Gebruikershandleiding Beheer Enveloppen
Inleiding Via Beheer Enveloppen kunt u heel eenvoudig een groot aantal betalingsbestanden voorbereiden, waarvan niet noodzakelijk alle gegevens al gekend en ingevuld zijn. De voorbereide bestanden kunnen later verder aangevuld worden en nadien voor uitvoering via BelfiusWeb, Isabel of Secure EDI verzonden worden. De gebruiker bepaalt zelf welke enveloppen gedeeld mogen worden en dus al dan niet door meerdere personen beheerd kunnen worden. Hebt u periodieke betalingsopdrachten dan hebt u er alle belang bij om een weerkerende enveloppe aan te maken. Een weerkerende enveloppe heeft als voordeel dat bepaalde waarden gemakkelijk aangepast kunnen worden: de memo-datum, de mededeling of het bedrag. Wenst u de waarde voor alle transacties tegelijkertijd aan te passen, dan kunt u ook altijd een bepaalde waarde forceren. Het kan bovendien nuttig zijn om een nieuw aangemaakte actieve enveloppe naar weerkerende enveloppe te kopiëren. U hebt ook de mogelijkheid om een verzonden enveloppe opnieuw te gebruiken vanuit het menu gearchiveerde enveloppen. De verschillende mogelijkheden komen verder in detail in deze handleiding aan bod. Beheer Enveloppen gebruikt u voor verschillende types van betaalmiddelen: overschrijvingen, externe overschrijvingen via rekeningen van een andere financiële instelling die u via een CMI-contract Belfius Managing Bank beheert, Europese domiciliëringen (SEPA Direct Debit), cheques ter incasso en opladingen van prepaidkaarten (Belfius Easy Card). In een SEPA Direct Debit-enveloppe of een enveloppe van het type overschrijvingen is het mogelijk om een XML-bestand te importeren. Voor overschrijvingen hebt u bijkomend de mogelijkheid om bestanden in CSV-formaat (apart protocol zie 3. bijlage) te importeren. De voorgestelde modules zijn op aanvraag beschikbaar - apart per type betaalmiddel - met uitzondering van deze voor de oplading van de Belfius Easy Card, die automatisch van de gebruikers ervan ter beschikking gesteld wordt. Een moduleaanvraag gebeurt elektronisch via de administratieve module in BelfiusWeb (tot dewelke elke hoofdgebruiker toegang heeft) of via het papieren configuratieformulier. Gebruikershandleiding (9/2015) 1
Inhoudstafel 1. Actieve envelope 3 1.1. Aanmaak actieve envelope 1.1.1. Aanmaak actieve enveloppe : manueel 1.1.2. Aanmaak actieve enveloppe : via de import van bestanden 1.1.3. Aanmaak actieve enveloppe : via de gearchiveerde enveloppen 3 3 5 6 1.2. Lijst actieve enveloppen 1.2.1. Lijst actieve enveloppen : overzicht 1.2.2. Lijst actieve enveloppen : mogelijke acties 1.2.3. Lijst actieve enveloppen : status 1.3. Verzenden actieve enveloppen 1.3.1. Verzenden actieve enveloppen via BelfiusWeb 1.3.2. Verzenden actieve enveloppen via Isabel of Secure EDI 7 7 8 9 10 10 11 2. Weerkerende envelope 12 2.1. Aanmaak weerkerende envelope 2.1.1. Aanmaak weerkerende enveloppe : manueel 2.1.2. Aanmaak weerkerende enveloppe : via actieve enveloppen 2.1.3. Aanmaak weerkerende enveloppe : via de templategroepen uit BelfiusSoft 12 12 12 14 2.2. Lijst van de weerkerende enveloppen 2.2.1. Lijst van weerkerende enveloppen : weergave 2.2.2. Lijst van de weerkerende enveloppen : mogelijke acties 14 14 14 2.3. Gebruik weerkerende enveloppen 16 3. Bijlage : beschrijving CSV-bestand 18 Gebruikershandleiding (9/2015) 2
1. Actieve enveloppe 1.1. Aanmaak actieve enveloppe Er zijn enkele mogelijkheden om een actieve enveloppe aan te maken Manueel Via import van een bestand (formaat CSV of XML) Via een gearchiveerde enveloppe Via een weerkerende enveloppe. Zie 2.3 gebruik weerkerende enveloppen 1.1.1. Aanmaak actieve enveloppe : manueel U gaat in het menu onder Beheer Enveloppe actieve enveloppe naar Aanmaak. 1.1.1.1 Enveloppe : type enveloppe Bepaal het type van transacties waaruit de enveloppe zal bestaan. Een enveloppe kan enkel 1 type van transacties bevatten. Enkel de types waarvoor u een toegang hebt aangevraagd, komen voor in de drop-down box. Gebruikershandleiding (9/2015) 3
1.1.1.2 Enveloppe : karakteristieken enveloppe Na de keuze van het type komt u terecht op het scherm waar u de andere karakteristieken van de enveloppe bepaalt. Het betreft meer bepaald Naam van de enveloppe (maximum 30 karakters) : verplicht in te voeren Context : Gedeeld / Niet gedeeld. Deze notie is van belang om te bepalen of een andere gebruiker al dan niet de enveloppe zal kunnen beheren. Een niet gedeelde enveloppe kan door de andere gebruikers geconsulteerd worden maar kan enkel gewijzigd en verzonden worden door de gebruiker die de enveloppe heeft aangemaakt. Een gedeelde enveloppe kan door iedereen gewijzigd en verzonden worden (zie verder onder punt 1.2 lijst van de actieve enveloppen) Toevoegen van entiteiten vanuit een drop-down box. Deze drop-down box bevat alle andere entiteiten waarvoor u enveloppen van het gekozen type kan aanmaken. De geconnecteerde entiteit is reeds automatisch geselecteerd en dient dus niet te worden toegevoegd. Onder gelinkte entiteiten wordt dus eerst en vooral de geconnecteerde entiteit hernomen alsook alle andere entiteiten die u hebt toegevoegd met de knop Toevoegen. Bij klikken op de knop Bevestigen wordt de enveloppe aangemaakt en bewaard. 1.1.1.3 Enveloppe : transacties toevoegen In het menu Beheer enveloppen Actieve enveloppen Lijst kunt u in de Opties via het icoon Detail en verrichtingen transacties toevoegen aan de enveloppe. Gebruikershandleiding (9/2015) 4
U hebt de mogelijkheid om bestaande verrichtingen toe te voegen of nieuwe verrichtingen toe te voegen (Andere overschrijving => in geval van een enveloppe van het type overschrijving) - De bestaande verrichtingen(en) toevoegen Het betreft de verrichtingen die zijn ingebracht via Uitgebreide invoer en nog niet werden doorgestuurd. By default komt u in de lijst van verrichtingen die laatst door u werden gewijzigd, maar u kunt ook de verrichtingen selecteren die door de andere gebruikers van de entiteit werden aangemaakt via het tabblad Alle transacties van de entiteit Om de verrichting(en) toe te voegen selecteert u deze en bevestigt u door Aan de enveloppe toevoegen aan te klikken. - Andere overschrijving U brengt de gegevens van de overschrijving in en u bevestigt door Valideren en Bewaren aan te klikken. De verrichting wordt toegevoegd aan de enveloppe. 1.1.2. Aanmaak actieve enveloppe : via de import van bestanden Het is mogelijk om 2 type bestanden te importeren: een XML bestand (volgens de bankstandaard van Febelfin) of een CSV bestand (volgens een apart protocol zie 3 bijlage). De import gaat via het menu Beheer enveloppen Actieve enveloppen Import. Geef een naam aan uw enveloppe, vervolledig de karakteristieken (zie 1.1.1.2 Enveloppe : karakteristieken enveloppe) en selecteer het bestand via de knop «Browse». Klik vervolgens op «bevestigen». Gebruikershandleiding (9/2015) 5
Een actieve enveloppe is op deze manier aangemaakt en bevindt zich onder Beheer enveloppen Actieve enveloppen Lijst. U kunt deze beheren (raadplegen, wijzigen, verzenden) via de opties. Zie 1.2.2. Lijst actieve enveloppen : mogelijke acties 1.1.3. Aanmaak actieve enveloppe : via de gearchiveerde enveloppen U gaat naar het menu Beheer enveloppen Gearchiveerde enveloppen Lijst Deze lijst bevat alle enveloppen die door u werden verzonden. U kunt van hieruit de enveloppe opnieuw plaatsen in de lijst van actieve enveloppen door in de kolom Opties te klikken op het icoon kopiëren. Hierbij hebt u nog de mogelijkheid om de naam en de context van de nieuwe enveloppe aan te passen. Gebruikershandleiding (9/2015) 6
1.2. Lijst actieve enveloppen 1.2.1..1. Lijst actieve enveloppen : overzicht U gaat naar het menu Beheer enveloppen Actieve enveloppen Lijst. U kunt de lijst van de actieve enveloppen raadplegen. De enveloppe is zichtbaar op voorwaarde dat: De entiteit waarmee u geconnecteerd bent één van de gelinkte entiteiten van de enveloppe is; U voor de geconnecteerde entiteit de nodige toegang hebt voor het betreffende type van enveloppe; U toegang hebt tot minstens 1 transactie van de enveloppe. Op deze lijst kunnen bovendien nog volgende selectiecriteria worden toegepast Selectie op type : Enveloppen van een bepaalde type kunnen specifiek worden gekozen ( by default worden de enveloppen voor alle types getoond). Enkel de types van enveloppen waar u een toegang voor hebt voor de geconnecteerde entiteit worden in aanmerking genomen. Selectie op Context : Enveloppen van een bepaalde context kunnen specifiek worden gekozen ( by default worden de enveloppen van alle contexten getoond) o Context Gedeelde enveloppen : enveloppen met context Gedeeld worden getoond o Context Mijn niet gedeelde enveloppen : enveloppen met context Niet Gedeeld door u zelf aangemaakt worden getoond o Context Andere niet gedeelde enveloppen : enveloppen met context Niet gedeeld aangemaakt door andere gebruikers worden getoond (voor zover u een toegang hebt op minstens 1 transactie van de betreffende enveloppe). Gebruikershandleiding (9/2015) 7
De opties wijzigen en verzenden zijn enkel beschikbaar voor de gebruiker die deze enveloppe heeft aangemaakt. Andere gebruikers kunnen enkel de inhoud van deze enveloppe consulteren en de enveloppe kopiëren. Selectie op (gedeelte van) de naam 1.2.2. Lijst actieve enveloppen : mogelijke acties Vanaf de lijst zijn voor een bepaalde actieve enveloppe volgende acties mogelijk via de Opties - Detail en verrichtingen Informatie met betrekking tot de kenmerken van de enveloppe alsook de lijst van de transacties behorende tot de enveloppe. Deze optie laat ook toe om verrichtingen toe te voegen aan de enveloppe. - Fouten Fouten op niveau van de enveloppe - Kopiëren Het kopiëren van de actieve enveloppe naar een weerkerende enveloppe Zie 2.Weerkerende enveloppen Gebruikershandleiding (9/2015) 8
- Wijzigen Bepaalde kenmerken van een enveloppe kunnen worden gewijzigd, meer bepaald : Naam van de enveloppe Context (kan gewijzigd worden voor een enveloppe naar Niet gedeeld of Gedeeld ) Toevoegen van entiteiten vanuit een drop-down box. Deze drop-down box bevat alle andere entiteiten waarvoor u enveloppen van het gekozen type kan aanmaken. Onder gelinkte entiteiten wordt dus eerst en vooral de geconnecteerde entiteit hernomen alsook alle andere entiteiten die u hebt toegevoegd met de knop Toevoegen. - Forceren Het forceren van bepaalde waarden voor alle transacties behorend tot de enveloppe. Op deze manier worden alle transacties behorend tot de enveloppe in één keer aangepast. De waarden die op deze manier kunnen worden aangepast verschillen per type enveloppe (en dus per type transactie) - Schrappen Het schrappen van een enveloppe. Hiervoor zijn er twee mogelijkheden : Alles schrappen : zowel de enveloppe als de bijhorende transacties worden geschrapt Gedeeltelijk schrappen : enkel de enveloppe wordt geschrapt. De bijhorende transacties worden evenwel behouden en teruggeplaatst in de lijst van de transacties van het overeenkomstige type voor een eventueel later gebruik - Verzenden het verzenden van een enveloppe. Zie 1.3 verzenden actieve enveloppen 1.2.3. Lijst actieve enveloppen : status Een enveloppe kan volgende statussen hebben - Exporteerbaar De status Exporteerbaar laat toe om de enveloppe te verzenden - Fout Deze status geeft een fout aan op het niveau van de enveloppe of op niveau van 1 of meerdere transacties van de enveloppe. Via de optie kunt u de details raadplegen. Indien het een fout betreft op niveau van de verrichtingen kan het detail van de fout(en) en de statussen van elke verrichting nagaan via het icoon detail en verrichtingen. In deze lijst wordt bij elke verrichting de status weergegeven. Via wijzigen kunt u de niet volledige of niet correcte gegevens van de verrichting aanpassen Gebruikershandleiding (9/2015) 9
- Niet exporteerbaar De status Niet exporteerbaar geeft aan dat 1 of meerdere transacties van de enveloppe een waarde bevat die niet(meer) correct gevalideerd kan worden. Het detail is beschikbaar via het icoon detail en verrichtingen. Via wijzigen kunt u de gegevens van deze niet exporteerbare verrichting aanpassen of aanvullen. 1.3. Verzenden actieve enveloppen 1.3.1.1. Verzenden actieve enveloppen via BelfiusWeb In de lijst van actieve enveloppen kunt u de enveloppe verzenden door in de kolom opties het icoon om te verzenden aan te klikken. U hebt dan de keuze om getekend of ongetekend te verzenden. De enveloppe kan nadien opgevolgd worden - Via BelfiusWeb in het menu Bestandsoverdracht Follow-up en indien vereist bijkomend ondertekend worden door de bevoegde (mede)ondertekenaars. Zolang een enveloppe nog niet voldoende getekende is, kunt u deze terugplaatsen naar de actieve enveloppen. U gaat naar het menu Bestandsoverdracht Follow Up en klikt in de kolom van de opties (Opt) op dit icoon. - Via BelfiusWeb Mobile in het menu Te tekenen of FU bestandsoverdracht. Gebruikershandleiding (9/2015) 10
1.3.2 3.2. Verzenden actieve enveloppen via Isabel of Secure EDI Er is de mogelijkheid voorzien om de actieve enveloppe te exporteren als een bestand opgemaakt volgens de Febelfin richtlijnen. In de lijst van actieve enveloppen kunt u de enveloppe exporteren als een bestand door in de kolom opties het icoon om te verzenden Nadien selecteert u Bestand aanmaken. aan te klikken. Het aangemaakte bestand zal beschikbaar zijn via het menu Beheer enveloppen Uw aangemaakte bestanden. U kunt het bestand downloaden en nadien verzenden via een ander elektronisch kanaal. Gebruikershandleiding (9/2015) 11
2. Weerkerende enveloppe 2.1. Aanmaak weerkerende enveloppe Het gebruik van een weerkerende enveloppe heeft als voordeel dat deze periodiek hergebruikt kan worden met de mogelijkheid de inhoud te wijzigen. 2.1.1. Aanmaak weerkerende enveloppe : manueel U gaat naar het menu Beheer enveloppen Weerkerende enveloppen Aanmaak. De aanmaak van een weerkerende enveloppe is gelijkaardig aan de aanmaak van een actieve enveloppe. Zie 1.1.1 Aanmaak actieve enveloppe : manueel 2.1..1.2. Aanmaak weerkerende enveloppe : via actieve enveloppen U gaat naar het menu Beheer enveloppen Actieve enveloppen Lijst. Via het menu Opties klikt u op het icoon van kopiëren. U hebt de mogelijkheid om een nieuwe weerkerende enveloppe aan te maken met alle verrichtingen van de actieve enveloppe of u kunt deze verrichtingen toevoegen aan een Gebruikershandleiding (9/2015) 12
reeds bestaande weerkerende enveloppe. In het geval van een nieuwe weerkerende enveloppe moet u deze een naam geven en de context bepalen. De enveloppe staat nadien in de lijst van de weerkerende enveloppen. De origine van de weerkerende enveloppe wordt aangeduid in de kolom Oorsprong. In het geval van een bestaande weerkerende enveloppe, selecteert u in de drop down lijst de enveloppe waarin de verrichtingen moeten terecht komen door te klikken op kopiëren. Gebruikershandleiding (9/2015) 13
2.1..1.3. Aanmaak weerkerende erende enveloppe : via de sjabloongroepen uit BelfiusSoft Consuleer uw E-banking consultant of neem contact op met het Service center op 02/222.87.20 2.2. Lijst van de weerkerende enveloppen 2.2.1..1. Lijst van weerkerende enveloppen : weergave De lijst van de weerkerende enveloppen raadplegen is gelijkaardig aan het raadplegen van de lijst van de actieve enveloppen. Zie 1.2.1 Lijst actieve enveloppen : overzicht 2.2.2. Lijst van de weerkerende enveloppen : mogelijke acties Vanaf de lijst zijn voor een bepaalde weerkerende enveloppe volgende acties mogelijk via de Opties - Detail en verrichtingen Informatie met betrekking tot de kenmerken van de enveloppe alsmede de lijst van de transacties behorende tot de enveloppe. Deze optie laat ook toe om verrichtingen toe te voegen aan de enveloppe. Gebruikershandleiding (9/2015) 14
- Kopiëren Het kopiëren van de weerkerende enveloppe naar een actieve enveloppe (zie 2.3 gebruik weerkerende enveloppe) - Wijzigen Bepaalde kenmerken van een enveloppe kunnen worden gewijzigd meer bepaald : Naam van de enveloppe Context (kan gewijzigd worden voor een enveloppe naar Niet gedeeld of Gedeeld ) Toevoegen van entiteiten vanuit een drop-down box. Deze drop-down box bevat alle andere entiteiten waarvoor u enveloppen van het gekozen type kan aanmaken. Onder gelinkte entiteiten wordt dus eerst en vooral de geconnecteerde entiteit hernomen alsook alle andere entiteiten die u hebt toegevoegd met de knop Toevoegen. - Forceren Het forceren van bepaalde waarden voor alle transacties behorend tot de enveloppe. Op deze manier worden alle transacties behorend tot de enveloppe in één keer aangepast. De waarden die op deze manier kunnen worden aangepast verschillen per type enveloppe (en dus per type transactie) - Schrappen Het schrappen van een enveloppe. Zowel de enveloppe als de bijhorende transacties worden geschrapt. Indien de transacties dienen te worden behouden dan dient er eerst een kopie te gebeuren naar een actieve enveloppe! Gebruikershandleiding (9/2015) 15
2.3. Gebruik weerkerende enveloppen - Om een weerkerende enveloppe te gebruiken moet deze gekopieerd worden naar een actieve enveloppe. In Beheer enveloppen Weerkerende enveloppen Lijst onder Opties klikt u op het icoon kopiëren. Ook hierbij hebt u de mogelijkheid om een nieuwe actieve enveloppe aan te maken of de verrichtingen toe te voegen aan een bestaande actieve enveloppe. In het geval van een nieuwe enveloppe, moet u een naam geven aan deze enveloppe en de context bepalen.. Na de bevestiging staat de enveloppe in de lijst van actieve enveloppen. De origine van de weerkerende enveloppe wordt aangeduid in de kolom Oorsprong. In het geval van een bestaande actieve enveloppe, moet u in de drop down lijst de enveloppe selecteren in dewelke de verrichtingen moeten gekopieerd worden door te klikken op het icoon kopiëren. Gebruikershandleiding (9/2015) 16
Gebruikershandleiding (9/2015) 17
3. Bijlage : beschrijving CSV-bestand - De beschrijving van de velden van het CSV-bestand - Een voorbeeldbestand van betalingsbestanden - Een voorbeeldbestand van de oplading van een Belfius Easy Card Gebruikershandleiding (9/2015) 18