld worden. Deelzorglan: Het deelzorgplan moet aangepast worden, de CIB er is bezig met het schrijven van dit document. Er wordt een Handboek Hoop opgesteld, het zorgadviesteam zal worden versterkt, het gaat om oplossingsondersteuning i.p.v. problemen. Er komen geen grote modelwijzigingen, zolang de geldstromen nog onbekend zijn (niet inzichtelijk). Mobiliteit: De 1 e vacatureronde is geweest: mensen die overgeplaatst moesten worden, zijn geplaatst. De sollicitaties van eigen wachtgelders leerkracht zijn nu naar scholen gestuurd. Als er daarna nog ruimte over is, volgen de overigen. Wachtgeld adjunct is in dit geval gelijkwaardig met vervangers. Wachtgeld adjunct voorrang op eigen functie. Er is vanuit de werkgever geen verplichting om vacature leerkracht aan te bieden aan de adjuncten, vanuit de adjuncten ook niet om aan te nemen. De GMR heeft informatie van juristen van de AOb dat er een andere voorrangsvolgorde zou moeten gelden. De secretaris stuurt die info naar Proloog. Secretaris Payrollers Wachtgelders (jaar in RDDF gezeten), behouden eigen wachtgelderschap ook al werken ze nu op payroll. De rechten gaan niet verloren als men via payroll werkt. Alle vacatures die er nu zijn, worden in principe allemaal ingevuld met payrollers. Per 1-8 zakt het aantal payrollmedewerkers weer, op dit moment is er voor 18 fte payrollers benoemd, dit gaat om ca. 30 mensen. Het uitgangspunt is dat er op tijdelijk geld tijdelijke mensen benoemd worden. Op dit moment is Proloog bezig een flexibele schil op te bouwen. De GMR zal op de volgende vergadering geïnformeerd worden over de stand van zaken hierin. Vijfadvies De verschillende werkgroepen zijn bezig met verzamelen: Werkgroep Taken en verantwoordelijkheden: Onderzoek hiernaar. Moet er iets veranderen? Franchise werkgroep: Waar zitten de algemene delers? Elke school: eigen directie/plek/profiel e.d. Wel allemaal onder paraplu Proloog. Behoefte aan om hiernaar te kijken. Vanuit aanname decentraal tenzij Centrale deel ook benoemen. Het traject loopt tot eind van het jaar 2012 (komen tot stand van zaken). Er zijn ook mogelijkheden voor individuele trajecten voor scholen. ICT/GMR Het ICT-beleidsplan zat bij de stukken. ICT is een hele bewegelijke markt. Om een begin hiermee te maken, is het voorstel om een Peergroup binnen Proloog een ipad 3 in bruikleen te geven onder noemer: papierloos vergaderen. De Peergroup bestaat uit: schooldirecteuren, aantal medewerkers bestuursbureau, GMR-leden en GMR20120419 verslag Pagina 2
bestuursleden. Daarna is het idee om de ipads ook langzaam binnen het onderwijskundig proces te brengen. Voorstel aan de GMR: wil je het project papierloos vergaderen aangaan? De GMR vindt het een goed voorstel en wil hier graag deelnemen aan dit project (de GMR stemt ermee in). De mensen krijgen de ipad in bruikleen. Het gaat om kennisverrijking voor de organisatie. Onderwijsprogramma s komen langzaamaan ook op ipad (rekenmethodes e.d. vooral methodes voor kleuters). Op 20 juni gaan de schooldirecteuren naar Zoetermeer om hier meer over te horen, en over sociale media. ICT-beleidsplan: de apparatuur is 7/8 jaar oud, moet vernieuwd worden. Het plan is om de infrastructuur/hardware/software binnen 4 jaar te vernieuwen. Ieder jaar wordt een kwart vernieuwd. 6. Rddf en DGO Het DGO is afgeblazen. We zijn bezig een nieuwe datum te zoeken. De Rddf-lijsten van OP en OOP zijn leeg. Dat is prachtig, er stonden namelijk veel mensen op die lijst. In de kolom directie staan nog 4 adjuncten op de rddf-lijst. Procedure bfp: Het proces wordt volgend jaar tijdiger ingezet. Er zijn dit jaar nog twee extra GMRvergaderingen belegd, om dit bfp te kunnen bespreken en om er instemming aan te verlenen. Procedure RDDF-lijst Er is veel onnodige ruis op de lijn geweest over de gevolgde procedure om een OOPer van de RDDF-lijst te kunnen halen. In het najaar wordt een informeel overleg gehouden, waarin we het gaan hebben over: hoe doen we de dingen met elkaar? Hoe overleg je met elkaar? Gaat alles alleen volgens reglementen met instemming/goedkeuring? Of kunnen we ook met elkaar sparren / routes verkennen / advies e.d. Het gaat hierbij ook over de manier van communiceren. De GMR-leden vinden dit een goed idee. 7. Medezeggenschapsstatuut GMR en Algemeen Directeur De tekst van artikel 3.2; Deelraad verbonden aan een medezeggenschapsraad is nog niet correct. Alleen MR-leden mogen GMR-leden kiezen. Mogelijk dat er op in juni 2012 een aanpassing op dit onderdeel van de WMS komt. De secretaris stuurt de verkregen info daarover naar Proloog. GMR komt met voorstel in oktober. Essentie is dat je medezeggenschap regelt op scholen die geen Brinnummer hebben. Wet stelt hier randvoorwaarden aan. Moet formeel goed op papier komen. 8. Scholingsplan Het scholingsplan is in 2010 niet ter instemming voorgelegd, maar ter informatie met de melding dat het is samengesteld uit beleidsstukken waar al mee ingestemd was. In de eerste vergadering met Marc Kammeraad als a.i. is dit al inhoudelijk aangegeven. Het gaat om een wijziging over de tekst m.b.t. de lerarenbeurs. Ter vergadering is het voorstel dat destijds is ingediend opnieuw overhandigd aan de Algemeen Directeur. Dit agendapunt komt in oktober 2012 opnieuw op de agenda met het scholingsplan waarin de wijziging is opgenomen. secretaris GMR Er wordt gevraagd naar een scholingsplan voor OOP ers, de Proloogacademie is meer gericht op leerkrachten. OOP ers kunnen via de POP-gesprekken hun scholingsbehoefte aangeven. Als er een gezamenlijke behoefte is, zou dit via de Proloogacademie kunnen, Jan O. inventariseert de scholingsbehoefte via directeuren. 9. Deelzorgplan Schuift door naar oktober. 10. ICT-beleidsplan Schuift door naar oktober. GMR20120419 verslag Pagina 3
11. Kwartaalrapportage Leerlingenaantallen De leerlingenaantallen ontwikkelen zich positief, er zijn nog 68 leerlingen nodig om uit de gevarenzone van verlies van een Brinnummer te blijven. Dit jaar is er een forse uitstroom van bijna 400. 8+ Er gaan geruchten dat de stekker uit 8+ gehaald wordt. Er wordt nagedacht of 8+ wel de vorm moet zijn vanaf 2013 om 2 verschillende groepen leerlingen te bedienen (denkers/doeners). Komend schooljaar gaat 8+ in ieder geval gewoon door. De communicatie rond 8+ kan duidelijker. In de komende nieuwsbrief zal bevestigd worden dat 8+ komend schooljaar gewoon door gaat, bijv. met een zinnetje als: ook dit jaar gaan er.. leerlingen naar 8+. Verzuimpercentage Het verzuimpercentage is spectaculair gedaald. Het getal in de rapportage is het echte verzuimpercentage (voortschrijdende gemiddelde), niet alleen verzuim waarbij een beroep gedaan wordt op vervanging. De laatste cijfers verzuim zijn van 1 mei. Het percentage ligt dichter bij een bonus dan bij een malus, terwijl er het afgelopen jaar een malus was van 185.000 euro. Marktaandeel We doen het goed, het marktaandeel ligt 5-6% hoger dan vorig jaar zelfde tijd. De instroom verschilt van maand tot maand en van school tot school. Bijvoorbeeld in de open week hadden sommige scholen 22 aanmeldingen, anderen geen enkele. In z n algemeenheid geldt dat de imagoverbetering van Proloog helpt, het project: lachend bij de deur helpt ook. Het plan van een Mystery guest is kostbaar, en er is draagvlak voor nodig. Ieder jaar een paar scholen, opstart cyclus. De behoefte kan via de Proloogacademie aangegeven worden. Medewerkers Het aantal medewerkers op de website klopt niet, er staat 400, maar het komt nu dichter in de buurt van de 300. Dit wordt aangepast. 12. Jaarverslag Het jaarverslag volgt voor 1 juli, is vandaag goedgekeurd door de accountant. 13. Jaarrekening De jaarrekening volgt voor 1 juli, is vandaag goedgekeurd door de accountant. 14. Rondvraag De GMR heeft een vraag gehad van een MR naar een nieuwsbrief met de stand van zaken voor ouders. Ouders worden via de schooldirecteuren geïnformeerd, er komt geen Proloogbrede nieuwsbrief voor ouders. Wel zijn we druk bezig met een nieuwsbrief voor personeel, deze komt voor de zomervakantie. /Marc 15. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 22.30 uur. GMR20120419 verslag Pagina 4
Presentielijst 19 juni 2012 Aanwezig Personeelsgeleding José Eshuis Jitske Heeg Petra Torenga Anky Keizer Mariëtte Gros Oudergeleding Danny Beetsma Huib-Jan Imbens Gerard Visser Matthé ten Wolde Bestuursbureau Marc Kammeraad Jennie Bieleveld Huisman (notulen) Afwezig Personeelsgeleding - Oudergeleding Sandra van der Plaats